Szablon danych do analizy obsługi faktur zakupu

SAP ECC
Szablon danych do analizy obsługi faktur zakupu

Szablon danych do analizy obsługi faktur zakupu

Ten szablon danych zawiera informacje potrzebne do skutecznej analizy obsługi faktur zakupu. Wskazuje, które atrybuty danych warto zebrać, jakie czynności procesu śledzić oraz jak pobrać dane bezpośrednio z systemu SAP ECC. Dzięki szablonowi można zgromadzić informacje potrzebne do pełnej i miarodajnej analizy procesu.
  • Zalecane atrybuty do zebrania
  • Najważniejsze czynności do śledzenia
  • Wskazówki dotyczące ekstrakcji
Pierwszy raz spotykają się Państwo z dziennikiem zdarzeń? Dowiedz się jak utworzyć dziennik zdarzeń na potrzeby process mining.

Atrybuty obsługi faktur zakupu

Poniżej przedstawiono zalecane pola danych do uwzględnienia w dzienniku zdarzeń, aby kompleksowo analizować obsługę faktur zakupu.
3 Wymagane 9 Zalecane 9 Opcjonalne
Nazwa Opis
Czas zdarzenia
EventTime
Dokładna data i godzina wystąpienia określonej czynności lub zdarzenia.
Opis

Czas zdarzenia to znacznik czasu przypisany do każdej czynności w procesie. Dane te są niezbędne do chronologicznego uporządkowania zdarzeń i wszystkich analiz opartych na czasie. W SAP informacje te są często przechowywane w polach utworzenia, np. BKPF-CPUDT, lub w tabelach dzienników zmian, np. CDHDR-UDATE i CDHDR-UTIME.

Ten atrybut jest niezbędny do obliczania KPI, takich jak czas cyklu, czas przetwarzania i czas oczekiwania między czynnościami. Umożliwia analizę wyników procesu w czasie, pomaga ustalić, kiedy pojawiają się wąskie gardła, i służy do sprawdzania zgodności z umowami SLA lub warunkami płatności.

Dlaczego to ważne

Ten znacznik czasu jest niezbędny do obliczania wszystkich miar czasu trwania, w tym czasu cyklu i czasu występowania wąskich gardeł. Stanowi podstawę analizy wyników procesu.

Skąd pobrać

Z tabel SAP, takich jak BKPF (CPUDT/CPUTM dla utworzenia) lub CDHDR (UDATE/UTIME dla zmian).

Przykłady
2023-10-01T10:00:00Z2023-10-02T14:35:10Z2023-10-15T09:12:00Z
Czynność
Activity
Nazwa konkretnego kroku biznesowego lub zdarzenia, które wystąpiło w cyklu obsługi faktury.
Opis

Ten atrybut opisuje pojedyncze zadanie lub zmianę statusu w procesie obsługi zobowiązań, na przykład „Wstępnie wprowadzono fakturę”, „Przekazano fakturę do akceptacji” lub „Rozliczono fakturę płatnością”. Czynności te tworzą mapę procesu. Zwykle są pobierane z dzienników zmian, pól statusu lub dzienników workflow w SAP.

Analiza kolejności i czasu trwania tych czynności stanowi podstawę process mining. Umożliwia wizualizację przebiegu procesu, wykrywanie wąskich gardeł między etapami, pomiar częstotliwości ponownej pracy oraz porównanie rzeczywistego przebiegu ze standardowymi procedurami. Szczegółowość zdefiniowanych czynności bezpośrednio wpływa na zakres możliwych analiz.

Dlaczego to ważne

Czynności stanowią podstawę mapy procesu. Umożliwiają wizualizację jego przebiegu, wykrywanie wąskich gardeł i analizę odchyleń.

Skąd pobrać

Dane można wyprowadzić z kodów transakcji (BKPF-TCODE), dzienników workflow (SWW_WI2OBJ) lub dzienników zmian (tabele CDHDR/CDPOS), na podstawie zmian w dokumentach faktur.

Przykłady
Utworzono dokument fakturyZaakceptowano fakturęRozliczono fakturę płatnościąUstawiono blokadę płatności
Faktura
InvoiceNumber
Unikalny identyfikator dokumentu faktury, używany jako główny identyfikator case do śledzenia jej przebiegu od otrzymania do płatności.
Opis

Numer faktury to klucz złożony, zwykle utworzony z kodu jednostki gospodarczej (BUKRS), numeru dokumentu (BELNR) i roku obrotowego (GJAHR) w SAP. Ta unikalna kombinacja pozwala jednoznacznie zidentyfikować każdą fakturę w całym systemie.

W process mining ten atrybut ma podstawowe znaczenie. Łączy wszystkie powiązane zdarzenia i czynności, takie jak utworzenie, księgowanie, akceptacja i płatność, w jedną instancję procesu. Analiza według faktury daje pełny obraz jej cyklu życia od początku do końca. Jest to niezbędne do obliczania czasu cyklu, wykrywania wariantów i rozpoznawania pętli ponownej pracy.

Dlaczego to ważne

To niezbędny identyfikator case, który łączy wszystkie czynności związane z fakturą i umożliwia pełną analizę procesu obsługi zobowiązań dla każdej faktury.

