> Ciągłe doskonalenie procesów > Fakturowanie i wystawianie faktur, od zamówienia do płatności > Microsoft Dynamics 365

Usprawnij proces Order to Cash: rozliczanie i fakturowanie

6 kroków do optymalizacji rozliczania i fakturowania w Dynamics 365.
Usprawnij proces Order to Cash: rozliczanie i fakturowanie
Fakturowanie i wystawianie faktur, od zamówienia do płatności
Microsoft Dynamics 365

Wybierz proces

Wybierz proces, aby kontynuować pracę w połączonym obszarze roboczym.

Dostępne procesy
Proces ogólny 1 Cykl życia wytwarzania oprogramowania 6 Należności 7 Obsługa faktur w procesie od zakupu do płatności 8 Obsługa faktur zobowiązań 7 Obsługa klienta 7 Obsługa listy płac 7 Obsługa płatności 7 Obsługa płatności zobowiązań 7 Obsługa roszczeń 6 Obsługa wydatków 6 Obsługa zgłoszeń serwisowych 7 Obsługa zwrotów i zwrotów środków 7 Od leada do płatności 7 Od zakupu do płatności: zamówienie zakupu 8 Od zamówienia do płatności: fakturowanie i wystawianie faktur 8 Onboarding klientów KYC 6 Onboarding pracownika 6 Order to Cash: obsługa zleceń sprzedaży 8 Planowanie produkcji 6 Proces od zatrudnienia do odejścia pracownika 8 Proces od zatrudnienia do odejścia pracownika: zarządzanie stanowiskami 4 Purchase to Pay: zapotrzebowania 8 Record to Report, zapisy księgowe 7 Record to Report: zamknięcie okresu i uzgodnienia 7 Rekrutacja i pozyskiwanie talentów 6 Ścieżka pacjenta 6 Udzielanie kredytów 6 Utrzymanie majątku 6 Zarządzanie cyklem przychodów 6 Zarządzanie incydentami 6 Zarządzanie jakością 6 Zarządzanie kredytami i windykacja należności 7 Zarządzanie łańcuchem dostaw 7 Zarządzanie magazynem 6 Zarządzanie problemami 6 Zarządzanie transportem 6 Zarządzanie umowami 6 Zarządzanie zapasami 7 Zarządzanie zmianami 6
Dostępne systemy
Wyzwania(11)Cele(10)6 krokówPodglądWynikiDaneFAQ(5)

Usprawnij fakturowanie i wystawianie faktur w Microsoft Dynamics 365

Opóźnienia w obsłudze faktur i problemy z uzgadnianiem rozrachunków bezpośrednio wpływają na przepływy pieniężne. Nasza platforma pomaga wykryć ukryte wąskie gardła i nieefektywne działania w procesie rozliczania i fakturowania. Można sprawdzić, jak usprawnić operacje, skrócić okres spływu należności (DSO) i uzyskać lepszy wgląd w sytuację finansową.

Pobierz gotowy szablon danych i poznaj częste wyzwania, które utrudniają osiągnięcie celów efektywnościowych. Skorzystaj z planu doskonalenia w sześciu krokach oraz przewodnika po szablonie danych, aby usprawnić operacje.

Pokaż szczegółowy opis

Dlaczego warto usprawnić proces fakturowania i wystawiania faktur, od zamówienia do płatności?

Proces fakturowania i wystawiania faktur, od zamówienia do płatności, ma bezpośredni wpływ na kondycję finansową organizacji. Oddziałuje na przepływy pieniężne, rentowność i zadowolenie klientów. Nieefektywne fakturowanie, zwłaszcza w złożonym systemie takim jak Microsoft Dynamics 365, może prowadzić do opóźnionych płatności, wzrostu wskaźnika Days Sales Outstanding (DSO), błędów w uzgadnianiu i niezadowolenia klientów. Problemy te blokują kapitał obrotowy i pochłaniają zasoby, które trzeba przeznaczyć na ręczne ponaglenia i rozwiązywanie sporów. Usprawnienie procesu pozwala nie tylko ograniczyć koszty, lecz także szybciej ujmować przychody, trafniej prognozować wyniki finansowe i zwiększyć efektywność operacyjną. Aby znaleźć i wyeliminować ukryte nieefektywności, trzeba zrozumieć rzeczywisty przebieg faktury od jej utworzenia do otrzymania płatności.

Jak process mining usprawnia analizę fakturowania i wystawiania faktur

Process mining ułatwia usprawnienie procesu fakturowania i wystawiania faktur, od zamówienia do płatności, w Microsoft Dynamics 365. Zamiast opierać się na założeniach lub pojedynczych relacjach, process mining pobiera dane o zdarzeniach bezpośrednio z modułu Finance GL w Microsoft Dynamics 365. Odtwarza rzeczywisty przebieg każdej faktury i przedstawia proces w przejrzysty sposób na podstawie danych. Pozwala dokładnie ustalić, gdzie powstają wąskie gardła, wykryć pętle ponownej pracy i znaleźć odstępstwa od założonego przebiegu procesu. Można na przykład sprawdzić, dlaczego faktury są opóźnione między etapami „Faktura zaakceptowana” i „Faktura wysłana do klienta” albo znaleźć przyczyny długiego uzgadniania płatności po zdarzeniu „Otrzymano płatność od klienta”. Obiektywny obraz rzeczywistego procesu ułatwia podejmowanie decyzji o jego usprawnieniu i pomaga odpowiedzieć na pytania, takie jak „jak skrócić czas cyklu fakturowania i wystawiania faktur, od zamówienia do płatności”.

