> Ciągłe doskonalenie procesów > Record to Report: zapisy księgowe > SAP ECC

Usprawnij proces od zapisu do raportu, zapisy księgowe

Usprawnij obsługę zapisów księgowych w SAP ECC dzięki przewodnikowi w 6 krokach

Pobierz szablon danych

Usprawnij proces od zapisu do raportu, zapisy księgowe

Record to Report: zapisy księgowe

SAP ECC

Wybierz proces

Wybierz proces, aby kontynuować pracę w połączonym obszarze roboczym.

Dostępne procesy

Dostępne systemy

Wyzwania(11)Cele(11)6 kroków Podgląd Wyniki Dane FAQ(4)

Usprawnij obsługę zapisów księgowych w SAP ECC i zwiększ dokładność raportowania

Zapisy księgowe często wydłużają cykl finansowy i zwiększają ryzyko niezgodności. Nasza platforma pomaga wskazać opóźnienia w przetwarzaniu i zadbać o dokładne, terminowe raportowanie finansowe. Sprawdź, jak usprawnić operacje i zwiększyć efektywność pracy działów księgowych.

Pobierz gotowy szablon danych i poznaj częste wyzwania, które utrudniają osiągnięcie celów efektywnościowych. Skorzystaj z planu doskonalenia w sześciu krokach oraz przewodnika po szablonie danych, aby usprawnić operacje.

Pokaż szczegółowy opis

Dlaczego warto usprawnić proces Record to Report: zapisy księgowe

Zapisy księgowe są podstawą rzetelnego raportowania finansowego w cyklu Record to Report. W środowisku SAP ECC ich sprawna obsługa ma duże znaczenie dla terminowego zamknięcia finansowego, zgodności z przepisami i wiarygodności sprawozdań. Opóźnienia w zatwierdzaniu, błędy wymagające poprawek czy brak wiedzy o wąskich gardłach mogą mieć poważne skutki finansowe. Wydłużają zamknięcie okresu, zwiększają koszty operacyjne przez konieczność ręcznej obsługi i mogą prowadzić do niezgodności wynikających z błędnego lub opóźnionego raportowania. Aby znaleźć przeszkody utrudniające rzetelne i sprawne działanie, trzeba poznać rzeczywisty przebieg zapisów księgowych od ich utworzenia po zaksięgowanie i uzgodnienie.

Jak process mining usprawnia analizę zapisów księgowych w SAP ECC

Process mining pozwala lepiej zrozumieć i usprawnić proces Record to Report: zapisy księgowe w SAP ECC. W przeciwieństwie do tradycyjnych analiz opartych na założeniach lub ręcznych audytach, wykorzystuje dzienniki zdarzeń bezpośrednio z modułu FI-GL systemu SAP ECC. Dane pochodzą między innymi z tabel BKPF, BSEG i FAGLFLEXA. Identyfikator zapisu księgowego pełni funkcję identyfikatora case, dzięki czemu można odtworzyć rzeczywisty przebieg każdego zapisu. Obraz procesu oparty na danych pokazuje kolejność działań, ukryte opóźnienia i odstępstwa od zakładanego przebiegu. Można uzyskać konkretne odpowiedzi na pytania: jaki jest średni czas od utworzenia zapisu do jego zaksięgowania? Które etapy zatwierdzania powodują największe opóźnienia? Jak często zapisy są odrzucane i poprawiane, i jakie są tego przyczyny? Process mining pomaga precyzyjnie wskazać wąskie gardła, zmierzyć ich wpływ i znaleźć możliwości usprawnień w procesie Record to Report: zapisy księgowe.

Obszary, które warto usprawnić w procesie obsługi zapisów księgowych

Process mining ujawnia typowe możliwości usprawnień w procesie Record to Report: zapisy księgowe w SAP ECC. Pozwala między innymi:

Skrócić czas oczekiwania na zatwierdzenie: wskazać osoby zatwierdzające lub etapy, które powodują opóźnienia, a następnie zaplanować szkolenia albo zmienić konfigurację workflow, aby szybciej zatwierdzać zapisy księgowe.
Ograniczyć poprawki i odrzucenia: przeanalizować zdarzenia odrzucenia oraz poprawienia i ponownego wysłania zapisu, ustalić przyczyny i rozwiązać problemy u źródła, na przykład niekompletne zgłoszenia lub niejasne wytyczne.
Usprawnić obieg dokumentacji: sprawdzić, czy dokumenty potwierdzające są dołączane przed wysłaniem zapisu do weryfikacji lub równocześnie z nim. Pozwala to uniknąć opóźnień spowodowanych brakującymi informacjami.
Przyspieszyć weryfikację księgowania: zmierzyć czas od zaksięgowania zapisu do potwierdzenia księgowania, aby zapewnić terminową kontrolę i uzgodnienie oraz skrócić cykl Record to Report: zapisy księgowe.
Zautomatyzować ręczne czynności: znaleźć powtarzalne zadania lub standardowe ścieżki obsługi typów zapisów księgowych, które można usprawnić za pomocą robotyzacji procesów (RPA).

Mierzalne efekty dla operacji finansowych

Usprawnienie procesu Record to Report: zapisy księgowe z pomocą process mining może przynieść wymierne korzyści:

Szybsze zamknięcie finansowe: wykrycie i usunięcie opóźnień skraca czas obsługi zapisów księgowych, co pomaga szybciej i bardziej przewidywalnie zamknąć okres.
Większa dokładność danych finansowych: mniej poprawek i błędów oznacza lepszą jakość danych oraz mniej rozbieżności w dokumentacji finansowej.
Lepsza zgodność: przejrzysty, udokumentowany i konsekwentnie realizowany proces ułatwia przestrzeganie polityk wewnętrznych i wymogów zewnętrznych oraz ogranicza ryzyko audytowe.
Niższe koszty operacyjne: usprawnienie workflow i ograniczenie pracy ręcznej pozwalają obniżyć koszty i lepiej wykorzystać zasoby.
Lepsze decyzje: przejrzyste dane o przebiegu procesu pomagają osobom zarządzającym finansami podejmować świadome decyzje dotyczące ciągłego doskonalenia i inicjatyw strategicznych.

Pierwszy krok do usprawnienia obsługi zapisów księgowych

Usprawnienie procesu Record to Report: zapisy księgowe w SAP ECC może przynieść korzyści całemu działowi finansowemu. Process mining dostarcza danych i wniosków, które pozwalają odejść od założeń i lepiej zrozumieć przebieg operacji. Wiedza o tym, jak faktycznie obsługiwane są zapisy księgowe, ułatwia poprawę efektywności, dokładności i zgodności oraz zwiększa wiarygodność raportowania finansowego.

Record to Report: zapisy księgowe Rachunkowość finansowa Księga główna Obsługa zapisów księgowych Zamknięcie finansowe Monitorowanie zgodności Dział księgowości Cykl raportowania R2R Księgowość

Typowe problemy i wyzwania

Wskaż wyzwania, które Państwa dotyczą

Zapisy księgowe często długo czekają na weryfikację i zatwierdzenie, co wydłuża cykl Record to Report. Opóźnia to raportowanie finansowe i obniża efektywność całego działu księgowości, a w konsekwencji może prowadzić do niedotrzymania terminów i późniejszego dostępu do informacji. ProcessMind analizuje w SAP ECC zdarzenia „Zapis księgowy wysłany do zatwierdzenia” i „Zapis księgowy zatwierdzony”. Wskazuje wąskie gardła oraz osoby lub działy, które wydłużają czas obsługi. Dzięki temu można usprawnić proces obsługi zapisów księgowych, na przykład przez automatyzację lub zmianę podziału zadań.

Wiele zapisów księgowych zostaje odrzuconych, co wymaga poprawek i pochłania czas pracowników księgowości. Opóźnia to księgowanie, obniża efektywność i zwiększa koszty operacyjne w obszarze Record to Report. ProcessMind wskazuje etapy, na których zapisy są odrzucane, oraz typowe przyczyny i użytkowników powiązanych z odrzuceniami w SAP ECC. Analiza wcześniejszych działań i atrybutów pomaga znaleźć źródła problemów i zaplanować usprawnienia ograniczające liczbę poprawek.

Zapisy księgowe często trafiają do pętli poprawek: są odrzucane, poprawiane i wysyłane ponownie, czasem wielokrotnie, zanim zostaną zatwierdzone i zaksięgowane. Takie cykle pochłaniają zasoby, wydłużają obsługę zapisów i niepotrzebnie komplikują proces w SAP ECC. ProcessMind pokazuje powtarzające się pętle na podstawie zdarzeń „Zapis księgowy odrzucony” oraz „Zapis księgowy poprawiony i wysłany ponownie”. Pomaga ustalić, dlaczego niektóre zapisy utknęły, i zmierzyć czas tracony na powtarzalne czynności, co ułatwia uproszczenie procesu.