Skąd pobrać

Utworzony z pól BUKRS, BELNR i GJAHR tabeli SAP BKPF (nagłówek dokumentu księgowego).

Przykłady
1000-1900000001-20232000-5100000055-20231000-1900000042-2024
Jednostka gospodarcza
CompanyCode
Unikalny klucz oznaczający osobę prawną lub spółkę w strukturze organizacyjnej SAP.
Opis

Jednostka gospodarcza to podstawowa jednostka organizacyjna w SAP Financials, reprezentująca niezależną jednostkę księgową. Wszystkie transakcje finansowe, w tym faktury, są księgowane w ramach określonej jednostki.

Ten atrybut jest niezbędny do podziału analizy procesu według osób prawnych. Umożliwia porównywanie wyników procesu, poziomu zgodności i sprawności w różnych częściach firmy. Ma to szczególne znaczenie w dużych, międzynarodowych organizacjach z wieloma spółkami zależnymi.

Dlaczego to ważne

Umożliwia podział analizy procesu według osoby prawnej i porównywanie wyników różnych jednostek biznesowych.

Skąd pobrać

Z pola BUKRS tabeli SAP BKPF (nagłówek dokumentu księgowego).

Przykłady
10002100US01
Kwota brutto faktury
InvoiceGrossAmount
Łączna wartość brutto faktury, obejmująca podatki i inne opłaty, w walucie dokumentu.
Opis

Ten atrybut określa łączną wartość finansową faktury. To ważna informacja przy ocenie wpływu finansowego i charakterystyki przetwarzanych faktur. W SAP kwotę można znaleźć w różnych tabelach, zależnie od typu dokumentu, na przykład w tabeli BSEG dla dokumentów finansowych.

W analizie kwota faktury pomaga ustalać priorytety dla faktur o wysokiej wartości, oceniać przepływ finansowy procesu obsługi zobowiązań i dzielić dane na segmenty. Można na przykład sprawdzić, czy obsługa faktur o wysokiej wartości trwa dłużej lub przebiega inną ścieżką akceptacji. Kwota jest też podstawą finansowych KPI.

Dlaczego to ważne

Dostarcza kontekstu finansowego do analizy procesu, umożliwia analizę według wartości, ustalanie priorytetów dla faktur o wysokiej wartości i obliczanie finansowych KPI.

Skąd pobrać

Z tabel pozycji SAP, takich jak pole WRBTR w BSEG (kwota w walucie dokumentu). Może być konieczne zsumowanie pozycji do poziomu nagłówka.

Przykłady
1500.0012550.75980.50
Nazwa dostawcy
VendorName
Nazwa dostawcy, który przesłał fakturę.
Opis

Ten atrybut zawiera oficjalną nazwę dostawcy. W SAP dane podstawowe dostawcy (tabela LFA1) są powiązane z dokumentem faktury za pomocą numeru dostawcy (LIFNR), zapisanego w nagłówku dokumentu lub pozycjach.

Analiza według dostawcy ma duże znaczenie dla dashboardu „Terminowość płatności dostawcom”. Pozwala śledzić czas obsługi faktur, terminowość płatności i liczbę wyjątków dla poszczególnych dostawców. Wnioski mogą pomóc w zarządzaniu relacjami z dostawcami, wykrywaniu tych, którzy regularnie przesyłają faktury niskiej jakości, oraz negocjowaniu lepszych warunków.

Dlaczego to ważne

Umożliwia analizę wyników dla poszczególnych dostawców, ułatwiając zarządzanie relacjami i wykrywanie problemów związanych z konkretnymi dostawcami.

Skąd pobrać

Z pola NAME1 tabeli SAP LFA1, powiązanego przez numer dostawcy (LIFNR) z tabeli BKPF lub BSEG.

Przykłady
Global Office Supplies Inc.Tech Solutions LLCReliable Logistics Corp.
Numer zamówienia zakupu
PurchaseOrderNumber
Identyfikator zamówienia zakupu, którego dotyczy faktura.
Opis

Numer zamówienia zakupu (PO) łączy fakturę z procesem zakupowym. W przypadku faktur powiązanych z zamówieniem jest to niezbędne do dopasowania trzech dokumentów: zamówienia zakupu, przyjęcia towaru i faktury.

Ten atrybut ma duże znaczenie dla dashboardu „Skuteczność dopasowania zamówień i przyjęć towaru”. Informacja o zamówieniu i jego dopasowaniu pozwala rozróżnić faktury powiązane z zamówieniem od pozostałych oraz mierzyć sprawność dopasowania. Opóźnienia na tym etapie często powodują wąskie gardła procesu.

Dlaczego to ważne

Łączy fakturę z procesem zakupowym, umożliwiając analizę faktur powiązanych i niepowiązanych z zamówieniem oraz sprawności dopasowania trójstronnego.

Skąd pobrać

Z pola EBELN tabeli SAP BSEG (dla faktur FI) lub RSEG (dla faktur MM).

