Usprawnij proces onboardingu klientów KYC

Dlaczego warto usprawnić onboarding klientów KYC

W silnie regulowanym sektorze finansowym sprawny i zgodny z przepisami proces onboardingu klientów KYC (Know Your Customer) to nie tylko dobra praktyka, ale wymóg biznesowy. Organizacje korzystające z systemów takich jak LexisNexis Risk Solutions do weryfikacji tożsamości, zapobiegania oszustwom i przeciwdziałania praniu pieniędzy (AML) muszą stale godzić szybkość obsługi z rygorystycznymi wymogami regulacyjnymi. Nieefektywny proces KYC oznacza wyższe koszty operacyjne, dłuższy onboarding, który zniechęca potencjalnych klientów, oraz ryzyko naruszenia przepisów, kar finansowych i utraty reputacji. Powolny lub zawiły onboarding może skłonić nawet 40% wnioskodawców do rezygnacji, co bezpośrednio wpływa na przychody i udział w rynku. Dlatego warto zrozumieć i usprawnić każdy etap procesu KYC.

Jak process mining pomaga usprawnić KYC

Process mining pozwala analizować przebieg onboardingu klientów KYC na podstawie danych. Po wyodrębnieniu dzienników zdarzeń z systemów, w tym danych generowanych przez LexisNexis Risk Solutions podczas weryfikacji tożsamości i oceny ryzyka, można odtworzyć rzeczywisty przebieg procesu od początku do końca. Widać wtedy, jak wnioski przechodzą przez czynności takie jak „Złożenie wniosku”, „Weryfikacja tożsamości”, „Rozpoczęcie kontroli zgodności” czy „Utworzenie i aktywacja konta”.

Dzięki takiej analizie można:

• Wykrywać rzeczywiste wąskie gardła: Ustalić, na których etapach wnioski czekają najdłużej. Czy opóźnienia powstają podczas „Weryfikacji dokumentów”, konkretnego etapu „Sprawdzania przeszłości” czy czynności „Zakończenie kontroli zgodności”? Process mining pokazuje czas trwania poszczególnych czynności i przerwy między nimi, wskazując miejsca powodujące opóźnienia.
• Analizować odstępstwa od procesu: Sprawdzić, jak często i dlaczego proces przebiega inaczej niż zakładano. Czy określone typy klientów lub wniosków dotyczących produktów regularnie trafiają na inne, mniej efektywne ścieżki? Takie informacje pomagają ujednolicić i usprawnić proces.
• Dokładnie mierzyć czas realizacji: Poznać całkowity czas onboardingu oraz czas trwania poszczególnych podprocesów. Te dane pomagają ustalać realistyczne SLA i mierzyć efekty wprowadzanych usprawnień.
• Monitorować zgodność: Sprawdzić, czy wszystkie wymagane kontrole, takie jak „Przeprowadzenie oceny ryzyka” lub określone etapy weryfikacji w LexisNexis, odbywają się we właściwej kolejności i w terminach wymaganych przepisami. Bieżący monitoring pomaga ograniczać ryzyko naruszeń.
• Wykrywać ponowne wykonanie czynności i zmianę ścieżki: Znaleźć przypadki, w których wnioski są wielokrotnie odsyłane z prośbą o „Dodatkowe informacje” lub kierowane na inną ścieżkę z powodu błędów. Może to wskazywać na problemy z początkowym zbieraniem lub weryfikacją danych.

Obszary do usprawnienia wskazywane przez process mining

Analiza danych dotyczących onboardingu klientów KYC z LexisNexis Risk Solutions często ujawnia kilka obszarów, w których można wprowadzić znaczące usprawnienia:

• Sprawniejsza weryfikacja dokumentów: Wykryj nieefektywności w proszeniu o dokumenty, ich odbieraniu i weryfikacji. Można na przykład usprawnić integrację z LexisNexis w zakresie sprawdzania autentyczności dokumentów lub ograniczyć liczbę ręcznych kontroli.
• Szybsza weryfikacja tożsamości i ocena ryzyka: Przeanalizuj etapy obsługiwane przez LexisNexis Risk Solutions, aby zwiększyć automatyzację i efektywność. Czy wyniki są przekazywane z opóźnieniem albo wyjątki przetwarzane zbyt długo? Process mining może ujawnić problemy z integracją lub workflow.
• Usprawnienie kontroli zgodności: Sprawdź kolejność i czas trwania kontroli. Wykrycie zbędnych etapów lub opóźnień w procesie zatwierdzania może znacznie skrócić czas od „Rozpoczęcia kontroli zgodności” do jej „Zakończenia”.
• Ograniczenie ponownych próśb o dodatkowe informacje: Ustal, dlaczego trzeba prosić klientów o uzupełnienie danych. Przyczyną mogą być problemy z formularzami, niejasna komunikacja lub braki w automatycznym pobieraniu danych.
• Usprawnienie automatycznego podejmowania decyzji: Wykorzystaj wnioski z analizy procesu, aby wskazać sprawy nadające się do obsługi bezpośredniej. Zespół będzie mógł skupić się na złożonych wnioskach wysokiego ryzyka, które wymagają interwencji człowieka.

Oczekiwane efekty usprawnienia procesu KYC

Wykorzystanie process mining do usprawnienia onboardingu klientów KYC może przynieść wymierne korzyści:

• Krótszy onboarding klientów KYC: Znaczne skrócenie czasu od złożenia wniosku do onboardingu nowego klienta przyspiesza uzyskanie przychodów i poprawia satysfakcję klientów. To bezpośrednio odpowiada na pytanie, jak skrócić czas onboardingu klientów KYC.
• Większa efektywność operacyjna: Mniej pracy ręcznej, mniej powtórzeń i więcej zasobów dostępnych do innych zadań przekładają się na niższe koszty.
• Lepsza zgodność z przepisami: Wczesne wykrywanie i usuwanie luk w zgodności ogranicza ryzyko kar regulacyjnych i ułatwia przygotowanie do audytu.
• Lepsza obsługa klienta: Sprawniejszy, szybszy i bardziej przejrzysty onboarding może zwiększyć konwersję i lojalność klientów.
• Lepsze przydzielanie zasobów: Można ustalić, gdzie praca zespołu jest najbardziej potrzebna, a następnie odpowiednio zaplanować obsadę i szkolenia na stanowiskach wymagających szczególnych kompetencji.

Jak zacząć usprawniać KYC na podstawie danych

Process mining pozwala usprawniać onboarding klientów KYC na podstawie danych operacyjnych, w tym danych z LexisNexis Risk Solutions, zamiast opierać się na założeniach. Surowe dane o zdarzeniach zamieniają się w konkretne informacje, które pokazują, jak usprawnić onboarding klientów KYC i podejmować świadome decyzje dotyczące efektywności, zgodności oraz obsługi klienta.