> Ciągłe doskonalenie procesów > Zarządzanie umowami > Icertis

Usprawnij zarządzanie umowami

Usprawnij workflow umów w Icertis dzięki naszemu przewodnikowi w 6 krokach

Pobierz szablon danych

Zarządzanie umowami

Icertis

Wybierz proces

Wybierz proces, aby kontynuować pracę w połączonym obszarze roboczym.

Dostępne procesy

Dostępne systemy

Wyzwania(11)Cele(11)6 kroków Podgląd Wyniki Dane FAQ(5)

Zadbaj o zgodność w zarządzaniu umowami w Icertis

Złożony workflow akceptacji i wymogi zgodności często spowalniają ważne procesy. Nasza platforma pomaga wskazać konkretne wąskie gardła i usprawnić weryfikację umów. Ułatwia też poprawę nadzoru nad całym cyklem życia umowy, od rozpoczęcia po rozwiązanie.

Pobierz gotowy szablon danych i poznaj częste wyzwania, które utrudniają osiągnięcie celów efektywnościowych. Skorzystaj z planu doskonalenia w sześciu krokach oraz przewodnika po szablonie danych, aby usprawnić operacje.

Pokaż szczegółowy opis

Dlaczego warto usprawniać zarządzanie umowami w Icertis?

Sprawne zarządzanie umowami wspiera skuteczne operacje biznesowe, zwłaszcza gdy organizacja korzysta z zaawansowanej platformy, takiej jak Icertis Contract Intelligence. Icertis oferuje rozbudowane możliwości zarządzania umowami, ale sam proces nadal może być nieefektywny, co generuje znaczne koszty finansowe i operacyjne. Nieusprawniony workflow umów może wydłużać akceptacje, powodować utratę przychodów, zwiększać ryzyko naruszenia zgodności i pogarszać relacje z kontrahentami. Zrozumienie i usprawnienie tych procesów pozwala lepiej wykorzystać inwestycję w Icertis i zadbać o to, by umowy wspierały realizację celów biznesowych.

Jak process mining usprawnia zarządzanie umowami w Icertis

Process mining pozwala analizować rzeczywisty przebieg procesów zarządzania umowami w Icertis na podstawie danych. Zamiast opierać się na założeniach lub pojedynczych relacjach, process mining analizuje dzienniki zdarzeń bezpośrednio z systemu Icertis i odtwarza kolejne kroki cyklu życia każdej umowy. Dzięki temu można zobaczyć rzeczywisty przebieg procesu od początku do końca i wykryć ukryte wąskie gardła na etapach weryfikacji, akceptacji i negocjacji. Można też dokładnie zmierzyć czas realizacji umów, wskazać konkretne odstępstwa i ustalić, gdzie występują opóźnienia. Takie obiektywne dane pomagają skrócić czas zarządzania umowami i usprawnić procesy w całej organizacji.

Obszary do usprawnienia wykrywane przez process mining

Analiza danych dotyczących zarządzania umowami w Icertis pozwala wskazać konkretne obszary wymagające usprawnienia. Może się okazać, że określone działy lub osoby akceptujące regularnie spowalniają wewnętrzną weryfikację albo że negocjacje niektórych rodzajów umów trwają dłużej. Technologia może wykryć działania niezgodne z procedurami, takie jak pominięcie wymaganej weryfikacji prawnej lub odstępstwa od standardowych procedur operacyjnych. Process mining pozwala również analizować efektywność działań po podpisaniu umowy, takich jak monitorowanie zobowiązań, obsługa zmian czy odnowienia. Uzyskane informacje pomagają usprawnić operacje i poprawić nadzór nad umowami.

Konkretne efekty usprawnienia procesów w Icertis

Zastosowanie process mining do analizy zarządzania umowami w Icertis może przynieść wymierne korzyści. Krótszy czas realizacji umów przyspiesza uzyskanie przychodów i usprawnia operacje. Usunięcie wąskich gardeł i uproszczenie workflow pozwala ograniczyć koszty administracyjne oraz liczbę błędów wymagających kosztownych poprawek. Process mining pomaga też wcześniej wykrywać ryzyko i sprawdzać, czy organizacja przestrzega zobowiązań umownych oraz wewnętrznych zasad. Lepszy nadzór, łatwiejszy audyt i większa kontrola nad warunkami umów wzmacniają odporność i sprawność całego procesu. Dzięki temu zarządzanie umowami może wspierać realizację celów biznesowych i poprawiać wyniki finansowe.

