> Ciągłe doskonalenie procesów > Od zatrudnienia do odejścia: zarządzanie stanowiskami > Workday HCM

Usprawnij proces od zatrudnienia do odejścia z pracy: zarządzanie stanowiskami

Zwiększ efektywność Workday HCM dzięki przewodnikowi w 6 krokach.
Usprawnij proces od zatrudnienia do odejścia z pracy: zarządzanie stanowiskami
Od zatrudnienia do odejścia: zarządzanie stanowiskami
Wynagrodzenia w Workday

Wybierz proces

Wybierz proces, aby kontynuować pracę w połączonym obszarze roboczym.

Dostępne procesy
Proces ogólny 1 Cykl życia wytwarzania oprogramowania 6 Należności 7 Obsługa faktur w procesie od zakupu do płatności 8 Obsługa faktur zobowiązań 7 Obsługa klienta 7 Obsługa listy płac 7 Obsługa płatności 7 Obsługa płatności zobowiązań 7 Obsługa roszczeń 6 Obsługa wydatków 6 Obsługa zgłoszeń serwisowych 7 Obsługa zwrotów i zwrotów środków 7 Od leada do płatności 7 Od zakupu do płatności: zamówienie zakupu 8 Od zamówienia do płatności: fakturowanie i wystawianie faktur 8 Onboarding klientów KYC 6 Onboarding pracownika 6 Order to Cash: obsługa zleceń sprzedaży 8 Planowanie produkcji 6 Proces od zatrudnienia do odejścia pracownika 8 Proces od zatrudnienia do odejścia pracownika: zarządzanie stanowiskami 4 Purchase to Pay: zapotrzebowania 8 Record to Report, zapisy księgowe 7 Record to Report: zamknięcie okresu i uzgodnienia 7 Rekrutacja i pozyskiwanie talentów 6 Ścieżka pacjenta 6 Udzielanie kredytów 6 Utrzymanie majątku 6 Zarządzanie cyklem przychodów 6 Zarządzanie incydentami 6 Zarządzanie jakością 6 Zarządzanie kredytami i windykacja należności 7 Zarządzanie łańcuchem dostaw 7 Zarządzanie magazynem 6 Zarządzanie problemami 6 Zarządzanie transportem 6 Zarządzanie umowami 6 Zarządzanie zapasami 7 Zarządzanie zmianami 6
Dostępne systemy
Wyzwania(10)Cele(10)6 krokówPodglądWynikiDaneFAQ(5)

Usprawnijcie zarządzanie stanowiskami w Workday HCM i efektywniej planujcie zatrudnienie

Złożone ścieżki zatwierdzania i problemy ze zgodnością często utrudniają skuteczne zarządzanie stanowiskami. Nasza platforma pomaga wykrywać wąskie gardła w procesach i wskazuje, gdzie można usprawnić operacje. Dzięki temu można zidentyfikować nieefektywne działania i zadbać o to, by model zatrudnienia był aktualny i elastyczny. Ułatwia to lepsze przydzielanie zasobów i poprawia skuteczność działania całej organizacji.

Pobierz gotowy szablon danych i poznaj częste wyzwania, które utrudniają osiągnięcie celów efektywnościowych. Skorzystaj z planu doskonalenia w sześciu krokach oraz przewodnika po szablonie danych, aby usprawnić operacje.

Pokaż szczegółowy opis

Dlaczego warto usprawnić zarządzanie stanowiskami od zatrudnienia do odejścia?

Sprawne zarządzanie stanowiskami wspiera strategiczne planowanie zatrudnienia i efektywność operacyjną. Ma to szczególne znaczenie w organizacjach korzystających z systemu takiego jak Workday HCM. Proces obejmuje wiele etapów, od zgłoszenia zapotrzebowania na nowe stanowisko po jego zamknięcie lub dezaktywację. Nieefektywności mogą opóźniać obsadzanie ważnych ról, powodować rozbieżności między budżetami działów a potrzebami kadrowymi, zwiększać ryzyko naruszenia zasad dotyczących struktury zatrudnienia i prowadzić do błędnych raportów w Workday HCM. Bez wglądu w rzeczywisty przebieg działań trudno ograniczyć długi czas realizacji, zbędne poprawki i reaktywne podejście do potrzeb kadrowych. Usprawnienie tego procesu pozwala nie tylko zwiększyć efektywność, ale też szybciej reagować na zmiany, dbać o zgodność i przygotować organizację do rozwoju.

Jak process mining pomaga w zarządzaniu stanowiskami

Process mining pozwala sprawdzić, jak w rzeczywistości przebiega proces zarządzania stanowiskami od zatrudnienia do odejścia, na podstawie danych z Workday HCM. Analiza dzienników zdarzeń, w których każdy wpis opisuje czynność dotyczącą konkretnego identyfikatora stanowiska, pozwala odtworzyć cały cykl życia stanowiska. Można zobaczyć wszystkie ścieżki, od „Zainicjowano wniosek o stanowisko” po „Aktywowano stanowisko” lub „Zamknięto stanowisko”. Analiza wskazuje, gdzie powstają wąskie gardła, na przykład gdy zatwierdzenie przez określonych kierowników lub działy trwa zbyt długo, albo gdy po utworzeniu stanowiska często pojawia się ponownie czynność „Zmodyfikowano atrybuty stanowiska”. Zamiast opierać się na pojedynczych relacjach, można sprawdzić rzeczywisty czas realizacji, odstępstwa od przebiegu procesu i luki w zgodności. Te informacje pomagają ustalić, jak usprawnić zarządzanie stanowiskami i operacje w Workday HCM.

