Usprawnij zarządzanie umowami

Dlaczego warto usprawnić zarządzanie umowami w Agiloft

Zarządzanie umowami stanowi podstawę relacji handlowych każdej organizacji, ale często kryją się w nim nieefektywności. Nawet w rozbudowanej platformie, takiej jak Agiloft, dostępność narzędzi automatyzacji nie eliminuje wąskich gardeł, powtarzania pracy ani ryzyka związanego ze zgodnością w całym procesie. Opóźnienia w przygotowaniu umów, przeciągające się negocjacje i przeoczone terminy odnowień wpływają na przychody, zwiększają koszty operacyjne i narażają organizację na ryzyko prawne oraz finansowe. Aby zachować elastyczność działania, trzeba poznać rzeczywisty przebieg umów, a nie tylko ten zaplanowany. Usprawnianie zarządzania umowami w Agiloft to nie tylko kwestia efektywności. Chodzi również o ochronę interesów firmy, lepszą współpracę z interesariuszami i zapewnienie zgodności ze zmieniającymi się przepisami.

Jak process mining pokazuje przebieg cyklu życia umów w Agiloft

Process mining pozwala analizować rzeczywisty przebieg każdej umowy w systemie Agiloft na podstawie danych. Zamiast opierać się na założeniach lub pojedynczych relacjach, odtwarza cały cykl życia umowy na podstawie dzienników zdarzeń systemu i pokazuje, jak umowy faktycznie przechodzą przez organizację. W przypadku zarządzania umowami w Agiloft oznacza to dokładne odwzorowanie każdego etapu, od pierwszego wniosku, przez zawarcie umowy i monitorowanie zobowiązań, aż po jej odnowienie lub rozwiązanie. Interaktywna mapa procesu pokazuje najczęstsze ścieżki, odstępstwa od standardowych procedur i nieoczekiwane powroty do wcześniejszych etapów. Dzięki temu można ustalić, gdzie umowy czekają na dalsze działania, kto uczestniczy w opóźnieniach i które czynności najbardziej wydłużają czas obsługi. Wiedza o rzeczywistych różnicach w przebiegu procesu pomaga podejmować trafne decyzje, usprawniać operacje, ograniczać błędy i lepiej wykorzystywać możliwości Agiloft.

Gdzie szukać możliwości usprawnienia zarządzania umowami

Process mining pozwala skupić się na konkretnych obszarach procesu zarządzania umowami w Agiloft i je usprawnić. Można dzięki niemu:

• Wykrywać wąskie gardła w weryfikacji i zatwierdzaniu: Ustalić, które etapy, działy lub osoby regularnie opóźniają weryfikację wewnętrzną lub prawną. Na tej podstawie można lepiej rozdzielić zasoby albo zmienić workflow zatwierdzania.
• Ograniczać nieefektywność negocjacji: Wizualizować przebieg negocjacji, w tym liczbę rund nanoszenia poprawek i kolejnych wersji, aby ustalić, co je przedłuża i jak je przyspieszyć.
• Wykrywać luki w zgodności: Sprawdzać, czy wymagane etapy, takie jak kontrole zgodności lub przekazanie określonych informacji, są pomijane albo opóźniane. Ułatwia to przestrzeganie przepisów i wewnętrznych zasad.
• Porównywać zadania zautomatyzowane i ręczne: Rozróżniać zadania sprawnie zautomatyzowane w Agiloft od tych, które nadal wymagają ręcznej obsługi. Pozwala to wskazać możliwości dalszej automatyzacji i ograniczyć nakład pracy oraz liczbę błędów.
• Analizować działania po zawarciu umowy: Oceniać sprawność monitorowania zobowiązań, obsługi wniosków o zmianę i odnawiania umów, aby utrzymać ich wartość.

Mierzalne efekty usprawnienia umów w Agiloft

Wnioski z process mining można przełożyć na konkretne, mierzalne usprawnienia w zarządzaniu umowami w Agiloft. Można oczekiwać:

• Skrócenia czasu obsługi umów: Mniej czasu od złożenia wniosku do zawarcia umowy oznacza szybsze uzyskanie przychodów i lepszą współpracę biznesową.
• Obniżenia kosztów operacyjnych: Mniej czasu i zasobów poświęcanych na obsługę umów pozwala zespołom prawnym, zakupowym i sprzedażowym skupić się na ważniejszych zadaniach.
• Poprawy zgodności i ograniczenia ryzyka: Wypełnianie zobowiązań umownych i przestrzeganie wymogów prawnych pomaga ograniczyć ryzyko prawne i finansowe.
• Zwiększenia wartości umów: Lepsze strategie negocjacyjne oraz terminowe odnowienia i zmiany pozwalają w pełni wykorzystać wartość każdej umowy.
• Większego zadowolenia interesariuszy: Krótszy czas obsługi i większa przejrzystość poprawiają relacje z działami wewnętrznymi oraz partnerami zewnętrznymi.

Jak rozpocząć optymalizację procesu zarządzania umowami w Agiloft

Do rozpoczęcia optymalizacji zarządzania umowami w Agiloft za pomocą process mining nie jest potrzebna specjalistyczna wiedza z zakresu data science. Analiza danych pozwala przekształcić cykl życia umowy z potencjalnego źródła opóźnień w sprawny proces zgodny z wymaganiami. Już dziś można sprawdzić rzeczywiste wyniki obsługi umów i podejmować decyzje na podstawie danych.