Jak rozpocząć usprawnianie procesu obsługi umów w Icertis

Rozpoczęcie usprawniania zarządzania umowami w Icertis z wykorzystaniem process mining to krok w stronę sprawniejszych operacji. Analiza danych pozwala odejść od zgadywania i uzyskać konkretne informacje o najważniejszych workflow związanych z umowami. Wykorzystując dane już dostępne w systemie Icertis, można podejmować świadome decyzje, zwiększać efektywność i rozwijać sprawny proces zarządzania umowami. Sprawdź, jak process mining może pomóc lepiej wykorzystać inwestycję w Icertis i stale usprawniać proces.

Zarządzanie umowami Zarządzanie cyklem życia umów Administracja umowami Dział prawny Zakupy Compliance Skrócenie czasu realizacji Usprawnienie negocjacji CLM Operacje prawne Automatyzacja umów

Typowe problemy i wyzwania

Wskaż wyzwania, które Państwa dotyczą

Umowy często czekają w długich kolejkach na akceptację, co opóźnia ich zawarcie i wpływa na moment ujęcia przychodów. Wydłuża to cały cykl życia umowy, prowadzi do utraty szans biznesowych i pogarsza relacje z interesariuszami.
ProcessMind analizuje workflow akceptacji w Icertis i wskazuje osoby akceptujące, działy lub warunki powodujące opóźnienia. Pokazuje rzeczywiste ścieżki umów, wykrywa sekwencje akceptacji niezgodne z procedurami oraz obszary, w których można usprawnić lub zautomatyzować działania.

Przeciągające się negocjacje z kontrahentami mogą znacznie opóźnić zawarcie umowy, przesunąć uzyskanie przychodów i zwiększyć koszty operacyjne. Kolejne poprawki i nierozwiązane kwestie wydłużają czas do podpisania umowy i ograniczają elastyczność firmy.
ProcessMind pokazuje przebieg negocjacji w Icertis, ujawnia wzorce zmian, wskazuje zapisy często oznaczane do korekty i mierzy wpływ kolejnych rund negocjacji. Te informacje pomagają usprawnić strategie negocjacyjne i lepiej wykorzystywać szablony.

Odstępstwa od przyjętych wewnętrznych zasad dotyczących umów, takie jak pominięcie wymaganych etapów weryfikacji lub uzyskanie akceptacji w niewłaściwej kolejności, narażają organizację na ryzyko prawne i finansowe. Takie przypadki często pozostają niezauważone, zwiększając ryzyko problemów podczas audytu i prowadząc do niespójnych praktyk w różnych działach.
ProcessMind automatycznie wykrywa wszystkie rzeczywiste warianty procesu w Icertis i wskazuje każdy przypadek, w którym umowa odbiega od założonej ścieżki zgodnej z procedurami. Ułatwia to szybkie wykrywanie i korygowanie naruszeń zasad.

Opóźnienia w obsłudze odnowień lub rozwiązań umów mogą prowadzić do automatycznego przedłużenia niekorzystnych warunków, utraty przychodów z nowych umów lub niepotrzebnego przedłużania usług. Utrudnia to efektywne zarządzanie portfelem umów i może powodować straty finansowe.
ProcessMind śledzi cały cykl życia umowy, wskazuje umowy zbliżające się do wygaśnięcia i pokazuje przebieg procesu odnowienia lub rozwiązania. Ujawnia opóźnienia, pomagając podejmować działania na czas i usprawniać nadzór nad umowami.

Interesariusze często nie wiedzą, jaki jest aktualny status umowy. Prowadzi to do częstych zapytań, dodatkowej komunikacji i trudności z przewidywaniem terminu zawarcia umowy. Brak przejrzystości utrudnia proaktywne zarządzanie i podejmowanie decyzji na każdym etapie cyklu życia umowy.
ProcessMind zapewnia obiektywny obraz całego przebiegu każdej umowy w Icertis, od rozpoczęcia po zawarcie. Pokazuje dokładne miejsce umowy w procesie, wykrywa sprawy, które utknęły, i dostarcza danych o ogólnej efektywności.

