Usprawnij proces obsługi faktur w ramach Purchase to Pay

Dlaczego warto usprawnić proces obsługi faktur od zakupu do płatności?

Sprawna obsługa faktur jest podstawą dobrze działającego procesu od zakupu do płatności (P2P). W organizacjach korzystających z Microsoft Dynamics 365 zarządzanie fakturą od momentu jej otrzymania do zapłaty może być złożone. Nieefektywności w tym procesie powodują wymierne problemy: zwiększają koszty operacyjne, prowadzą do kar za opóźnienia w płatnościach, utraty rabatów za wcześniejszą zapłatę i pogorszenia relacji z dostawcami. Ręczne działania, opóźnienia na etapie zatwierdzania i odstępstwa od zasad zgodności spowalniają przepływ środków pieniężnych, zwiększają ryzyko i ograniczają kapitał obrotowy.

Aby skutecznie usprawnić proces, trzeba poznać rzeczywistą ścieżkę faktury w Microsoft Dynamics 365, a nie tylko przebieg zaplanowany. Bez takiego obrazu trudno ustalić przyczyny opóźnień, na przykład długiego zatwierdzania lub ponownego blokowania płatności. W efekcie problemy rozwiązuje się doraźnie, bez usuwania ich źródeł, a nieefektywności w obsłudze faktur nadal się powtarzają.

Jak process mining pomaga analizować obsługę faktur

Process mining pozwala analizować proces obsługi faktur w Microsoft Dynamics 365 na podstawie danych. Po pobraniu dzienników zdarzeń bezpośrednio z systemu można odtworzyć dokładną, obiektywną ścieżkę każdej faktury. Numer faktury służy jako identyfikator case, dzięki czemu można zobaczyć cały cykl, od „Otrzymano fakturę” do „Zrealizowano płatność”, wraz z czynnościami pośrednimi, takimi jak „Zakodowano fakturę”, „Wysłano fakturę do zatwierdzenia” czy „Obsłużono rozbieżność w dopasowaniu”.

Taka analiza pozwala odejść od założeń i sprawdzić rzeczywisty przebieg procesu. Można wskazać odstępstwa od standardowej ścieżki, wykryć nieoczekiwaną ponowną pracę oraz zmierzyć czas poświęcony na każdą czynność i oczekiwanie na kolejny etap. Ułatwia to ocenę workflow zatwierdzania, wykrywanie luk w zgodności i wskazywanie wąskich gardeł, które spowalniają obsługę faktur w używanym systemie Microsoft Dynamics 365.

Obszary do usprawnienia wykrywane przez process mining

Analiza procesu obsługi faktur często wskazuje kilka obszarów, które warto usprawnić:

• Usprawnienie workflow zatwierdzania: Wykryj ukryte opóźnienia na etapach zatwierdzania, ustal, którzy zatwierdzający regularnie powodują zatory, i sprawdź, czy faktury trafiają do niewłaściwych działów lub osób. Na tej podstawie można precyzyjnie dostosować konfigurację zatwierdzania w Microsoft Dynamics 365.
• Rozwiązywanie rozbieżności w dopasowaniu: Przeanalizuj częstotliwość i czas trwania czynności takich jak „Obsłużono rozbieżność w dopasowaniu”. Ustalenie, dlaczego i gdzie pojawiają się rozbieżności, może pomóc usprawnić tworzenie zamówień zakupu (PO), przyjmowanie towarów lub rejestrowanie danych z faktur, a tym samym ograniczyć ręczne uzgadnianie.
• Zarządzanie blokadami płatności: Śledź cykl blokad płatności, w tym czynności „Ustawiono blokadę płatności” i „Zwolniono blokadę płatności”. Ustal powtarzające się przyczyny blokad i opracuj sposoby zapobiegania im, aby płatności były realizowane terminowo i bez zbędnych przestojów.
• Możliwości automatyzacji: Wskaż ręczne lub powtarzalne czynności, które angażują dużo zasobów i mogą zostać zautomatyzowane. Usprawnienie tych działań w Microsoft Dynamics 365 może znacznie skrócić czas obsługi i obniżyć koszty.

Oczekiwane efekty usprawnienia procesu

Zastosowanie process mining do analizy obsługi faktur może przynieść wymierne korzyści:

• Krótszy czas cyklu: Znaczne skrócenie średniego czasu od otrzymania faktury do zapłaty. Bezpośrednio wpływa to na kapitał obrotowy i zwiększa elastyczność finansową.
• Niższe koszty: Ograniczenie pracy ręcznej i ponownego wykonywania czynności oraz uniknięcie kar za opóźnienia w płatnościach pozwala obniżyć koszty operacyjne.
• Większa zgodność: Wykrywanie i korygowanie odstępstw od procesu pomaga przestrzegać wewnętrznych zasad i zewnętrznych regulacji oraz wzmacnia mechanizmy kontroli w Microsoft Dynamics 365.
• Lepsze relacje z dostawcami: Szybsze i dokładniejsze płatności sprzyjają dobrym relacjom z dostawcami i mogą pomóc uzyskać korzystniejsze warunki płatności lub rabaty.
• Lepsze wykorzystanie kapitału obrotowego: Przyspieszenie płatności za faktury i ograniczenie kosztów obsługi uwalnia środki na inne inwestycje.

Jak rozpocząć usprawnianie obsługi faktur

Usprawnianie procesu obsługi faktur w Microsoft Dynamics 365 warto zacząć od poznania jego obecnego przebiegu. Analiza process mining dostarcza informacji potrzebnych do zaplanowania konkretnych zmian. Już teraz można wykryć wąskie gardła i nieefektywne działania, a następnie usprawnić workflow obsługi faktur, by przetwarzać je szybciej i dokładniej.