Obszary, które warto usprawnić

Process mining w zarządzaniu stanowiskami od zatrudnienia do odejścia często wskazuje kilka obszarów, w których można wprowadzić zmiany:

  • Skrócenie czasu zatwierdzania: Można ustalić, które etapy, osoby lub zespoły opóźniają zatwierdzanie nowych lub zmodyfikowanych stanowisk. Ułatwia to skrócenie czasu od zgłoszenia zapotrzebowania do utworzenia stanowiska w Workday HCM i przygotowania go do rekrutacji.
  • Zgodność i nadzór: Można sprawdzić, czy obowiązkowe kroki, takie jak „Zatwierdzono budżet stanowiska” lub „Skontrolowano zgodność stanowiska”, są pomijane, wykonywane w niewłaściwej kolejności lub wymagają wielu poprawek. Dzięki temu łatwiej zadbać o zgodność praktyk kadrowych z politykami wewnętrznymi i wymogami prawnymi.
  • Ograniczenie poprawek i odstępstw: Częste modyfikacje lub przeklasyfikowania mogą wskazywać na niejasne wymagania początkowe albo niewystarczające przeszkolenie. Ograniczenie takich odstępstw usprawnia proces i poprawia jakość danych w Workday HCM.
  • Lepszy podział obciążenia: Można sprawdzić, które zespoły lub role są nadmiernie obciążone zadaniami związanymi z zarządzaniem stanowiskami. Te informacje pomagają lepiej rozdzielić pracę i zwiększyć produktywność zespołów.
  • Większa spójność danych: Analiza całego cyklu życia stanowiska pozwala znaleźć niespójności w zarządzaniu i aktualizowaniu jego atrybutów. Dzięki temu dane w Workday HCM mogą dokładniej odzwierciedlać strukturę organizacyjną.

Efekty usprawnienia procesu

Analiza i usprawnienie zarządzania stanowiskami od zatrudnienia do odejścia za pomocą process mining może przynieść wymierne korzyści:

  • Krótszy czas realizacji: Można skrócić czas tworzenia, zatwierdzania i aktywowania stanowisk, szybciej pozyskiwać pracowników i sprawniej reagować na potrzeby biznesowe. Analiza pokaże, jak skutecznie skrócić czas realizacji procesu.
  • Niższe koszty: Lepsze wykorzystanie zasobów, mniej pracy ręcznej i mniejsze ryzyko przekroczenia budżetu związanego z nieefektywnym zarządzaniem stanowiskami.
  • Większa zgodność: Spójne stosowanie polityk wewnętrznych i przepisów zewnętrznych ogranicza ryzyko i ułatwia przygotowanie do audytu.
  • Lepsze planowanie zatrudnienia: Dane o strukturze organizacyjnej i potrzebach kadrowych ułatwiają planowanie z wyprzedzeniem i podejmowanie decyzji w Workday HCM.
  • Większa elastyczność: Przejrzysty i sprawny proces zarządzania stanowiskami ułatwia szybsze reagowanie na zmiany rynkowe i potrzeby biznesowe.

Jak rozpocząć usprawnianie procesu

Usprawnienie zarządzania stanowiskami od zatrudnienia do odejścia w Workday HCM za pomocą process mining to inwestycja w przyszłość organizacji. Analiza dostarcza informacji potrzebnych do uporządkowania złożonych i często nieprzejrzystych procesów. Poznanie rzeczywistego przebiegu działań związanych z zarządzaniem stanowiskami pomaga zwiększyć efektywność, poprawić zgodność i szybciej reagować na zmiany. Warto zacząć od analizy danych z Workday HCM i sprawdzić, gdzie można usprawnić zarządzanie stanowiskami.

Od zatrudnienia do odejścia: zarządzanie stanowiskami Zarządzanie stanowiskami Efektywne planowanie zatrudnienia Zgodność w HR Planowanie zatrudnienia Struktura organizacyjna Operacje HR H2R Zarządzanie kapitałem ludzkim HCM Projektowanie struktury organizacyjnej

Typowe problemy i wyzwania

Wskaż wyzwania, które Państwa dotyczą

Opóźnienia w zatwierdzaniu przez kierowników, HR lub osoby odpowiedzialne za budżet utrudniają obsadzanie ważnych ról. Wydłużają czas rekrutacji i wpływają na harmonogramy projektów oraz efektywność operacyjną. Długie ścieżki zatwierdzania w procesie zarządzania stanowiskami w Workday HCM mogą oznaczać utratę kandydatów i wyższe koszty operacyjne z powodu braków kadrowych. ProcessMind pokazuje, na których etapach procesu pojawiają się wąskie gardła i które kroki zatwierdzania lub osoby powodują opóźnienia. Analiza pomaga ustalić ich przyczyny i wprowadzić ukierunkowane zmiany, aby przyspieszyć zatwierdzanie stanowisk.