Częste poprawki i liczne zmiany w projekcie umowy mogą świadczyć o problemach z pierwszą wersją dokumentu lub niejasnych wymaganiach. Prowadzą do niepotrzebnej pracy i wydłużają czas realizacji umowy. Poprawki angażują zasoby prawne i biznesowe oraz zwiększają koszty operacyjne.
ProcessMind analizuje częstotliwość i wzorce zmian umów w Icertis, pomagając wykryć przyczyny, takie jak niespójne szablony lub niejasne instrukcje początkowe. Wskazuje obszary, w których standaryzacja lub dokładniejsze wytyczne mogą ograniczyć liczbę poprawek.

Po podpisaniu umowy można przeoczyć ważne zobowiązania, takie jak terminy realizacji usług czy obowiązki sprawozdawcze. Może to prowadzić do kar, pogorszenia relacji lub nieosiągnięcia zakładanych korzyści. Bez odpowiedniego nadzoru ryzyko naruszenia zgodności pozostaje wysokie.
ProcessMind monitoruje działania po podpisaniu umowy, w tym kontrolę zobowiązań i weryfikację zgodności, wskazując zadania opóźnione lub niewykonane. Zapewnia wgląd w realizację SLA i innych zobowiązań po podpisaniu umowy w Icertis.

Wąskie gardła często wynikają z nierównomiernego podziału pracy między prawników lub osoby weryfikujące umowy. Jedni są przeciążeni, podczas gdy inni mają wolne moce. Taki podział zasobów opóźnia ważne działania związane z umowami i utrudnia efektywne wykorzystanie kompetencji pracowników.
ProcessMind pokazuje obciążenie pracą i liczbę obsłużonych spraw przez poszczególne osoby lub działy weryfikujące umowy w Icertis. Wskazuje wąskie gardła wynikające z ograniczonych zasobów, co ułatwia podejmowanie decyzji o podziale zadań na podstawie danych.

Niekontrolowane korzystanie z niestandardowych szablonów umów lub doraźne przygotowywanie dokumentów prowadzi do niespójności, zwiększa ryzyko prawne i utrudnia monitorowanie zgodności. W efekcie portfel umów staje się niespójny, a obciążenie administracyjne rośnie.
ProcessMind nie rejestruje tego bezpośrednio jako osobnej aktywności, ale może wykryć takie przypadki na podstawie analizy różnic w przygotowywaniu umów i późniejszych zmianach. Ujawnia nietypowe przebiegi procesu w Icertis, które mogą wskazywać na niestandardowe działania, i pomaga ustalić, gdzie należy wzmocnić stosowanie szablonów.

Przekazywanie spraw między zespołami lub działami, na przykład z zakupów do działu prawnego albo z działu prawnego do sprzedaży, często powoduje opóźnienia i problemy z komunikacją. Takie momenty stają się ukrytymi wąskimi gardłami, wydłużają czas realizacji i frustrują interesariuszy.
ProcessMind pokazuje przepływ umów między działami i osobami odpowiedzialnymi za umowy w Icertis. Wskazuje dokładne miejsca, w których podczas przekazywania spraw między aktywnościami występują opóźnienia, ujawniając problemy we współpracy między działami.

Bez wiedzy o rzeczywistym czasie realizacji procesu i występujących wąskich gardłach trudno przewidzieć, kiedy umowa zostanie zawarta. Niedokładne prognozy mogą zakłócić planowanie finansowe, prognozy sprzedaży i harmonogramy projektów, prowadząc do nieosiągnięcia celów i błędnych decyzji.
ProcessMind analizuje historyczne dane o zawieraniu umów, oblicza średni czas realizacji i prognozuje terminy zakończenia na podstawie aktualnego stanu procesu w Icertis. Dzięki temu prognozy opierają się na danych.

Typowe cele

Określ, jak wygląda sukces

Krótszy czas akceptacji oznacza szybsze zawieranie umów i wcześniejsze uzyskanie przychodów. Cel ten wymaga usprawnienia etapów weryfikacji i akceptacji w Icertis, usunięcia zbędnych kroków oraz skrócenia czasu oczekiwania. Zwiększa to efektywność operacyjną całej organizacji. ProcessMind dokładnie mapuje wszystkie workflow akceptacji, wskazując konkretne wąskie gardła, zbędne kroki i miejsca, w których akceptacje się opóźniają. Mierzy wpływ każdego opóźnienia, pomagając zespołom ustalić jego przyczyny, takie jak ograniczone zasoby lub zależności między kolejnymi etapami, oraz symulować zmiany. Pozwala to znacząco skrócić czas realizacji, potencjalnie o 15-30%.

