Usprawnij proces biznesowy

Przewodnik po optymalizacji procesów w 6 krokach

Pobierz szablon danych

Proces ogólny

System ogólny

Wybierz proces

Wybierz proces, aby kontynuować pracę w połączonym obszarze roboczym.

Dostępne procesy

Dostępne systemy

Wyzwania(8)Cele(8)6 kroków Podgląd Wyniki Dane FAQ(5)

Analizuj dowolny proces biznesowy

W każdym procesie biznesowym mogą kryć się nieefektywne działania. ProcessMind pomaga wykrywać wąskie gardła, ograniczać poprawki i usprawniać przekazywanie spraw między zespołami, niezależnie od używanych systemów. Analiza danych pozwala skupić działania usprawniające tam, gdzie przyniosą największy efekt.

Pobierz gotowy szablon danych i poznaj częste wyzwania, które utrudniają osiągnięcie celów efektywnościowych. Skorzystaj z planu doskonalenia w sześciu krokach oraz przewodnika po szablonie danych, aby usprawnić operacje.

Pokaż szczegółowy opis

Process mining przekształca dane operacyjne w konkretne informacje o rzeczywistym przebiegu procesów biznesowych. Niezależnie od tego, czy korzystają Państwo z SAP, Oracle, Salesforce czy innego systemu, ProcessMind pomaga zobaczyć cały proces.

Każdy proces biznesowy pozostawia cyfrowy ślad w systemach. ProcessMind analizuje te ślady i pokazuje rzeczywisty przepływ pracy w organizacji, a nie tylko to, jak według założeń powinien on wyglądać. Taka wiedza pozwala skutecznie usprawniać procesy.

ProcessMind pomaga ustalić, gdzie sprawy utknęły, dlaczego niektóre procesy trwają dłużej od innych i co powoduje nieefektywności. Platforma współpracuje z dowolnym systemem źródłowym, więc można zacząć od danych, które już są dostępne.

Chcą Państwo lepiej poznać przebieg procesów? Można pobrać nasz szablon danych albo skorzystać ze szczegółowych instrukcji eksportu dla konkretnych systemów.

process mining proces biznesowy usprawnianie procesów analiza workflow ciągłe doskonalenie doskonałość operacyjna informacje oparte na danych

Typowe problemy i wyzwania

Wskaż wyzwania, które Państwa dotyczą

Bez jasnego obrazu tego, jak praca przebiega w organizacji, trudno ustalić, co warto usprawnić. Procesy często obejmują kilka systemów i działów, dlatego zobaczenie całości bywa trudne.

ProcessMind łączy zdarzenia z różnych systemów źródłowych i przedstawia proces w jednym widoku. Dzięki temu można prześledzić, jak sprawy przechodzą przez organizację, oraz wykryć wzorce i różnice, które w innym przypadku pozostałyby niezauważone.

Praca często zatrzymuje się na określonych etapach procesu, ale bez odpowiedniej analizy wąskie gardła pozostają niewidoczne. Zespoły mogą nie wiedzieć, że przekazywanie zadań lub akceptacje powodują opóźnienia w całym procesie.

ProcessMind wskazuje, gdzie sprawy najdłużej czekają, i pomaga precyzyjnie określić działania oraz przejścia powodujące wąskie gardła. Dzięki analizie danych można skupić działania usprawniające tam, gdzie przyniosą największy efekt.

Odstępstwa od zaprojektowanego przebiegu procesu mogą wskazywać na problemy ze szkoleniami lub projektem systemu, a także na wyjątkowe sytuacje wymagające uwagi. Powtarzanie działań oznacza stratę czasu i zasobów.

ProcessMind pokazuje różne warianty procesu i dokładnie wskazuje, jak przebieg pracy odbiega od założonej ścieżki. Ustalenie, gdzie i dlaczego trzeba ponownie wykonywać zadania, pomaga usunąć przyczyny problemów i upowszechnić dobre praktyki.

Niektóre sprawy przechodzą przez proces szybko, inne trwają znacznie dłużej. Ta zmienność utrudnia ustalanie realistycznych oczekiwań i często wskazuje na problemy wpływające na zadowolenie klientów oraz sprawność operacyjną.