Odstępstwa od przyjętych polityk organizacyjnych przy tworzeniu, modyfikowaniu lub przeklasyfikowywaniu stanowisk mogą zwiększać ryzyko audytowe i prowadzić do niespójności operacyjnych. Osłabiają nadzór nad procesami HR i mogą skutkować karami za naruszenie wymogów zgodności lub sporami wewnętrznymi. W procesie zarządzania stanowiskami w Workday HCM należy dbać o przestrzeganie zasad. ProcessMind śledzi zdarzenia w całym cyklu życia stanowiska i wskazuje działania niezgodne z politykami lub nieautoryzowane zmiany. Zapewnia przejrzysty obraz przestrzegania zasad, co ułatwia wdrażanie dobrych praktyk i sprawdzanie, czy działania dotyczące stanowisk spełniają wymogi prawne i wewnętrzne.

Błędy w atrybutach stanowiska, takich jak dział, centrum kosztów czy rodzina stanowisk, prowadzą do nieprawidłowych raportów, błędnego podziału budżetu i nietrafnych decyzji dotyczących planowania zatrudnienia. Niespójne dane w Workday HCM utrudniają podejmowanie decyzji strategicznych i sprawne prowadzenie operacji. Błędne informacje o stanowiskach mogą wpływać na całą organizację, od listy płac po rozwój talentów. ProcessMind porównuje wartości atrybutów na kolejnych etapach procesu zarządzania stanowiskami od zatrudnienia do odejścia, aby wykryć rozbieżności i miejsca, w których wprowadzono błędne dane. Analiza pomaga ujednolicić sposób wprowadzania danych, poprawić ich jakość i utrzymywać jedno wiarygodne źródło informacji o stanowiskach.

Po utworzeniu stanowiska często wprowadza się kolejne zmiany lub odrzuca wniosek. Może to wskazywać na niejasne wymagania początkowe albo nieprecyzyjne kryteria zatwierdzania. Poprawki pochłaniają czas pracowników HR i kierowników, zwiększają nakład pracy administracyjnej i wydłużają cały cykl życia stanowiska. W procesie zarządzania stanowiskami w Workday HCM takie nieefektywności niepotrzebnie angażują zasoby. ProcessMind pokazuje powtarzające się wzorce poprawek i etapy, na których najczęściej wprowadza się zmiany. Analiza przyczyn odrzuceń i kolejnych rund modyfikacji pomaga usprawnić formularze wniosków, doprecyzować wymagania dotyczące zatwierdzania i ograniczyć zbędne powtórzenia.

Stanowiska, które nie są już potrzebne, mogą przez długi czas pozostawać aktywne w systemie. Prowadzi to do nieprawidłowych raportów o zatrudnieniu, błędnego podziału budżetu i potencjalnych zagrożeń dla bezpieczeństwa. Opóźniona dezaktywacja w Workday HCM utrudnia ustalenie faktycznego stanu zatrudnienia i niepotrzebnie blokuje budżet. W systemie mogą pozostawać „widmowe stanowiska”, które pochłaniają zasoby, choć nie pełnią żadnej funkcji. ProcessMind pokazuje, ile czasu mija od decyzji o zamknięciu stanowiska do jego pełnej dezaktywacji w procesie zarządzania stanowiskami od zatrudnienia do odejścia. Analiza wskazuje etapy powodujące opóźnienia, co ułatwia przyspieszenie zamykania stanowisk i utrzymanie aktualnej struktury organizacyjnej.

Organizacjom trudno uzyskać pełny obraz cyklu życia stanowiska, od zgłoszenia zapotrzebowania po zamknięcie. Utrudnia to wykrywanie nieefektywności i wąskich gardeł. Fragmentaryczne informacje w Workday HCM przeszkadzają w strategicznym planowaniu zatrudnienia i rozwiązywaniu problemów z wyprzedzeniem. Bez całościowego obrazu trudno usprawnić proces zarządzania stanowiskami od zatrudnienia do odejścia. ProcessMind odtwarza pełny przebieg procesu na podstawie dzienników zdarzeń i przedstawia interaktywną mapę wszystkich kroków oraz ścieżek. Dzięki temu można sprawdzić, jak proces przebiega w rzeczywistości, wykryć odstępstwa i podejmować decyzje oparte na danych.