Szybsze negocjacje pozwalają wcześniej finalizować umowy, uzyskiwać przychody i sprawniej reagować na zmiany rynkowe. Celem jest usprawnienie współpracy z kontrahentami i interesariuszami wewnętrznymi w Icertis, ograniczenie wymiany kolejnych wersji i skrócenie czasu od pierwszego projektu do zawarcia umowy. ProcessMind pokazuje wszystkie rundy negocjacji i wskazuje konkretne działania lub zdarzenia wydłużające proces. Analiza danych historycznych ujawnia częste przyczyny opóźnień, takie jak liczne poprawki lub brakujące informacje. Dzięki temu zespoły mogą wprowadzać ukierunkowane usprawnienia, skrócić negocjacje o 10-25% i poprawić stosowane strategie.

Większa zgodność oznacza, że wszystkie umowy spełniają wymagania wewnętrznych zasad, przepisów i norm prawnych. Ogranicza to ryzyko prawne, potencjalne kary i szkody wizerunkowe. Wymaga monitorowania przestrzegania określonych reguł i workflow w całym cyklu życia umowy w Icertis, od przygotowania projektu po zawarcie. ProcessMind automatycznie wykrywa odstępstwa od przyjętych zasad zarządzania umowami i standardowych ścieżek procesu. Wskazuje konkretne przypadki niezgodności, takie jak niezatwierdzone klauzule lub pominięte etapy weryfikacji, co pozwala określić skalę problemu. Te informacje pomagają wprowadzić ściślejsze kontrole i zwiększyć zgodność o 20-40%, wzmacniając nadzór nad umowami.

Sprawny proces odnowienia zapobiega niezamierzonemu wygaśnięciu umów i pozwala odpowiednio wcześnie rozpocząć renegocjacje lub przygotować rozwiązanie umowy. Celem jest bardziej proaktywne i efektywne zarządzanie końcem okresu obowiązywania umów w Icertis, ograniczenie obciążenia administracyjnego i lepsze wykorzystanie ich wartości. ProcessMind mapuje pełny workflow odnowienia i rozwiązania umów, wskazując opóźnione rozpoczęcie działań, przekroczone terminy i nieefektywne przekazywanie spraw. Pokazuje przyczyny opóźnień i komplikacji, co ułatwia wdrożenie automatycznych alertów i standardowych procedur. Może to zwiększyć odsetek odnowień realizowanych na czas o 10-20% i usprawnić zarządzanie portfelem umów.

Dzięki większej przejrzystości interesariusze mogą w każdej chwili sprawdzić dokładny status umowy, co ułatwia podejmowanie decyzji i proaktywne zarządzanie. Celem jest usunięcie silosów informacyjnych i zapewnienie jednego, wiarygodnego źródła informacji o wszystkich umowach obsługiwanych w Icertis, od rozpoczęcia po zamknięcie. Ogranicza to opóźnienia wynikające z braku informacji. ProcessMind przedstawia cały przebieg każdej umowy, dzięki czemu jej aktualny status i postępy są od razu widoczne. Wskazuje umowy, które utknęły lub czekają na dane, co pozwala kierownikom wykrywać wąskie gardła, zanim znacząco wpłyną na terminy. Taka przejrzystość poprawia orientację w przebiegu operacji, ułatwia planowanie zasobów i ustalanie oczekiwań.

Mniej poprawek w projektach umów oznacza niższe koszty, krótszą weryfikację prawną i szybsze finalizowanie dokumentów. Cel ten wymaga poprawy dokładności i kompletności pierwszych wersji umów w Icertis, aby ograniczyć liczbę rozległych zmian i kolejnych wersji przed akceptacją. ProcessMind wskazuje przyczyny częstych zmian, takie jak niejasne wymagania, niekompletne dane początkowe lub niespójne korzystanie z szablonów. Analiza typowych wzorców zmian i pętli informacji zwrotnej pomaga określić, gdzie potrzebne są szkolenia lub zmiany w procesie. Może to ograniczyć liczbę poprawek o 20-35% i usprawnić pracę zespołu przygotowującego umowy.