ProcessMind analizuje rozkład czasu realizacji w całym procesie. Pomaga zrozumieć, co sprzyja szybkiemu załatwianiu spraw i dlaczego inne trwają dłużej. Dzięki temu można ograniczyć zmienność i lepiej przewidywać wyniki.

Ręczne przekazywanie zadań między zespołami lub systemami często powoduje opóźnienia, gdy praca czeka na podjęcie. Czas oczekiwania może stanowić większość całego czasu realizacji, nawet jeśli same zadania są wykonywane szybko.

ProcessMind mierzy czas między działaniami i pokazuje, gdzie sprawy czekają najdłużej. Ułatwia to wskazanie przekazań, które można zautomatyzować lub uprościć, aby skrócić cały proces.

Przepisy często wymagają wykonania określonych etapów procesu w ustalonej kolejności. Bez systematycznego monitorowania sprawy niezgodne z wymaganiami mogą pozostać niewykryte, co zwiększa ryzyko problemów podczas audytu i kar.

ProcessMind może sprawdzać każdą sprawę pod kątem zdefiniowanych reguł procesu, automatycznie oznaczając odstępstwa i naruszenia zasad zgodności. Ciągłe monitorowanie pozwala wcześnie wykrywać problemy i utrzymywać gotowość do audytu.

Wiedza o tym, jak praca rozkłada się w zespole, jest niezbędna do planowania zasobów. Bez danych trudno ocenić, czy obciążenie jest równomierne, czy część osób ma za dużo zadań, a inne nie wykorzystują w pełni swoich możliwości.

ProcessMind pokazuje, kto wykonuje poszczególne zadania i ile czasu one zajmują. Ułatwia to podejmowanie decyzji o przydziale zasobów na podstawie danych, równoważenie obciążenia i określanie potrzeb szkoleniowych.

Inicjatywom usprawniającym procesy często brakuje jasnych mierników sukcesu. Bez punktu odniesienia i bieżących pomiarów nie da się ocenić, czy wprowadzone zmiany przynoszą efekty.

ProcessMind umożliwia porównanie wyników przed zmianami i po nich oraz śledzenie wskaźników w czasie, aby zmierzyć wpływ działań usprawniających. Takie podejście oparte na danych pozwala systematycznie realizować założone cele.

Typowe cele

Określ, jak wygląda sukces

Zrozum, jak praca naprawdę przebiega w organizacji. Pełny obraz procesu obejmuje wszystkie warianty, przekazania i opóźnienia, a nie tylko wzorcową ścieżkę opisaną w procedurach.

ProcessMind odtwarza rzeczywisty proces na podstawie danych o zdarzeniach i przedstawia jego obiektywny obraz. Pozwala to dostrzec możliwości usprawnień, które mogłyby pozostać niezauważone. To podstawa dalszych zmian.

Krótszy czas realizacji oznacza szybszą obsługę klientów i lepsze wykorzystanie zasobów. Aby go skrócić, trzeba wskazać i wyeliminować działania oraz opóźnienia, które najbardziej wydłużają proces.

ProcessMind rozkłada czas realizacji na czas aktywnej pracy i czas oczekiwania, a następnie wskazuje największe możliwości skrócenia procesu. Takie ukierunkowane działania przynoszą efekty szybciej niż szeroko zakrojone inicjatywy usprawniające.

Ponowne wykonywanie zadań pochłania czas i zasoby. Ograniczenie poprawek zwiększa sprawność, a często także jakość, ponieważ poprawne wykonanie zadania za pierwszym razem zmniejsza liczbę błędów.

ProcessMind wykrywa pętle poprawek i pokazuje, gdzie oraz dlaczego zadania są powtarzane. Usunięcie przyczyn problemów pozwala ograniczyć liczbę poprawek i zwiększyć odsetek spraw załatwionych poprawnie za pierwszym razem.

Różnice w przebiegu procesu często wskazują, że niektóre ścieżki sprawdzają się lepiej od innych. Ujednolicenie procesu według najsprawniejszych wariantów skraca czas realizacji, poprawia jakość i ułatwia szkolenia.

