Usprawnij obsługę faktur zakupu

Dlaczego warto usprawnić obsługę faktur zobowiązań w SAP ECC?

Obsługa faktur zobowiązań (AP) wpływa na kondycję finansową organizacji i relacje z dostawcami. Nieefektywne procesy AP, zwłaszcza w złożonym systemie takim jak SAP ECC, mogą prowadzić do strat finansowych, problemów operacyjnych i ryzyka naruszenia zgodności. Kary za opóźnione płatności obniżają marżę, niewykorzystane rabaty za wcześniejszą płatność oznaczają utracone oszczędności, a opóźnienia w płatnościach pogarszają relacje z dostawcami. Często są to oznaki głębiej ukrytych problemów w workflow obsługi faktur zobowiązań.

Ręczne wprowadzanie danych, rozproszone ścieżki akceptacji i brak bieżącego wglądu w status faktur wydłużają czas realizacji i zwiększają koszty obsługi. Odstępstwa od wewnętrznych zasad lub wymogów prawnych mogą z kolei prowadzić do audytów i kar. Usprawnienie procesu to nie tylko oszczędności. Pozwala także zwiększyć dokładność rozliczeń, utrzymać dobre relacje z dostawcami i przeznaczyć zasoby na działania o większym znaczeniu. Aby osiągnąć te cele, trzeba rozumieć pełny cykl życia każdej faktury, od „Otrzymano fakturę” do „Rozliczono płatność”.

Jak process mining zmienia analizę faktur zobowiązań

Process mining umożliwia analizę obsługi faktur zobowiązań w SAP ECC na podstawie danych. Zamiast opierać się na pojedynczych relacjach lub ręcznych audytach, wykorzystuje dane o zdarzeniach bezpośrednio z modułu SAP ECC FI-GL, na przykład z tabel BKPF i BSEG, aby odtworzyć rzeczywisty przebieg każdej faktury od początku do końca. Dzięki temu można obiektywnie sprawdzić, jak przebiega proces, jakie czynności po sobie następują i ile trwają.

Dla każdej faktury process mining śledzi kolejne etapy: od „Zarejestrowano dane faktury” i „Zweryfikowano fakturę” przez „Dopasowano zamówienie zakupu”, „Dopasowano przyjęcie towaru”, „Rozwiązano rozbieżność”, „Przekazano fakturę do akceptacji”, „Zaakceptowano fakturę”, „Zaksięgowano fakturę”, „Zaplanowano płatność” i „Zrealizowano płatność” aż po „Rozliczono płatność”. Wizualizacja całego przebiegu pozwala wskazać wąskie gardła, zbędne czynności i nieautoryzowane odstępstwa, które w innym przypadku mogłyby pozostać niezauważone. Analiza pomaga wyjść poza ogólne obserwacje i dotrzeć do przyczyn opóźnień oraz nieefektywności w obsłudze faktur zobowiązań.

Obszary do usprawnienia wskazane przez process mining

Process mining pokazuje, które obszary obsługi faktur zobowiązań w SAP ECC warto usprawnić:

• Usprawnienie workflow akceptacji: Można łatwo sprawdzić, na którym etapie faktury czekają na akceptację, którzy akceptujący powodują opóźnienia i jak ścieżki akceptacji odbiegają od standardowego przebiegu. Te informacje pomagają uprościć kierowanie faktur do akceptacji i skrócić całkowity czas realizacji.
• Rozbieżności w dopasowaniu i ich rozwiązywanie: Można analizować częstotliwość i czas trwania czynności „Rozwiązano rozbieżność”, zwłaszcza tych związanych z „Dopasowano zamówienie zakupu” i „Dopasowano przyjęcie towaru”. Warto sprawdzić, dlaczego pojawiają się rozbieżności, których dostawców lub typów zamówień dotyczą najczęściej i ile trwa ich rozwiązanie. Pozwala to ograniczyć ręczne poprawki.
• Zgodność z warunkami płatności i przepływy pieniężne: Można monitorować przestrzeganie warunków płatności i terminów płatności faktur. Process mining wskazuje opóźnione płatności, niewykorzystane rabaty za wcześniejszą płatność i płatności realizowane przed terminem. Ułatwia to zarządzanie przepływami pieniężnymi i poprawę relacji z dostawcami dzięki terminowej realizacji płatności.
• Możliwości automatyzacji: Można wykryć powtarzalne, ustandaryzowane zadania, które warto rozważyć pod kątem robotyzacji procesów (RPA) lub lepszej konfiguracji SAP ECC. Dzięki temu zespół może poświęcić mniej czasu na rutynowe czynności.

Oczekiwane efekty: wymierne korzyści dla firmy

Usprawnienie obsługi faktur zobowiązań na podstawie wyników process mining może przynieść konkretne, mierzalne korzyści:

• Krótszy czas realizacji: Wyeliminowanie wąskich gardeł i uproszczenie czynności może znacznie skrócić średni czas od otrzymania faktury do płatności, często o 30% lub więcej.
• Niższe koszty obsługi: Mniej pracy ręcznej, mniej błędów wymagających poprawek i brak kar za opóźnione płatności pozwalają ograniczyć koszty.
• Lepsza zgodność: Przestrzeganie wewnętrznych zasad, warunków płatności i wymogów prawnych ogranicza ryzyko i ułatwia przygotowanie do audytu.
• Lepsze zarządzanie przepływami pieniężnymi: Przemyślane planowanie płatności pozwala poprawić kapitał obrotowy, częściej korzystać z rabatów za wcześniejszą płatność i unikać niepotrzebnych płatności przyspieszonych.
• Lepsze relacje z dostawcami: Terminowa, przewidywalna i przejrzysta obsługa płatności pomaga budować zaufanie dostawców.

Jak rozpocząć optymalizację obsługi zobowiązań

Rozpoczęcie optymalizacji obsługi faktur zobowiązań w SAP ECC z wykorzystaniem process mining jest prostsze, niż może się wydawać. Analiza istniejących danych SAP ECC pozwala szybko uzyskać szczegółowy obraz obecnego przebiegu procesu. Na tej podstawie można podejmować decyzje oparte na danych i wprowadzać konkretne usprawnienia operacyjne. Już dziś można zacząć przekształcać obsługę zobowiązań w sprawny, efektywny i zgodny z wymaganiami proces.