Realizacja wszystkich zobowiązań po zawarciu umowy pomaga uniknąć kar, utrzymać dobre relacje biznesowe i uzyskać pełną wartość z umowy. Cel ten wymaga proaktywnego zarządzania zobowiązaniami zapisanymi w umowach w Icertis oraz monitorowania ich terminowej realizacji i zgodności przez cały okres obowiązywania umowy. ProcessMind śledzi działania związane z realizacją zobowiązań i wskazuje zadania opóźnione lub niewykonane zgodnie z warunkami umowy. Ujawnia luki w procesie i problemy z zasobami, które utrudniają terminową realizację, pomagając zwiększyć odsetek wykonanych zobowiązań o 15-25% i ograniczyć ryzyko niezgodności.

Efektywny podział zasobów, zwłaszcza prawników i specjalistów weryfikujących umowy, ogranicza przestoje i zapobiega powstawaniu wąskich gardeł. Dzięki temu umowy sprawniej przechodzą przez kolejne etapy weryfikacji. Celem jest wyrównanie obciążenia pracą i lepsze wykorzystanie wiedzy specjalistycznej w procesie zarządzania umowami w Icertis, co zwiększa produktywność zespołu. ProcessMind pokazuje szczegółowo wykorzystanie zasobów przy różnych działaniach związanych z weryfikacją. Wskazuje osoby i zespoły przeciążone lub niewykorzystane oraz przypadki, w których konkretne osoby lub zespoły stają się wąskim gardłem. Ułatwia to lepszy podział pracy i określenie potrzeb szkoleniowych. Takie usprawnienia mogą zwiększyć efektywność wykorzystania zasobów o 10-20% i skrócić czas weryfikacji.

Szersze stosowanie standardowych szablonów umów ogranicza ryzyko prawne, zapewnia spójność umów i przyspiesza przygotowywanie dokumentów. Celem jest ograniczenie odstępstw od zatwierdzonych szablonów w Icertis, tak aby umowy powstawały w jednolity sposób i spełniały przyjęte standardy organizacji. ProcessMind wykrywa i mierzy przypadki użycia niestandardowych klauzul lub szablonów, pokazując częstotliwość i wpływ takich odstępstw. Ujawnione wzorce pomagają egzekwować zasady korzystania z szablonów i wskazać, które z nich wymagają aktualizacji. Może to zwiększyć stosowanie szablonów o 20-30% i ograniczyć zakres weryfikacji prawnej.

Sprawne przekazywanie spraw między działami, takimi jak dział prawny, zakupy i sprzedaż, pomaga utrzymać tempo pracy nad umową i uniknąć zbędnych opóźnień. Celem jest wykrycie i usunięcie problemów przy przekazywaniu spraw w cyklu życia umowy w Icertis, aby usprawnić współpracę i skrócić czas realizacji. ProcessMind wizualizuje przekazywanie spraw między działami zaangażowanymi w proces obsługi umów i dokładnie mierzy czas oczekiwania oraz opóźnienia na każdym etapie. Wskazuje miejsca współpracy między działami, które stają się wąskim gardłem, co pozwala usprawnić komunikację i przebieg procesu. Może to skrócić opóźnienia przy przekazywaniu spraw o 15-25%.

Dokładne prognozowanie terminów realizacji umów ma duże znaczenie dla planowania działalności, ujmowania przychodów i planowania zasobów. Celem jest zwiększenie przewidywalności terminów finalizacji umów obsługiwanych w Icertis, co pozwala sporządzać wiarygodniejsze prognozy finansowe i lepiej koordynować działania w całej organizacji. ProcessMind analizuje historyczne czasy realizacji umów i wskazuje czynniki, które na nie wpływają, takie jak rodzaj umowy, kontrahent czy stopień złożoności. Ujawniając powtarzające się zależności i dostarczając prognozy oparte na danych, pomaga zwiększyć dokładność prognoz o 10–20%, co ułatwia planowanie strategiczne i przydzielanie zasobów.

6 kroków do usprawnienia zarządzania umowami

Pobierz szablon

Wyeksportuj dane z Icertis

Prześlij zbiór danych

Przeanalizuj proces

Wprowadź usprawnienia

Monitoruj postępy

Pobierz szablon

Co zrobić

Pobierz szablon Excel dostosowany do zarządzania umowami. Ułatwia on prawidłowe przygotowanie danych z Icertis do analizy.

Zobacz przewodnik po szablonie danych Pobierz szablon

Dlaczego to ważne

Odpowiednia struktura danych pozwala właściwie przygotować informacje o umowach i stworzyć solidną podstawę do rzetelnej analizy procesu.