ProcessMind porównuje warianty procesu i wskazuje, które z nich prowadzą do najlepszych wyników. Te informacje pomagają określić i stosować dobre praktyki w całej organizacji.

Równomierne obciążenie i sprawny przydział zasobów pomagają zespołowi obsługiwać zapotrzebowanie bez przeciążenia i wąskich gardeł. Wiedza o wykorzystaniu zasobów jest niezbędna do planowania wydajności.

ProcessMind analizuje rozkład pracy między zasobami, pomagając wykrywać nierównowagę i lepiej planować przydział zadań. Takie podejście oparte na danych zwiększa produktywność i zadowolenie pracowników.

W wielu procesach spełnienie wymogów zgodności jest obowiązkowe. Systematyczne monitorowanie pozwala sprawdzać, czy wszystkie sprawy przebiegają zgodnie z wymaganiami, i wcześnie wykrywać odstępstwa.

ProcessMind może weryfikować każdą sprawę pod kątem reguł zgodności, zapewniając ciągły nadzór i ścieżkę audytu. Takie proaktywne podejście ogranicza ryzyko i ułatwia audyty.

Jednorazowe projekty usprawniające przynoszą ograniczone efekty. Trwałe rezultaty wymagają regularnego pomiaru i optymalizacji, które pomagają budować kulturę ciągłego doskonalenia.

ProcessMind udostępnia wskaźniki i informacje potrzebne do ciągłego doskonalenia. Ułatwia śledzenie postępów, wyszukiwanie nowych możliwości i utrzymanie tempa zmian.

Czynności wykonywane ręcznie często nadają się do automatyzacji. Żeby jednak automatyzacja przyniosła efekty, trzeba najpierw poznać przebieg procesu. Analiza powtarzalnych czynności o dużym wolumenie pozwala wskazać najlepsze możliwości automatyzacji.

ProcessMind pokazuje, które czynności są wykonywane ręcznie i jak często. Dzięki temu można uzasadnić inwestycje w automatyzację i wybrać te obszary, w których przyniesie ona największe efekty.

6 kroków do doskonalenia procesów

Połącz dane

Poznaj przebieg procesu

Znajdź wąskie gardła

Przeanalizuj różnice

Wprowadź usprawnienia

Monitoruj i doskonal

Połącz dane

Co zrobić

Wyeksportuj dane o zdarzeniach z systemu źródłowego, korzystając z naszego szablonu danych lub instrukcji wyodrębniania.

Zobacz przewodnik po szablonie danych Pobierz szablon

Dlaczego to ważne

Dane dobrej jakości są podstawą trafnych wniosków o procesie i miarodajnej analizy.

Oczekiwany rezultat

Poprawnie przygotowany dziennik zdarzeń, gotowy do analizy process mining.

CO ZYSKAJĄ PAŃSTWO

Sprawdź, jak naprawdę przebiega proces

ProcessMind przekształca dane operacyjne w konkretne informacje. Pozwala zobaczyć rzeczywisty przebieg pracy, wskazać miejsca, w których sprawy utknęły, i znaleźć możliwości usprawnień.

Wizualne mapy procesów oparte na rzeczywistych danych
Automatyczne wykrywanie wąskich gardeł
Analiza czasu realizacji i wyników
Konkretne rekomendacje usprawnień

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

TYPOWE REZULTATY

Jakie efekty osiągają organizacje

Process mining pomaga uzyskać mierzalną poprawę najważniejszych wskaźników efektywności. Oto typowe rezultaty, jakie organizacje osiągają dzięki optymalizacji procesów opartej na danych.

0 %

Krótszy czas realizacji

Średnie skrócenie czasu realizacji od początku do końca

Organizacje często znacząco skracają całkowity czas realizacji procesu, gdy identyfikują wąskie gardła i usuwają ich przyczyny.

0 %

Oszczędności

Obniżenie kosztów obsługi

Ograniczenie poprawek i lepsze wykorzystanie zasobów przekładają się na mierzalne oszczędności.

0 %

Większa zgodność

Lepsze przestrzeganie przebiegu procesu

Ciągłe monitorowanie pozwala sprawdzać, czy sprawy przebiegają zgodnie z wymaganiami, i ograniczać naruszenia zgodności.

