Szablon danych: zarządzanie stanowiskami od zatrudnienia do odejścia

Czas zdarzenia to znacznik czasu określający dokładny moment wykonania czynności. Nadaje zdarzeniom chronologiczny porządek, dzięki czemu można odtworzyć przebieg procesu.

Ten znacznik czasu stanowi podstawę analiz czasowych. Służy do obliczania czasu między czynnościami, ustalania czasu trwania etapów zatwierdzania oraz mierzenia całkowitego czasu od utworzenia stanowiska do jego obsadzenia. Dokładne znaczniki czasu są niezbędne w dashboardach, takich jak „Czas trwania procesu zarządzania stanowiskami”, oraz przy obliczaniu KPI, na przykład „Średni czas zatwierdzania stanowiska”.

Pozwala uporządkować zdarzenia chronologicznie i obliczać wszystkie wskaźniki czasu, takie jak czas trwania cyklu i czas realizacji.

Zwykle znajduje się w dziennikach systemowych, danych transakcyjnych lub polach daty utworzenia i zmiany dokumentu w systemie źródłowym.

Identyfikator stanowiska to unikalny klucz przypisany do każdego stanowiska, który odróżnia je od pozostałych. Łączy wszystkie czynności i zdarzenia z cyklem życia danego stanowiska, od pierwszego wniosku po jego zamknięcie.

W process mining każdy dziennik zdarzeń musi zawierać identyfikator sprawy, który pozwala grupować powiązane czynności w jedną instancję procesu. Użycie identyfikatora stanowiska jako identyfikatora sprawy pozwala analitykom prześledzić cały przebieg procesu dla każdego stanowiska. Dzięki temu można wizualizować przepływy procesu, obliczać czas jego trwania dla poszczególnych stanowisk oraz identyfikować typowe ścieżki i odstępstwa.

Jest niezbędny do grupowania powiązanych czynności w jedną instancję procesu i analizy całego cyklu życia każdego stanowiska.

Zwykle znajduje się w nagłówku lub głównym rekordzie modułu do zarządzania stanowiskami albo systemu informacji kadrowej (HRIS).

Nazwa czynności opisuje pojedynczy krok lub działanie w cyklu życia stanowiska. Czynności te składają się na mapę procesu i obejmują ważne zdarzenia, takie jak „Rozpoczęto wniosek o stanowisko”, „Otrzymano zatwierdzenie budżetu” czy „Zamknięto stanowisko”.

Analiza tych czynności pozwala zobrazować cały przebieg procesu. Ułatwia ustalenie kolejności zdarzeń, wykrywanie wariantów procesu oraz wskazywanie wąskich gardeł i pętli poprawek, na przykład powtarzających się czynności „Odesłano wniosek o stanowisko do poprawy”. Jasne i spójne nazwy czynności pomagają zbudować dokładny i czytelny model procesu.

Ten atrybut jest podstawą do tworzenia mapy procesu, wykrywania wąskich gardeł i ustalania kolejności zdarzeń w cyklu życia stanowiska.

Pochodzi z dzienników zdarzeń, tabel historii zmian statusu lub kodów transakcji w systemie HR albo systemie do zarządzania stanowiskami.

Ten atrybut zapisuje datę ostatniej aktualizacji zbioru danych na podstawie systemu źródłowego. To pole metadanych informuje, jak aktualne są analizowane dane.

Analitycy korzystają z tej informacji, aby ustalić okres objęty analizą i sprawdzić, czy pracują na najnowszych dostępnych danych. Przy bieżącym monitorowaniu procesu znajomość czasu ostatniej aktualizacji pomaga upewnić się, że dashboardy i KPI odzwierciedlają aktualny stan operacji, a wnioski opierają się na aktualnych informacjach.

Informuje analityków o aktualności danych, dzięki czemu analiza pozostaje miarodajna i opiera się na najnowszych dostępnych informacjach.

Ten znacznik czasu jest zwykle generowany i zapisywany podczas procesu ekstrakcji i transformacji danych (ETL).

