Szablon danych do zarządzania umowami

Identyfikator umowy pełni funkcję jednoznacznego identyfikatora sprawy. Łączy wszystkie zdarzenia i czynności dotyczące konkretnej umowy. Dzięki temu można kompleksowo analizować jej przebieg od rozpoczęcia do zakończenia.

W process mining ten atrybut jest podstawą do odtworzenia cyklu życia każdej umowy. Pozwala prawidłowo powiązać z nią wszystkie czynności, takie jak przygotowanie projektu, przeglądy, akceptacje i zawarcie umowy. Umożliwia to dokładny pomiar czasu realizacji i wykrywanie różnic w przebiegu procesu.

To główny klucz analizy procesu. Umożliwia śledzenie całego przebiegu umowy i zapewnia spójność danych.

To podstawowy atrybut obiektu Contract Agreement w Icertis.

Ten atrybut zapisuje dokładną datę i godzinę rozpoczęcia lub zakończenia czynności. Stanowi podstawę analizy czasu w process mining i określa chronologiczną kolejność zdarzeń dla każdej sprawy dotyczącej umowy.

Czas zdarzenia jest niezbędny do wszystkich analiz opartych na czasie. Służy do obliczania czasu między czynnościami, wykrywania okresów oczekiwania, mierzenia długości poszczególnych etapów, takich jak negocjacje lub akceptacja, oraz wskazywania wąskich gardeł, w których umowy pozostają przez dłuższy czas.

Ten znacznik czasu jest niezbędny do obliczania wszystkich miar efektywności, takich jak czas realizacji i czas trwania, oraz do ustalenia kolejności zdarzeń.

To standardowe pole w dzienniku audytowym lub historii workflow Icertis, przypisane do każdego zarejestrowanego zdarzenia.

Nazwa czynności opisuje konkretny krok lub etap procesu zarządzania umową. Zdarzenia są porządkowane według znaczników czasu, aby odtworzyć przebieg procesu dla każdej umowy.

Analiza tego atrybutu pokazuje kolejność operacji, częstotliwość poszczególnych czynności i ogólną strukturę procesu. Pomaga wykrywać typowe ścieżki, odstępstwa od standardowej procedury oraz czynności powodujące poprawki lub opóźnienia, na przykład kolejne rundy zmian.

Określa kroki procesu, co jest niezbędne do wizualizacji mapy procesu, analizy jego przebiegu i wykrywania wąskich gardeł.

Informacje te pochodzą zwykle z dzienników zdarzeń lub tabel historii workflow w Icertis, które rejestrują zmiany statusu i zadania wykonane w ramach umowy.

Ten atrybut zapisuje czas zakończenia czynności. StartTime oznacza jej początek, a EndTime koniec, wyznaczając czas trwania czynności.

Znajomość czasu rozpoczęcia i zakończenia pozwala dokładnie obliczyć czas realizacji każdej czynności. Można dzięki temu sprawdzić, które etapy trwają najdłużej, oraz odróżnić czas aktywnej pracy od oczekiwania między etapami. Dane te są potrzebne na dashboardach takich jak „Wąskie gardła w procesie akceptacji” oraz „Efektywność przygotowywania i weryfikacji umów”.

Pozwala dokładnie obliczyć czas trwania czynności i odróżnić czas realizacji od czasu oczekiwania.

Podobnie jak StartTime, tę wartość można znaleźć w ścieżce audytu Icertis lub dziennikach historii workflow. Niektóre zdarzenia mogą być natychmiastowe, wtedy StartTime i EndTime mają tę samą wartość.

Ten atrybut określa dział, na przykład prawny, sprzedaży lub zakupów, do którego należy użytkownik wykonujący czynność. Pozwala analizować udział zasobów w procesie w ujęciu zbiorczym.

Analiza według działów pomaga zrozumieć współpracę między nimi i przekazywanie spraw. Ułatwia wykrywanie opóźnień, na przykład długiego oczekiwania na weryfikację prawną po przekazaniu umowy przez dział sprzedaży. Temu zagadnieniu poświęcono dashboard „Opóźnienia przy przekazywaniu spraw między działami”.

Ułatwia analizę wyników działów i sprawności przekazywania spraw oraz pomaga wykrywać wąskie gardła na styku różnych funkcji.