Obszary wymagające poprawy wskazane przez process mining

Analiza danych dotyczących fakturowania i wystawiania faktur w Microsoft Dynamics 365 za pomocą process mining może wskazać kilka obszarów wymagających poprawy:

  • Sprawność tworzenia i akceptacji faktur: Wykryjcie opóźnienia między realizacją zamówienia sprzedaży a utworzeniem faktury oraz wąskie gardła w workflow akceptacji, które wydłużają cały cykl.
  • Terminowe dostarczanie faktur: Sprawdźcie, ile czasu mija od akceptacji faktury do jej dostarczenia klientowi. Wskażcie problemy z metodami dostawy lub kanałami komunikacji.
  • Zachowania płatnicze i zgodność: Poznajcie wzorce płatności klientów, oceńcie skuteczność przypomnień i znajdźcie faktury, których płatność regularnie przekracza termin. Ułatwi to zarządzanie ryzykiem kredytowym i zapewnienie zgodności.
  • Rozliczanie i uzgadnianie płatności: Usprawnijcie często złożony proces od otrzymania płatności od klienta do jej rozliczenia i uzgodnienia. Ograniczy to nakład pracy ręcznej i liczbę błędów.
  • Ponowna praca i wyjątki: Automatycznie wykrywajcie przypadki poprawiania, ponownej akceptacji lub ponownego wysyłania faktur. Określcie koszty i wpływ tych wyjątków na efektywność procesu.

Oczekiwane efekty usprawnienia procesu fakturowania

Systematyczne wykorzystanie process mining w procesie fakturowania i wystawiania faktur, od zamówienia do płatności, w Microsoft Dynamics 365 może przynieść wymierne korzyści:

  • Niższy wskaźnik Days Sales Outstanding (DSO): Szybsze dostarczanie faktur, sprawniejsza akceptacja i skuteczniejsze odzyskiwanie należności mogą znacząco skrócić czas zamiany sprzedaży na gotówkę.
  • Lepsze przepływy pieniężne i wyższy kapitał obrotowy: Szybsze odzyskiwanie gotówki bezpośrednio zwiększa kapitał obrotowy i zapewnia większą elastyczność oraz stabilność finansową.
  • Większa dokładność fakturowania: Wykrycie i usunięcie przyczyn błędów prowadzi do dokładniejszych faktur, mniejszej liczby sporów i niższych kosztów administracyjnych.
  • Większa efektywność operacyjna: Automatyzacja zadań ręcznych i usunięcie zbędnych kroków pozwalają zespołowi finansowemu skupić się na działaniach planowych zamiast na bieżącym rozwiązywaniu problemów.
  • Lepsza zgodność i gotowość do audytu: Jasno określony i przejrzysty proces ułatwia przestrzeganie wewnętrznych zasad i zewnętrznych przepisów oraz upraszcza audyty.

Jak zacząć usprawniać proces fakturowania

Process mining pozwala odejść od zgadywania i wprowadzać konkretne usprawnienia w procesie fakturowania i wystawiania faktur, od zamówienia do płatności. Wizualizacja i analiza rzeczywistego przebiegu zdarzeń w danych z Microsoft Dynamics 365 pokazują, gdzie optymalizacja przyniesie największy efekt. Zacznijcie od poznania rzeczywistego przebiegu cyklu życia faktury, aby usprawnić fakturowanie, zwiększyć jego dokładność i poprawić kondycję finansową organizacji.

Fakturowanie i wystawianie faktur, od zamówienia do płatności zarządzanie fakturami należności optymalizacja przepływów pieniężnych obsługa płatności Obniżenie DSO dział finansowy dokładność fakturowania zgodność finansowa uzgadnianie faktur O2C Zarządzanie przychodami Cykl fakturowania

Typowe problemy i wyzwania

Wskaż wyzwania, które Państwa dotyczą

Opóźnienia między realizacją zamówienia sprzedaży a wystawieniem faktury przesuwają moment ujęcia przychodów i wydłużają wskaźnik Days Sales Outstanding (DSO). Obciążają przepływy pieniężne i obniżają dokładność sprawozdawczości finansowej, zwłaszcza gdy nie zostaną dotrzymane określone w umowie etapy fakturowania. ProcessMind analizuje dzienniki zdarzeń w Microsoft Dynamics 365, aby wskazać, gdzie i dlaczego wystawianie faktur opóźnia się po realizacji zamówienia. Ujawnia wąskie gardła, ograniczenia zasobów i problemy systemowe w procesie fakturowania i wystawiania faktur, od zamówienia do płatności, co pozwala wprowadzić ukierunkowane usprawnienia i przyspieszyć fakturowanie.