Uzyskanie zatwierdzenia budżetu dla nowego lub zmodyfikowanego stanowiska często wymaga wielu etapów i trwa długo, opóźniając ważne działania rekrutacyjne. Może to utrudniać pozyskanie najlepszych kandydatów i obciążać działy operacyjne czekające na nowych pracowników. Złożone ścieżki zatwierdzania budżetu w Workday HCM mogą stać się poważnym wąskim gardłem. ProcessMind mapuje cały przebieg zatwierdzania budżetu w procesie zarządzania stanowiskami od zatrudnienia do odejścia i wskazuje przekazania spraw oraz etapy zatwierdzania, które powodują opóźnienia. Analiza pomaga usprawnić workflow zatwierdzania budżetu, skrócić czas realizacji i szybciej podejmować decyzje kadrowe.

Stanowiska bywają przeklasyfikowywane bez jasnego uzasadnienia lub wspólnych kryteriów. Zwiększa to nakład pracy administracyjnej, może prowadzić do nierówności płacowych i powodować niejasności dotyczące ról. Często wskazuje to na nieprecyzyjne określenie stanowiska na początku procesu lub brak odpowiedniego nadzoru w Workday HCM. Niekontrolowane przeklasyfikowania mogą zaburzać proces zarządzania stanowiskami od zatrudnienia do odejścia. ProcessMind wykrywa powtarzające się przeklasyfikowania, analizując ich przyczyny i osoby zaangażowane w proces. Pomaga ustalić źródło problemu, opracować jasne wytyczne i ograniczyć zbędną pracę administracyjną.

Atrybuty stanowiska, takie jak rodzina lub typ stanowiska, mogą nie odpowiadać faktycznym obowiązkom i zakresowi odpowiedzialności. Prowadzi to do problemów z wynagrodzeniami, ścieżkami kariery i zarządzaniem talentami. Takie rozbieżności w Workday HCM utrudniają realizację strategii zatrudnienia i rozwój pracowników. Nieprawidłowo opisane stanowiska przeszkadzają w realizacji inicjatyw HR. ProcessMind zestawia zmiany atrybutów stanowiska z czynnościami w całym cyklu życia procesu zarządzania stanowiskami od zatrudnienia do odejścia. Wskazuje, gdzie i kiedy pojawiają się rozbieżności. Dzięki temu można ujednolicić definicje atrybutów i zadbać o to, by stanowiska odpowiadały potrzebom oraz strukturze organizacji.

Stanowiska bywają zamrażane lub zawieszane, ale nie są później dezaktywowane ani zamykane. Z czasem w systemie gromadzą się nierozstrzygnięte przypadki. Takie „zombie stanowiska” w Workday HCM mogą blokować budżet i limity zatrudnienia oraz zwiększać obciążenie administracyjne, choć nie służą żadnemu aktywnemu celowi. Często są śladem zapomnianych lub wstrzymanych decyzji w procesie zarządzania stanowiskami od zatrudnienia do odejścia. ProcessMind śledzi cykl życia zamrożonych lub zawieszonych stanowisk, pokazując, jak długo pozostają nieaktywne i dlaczego nie zostały zamknięte. Pomaga ustalić jasne zasady rozstrzygania takich przypadków, zapobiegać ich gromadzeniu i utrzymywać porządek w systemie.

Typowe cele

Określ, jak wygląda sukces

Celem jest znaczne skrócenie czasu, jaki upływa od zgłoszenia nowego stanowiska do zakończenia ścieżki zatwierdzania w Workday HCM. Szybsze decyzje pozwalają wcześniej rozpocząć rekrutację, ograniczyć koszty pozyskiwania pracowników i obsadzić ważne role bez zbędnej zwłoki. Wpływają też bezpośrednio na produktywność i rozwój organizacji. ProcessMind wskazuje wąskie gardła w ścieżce zatwierdzania w Workday HCM, pokazując, gdzie powstają opóźnienia i które osoby lub etapy spowalniają proces. Analiza czasu zatwierdzania dla każdego identyfikatora stanowiska pomaga znaleźć możliwości zmiany trasy wniosków lub automatyzacji kroków, co może skrócić czas zatwierdzania o 30–50%.

Pełna zgodność działań dotyczących stanowisk, takich jak ich tworzenie, modyfikowanie i dezaktywowanie, oznacza przestrzeganie polityk wewnętrznych i przepisów zewnętrznych. Ogranicza ryzyko prawne, pomaga uniknąć kar i wspiera prawidłowy przebieg procesu zarządzania stanowiskami od zatrudnienia do odejścia w Workday HCM. Sprzyja też odpowiedzialnemu i godnemu zaufania środowisku HR. ProcessMind porównuje rzeczywisty przebieg procesu z określonymi regułami zgodności i wskazuje odstępstwa oraz nieautoryzowane kroki w cyklu życia stanowiska. Wykrywa między innymi pominięte zatwierdzenia i błędne dane, co pozwala zaplanować odpowiednie szkolenia lub wprowadzić kontrole systemowe, aby poprawić zgodność i ograniczyć ryzyko audytowe.

