Szablon danych do zarządzania umowami

Identyfikator umowy jednoznacznie wskazuje konkretną umowę i łączy wszystkie powiązane z nią zdarzenia oraz działania. Każdy rekord w dzienniku zdarzeń odpowiada działaniu wykonanym w ramach umowy, a ten identyfikator grupuje powiązane działania.

W analizie process mining ten atrybut jest niezbędny do odtworzenia pełnego przebiegu każdej umowy. Umożliwia wizualizację przepływu procesu, obliczanie czasu od złożenia wniosku do zawarcia umowy oraz podział analizy według cech poszczególnych umów.

To podstawowy identyfikator, który pozwala śledzić pełny przebieg umowy. Bez niego nie można analizować procesu od początku do końca ani obliczać KPI dla poszczególnych spraw.

Zwykle jest to klucz główny tabeli umów w Agiloft.

Ten atrybut określa datę i godzinę każdego działania zapisanego w historii umowy. Pozwala ustalić chronologiczną kolejność zdarzeń, co ma zasadnicze znaczenie dla odkrywania i analizy procesu.

Czas rozpoczęcia służy do obliczania odstępów między działaniami, wykrywania wąskich gardeł i mierzenia czasu realizacji. Jest podstawą niemal wszystkich KPI opartych na czasie, takich jak „Średni czas zawarcia umowy” i „Średni czas trwania etapu akceptacji”.

Ten znacznik czasu jest niezbędny do ustalania kolejności zdarzeń, obliczania czasu trwania i analizy wyników procesu w czasie. Bez niego process mining nie jest możliwy.

Odpowiada znacznikowi czasu działania zapisanego w historii umowy albo tabelach ścieżki audytu w Agiloft.

Ten atrybut zawiera znacznik czasu ostatniego pobrania danych. Pozwala ocenić ich aktualność i zarządzać harmonogramem odświeżania.

Użytkownicy sprawdzają ten znacznik, aby upewnić się, że wyświetlane informacje są aktualne, i ustalić, jakiego okresu dotyczy analiza. To ważna metadana każdej rzetelnej analizy opartej na danych.

Pozwala sprawdzić aktualność danych, co ma znaczenie przy podejmowaniu trafnych decyzji biznesowych we właściwym czasie.

Ten znacznik czasu jest generowany i dodawany podczas procesu pobierania, przekształcania i ładowania danych (ETL).

Ten atrybut opisuje wykonany krok procesu, na przykład „Przygotowano projekt umowy”, „Przeprowadzono przegląd prawny” lub „Zawarto/podpisano umowę”. Działania te składają się na mapę procesu.

Analiza kolejności i częstotliwości działań pomaga ustalić główny przebieg procesu, wykryć odstępstwa i pętle poprawek oraz wskazać najczęstsze lub najbardziej czasochłonne kroki. Atrybut jest niezbędny do tworzenia dashboardów, takich jak „Przegląd całego cyklu życia umowy” i „Warianty procesu przygotowania umowy”.

Działania określają kroki na mapie procesu. Ten atrybut jest niezbędny do wizualizacji przebiegu procesu i zrozumienia, jakie prace są wykonywane.

Dane pochodzą z działania lub zmiany statusu zapisanej w historii umowy albo tabelach ścieżki audytu w Agiloft.

Ten atrybut wskazuje źródło danych dotyczących zarządzania umowami. W tym procesie jego wartością będzie zawsze „Agiloft”.

W szerszych analizach obejmujących dane z wielu systemów pole to pomaga ustalić pochodzenie danych i prawidłowo określić zakres analizy. Zapewnia kontekst i możliwość prześledzenia źródła danych.

Wskazuje źródło danych, co ma znaczenie dla zarządzania danymi, rozwiązywania problemów i łączenia danych z wielu źródeł.

To stała wartość, którą należy dodać podczas pobierania i przekształcania danych.

Czas rozpoczęcia wskazuje, kiedy działanie się zaczęło, a czas zakończenia określa, kiedy dobiegło końca. Różnica między tymi wartościami to czas realizacji danego działania.

W process mining oba znaczniki czasu pozwalają dokładniej analizować wykorzystanie zasobów oraz rozróżniać czas oczekiwania od czasu aktywnej pracy. Można na przykład ustalić, jak długo trwała sama praca nad przeglądem prawnym, a jak długo dokument czekał w kolejce. Umożliwia to obliczenie KPI „Czas realizacji przeglądu prawnego”.

Pozwala obliczyć rzeczywisty czas realizacji działania i oddzielić aktywną pracę od oczekiwania, co ułatwia dokładniejszą analizę wąskich gardeł.