Oczekiwany rezultat

Gotowy szablon Excel z formatowaniem, do którego można wprowadzić dane o umowach z Icertis.

CO ZYSKAJĄ PAŃSTWO

Poznaj rzeczywisty przebieg umów w Icertis

Zobaczcie, jak przebiega workflow umów, gdzie pojawiają się opóźnienia i ryzyko naruszenia zgodności. Platforma pokazuje, jak usprawnić system Icertis.

Wizualizacja workflow umów od początku do końca
Wskazanie konkretnych wąskich gardeł w procesie akceptacji
Monitorowanie zgodności i przestrzegania zasad nadzoru
Usprawnienie cykli weryfikacji umów

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

TYPOWE REZULTATY

Sprawniejsze zarządzanie umowami

Nasze rozwiązania process mining ujawniają nieefektywności i wąskie gardła w cyklu życia umów. Analiza szczegółowych danych o identyfikatorach umów z Icertis pokazuje, jakie usprawnienia organizacje zwykle osiągają po optymalizacji procesów związanych z umowami.

0 %

Szybsza akceptacja umów

Skrócenie etapu akceptacji

Wskaż i usuń wąskie gardła w workflow akceptacji, aby znacznie skrócić czas potrzebny na uzyskanie wewnętrznej zgody na umowę.

0 %

Lepsze przestrzeganie zasad

Większa zgodność z zasadami wewnętrznymi

Automatycznie wykrywaj odstępstwa od standardowych procesów i zasad dotyczących umów. Zwiększ zgodność i ogranicz ryzyko w całym portfelu umów.

0 %

Krótsze negocjacje

Skrócenie średniego czasu negocjacji

Analizuj przebieg negocjacji, aby wykrywać opóźnienia i etapy wymagające wielu poprawek. Ułatwia to szybsze uzgadnianie warunków z kontrahentami i finalizowanie transakcji.

0 %

Mniej umów, które utknęły w procesie

Mniej umów wstrzymanych w toku

Uzyskaj bieżący wgląd w umowy, które utknęły lub są realizowane powoli. Dzięki temu można wcześniej podjąć działania, przyspieszyć ich obsługę i zapobiec opóźnieniom.

0 %

Lepsza realizacja zobowiązań

Więcej zrealizowanych obowiązków umownych

Monitoruj terminową realizację wszystkich zobowiązań umownych po podpisaniu umowy. Ograniczysz ryzyko i poprawisz relacje z partnerami biznesowymi.

0 %

Sprawniejsze przekazywanie umów do przeglądu

Krótszy czas oczekiwania na przegląd prawny

Wykrywaj i usuwaj wąskie gardła w kolejkach do przeglądu prawnego oraz przy przekazywaniu spraw między działami. Ułatwi to optymalne wykorzystanie zasobów i przyspieszy obieg umów.

Wyniki zależą od złożoności procesu, jakości danych i obszarów, na których koncentruje się organizacja. Podane wartości przedstawiają typowe usprawnienia obserwowane przy wdrożeniach dotyczących zarządzania umowami.

Zalecane dane

Zacznijcie od najważniejszych atrybutów i działań, a następnie w razie potrzeby rozszerzcie zakres.

Pierwszy raz spotykają się Państwo z dziennikiem zdarzeń? Dowiedz się jak utworzyć dziennik zdarzeń na potrzeby process mining.

Atrybuty

Najważniejsze dane do zebrania na potrzeby analizy

Unikalny identyfikator każdej umowy obsługiwanej na platformie Icertis.

Dlaczego to ważne

To główny klucz analizy procesu. Umożliwia śledzenie całego przebiegu umowy i zapewnia spójność danych.

Znacznik czasu wskazujący, kiedy zakończono daną czynność związaną z umową.

Dlaczego to ważne

Pozwala dokładnie obliczyć czas trwania czynności i odróżnić czas realizacji od czasu oczekiwania.

Użytkownik lub zasób odpowiedzialny za wykonanie czynności związanej z umową.

Dlaczego to ważne

Umożliwia analizę wyników pracy użytkowników i zespołów oraz pomaga wykrywać nierównomierne obciążenie pracą i potrzeby szkoleniowe.

Dział, do którego należy osoba odpowiedzialna za czynność.

