Szablon danych do naliczania płac

ADP Workforce Now
Szablon danych do naliczania płac

Szablon danych do naliczania płac

Ten szablon pomaga mapować cykle płacowe w ADP Workforce Now. Zawiera najważniejsze atrybuty i działania potrzebne do utworzenia dziennika zdarzeń, który pozwala wykrywać wąskie gardła i monitorować zgodność w całej organizacji. Zgodnie z tymi wskazówkami można przekształcić surowe dane systemowe w czytelny obraz rzeczywistego przebiegu operacji.
  • Zalecane atrybuty do szczegółowej analizy
  • Najważniejsze etapy i kamienie milowe procesu
  • Dobre praktyki ekstrakcji danych z ADP Workforce Now
Pierwszy raz spotykają się Państwo z dziennikiem zdarzeń? Dowiedz się jak utworzyć dziennik zdarzeń na potrzeby process mining.

Atrybuty procesu naliczania płac

Te zalecane pola danych dostarczają kontekstu potrzebnego do szczegółowej analizy cykli płacowych na podstawie dziennika zdarzeń.
5 Wymagane 7 Zalecane 5 Opcjonalne
Nazwa Opis
Czynność
ActivityName
Nazwa wykonanego etapu procesu lub zdarzenia.
Opis

Ten atrybut opisuje konkretne działanie w workflow płacowym, takie jak „Przesłano kartę czasu pracy”, „Obliczono wynagrodzenie brutto” lub „Wygenerowano plik przelewu bankowego”.

Jest podstawą mapy procesu: określa węzły grafu i pozwala przedstawić kolejność działań. Różnice w sekwencjach czynności ujawniają pętle poprawek i odstępstwa od standardowej procedury.

Dlaczego to ważne

Określa, co dzieje się w procesie, i umożliwia wizualizację jego przebiegu oraz wariantów.

Skąd pobrać

Ścieżki audytowe lub dzienniki historii transakcji w ADP Workforce Now.

Przykłady
Karta czasu pracy przesłanaZatwierdzono rekord płacowyWprowadzono korektę danych
Rekord płacowy
PayrollRecordId
Unikalny identyfikator pary: pracownik i okres płacowy.
Opis

Rekord płacowy pełni funkcję centralnego identyfikatora sprawy w procesie. Oznacza pojedynczą wypłatę dla pracownika w konkretnym cyklu, np. okres płacowy 12 dla pracownika X.

W analizie ten atrybut łączy rozproszone zdarzenia, od przesłania karty czasu pracy po złożenie deklaracji podatkowej, w jedną ścieżkę procesu. Dzięki temu analitycy mogą śledzić terminowość i poprawność wypłaty dla każdego rekordu.

Dlaczego to ważne

To wymagany identyfikator sprawy, który łączy wszystkie dane o zdarzeniach i umożliwia odtworzenie procesu.

Skąd pobrać

Sprawdź dokumentację ADP Workforce Now

Przykłady
PR-2023-10-A-00123PR-2023-10-A-00456PR-2023-10-B-00789
Znacznik czasu zdarzenia
EventDateTime
Dokładna data i godzina wykonania czynności.
Opis

Ten atrybut zapisuje dokładny moment zarejestrowania czynności w systemie. Służy do uporządkowania zdarzeń chronologicznie i obliczania czasu między etapami.

Dokładne znaczniki czasu pomagają wykrywać wąskie gardła, mierzyć czas realizacji, np. czas oczekiwania na zatwierdzenie, oraz sprawdzać, czy przetwarzanie listy płac spełnia uzgodnione poziomy usług.

Dlaczego to ważne

Zapewnia wymiar czasowy potrzebny do analizy czasu cyklu i wyników procesu.

Skąd pobrać

Znaczniki czasu systemowego powiązane z dziennikami transakcji.

Przykłady
2023-10-01T08:30:00Z2023-10-01T14:45:12Z2023-10-02T09:15:00Z
Data ostatniej aktualizacji danych
LastDataUpdate
Znacznik czasu wskazujący, kiedy rekord został ostatnio zmieniony w systemie źródłowym.
Opis

Informuje, kiedy rekord danych został ostatnio zmieniony w ADP Workforce Now.