Ręczny lub złożony workflow akceptacji faktur powoduje znaczne opóźnienia, utrudnia terminowe wysyłanie faktur, a w konsekwencji opóźnia wpływ płatności. Różnice w czasie akceptacji między działami lub użytkownikami sprawiają, że przebieg procesu fakturowania i wystawiania faktur, od zamówienia do płatności, jest trudny do przewidzenia. ProcessMind mapuje rzeczywiste ścieżki akceptacji faktur w Microsoft Dynamics 365 i wskazuje konkretne kroki lub osoby powodujące wąskie gardła. Ujawnia odstępstwa od standardowych procedur i pokazuje, jak uprościć workflow oraz ujednolicić czas akceptacji, aby zwiększyć efektywność.

Opóźnienia lub problemy z dostarczaniem faktur klientom, zarówno elektronicznie, jak i w formie papierowej, prowadzą do opóźnionych płatności i wzrostu wskaźnika Days Sales Outstanding (DSO). Przyczyną mogą być nieaktualne dane kontaktowe klientów lub nieefektywne metody dostawy w procesie fakturowania i wystawiania faktur, od zamówienia do płatności. ProcessMind analizuje dane o zdarzeniach, śledząc czynność „Faktura wysłana do klienta” i późniejsze zdarzenia związane z płatnością. Pozwala powiązać opóźnienia z konkretnymi metodami dostawy lub segmentami klientów. Ułatwia optymalizację kanałów dystrybucji faktur i sposobów komunikacji w Microsoft Dynamics 365, skracając czas oczekiwania na płatność.

Wysoki wskaźnik Days Sales Outstanding (DSO) oznacza, że klienci płacą za faktury długo po terminie, co poważnie obciąża przepływy pieniężne i kapitał obrotowy. Może to wskazywać na problemy ze strategią windykacyjną w procesie fakturowania i wystawiania faktur, od zamówienia do płatności, lub z dokładnością faktur. ProcessMind przedstawia cykl życia każdej faktury w Microsoft Dynamics 365, od jej wystawienia po uzgodnienie płatności, i wskazuje faktury, których płatność regularnie przekracza termin. Ujawnia wzorce, na przykład segmenty klientów lub typy faktur, które najbardziej przyczyniają się do wysokiego DSO. Dzięki temu można lepiej ukierunkować działania windykacyjne i dostosować zasady.

Częste ręczne korekty, poprawki lub ponowne wykonywanie pracy po wystawieniu faktury wskazują na błędy lub nieefektywności w procesie fakturowania. Pochłaniają zasoby, zwiększają koszty operacyjne i stwarzają dodatkowe ryzyko pomyłek w cyklu fakturowania i wystawiania faktur, od zamówienia do płatności. ProcessMind wykrywa, gdzie i dlaczego w Microsoft Dynamics 365 wprowadza się ręczne korekty. Śledzi czynności takie jak „Faktura zaakceptowana” lub „Płatność zaksięgowana w księdze” i wskazuje późniejsze modyfikacje. Ujawnia przyczyny problemów, takie jak błędy przy wprowadzaniu danych, nieprawidłowa konfiguracja systemu lub odstępstwa od procesu, co pozwala je systematycznie eliminować i automatyzować wybrane czynności.

Trudno ustalić, ile dokładnie trwa przypisanie płatności klienta do otwartej faktury, a następnie uzgodnienie jej w księdze. Może to prowadzić do nieprawidłowych danych o stanie gotówki i niezadowolenia klientów. Brak przejrzystości utrudnia zarządzanie przepływami pieniężnymi w procesie fakturowania i wystawiania faktur, od zamówienia do płatności. ProcessMind mapuje przebieg od zdarzenia „Otrzymano płatność od klienta” przez „Płatność zaksięgowana w księdze” do „Płatność rozliczona/uzgodniona” w Microsoft Dynamics 365. Ujawnia opóźnienia, wąskie gardła i zbędne kroki przy rozliczaniu płatności, wskazując możliwości usprawnienia uzgadniania i poprawy dokładności prognoz przepływów pieniężnych.

Niejednolite egzekwowanie warunków płatności wobec klientów lub w różnych regionach oznacza utracone przychody z odsetek za opóźnienia i utrudnia przewidywanie wpływów gotówkowych. Osłabia dyscyplinę finansową i komplikuje prognozowanie przepływów pieniężnych w dziale obsługującym proces fakturowania i wystawiania faktur, od zamówienia do płatności. ProcessMind analizuje zdarzenia „Nadszedł termin płatności” i „Otrzymano płatność od klienta” dla każdej faktury w Microsoft Dynamics 365, porównując rzeczywiste daty płatności z ustalonymi warunkami. Wskazuje klientów, warunki lub regiony, w których najczęściej dochodzi do opóźnień, co pozwala lepiej egzekwować zasady i dostosować komunikację z klientami.