Przykłady
450001712345000175894500018330
Osoba akceptująca
Approver
Użytkownik lub rola odpowiedzialna za akceptację faktury do płatności.
Opis

Ten atrybut wskazuje osobę, która wykonała czynność „Zaakceptowano fakturę”. W SAP akceptacja jest często obsługiwana przez system workflow, a identyfikator osoby akceptującej zapisuje się w historii workflow.

Analiza według osoby akceptującej stanowi podstawę dashboardu „Analiza wąskich gardeł w akceptacji faktur”. Pomaga mierzyć czas akceptacji dla poszczególnych osób lub grup, wykrywać osoby, które regularnie opóźniają akceptację, i oceniać rozkład obciążenia w hierarchii akceptacji. Dane te pomagają usprawnić workflow akceptacyjny, który często jest źródłem wąskich gardeł.

Dlaczego to ważne

Wskazuje osoby odpowiedzialne za akceptację i umożliwia analizę czasu cyklu oraz wąskich gardeł według osoby lub zespołu.

Skąd pobrać

Zwykle można go znaleźć w tabelach SAP Business Workflow, np. SWW_WI2OBJ lub SWWLOG, łącząc element workflow z obiektem faktury i ustalając użytkownika wykonującego etap akceptacji.

Przykłady
DMARTINLCHENFINMAN_ROLE
Przyczyna blokady płatności
PaymentBlockReason
Kod wskazujący, dlaczego faktura została zablokowana przed płatnością.
Opis

Jeśli wystąpiła rozbieżność lub faktura jest weryfikowana, można zablokować płatność, aby nie uwzględnić jej w przebiegu płatności. Ten atrybut wskazuje przyczynę blokady, na przykład niezgodność ilości lub różnicę w cenie.

Informacja ta jest niezbędna do analizy wyjątków. Pomaga klasyfikować przyczyny opóźnień płatności i ponownej pracy oraz wspiera dashboard „Analiza wyjątków i rozbieżności”. Wiedza o najczęstszych przyczynach blokad pozwala ukierunkować działania usprawniające proces i ograniczyć liczbę wyjątków.

Dlaczego to ważne

Wskazuje przyczynę opóźnień płatności i umożliwia ukierunkowaną analizę, która pomaga ograniczyć wyjątki, ponowną pracę i czas obsługi faktur.

Skąd pobrać

Z pola ZLSPR tabeli SAP BSEG (segment dokumentu księgowego).

Przykłady
RIA
Termin płatności faktury
InvoiceDueDate
Obliczona data, do której należy opłacić fakturę zgodnie z warunkami płatności.
Opis

Termin płatności faktury wskazuje datę, do której należy zapłacić dostawcy, aby dotrzymać uzgodnionych warunków. W SAP często nie jest zapisany w jednym polu, lecz obliczany na podstawie daty bazowej dokumentu (BSEG-ZFBDT) i warunków płatności (BSEG-ZTERM) przypisanych do faktury.

Ta data ma zasadnicze znaczenie dla dashboardu „Terminowość płatności i rabaty”. Służy do obliczania KPI, takich jak odsetek opóźnionych płatności, oraz wykrywania faktur zagrożonych opóźnieniem. Analiza względem terminu pomaga ustalać priorytety pracy i poprawiać relacje z dostawcami.

Dlaczego to ważne

Ta data ma zasadnicze znaczenie dla monitorowania zgodności z warunkami płatności, obliczania KPI dotyczących opóźnień i wykorzystania rabatów za wcześniejszą płatność.

Skąd pobrać

Wyznaczany na podstawie daty bazowej do obliczenia terminu płatności (BSEG-ZFBDT) i klucza warunków płatności (BSEG-ZTERM).

Przykłady
2023-10-312023-11-152024-01-10
Użytkownik przetwarzający
ProcessorUser
Nazwa użytkownika SAP pracownika, który wykonał czynność, na przykład zaksięgował fakturę lub ją zmienił.
Opis

Ten atrybut wskazuje użytkownika odpowiedzialnego za wykonanie konkretnego kroku procesu. W SAP może to być osoba, która utworzyła dokument (np. BKPF-USNAM) lub wprowadziła określoną zmianę (np. CDHDR-USERNAME).

Analiza według użytkownika przetwarzającego pomaga ocenić wyniki pracy zespołu i rozkład obciążenia. Umożliwia utworzenie dashboardu „Rozkład obciążenia osób obsługujących zobowiązania” przez śledzenie liczby faktur i średniego czasu czynności dla każdego użytkownika. Może ujawnić potrzeby szkoleniowe, wskazać osoby osiągające dobre wyniki i pomóc w równym podziale zadań.

Dlaczego to ważne

Umożliwia analizę obciążenia, porównywanie wyników użytkowników oraz wykrywanie potrzeb szkoleniowych i nierównomiernego rozłożenia zasobów.

Skąd pobrać

Z pola USERNAME tabeli SAP CDHDR (dla zmian) lub pola USNAM tabeli BKPF (dla wprowadzania dokumentu).

Przykłady
AJONESSMITHBCWILLIAMS
Warunki płatności
PaymentTerms
Kod określający warunki płatności, takie jak terminy płatności i dostępne rabaty.
Opis

Warunki płatności to zdefiniowane w SAP reguły określające sposób obliczania terminów płatności faktur i rabatów gotówkowych. Przypisuje się je do danych podstawowych dostawcy, a także można określić dla poszczególnych faktur.