0 %

Lepszy wgląd w proces

Pełna przejrzystość procesu

Uzyskaj pełny obraz rzeczywistego przebiegu pracy i wykryj wcześniej niewidoczne nieefektywności.

0 %

Większe zadowolenie

Krótszy czas rozpatrywania spraw

Krótszy czas realizacji i mniej błędów przekładają się na większe zadowolenie klientów i pracowników.

Wyniki zależą od złożoności procesu, jakości danych i zakresu wdrożenia. Podane wartości odzwierciedlają typową poprawę obserwowaną w różnych wdrożeniach.

Zalecane dane

Zacznijcie od podstawowych pól i dodawajcie kolejne w miarę potrzeb. Nasz szablon danych działa z dowolnym systemem źródłowym.

Pierwszy raz spotykają się Państwo z dziennikiem zdarzeń? Dowiedz się jak utworzyć dziennik zdarzeń na potrzeby process mining.

Atrybuty

Najważniejsze dane do zebrania na potrzeby analizy

Unikalny identyfikator każdej instancji procesu.

Dlaczego to ważne

Bez prawidłowego Case ID nie można prześledzić przebiegu poszczególnych spraw w procesie.

Nazwa etapu procesu lub zdarzenia, które wystąpiło.

Dlaczego to ważne

Nazwy czynności decydują o tym, jak mapa procesu jest prezentowana i analizowana.

Data i godzina rozpoczęcia czynności.

Dlaczego to ważne

Znaczniki czasu umożliwiają analizę czasu realizacji i wykrywanie wąskich gardeł.

Data i godzina zakończenia czynności, jeśli różnią się od czasu rozpoczęcia.

Dlaczego to ważne

Godziny zakończenia pozwalają obliczyć rzeczywisty czas pracy i czas oczekiwania.

Osoba, która wykonała czynność.

Dlaczego to ważne

Analiza zasobów pomaga określić potrzeby szkoleniowe i wykryć nierównomierne obciążenie pracą.

Jednostka organizacyjna odpowiedzialna za daną czynność.

Dlaczego to ważne

Analiza współpracy między działami ujawnia opóźnienia przy przekazywaniu spraw i problemy organizacyjne.

Kategoria lub typ obsługiwanej sprawy.

Dlaczego to ważne

Podział spraw według typu ujawnia różnice w wynikach między kategoriami.

Priorytet przypisany do sprawy.

Dlaczego to ważne

Analiza priorytetów pozwala sprawdzić, czy pilne sprawy otrzymują odpowiednią uwagę.

Działania

Kroki procesu do monitorowania i optymalizacji

Pierwsze zdarzenie rozpoczynające nową sprawę w procesie. Oznacza moment, w którym nowa sprawa trafia do systemu, na przykład w wyniku zgłoszenia klienta, potrzeby wewnętrznej lub zdarzenia automatycznego.

Dlaczego to ważne

Wyznacza oficjalny początek procesu i jest niezbędne do obliczenia całkowitego czasu realizacji oraz przepustowości.

Sprawdzenie, czy wymagane informacje są kompletne i poprawne. Może to być automatyczna kontrola systemowa lub ręczna weryfikacja przez członka zespołu.

Dlaczego to ważne

Wczesna weryfikacja zapobiega późniejszym problemom i poprawkom. Pominięcie tego kroku często wiąże się z dłuższym czasem realizacji.

Sprawa zostaje przekazana do obsługi konkretnej osobie lub zespołowi. Przypisanie określa, kto odpowiada za dalszy przebieg sprawy.

Dlaczego to ważne

Sprawność przypisywania wpływa na to, jak szybko rozpocznie się praca. Opóźnienia na tym etapie mogą wskazywać na problemy z kierowaniem spraw lub obciążeniem pracą.

Rozpoczyna się aktywna praca nad sprawą. To moment przejścia od oczekiwania w kolejce do faktycznej obsługi.

Dlaczego to ważne

Czas między przypisaniem a rozpoczęciem obsługi pokazuje, jak długo sprawy czekają w kolejce, i może ujawnić problemy z obciążeniem pracą.

