Szablon danych dla procesu Record to Report: zapisy dziennika

Czas zdarzenia, czyli timestamp, określa dokładną datę i godzinę wykonania działania. Pozwala ustalić chronologiczną kolejność zdarzeń w każdym case, co jest niezbędne do prawidłowego odtworzenia przebiegu procesu.

W analizie timestampy służą do obliczania czasu między działaniami, mierzenia całkowitego czasu cyklu procesu oraz wykrywania opóźnień i wąskich gardeł. Na przykład różnica między przekazaniem zapisu księgowego do zatwierdzenia a jego zatwierdzeniem pokazuje czas zatwierdzania. Dokładne timestampy są podstawą analizy czasu i pomiaru wyników procesu.

Ten timestamp pozwala ustalić kolejność zdarzeń, obliczyć czas cyklu i czas trwania oraz wykryć opóźnienia w procesie.

Dane można znaleźć w dziennikach zdarzeń, tabelach historii transakcji lub rejestrach zmian dokumentu. Odpowiednie pola często nazywają się „Data utworzenia”, „Data zmiany” lub „Timestamp”.

Identyfikator zapisu księgowego to atrybut, który jednoznacznie wskazuje każdą instancję procesu transakcji finansowej. Łączy wszystkie powiązane działania, takie jak utworzenie, zatwierdzenie i zaksięgowanie, w jeden spójny case.

W analizie process mining ten identyfikator pozwala odtworzyć pełny przebieg każdego zapisu księgowego. Stanowi podstawę do obliczania miar na poziomie case, takich jak czas cyklu, identyfikowania wariantów procesu i sprawdzania zgodności z docelowym modelem procesu. Bez unikalnego identyfikatora case nie można prześledzić kolejności zdarzeń dla konkretnej transakcji.

Ten identyfikator pozwala śledzić pełny cykl życia każdego zapisu księgowego oraz analizować przebieg, czas trwania i warianty procesu.

Zwykle znajduje się w tabeli nagłówkowej dokumentów finansowych lub księgowych. Może być kluczem złożonym z numeru dokumentu, kodu jednostki gospodarczej i roku obrotowego.

Nazwa działania opisuje etap cyklu życia zapisu księgowego, na przykład „Utworzono zapis księgowy”, „Przekazano zapis księgowy do zatwierdzenia” lub „Zaksięgowano zapis księgowy”. Każde działanie oznacza odrębną zmianę stanu lub czynność dotyczącą zapisu.

Ten atrybut ma podstawowe znaczenie w process mining, ponieważ określa węzły na mapie procesu. Analiza kolejności i częstotliwości działań pomaga odtworzyć rzeczywisty przebieg procesu, znaleźć wąskie gardła między etapami, wykryć odstępstwa od standardowej procedury i zmierzyć czas spędzony na każdym etapie.

Określa etapy na mapie procesu, co pozwala zobrazować jego przebieg, znaleźć wąskie gardła i analizować odstępstwa.

Często ustalana na podstawie dzienników zmian statusu, tabel zdarzeń, kodów transakcji lub historii workflow powiązanej z dokumentem zapisu księgowego.

Ten atrybut zapisuje datę i godzinę ostatniego pobrania lub odświeżenia danych. Informuje, jak aktualne są analizowane dane.

Aby prawidłowo interpretować wyniki, trzeba wiedzieć, kiedy dane zostały zaktualizowane. Timestamp pozwala ustalić, czy analizowane są informacje bieżące, czy migawka z określonego momentu. Ma to wpływ na aktualność dashboardów i KPI dotyczących bieżących zaległości lub wyników procesu.

Informuje o aktualności danych, dzięki czemu wiadomo, jak bieżące są wyniki analizy procesu.

Zwykle generuje go i zapisuje narzędzie do ekstrakcji danych lub platforma integracyjna podczas ich ładowania.

Atrybut „System źródłowy” wskazuje aplikację lub moduł, w którym powstały dane zapisu księgowego. W nowoczesnych organizacjach dane finansowe mogą pochodzić z różnych systemów ERP, ksiąg pomocniczych lub aplikacji zewnętrznych.

Atrybut ten przydaje się w kilku rodzajach analiz. Umożliwia porównanie sprawności procesu i jego zgodności w różnych systemach źródłowych. Można na przykład sprawdzić, czy zapisy pochodzące z automatycznej księgi pomocniczej są przetwarzane szybciej niż zapisy wprowadzone ręcznie. Informacja ta wspiera też zarządzanie danymi i rozwiązywanie problemów, ponieważ pozwala prześledzić dane do ich źródła.

Wskazuje źródło danych, co pozwala porównywać procesy w różnych systemach i wspiera zarządzanie danymi.

Zwykle określa się go podczas konfiguracji ekstrakcji danych. Może też być standardowym polem w hurtowni danych, która łączy informacje z wielu systemów.

Kod jednostki gospodarczej oznacza odrębny podmiot prawny lub jednostkę biznesową w organizacji. Transakcje finansowe rejestruje się na poziomie tej jednostki, aby umożliwić osobne raportowanie finansowe.