Ten cel dotyczy poprawy dokładności i spójności wszystkich danych o stanowiskach w Workday HCM, w tym takich informacji jak nazwa stanowiska, dział i centrum kosztów. Dokładne dane o stanowiskach są niezbędne do rzetelnego planowania zatrudnienia, budżetowania i raportowania. Pozwalają też uniknąć błędów, które mogą prowadzić do niewłaściwych decyzji kadrowych lub rozbieżności finansowych w procesie Hire to Retire - Position Management. ProcessMind analizuje dzienniki zdarzeń, aby wykrywać rozbieżności w danych i częste ręczne korekty związane ze zdarzeniem Position Attributes Modified. Wskazuje przyczyny niespójnego wprowadzania lub aktualizowania danych, takie jak brakujące pola czy błędy użytkowników. Dzięki temu można wdrożyć reguły walidacji i uprościć wprowadzanie danych, ograniczając liczbę błędów o 20-40%.

Celem jest usunięcie zbędnych kroków i powtarzających się działań podczas aktualizowania atrybutów lub statusów stanowisk w Workday HCM. Ograniczenie poprawek zmniejsza koszty operacyjne, oszczędza czas zespołu HR i zwiększa sprawność procesu Hire to Retire - Position Management. Zmiany są wtedy prawidłowo wprowadzane za pierwszym razem. ProcessMind pokazuje warianty procesu dla zdarzenia Position Attributes Modified i wskazuje pętle, w których zmiany są często cofane lub wprowadzane ponownie. Określa wpływ poprawek na czas i koszty oraz wskazuje konkretne działania lub grupy użytkowników, które za nie odpowiadają. Pozwala to przeprojektować proces i zaplanować szkolenia, aby ograniczyć liczbę poprawek o 25-50%.

Celem jest znaczne skrócenie czasu od oznaczenia stanowiska do zamknięcia do jego faktycznej dezaktywacji w Workday HCM. Szybka dezaktywacja zapewnia dokładne raportowanie zatrudnienia, zwalnia środki w budżecie i zapobiega sytuacji, w której stanowiska bez finansowania nadal widnieją jako otwarte. Ułatwia też zarządzanie zasobami w procesie Hire to Retire - Position Management. ProcessMind oblicza średni czas od oznaczenia stanowiska do zamknięcia do zdarzenia Position Deactivated i wskazuje opóźnienia. Ujawnia wąskie gardła w workflow dezaktywacji, takie jak oczekujące zatwierdzenia lub ręczna weryfikacja. Dzięki temu można uprościć proces i skrócić czas dezaktywacji o 30-60%.

Pełna przejrzystość na każdym etapie cyklu życia stanowiska w Workday HCM, od jego utworzenia do zamknięcia, pozwala zarządzać nim z wyprzedzeniem. Lepszy wgląd umożliwia monitorowanie postępów, przewidywanie problemów i podejmowanie świadomych decyzji. Dzięki temu proces Hire to Retire - Position Management skuteczniej wspiera strategiczne planowanie zatrudnienia. ProcessMind tworzy wizualną mapę wszystkich działań dla każdego identyfikatora Position ID, pokazując przebieg zarządzania stanowiskiem od początku do końca. Ujawnia ukryte kroki procesu i odstępstwa od oczekiwanej ścieżki. Zespoły HR i finansów mogą sprawdzić, na jakim etapie jest każde stanowisko i ile czasu zajmuje przejście między statusami.

Celem jest usprawnienie procesu zatwierdzania budżetu stanowisk w Workday HCM, tak aby przebiegał szybciej i sprawniej. Sprawniejsze zatwierdzanie budżetu przyspiesza tworzenie nowych ról, poprawia dokładność planowania finansowego i pomaga dopasować decyzje kadrowe do ograniczeń budżetowych w procesie Hire to Retire - Position Management. ProcessMind analizuje działanie „Position Budget Approved”, określając czas trwania i złożoność poprzedzających je kroków oraz równoległych zatwierdzeń. Wykrywa nieefektywne kierowanie spraw, sekwencyjne wąskie gardła i zbędne etapy weryfikacji. Pozwala to przeprojektować workflow, szybciej finalizować budżet i skrócić czas zatwierdzania nawet o 40%.

Celem jest ograniczenie zmian klasyfikacji stanowisk w Workday HCM, które nie są uzasadnione lub wynikają z błędów popełnionych na początku. Mniej niepotrzebnych zmian oznacza mniej pracy administracyjnej, większą spójność struktury organizacyjnej i lepszą jakość danych potrzebnych do długoterminowego planowania zatrudnienia w procesie Hire to Retire - Position Management. ProcessMind śledzi zdarzenia „Position Reclassified” i analizuje poprzedzające je działania oraz atrybuty, aby wykryć typowe przyczyny i wzorce nieuzasadnionych zmian. Pomaga ustalić, czy problem wynika z błędów przy tworzeniu stanowiska lub definiowaniu jego atrybutów. Dzięki temu można zaplanować szkolenia lub usprawnić proces, ograniczając liczbę zmian klasyfikacji o 15-30%.