Dane te mogą wymagać uzupełnienia przez połączenie z systemem HR lub katalogiem użytkowników, z użyciem atrybutu Activity Owner jako klucza. Mogą też być zapisane bezpośrednio w profilach użytkowników Icertis.

Ten atrybut wskazuje osobę, zespół lub użytkownika systemowego, który wykonał daną czynność. Może to być nazwa użytkownika, identyfikator pracownika lub konto systemowe.

Analiza osób odpowiedzialnych za czynności pomaga zrozumieć przydział zasobów, rozkład obciążenia pracą i wyniki. Pozwala ustalić, którzy użytkownicy lub zespoły tworzą wąskie gardła, kto najsprawniej weryfikuje umowy i jak rozdzielana jest praca. Dane te są podstawą dashboardu „Rozkład obciążenia pracą osób weryfikujących umowy”.

Umożliwia analizę wyników pracy użytkowników i zespołów oraz pomaga wykrywać nierównomierne obciążenie pracą i potrzeby szkoleniowe.

Informacje te są zwykle dostępne w historii workflow lub danych ścieżki audytu w Icertis i są powiązane z poszczególnymi zdarzeniami.

Atrybut Contract Type klasyfikuje umowy według ich celu prawnego lub biznesowego. To podstawowy wymiar segmentacji i porównywania przebiegu umów.

Różne rodzaje umów często przebiegają innymi ścieżkami, różnią się złożonością i mają odrębne SLA. Analiza procesu według rodzaju umowy pozwala wprowadzać ukierunkowane usprawnienia, na przykład optymalizować workflow dla licznych umów o niskim ryzyku, takich jak NDA, zamiast traktować je tak samo jak złożone umowy MSA o wysokiej wartości. Atrybut ten jest potrzebny do analizy KPI „Warianty procesu obsługi umów” i „Zgodność z polityką”.

Pozwala podzielić proces na segmenty i porównać przebieg oraz zgodność dla różnych rodzajów umów.

Jest to standardowy atrybut skonfigurowany w obiekcie Contract Agreement w Icertis.

Ten atrybut określa ogólny status sprawy dotyczącej umowy, na przykład „Wersja robocza”, „W trakcie weryfikacji”, „Oczekuje na podpis” lub „Podpisana”. Zazwyczaj jest to atrybut na poziomie sprawy, który odzwierciedla ostatni osiągnięty ważny etap.

Status jest potrzebny na dashboardach operacyjnych, takich jak „Status i przepustowość obsługi umów”, które pokazują bieżący obraz portfela umów. Pomaga kierownikom sprawdzić liczbę umów na poszczególnych etapach i wykryć miejsca, w których gromadzi się praca, aby mogli odpowiednio wcześnie zareagować.

Pokazuje ogólny obraz portfela umów, potrzebny do monitorowania operacji i zarządzania przepustowością procesu.

To podstawowe pole statusu w obiekcie Contract Agreement w Icertis.

Ten atrybut określa wartość finansową umowy, na przykład jej łączną kwotę lub wartość w ujęciu rocznym. To ważny wskaźnik biznesowy, który pomaga ustalać priorytety i oceniać wpływ finansowy.

W process mining wartość umowy służy do segmentacji analizy i skupienia się na umowach o wysokiej wartości. Można na przykład sprawdzić, czy ich akceptacja lub negocjacje trwają dłużej. Atrybut pomaga też oceniać ryzyko, ponieważ opóźnienia w przypadku takich umów mogą znacząco wpłynąć na przychody.

Ułatwia ustalanie priorytetów i analizę według wartości, dzięki czemu działania usprawniające można skupić na umowach o największym znaczeniu finansowym.

Zazwyczaj jest to standardowe pole walutowe w obiekcie Contract Agreement w Icertis.

Ten atrybut logiczny wskazuje, czy umowa powstała na podstawie zatwierdzonego standardowego szablonu, czy została przygotowana indywidualnie jako niestandardowa umowa. Ma to znaczenie przy ocenie ryzyka i zgodności.

Umowy oparte na standardowych szablonach zazwyczaj mają krótszy czas realizacji i wiążą się z mniejszym ryzykiem. Atrybut ten stanowi podstawę KPI „Zgodność umów z szablonem” i pomaga analizować wpływ korzystania z niestandardowych dokumentów na proces. Może wskazać działy lub rodzaje umów, w których często odchodzi się od standardów, co ułatwia działania na rzecz częstszego stosowania szablonów.