Dlaczego to ważne

Ułatwia analizę wyników działów i sprawności przekazywania spraw oraz pomaga wykrywać wąskie gardła na styku różnych funkcji.

Klasyfikacja umowy, na przykład umowa ramowa o świadczenie usług lub umowa o zachowaniu poufności.

Dlaczego to ważne

Pozwala podzielić proces na segmenty i porównać przebieg oraz zgodność dla różnych rodzajów umów.

Bieżący stan lub etap umowy w jej cyklu życia.

Dlaczego to ważne

Pokazuje ogólny obraz portfela umów, potrzebny do monitorowania operacji i zarządzania przepustowością procesu.

Łączna wartość pieniężna umowy.

Dlaczego to ważne

Ułatwia ustalanie priorytetów i analizę według wartości, dzięki czemu działania usprawniające można skupić na umowach o największym znaczeniu finansowym.

Działania

Kroki procesu do monitorowania i optymalizacji

To zdarzenie oznacza formalne rozpoczęcie cyklu życia umowy, gdy użytkownik biznesowy składa wniosek o nową umowę. Zwykle jest rejestrowane w chwili przesłania formularza wniosku o umowę na platformie Icertis.

Dlaczego to ważne

Jako zdarzenie rozpoczynające proces, jest niezbędne do pomiaru całkowitego czasu realizacji umowy. Analiza liczby i rodzajów wniosków pomaga planować zasoby i zarządzać zapotrzebowaniem.

Oznacza zakończenie przeglądu umowy przez dział prawny. Zwykle jest rejestrowane jawnie, gdy osoba z działu prawnego kończy przypisane jej zadanie w workflow akceptacji.

Dlaczego to ważne

Ta czynność pozwala mierzyć czas przeglądu prawnego i wykrywać ewentualne ograniczenia przepustowości zespołu prawnego. Jest podstawą KPI „Czas oczekiwania na przegląd prawny”.

Oznacza moment, w którym wszyscy wymagani interesariusze wewnętrzni zaakceptowali umowę, która może zostać przekazana do negocjacji zewnętrznych lub podpisu. Zdarzenie można ustalić na podstawie osiągnięcia końcowego statusu „Zaakceptowano” przez cały workflow akceptacji.

Dlaczego to ważne

To ważny etap kończący cykl przeglądu wewnętrznego. Wyznacza koniec okresu mierzonego przez KPI „Średni czas akceptacji”.

To zdarzenie oznacza, że kontrahent zaakceptował warunki i końcową wersję umowy. Może być rejestrowane jawnie w portalu współpracy lub wynikać z ręcznej aktualizacji statusu przez właściciela umowy.

Dlaczego to ważne

Ten etap kończy negocjacje. Wyznacza koniec okresu mierzonego przez KPI „Średni czas negocjacji” i pozwala ocenić sprawność współpracy zewnętrznej.

Ta czynność oznacza formalne zawarcie umowy, gdy podpiszą ją wszystkie strony. Jest głównym zdarzeniem kończącym proces przed podpisaniem i jest rejestrowana dzięki integracji z platformą do podpisu elektronicznego.

Dlaczego to ważne

Jako główne zdarzenie kończące proces wyznacza koniec okresu mierzonego przez KPI „Średni czas realizacji umowy”. Oznacza moment, w którym umowa staje się prawnie wiążąca i wchodzi w życie.

Oznacza koniec cyklu życia umowy, wskutek aktywnego procesu jej rozwiązania lub upływu terminu ważności. Rozwiązanie jest jawnym zdarzeniem, natomiast wygaśnięcie ustala się na podstawie metadanych umowy.

Dlaczego to ważne

To końcowe zdarzenie w cyklu życia umowy. Ma zasadnicze znaczenie przy analizie odnowień i pomiarze KPI „Wskaźnik terminowych odnowień i rozwiązań umów”.

FAQ

Często zadawane pytania

Jak process mining może usprawnić zarządzanie umowami w Icertis?

Process mining analizuje dane z Icertis i przedstawia rzeczywisty przebieg cyklu życia umów, wskazując wąskie gardła w procesie akceptacji, negocjacjach i odnowieniach. Ujawnia odstępstwa od standardowego przebiegu i pokazuje, gdzie można zwiększyć efektywność. Dzięki temu można ustalić, na jakim etapie i z jakiego powodu umowy utknęły, a następnie skrócić czas realizacji i poprawić zgodność.