Nieskuteczne lub wysyłane z opóźnieniem przypomnienia o płatności zwiększają liczbę przeterminowanych faktur i wydłużają cykl windykacji. Z kolei zbyt częste lub błędne przypomnienia mogą irytować klientów i szkodzić relacjom w procesie fakturowania i wystawiania faktur, od zamówienia do płatności. ProcessMind analizuje czas i kolejność czynności „Wysłano przypomnienie o płatności” względem zdarzeń „Nadszedł termin płatności” i „Otrzymano płatność od klienta” w Microsoft Dynamics 365. Wskazuje skuteczne strategie przypominania, pominięte przypomnienia i nadmierną liczbę powiadomień, pomagając usprawnić windykację i poprawić obsługę klienta.

Niezgodności między płatnościami klientów a otwartymi fakturami oraz opóźnienia w uzgadnianiu otrzymanej gotówki z zapisami w księdze powodują zaległości i wymagają znacznego nakładu pracy ręcznej. Obniżają wiarygodność dokumentacji finansowej i efektywność procesu fakturowania i wystawiania faktur, od zamówienia do płatności. ProcessMind śledzi pełną ścieżkę w Microsoft Dynamics 365, od zdarzenia „Otrzymano płatność od klienta” przez „Płatność rozliczona/uzgodniona” do „Faktura zamknięta”. Wskazuje niepełne rozliczenia, płatności częściowe wymagające wielu zapisów i inne rozbieżności, ujawniając ich przyczyny i ułatwiając usprawnienie workflow uzgadniania.

Odstępstwa od ustalonego i zoptymalizowanego przebiegu procesu fakturowania i wystawiania faktur, od zamówienia do płatności, często wynikają z doraźnych ręcznych interwencji lub obejść. Powodują nieefektywność i ryzyko niezgodności. Trudno je wykryć i zmierzyć, co prowadzi do nierównych wyników. ProcessMind automatycznie odkrywa wszystkie rzeczywiste ścieżki faktur w Microsoft Dynamics 365, od zdarzenia „Wystawiono fakturę” do „Faktura zamknięta”. Przedstawia typowe i nietypowe ścieżki oraz określa ich częstotliwość i wpływ. Dzięki temu organizacje mogą ujednolicić proces i ograniczyć odstępstwa.

W procesie fakturowania i wystawiania faktur, od zamówienia do płatności, konkretni użytkownicy lub działy regularnie stają się wąskim gardłem. Opóźnia to ważne czynności, takie jak akceptacja i wysyłanie faktur czy uzgadnianie płatności. Nierówny podział pracy ogranicza przepustowość procesu i zwiększa obciążenie pracowników. ProcessMind analizuje czas trwania czynności i przypisanie ich do użytkowników na podstawie atrybutów takich jak „Osoba odpowiedzialna” i „Dział fakturowania” w dziennikach zdarzeń Microsoft Dynamics 365. Wskazuje, gdzie gromadzi się praca i kto jest stale przeciążony. Te dane ułatwiają lepsze przydzielanie zasobów i usprawnienie przebiegu procesu.

Typowe cele

Określ, jak wygląda sukces

Skrócenie czasu od realizacji zamówienia sprzedaży do wystawienia faktury bezpośrednio wpływa na przepływy pieniężne i zadowolenie klientów. Ograniczenie opóźnień pozwala szybciej dostarczać faktury, zmniejsza liczbę sporów i przyspiesza płatności. Celem jest skrócenie czasu potrzebnego na wystawienie faktury po spełnieniu wszystkich warunków realizacji zamówienia. ProcessMind przedstawia cały proces fakturowania i wystawiania faktur, od zamówienia do płatności, w Microsoft Dynamics 365 i pokazuje dokładny czas między zdarzeniami „Zrealizowano zamówienie sprzedaży” i „Wystawiono fakturę”. Wykrycie wąskich gardeł i różnic w tym przekazaniu pracy pozwala znaleźć przyczyny opóźnień, takie jak konkretne działania użytkowników lub konfiguracja systemu, i wprowadzić ukierunkowane usprawnienia, aby szybciej wystawiać faktury.

Niejednolita i powolna akceptacja faktur może znacznie wydłużyć cały proces fakturowania i wystawiania faktur, od zamówienia do płatności, oraz zwiększyć wskaźnik Days Sales Outstanding (DSO). Sprawny proces akceptacji pozwala szybko przeprowadzić faktury przez wymagane kontrole, bez zbędnych przestojów, i szybciej dostarczyć je klientom. ProcessMind mapuje wszystkie ścieżki akceptacji faktur w Microsoft Dynamics 365, pokazując rzeczywisty czas ich trwania i wskazując konkretne kroki lub osoby powodujące opóźnienia. Analiza czasu cyklu i pętli ponownej pracy dla czynności „Faktura zaakceptowana” pozwala przeprojektować workflow akceptacji, wprowadzić automatyzację tam, gdzie jest to uzasadnione, i skrócić czas akceptacji nawet o 30%, przyspieszając zamianę należności na gotówkę.