Ten atrybut jest niezbędny dla dashboardu „Terminowość płatności i rabaty” oraz KPI „Odsetek wykorzystanych rabatów za wcześniejszą płatność”. Analiza warunków płatności pomaga wykrywać możliwości uzyskania rabatów, oceniać finansowe skutki harmonogramów płatności i monitorować zgodność.

Dlaczego to ważne

Określa reguły dotyczące terminów płatności i rabatów, co ma znaczenie dla optymalizacji finansowej i monitorowania zgodności.

Skąd pobrać

Z pola ZTERM tabeli SAP BSEG (segment dokumentu księgowego).

Przykłady
Z0010001NT30
Czy czynność jest zautomatyzowana
IsAutomated
Wskaźnik określający, czy czynność wykonał system lub użytkownik wsadowy, czy człowiek.
Opis

Ten atrybut logiczny rozróżnia czynności wykonywane automatycznie, np. przez zadanie wsadowe, EDI lub system OCR, od czynności wykonywanych ręcznie przez użytkownika. Zwykle ustala się to na podstawie nazwy użytkownika przypisanej do czynności.

Atrybut ten jest podstawą dashboardu „Przetwarzanie ręczne i zautomatyzowane”. Pomaga mierzyć skuteczność automatyzacji, obliczać KPI odsetka ręcznej interwencji i wykrywać dalsze możliwości ograniczenia pracy ręcznej. Wiedza o tym, które etapy wymagają udziału człowieka, a które wykonuje system, pomaga zwiększać sprawność procesu.

Dlaczego to ważne

Pomaga mierzyć poziom automatyzacji procesu, wykrywać wąskie gardła związane z pracą ręczną i śledzić efekty wdrożonych rozwiązań automatyzujących.

Skąd pobrać

Wyznaczany przez sprawdzenie, czy identyfikator użytkownika, np. CDHDR-USERNAME, należy do zdefiniowanej listy kont systemowych, wsadowych lub serwisowych.

Przykłady
truefalse
Czy dokument został objęty stornem
IsReversed
Wartość logiczna wskazująca, czy dokument faktury został objęty stornem.
Opis

Ten atrybut oznacza faktury anulowane lub objęte stornem. Jest to istotne zdarzenie, które może wskazywać na poważny błąd lub problem w procesie. W SAP dokument objęty stornem jest powiązany z dokumentem storna.

Wykrywanie takich faktur pomaga ocenić jakość procesu i częstotliwość błędów. Umożliwia oddzielenie tych wyjątków końcowych od głównego przebiegu procesu oraz przeprowadzenie osobnej analizy przyczyn, aby ustalić, dlaczego występują storna i jak im zapobiegać.

Dlaczego to ważne

Oznacza anulowane faktury. Jest to ważny wskaźnik problemów w procesie, który pomaga analizować przyczyny poważnych błędów.

Skąd pobrać

Sprawdź, czy numer dokumentu (BKPF-BELNR) występuje w polu BKPF-STBLG (dokument storna) innego dokumentu.

Przykłady
truefalse
Czy faktura jest przeterminowana
IsOverdue
Obliczany wskaźnik przyjmujący wartość prawda, jeśli fakturę opłacono po wyznaczonym terminie płatności.
Opis

Ten atrybut logiczny jest wyznaczany przez porównanie daty czynności „Rozliczono fakturę płatnością” z terminem płatności faktury. Jeśli płatność nastąpiła po terminie, wskaźnik przyjmuje wartość prawda.

Atrybut ten bezpośrednio wspiera KPI odsetka opóźnionych płatności i dashboard „Terminowość płatności i rabaty”. Ułatwia filtrowanie i zliczanie opóźnionych płatności, a tym samym określenie skali problemu. Analiza cech przeterminowanych faktur, np. według dostawcy lub jednostki gospodarczej, może ujawnić przyczyny opóźnień.

Dlaczego to ważne

Bezpośrednio mierzy zgodność z terminami płatności i stanowi podstawę wskaźnika KPI „Udział płatności przeterminowanych”. Pomaga poprawić relacje z dostawcami i uniknąć kar.

Skąd pobrać

Pole obliczane: TRUE, jeśli (Payment Date > Invoice Due Date), w przeciwnym razie FALSE.

Przykłady
truefalse
Numer dokumentu przyjęcia towaru
GoodsReceiptNumber
Identyfikator dokumentu przyjęcia towaru powiązanego z fakturą do zamówienia zakupu.
Opis

W przypadku faktur za towary fizyczne dokument przyjęcia towaru (GR) potwierdza dostawę od dostawcy. Jego numer łączy fakturę z konkretnym przyjęciem.

Ten atrybut jest wykorzystywany w dashboardzie „Skuteczność dopasowania zamówień i przyjęć towaru”. Czas między zaksięgowaniem przyjęcia a zaksięgowaniem faktury jest ważną miarą. Analiza tego powiązania pomaga zrozumieć cały proces dopasowania trójstronnego i wykrywać opóźnienia między dostawą towaru a rozliczeniem finansowym.