Ujednolicenie atrybutów, takich jak rodzina zawodowa czy typ stanowiska, dla podobnych ról w całej organizacji zapewnia spójność i przejrzystość danych w Workday HCM. Ułatwia wyszukiwanie kandydatów, porównywanie wynagrodzeń i poprawia jakość danych organizacyjnych potrzebnych do sprawnego zarządzania procesem Hire to Retire - Position Management. ProcessMind analizuje zdarzenia „Position Attributes Modified” i wykrywa różnice w wartościach atrybutów stanowisk o podobnych nazwach lub przypisanych do tych samych działów. Pokazuje niespójności w sposobie wprowadzania i aktualizowania danych przez różnych użytkowników lub działy. Uzyskane informacje pomagają zaostrzyć zasady zarządzania danymi i ujednolicić atrybuty, ograniczając rozbieżności o 20-35%.

Celem jest sprawne rozstrzyganie spraw dotyczących stanowisk oznaczonych w Workday HCM jako „zamrożone” lub „zawieszone”. Należy je w odpowiednim czasie ponownie aktywować, zmienić ich klasyfikację albo zamknąć. Szybkie podjęcie decyzji zapobiega pozostawaniu stanowisk w nieokreślonym stanie i ułatwia zarządzanie zatrudnieniem oraz budżetem w procesie Hire to Retire - Position Management. ProcessMind wskazuje stanowiska, które pozostają w stanie „Position Frozen/Suspended” dłużej niż określony czas, oraz pokazuje, jak długo trwa ten stan i jakie działania zwykle następują później. Ujawnia wąskie gardła i brakujące wyzwalacze w procesie rozstrzygania takich spraw. Organizacja może dzięki temu ustalić jasne zasady i skonfigurować powiadomienia, aby przyspieszyć działanie i skrócić opóźnienia nawet o 50%.

6 kroków do usprawnienia procesu Hire to Retire - Position Management

1
Pobierz szablon
2
Wyeksportuj dane
3
Prześlij zbiór danych
4
Przeanalizuj proces
5
Wprowadź usprawnienia
6
Monitoruj proces
1

Pobierz szablon

Co zrobić

Pobierz przygotowany szablon Excel dla danych Position Management, aby dopasować zbiór danych do wymagań process mining.

Zobacz przewodnik po szablonie danych Pobierz szablon

Dlaczego to ważne

Prawidłowa struktura danych od początku ogranicza błędy i ułatwia dalszą analizę, tworząc solidną podstawę do usprawnień.

Oczekiwany rezultat

Gotowy szablon Excel z kolumnami odpowiednimi dla danych Workday HCM Position Management.

CO MOŻNA ZYSKAĆ

Odkryj możliwości usprawnienia zarządzania stanowiskami

ProcessMind przedstawia cały proces zarządzania stanowiskami, od zatrudnienia do odejścia z pracy. Pozwala odkryć istotne informacje i wskazać obszary, które można szybko usprawnić.
  • Zobacz rzeczywisty przebieg tworzenia stanowisk
  • Wykryj opóźnienia w zatwierdzaniu w Workday HCM
  • Wskaż obszary ryzyka związanego ze zgodnością
  • Zwiększ dokładność modelu zatrudnienia
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPOWE REZULTATY

Usprawnienie zarządzania stanowiskami dzięki process mining

Te rezultaty pokazują, jakie usprawnienia można osiągnąć, wykorzystując process mining do optymalizacji workflow Hire to Retire - Position Management w Workday HCM. Wykrywanie wąskich gardeł i nieefektywnych działań pomaga usprawnić operacje i lepiej planować zatrudnienie.

0 % faster
Szybsze zatwierdzanie stanowisk

Skrócenie czasu zatwierdzania nowych stanowisk

Process mining wykrywa wąskie gardła w workflow zatwierdzania i pomaga je usunąć, co znacznie przyspiesza tworzenie nowych stanowisk. Organizacja może szybciej obsadzać stanowiska, na które pilnie potrzebuje pracowników, i skrócić czas rekrutacji.
0 % compliant
Lepsza zgodność z zasadami

Większy odsetek działań dotyczących stanowisk zgodnych z zasadami

Process mining pokazuje odstępstwa od standardowych procedur i pomaga dopilnować, aby działania dotyczące stanowisk, od utworzenia po dezaktywację, obejmowały wymagane kontrole zgodności. Ogranicza to ryzyko regulacyjne i ryzyko związane z audytem.
0 % less rework
Mniej poprawek w danych o stanowiskach

Mniej zmian atrybutów po utworzeniu stanowiska

Ustalenie przyczyn błędów danych popełnianych podczas tworzenia stanowiska znacznie ogranicza potrzebę późniejszej zmiany jego atrybutów. Poprawia to dokładność danych, usprawnia operacje HR i oszczędza czas zespołu HR.
0 days faster
Sprawniejsza dezaktywacja

Szybsze zamykanie nieaktywnych stanowisk

Usprawnienie dezaktywacji zamkniętych stanowisk pozwala szybko i formalnie usunąć je z systemu. Dzięki temu budżet pozostaje aktualny, dane podstawowe HR są uporządkowane, a zasoby można lepiej przydzielać.
0 % fewer variants
Większa standaryzacja procesu

Mniej wariantów cyklu życia stanowiska

Process mining ujawnia ukryte różnice w przebiegu zarządzania stanowiskami, co pozwala ujednolicić workflow. Zwiększa to spójność operacji, ułatwia szkolenia i zapewnia lepszy wgląd w cały proces.

