Usprawnij obsługę faktur zakupowych

Dlaczego warto usprawnić obsługę faktur zobowiązań?

Obsługa faktur zobowiązań to ważny, ale często złożony i czasochłonny proces w każdej organizacji. Dotyczy to szczególnie firm, które przetwarzają duże wolumeny transakcji w rozbudowanych systemach ERP, takich jak Microsoft Dynamics 365. Nieefektywna obsługa zobowiązań może powodować straty finansowe, między innymi przez utratę rabatów za wcześniejszą płatność, odsetki za opóźnienia oraz wyższe koszty operacyjne związane z ręczną obsługą i poprawianiem błędów. Powolny lub podatny na błędy workflow obsługi faktur może też nadwyrężać relacje z dostawcami, szkodzić reputacji firmy i zwiększać ryzyko niezgodności. Aby zadbać o kondycję finansową i sprawność operacyjną, trzeba znać rzeczywisty czas obsługi faktur od początku do końca i wiedzieć, gdzie powstają opóźnienia. Bez pełnego obrazu cyklu życia faktury, od jej otrzymania po płatność w Dynamics 365, trudno ustalić przyczyny nieefektywności i skutecznie usprawnić obsługę faktur zobowiązań.

Jak process mining pomaga usprawnić obsługę zobowiązań

Process mining pozwala analizować workflow obsługi faktur zobowiązań na podstawie danych. Narzędzie pobiera dzienniki zdarzeń bezpośrednio z modułu Finance GL w Microsoft Dynamics 365, korzystając z takich encji jak GeneralJournal, LedgerEntry i FinancialDimension, a następnie odtwarza rzeczywisty przebieg każdej faktury. Zamiast opierać się na założeniach lub ręcznych obserwacjach, można wizualnie zmapować wszystkie warianty procesu, wykryć odstępstwa od standardowej ścieżki i sprawdzić, gdzie faktycznie występują problemy. Analiza pomaga wskazać wąskie gardła, na przykład etapy akceptacji, które regularnie powodują opóźnienia, oraz czynności wymagające wielu ręcznych poprawek. Może się okazać, że faktury wymagające określonego rodzaju dopasowania do zamówienia zakupu (PO) często utkną w procesie albo że czas akceptacji u niektórych osób jest znacznie dłuższy. Dzięki obiektywnym danym można zrozumieć, jak przebiega obsługa faktur zobowiązań w praktyce. Można też przyjrzeć się konkretnym fakturom i sprawdzić, dlaczego jedne są obsługiwane w kilka minut, a inne czekają tygodniami. Takie informacje pomagają podjąć działania ograniczające różnice.

Obszary usprawnień w obsłudze zobowiązań w Dynamics 365

Wyniki analizy process mining pomagają wskazać konkretne obszary do usprawnienia w środowisku Microsoft Dynamics 365. Należą do nich:

• Skrócenie czasu obsługi faktury: Warto ustalić, na których etapach faktury czekają najdłużej, czy to podczas wprowadzania danych, ich weryfikacji, czy akceptacji. Wiedza o tym, gdzie proces zwalnia, pozwala wprowadzić zmiany i skrócić czas obsługi faktur zobowiązań.
• Poprawa zgodności i kontroli: Można monitorować przestrzeganie terminów płatności, wewnętrznych zasad akceptacji i wymogów regulacyjnych. Analiza wskazuje płatności zrealizowane bez wymaganych akceptacji oraz powtarzające się naruszenia terminów, które mogą prowadzić do niepotrzebnych opłat lub utraty rabatów.
• Automatyzacja ręcznych czynności: Process mining pomaga wykryć powtarzalne czynności, które można zautomatyzować w Dynamics 365, takie jak dopasowywanie faktur do zamówień zakupu i potwierdzeń odbioru towaru czy kierowanie faktur do akceptacji na podstawie określonych kryteriów.
• Lepsze wykorzystanie zasobów: Można sprawdzić, gdzie zasoby są przeciążone lub niewykorzystane. Jeśli konkretna osoba lub zespół regularnie staje się wąskim gardłem, może to oznaczać potrzebę szkolenia, innego podziału pracy albo uproszczenia procesu.
• Lepsze relacje z dostawcami: Terminowe i prawidłowe płatności wpływają na zadowolenie dostawców. Sprawniejsza obsługa zobowiązań pomaga płacić na czas i budować trwalsze relacje biznesowe.

Oczekiwane rezultaty i mierzalne korzyści

Wdrożenie usprawnień wskazanych dzięki process mining w obsłudze faktur zobowiązań w Microsoft Dynamics 365 może przynieść wymierne korzyści:

• Niższe koszty: Mniej opłat za opóźnienia, więcej rabatów za wcześniejsze płatności oraz niższe koszty pracy związanej z ręczną obsługą, poprawianiem błędów i rozstrzyganiem sporów.
• Krótszy czas obsługi faktur: Znaczne skrócenie czasu od otrzymania faktury do płatności ułatwia prognozowanie przepływów pieniężnych i zwiększa sprawność operacyjną.
• Większa zgodność i mniejsze ryzyko: Przestrzeganie zasad płatności, kontroli wewnętrznych i wymogów regulacyjnych ogranicza ryzyko finansowe i reputacyjne.
• Sprawniejsze operacje: Uporządkowanie workflow, ograniczenie poprawek i uwolnienie zespołu obsługującego zobowiązania od bieżącego rozwiązywania problemów pozwala skupić się na ważniejszych zadaniach.
• Lepsze relacje z dostawcami: Regularne, terminowe płatności budują zaufanie i wzmacniają współpracę. Mogą też poprawić pozycję firmy w negocjacjach.

W rezultacie operacje finansowe stają się sprawniejsze, bardziej efektywne i zgodne z wymaganiami, co wpływa na wyniki firmy i jej możliwości strategiczne.

Jak rozpocząć analizę zobowiązań metodą process mining

Do rozpoczęcia usprawniania obsługi faktur zobowiązań nie jest potrzebne wcześniejsze doświadczenie z process mining. Rozwiązanie pomaga wykorzystać dane z Microsoft Dynamics 365 do wykrywania nieefektywności i wprowadzania zmian. Uporządkowane podejście pozwala szybko przejść od pobrania danych do praktycznych wniosków, a następnie usprawnić obsługę zobowiązań. Warto sprawdzić, jakie informacje kryją się w danych Dynamics 365, i rozpocząć analizę procesu.