Dlaczego to ważne

Uzupełnia obraz dopasowania trójstronnego (zamówienie zakupu, przyjęcie towaru, faktura) i umożliwia analizę opóźnień między dostawą a obsługą faktury.

Skąd pobrać

Z pola LFBNR tabeli SAP RSEG (pozycja dokumentu faktury przychodzącej, numer dokumentu referencyjnego).

Przykłady
500000123450000015675000002100
Ostatnia aktualizacja danych
LastDataUpdate
Znacznik czasu wskazujący, kiedy dane tego rekordu zostały ostatnio odświeżone z systemu źródłowego.
Opis

Ten atrybut wskazuje datę i godzinę ostatniego pobrania lub aktualizacji danych z SAP ECC. Nie należy do samych danych transakcyjnych, lecz jest metadanymi dodawanymi podczas wczytywania danych.

Służy przede wszystkim do określenia aktualności wyświetlanych danych. Ma to znaczenie w dashboardach i raportach, ponieważ informuje użytkowników, jak aktualna jest analiza i czy obejmuje najnowsze transakcje.

Dlaczego to ważne

Informuje o aktualności zbioru danych, co ma znaczenie przy ocenie aktualności wniosków z analizy procesu i danych w dashboardach.

Skąd pobrać

Metadane generowane i dodawane podczas procesu pobierania, przekształcania i ładowania danych (ETL).

Przykłady
2024-05-21T02:00:00Z2024-05-22T02:00:00Z2024-05-23T02:00:00Z
System źródłowy
SourceSystem
Wskazuje źródłowy system SAP ECC, z którego pobrano dane.
Opis

Ten atrybut określa system ewidencji, na przykład identyfikator systemu SAP (SID), z którego pochodzą dane o obsłudze faktur. Jest szczególnie ważny w organizacjach korzystających z wielu instancji ERP lub różnych systemów.

W analizie process mining pozwala rozróżnić dane z poszczególnych systemów, które mogą mieć inne konfiguracje lub warianty procesu. Umożliwia porównywanie systemów i zapewnia przejrzystość pochodzenia danych, co ma znaczenie dla zarządzania danymi i ich weryfikacji.

Dlaczego to ważne

Zapewnia możliwość śledzenia pochodzenia danych i analizy procesu w środowiskach z wieloma instancjami SAP lub innymi systemami źródłowymi.

Skąd pobrać

Zwykle jest to stała wartość oznaczająca identyfikator systemu SAP (SID) źródłowej instancji ECC, dodawana podczas pobierania danych.

Przykłady
ECC_PROD_EUSAP_US_01E5P
Typ dokumentu
DocumentType
Kod w SAP, który klasyfikuje dokumenty księgowe i określa sposób ich przetwarzania.
Opis

Typ dokumentu pozwala rozróżniać różne transakcje biznesowe, takie jak faktury dostawców (KR), noty uznaniowe (KG) czy faktury MM (RE). Klasyfikacja ta określa między innymi zakres numeracji i rodzaje kont, na które można księgować.

W process mining filtrowanie według typu dokumentu pozwala uzyskać bardziej jednorodne dane do analizy. Na przykład proces obsługi standardowej faktury dostawcy (KR) może znacznie różnić się od procesu obsługi noty uznaniowej (KG). Oddzielna analiza zapobiega mylącym zestawieniom i daje dokładniejsze wnioski dotyczące poszczególnych podprocesów.

Dlaczego to ważne

Umożliwia podział analizy według rodzaju transakcji, np. faktury lub noty uznaniowej, dzięki czemu wnioski dotyczące procesu są dokładniejsze i bardziej przydatne.

Skąd pobrać

Z pola BLART tabeli SAP BKPF (nagłówek dokumentu księgowego).

Przykłady
KRREKG
Utracony rabat
DiscountLost
Flaga obliczana, która przyjmuje wartość true, jeśli nie skorzystano z dostępnego rabatu za wcześniejszą płatność.
Opis

Ten atrybut wskazuje faktury, dla których warunki płatności przewidywały rabat za wcześniejszą płatność, ale płatność nastąpiła po upływie okresu rabatowego. Wartość jest obliczana przez porównanie daty płatności z terminem rabatu wynikającym z pola „Payment Terms”.

To ważny wskaźnik KPI finansów, wykorzystywany do obliczania „Wskaźnika wykorzystania rabatów za wcześniejszą płatność”. Pokazuje niewykorzystane możliwości ograniczenia kosztów. Analiza przyczyn utraty rabatów, takich jak długie cykle akceptacji czy blokady płatności, może uzasadnić projekty usprawnienia procesów o jasno określonym zwrocie z inwestycji.

Dlaczego to ważne

Pokazuje niewykorzystane możliwości finansowe, bezpośrednio wspiera wskaźnik KPI „Wskaźnik wykorzystania rabatów za wcześniejszą płatność” i wskazuje wymierną korzyść z usprawnienia procesu.

Skąd pobrać

Pole obliczane: TRUE, jeśli (Payment Terms przewiduje rabat) AND (Payment Date > Discount Due Date), w przeciwnym razie FALSE.

