Usprawnij onboarding klientów KYC

Dlaczego warto usprawnić onboarding klientów KYC?

Onboarding klientów KYC, czyli proces „Know Your Customer”, ma istotne znaczenie dla instytucji finansowych i podmiotów podlegających regulacjom. To pierwszy etap obsługi nowych klientów, a zarazem ważna linia obrony przed przestępczością finansową, praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu. Systemy takie jak Refinitiv World-Check dostarczają informacji o ryzyku i umożliwiają skuteczną kontrolę AML, ale sam proces onboardingu nadal może być nieefektywny. Prowadzi to do opóźnień, wyższych kosztów operacyjnych i, co szczególnie istotne, gorszej obsługi klienta. W warunkach silnej konkurencji klienci oczekują szybkiego i sprawnego onboardingu. Długotrwały proces może skłonić ich do rezygnacji, co bezpośrednio wpływa na przychody i udział w rynku.

Koszty nieefektywnego onboardingu KYC wykraczają poza utratę klientów. Obejmują większy nakład pracy ręcznej, wzmożony nadzór regulacyjny, ryzyko kar za nieprzestrzeganie przepisów oraz szkody wizerunkowe. Usprawnienie onboardingu KYC nie polega wyłącznie na skróceniu czasu. Chodzi o zachowanie równowagi między rygorystycznymi wymogami zgodności a sprawnością operacyjną. Optymalizacja procesu pozwala skrócić czas realizacji onboardingu KYC bez obniżania poziomu zgodności z przepisami, a nawet go poprawić.

Jak process mining pokazuje przebieg onboardingu

Process mining umożliwia analizę i usprawnianie onboardingu klientów KYC na podstawie danych. Zamiast opierać się na założeniach lub pojedynczych relacjach, wykorzystuje dzienniki zdarzeń generowane przez podstawowe systemy, w tym dane z interakcji z Refinitiv World-Check, aby odtworzyć rzeczywistą ścieżkę wniosku klienta od początku do końca. Analiza działań takich jak „Złożono wniosek”, „Przeprowadzono weryfikację tożsamości”, „Rozpoczęto sprawdzanie przeszłości” i „Zakończono kontrolę zgodności” pokazuje rzeczywisty przebieg procesu, jego warianty, odstępstwa i powtarzające się etapy.

Analiza pozwala precyzyjnie wskazać wąskie gardła, które spowalniają proces. Może się na przykład okazać, że weryfikacja tożsamości regularnie opóźnia wnioski określonych typów klientów albo że kontrole zgodności, mimo wykorzystania zaawansowanych narzędzi takich jak Refinitiv World-Check, często prowadzą do kolejnych próśb o dodatkowe informacje i wydłużają cały proces. Process mining pokazuje, na których etapach wnioski czekają, które czynności są niepotrzebnie powtarzane i gdzie ręczna obsługa powoduje znaczne opóźnienia. Dzięki temu można skupić działania optymalizacyjne tam, gdzie są najbardziej potrzebne.

Obszary, w których można usprawnić proces

Wnioski z process mining pomagają wskazać konkretne obszary, w których można usprawnić onboarding klientów KYC. Typowe możliwości obejmują:

• Usprawnienie weryfikacji i gromadzenia dokumentów: Wykryj miejsca, w których niekompletna dokumentacja lub ponowne prośby o informacje powodują opóźnienia. Można zautomatyzować wstępną kontrolę dokumentów lub lepiej zintegrować proces z zewnętrznymi usługami weryfikacyjnymi.
• Usprawnienie przekazywania spraw i przydzielania zadań: Ogranicz czas bezczynności między kolejnymi działaniami, zwłaszcza gdy uczestniczą w nich różne działy lub systemy. Zadbaj o to, aby zadania trafiały do właściwej osoby lub systemu we właściwym czasie.
• Ograniczenie poprawek i odstępstw: Wykryj częste powroty do wcześniejszych etapów, na przykład ponowne kierowanie wniosków do kontroli lub po dodatkowe informacje. Ustal przyczyny, takie jak niekompletne dane zebrane na początku, niejasne zasady lub problemy z systemem.
• Zwiększenie skuteczności kontroli zgodności: Przeanalizuj czas trwania i wyniki etapów, w których wykorzystywane są narzędzia takie jak Refinitiv World-Check. Zadbaj o efektywne wykorzystanie wyników kontroli bez niepotrzebnego wydłużania całego workflow zgodności. Sprawdź, czy określone poziomy ryzyka lub typy klientów wiążą się z dłuższą weryfikacją, aby odpowiednio dostosować proces.
• Przyspieszenie podejmowania decyzji: Wskaż miejsca, w których opóźniają się zatwierdzenia lub odrzucenia. Pozwoli to dopracować kryteria decyzyjne lub usprawnić ścieżki akceptacji.

Oczekiwane rezultaty: mierzalne korzyści i lepsza zgodność

Wykorzystanie process mining do optymalizacji onboardingu klientów KYC może przynieść wymierne korzyści:

• Krótszy czas onboardingu klienta: Znaczne skrócenie średniego czasu potrzebnego na onboarding klienta, szybsze uzyskanie przychodów i większe zadowolenie klientów.
• Większa efektywność operacyjna: Niższe koszty operacyjne dzięki ograniczeniu pracy ręcznej i poprawek oraz lepszemu przydzielaniu zasobów w zespołach obsługujących onboarding.
• Lepsza zgodność i zarządzanie ryzykiem: Wykrywanie i korygowanie odstępstw od procesu pomaga konsekwentnie spełniać wymogi regulacyjne, ograniczać ryzyko kar i wzmacniać zgodność.
• Lepsza obsługa klienta: Sprawniejszy i szybszy onboarding sprzyja budowaniu lojalności oraz pozytywnego wizerunku marki już od pierwszego kontaktu.
• Większa przejrzystość: Jasny, aktualny obraz całego procesu KYC ułatwia jego ciągłe monitorowanie i podejmowanie decyzji na podstawie danych.

Jak rozpocząć usprawnianie na podstawie danych

Usprawnianie onboardingu klientów KYC z wykorzystaniem process mining pozwala przekuć problemy w możliwości poprawy. Poznanie rzeczywistego przebiegu procesu, w tym interakcji z ważnymi systemami takimi jak Refinitiv World-Check, pozwala odejść od zgadywania i wprowadzać ukierunkowane zmiany przynoszące konkretne rezultaty. Takie podejście pomaga jednocześnie spełniać wymogi zgodności i zwiększać sprawność operacyjną, wspierając trwały rozwój organizacji i zaufanie klientów. Sprawdź, jak wykorzystać te wnioski, aby już dziś lepiej zarządzać procesem KYC i go usprawniać.