Służy do oceny aktualności danych i zarządzania przyrostowym wczytywaniem. Dzięki temu analiza procesu odzwierciedla bieżący stan rekordów płacowych.

Dlaczego to ważne

Niezbędne do przyrostowego pobierania danych i zapewnienia, że analiza opiera się na aktualnych informacjach.

Skąd pobrać

Sprawdź dokumentację ADP Workforce Now

Przykłady
2023-10-05T17:00:00Z2023-10-06T08:00:00Z
System źródłowy
SourceSystem
System, w którym zarejestrowano zdarzenie.
Opis

Wskazuje środowisko oprogramowania, z którego pobrano dane, w tym przypadku „ADP Workforce Now”.

W złożonym środowisku, w którym dane mogą być łączone z innymi systemami HRIS lub bankowymi, to pole pozwala prześledzić ich pochodzenie i ułatwia wykrywanie problemów z integracją konkretnego systemu.

Dlaczego to ważne

Zapewnia możliwość śledzenia pochodzenia danych i kontekst, szczególnie w środowiskach process mining obejmujących wiele systemów.

Skąd pobrać

Wartość ustawiana na stałe podczas procesu ETL.

Przykłady
ADP Workforce NowADP WFNADP_PROD
Czy dotyczy poprzedniego okresu
IsRetrospective
Flaga wskazująca, czy rekord płacowy jest korektą za poprzedni okres.
Opis

Wskazuje, czy przetwarzanie dotyczy bieżącego okresu, czy korekty za okres już zamknięty (wynagrodzenia wstecznego).

Zasila dashboard dotyczący liczby korekt wstecznych. Pokazuje stabilność procesu płacowego i częstotliwość błędów wykrytych po publikacji.

Dlaczego to ważne

Pozwala odróżnić standardowe przetwarzanie od ponownego przetwarzania i korekt.

Skąd pobrać

Wyznaczane na podstawie rodzaju przebiegu płacowego lub porównania okresu płacowego z bieżącą datą.

Przykłady
truefalse
Czy wymagana była ręczna interwencja
IsManualIntervention
Flaga wskazująca, czy czynność obejmowała ręczne wprowadzanie lub korygowanie danych.
Opis

Atrybut logiczny wyznaczany na podstawie nazwy czynności lub źródła transakcji, np. przyjmuje wartość true, gdy czynność to „Wprowadzono korektę danych”.

Zasila KPI ręcznych korekt i pomaga kierownictwu ustalić, gdzie automatyzacja nie działa, a gdzie koncentruje się praca ręczna.

Dlaczego to ważne

Bezpośrednio wspiera analizę poziomu automatyzacji i efektywności procesu.

Skąd pobrać

Wyznaczane na podstawie nazwy czynności lub określonych kodów transakcji.

Przykłady
truefalse
Dział
DepartmentCode
Dział lub centrum kosztów przypisane do pracownika.
Opis

Jednostka organizacyjna pracownika, któremu wypłacane jest wynagrodzenie. W ADP często jest to „Home Department”.

Ten atrybut jest potrzebny do analizy różnic w przebiegu procesu między działami. Pozwala porównywać czas zatwierdzania i odsetek błędów w różnych jednostkach biznesowych.

Dlaczego to ważne

Umożliwia porównywanie wyników różnych jednostek organizacyjnych.

Skąd pobrać

Dane podstawowe pracownika lub pola centrum kosztów.

Przykłady
Sprzedaż-101IT-Rozwój-200HR-Administracja-001
Grupa płacowa
PayGroupCode
Określa konkretny cykl lub grupę płacową, np. dwutygodniowy cykl w USA.
Opis

Dzieli pracowników na grupy przetwarzania według częstotliwości wypłat i rodzaju zatrudnienia, np. wypłaty tygodniowe, dwutygodniowe lub dla kadry kierowniczej.

Pozwala filtrować analizę według cyklu. Jest też potrzebny w dashboardzie częstotliwości ręcznych korekt danych, który pokazuje, czy w niektórych grupach błędy występują częściej.

Dlaczego to ważne

Umożliwia podział procesu według częstotliwości wypłat i rodzaju pracownika.

Skąd pobrać

Konfiguracja grup płacowych lub tabele nagłówków listy płac.