Terminowe dostarczanie faktur klientom za pośrednictwem skutecznych kanałów ma duże znaczenie dla terminowych płatności. Nieefektywne metody dostawy mogą opóźniać płatności, powodować pytania klientów i zwiększać nakład pracy administracyjnej. Celem jest usprawnienie wysyłania i odbierania faktur oraz poprawa obsługi klienta. ProcessMind analizuje przebieg od zdarzenia „Wystawiono fakturę” do „Faktura wysłana do klienta” i wskazuje popularne metody dostawy oraz związane z nimi opóźnienia i niepowodzenia w procesie fakturowania i wystawiania faktur, od zamówienia do płatności. Ujawnia nieefektywne kanały i kroki, co pozwala usprawnić dostarczanie faktur, na przykład zautomatyzować wysyłkę e-maili lub zintegrować system z platformami e-fakturowania. Dzięki temu klienci szybciej otrzymują faktury, a liczba ponagleń spada.

Wysoki wskaźnik Days Sales Outstanding (DSO) oznacza, że firma dłużej czeka na spłatę należności, co negatywnie wpływa na przepływy pieniężne i kapitał obrotowy. Celem jest skrócenie średniego czasu, jaki upływa od wystawienia faktury do otrzymania płatności od klienta, a tym samym poprawa płynności i stabilności finansowej. ProcessMind pokazuje cały przebieg procesu windykacji należności w Microsoft Dynamics 365, od zdarzenia „Faktura wysłana do klienta” do „Płatność od klienta otrzymana”. Analiza rzeczywistych zachowań płatniczych, typowych przyczyn opóźnień i wpływu różnych warunków płatności pozwala wdrożyć ukierunkowane działania, takie jak usprawnienie procesu monitowania lub rabaty za wcześniejszą płatność, aby znacząco obniżyć DSO.

Częste ręczne korekty i poprawki w procesie fakturowania generują koszty, zwiększają ryzyko błędów i obniżają efektywność. Celem jest znalezienie i usunięcie przyczyn tych ręcznych interwencji. Pozwala to wystawiać dokładniejsze faktury, ograniczyć koszty operacyjne i skrócić czas realizacji procesu Order to Cash, obejmującego fakturowanie i rozliczenia. ProcessMind pokazuje wszystkie warianty procesu i wskazuje pętle oraz czynności świadczące o ręcznych poprawkach, takie jak powtarzające się zdarzenia „Faktura zatwierdzona” lub „Faktura skorygowana” w Microsoft Dynamics 365. Analiza dzienników zdarzeń pozwala ustalić, gdzie i dlaczego dochodzi do poprawek, wykryć problemy z jakością danych lub błędną konfigurację systemu oraz zautomatyzować powtarzalne zadania, ograniczając nakład pracy ręcznej.

Dokładne i terminowe rozliczanie płatności jest niezbędne do prawidłowego raportowania finansowego, uzgadniania kont klientów i ograniczania rozbieżności, które mogą obniżać ich zadowolenie. Celem jest ograniczenie błędów przy przypisywaniu otrzymanych płatności do właściwych faktur i kont księgi głównej. ProcessMind śledzi przebieg od zdarzenia „Płatność od klienta otrzymana” przez „Płatność zaksięgowana w księdze” do czynności „Płatność rozliczona z fakturą”. Pokazuje typowe rozbieżności, problemy z uzgadnianiem i wpływ ręcznych interwencji w Microsoft Dynamics 365. Wyniki analizy można wykorzystać do ujednolicenia procesu, automatyzacji reguł dopasowywania i poprawy szkoleń, aby zwiększyć dokładność rozliczania płatności.

Niespójne przestrzeganie uzgodnionych warunków płatności utrudnia przewidywanie przepływów pieniężnych, zwiększa nakład pracy związany z odzyskiwaniem należności i może pogarszać relacje z klientami. Celem jest dopilnowanie, aby działania związane z odzyskiwaniem należności, w tym przypomnienia i monity, były konsekwentnie dostosowane do warunków płatności określonych dla każdej faktury. ProcessMind porównuje atrybut „Termin płatności” ze zdarzeniem „Płatność od klienta otrzymana” dla każdego numeru faktury w Microsoft Dynamics 365, wskazując przypadki niezgodne z ustalonymi warunkami. Ułatwia też analizę wpływu różnych warunków płatności na rzeczywiste zachowania klientów oraz sprawdzenie, na jakim etapie, na przykład po zdarzeniu „Wysłano przypomnienie o płatności”, należy podjąć dalsze działania.