Atrybut „System źródłowy” wskazuje pochodzenie danych o procesie. W wielu organizacjach proces od zatrudnienia do odejścia pracownika obejmuje kilka aplikacji, na przykład główny system HR do zarządzania stanowiskami i osobny system śledzenia kandydatów (ATS) do rekrutacji.

Wskazanie systemu źródłowego jest ważne przy łączeniu danych z różnych źródeł w jeden widok procesu. Ułatwia weryfikację danych, rozwiązywanie problemów z integracją i ustalenie, jak poszczególne systemy wpływają na cały proces. Pozwala też wykryć opóźnienia lub rozbieżności w danych, które pojawiają się przy przekazywaniu pracy między systemami.

Informacja o pochodzeniu danych jest niezbędna do ich weryfikacji i analizy procesów obejmujących kilka zintegrowanych systemów.

Informacja ta jest zwykle dostępna w metadanych eksportu danych. Można ją też dodać jako stałą wartość podczas przekształcania danych.

Centrum kosztów to wymiar finansowy, który łączy stanowisko z określoną jednostką budżetową w planie kont organizacji. Służy do planowania finansowego i budżetowania oraz raportowania kosztów zatrudnienia i wynagrodzeń.

W process mining centrum kosztów pozwala analizować proces zarządzania stanowiskami z perspektywy finansowej. Można sprawdzić, czy w niektórych centrach kosztów częściej zmieniają się stanowiska, dłużej trwa ich zatwierdzanie lub rosną koszty rekrutacji. Jest to szczególnie przydatne przy analizie realizacji budżetu i ocenie finansowych skutków decyzji dotyczących stanowisk.

Łączy stanowisko z jednostką finansową, co pozwala analizować przebieg procesu i koszty w poszczególnych obszarach budżetowych.

Dostępne w szczegółach przypisania finansowego lub organizacyjnego stanowiska w systemie HR albo ERP.

Czas zdarzenia oznacza rozpoczęcie czynności, a czas zakończenia wskazuje, kiedy została ona ukończona. Różnica między tymi wartościami określa czas realizacji lub trwania danej czynności. W przypadku zdarzeń natychmiastowych czas zakończenia może być taki sam jak czas rozpoczęcia.

Ten atrybut pomaga ustalić, które czynności zajmują najwięcej czasu. Ułatwia wykrywanie nieefektywnych etapów i szczegółową analizę wąskich gardeł. Na przykład analiza czasu zakończenia etapów zatwierdzania pozwala ustalić, które z nich trwają najdłużej i odpowiednio ukierunkować działania usprawniające.

Pozwala obliczyć czas realizacji poszczególnych czynności i ustalić, które zadania zajmują najwięcej czasu.

Często występuje obok czasu rozpoczęcia w dziennikach zdarzeń systemu lub danych transakcyjnych. Można go też wyznaczyć na podstawie czasu rozpoczęcia kolejnego zdarzenia.

Atrybut „Dział” określa miejsce stanowiska w strukturze organizacji, przypisując je do konkretnej części firmy, na przykład finansów, inżynierii lub sprzedaży. Pozwala porównywać przebieg procesu zarządzania stanowiskami w różnych obszarach firmy.

Filtrowanie lub grupowanie danych według działu pomaga wykrywać różnice w przebiegu procesu, takie jak dłuższy czas zatwierdzania lub częstsze poprawki w niektórych działach. Wnioski te mogą pomóc ukierunkować działania usprawniające i wskazać dobre praktyki z działów osiągających lepsze wyniki, które warto udostępnić w całej organizacji.

Pozwala porównywać procesy w różnych jednostkach biznesowych i wykrywać różnice w efektywności, zgodności i kosztach.

Dostępny w głównych danych stanowiska lub module zarządzania organizacją systemu HR.

Atrybut „Imię i nazwisko kierownika” wskazuje osobę, która będzie nadzorować pracownika na nowym stanowisku. Często jest to osoba składająca wniosek, która odgrywa ważną rolę w procesie zatwierdzania i rekrutacji.