Przykłady
truefalse
Waluta dokumentu
DocumentCurrency
Kod waluty, np. USD lub EUR, w której wystawiono fakturę.
Opis

Ten atrybut określa walutę kwoty faktury. W SAP jest zapisywany na poziomie nagłówka dokumentu.

Waluta dokumentu jest niezbędna do prawidłowej interpretacji kwot w analizie finansowej. Umożliwia filtrowanie analizy procesu według waluty i jest potrzebna do przeliczenia kwot na wspólną walutę lokalną na potrzeby ujednoliconych raportów i zestawień.

Dlaczego to ważne

Zapewnia kontekst potrzebny do interpretacji kwot finansowych oraz umożliwia analizę według waluty lub przeliczenie kwot na wspólną walutę.

Skąd pobrać

Z pola WAERS tabeli SAP BKPF (nagłówek dokumentu księgowego).

Przykłady
USDEURGBP
Wymagane Zalecane Opcjonalne

Czynności w procesie obsługi faktur zakupu

To najważniejsze kroki i etapy procesu, które warto rejestrować w dzienniku zdarzeń, aby prawidłowo odkrywać i analizować workflow obsługi faktur.
6 Zalecane 7 Opcjonalne
Działanie Opis
Rozliczono fakturę płatnością
Faktura została w pełni opłacona, a otwarta pozycja rozliczona z dokumentem płatności. Oznacza to pomyślne zakończenie procesu obsługi zobowiązań dla tej faktury. Zdarzenie można odczytać z informacji o dokumencie rozliczającym.
Dlaczego to ważne

To zdarzenie kończy główną ścieżkę procesu. Czas do jego wystąpienia jest ważną miarą ogólnej sprawności procesu. Jest też niezbędny do obliczania terminowości płatności i wykorzystania rabatów.

Skąd pobrać

Zdarzenie można rozpoznać, gdy dla pozycji dostawcy wypełniono numer dokumentu rozliczającego (BSEG-AUGBL) i datę rozliczenia (BSEG-AUGDT). Znacznikiem czasu zdarzenia jest data rozliczenia.

Rejestrowanie

Użyj daty rozliczenia (BSEG.AUGDT), gdy wypełniono pole dokumentu rozliczającego (BSEG.AUGBL).

Typ zdarzenia explicit
Storno faktury
Zaksięgowany dokument faktury został anulowany przez utworzenie dokumentu storna. Ta czynność odwraca skutki finansowe pierwotnej faktury. Jest to alternatywne, często niepożądane zakończenie procesu.
Dlaczego to ważne

Storna wskazują na błędy, takie jak nieprawidłowe dane lub zduplikowane faktury. Śledzenie częstotliwości i przyczyn storna pomaga znaleźć możliwości poprawy jakości danych i ograniczenia błędów przy pierwszym wykonaniu.

Skąd pobrać

Zdarzenie można rozpoznać w tabeli nagłówków dokumentów (BKPF). W polu numeru dokumentu storna (BKPF-STBLG) dokumentu pierwotnego znajduje się wartość. Czasem zdarzenia jest data księgowania dokumentu storna.

Rejestrowanie

Znajdź dokument storna w BKPF.STBLG. Pobierz znacznik czasu z daty księgowania dokumentu storna.

Typ zdarzenia explicit
Utworzono dokument faktury
Oznacza utworzenie dokumentu faktury w SAP, jako dokumentu wstępnie wprowadzonego lub w pełni zaksięgowanego. Zwykle jest to pierwsze zdarzenie z oznaczeniem czasu dotyczące faktury i punkt początkowy analizy procesu. Dane pochodzą z daty i godziny wprowadzenia dokumentu w tabeli BKPF.
Dlaczego to ważne

To podstawowe zdarzenie rozpoczynające obsługę faktury. Analiza czasu od tego momentu pozwala zmierzyć całkowity czas obsługi i wykryć opóźnienia na etapie wprowadzania danych.

Skąd pobrać

Zdarzenie jest określane na podstawie znacznika czasu utworzenia nagłówka dokumentu księgowego. Znacznik czasu tworzą data wprowadzenia (BKPF-CPUDT) i godzina wprowadzenia (BKPF-CPUTM).

Rejestrowanie

Użyj znacznika czasu utworzenia z tabeli nagłówka dokumentu BKPF (CPUDT, CPUTM).

Typ zdarzenia inferred
Utworzono propozycję płatności
Faktura została uwzględniona na liście propozycji płatności w ramach przebiegu płatności (kod transakcji F110). Nie oznacza to jeszcze wykonania płatności, ale wskazuje zamiar jej realizacji. Faktura jest wybierana na podstawie terminu płatności i warunków płatności.
Dlaczego to ważne

To pierwszy etap zautomatyzowanego procesu płatności. Opóźnienie między utworzeniem propozycji a wykonaniem płatności może wskazywać na problemy z akceptacją lub harmonogramem przebiegu płatności.

Skąd pobrać

Zdarzenie można rozpoznać, wyszukując dokument faktury w tabelach propozycji płatności, takich jak REGUP (pozycje przetworzone przez program płatności). Datę przebiegu (REGUP-LAUFD) można wykorzystać jako czas zdarzenia.