Nieskuteczny proces monitowania i wysyłania przypomnień może wydłużać opóźnienia w płatnościach i zwiększać wskaźnik Days Sales Outstanding (DSO). Celem jest dobranie odpowiedniego terminu, częstotliwości i treści przypomnień, aby zachęcały do terminowej płatności, nie zniechęcając przy tym klientów. ProcessMind odwzorowuje kolejność zdarzeń związanych z „Upłynął termin płatności” i „Wysłano przypomnienie o płatności” dla każdego numeru faktury w Microsoft Dynamics 365. Analiza wpływu różnych strategii przypominania na szybkość płatności pozwala ustalić skuteczną sekwencję monitów, zautomatyzować wysyłkę przypomnień w odpowiednim czasie i ograniczyć ręczną obsługę należności, co przyspiesza płatności.

Nieplanowane lub niestandardowe warianty procesu Order to Cash, obejmującego fakturowanie i rozliczenia, obniżają efektywność, zwiększają ryzyko niezgodności i utrudniają skalowanie operacji. Celem jest wykrycie tych odstępstw i skierowanie procesu na najbardziej efektywną ścieżkę zgodną z wymaganiami. ProcessMind automatycznie wykrywa wszystkie rzeczywiste ścieżki obsługi faktur w Microsoft Dynamics 365 i porównuje je z docelowym, standardowym przebiegiem. Wskazanie miejsc i przyczyn odstępstw, takich jak ręczne korekty lub nieoczekiwane pętle, pomaga stosować dobre praktyki, usprawniać workflow i zapewniać obsługę faktur zgodnie z najbardziej efektywną ścieżką. Zwiększa to stabilność całego procesu.

Niedobór zasobów w dziale fakturowania może opóźniać cały proces Order to Cash, obejmujący fakturowanie i rozliczenia, obniżając produktywność i morale pracowników. Celem jest efektywny przydział zasobów, wykrycie przeciążonych obszarów i usprawnienie workflow, aby zapewnić sprawny przebieg operacji. ProcessMind analizuje czas trwania czynności i przydział zasobów. Wskazuje, którzy użytkownicy lub działy, określeni w atrybucie „Osoba odpowiedzialna”, są przeciążeni lub przyczyniają się do powstawania wąskich gardeł. Wizualizacja wykorzystania zasobów w Microsoft Dynamics 365 pozwala lepiej rozłożyć obciążenie, zautomatyzować rutynowe zadania i usprawnić proces, uwalniając zasoby do zadań przynoszących większą wartość. W efekcie rośnie przepustowość procesu.

6 kroków do usprawnienia procesu Order to Cash: fakturowanie i rozliczenia

1
Pobierz szablon
2
Wyeksportuj dane
3
Prześlij zbiór danych
4
Przeanalizuj proces
5
Wprowadź usprawnienia
6
Monitoruj proces
1

Pobierz szablon

Co zrobić

Pobierz szablon Excel przygotowany dla danych procesu Order to Cash, obejmującego fakturowanie i rozliczenia w Microsoft Dynamics 365. Zawiera on strukturę dostosowaną do danych procesowych.

Zobacz przewodnik po szablonie danych Pobierz szablon

Dlaczego to ważne

Gotowy szablon pomaga zachować spójność i dokładność danych. Ułatwia późniejszą analizę i przyspiesza uzyskanie pierwszych wniosków.

Oczekiwany rezultat

Gotowy szablon do ekstrakcji danych z procesu Order to Cash, obejmującego fakturowanie i rozliczenia w D365.

CO ZYSKAJĄ PAŃSTWO

Wykryj ukryte wąskie gardła w rozliczaniu w Dynamics 365

ProcessMind pokazuje rzeczywisty przebieg rozliczania i fakturowania w Microsoft Dynamics 365. Można prześledzić każdy krok, wykryć ukryte opóźnienia i zlokalizować problemy z uzgadnianiem rozrachunków, aby poprawić przepływy pieniężne i skrócić DSO.
  • Zobacz cały proces rozliczania, od początku do końca
  • Wykryj opóźnienia w obsłudze faktur
  • Szybko zlokalizuj problemy z uzgadnianiem rozrachunków
  • Skróć okres spływu należności (DSO)
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPOWE WYNIKI

Efekty usprawnienia procesu Order to Cash: fakturowanie i rozliczenia

Poniżej przedstawiono typowe usprawnienia uzyskiwane podczas optymalizacji procesów Order to Cash, w szczególności fakturowania i rozliczeń w Microsoft Dynamics 365. Analiza numeru faktury jako identyfikatora case pozwala uzyskać praktyczne informacje o efektywności procesu.

0 %
Szybsze wystawianie faktur

Skrócenie średniego czasu wystawienia faktury

Przyspieszenie wystawiania faktur po realizacji zamówień sprzedaży skraca cykl fakturowania i usprawnia operacje.
0 days
Sprawniejsze zatwierdzanie faktur

Przyspieszenie workflow zatwierdzania

Skrócenie średniego czasu zatwierdzania faktur pozwala usunąć wąskie gardła i szybciej przygotować faktury do wysłania klientom.
0 days
Obniżenie wskaźnika Days Sales Outstanding

Sprawniejsze odzyskiwanie należności

Skrócenie średniego czasu oczekiwania na płatność od klientów znacząco poprawia przepływy pieniężne i zarządzanie kapitałem obrotowym.
0 %
Mniej poprawek przy fakturowaniu

Ograniczenie ręcznych korekt

Zmniejszenie odsetka faktur wymagających korekty lub ponownego przesłania zwiększa skuteczność realizacji za pierwszym razem i obniża koszty operacyjne.
0 %
Większa zgodność procesu z przyjętymi zasadami

Przestrzeganie ustalonych standardów

Zwiększenie odsetka faktur obsługiwanych zgodnie z określonym przebiegiem procesu ogranicza odstępstwa, ułatwia przygotowanie do audytu i poprawia zgodność.