W niektórych systemach ta wartość jest dostępna bezpośrednio. Często ustala się ją na podstawie czasu rozpoczęcia kolejnego działania w danej sprawie. W Agiloft może być konieczne wyliczenie jej ze ścieżki audytu.

Data wygaśnięcia określa koniec okresu obowiązywania umowy. Jest niezbędna do zarządzania odnowieniami i rozwiązaniami umów oraz zapobiegania niezamierzonemu wygaśnięciu lub automatycznemu odnowieniu.

Ten atrybut stanowi podstawę dashboardu „Nadchodzące terminy i statusy umów” oraz KPI „Odsetek działań dotyczących umów wykonanych w terminie”. Pozwala z wyprzedzeniem zarządzać końcem okresu obowiązywania umowy, terminowo przeprowadzać odnowienia lub rozwiązania i nie przeoczyć ważnych dat.

Ułatwia proaktywne zarządzanie umowami i pomaga nie przeoczyć terminów ich odnowienia lub rozwiązania.

To standardowe pole daty w głównej tabeli umów w Agiloft.

Ten atrybut określa dział związany z umową, na przykład „Sprzedaż”, „Dział prawny”, „Zakupy” lub „Finanse”. Informacje można powiązać z właścicielem umowy albo użytkownikiem, który wykonał konkretne działanie.

Ten wymiar ma duże znaczenie dla dashboardu „Czynniki wpływające na zmienność czasu realizacji umów”. Umożliwia filtrowanie i porównywanie wyników procesu w różnych działach, a także sprawdzenie, czy w niektórych działach proces trwa dłużej, częściej wymaga poprawek lub przebiega inaczej. Można na przykład porównać czas przeglądu prawnego umów zgłoszonych przez dział sprzedaży i dział zakupów.

Umożliwia porównywanie wyników między jednostkami biznesowymi i pomaga wykrywać problemy oraz dobre praktyki charakterystyczne dla poszczególnych działów.

Informacje można pobrać z tabel profili użytkowników albo bezpośrednio z rekordu umowy w Agiloft.

Ten atrybut wskazuje organizację lub osobę, która podpisuje umowę z drugą stroną. Kontrahent może znacząco wpływać na przebieg i czas negocjacji oraz na warunki umowy.

Analiza wyników procesu według kontrahenta jest jednym z celów dashboardów „Czynniki wpływające na zmienność czasu realizacji umów” i „Częstotliwość zmian w negocjacjach”. Pomaga ustalić, z którymi partnerami negocjacje trwają dłużej lub wymagają większej liczby poprawek. Na tej podstawie można dostosować strategię negocjacyjną i lepiej zarządzać relacjami.

Pomaga ustalić, jak poszczególni partnerzy zewnętrzni wpływają na czas i złożoność negocjacji, co ułatwia prognozowanie i planowanie strategii.

To standardowe pole w głównej tabeli umów albo dane pobrane z powiązanej tabeli firm lub kont w Agiloft.

Ten atrybut wskazuje osobę odpowiedzialną za wykonanie danego kroku procesu, na przykład osobę przygotowującą projekt umowy lub prawnika przeprowadzającego przegląd. Dane pochodzą zwykle z informacji o użytkowniku powiązanych z działaniem w ścieżce audytu systemu.

Analiza według użytkownika jest niezbędna w dashboardzie „Analiza obciążenia pracą przy umowach”. Pomaga ocenić rozkład pracy, różnice w wynikach poszczególnych osób i potrzeby szkoleniowe. Ułatwia też ustalenie, kto odpowiada za konkretne działania.

Umożliwia analizę obciążenia pracą i porównanie wyników, a także wykrywanie wąskich gardeł związanych z konkretnymi zasobami i identyfikowanie dobrych praktyk.

Dane znajdują się zwykle w tabelach historii umowy lub ścieżki audytu i są powiązane z użytkownikiem, który wprowadził zmianę.

Rodzaj umowy określa charakter i wzór dokumentu. Poszczególne rodzaje umów często przebiegają według różnych wariantów procesu, różnią się stopniem złożoności i angażują inne osoby.

Ten atrybut jest niezbędny do analizy porównawczej i ma duże znaczenie dla dashboardów „Czynniki wpływające na zmienność czasu realizacji umów” oraz „Częstotliwość zmian w negocjacjach”. Podział procesu według rodzaju umowy pomaga ustalić, dlaczego niektóre umowy trwają dłużej, wymagają większej liczby poprawek lub częściej odbiegają od standardowego przebiegu.

Pomaga wyjaśnić istotne różnice w złożoności, czasie trwania i ryzyku procesu. To podstawowy atrybut umożliwiający sensowny podział procesu na grupy.

