Usprawnij zarządzanie cyklem przychodów

Dlaczego warto usprawniać zarządzanie cyklem przychodów w organizacji?

Zarządzanie cyklem przychodów, czyli RCM, obejmuje wszystkie działania administracyjne i kliniczne, od rejestracji pacjenta i wykonania usługi po pobranie końcowej płatności. Dotyczy to każdego świadczeniodawcy i organizacji korzystającej z systemów takich jak R1 RCM. Nieefektywności w RCM bezpośrednio wpływają na kondycję finansową: opóźniają wpływ środków, zwiększają koszty operacyjne i ryzyko niezgodności, a w efekcie mogą zagrozić stabilności organizacji. Bez jasnego obrazu procesu opartego na danych trudno ustalić, gdzie giną pieniądze, skąd biorą się opóźnienia i które czynności ręczne są zbędne. Zgadywanie może oznaczać utracone przychody i niepotrzebne koszty liczone w milionach.

Usprawnianie RCM to nie tylko szybsze pobieranie płatności. Chodzi także o poprawność rozliczeń, ograniczenie odrzuconych roszczeń, uproszczenie kontaktów finansowych z pacjentami i zachowanie zgodności z przepisami. Przy złożonych rozliczeniach w ochronie zdrowia i rozbudowanych workflow w platformach takich jak R1 RCM analiza danych jest niezbędna do utrzymania dobrych wyników finansowych i sprawnego działania.

Jak process mining pomaga usprawnić RCM w R1 RCM

Process mining pozwala prześledzić i zrozumieć pełny przebieg zdarzenia rozliczeniowego w systemie R1 RCM. Zamiast opierać się na założeniach lub zbiorczych raportach, odtwarza rzeczywistą ścieżkę każdego zdarzenia od początku do końca. Pokazuje kolejne działania, od zlecenia usługi po zamknięcie konta. Dzięki temu można zobaczyć, jak RCM działa w praktyce, traktując „Zdarzenie rozliczeniowe” jako główny identyfikator case.

Analiza dzienników zdarzeń z R1 RCM pozwala zwizualizować cały przebieg procesu i wykryć różnice, odstępstwa oraz pętle poprawek, których często nie widać w standardowych raportach. Można dokładnie wskazać wąskie gardła, ustalić przyczyny opóźnień płatności, wykryć niezgodności i zmierzyć wpływ poszczególnych ścieżek procesu na czas cyklu oraz wyniki finansowe. Szczegółowe dane pomagają wyjść poza objawy i zająć się źródłami nieefektywności w RCM.

Obszary do usprawnienia wykrywane przez process mining

Analiza danych z R1 RCM za pomocą process mining dostarcza praktycznych informacji w kilku ważnych obszarach:

• Rejestracja opłat i poprawność rozliczeń: Sprawdźcie, gdzie rejestracja opłat się opóźnia lub nie dochodzi do skutku, co prowadzi do zaniżonych rozliczeń lub utraty przychodów. Wykryjcie powtarzające się błędy, które skutkują odrzuceniem roszczeń, i ustalcie, których usług lub działów dotyczą.
• Obsługa faktur i rozstrzyganie sporów: Śledźcie czas od wystawienia faktury do płatności lub zgłoszenia sporu. Ustalcie, dlaczego niektóre faktury utknęły, co powoduje spory i jak sprawnie są one rozstrzygane oraz faktury ponownie wystawiane. Pozwoli to ocenić obsługę sporów i ograniczyć opóźnienia w płatnościach.
• Tempo płatności i działania windykacyjne: Analizujcie przyczyny opóźnień w pobieraniu płatności, rozróżniając opóźnienia po stronie płatnika od problemów wewnętrznych. Sprawdźcie, czy działania windykacyjne nie są rozpoczynane zbyt wcześnie i czy niektóre etapy RCM nie powodują zbędnej windykacji. Ułatwi to lepsze wykorzystanie zasobów.
• Zgodność i ograniczanie ryzyka: Sprawdźcie, czy działania w ramach RCM są zgodne z wewnętrznymi zasadami i zewnętrznymi wymogami prawnymi. Process mining może wskazać odstępstwa grożące karami lub kontrolą, dzięki czemu można wcześniej wzmocnić mechanizmy zapewniania zgodności.

Mierzalne efekty dla organizacji

Zastosowanie process mining do analizy danych z R1 RCM może przynieść wymierne korzyści:

• Krótszy cykl przychodów: Skróćcie czas od wykonania usługi do otrzymania końcowej płatności, poprawiając przepływy pieniężne i płynność finansową organizacji. Eliminacja wąskich gardeł i poprawek może znacznie przyspieszyć księgowanie płatności.
• Większe przychody i lepsze przepływy pieniężne: Wykryjcie i odzyskajcie przychody utracone z powodu nieefektywnej rejestracji opłat lub nierozstrzygniętych sporów. Szybsza obsługa i mniej odrzuconych roszczeń oznaczają szybszy wpływ większych kwot na konta.
• Niższe koszty operacyjne: Usprawnijcie workflow, ograniczcie ręczne działania i lepiej rozdzielcie zasoby pracowników zajmujących się rozliczeniami i windykacją. Mniej poprawek i więcej spraw rozwiązywanych za pierwszym razem przekłada się na oszczędności.
• Lepsza zgodność i mniejsze ryzyko: Wcześnie wykrywajcie i korygujcie odstępstwa w procesie, które mogą narazić organizację na ryzyko niezgodności. Ułatwi to przestrzeganie przepisów dotyczących ochrony zdrowia i ograniczy ryzyko wysokich kar.
• Lepsze doświadczenia pacjentów i klientów: Sprawniejszy i dokładniejszy proces rozliczeń oznacza mniej pytań o faktury, mniej nieporozumień i lepsze doświadczenia finansowe pacjentów lub klientów.

Jak rozpocząć usprawnianie RCM

Usprawnianie zarządzania cyklem przychodów w rozbudowanym systemie, takim jak R1 RCM, może wydawać się trudne. Process mining zapewnia jednak przejrzysty obraz działania RCM i pozwala prowadzić usprawnienia w sposób systematyczny, oparty na danych. Śledząc „Zdarzenie rozliczeniowe” w R1 RCM, można precyzyjnie ustalić, gdzie interwencja przyniesie największy efekt. Warto już dziś sprawdzić, jak usprawnić zarządzanie cyklem przychodów i skrócić jego czas w organizacji, wykorzystując analizę procesu do poprawy operacji finansowych.