Wyniki zależą od złożoności procesu i jakości danych. Podane wartości odzwierciedlają typowe usprawnienia obserwowane podczas wdrożeń.

Zalecane dane

Warto zacząć od najważniejszych atrybutów i działań, a następnie w razie potrzeby rozszerzyć zakres.
Pierwszy raz spotykają się Państwo z dziennikiem zdarzeń? Dowiedz się jak utworzyć dziennik zdarzeń na potrzeby process mining.

Atrybuty

Najważniejsze dane do zebrania na potrzeby analizy

Unikalny identyfikator każdej faktury klienta, używany jako główny identyfikator case w procesie fakturowania.

Dlaczego to ważne

Ten atrybut jest niezbędny do śledzenia całego cyklu życia faktury oraz analizy efektywności procesu, wąskich gardeł i odstępstw dla każdego dokumentu.

Łączna wartość faktury.

Dlaczego to ważne

Umożliwia analizę wpływu finansowego. Można filtrować i dzielić procesy według wartości pieniężnej, aby nadać priorytet fakturom o wysokiej wartości i sprawdzić, jak przebiega ich obsługa.

Nazwa klienta, na którego wystawiono fakturę.

Dlaczego to ważne

Pozwala analizować procesy w podziale na klientów, aby wykrywać charakterystyczne dla nich zachowania, wzorce płatności i problemy w procesie.

Użytkownik lub pracownik odpowiedzialny za wykonanie określonej czynności.

Dlaczego to ważne

Umożliwia analizę na poziomie zasobów, pomaga wykrywać wąskie gardła, mierzyć wyniki poszczególnych osób i zespołów oraz analizować rozkład obciążenia pracą w dziale fakturowania.

Dział firmy powiązany z użytkownikiem lub czynnością.

Dlaczego to ważne

Umożliwia analizę wyników na poziomie organizacji, porównanie efektywności zespołów i ocenę wpływu przekazywania pracy między działami na proces.

Data, do której klient powinien opłacić fakturę.

Dlaczego to ważne

To punkt odniesienia przy ocenie terminowości płatności. Jest niezbędny do obliczania odsetka płatności w terminie i analizy przestrzegania warunków płatności przez klientów.

Bieżący status faktury w cyklu jej obsługi (np. otwarta, opłacona, anulowana).

Dlaczego to ważne

Szybko pokazuje bieżący stan faktury. Ułatwia filtrowanie spraw i analizę wyników poszczególnych wariantów procesu.

Działania

Kroki procesu do monitorowania i optymalizacji

Oznacza utworzenie i zaksięgowanie faktury sprzedaży w systemie. Jest to jawna transakcja w Dynamics 365, która tworzy dokument księgowy oraz zapisy finansowe w księdze pomocniczej należności.

Dlaczego to ważne

To oficjalny początek cyklu fakturowania. Zdarzenie ma zasadnicze znaczenie przy śledzeniu wskaźnika Days Sales Outstanding (DSO) i całkowitego czasu trwania procesu.

Oznacza zakończenie wewnętrznej weryfikacji i formalne zatwierdzenie faktury. Zdarzenie rejestruje system workflow Dynamics 365. Oznacza ono, że faktura jest gotowa do wysłania klientowi.

Dlaczego to ważne

To ważny etap przy pomiarze czasu zatwierdzania. Opóźnienia na tym etapie mogą bezpośrednio wydłużyć czas oczekiwania na płatność od klienta.

Ta czynność oznacza moment wysłania faktury klientowi, elektronicznie lub w formie papierowej. W Dynamics 365 może to być jawne zdarzenie, jeśli fakturę wysłano przez systemową pocztę e-mail. Jeśli śledzenie wysyłki nie jest włączone, zdarzenie można wywnioskować z momentu zaksięgowania faktury.

Dlaczego to ważne

Pozwala ocenić sprawność dostarczania faktur. Opóźnienie między zatwierdzeniem a wysłaniem faktury niepotrzebnie wydłuża cykl płatności.

Zdarzenie wyliczane, które występuje, gdy upływa termin płatności faktury, a płatność nie została w pełni rozliczona. Nie odpowiada ono transakcji w systemie, lecz jest wyznaczane na podstawie istniejących danych.

Dlaczego to ważne

To zdarzenie ma zasadnicze znaczenie przy analizie terminowości płatności i wykrywaniu faktur, które stają się przeterminowane. Wyznacza moment rozpoczęcia działań związanych z odzyskiwaniem należności i monitowaniem.