Przykłady
USA_dwutygodniowoKanada_miesięcznieUSA_kadra_kierownicza
Jurysdykcja podatkowa
TaxJurisdictionCode
Kod regionu lub stanu używany do rozliczeń podatkowych.
Opis

Wskazuje główny organ podatkowy lub region, np. Kalifornię, Nowy Jork albo administrację federalną, właściwy dla danego rekordu płacowego.

Atrybut jest potrzebny w dashboardzie porównującym terminy składania deklaracji podatkowych. Pozwala wykrywać opóźnienia w rozliczeniach wymaganych prawem w poszczególnych regionach i sprawdzać zgodność z lokalnymi przepisami.

Dlaczego to ważne

Niezbędne do monitorowania zgodności i analizy wyników w poszczególnych regionach.

Skąd pobrać

Profil podatkowy lub tabele podatkowe listy płac.

Przykłady
USA-KaliforniaUSA-Nowy JorkUSA-Teksas
Kwota wynagrodzenia brutto
GrossPayAmount
Obliczone wynagrodzenie brutto za dany rekord, przed potrąceniami.
Opis

Łączna kwota wynagrodzenia obliczona dla pracownika za dany okres płacowy.

Nie zawsze jest wykorzystywana do analizy przebiegu procesu, ale stanowi kontekst dla pola „ActivityAmount” i pomaga ustalać priorytety przy analizie wyjątków audytowych lub korekt wstecznych dotyczących wysokich kwot.

Dlaczego to ważne

Pokazuje wartość finansową i skalę rekordu płacowego.

Skąd pobrać

Tabele wyników listy płac.

Przykłady
2500.005430.501200.00
Specjalista ds. płac
PayrollSpecialistName
Użytkownik lub agent systemowy odpowiedzialny za wykonanie czynności.
Opis

Wskazuje osobę, np. specjalistę ds. płac lub kierownika, albo konto systemowe, które wykonało czynność.

Ten atrybut umożliwia utworzenie dashboardu wydajności specjalistów ds. płac. Pomaga równoważyć obciążenie pracą oraz wykrywać potrzeby szkoleniowe i wąskie gardła wynikające z ograniczonej dostępności zasobów.

Dlaczego to ważne

Umożliwia analizę zasobów, równoważenie obciążenia pracą i audyt rozdziału obowiązków.

Skąd pobrać

Pola identyfikatora użytkownika lub wykonawcy w dziennikach audytowych.

Przykłady
Jane DoeAdministrator systemuJohn Smith
Centrum kosztów
CostCenterId
Kod centrum kosztów obciążanego kosztami listy płac.
Opis

Wskazuje jednostkę księgi głównej lub centrum kosztów przypisane do wydatków na wynagrodzenia.

Ten atrybut przedstawia finansowy wymiar procesu i pozwala powiązać nieefektywności, takie jak koszty ponownego przetwarzania, z konkretnymi jednostkami biznesowymi.

Dlaczego to ważne

Pozwala dopasować analizę procesu do struktury raportowania finansowego.

Skąd pobrać

Pola dotyczące rozliczania kosztów pracy.

Przykłady
CK-500CK-900CC-120
Data końca okresu płacowego
PayPeriodEndDate
Data zakończenia cyklu płacowego.
Opis

Oznacza koniec okresu, za który pracownik otrzymuje wynagrodzenie.

W połączeniu ze znacznikami czasu zdarzeń pozwala sprawdzić, czy przetwarzanie przebiega zgodnie z harmonogramem względem końca okresu płacowego.

Dlaczego to ważne

Punkt odniesienia przy ocenie zgodności z harmonogramem i opóźnień.

Skąd pobrać

Konfiguracja cyklu płacowego.

Przykłady
2023-10-152023-10-31
Identyfikator pliku bankowego
BankTransferFileId
Identyfikator wygenerowanego pliku płatności wysłanego do banku.
Opis

Unikalny numer referencyjny pliku ACH lub przelewu wygenerowanego podczas działania „Wygenerowano plik przelewu bankowego”.

Umożliwia powiązanie poszczególnych rekordów płacowych z realizacją płatności zbiorczej, co pozwala analizować tempo realizacji wypłat i publikacji.

Dlaczego to ważne

Łączy poszczególne sprawy ze zdarzeniami przetwarzania wsadowego.