Mierzy stosowanie standardów firmy, które wpływa na sprawność procesu i ograniczenie ryzyka.

Może to być pole wyboru w umowie lub wartość wyliczana na podstawie źródła dokumentu albo jego metadanych w Icertis.

Ten atrybut informuje o aktualności analizowanych danych. Zapisuje datę i godzinę ostatniej ekstrakcji danych z systemu źródłowego.

Dzięki tej informacji użytkownicy wiedzą, jak aktualne są dane prezentowane na dashboardach. Mogą sprawdzić, czy analizują informacje bieżące, czy dane sprzed kilku godzin lub dni, i uwzględnić to przy podejmowaniu decyzji.

Informuje o aktualności danych, dzięki czemu użytkownicy wiedzą, jak aktualna jest analiza procesu.

Ten znacznik czasu generuje potok danych lub narzędzie ETL po każdym pomyślnym odświeżeniu danych.

Ten atrybut przechowuje datę zakończenia okresu obowiązywania umowy. Jest ważna przy zarządzaniu umową po jej podpisaniu, ponieważ może uruchamiać działania związane z odnowieniem lub rozwiązaniem.

Data ta pomaga ocenić skuteczność zarządzania umowami po zakończeniu ich obowiązywania. Stanowi podstawę KPI „Terminowe odnowienia i rozwiązania”, który mierzy, czy procesy odnowienia lub rozwiązania są rozpoczynane i kończone na czas. Pozwala to uniknąć niechcianego automatycznego odnowienia umowy lub przerwy w świadczeniu usług.

Pomaga zarządzać odnowieniami i rozwiązaniami umów oraz odpowiednio wcześnie podejmować działania przed końcem okresu ich obowiązywania.

To standardowe pole daty w obiekcie Contract Agreement w Icertis.

Ten atrybut wskazuje wewnętrzny dział lub jednostkę biznesową, która jest właścicielem umowy lub o nią wnioskowała, na przykład „Sprzedaż korporacyjna, Ameryka Północna” lub „Globalne zakupy”.

Podobnie jak dział, jednostka biznesowa pozwala analizować dane o procesie na wyższym poziomie agregacji. Ułatwia porównanie sprawności procesu i zgodności w różnych częściach organizacji. Dostarcza kierownictwu informacji przydatnych przy strategicznym planowaniu zasobów.

Umożliwia porównywanie wyników procesu na wysokim poziomie między różnymi jednostkami organizacyjnymi.

Często jest to ważne pole metadanych umowy, które łączy ją ze strukturą organizacyjną.

Ta wyliczana miara zlicza dla każdej sprawy dotyczącej umowy czynności związane ze zmianami, takie jak „Umowa z naniesionymi zmianami lub po poprawkach”. Jest prostym, ale wymownym wskaźnikiem trudności w przebiegu procesu.

Duża liczba zmian może wskazywać na problemy podczas przygotowywania umowy lub negocjacji, takie jak niejasne wymagania, słabe pierwsze wersje dokumentu albo trudne negocjacje. Miara ta bezpośrednio zasila KPI „Wskaźnik zmian w umowach” i pomaga na dashboardach wykrywać umowy oraz warianty procesu wymagające nadmiernej liczby poprawek.

Określa skalę poprawek w cyklu życia umowy i bezpośrednio mierzy sprawność jej przygotowywania oraz negocjacji.

Wartość oblicza się, zliczając w dzienniku zdarzeń wystąpienia określonych czynności związanych ze zmianami dla każdego „ContractId”.

Ten atrybut wskazuje drugą stronę umowy. Dostarcza kontekstu potrzebnego do analizy współpracy i negocjacji.

Analiza procesu według kontrahenta może ujawnić powtarzające się wzorce negocjacji. Można na przykład sprawdzić, czy negocjacje umów z określonymi dostawcami trwają dłużej lub wymagają większej liczby zmian. Te informacje pomagają zarządzać relacjami i dostosowywać strategie negocjacyjne. Są też podstawą dashboardu „Czas negocjacji i poprawki”.

Umożliwia analizę przebiegu negocjacji i jakości współpracy z poszczególnymi stronami zewnętrznymi.

Informacje te są zapisane w metadanych umowy i zazwyczaj zawierają odwołanie do kontrahenta lub obiektu danych podstawowych dostawcy w Icertis.

