Usprawnij proces od zakupu do płatności: zamówienia zakupu

Dlaczego warto usprawnić proces obsługi zamówień zakupu?

Usprawnienie procesu Purchase to Pay (P2P), a w szczególności obsługi zamówień zakupu, to nie tylko sposób na drobne oszczędności czasu. Pozwala wzmocnić całą funkcję zakupową. W złożonym systemie, takim jak Microsoft Dynamics 365, nieefektywności w obsłudze zamówień mogą wpływać na całą organizację: od poziomu zapasów i relacji z dostawcami po przepływy pieniężne i zgodność. Długie oczekiwanie na zatwierdzenie zamówień, częste poprawki i opóźnione przyjęcia towaru bezpośrednio zwiększają koszty operacyjne, powodują niedotrzymanie terminów dostaw i mogą pogarszać relacje z dostawcami. Bez jasnego obrazu rzeczywistego przebiegu każdego zamówienia trudno ustalić źródło problemów. Usprawnienia stają się wtedy kwestią domysłów, a ich skuteczność jest niepewna. Zrozumienie roli każdego zamówienia, od zgłoszenia zapotrzebowania po końcowe przyjęcie towaru, pomaga utrzymać sprawny, elastyczny i opłacalny łańcuch dostaw.

Jak process mining usprawnia obsługę zamówień P2P

Process mining pozwala obiektywnie, na podstawie danych, analizować cykl życia zamówienia zakupu w Microsoft Dynamics 365. Zamiast opierać się na założeniach lub pojedynczych relacjach, process mining pobiera z systemu dane z dziennika zdarzeń i odtwarza rzeczywisty przebieg procesu. W przypadku zamówień zakupu można zobaczyć każdy etap, od „Utworzono zapotrzebowanie zakupu” po „Zaksięgowano przyjęcie towaru” i „Zamknięto zamówienie zakupu”, wraz ze znacznikami czasu i osobami odpowiedzialnymi. Taki szczegółowy obraz pokazuje ścieżki realizacji zamówień, odstępstwa od standardowych procedur oraz czas spędzony na każdym etapie. Można ustalić, które etapy zatwierdzania powodują opóźnienia, które działy uczestniczą w powtarzających się poprawkach i czy zamówienia u konkretnych dostawców mają dłuższy czas realizacji. Analiza ujawnia wcześniej niewidoczne nieefektywności i pomaga określić, jak usprawnić proces Purchase to Pay w obszarze zamówień zakupu.

Obszary, w których można usprawnić obsługę zamówień zakupu

Zastosowanie process mining do procesu P2P w Microsoft Dynamics 365 często pozwala wskazać obszary, w których zmiany mogą przynieść największe efekty:

• Identyfikacja wąskich gardeł: Ustal, na których etapach lub przy których czynnościach zamówienia najczęściej czekają. Czy problemem jest konkretny poziom zatwierdzania, opóźniona kontrola towaru, a może często pomijany błąd przy wprowadzaniu danych? Wykrycie tych wąskich gardeł to pierwszy krok do skrócenia całego cyklu realizacji zamówienia.
• Analiza poprawek i odstępstw: Sprawdź, jak często zmienia się zamówienia, z jakich powodów i które zmiany powodują kolejne opóźnienia. Analiza powtarzających się poprawek może ujawnić problemy z dokładnością pierwotnego zapotrzebowania, komunikacją z dostawcą lub wewnętrzną weryfikacją.
• Zgodność z procedurami i politykami: Zweryfikuj, czy zamówienia zakupu są zgodne z przyjętymi politykami wewnętrznymi i wymogami regulacyjnymi. Wykryj zamówienia utworzone bez wymaganego zapotrzebowania, zatwierdzone w niewłaściwej kolejności lub obsługiwane przez nieuprawnione osoby.
• Możliwości automatyzacji: Zobacz, gdzie występują ręczne przekazania zadań i powtarzalne czynności. Ułatwi to wskazanie procesów, które warto zautomatyzować, aby usprawnić ich przebieg i uwolnić zasoby do zadań przynoszących większą wartość.
• Analiza wyników dostawców: Sprawdź, jak poszczególni dostawcy wpływają na czas realizacji zamówień, od potwierdzenia po przyjęcie towaru. Dane mogą stanowić podstawę rozmów i negocjacji z dostawcami.

Efekty usprawnienia obsługi zamówień P2P

Wykorzystanie process mining do usprawnienia procesu Purchase to Pay w obszarze zamówień zakupu może przynieść wymierne korzyści:

• Krótszy cykl realizacji zamówienia: Szybsza obsługa od zgłoszenia zapotrzebowania po przyjęcie towaru sprzyja sprawniejszemu działaniu łańcucha dostaw i lepszemu zarządzaniu zapasami.
• Niższe koszty: Można ograniczyć opłaty za przyspieszoną dostawę, częściej korzystać ze zniżek za wcześniejszą płatność i zmniejszyć nakład pracy ręcznej związanej z opóźnionymi lub problematycznymi zamówieniami. Przekłada się to bezpośrednio na wynik finansowy.
• Lepsza zgodność i mniejsze ryzyko: Zapewnienie zgodności zamówień z politykami wewnętrznymi i przepisami ogranicza ryzyko finansowe oraz wizerunkowe.
• Lepsza współpraca z interesariuszami: Sprawniejsza i bardziej przewidywalna obsługa poprawia relacje z działami wewnętrznymi, które szybciej otrzymują towary i usługi, oraz z dostawcami.
• Decyzje oparte na danych: Zamiast polegać na intuicji, można podejmować decyzje dotyczące zmian w procesie, konfiguracji Microsoft Dynamics 365 i przydziału zasobów na podstawie konkretnych danych.

Jak rozpocząć usprawnianie obsługi zamówień P2P

Process mining pomaga zwiększyć efektywność i kontrolę nad procesem Purchase to Pay w obszarze zamówień zakupu. Poznanie rzeczywistego przebiegu zamówień w Microsoft Dynamics 365 dostarcza informacji potrzebnych do wdrożenia ukierunkowanych zmian i uzyskania wymiernych rezultatów. Sprawdź, jak można skrócić cykl realizacji zamówień, usunąć wąskie gardła i usprawnić procesy zakupowe.