Usprawnij proces Record to Report: zamknięcie okresu i uzgadnianie

Dlaczego warto usprawnić zamknięcie okresu i uzgodnienia w procesie od księgowania do raportowania?

Proces od księgowania do raportowania, czyli R2R, obejmujący zamknięcie okresu i uzgodnienia, stanowi podstawę raportowania finansowego w każdej organizacji. W złożonym środowisku, zwłaszcza korzystającym z SAP S/4HANA, proces ten może sprawiać poważne trudności. Opóźnienia, błędy ręczne i brak przejrzystości obciążają zespoły finansowe, a także obniżają dokładność sprawozdań finansowych. Mogą też zwiększać ryzyko niezgodności i opóźniać decyzje biznesowe. Nawet rozbudowany system ERP, taki jak SAP S/4HANA, nie eliminuje nieefektywności wynikających ze skomplikowanej konfiguracji, dużej liczby transakcji i różnych sposobów pracy użytkowników. Często nie widać ich w tradycyjnych narzędziach analitycznych. Koszt nieefektywnego zamknięcia to nie tylko czas pracy. Obejmuje również utracone możliwości wynikające z opóźnionych informacji, kary za niezgodność oraz czas specjalistów finansowych poświęcany na zadania ręczne zamiast na analizę.

Jak process mining pomaga zrozumieć zamknięcie okresu R2R

Process mining pozwala dokładnie przeanalizować i usprawnić zamknięcie okresu i uzgodnienia w procesie od księgowania do raportowania. Na podstawie danych z dziennika zdarzeń pobranych bezpośrednio z SAP S/4HANA, w tym z tabel BKPF, BSEG, ACDOCA, FAGLFLEXA i GLT0, odtwarza przebieg zamknięcia każdego okresu finansowego. Dzięki temu można zobaczyć rzeczywisty przebieg procesu w obiektywny sposób, na podstawie danych. Mapa całego procesu pokazuje odstępstwa od zakładanego przebiegu, miejsca i przyczyny opóźnień oraz wąskie gardła. Można na przykład wykryć długi czas cyklu w określonych etapach uzgodnień międzyspółkowych, powtarzające się korekty na wybranych kontach księgi głównej lub przedłużające się zatwierdzanie sprawozdań finansowych.

Process mining umożliwia szczegółową analizę czasu cyklu, czyli pomiar czasu trwania poszczególnych działań, od rozpoczęcia do zakończenia zamknięcia okresu. Wskazuje działania, które pochłaniają zbyt dużo czasu lub zasobów, dzięki czemu można skupić się na ich usprawnieniu. Pomaga też zadbać o zgodność, wykrywając niestandardowe działania, opóźnione księgowania i nieautoryzowane korekty. Ma to znaczenie dla rzetelności raportowania i ograniczenia ryzyka audytowego. Można również sprawdzić, jak przydzielane są zasoby, które zespoły są przeciążone i gdzie lepiej wykorzystać dostępne moce w procesie zamknięcia finansowego.

Obszary do usprawnienia w procesie zamknięcia finansowego

Process mining pozwala znacząco usprawnić kilka obszarów procesu od księgowania do raportowania, obejmującego zamknięcie okresu i uzgodnienia w SAP S/4HANA:

• Usprawnienie workflow uzgodnień: Można wskazać konta bilansowe lub konta przychodów i kosztów, które często wymagają wielu etapów uzgodnień lub licznych korekt. Analiza przyczyn pozwala uprościć proces i ograniczyć pracę ręczną.
• Usprawnienie transakcji międzyspółkowych: Można znaleźć konkretne pary spółek lub rodzaje transakcji, które regularnie opóźniają uzgodnienia, i podjąć działania przyspieszające ich rozliczenie.
• Lepsze zarządzanie zapisami księgowymi: Można wykryć powtarzające się opóźnione zapisy, na przykład księgowane po wstępnym zestawieniu obrotów i sald, oraz zbadać ich przyczyny, takie jak opóźnienia w dokumentacji lub wąskie gardła w ręcznym zatwierdzaniu.
• Skrócenie czasu przeglądu i zatwierdzania: Analiza czasu trwania i kolejności przeglądów oraz zatwierdzeń uzgodnień i sprawozdań finansowych pozwala znaleźć możliwości automatyzacji zatwierdzeń lub zmiany workflow, aby szybciej uzyskać ostateczną akceptację.
• Wskazanie możliwości automatyzacji: Można znaleźć powtarzalne, ręczne zadania o dużej liczbie wykonań, które warto objąć robotyzacją procesów (RPA) lub usprawnić za pomocą funkcji automatyzacji w SAP S/4HANA.

Oczekiwane rezultaty: mierzalne korzyści dla finansów

Zastosowanie process mining w procesie od księgowania do raportowania, obejmującym zamknięcie okresu i uzgodnienia, może przynieść następujące rezultaty:

• Krótszy czas cyklu: Zamknięcie finansowe może trwać znacznie krócej, co przyspiesza raportowanie i zapewnia szybszy dostęp do informacji potrzebnych przy podejmowaniu decyzji. Można sprawdzić, jak skutecznie skrócić cykl zamknięcia okresu i uzgodnień w procesie od księgowania do raportowania.
• Większa efektywność operacyjna: Mniej pracy ręcznej i poprawek pozwala zespołom finansowym skupić się na analizie i zadaniach przynoszących większą wartość.
• Lepsza zgodność i zarządzanie ryzykiem: Łatwiej zadbać o przestrzeganie kontroli wewnętrznych i zewnętrznych standardów raportowania, ograniczając ryzyko ustaleń audytowych i kar za niezgodność.
• Dokładniejsze raporty finansowe: Mniej błędów i korekt po zamknięciu przekłada się na bardziej wiarygodne sprawozdania finansowe.
• Niższe koszty: Ograniczenie pracy ręcznej i lepsze wykorzystanie zasobów zmniejszają koszty operacyjne zamknięcia finansowego.

Jak rozpocząć optymalizację procesu R2R

Optymalizacja zamknięcia okresu i uzgodnień w procesie od księgowania do raportowania w SAP S/4HANA z wykorzystaniem process mining może przynieść wymierne korzyści. Podejście oparte na danych pozwala lepiej zrozumieć proces, który często jest stresujący i czasochłonny, a następnie usprawnić go tak, by przebiegał sprawniej, bardziej niezawodnie i zgodnie z wymaganiami. Ten przewodnik przedstawia ramy analizy i pomaga wskazać wąskie gardła oraz wdrożyć rozwiązania, które przyspieszą zamknięcie finansowe i zwiększą jego dokładność.