W process mining kod jednostki gospodarczej jest ważnym atrybutem analizy organizacyjnej. Pozwala porównywać wyniki procesu w różnych podmiotach, regionach i spółkach zależnych. Analityk może na przykład porównać odsetek odrzuceń lub czas zatwierdzania w jednostkach w USA i Niemczech, aby znaleźć dobre praktyki lub obszary wymagające poprawy. Ułatwia to standaryzację procesów i zapewnianie zgodności w całej organizacji.

Umożliwia porównywanie wyników procesów w różnych podmiotach prawnych, spółkach zależnych i regionach.

Standardowe pole w nagłówku niemal każdego dokumentu finansowego w systemie ERP.

Ten atrybut określa wartość finansową zapisu księgowego. W zależności od systemu i modelu danych może oznaczać łączną kwotę obciążeń, łączną kwotę uznań lub sumę bezwzględną.

Analiza procesu z uwzględnieniem wartości pieniężnej może dostarczyć istotnych informacji. Pomaga ustalać priorytety usprawnień, koncentrując uwagę na transakcjach o wysokiej wartości. Można na przykład sprawdzić, czy zatwierdzanie takich zapisów trwa dłużej lub czy są one częściej odrzucane. Atrybut ten jest również potrzebny do analizy istotności i wskazywania transakcji obarczonych większym ryzykiem finansowym.

Atrybut ten jest potrzebny do analizy istotności, ustalania priorytetów usprawnień dla transakcji o wysokiej wartości i oceny wpływu finansowego.

Zwykle jest dostępny w tabeli nagłówkowej zapisu księgowego. Może wymagać obliczenia przez zsumowanie kwot poszczególnych pozycji.

Atrybut „Nazwa użytkownika” wskazuje osobę odpowiedzialną za wykonanie danego etapu procesu. Może to być osoba, która utworzyła lub przesłała zapis księgowy, kierownik, który go zatwierdził, albo księgowy, który go zaksięgował.

Analiza wyników procesu według użytkownika pokazuje rozkład obciążenia pracą, produktywność zespołu i potrzeby szkoleniowe poszczególnych osób. Pomaga wskazać osoby osiągające dobre wyniki, użytkowników potrzebujących dodatkowego wsparcia oraz działania regularnie wykonywane przez te same osoby. Informacje te są przydatne przy zarządzaniu zasobami i poprawie wyników.

Atrybut ten pomaga analizować rozkład obciążenia pracą i wyniki zespołu oraz wskazywać potrzeby szkoleniowe.

Zwykle znajduje się w dziennikach zmian dokumentu lub tabelach historii workflow. Często jest powiązany z polami takimi jak „Utworzył”, „Zmienił” lub „Identyfikator użytkownika”.

Status zapisu księgowego wskazuje stan transakcji w danym momencie lub jej końcowy wynik. Zwykle odzwierciedla ważne etapy procesu, takie jak „W toku”, „Przekazany do zatwierdzenia”, „Zaksięgowany” lub „Odwrócony”.

Atrybut ten pomaga ocenić bieżące obciążenie pracą i zaległości. Kierownicy mogą filtrować zapisy o statusie „W toku” lub „Oczekuje na zatwierdzenie”, aby monitorować nierozpatrzone sprawy. Analiza statusu końcowego pozwala ocenić wyniki procesu, na przykład obliczyć odsetek zapisów zaksięgowanych w porównaniu z usuniętymi lub odwróconymi.

Pozwala śledzić stan każdego zapisu księgowego, na przykład „Oczekuje na zatwierdzenie” lub „Zaksięgowany”, i oceniać bieżące obciążenie pracą oraz zaległości.

Dostępny w danych nagłówka zapisu księgowego. Typowe nazwy pól to „Status dokumentu” i „Status księgowania”.

Typ zapisu księgowego klasyfikuje transakcje według ich celu lub charakteru biznesowego. Do często spotykanych typów należą standardowe zapisy ręczne, zapisy z automatycznych ksiąg pomocniczych, rozliczenia międzyokresowe, reklasyfikacje i zapisy odwracające.

Atrybut ten pozwala filtrować i segmentować dane w analizie procesu. Porównanie przebiegu procesu i miar wyników dla różnych typów zapisów księgowych może ujawnić przydatne informacje. Można na przykład stwierdzić, że zatwierdzanie zapisów memoriałowych trwa dłużej albo że zapisy cykliczne są częściej przetwarzane automatycznie. Dzięki temu działania usprawniające można dopasować do konkretnych kategorii transakcji.

Pozwala porównywać procesy dla różnych typów transakcji, na przykład zapisów memoriałowych i standardowych, oraz wskazywać obszary wymagające usprawnień.

Zwykle znajduje się w danych nagłówka zapisu księgowego. Nazwy pól mogą obejmować „Typ dokumentu”, „Kategoria zapisu” lub „Typ zapisu”.

