Uniwersalny szablon danych

Pole „Czynność” określa, co wydarzyło się na każdym etapie procesu. Nazwy czynności powinny być spójne i opisywać istotne zdarzenia biznesowe.

Nazwy czynności decydują o tym, jak mapa procesu jest prezentowana i analizowana.

Utwórz je na podstawie zmian statusu, typów działań lub opisów zdarzeń w systemie źródłowym.

Case ID to podstawowy identyfikator, który łączy wszystkie zdarzenia należące do tej samej instancji procesu. Każde zdarzenie w dzienniku zdarzeń musi mieć przypisany Case ID.

Bez prawidłowego Case ID nie można prześledzić przebiegu poszczególnych spraw w procesie.

Użyj klucza głównego lub numeru referencyjnego z głównej tabeli transakcji.

Znacznik czasu określa, kiedy wystąpiła każda czynność. Jest niezbędny do obliczania czasu realizacji, wykrywania wąskich gardeł i ustalania kolejności zdarzeń.

Znaczniki czasu umożliwiają analizę czasu realizacji i wykrywanie wąskich gardeł.

Użyj najdokładniejszego znacznika czasu dostępnego w systemie źródłowym.

Wskazuje, który dział, zespół lub jednostka biznesowa wykonały daną czynność. Przydatne przy analizie przekazywania spraw między zespołami.

Analiza współpracy między działami ujawnia opóźnienia przy przekazywaniu spraw i problemy organizacyjne.

Warto szukać kodów działów lub identyfikatorów jednostek organizacyjnych.

Końcowy znacznik czasu określa, kiedy zakończono daną czynność. Podanie czasu rozpoczęcia i zakończenia pozwala obliczyć czas trwania czynności i czas przetwarzania.

Godziny zakończenia pozwalają obliczyć rzeczywisty czas pracy i czas oczekiwania.

Poszukaj znaczników czasu zakończenia lub zmian statusu wskazujących na zakończenie czynności.

Określa pilność lub wagę sprawy. Priorytet często wpływa na czas obsługi i wybieraną ścieżkę procesu.

Analiza priorytetów pozwala sprawdzić, czy pilne sprawy otrzymują odpowiednią uwagę.

Warto szukać pól priorytetu, oznaczeń pilności lub przypisań do poziomów SLA.

Pozwala grupować sprawy według typu i porównywać poszczególne kategorie. Różne typy spraw często przebiegają innymi ścieżkami i osiągają różne wyniki.

Podział spraw według typu ujawnia różnice w wynikach między kategoriami.

Warto szukać kodów typów, pól kategorii lub atrybutów klasyfikacyjnych.

Określa, który użytkownik lub zasób wykonał daną czynność. Umożliwia analizę zasobów, równoważenie obciążenia pracą i porównywanie wyników.

Analiza zasobów pomaga określić potrzeby szkoleniowe i wykryć nierównomierne obciążenie pracą.

Poszukaj identyfikatorów użytkowników, numerów pracowników lub nazw użytkowników przypisanych do poszczególnych zdarzeń.

Emisje dwutlenku węgla związane z tą czynnością. Umożliwiają analizę wpływu procesu na środowisko.

Monitorowanie emisji CO2 wspiera realizację celów środowiskowych i raportowanie.

Można obliczyć tę wartość na podstawie rodzaju czynności i standardowych wskaźników emisji.

Wskazuje jednostkę biznesową lub dział odpowiedzialny za sprawę albo z nią powiązany. Przydatne w organizacjach z wieloma działami.

Analiza jednostek biznesowych ujawnia wzorce wyników w różnych częściach organizacji.

Warto szukać kodów jednostek biznesowych, identyfikatorów działów lub przypisań do centrów zysku.

Wskazuje kanał, którym sprawa trafiła do procesu. Poszczególne kanały często różnią się charakterystyką i wynikami.

Analiza kanałów pokazuje, które sposoby przyjmowania zgłoszeń są najsprawniejsze.

Warto szukać oznaczeń źródła, kodów kanałów lub pól określających pochodzenie.

Wskazuje klienta lub zewnętrzną stronę, której dotyczy sprawa. Umożliwia analizę wyników procesu z perspektywy klienta.

Analiza klientów ujawnia wzorce dotyczące ich doświadczeń.

Warto szukać identyfikatorów klientów, numerów kont lub identyfikatorów stron.

Szacowany koszt wykonania tej czynności za pomocą automatyzacji. Przydatny przy analizie zwrotu z inwestycji w automatyzację.

Porównanie kosztów pracy ręcznej i automatyzacji pomaga uzasadnić inwestycję.

Zwykle określa się go na podstawie standardowych modeli kosztów procesów zautomatyzowanych.