Wyniki zależą od złożoności procesu, struktury organizacji i jakości danych. Podane wartości odzwierciedlają typowe usprawnienia obserwowane we wdrożeniach process mining.

Zalecane dane

Warto zacząć od najważniejszych atrybutów i działań, a następnie w razie potrzeby rozszerzyć zakres.
Pierwszy raz spotykają się Państwo z dziennikiem zdarzeń? Dowiedz się jak utworzyć dziennik zdarzeń na potrzeby process mining.

Atrybuty

Najważniejsze dane do zebrania na potrzeby analizy

Unikalny identyfikator stanowiska w organizacji, używany jako główny identyfikator case w procesie zarządzania stanowiskami.

Dlaczego to ważne

Atrybut ten pozwala śledzić cały cykl życia stanowiska, analizować proces od początku do końca oraz wykrywać wąskie gardła i odstępstwa w poszczególnych case.

Identyfikator lub nazwa użytkownika, który wykonał dane działanie.

Dlaczego to ważne

Pozwala analizować rozkład obciążenia pracą i zachowania poszczególnych użytkowników, a także wykrywać potrzeby szkoleniowe i osoby osiągające najlepsze wyniki.

Znacznik czasu wskazujący, kiedy zakończono działanie. Służy do obliczania czasu trwania poszczególnych działań.

Dlaczego to ważne

Pozwala dokładnie obliczyć czas trwania działań i odróżnić czas aktywnej pracy od czasu oczekiwania.

Bieżący lub historyczny status stanowiska, na przykład „Otwarte”, „Obsadzone”, „Zamrożone” lub „Zamknięte”.

Dlaczego to ważne

Pokazuje stan stanowiska, co pozwala analizować, jak długo stanowiska pozostają zamrożone, i śledzić ich przejście przez kolejne etapy cyklu życia.

Powód podany przy zmianie, na przykład przeklasyfikowaniu, modyfikacji lub zamknięciu stanowiska.

Dlaczego to ważne

Wyjaśnia biznesowe przyczyny działań, takich jak modyfikacje i przeklasyfikowania, co pomaga ustalić źródła różnic w przebiegu procesu.

Dział lub jednostka organizacyjna, której podlega stanowisko.

Dlaczego to ważne

Pozwala filtrować i porównywać wyniki procesu w różnych jednostkach organizacyjnych oraz wykrywać wąskie gardła i sprawne rozwiązania w poszczególnych działach.

Centrum kosztów przypisane do stanowiska, wykorzystywane do budżetowania i raportowania finansowego.

Dlaczego to ważne

Dodaje wymiar finansowy do analizy, pozwala przeglądać proces według jednostki budżetowej i wspiera analizę wąskich gardeł związanych z budżetem.

Grupa stanowisk o podobnych cechach, wymaganych umiejętnościach i zakresie pracy, na przykład „Inżynieria” lub „Zasoby ludzkie”.

Dlaczego to ważne

Umożliwia analizę ról na wyższym poziomie, wspiera ujednolicanie stanowisk i analizę przeklasyfikowań między powiązanymi kategoriami.

Działania

Kroki procesu do monitorowania i optymalizacji

To początek cyklu życia stanowiska: formalne złożenie wniosku o utworzenie nowego stanowiska. Zdarzenie jest rejestrowane, gdy użytkownik rozpoczyna w Workday proces biznesowy „Create Position”.

Dlaczego to ważne

To główne zdarzenie rozpoczynające proces. Analiza czasu od tego zdarzenia do kolejnych zatwierdzeń pozwala ocenić sprawność całego cyklu tworzenia stanowiska.

Ważny etap, na którym dział finansowy lub osoba odpowiedzialna za budżet potwierdza dostępność środków na nowe stanowisko. Zdarzenie jest rejestrowane, gdy wyznaczona osoba zatwierdzająca kończy krok zatwierdzania budżetu w procesie biznesowym.

Dlaczego to ważne

Zatwierdzanie budżetu często stanowi poważne wąskie gardło. Pomiar czasu tego działania pomaga usprawnić weryfikację finansową i przyspieszyć rekrutację.

To zdarzenie oznacza pomyślne utworzenie stanowiska i jego oficjalne pojawienie się w systemie Workday. Jest rejestrowane po pomyślnym zakończeniu procesu biznesowego „Create Position”.

Dlaczego to ważne

To ważny etap, który oznacza koniec zatwierdzania i gotowość stanowiska do obsadzenia. Jest niezbędny do pomiaru wskaźnika KPI określającego całkowity czas zatwierdzania.

Oznacza zmianę co najmniej jednego atrybutu istniejącego stanowiska, na przykład jego nazwy lub działu. Zdarzenie jest rejestrowane, gdy użytkownik pomyślnie kończy proces biznesowy „Edit Position Restrictions”.

