Usprawnij proces Record to Report: zamknięcie okresu i uzgodnienia

Dlaczego warto usprawnić proces Record to Report: zamknięcie okresu i uzgadnianie?

Proces Record to Report (R2R), obejmujący zamknięcie okresu i uzgadnianie, stanowi podstawę operacji finansowych. Bezpośrednio wpływa na zdolność organizacji do sporządzania dokładnych sprawozdań finansowych w terminie. Platformy takie jak Workiva usprawniają wiele aspektów raportowania finansowego i zgodności, ale sam proces nadal może być nieefektywny, zależny od pracy ręcznej i obciążony ukrytymi wąskimi gardłami. Opóźnienia w zamknięciu okresu lub błędy w uzgodnieniach zwiększają obciążenie zespołów finansowych. Mogą też prowadzić do niedotrzymania terminów raportowania, ryzyka niezgodności i mniejszego zaufania do danych finansowych. Koszty nieefektywnego cyklu R2R wykraczają poza nakład pracy, wpływając również na decyzje strategiczne i relacje z inwestorami.

Usprawnienie procesu Record to Report: zamknięcie okresu i uzgadnianie nie polega wyłącznie na przyspieszeniu pracy. Chodzi także o zwiększenie wiarygodności i rzetelności sprawozdawczości finansowej. Wymaga to zrozumienia rzeczywistego przebiegu działań od rozpoczęcia zamknięcia okresu do jego zakończenia. Obejmuje to zbieranie danych, księgowanie transakcji, rozliczenia międzyokresowe, uzgodnienia między spółkami, uzgadnianie kont bilansowych oraz kont zysków i strat, korekty i końcowe zatwierdzenia. Szczegółowa analiza tych sekwencji pozwala precyzyjnie wskazać miejsca, w których proces napotyka problemy, i wdrożyć ukierunkowane usprawnienia.

Jak process mining usprawnia operacje R2R w Workiva

Process mining pozwala analizować rzeczywisty przebieg procesu Record to Report: zamknięcie okresu i uzgadnianie w Workiva na podstawie danych. Zamiast polegać na relacjach pracowników lub statycznych mapach procesów, process mining wykorzystuje dzienniki zdarzeń z Workiva i zintegrowanych systemów, aby odtworzyć przebieg zamknięcia każdego okresu finansowego. Taki widok obejmuje cały cykl, od rozpoczęcia zamknięcia okresu po zatwierdzenie sprawozdań finansowych i zakończenie okresu.

Śledząc działania dla każdego okresu finansowego, który pełni funkcję identyfikatora sprawy, można wskazać konkretne źródła opóźnień. Można analizować rzeczywisty czas cyklu dla ważnych działań, takich jak „Rozpoczęto uzgadnianie konta bilansowego” lub „Sprawdzono i zatwierdzono uzgodnienie”. Powtarzające się działania mogą wskazywać na poprawki, a odstępstwa ujawniają różnice względem przyjętego przebiegu procesu. Może się na przykład okazać, że „Zaksięgowano korygujące zapisy księgowe” często występuje po „Wygenerowano sprawozdania finansowe”, co wskazuje na potrzebę wcześniejszej interwencji. Taka analiza pomaga wykrywać wąskie gardła w uzgadnianiu i korygowaniu, które często opóźniają zamknięcie, oraz sprawdzać, czy wszystkie kroki są zgodne z przyjętymi standardami sprawozdawczości finansowej.

Obszary do usprawnienia wskazane przez process mining

Analiza procesu Record to Report: zamknięcie okresu i uzgadnianie w Workiva za pomocą process mining pozwala wskazać kilka obszarów, które warto usprawnić:

• Szybsze uzgadnianie: Wskaż konta, kategorie uzgodnień lub działy, w których uzgadnianie trwa najdłużej. Ustal przyczyny opóźnień, takie jak brak danych źródłowych, wielokrotne rundy weryfikacji lub późne dostarczenie dokumentów potwierdzających. Dzięki temu można usprawnić te etapy i skrócić cały cykl zamknięcia okresu.
• Usprawnienie korygujących zapisów księgowych: Analizuj terminy, częstotliwość i charakter korygujących zapisów księgowych. Process mining może pokazać, czy korekty są wprowadzane zbyt późno i powodują dodatkową pracę albo czy określone rodzaje korekt regularnie sprawiają problemy. Pozwala to lepiej zarządzać procesem i podejmować działania z wyprzedzeniem.
• Sprawniejsza weryfikacja i zatwierdzanie: Wskaż wąskie gardła na etapach weryfikacji i zatwierdzania uzgodnień oraz sprawozdań finansowych. Sprawdź, dlaczego niektóre weryfikacje trwają dłużej lub angażują więcej osób, niż to konieczne. Następnie można usprawnić workflow i skrócić czas zatwierdzania.
• Lepsza zgodność i gotowość do audytu: Wizualizacja rzeczywistego przebiegu procesu pozwala sprawdzić przestrzeganie kontroli wewnętrznych i wymogów regulacyjnych. Można wykryć pominięte działania lub działania wykonane w niewłaściwej kolejności, a tym samym wskazać potencjalne ryzyka dotyczące zgodności i wzmocnić ścieżkę audytową.

Oczekiwane wyniki i mierzalne korzyści

Wykorzystanie process mining do usprawnienia procesu Record to Report: zamknięcie okresu i uzgadnianie w Workiva może przynieść wymierne korzyści:

• Krótszy cykl zamknięcia finansowego: Znacznie skróć czas potrzebny na każde zamknięcie finansowe, przyspieszając przygotowanie sprawozdań i zwiększając elastyczność działania.
• Większa dokładność i wiarygodność: Ogranicz błędy i korekty po zamknięciu, wcześniej wykrywając i usuwając ich przyczyny. Dzięki temu sprawozdania finansowe będą bardziej wiarygodne.
• Lepsze wykorzystanie zasobów: Sprawdź, gdzie zasoby są wykorzystywane nieefektywnie, aby lepiej rozdzielać zadania i równoważyć obciążenie między działami.
• Większa zgodność: Zapewnij konsekwentne przestrzeganie polityk wewnętrznych i przepisów zewnętrznych, ogranicz ryzyko niezgodności i lepiej przygotuj się do audytu.
• Lepszy wgląd i kontrola: Uzyskaj przejrzysty obraz całego procesu Record to Report, aby zarządzać nim z wyprzedzeniem i stale go usprawniać.

Jak rozpocząć usprawnianie zamknięcia okresu w procesie Record to Report

Wykorzystaj dane, aby usprawnić proces Record to Report: zamknięcie okresu i uzgadnianie. Analiza pełnego przebiegu działań w Workiva pozwala wykryć ukryte nieefektywności, usunąć wąskie gardła oraz skrócić cykl sprawozdawczości finansowej i poprawić jej dokładność. Już dziś rozpocznij pracę nad sprawniejszym, zgodnym z wymaganiami i bardziej przejrzystym zamknięciem finansowym.