Atrybut ten jest podstawą dashboardu „Analiza wąskich gardeł w procesie zatwierdzania”. Grupowanie czynności według kierownika pozwala wykryć osoby, które mogą spowalniać proces z powodu dużego obciążenia lub potrzeby dodatkowego szkolenia. Ułatwia też analizę zaangażowania kierowników i sposobu podejmowania decyzji.

Wskazuje osobę zaangażowaną w proces, co pozwala analizować opóźnienia w zatwierdzaniu i wzorce przebiegu procesu związane z konkretnymi kierownikami.

Dostępne w szczegółach stanowiska, zwykle w strukturze podległości lub przypisaniu organizacyjnym.

Nazwa stanowiska określa rolę lub funkcję przypisaną do stanowiska. Jednej nazwie może odpowiadać wiele stanowisk, a ten atrybut dostarcza informacji o charakterze zarządzanej roli.

Analiza procesu według nazwy stanowiska lub szerszej grupy zawodów może ujawnić prawidłowości dotyczące określonych ról. Na przykład zatwierdzanie stanowisk dla kadry kierowniczej lub specjalistów może trwać dłużej, a rekrutacja może być bardziej złożona niż w przypadku stanowisk dla początkujących. Te informacje pomagają dostosować strategie rekrutacyjne i ustalać realistyczne terminy.

Dostarcza informacji o roli i pozwala analizować różnice w przebiegu procesu dla różnych rodzajów stanowisk, poziomów i funkcji.

Zapisana w głównych danych stanowiska, często powiązana z centralnym katalogiem stanowisk lub profilem stanowiska w systemie HR.

Nazwa użytkownika wskazuje pracownika, na przykład kierownika, partnera biznesowego HR lub osobę odpowiedzialną za budżet, która wykonała dane zadanie. Może to być osoba składająca wniosek o stanowisko, zatwierdzająca etap lub zmieniająca szczegóły stanowiska.

Ten atrybut jest potrzebny do analizy wydajności pracy, rozkładu obciążenia i zgodności. Pomaga odpowiedzieć na pytania: „Którzy użytkownicy obsługują najwięcej wniosków?” lub „Czy opóźnienia wiążą się z konkretnymi osobami zatwierdzającymi?”. Służy też do analizy rozdziału obowiązków, aby upewnić się, że zadań wymagających kontroli nie wykonuje ta sama osoba.

Umożliwia analizę rozkładu obciążenia, pracy użytkowników i zgodności, a także pomaga wykrywać potrzeby szkoleniowe i ograniczenia zasobów.

Zwykle jest dostępna w szczegółach transakcji, dziennikach zmian lub ścieżkach audytu, często pod identyfikatorem użytkownika.

Status stanowiska określa jego stan w cyklu życia. Atrybut ten zmienia się w miarę postępu procesu. Stanowisko może mieć początkowo status „Oczekuje na zatwierdzenie”, następnie „Otwarte, trwa rekrutacja”, później „Obsadzone”, a na końcu „Zamknięte”.

Atrybut ten jest niezbędny do analizy statusów i tworzenia dashboardów, takich jak „Analiza nieaktualnych i nieaktywnych stanowisk”. Analiza czasu spędzonego w każdym statusie pozwala wykryć wąskie gardła, na przykład stanowiska zbyt długo pozostające otwarte. Pomaga też planować zasoby i oceniać ogólną kondycję procesu rekrutacyjnego.

Pozwala sprawdzić, jak długo stanowiska pozostają w poszczególnych stanach. Jest to ważne przy wykrywaniu nieaktualnych stanowisk i planowaniu zatrudnienia.

Zwykle jest zapisany w głównym rekordzie stanowiska i aktualizowany przy zmianie statusu.

Grupa zawodowa obejmuje powiązane nazwy stanowisk. Na przykład inżynierowie oprogramowania, testerzy QA i inżynierowie DevOps mogą należeć do grupy zawodowej „Inżynieria”. Pozwala to kategoryzować i analizować stanowiska na szerszym poziomie niż pojedyncza nazwa stanowiska.