Skąd pobrać

Sprawdź dokumentację ADP Workforce Now

Przykłady
ACH-20231005-01ACH-20231005-02
Identyfikator pracownika
EmployeeId
Unikalny identyfikator pracownika, któremu wypłacane jest wynagrodzenie.
Opis

Identyfikator pracownika powiązanego z rekordem płacowym.

CaseId identyfikuje rekord, a identyfikator pracownika umożliwia analizę w dłuższym okresie. Można dzięki niemu wykryć pracowników, którzy regularnie przesyłają karty czasu pracy z opóźnieniem lub często wymagają ręcznych korekt.

Dlaczego to ważne

Umożliwia analizę wzorców zachowań na poziomie pracownika.

Skąd pobrać

AssociateOID lub numer pliku w ADP.

Przykłady
A102030000123456
Rodzaj wyjątku audytowego
AuditExceptionType
Kategoria wykrytego ostrzeżenia dotyczącego zgodności lub danych.
Opis

Określa rodzaj problemu wykrytego podczas walidacji, np. „Ujemne wynagrodzenie netto” lub „Brak identyfikatora podatkowego”.

Wykorzystywane w monitorze rozwiązywania wyjątków audytowych do analizy, które błędy powodują najdłuższe opóźnienia, oraz do ustalania ich przyczyn i poprawy jakości danych na wcześniejszych etapach.

Dlaczego to ważne

Wyjaśnia, dlaczego proces został wstrzymany lub oznaczony do sprawdzenia.

Skąd pobrać

Sprawdź dokumentację ADP Workforce Now

Przykłady
Brak numeru SSNUjemne wynagrodzenie nettoNiezgodność dotycząca świadczeń
Wymagane Zalecane Opcjonalne

Działania w procesie naliczania płac

Te etapy i kamienie milowe pokazują przebieg naliczania płac, od wprowadzenia czasu pracy po realizację płatności.
9 Zalecane 6 Opcjonalne
Działanie Opis
Karta czasu pracy przesłana
Oznacza moment, w którym pracownik lub menedżer przesyła dane o czasie pracy i obecności za dany okres płacowy. Zdarzenie jest rejestrowane w dziennikach audytowych modułu Time & Attendance w ADP Workforce Now.
Dlaczego to ważne

Rozpoczyna pomiar czasu cyklu płacowego. Opóźnienia na tym etapie skracają czas, który specjaliści ds. płac mają na weryfikację danych.

Skąd pobrać

Ścieżka audytowa ADP Time & Attendance; filtr Status Change ustawiony na Submitted dla obiektów Timecard.

Rejestrowanie

Rejestrowane po wykonaniu transakcji Submit Timecard

Typ zdarzenia explicit
Karta czasu pracy zatwierdzona
Oznacza zatwierdzenie karty czasu pracy przez menedżera, który akceptuje godziny do naliczenia płac. To ważny etap kontroli, podczas którego dane są przekazywane z modułu T&A do modułu Payroll.
Dlaczego to ważne

Niezbędne do dashboardu Timesheet Approval Cycle Times. Wskazuje wąskie gardła po stronie menedżerów, które zagrażają terminowej obsłudze płac.

Skąd pobrać

Ścieżka audytowa ADP Time & Attendance; filtr Status Change ustawiony na Approved.

Rejestrowanie

Rejestrowane po wykonaniu transakcji Approve Timecard

Typ zdarzenia explicit
Opublikowano pasek płacowy
Udostępnienie pracownikowi elektronicznego zestawienia wynagrodzenia w portalu samoobsługowym iPay. Zwykle termin jest ustalany względem daty wypłaty.
Dlaczego to ważne

Umożliwia analizę czasu publikacji pasków płacowych i satysfakcji pracowników.

Skąd pobrać

Wnioskowane na podstawie ustawień systemowych (reguły dostępności zestawienia wynagrodzenia) zastosowanych do daty czeku.

Rejestrowanie

Wyznaczane przez porównanie pola „Check Date” z regułą publikacji

Typ zdarzenia inferred
Rekord płacowy zainicjowany
Zdarzenie występuje, gdy dla danego cyklu tworzona lub otwierana jest partia płacowa, co rozpoczyna obsługę rekordu pracownika. Jest ustalane na podstawie znacznika czasu utworzenia rekordu Paydata w aktywnej partii.
Dlaczego to ważne

Wyznacza początek okresu obliczania płac. Porównanie z czasem importu danych pozwala zmierzyć opóźnienie integracji danych o premiach.