Wymagane działania związane ze zgodnością, takie jak uzyskanie odpowiednich zatwierdzeń lub dołączenie dokumentów potwierdzających, bywają pomijane albo wykonywane w niewłaściwej kolejności. W procesie Record to Report może to prowadzić do zastrzeżeń audytowych, błędów finansowych i naruszeń przepisów. ProcessMind śledzi kolejność działań dla każdego identyfikatora zapisu księgowego w SAP ECC, na przykład sprawdza, czy dokumenty potwierdzające dołączono przed zatwierdzeniem lub zaksięgowaniem zapisu. System automatycznie wskazuje odstępstwa od wymaganej ścieżki, dostarczając czytelnych danych na potrzeby audytu i ograniczania ryzyka.

Wiele procesów obsługi zapisów księgowych nadal wymaga ręcznych czynności, które można zautomatyzować. Wydłuża to czas obsługi i zwiększa ryzyko błędu ludzkiego. Ogranicza też efektywność i możliwość skalowania procesu Record to Report, szczególnie w okresach wzmożonej pracy, takich jak zamknięcie miesiąca. ProcessMind mapuje cały przebieg obsługi zapisów księgowych w SAP ECC i wskazuje często wykonywane ręcznie czynności, które można rozważyć pod kątem automatyzacji. Mierzy czas poświęcany na te działania, pokazując potencjalne korzyści z wdrożenia rozwiązań automatyzujących operacje.

Niektóre osoby lub role regularnie stają się wąskim gardłem podczas zatwierdzania lub weryfikacji zapisów księgowych. Powoduje to znaczne opóźnienia w obsłudze wielu zapisów, utrudnia terminowe wykonanie zadań finansowych i nierównomiernie rozkłada pracę w dziale księgowości. ProcessMind wykorzystuje atrybuty „Utworzył użytkownik” i „Zatwierdził użytkownik” w SAP ECC, aby wskazać osoby lub zespoły często zaangażowane w długo trwające lub opóźnione działania. Te dane pomagają lepiej rozłożyć obciążenie, zaplanować szkolenia lub przeprojektować proces i usunąć wąskie gardła.

Nawet po zatwierdzeniu zapisu księgowego może upłynąć dużo czasu, zanim zostanie on zaksięgowany w SAP ECC. Opóźnienie wpływa na aktualność danych finansowych, raportowanie śródokresowe i przebieg zamknięcia finansowego. ProcessMind mierzy czas między zatwierdzeniem a zaksięgowaniem zapisu. Pomaga wskazać problemy systemowe, ręczne przekazywanie zadań lub braki zasobów, które opóźniają księgowanie, i dostarcza danych potrzebnych do przyspieszenia finalizacji zapisów.

Bez jasnej informacji o aktualnym statusie i miejscu każdego zapisu księgowego w procesie Record to Report menedżerom trudno śledzić postępy i przewidywać opóźnienia. Brak przejrzystości utrudnia proaktywne zarządzanie workflow i przydziałem zasobów. ProcessMind pokazuje cały przebieg każdego zapisu księgowego w SAP ECC. Udostępnia aktualne informacje o statusie i wskazuje, gdzie zapisy utknęły, dzięki czemu zespoły mogą podjąć działania naprawcze i lepiej kontrolować proces.

Częste zdarzenia storna zapisu księgowego mogą wskazywać na błędy przy wprowadzaniu danych, nieprawidłowe księgowania lub zmianę wymagań biznesowych po utworzeniu zapisu. Storna wymagają dodatkowego czasu i zasobów, a także wpływają na dokładność i efektywność finansową. ProcessMind wykrywa wzorce i przyczyny zdarzeń storna w SAP ECC. Łączy je z wcześniejszym utworzeniem, zatwierdzeniem lub zaksięgowaniem zapisu oraz powiązanymi atrybutami, co pomaga znaleźć problemy systemowe i potrzeby szkoleniowe, a w efekcie ograniczyć przyszłe błędy.