To standardowe pole w głównej tabeli umów w Agiloft.

Ten atrybut wskazuje bieżący etap umowy, na przykład „Przygotowywana”, „W trakcie przeglądu”, „Zawarta”, „Wygasła” lub „Rozwiązana”. Pokazuje, na jakim etapie znajduje się umowa w danym momencie.

W process mining działania często definiuje się na podstawie zmian statusu w czasie. Status umowy można wykorzystać do filtrowania analizy, na przykład tak, aby uwzględnić tylko umowy aktywne, zawarte lub wygasłe. Atrybut ten wspiera dashboard „Nadchodzące terminy i statusy umów”.

Pozwala szybko sprawdzić bieżący etap umowy oraz filtrować i dzielić analizę na sprawy w toku i zakończone.

To standardowe pole w głównej tabeli umów w Agiloft.

Ten atrybut określa całkowitą wartość finansową umowy, niezależnie od tego, czy chodzi o przychód, koszt czy zobowiązanie. Wartość często wpływa na poziom kontroli i złożoność procesu akceptacji.

Wartość umowy jest niezbędna w dashboardzie „Trendy wartości i liczby zawartych umów”, który pozwala analizować finansowy wpływ wyników procesu. Można też sprawdzić zależność między wartością umowy a czasem realizacji, na przykład ustalić, czy zawieranie umów o wysokiej wartości trwa znacznie dłużej. Ułatwia to ustalanie priorytetów i usprawnianie workflow.

Zapewnia kontekst finansowy procesu, umożliwiając analizę i ustalanie priorytetów według wartości oraz ocenę biznesowych skutków opóźnień.

To standardowe pole w głównej tabeli umów w Agiloft.

Ta miara pokazuje, ile czasu zajmuje uzyskanie wszystkich wymaganych akceptacji wewnętrznych i prawnych dla umowy. Zwykle pomiar rozpoczyna się wraz z pierwszą czynnością weryfikacyjną (np. „Przekazano do weryfikacji wewnętrznej”), a kończy po uzyskaniu ostatniej wymaganej akceptacji.

Atrybut ten stanowi podstawę KPI „Średni czas trwania etapu akceptacji” i jest ważnym elementem dashboardu „Analiza wąskich gardeł w weryfikacji i akceptacji”. Pozwala osobno analizować ten istotny etap cyklu życia umowy i ustalić, co opóźnia weryfikację oraz akceptację.

Pokazuje, ile czasu zajmuje etap akceptacji, i pomaga wskazać oraz ograniczyć opóźnienia w tej części procesu.

Wartość oblicza się na podstawie dziennika zdarzeń, wyznaczając dla każdej umowy różnicę między rozpoczęciem pierwszej czynności akceptacyjnej a zakończeniem ostatniej.

Ta miara pokazuje czas od rozpoczęcia negocjacji z podmiotem zewnętrznym (np. „Rozpoczęto negocjacje z drugą stroną”) do uzgodnienia ostatecznej wersji umowy i jej akceptacji przez drugą stronę.

To podstawowa miara dashboardu „Czas trwania etapu negocjacji” i KPI „Średni czas negocjacji”. Analiza tego czasu pomaga ocenić sprawność negocjacji, ustalić, które typy umów lub kontrahenci wydłużają ten etap, oraz znaleźć sposoby na usprawnienie współpracy.

Pokazuje sprawność negocjacji i pomaga skrócić czas poświęcany na uzgodnienia z podmiotami zewnętrznymi.

Wartość oblicza się na podstawie dziennika zdarzeń, mierząc czas od czynności „Rozpoczęto negocjacje z drugą stroną” do czynności kończącej, takiej jak „Otrzymano akceptację drugiej strony”.

Atrybut ten jest wyliczany przez porównanie rzeczywistego znacznika czasu zakończenia czynności weryfikacji (np. „Wykonano weryfikację wewnętrzną”) z wartością „ReviewSlaDueDate”. Przyjmuje wartość „true”, jeśli weryfikacja odbyła się w terminie, i „false”, jeśli była opóźniona.

Ta flaga zasila dashboard „Terminowość weryfikacji umów względem SLA”, który ułatwia wizualizację zgodności z terminami. Upraszcza też obliczanie KPI „Odsetek weryfikacji zgodnych z SLA”, ponieważ wystarczy zliczyć wartości true i false.

Jednoznacznie wskazuje, czy dotrzymano SLA, dzięki czemu łatwo mierzyć, wizualizować i raportować zgodność z wewnętrznymi terminami.

Wartość oblicza się dla każdej umowy przez porównanie „EventTime” czynności kończącej weryfikację z „ReviewSlaDueDate”.