Ta czynność oznacza utworzenie zapisu w dzienniku dokumentującego płatność otrzymaną od klienta. Potwierdza otrzymanie środków, ale nie ich przypisanie do konkretnej faktury.

Dlaczego to ważne

To początek pomiaru czasu rozliczenia płatności. Pozwala odróżnić otrzymanie środków od ich uzgodnienia z nieopłaconymi fakturami.

Oznacza rozliczenie płatności klienta z konkretną fakturą, co zmniejsza jej saldo należności. W Dynamics 365 jest to osobny etap, który łączy transakcję płatności z transakcją faktury.

Dlaczego to ważne

To ważny etap przy dokładnym obliczaniu DSO i ocenie efektywności zespołu rozliczającego płatności. Oznacza moment, w którym płatność zostaje w pełni uzgodniona z wystawioną fakturą.

Ta czynność oznacza końcowy stan faktury, której saldo wynosi zero, ponieważ została w pełni opłacona lub rozliczona fakturami korygującymi. Nie jest to bezpośrednia transakcja, lecz stan wywnioskowany na podstawie statusu finansowego faktury.

Dlaczego to ważne

To zdarzenie oznacza pomyślne zakończenie cyklu Order to Cash dla pojedynczej faktury. Czas potrzebny na osiągnięcie tego stanu jest jednym z głównych mierników ogólnej efektywności procesu.

FAQ

Często zadawane pytania

Process mining pokazuje rzeczywisty przebieg procesu fakturowania. Ujawnia, gdzie pojawiają się opóźnienia, dlaczego często wprowadza się ręczne korekty i jak warianty procesu wpływają na efektywność. Pomaga wykryć wąskie gardła, takie jak długie zatwierdzanie faktur i częste poprawki, które mogą być niewidoczne w standardowych raportach. Dzięki temu można zrozumieć rzeczywisty przebieg procesu i wskazać obszary do usprawnienia.

Do analizy procesu Order to Cash, obejmującego fakturowanie i rozliczenia, potrzebne są zwykle dzienniki zdarzeń dotyczące tworzenia, zatwierdzania i wysyłania faktur oraz rozliczania płatności. Najważniejsze dane to numer faktury jako identyfikator case, nazwy czynności i znaczniki czasu poszczególnych zdarzeń. Analizę można wzbogacić o informacje o użytkownikach i powiązanych zamówieniach.

Dane z Dynamics 365 można wyodrębnić za pomocą standardowych narzędzi raportowych, bezpośrednich zapytań do bazy danych lub integracji przez API. Wybór zależy od konfiguracji systemu i używanego rozwiązania process mining. Celem jest zebranie dzienników zdarzeń, które rejestrują każdy istotny etap i jego znacznik czasu dla każdej faktury. Ekstrakcja danych jest zazwyczaj wykonywana w trybie tylko do odczytu i nie zakłóca bieżących operacji.

Pierwsze wnioski można często uzyskać w ciągu kilku tygodni od pomyślnego wyodrębnienia i wczytania danych do narzędzia process mining. Czas zależy od jakości i złożoności danych oraz dostępności zasobów do analizy. Istotne wnioski, które można przełożyć na działania, pojawiają się zazwyczaj w ciągu pierwszego lub drugiego miesiąca.

Typowe usprawnienia to krótszy czas wystawiania faktur, mniej ręcznych korekt i niższy wskaźnik Days Sales Outstanding (DSO). Optymalizacja takich czynności jak zatwierdzanie i dostarczanie faktur może zwiększyć dokładność rozliczania płatności i poprawić wykorzystanie zasobów działu fakturowania. Przekłada się to na sprawniejsze operacje i korzyści finansowe.

Nie. Process mining zazwyczaj nie zakłóca bieżących operacji. Analizuje dane historyczne wyodrębnione z systemu Dynamics 365, nie ingerując w aktywne transakcje ani procesy. Metody ekstrakcji danych są zwykle projektowane tak, aby ograniczyć wpływ na wydajność systemu. Analiza odbywa się poza systemem, dzięki czemu ciągłość działania firmy pozostaje zachowana.

Tak. Process mining wizualizuje wszystkie rzeczywiste warianty procesu i wskazuje odstępstwa od przyjętego standardu. Dzięki temu można dokładnie ustalić, gdzie najbardziej potrzebne jest ujednolicenie procedur, ponieważ widać ścieżki niezgodne z wymaganiami lub nieefektywne. Dane stanowią podstawę do dopracowania i egzekwowania optymalnego przebiegu procesu, ograniczenia poprawek i poprawy zgodności z ustalonymi zasadami.

Ogranicz opóźnienia w rozliczaniu: usprawnij proces Order to Cash i fakturowanie

Skróć czas cyklu rozliczeniowego o 30% i szybciej uzyskaj pełniejszy obraz sytuacji finansowej.

Rozpocznij bezpłatny okres próbny

Nie trzeba podawać danych karty płatniczej. Bezpłatny okres próbny trwa 14 dni.