Rejestrowanie

Znajdź fakturę w tabeli REGUP i użyj daty przebiegu płatności (LAUFD).

Typ zdarzenia explicit
Zaakceptowano fakturę
Wyznaczona osoba akceptująca potwierdziła, że faktura jest prawidłowa i można ją opłacić. Zdarzenie może być jawnie rejestrowane w systemie workflow lub wnioskowane na podstawie usunięcia blokady płatności. To ważny etap przed płatnością.
Dlaczego to ważne

Ten etap oznacza, że faktura może zostać opłacona. Opóźnienia przed nim lub po nim wskazują na różne problemy, takie jak niedostępność osoby akceptującej lub harmonogram realizacji płatności.

Skąd pobrać

W systemie workflow jest to jawnie rejestrowane zdarzenie. W innym przypadku zwykle wnioskuje się je na podstawie usunięcia blokady płatności, odnotowanego w dziennikach zmian (CDHDR/CDPOS) pola BSEG-ZLSPR.

Rejestrowanie

Zdarzenie z systemu workflow lub dziennik zmian wskazujący usunięcie blokady płatności.

Typ zdarzenia explicit
Zaksięgowano fakturę
Faktura została formalnie ujęta w księdze głównej, co oznacza powstanie zobowiązania finansowego. Dokument wstępnie wprowadzony zostaje zaksięgowany albo od początku jest tworzony jako zaksięgowany. To podstawowy etap księgowania.
Dlaczego to ważne

Księgowanie to ważny etap, który nadaje fakturze status oficjalnego zobowiązania. Oddziela wprowadzanie danych od aktywnego zarządzania płatnością.

Skąd pobrać

Zdarzenie można rozpoznać w tabeli nagłówków dokumentów BKPF. Zaksięgowany dokument ma puste pole Document Status (BKPF-BSTAT) i prawidłową datę księgowania (BKPF-BUDAT). Znacznikiem czasu zdarzenia jest data księgowania.

Rejestrowanie

Użyj BKPF.BUDAT dla dokumentów, w których BKPF.BSTAT nie ma wartości „V” (wstępnie wprowadzony) lub wartość „V” została zmieniona.

Typ zdarzenia explicit
Minął termin płatności, faktura nieopłacona
To obliczane zdarzenie występuje, gdy bieżąca data przekracza termin płatności netto faktury, a faktura nie została jeszcze rozliczona. Wskazuje faktury zagrożone opóźnieniem lub już przeterminowane. Nie jest to bezpośrednie zdarzenie systemowe.
Dlaczego to ważne

Ta czynność ma zasadnicze znaczenie przy monitorowaniu KPI odsetka opóźnionych płatności. Wskazuje faktury wymagające pilnej uwagi, aby uniknąć opłat za opóźnienie i pogorszenia relacji z dostawcami.

Skąd pobrać

To zdarzenie obliczane. Wynika z porównania bieżącej daty z terminem płatności netto (BSEG-ZFBDT) dla wszystkich otwartych, nierozliczonych pozycji faktur. Znacznikiem czasu zdarzenia jest sam termin płatności.

Rejestrowanie

Wyznacz zdarzenie, porównując bieżącą datę z BSEG.ZFBDT dla otwartych pozycji.

Typ zdarzenia calculated
Przekazano fakturę do akceptacji
Faktura została formalnie przekazana do workflow akceptacyjnego. Ta czynność często jest rejestrowana w zewnętrznym systemie workflow lub wynika ze zmiany statusu w SAP. Zwykle rozpoczyna podproces akceptacji.
Dlaczego to ważne

To początek cyklu akceptacji. Pomiar czasu od tego zdarzenia do „Zaakceptowano fakturę” ma zasadnicze znaczenie dla KPI czasu cyklu akceptacji faktury oraz wykrywania wąskich gardeł związanych z osobami akceptującymi.

Skąd pobrać

Jeśli używany jest SAP Business Workflow, zdarzenie można pobrać z dzienników workflow, np. SWWLOG. W przeciwnym razie jest to etap koncepcyjny, często wnioskowany na podstawie ustawienia blokady płatności z powodu konieczności akceptacji.

Rejestrowanie

Pobierz dane z dzienników workflow lub wywnioskuj zdarzenie z ustawienia określonej blokady płatności.

Typ zdarzenia explicit
Ustawiono blokadę płatności
Faktura została zablokowana przed płatnością, zwykle z powodu rozbieżności, oczekującej akceptacji lub innego problemu. Jest to jawny status ustawiany na pozycji faktury. Zdarzenie można odczytać z tabel dokumentów zmian.
Dlaczego to ważne

Ta czynność wskazuje początek okresu wyjątku lub oczekiwania na akceptację. Analiza częstotliwości i czasu trwania blokad płatności pomaga wykrywać i usuwać wąskie gardła procesu oraz rozstrzygać spory.

Skąd pobrać

Zdarzenie można wykryć, śledząc zmiany pola Payment Block Key (BSEG-ZLSPR). Dzienniki zmian w tabelach CDHDR i CDPOS rejestrują moment wypełnienia tego pola.