Ten atrybut określa liczbę kolejnych wersji umowy, szczególnie na etapie przygotowania i negocjacji. Duża liczba poprawek może wskazywać na problemy ze wzorami umów, złożone negocjacje lub niejasne wymagania początkowe.

Wskaźnik ten bezpośrednio wspiera dashboard „Częstotliwość zmian w negocjacjach” i KPI „Częstotliwość poprawek do umów”. Analiza liczby poprawek pomaga ustalić, które rodzaje umów lub kontrahenci wymagają najwięcej uzgodnień, i wskazuje możliwości usprawnienia przygotowania umów oraz negocjacji.

Pozwala określić skalę poprawek i złożoność negocjacji, a także wskazać możliwości poprawy jakości wzorów umów i strategii negocjacyjnych.

Wartość tę zwykle oblicza się, zliczając w dzienniku zdarzeń wystąpienia działań „Wprowadzono poprawki do umowy” lub „Zmieniono umowę” dla każdego identyfikatora umowy.

Ten atrybut wskazuje, czy do przygotowania umowy wykorzystano standardowy wzór, a jeśli tak, to który. Spójne korzystanie ze wzorów usprawnia przygotowywanie umów.

Analiza tego atrybutu wspiera KPI „Odsetek umów wymagających poprawek po przygotowaniu projektu” i „Odsetek umów zaakceptowanych wewnętrznie za pierwszym razem”. Porównanie wyników umów przygotowanych na podstawie różnych wzorów lub bez wzoru pozwala ustalić, które z nich sprawdzają się najlepiej i gdzie warto ujednolicić sposób pracy.

Ułatwia ocenę skuteczności standardowych szablonów i wspiera standaryzację, co może znacznie skrócić czas przygotowania umów i ograniczyć liczbę poprawek.

Może to być pole w rekordzie umowy w Agiloft, wypełniane podczas tworzenia umowy na podstawie szablonu.

Ten atrybut wskazuje osobę z działu prawnego odpowiedzialną za działanie „Przeprowadzono przegląd prawny”. Zapewnia dokładniejszy obraz obciążenia pracą niż ogólne pole „Użytkownik”, które może obejmować wiele różnych ról.

Jest przydatny w dashboardzie „Analiza obciążenia pracą przy umowach”, ponieważ pozwala skupić się na wydajności i możliwościach zespołu prawnego. Ułatwia ocenę rozkładu pracy w zespole i sprawdzenie, czy czas przeglądu jest dłuższy w przypadku konkretnych osób. Wspiera też KPI „Średni czas realizacji przeglądu prawnego”.

Umożliwia szczegółową analizę obciążenia pracą i wyników zespołu prawnego, co ułatwia efektywne zarządzanie jego zasobami.

Może to być osobne pole umowy wskazujące przypisanego prawnika albo wartość ustalona na podstawie nazwy użytkownika powiązanej z działaniem dotyczącym przeglądu prawnego.

Ten atrybut określa termin SLA dla konkretnych działań związanych z przeglądem. Wyznacza oczekiwany czas realizacji i służy do pomiaru wyników względem wewnętrznych celów.

Data ta jest niezbędna do działania dashboardu „Realizacja SLA dla przeglądów umów” i powiązanego KPI „Odsetek przeglądów zrealizowanych zgodnie z SLA”. Porównanie rzeczywistego czasu zakończenia przeglądu z terminem pozwala ustalić, czy proces spełnia założone standardy obsługi, i wskazać obszary, w których SLA jest często przekraczane.

Umożliwia pomiar wyników względem wewnętrznych terminów, co ma znaczenie dla egzekwowania SLA i skracania czasu przeglądu.

W Agiloft może to być pole obliczane na podstawie daty złożenia umowy i zdefiniowanych reguł SLA albo data wprowadzana ręcznie.

Ten atrybut pozwala odróżnić działania wykonywane przez ludzi od działań systemowych, takich jak automatyczne aktualizacje statusu, powiadomienia czy workflow uruchamiane przez system.

W analizie pomaga ocenić poziom automatyzacji procesu zarządzania umowami. Można go użyć do pomiaru efektów wdrożonych rozwiązań, wskazania kolejnych możliwości automatyzacji i sprawdzenia, czy zautomatyzowane kroki działają zgodnie z oczekiwaniami i nie powodują wąskich gardeł.

Pomaga mierzyć poziom automatyzacji procesu i ustalić, które kroki wykonują systemy, a które ludzie.

Wartość można ustalić na podstawie określonych kont systemowych, na przykład „System” lub „Administrator”, w historii działań albo przez oznaczenie konkretnych typów działań automatycznych.