Koszt pieniężny wykonania tej czynności. Umożliwia analizę kosztów i wskazanie kosztownych etapów procesu.

Analiza kosztów pomaga ustalać priorytety usprawnień na podstawie ich wpływu finansowego.

Warto szukać pól alokacji kosztów lub obliczyć koszt na podstawie standardowych tabel kosztów.

Lokalizacja geograficzna istotna dla sprawy. Przydatna przy analizie regionalnych różnic w wynikach procesu lub wymogach dotyczących zgodności.

Analiza geograficzna ujawnia różnice regionalne i wzorce związane ze zgodnością.

Warto szukać kodów krajów, identyfikatorów regionów lub pól lokalizacji.

Nakład pracy przy tej czynności wyrażony w godzinach FTE. Przydatny przy planowaniu zdolności operacyjnych i analizie obciążenia pracą.

Śledzenie FTE pomaga planować zasoby i zarządzać zdolnościami operacyjnymi.

Można obliczyć tę wartość na podstawie czasu obsługi i standardowych stawek FTE albo pobrać ją z systemów ewidencji czasu pracy.

Znacznik czasu ostatniej aktualizacji rekordu. Przydatny przy przyrostowym ładowaniu danych i monitorowaniu ich aktualności.

Śledzenie aktualizacji wspiera przyrostowe ładowanie danych i monitorowanie ich jakości.

Warto szukać znaczników czasu ostatniej modyfikacji lub pól śledzących zmiany.

Wskazuje produkt, usługę lub ofertę, której dotyczy sprawa. Umożliwia analizę wyników procesu dla poszczególnych produktów.

Analiza produktów pokazuje, czy proces przebiega inaczej w zależności od produktu.

Warto szukać kodów produktów, numerów SKU lub identyfikatorów usług.

Szerszy podział geograficzny niż kraj. Przydatny w analizie regionalnej, gdy operacje obejmują wiele krajów.

Analiza regionalna pomaga porównywać wyniki w różnych obszarach geograficznych.

Warto szukać kodów regionów lub wyznaczyć region na podstawie informacji o kraju.

Klasyfikuje klientów według segmentu, poziomu lub wartości. Przydatne przy analizie tego, czy poszczególne segmenty otrzymują różny poziom obsługi.

Analiza segmentów pozwala sprawdzić, czy klienci o wysokiej wartości otrzymują odpowiednią uwagę.

Warto szukać kodów segmentów, przypisań do poziomów lub pól klasyfikacji klientów.

Wskazuje, czy sprawa jest obecnie obsługiwana zgodnie z umową o poziomie usług. Przydatne przy monitorowaniu zgodności i analizie eskalacji.

Monitorowanie SLA pozwala wykrywać zagrożone sprawy i oceniać ogólny poziom zgodności.

Warto szukać pól statusu SLA i oznaczeń przekroczenia terminu albo obliczyć status na podstawie znaczników czasu i celów.

Wskazuje system źródłowy, który zarejestrował to zdarzenie. Przydatne przy łączeniu danych z wielu systemów.

Śledzenie źródeł pomaga zrozumieć pochodzenie danych i granice między systemami.

Można dodać tę wartość jako stałą lub ustalić ją na podstawie źródła ekstrakcji.

Wartość finansowa obsłużona przez tę czynność lub na nią wpływająca. Umożliwia analizę z uwzględnieniem wartości.

Analiza wartości pomaga ustalać priorytety usprawnień na podstawie ich wpływu finansowego.

Warto szukać kwot transakcji, wartości faktur lub sum zamówień.

Ogólny identyfikator wykonawcy czynności, niezależnie od tego, czy była to osoba, czy system. Przydatny, gdy czynności mogą wykonywać zarówno ludzie, jak i systemy.

Śledzenie zasobów pozwala porównywać efektywność pracy ludzi i systemów automatycznych.

Warto szukać identyfikatorów wykonawców, które mogą obejmować zarówno użytkowników, jak i konta systemowe.

Wskazuje, czy czynność wykonał system automatycznie, czy użytkownik ręcznie. Pomaga określić poziom automatyzacji.

Analiza automatyzacji wskazuje możliwości dalszego automatyzowania procesu.

Można to ustalić na podstawie typu użytkownika (system lub człowiek) albo oznaczeń automatyzacji.

Bardziej szczegółowy podział organizacyjny niż dział. Przydatny, gdy różne zespoły w jednym dziale obsługują poszczególne etapy procesu.

Analiza na poziomie zespołów pokazuje rozkład obciążenia pracą i specjalizację.

Warto szukać kodów zespołów, identyfikatorów kolejek lub przypisań do grup.