Atrybut „Waluta” określa jednostkę pieniężną kwoty zapisu księgowego. Jest niezbędny do prawidłowej interpretacji i porównywania wartości finansowych, zwłaszcza w organizacjach międzynarodowych.

W analizie atrybut ten stanowi niezbędny kontekst dla kwoty zapisu księgowego. Pozwala filtrować transakcje według waluty i jest konieczny przy agregowaniu lub porównywaniu kwot z różnych regionów. Aby przeprowadzić miarodajną analizę globalną, może być potrzebne przeliczenie kwot na jedną walutę raportową.

Dostarcza kontekstu niezbędnego do interpretacji kwoty zapisu księgowego oraz umożliwia rzetelną analizę finansową i porównywanie kwot w różnych walutach.

Standardowe pole w nagłówku dokumentu finansowego, często nazywane „Kod waluty” lub „Klucz waluty”.

Atrybut „Czy zautomatyzowano” to flaga logiczna, która odróżnia działania wykonane przez systemy automatyczne, takie jak boty lub zintegrowane księgi pomocnicze, od działań wykonanych ręcznie przez użytkowników.

Atrybut ten jest niezbędny do pomiaru poziomu automatyzacji procesu obsługi zapisów księgowych. Pozwala obliczyć KPI automatyzacji i wskazać możliwości dalszej automatyzacji. Porównanie czasu cyklu i odsetka błędów dla działań automatycznych i ręcznych pomaga uzasadnić inwestycje w technologie automatyzacji, które mogą zwiększyć sprawność i ograniczyć błędy ludzkie.

Pomaga mierzyć poziom automatyzacji procesu i wskazywać zadania ręczne, które można zautomatyzować, aby zwiększyć sprawność i ograniczyć błędy.

Często ustala się go, sprawdzając, czy „Nazwa użytkownika” wskazuje konto systemowe lub serwisowe albo czy transakcja pochodzi z automatycznego systemu źródłowego.

Data księgowania to oficjalna data księgowa transakcji. Określa okres obrotowy, w którym zapis księgowy zostanie ujęty w sprawozdaniu finansowym. Może różnić się od daty utworzenia zapisu lub daty transakcji.

Analiza daty księgowania ma znaczenie dla kontroli finansowej i oceny terminowości. Odstęp między utworzeniem lub zatwierdzeniem zapisu a jego zaksięgowaniem może być ważnym KPI, który wskazuje opóźnienia na końcowym etapie procesu. Data ta służy również do analizy terminowości księgowań i wykrywania zapisów z datą wsteczną lub przypisanych do niewłaściwego okresu, co może budzić zastrzeżenia dotyczące zgodności.

Data ta pozwala obliczać opóźnienia w księgowaniu i sprawdzać, czy zapisy trafiają do właściwego okresu finansowego, co jest niezbędne do rzetelnego raportowania.

Standardowe, obowiązkowe pole w nagłówku wszystkich dokumentów finansowych w systemie ERP.

Atrybut „Dział” łączy zapis księgowy z konkretną jednostką biznesową, funkcją lub centrum kosztów. Te dane organizacyjne pozwalają przypisać działania finansowe do odpowiedzialnego obszaru firmy.

Podobnie jak kod jednostki gospodarczej, dział umożliwia szczegółową analizę danych procesu. Można porównywać sprawność procesu, odsetek poprawek lub czas zatwierdzania w różnych działach. Pomaga to znaleźć dobre praktyki lub wskazać zespoły, które potrzebują większego wsparcia albo dodatkowych wskazówek dotyczących procesu.

Umożliwia analizę procesu i porównywanie wyników w różnych jednostkach biznesowych, co pomaga wykrywać problemy charakterystyczne dla danego działu i znajdować dobre praktyki.

Można go znaleźć w danych nagłówka zapisu księgowego lub jego pozycji. Może być ustalany na podstawie użytkownika, który utworzył zapis, albo centrum kosztów przypisanego do transakcji.

Powód odrzucenia to kod lub opis wyjaśniający, dlaczego zapis księgowy nie został zatwierdzony. Typowe przyczyny to błędne przypisanie konta, brak dokumentacji lub naruszenie zasad.

Atrybut ten jest podstawą analizy przyczyn poprawek i nieefektywności procesu. Analiza częstotliwości poszczególnych powodów odrzucenia pozwala wskazać najczęstsze źródła błędów. Na tej podstawie można zaplanować konkretne działania, takie jak ulepszenie materiałów szkoleniowych, doprecyzowanie zasad lub wprowadzenie kontroli systemowych zapobiegających błędom. Atrybut ten bezpośrednio wspiera KPI, takie jak odsetek odrzuceń i odsetek poprawek.

Atrybut ten pomaga ustalić przyczyny poprawek, wykryć częste błędy i zaplanować odpowiednie szkolenia lub usprawnienia systemu.

Zwykle znajduje się w dzienniku workflow lub historii zatwierdzania zapisu księgowego. Może być polem tekstowym albo wartością wybraną z predefiniowanej listy.