Dlaczego to ważne

Częste zmiany mogą wskazywać na błędy przy wprowadzaniu danych, zmieniający się zakres obowiązków lub nieefektywność procesu. Analiza tego działania jest ważna dla dashboardu „Position Data Rework Analysis” i poprawy jakości danych.

Oznacza, że stanowisko nie jest już aktywne i nie można go obsadzić. Często jest to etap poprzedzający formalne zamknięcie. Zdarzenie jest rejestrowane po zakończeniu procesu biznesowego „Inactivate Position”.

Dlaczego to ważne

Dezaktywacja to ważny etap cyklu życia stanowiska, odrębny od jego ostatecznego zamknięcia. Czas między dezaktywacją a zamknięciem pokazuje sprawność administracyjnego porządkowania struktury organizacyjnej.

To ostatnie działanie w cyklu życia stanowiska, oznaczające jego trwałe usunięcie ze struktury organizacji. Workday rejestruje zdarzenie po pomyślnym zakończeniu procesu biznesowego „Close Position”.

Dlaczego to ważne

W większości przypadków to zdarzenie końcowe wyznacza koniec cyklu życia stanowiska. Jest niezbędne do określenia całkowitego czasu procesu i utrzymania dokładnych danych o zatrudnieniu.

FAQ

Często zadawane pytania

Process mining pokazuje rzeczywisty przebieg procesów zarządzania stanowiskami w Workday i ujawnia ukryte wąskie gardła oraz odstępstwa. Wskazuje nieefektywne zatwierdzanie, aktualizowanie danych i dezaktywację stanowisk, dzięki czemu można precyzyjnie określić obszary wymagające usprawnień. Znajomość rzeczywistego przebiegu procesu pozwala podejmować decyzje na podstawie danych, usprawniać operacje i zwiększać ich efektywność.

Do analizy zarządzania stanowiskami potrzebne są przede wszystkim dane z dziennika zdarzeń dotyczące działań związanych ze stanowiskami, takich jak ich tworzenie, aktualizowanie, zatwierdzanie i dezaktywacja. Najważniejsze atrybuty to unikalny identyfikator Position ID, który służy jako identyfikator case, nazwa działania dla każdego kroku oraz timestamp jego wykonania. Przydatny kontekst zapewniają również dane o rolach osób zatwierdzających, statusie stanowiska i kodach przyczyn.

Dane z Workday można zwykle wyodrębnić za pomocą standardowych narzędzi raportowych, raportów niestandardowych lub Workday API. Należy przygotować raporty zawierające identyfikator stanowiska, typ działania i timestamp każdego zdarzenia w cyklu życia stanowiska. Aby prawidłowo odtworzyć proces, dane powinny zachować chronologiczną kolejność zdarzeń.

Process mining może ujawnić długie cykle zatwierdzania nowych stanowisk, niezgodność działań z zasadami oraz niespójne dane o stanowiskach. Pomaga wykrywać częste poprawki, nieefektywne zatwierdzanie budżetu i przestoje dotyczące zamrożonych lub zawieszonych stanowisk. Wizualizacja tych wzorców pozwala ustalić przyczyny problemów i wdrożyć skuteczne rozwiązania.

Można oczekiwać krótszego czasu zatwierdzania nowych stanowisk i większej dokładności danych w systemie Workday. Process mining pomaga zapewnić 100% zgodności działań dotyczących stanowisk z obowiązującymi zasadami oraz przyspieszyć dezaktywację zamkniętych stanowisk. Ułatwia też uzyskanie pełnego wglądu w cykl życia stanowisk i usprawnienie operacji.

Wstępne wyodrębnienie danych i konfiguracja modelu mogą zająć kilka tygodni, zależnie od złożoności danych i dostępności zasobów. Po skonfigurowaniu przepływu danych pierwsze praktyczne wnioski można zwykle uzyskać w ciągu 4-6 tygodni. Stałe monitorowanie pozwala następnie wykrywać kolejne możliwości usprawnień.

Do wyodrębnienia wymaganych danych z dziennika zdarzeń potrzebny jest dostęp do funkcji raportowania Workday lub API. Niezbędne jest również narzędzie albo platforma process mining, która wczyta, zamodeluje i przeanalizuje te dane. Przygotowanie danych może ułatwić podstawowa znajomość ich przetwarzania, na przykład SQL lub skryptów.

Tak. Process mining skutecznie wspiera kontrolę zgodności w zarządzaniu stanowiskami. Może automatycznie wykrywać odstępstwa od określonych workflow i wskazywać przypadki pominięcia lub nieprzestrzegania zasad. Dzięki temu organizacja może wcześniej reagować na niezgodności i wzmacniać nadzór.

Usprawnij zarządzanie stanowiskami w procesie od zatrudnienia do odejścia z pracy w Workday HCM

Wykryj nieefektywne działania i skróć czas cyklu zarządzania stanowiskami o 30%.

Rozpocznij okres próbny

Nie trzeba podawać danych karty płatniczej. Skorzystaj z bezpłatnego 14-dniowego okresu próbnego.