Rejestrowanie

Śledź tworzenie wpisów w CDHDR/CDPOS dla pola BSEG-ZLSPR.

Typ zdarzenia explicit
Usunięto blokadę płatności
Blokada płatności ustawiona wcześniej na fakturze została usunięta, dzięki czemu faktura może zostać opłacona. Zwykle oznacza to rozwiązanie rozbieżności lub uzyskanie akceptacji. Zdarzenie można odczytać z tabel dokumentów zmian.
Dlaczego to ważne

Ta czynność oznacza rozwiązanie problemu lub zakończenie akceptacji. Czas, przez który blokada była aktywna, to czas oczekiwania lub ponownej pracy, a więc obszar, w którym można ulepszyć proces.

Skąd pobrać

Zdarzenie można wykryć, śledząc zmiany pola Payment Block Key (BSEG-ZLSPR). Dzienniki zmian w tabelach CDHDR i CDPOS rejestrują moment wyczyszczenia tego pola.

Rejestrowanie

Śledź wpisy aktualizacyjne w CDHDR/CDPOS, w których pole BSEG-ZLSPR zmienia się na puste.

Typ zdarzenia explicit
Uzgodniono przyjęcie towaru
Oznacza potwierdzenie, że towary lub usługi ujęte na fakturze zostały odebrane, poprzez powiązanie faktury z dokumentem przyjęcia towaru. Jest to trzeci element uzgadniania trzech dokumentów. Zdarzenie jest określane na podstawie odwołań w pozycji faktury.
Dlaczego to ważne

Uzgodnienie z dokumentem przyjęcia towaru potwierdza, że firma otrzymała to, za co płaci. Śledzenie tego etapu pomaga analizować KPI dotyczący czasu uzgadniania zamówienia zakupu, przyjęcia towaru i faktury oraz usprawnić weryfikację.

Skąd pobrać

Zdarzenie jest określane na podstawie pozycji dostawcy w tabeli BSEG. Sprawdza się, czy wypełniono numer dokumentu przyjęcia towaru (BSEG-LFBNR), albo odtwarza historię powiązanego zamówienia zakupu w tabeli EKBE.

Rejestrowanie

Sprawdź odwołanie do przyjęcia towaru w BSEG.LFBNR lub historię zamówienia zakupu w EKBE.

Typ zdarzenia inferred
Uzgodniono zamówienie zakupu
To działanie oznacza, że pozycja faktury została prawidłowo powiązana z zamówieniem zakupu. Jest to ważny etap weryfikacji w procesie uzgadniania trzech elementów. Zdarzenie jest określane na podstawie obecności numeru zamówienia zakupu w szczegółach pozycji faktury.
Dlaczego to ważne

Opóźnienia w uzgadnianiu z zamówieniem zakupu mogą stanowić poważne wąskie gardło. Analiza tego działania pozwala ocenić sprawność uzgadniania i wykryć faktury, które odbiegają od standardowego workflow opartego na zamówieniu zakupu.

Skąd pobrać

Zdarzenie jest określane na podstawie pozycji dostawcy w tabeli BSEG. Jeśli pole numeru zamówienia zakupu (BSEG-EBELN) jest wypełnione, przyjmuje się, że uzgodnienie nastąpiło w chwili utworzenia dokumentu.

Rejestrowanie

Sprawdź, czy dla faktury pole BSEG.EBELN ma wartość inną niż null.

Typ zdarzenia inferred
Wstępnie wprowadzono fakturę
Oznacza fakturę wprowadzoną do SAP, ale jeszcze niezaksięgowaną w księdze głównej. Jest to jawna czynność, która pozwala później uzupełnić dokument lub uzyskać jego akceptację. Pole statusu dokumentu w tabeli nagłówka wskazuje, czy faktura została wstępnie wprowadzona.
Dlaczego to ważne

Wstępne wprowadzenie faktury oznacza celową przerwę w procesie, często związaną z weryfikacją lub brakiem informacji. Śledzenie tego etapu pomaga ustalić przyczyny opóźnień przed oficjalnym zaksięgowaniem faktury.

Skąd pobrać

Zdarzenie jest identyfikowane w tabeli nagłówka dokumentu BKPF, gdy status dokumentu (BKPF-BSTAT) ma wartość „V” (wstępnie wprowadzony). Czas zdarzenia to czas utworzenia dokumentu (BKPF-CPUDT, BKPF-CPUTM).

Rejestrowanie

Wybierz dokumenty, dla których BKPF.BSTAT = 'V'.

Typ zdarzenia explicit
Zalecane Opcjonalne

Instrukcje ekstrakcji

Jak pobrać dane z SAP ECC

Gotowi do rozpoczęcia?

Skorzystaj z tego szablonu, aby rozpocząć pracę z process mining. Już dziś usprawnij obsługę faktur zakupu dzięki analizie danych.

Uniknij opłat za opóźnienia: usprawnij obsługę zobowiązań i oszczędź 60%

Ogranicz podwójne płatności, zautomatyzuj obsługę i obniż koszty o 60% dzięki naszej platformie.

Rozpocznij bezpłatny okres próbny

Karta kredytowa nie jest wymagana, konfiguracja zajmuje kilka minut