Zakończono weryfikację lub etap akceptacji. Wiele procesów wymaga jednej lub kilku weryfikacji przed przejściem do kolejnego etapu.

Dlaczego to ważne

Etapy weryfikacji często stają się wąskim gardłem. Analiza czasu ich trwania pomaga wykryć opóźnienia w akceptacji.

Sprawa została pomyślnie zakończona i zamknięta. To koniec instancji procesu.

Dlaczego to ważne

Informacja niezbędna do obliczenia czasu realizacji i przepustowości. Odsetek zakończonych spraw wskazuje skuteczność procesu.

Aby otrzymać spersonalizowane rekomendacje dotyczące danych, wybierz konkretny proces.

FAQ

Często zadawane pytania

Jakich danych potrzebuję, aby rozpocząć process mining?

Potrzebny jest dziennik zdarzeń zawierający trzy podstawowe pola: Case ID (unikalny identyfikator każdej instancji procesu), Activity (informacja o tym, co się wydarzyło) i Timestamp (data i godzina zdarzenia). Dodatkowe pola, takie jak User, Department i Status, wzbogacają analizę, ale nie są konieczne na początek.

Po jakim czasie widać pierwsze wyniki?

Jeśli dane są poprawnie przygotowane, pierwszą mapę procesu można uzyskać w ciągu kilku minut od przesłania pliku. Przydatne wnioski pojawiają się zazwyczaj w ciągu kilku pierwszych godzin analizy. Wdrożenie usprawnień i pomiar ich efektów zajmują od kilku tygodni do kilku miesięcy, zależnie od procesu.

Czy do korzystania z process mining potrzebna jest wiedza techniczna?

ProcessMind jest przeznaczony dla użytkowników biznesowych, nie tylko dla analityków danych. Interfejs jest intuicyjny, a wiele wniosków system wskazuje automatycznie. Na początku wyodrębnienie danych z systemów źródłowych może jednak wymagać wsparcia działu IT.

Czym process mining różni się od tradycyjnego mapowania procesów?

Tradycyjne mapowanie procesów opiera się na wywiadach i założeniach dotyczących tego, jak praca powinna przebiegać. Process mining pokazuje rzeczywisty przebieg pracy na podstawie danych. Ujawnia różnice i wyjątki, które łatwo przeoczyć podczas ręcznego mapowania.

Z jakimi systemami można się połączyć?

ProcessMind współpracuje z każdym systemem, z którego można wyeksportować dane o zdarzeniach. Udostępniamy szczegółowe instrukcje dotyczące popularnych systemów, takich jak SAP, Oracle, Salesforce i ServiceNow. W przypadku pozostałych systemów można skorzystać z ogólnego szablonu, który pomaga prawidłowo przygotować dane.

Ile danych potrzeba do przeprowadzenia miarodajnej analizy?

Dla uzyskania istotnych statystycznie wyników zalecamy co najmniej 1 000 spraw (instancji procesu). Większa ilość danych pozwala lepiej analizować różnice i rzadkie przypadki. Jeśli to możliwe, warto zacząć od danych z 3–6 miesięcy.

Czy moje dane są bezpieczne?

Tak. ProcessMind stosuje zabezpieczenia klasy korporacyjnej, w tym szyfrowanie danych podczas przesyłania i przechowywania. Dane są hostowane w UE. Prace nad certyfikacjami ISO 27001 i SOC 2 Type II są w toku. Przed przesłaniem można również zanonimizować dane wrażliwe.

Czy process mining można zastosować do każdego procesu?

Process mining najlepiej sprawdza się w procesach transakcyjnych, które pozostawiają cyfrowe ślady w systemach. Jeśli czynności są rejestrowane wraz ze znacznikami czasu, można je analizować za pomocą process mining. Procesy wykonywane głównie ręcznie lub nieustrukturyzowane mogą pozostawiać niewiele danych cyfrowych.

Zacznij optymalizować proces już dziś

Zobacz proces w nowym świetle dzięki ProcessMind

Rozpocznij okres próbny

Nie trzeba podawać danych karty płatniczej