Skąd pobrać

Moduł Payroll; znacznik czasu utworzenia nagłówka partii Paydata lub pierwszego wpisu w siatce Paydata.

Rejestrowanie

Porównanie pola statusu przed utworzeniem partii i po nim

Typ zdarzenia inferred
Wygenerowano plik przelewu bankowego
Utworzenie pliku NACHA/ACH do przelewów bezpośrednich. Zwykle następuje zaraz po zakończeniu etapu „Finalize”.
Dlaczego to ważne

Monitoruje czas generowania pliku przelewu bankowego, aby opóźnienia w przekazywaniu danych między systemami nie wpływały na termin wypłat.

Skąd pobrać

Dziennik plików wynikowych i raportów; znacznik czasu wygenerowania pliku „ACH File” lub „Direct Deposit File”.

Rejestrowanie

Rejestrowane po utworzeniu pliku wynikowego

Typ zdarzenia explicit
Wykryto wyjątek audytowy
Oznacza, że podczas obliczeń system wykrył naruszenie reguł walidacji, np. ujemne wynagrodzenie netto lub brak jurysdykcji podatkowej. Zdarzenie jest rejestrowane na podstawie komunikatów o błędach w wynikach obliczeń.
Dlaczego to ważne

Dane wejściowe dla monitora rozwiązywania wyjątków audytowych. Duża liczba takich przypadków wskazuje na problemy z jakością danych na wcześniejszych etapach.

Skąd pobrać

Dziennik błędów przetwarzania listy płac lub raport wynikowy „Verify Payroll”.

Rejestrowanie

Rejestrowane po wygenerowaniu przez system błędu walidacji

Typ zdarzenia explicit
Wynagrodzenie brutto obliczone
System oblicza wynagrodzenie, mnożąc liczbę godzin przez stawki i dodając dodatkowe składniki. Zdarzenie jest ustalane na podstawie znacznika czasu zakończenia zadania Calculate Payroll.
Dlaczego to ważne

Główny etap obsługi. Wiele wystąpień może wskazywać na powtórzenia procesu, widoczne zwykle w analizie Payroll Preview Loop Analysis.

Skąd pobrać

Ścieżka audytowa Payroll; czas zakończenia czynności Calculate dla danej partii Pay Group.

Rejestrowanie

Ustalane na podstawie znacznika czasu zakończenia zadania obliczeniowego

Typ zdarzenia inferred
Zatwierdzono rekord płacowy
Formalne zatwierdzenie partii płacowej, które blokuje dalsze zmiany i zezwala na przekazanie środków. W ADP WFN jest to etap „Finalize”.
Dlaczego to ważne

Końcowy etap przetwarzania, który zamyka tę fazę i rozpoczyna wypłatę środków.

Skąd pobrać

Workflow przetwarzania listy płac; zmiana statusu partii na „Finalized” lub „Committed”.

Rejestrowanie

Rejestrowane po wykonaniu transakcji „Finalize Payroll”

Typ zdarzenia explicit
Zrealizowano płatność
Data, w której środki są udostępniane pracownikom. Często jest wyliczana na podstawie daty czeku określonej w partii płacowej.
Dlaczego to ważne

Główny wynik procesu. Niezbędny do obliczenia czasu realizacji obowiązków związanych ze składaniem deklaracji podatkowych.

Skąd pobrać

Historia listy płac; pole „Check Date”.

Rejestrowanie

Wyznaczane przez porównanie pola „Check Date” z datą systemową

Typ zdarzenia calculated
Dane o premiach zaimportowane
Rejestruje import zewnętrznych danych o wynagrodzeniu, takich jak prowizje lub premie, za pomocą narzędzia ADP Import. Zdarzenie wskazuje, kiedy dodatkowe źródła dochodu zostały przypisane do rekordu płacowego.
Dlaczego to ważne

Pomaga wykrywać opóźnienia integracji. Późny import często wymusza ponowne obliczenia i prowadzi do powtórzeń procesu.