Jakie dane z Icertis są potrzebne, aby rozpocząć process mining umów?

Na początek potrzebny jest przede wszystkim dziennik zdarzeń z Icertis, zawierający identyfikator sprawy, identyfikator umowy, nazwę czynności i znacznik czasu dla każdego zdarzenia. Na tej podstawie można odtworzyć pełny przebieg każdej umowy. Analizę warto też uzupełnić o dodatkowe atrybuty, takie jak rodzaj lub wartość umowy.

Czy wdrożenie process mining w obecnej konfiguracji Icertis jest trudne?

Wdrożenie process mining zwykle polega na wyodrębnieniu danych historycznych z Icertis, a nie na zmianie konfiguracji używanego systemu. Narzędzie process mining analizuje te dane, więc bieżące operacje są zazwyczaj zakłócane w niewielkim stopniu. Najważniejsze są eksport danych i ich późniejsza analiza, a nie integracja systemów w tradycyjnym rozumieniu.

Jakich usprawnień można oczekiwać po zastosowaniu process mining w zarządzaniu umowami?

Można oczekiwać poprawy KPI, takich jak krótszy czas akceptacji umów i krótsze negocjacje. Uzyskane wnioski pomagają lepiej przestrzegać zasad, usprawnić proces odnowień i uzyskać bieżący wgląd w status umów. W efekcie operacje przebiegają sprawniej, a zasoby można lepiej przydzielać.

Jakie wymagania techniczne trzeba spełnić, aby analizować dane z Icertis za pomocą process mining?

Podstawowym wymaganiem technicznym jest możliwość wyodrębnienia dziennika zdarzeń z Icertis, zwykle za pomocą funkcji raportowania lub bezpośredniego dostępu do bazy danych. Potrzebne będą dane logowania, a eksport może wymagać wsparcia technicznego zespołu IT. Nie trzeba instalować specjalnego sprzętu ani oprogramowania w środowisku Icertis.

Ile zwykle trwa uzyskanie pierwszych wniosków z process mining w obszarze zarządzania umowami?

Po wyodrębnieniu i wstępnym przygotowaniu danych, co zależnie od ich złożoności może zająć od kilku dni do kilku tygodni, pierwsze wnioski można często uzyskać w ciągu kolejnego tygodnia lub dwóch. Na początku wizualizuje się obecny przebieg procesu i identyfikuje oczywiste wąskie gardła. Później można przejść do pogłębionej analizy i opracowania rozwiązań.

Czy process mining może pomóc ograniczyć częste poprawki w projektach umów?

Tak. Process mining może dokładnie wskazać, na jakich etapach i z jakich powodów najczęściej wprowadza się poprawki do projektów umów w Icertis. Analiza kolejności zdarzeń i interakcji użytkowników pokazuje etapy lub działy, które najczęściej powodują konieczność zmian. Dzięki tym informacjom można precyzyjnie zaplanować usprawnienia i ograniczyć liczbę kolejnych poprawek.

Jak process mining pomaga zapewnić zgodność z wewnętrznymi zasadami dotyczącymi umów?

Process mining automatycznie porównuje rzeczywisty przebieg procesów związanych z umowami z określonymi zasadami wewnętrznymi i modelami docelowymi. Wskazuje każde odstępstwo, na przykład pominięcie etapu akceptacji lub nieautoryzowaną zmianę. Dzięki temu można wcześniej reagować na niezgodne działania i zapewnić spójne stosowanie wytycznych dotyczących umów.

Czy process mining może pomóc lepiej przydzielać zasoby do przeglądu umów?

Tak. Process mining pokazuje rozkład obciążenia na poszczególnych etapach przeglądu i w zespołach, ujawniając, gdzie zasoby są przeciążone lub niewykorzystane. Wskazuje wąskie gardła wynikające z nierównomiernego obciążenia, co ułatwia lepsze przydzielanie pracowników. Dzięki temu proces przebiega sprawniej, a opóźnienia spowodowane brakiem recenzentów lub ich niewłaściwym przydziałem są rzadsze.

Usprawnij umowy w Icertis i ogranicz wąskie gardła

Ogranicz wąskie gardła. Skróć cykl obsługi umów o 30% i popraw nadzór.

Rozpocznij bezpłatny okres próbny

Nie trzeba podawać danych karty. Konfiguracja zajmuje kilka minut.