Uwzględnienie grupy zawodowej w analizie pozwala spojrzeć na trendy dotyczące zatrudnienia i efektywność procesu z szerszej perspektywy. Organizacja może porównać cykl życia stanowisk w różnych funkcjach, na przykład w finansach i IT. Dzięki temu można wykryć wąskie gardła lub dobre praktyki charakterystyczne dla danej funkcji i wykorzystać je w planowaniu zatrudnienia.

Pozwala analizować proces na wysokim poziomie przez grupowanie podobnych stanowisk i ułatwia śledzenie trendów w różnych funkcjach firmy.

Określona w katalogu stanowisk lub strukturze stanowisk organizacji i zapisana jako atrybut profilu stanowiska albo rekordu stanowiska.

Identyfikator wniosku rekrutacyjnego łączy proces zarządzania stanowiskami z procesem rekrutacji. Po zatwierdzeniu stanowiska i przygotowaniu go do obsadzenia zwykle tworzy się wniosek rekrutacyjny, który formalnie rozpoczyna działania związane z zatrudnieniem.

Uwzględnienie tego identyfikatora pozwala przeanalizować cały cykl od zatrudnienia do odejścia pracownika. Umożliwia połączenie danych o utworzeniu i zatwierdzeniu stanowiska z późniejszymi danymi rekrutacyjnymi, takimi jak pozyskiwanie kandydatów, rozmowy kwalifikacyjne i oferty. Dzięki temu można przeanalizować całkowity czas obsadzenia stanowiska, od złożenia wniosku do rozpoczęcia pracy przez kandydata.

Łączy stanowisko z procesem rekrutacji, umożliwiając szerszą analizę całego cyklu pozyskiwania talentów.

Zwykle generowany przez system śledzenia kandydatów (ATS) lub moduł rekrutacyjny i powiązany z rekordem stanowiska w głównym systemie HRIS.

Atrybut „Lokalizacja” określa biuro, miasto, stan lub kraj przypisany do stanowiska. Informacje geograficzne pomagają zrozumieć regionalne różnice w rekrutacji i rozmieszczeniu pracowników.

Analiza procesu według lokalizacji może ujawnić istotne różnice. Mogą one wynikać na przykład z lokalnej sytuacji na rynku pracy, odmiennych ścieżek zatwierdzania w poszczególnych krajach lub wymogów zgodności, które wydłużają proces w niektórych regionach. Taka analiza wspiera ujednolicanie procesów na poziomie globalnym, z uwzględnieniem niezbędnych różnic lokalnych.

Umożliwia analizę geograficzną, która pomaga wykrywać regionalne różnice w efektywności procesu, zapotrzebowaniu na pracowników i wymogach zgodności.

Zapisana w głównych danych stanowiska jako część informacji organizacyjnych.

Atrybut „Powód zmiany” wyjaśnia konkretne, często nietypowe zdarzenia w procesie. Obejmuje przyczyny odrzucenia wniosku, uzasadnienie zmiany klasyfikacji stanowiska lub komentarze dodane przy odesłaniu wniosku do osoby składającej go w celu wprowadzenia poprawek.

Te dane jakościowe są bardzo przydatne w analizie przyczyn źródłowych. Wyjaśniają, dlaczego proces przebiegał inaczej niż zwykle. Analiza powodów odrzucenia może na przykład ujawnić częste problemy we wnioskach o stanowisko, takie jak brak informacji o budżecie lub niejasny opis stanowiska. Wnioski te pomagają zwiększyć odsetek wniosków zatwierdzanych za pierwszym razem i ograniczyć liczbę poprawek dotyczących stanowisk.

Dostarcza kontekstu potrzebnego do zrozumienia poprawek, odrzuceń i innych odstępstw, co ułatwia analizę ich przyczyn i usprawnianie procesu.

Zwykle znajduje się w polach komentarzy, notatkach lub polach kodu przyczyny powiązanych z odrzuceniem, poprawą lub modyfikacją wniosku.