Skąd pobrać

Dzienniki integracji i importu ADP; znacznik czasu pomyślnego zakończenia zadania Paydata Import.

Rejestrowanie

Rejestrowane po wykonaniu transakcji Import Paydata

Typ zdarzenia explicit
Potrącenia na świadczenia naliczone
Zastosowanie zasad dotyczących świadczeń (opieka medyczna, 401k) do wynagrodzenia brutto. Zwykle odbywa się równolegle z obliczeniami, ale na potrzeby audytu jest traktowane jako odrębny etap.
Dlaczego to ważne

Zestawiane z pozycją „Wykryto wyjątek audytowy”, aby sprawdzić, czy logika naliczania świadczeń powoduje błędy związane ze zgodnością.

Skąd pobrać

Wnioskowane na podstawie utworzenia lub aktualizacji pozycji potrąceń w Paydata Grid po obliczeniu wynagrodzenia.

Rejestrowanie

Porównanie pól potrąceń przed obliczeniem i po nim

Typ zdarzenia inferred
Wprowadzono korektę danych
Ręczna zmiana w Paydata Grid wprowadzona przez specjalistę ds. płac w celu usunięcia błędów lub skorygowania kwot. Rejestrowana w historii zmian na poziomie pól.
Dlaczego to ważne

Podstawowa miara częstotliwości ręcznych korekt danych. Wysoki odsetek korekt może wskazywać na problemy z automatyzacją.

Skąd pobrać

Historia zmian Paydata Grid; działania użytkownika typu „Update” dotyczące pozycji płacowych.

Rejestrowanie

Rejestrowane po wykonaniu transakcji „Update Paydata”

Typ zdarzenia explicit
Wyświetlono podgląd wyniku naliczenia płac
Wygenerowanie zestawienia lub raportów „Preview Payroll” do weryfikacji przez pracownika. Na tym etapie wyniki obliczeń są sprawdzane przed ich zatwierdzeniem.
Dlaczego to ważne

Wykorzystywane w analizie pętli podglądu listy płac. Zbyt częste podglądy mogą świadczyć o braku zaufania do danych.

Skąd pobrać

Dzienniki systemowe; znacznik czasu wygenerowania raportu „Preview Payroll”.

Rejestrowanie

Rejestrowane po wykonaniu transakcji „Generate Preview”

Typ zdarzenia explicit
Zakończono składanie deklaracji podatkowych
Oznacza zakończenie wymaganych prawem rozliczeń podatkowych za dany okres płacowy. W przypadku klientów korzystających z ADP Tax Service jest to moment, w którym ADP potwierdza zamknięcie pakietu rozliczeniowego.
Dlaczego to ważne

Pozwala monitorować ryzyko związane ze zgodnością. Opóźnienia na tym etapie mogą skutkować karami.

Skąd pobrać

Moduł podatkowy; aktualizacja statusu rozliczenia na koniec kwartału lub okresu.

Rejestrowanie

Wymaga analizy systemowej

Typ zdarzenia inferred
Zaksięgowano korektę wsteczną
Występuje, gdy korekta historyczna zostaje zastosowana do zamkniętego rekordu płacowego, zwykle w kolejnym cyklu. Pozwala wykryć błędy znalezione po formalnym zakończeniu procesu.
Dlaczego to ważne

Niezbędne do analizy liczby korekt wstecznych. Wskazuje na nieskuteczne kontrole jakości danych na wcześniejszych etapach.

Skąd pobrać

Historia listy płac; nowe transakcje zaksięgowane z datą obowiązywania przypadającą w przeszłości.

Rejestrowanie

Rejestrowane po wykonaniu transakcji „Post Adjustment”

Typ zdarzenia explicit
Zalecane Opcjonalne

Instrukcje ekstrakcji danych

Jak pobrać dane z ADP Workforce Now

Gotowi do rozpoczęcia?

Pobierz szablon i zacznij przekształcać dane płacowe w wizualną mapę rzeczywistego przebiegu operacji.

Ogranicz opóźnienia w naliczaniu płac w ADP Workforce Now

Skróć czas cyklu o 30% i ogranicz ręczne korekty danych

Rozpocznij okres próbny

Nie trzeba podawać danych karty płatniczej. Konfiguracja zajmuje kilka minut.