Ten atrybut określa obszar geograficzny, na przykład EMEA, APAC lub Amerykę Północną, którego dotyczy umowa. Ma to znaczenie dla globalnych organizacji, w których procesy różnią się w zależności od regionu.

Analiza według regionu może ujawnić różnice w wynikach procesu, wymaganiach dotyczących zgodności lub sposobie prowadzenia negocjacji, wynikające z lokalnego prawa i kultury biznesowej. Umożliwia porównywanie wyników między regionami i wskazywanie dobrych praktyk, które można upowszechnić w całej organizacji.

Pomaga wykrywać regionalne różnice w wynikach procesu i wymaganiach dotyczących zgodności, co ma znaczenie dla globalnych organizacji.

Zazwyczaj jest to pole metadanych obiektu umowy w Icertis, często dostępne w standardowej konfiguracji.

Ten atrybut jest wyliczany przez porównanie czasu trwania wybranych etapów procesu z ustalonymi celami SLA. Na przykład weryfikacja prawna może otrzymać status „Po terminie”, jeśli trwa dłużej niż standardowe 48 godzin.

Status SLA jest potrzebny do monitorowania zgodności i wyników. Pozwala tworzyć alerty i dashboardy, takie jak „Przegląd zgodności umów”, które od razu wskazują przekroczenia terminów. Dzięki temu zespoły mogą ustalać priorytety zaległych zadań, a kierownicy śledzić wyniki względem założonych celów.

Szybko pokazuje, czy dotrzymywane są cele dotyczące poziomu usług, co pomaga ustalać priorytety pracy i monitorować wyniki.

Wartość oblicza się za pomocą reguł biznesowych w narzędziu process mining, które porównują znaczniki czasu z ustalonymi limitami SLA, na przykład gdy czas weryfikacji prawnej przekracza 2 dni.

Ten atrybut wskazuje źródło danych. W tym procesie jest nim „Icertis”. Pomaga w zarządzaniu danymi i śledzeniu ich pochodzenia, zwłaszcza gdy dane pochodzą z wielu systemów.

Podczas analizy można go użyć do filtrowania danych według systemu źródłowego lub, jeśli to możliwe, do porównania procesów w różnych systemach. W tym widoku jest stałym identyfikatorem wszystkich zdarzeń.

Umożliwia śledzenie pochodzenia danych, co ma znaczenie przy ich weryfikacji i zarządzaniu danymi z wielu źródeł.

Zazwyczaj jest to stała wartość dodawana podczas ekstrakcji i transformacji danych, aby oznaczyć ich źródło.

Ten atrybut śledzi terminy realizacji ważnych zobowiązań, ustaleń i dostaw określonych w umowie po jej podpisaniu. Jedna umowa może obejmować wiele zobowiązań, z których każde ma własny termin.

Monitorowanie tych terminów ma zasadnicze znaczenie dla zgodności po podpisaniu umowy i zarządzania ryzykiem. Atrybut ten stanowi podstawę KPI „Terminowa realizacja zobowiązań”. Pozwala organizacji sprawdzać, czy wywiązuje się ze zobowiązań na czas, i odpowiednio wcześnie reagować na ryzyko naruszenia umowy.

Umożliwia monitorowanie zgodności po podpisaniu umowy, co pomaga uniknąć kar i utrzymać dobre relacje biznesowe.

Icertis oferuje moduły do zarządzania zobowiązaniami. Dane te pochodzą z zobowiązań powiązanych z umową.

Ten atrybut śledzi kolejne wersje dokumentu umowy podczas jego przygotowywania, nanoszenia zmian i wprowadzania poprawek. Zazwyczaj jest to liczba całkowita lub numer w formacie główna.podrzędna.

Liczba wersji dokumentu bezpośrednio wskazuje skalę poprawek. Wiele wersji umowy może oznaczać konieczność wielokrotnych zmian. Analiza przyczyn pozwala ustalić, skąd się biorą. Atrybut ten służy do obliczania KPI „Wskaźnik zmian w umowach” i jest wykorzystywany na dashboardzie „Efektywność przygotowywania i weryfikacji umów”.

Bezpośrednio mierzy liczbę poprawek i zmian w umowie, wskazując nieefektywność na etapie przygotowywania dokumentu i negocjacji.

Icertis przechowuje historię wersji wszystkich dokumentów umów. Atrybut można pobrać z metadanych dokumentu lub dziennika zdarzeń.