Podobne zapisy księgowe mogą przechodzić przez proces Record to Report różnymi, nieudokumentowanymi lub nieefektywnymi ścieżkami. Prowadzi to do niespójnych wyników i różnego czasu obsługi. Brak standaryzacji utrudnia usprawnianie operacji i uzyskiwanie przewidywalnych rezultatów. ProcessMind automatycznie wykrywa wszystkie rzeczywiste warianty obsługi zapisów księgowych w SAP ECC i pokazuje, jak różne typy zapisów lub kody spółek odbiegają od zakładanego przebiegu. Dzięki tym informacjom można ujednolicić procesy, wdrożyć dobre praktyki i ograniczyć nieplanowane odstępstwa.

Niektóre typy zapisów księgowych, na przykład rozliczenia międzyokresowe lub transfery między spółkami, regularnie wymagają więcej czasu lub częściej zawierają błędy niż pozostałe. Ta nieefektywność wydłuża zamknięcie finansowe i może zniekształcać sprawozdania dotyczące wybranych obszarów. ProcessMind wykorzystuje atrybut typu zapisu księgowego do podziału danych i analizy wyników procesu. Wskazuje typy sprawiające najwięcej problemów w SAP ECC, co pozwala zaplanować ukierunkowane usprawnienia, automatyzację lub szkolenia.

Typowe cele

Określ, jak wygląda sukces

Długi czas zatwierdzania zapisów księgowych w SAP ECC bezpośrednio wydłuża cykl Record to Report, opóźnia publikację sprawozdań finansowych i spowalnia podejmowanie decyzji. Osiągnięcie tego celu pozwoli szybciej udostępniać dane finansowe i poprawić terminowość oraz dokładność raportowania. ProcessMind mapuje pełny przebieg każdego zapisu księgowego, wskazując wąskie gardła w zatwierdzaniu, opóźnienia związane z konkretnymi użytkownikami i możliwości uproszczenia hierarchii zatwierdzania. Analiza czasu trwania działań i przekazywania zadań między użytkownikami pomaga znacząco skrócić czas zatwierdzania.

Wysoki odsetek odrzuconych zapisów księgowych wskazuje na problemy na wcześniejszych etapach procesu. Powoduje poprawki, frustrację i opóźnienia w procesie Record to Report. Mniej odrzuceń oznacza, że zapisy są poprawne za pierwszym razem, co zwiększa efektywność i jakość danych w SAP ECC. ProcessMind pokazuje wszystkie ścieżki procesu, także te zakończone odrzuceniem, oraz wskazuje częste przyczyny i etapy, na których pojawiają się błędy. Analiza atrybutów, takich jak „Utworzył użytkownik” i typ zapisu księgowego, pomaga znaleźć źródła problemów i usprawnić kontrole przed wysłaniem lub szkolenia.

Powtarzające się poprawki i ponowne wysyłanie zapisów księgowych pochłaniają czas i zasoby, odciągają pracowników księgowości od zadań o większej wartości i opóźniają zamknięcie finansowe. Ograniczenie poprawek znacznie usprawnia proces Record to Report. ProcessMind śledzi cały dziennik zdarzeń dla każdego identyfikatora zapisu księgowego i wskazuje przypadki wielokrotnych poprawek oraz ponownego wysłania. Pokazuje, które zapisy wielokrotnie wracają do workflow, co pozwala wykryć pętle procesu i zwiększyć odsetek zapisów poprawnych za pierwszym razem w SAP ECC.

Niezgodna z wymaganiami obsługa zapisów księgowych może prowadzić do zastrzeżeń audytowych, kar finansowych i utraty reputacji. Każdy zapis powinien spełniać wymogi polityk wewnętrznych i przepisów zewnętrznych, aby chronić rzetelność finansową i ograniczać ryzyko w cyklu Record to Report. ProcessMind automatycznie porównuje rzeczywisty przebieg obsługi zapisów księgowych z wcześniej zdefiniowanymi modelami zgodności. Wskazuje odstępstwa, brakujące zatwierdzenia i nietypową kolejność działań. Zapewnia ścieżkę audytową i pomaga sprawdzić, czy procesy w SAP ECC spełniają wymogi regulacyjne.

Ręczne wprowadzanie danych i inne czynności w procesie Record to Report: zapisy księgowe zwiększają ryzyko błędów, wydłużają obsługę i utrudniają skalowanie. Automatyzacja pozwala uwolnić zasoby, ograniczyć błędy i przyspieszyć zamknięcie finansowe. ProcessMind wskazuje konkretne ręczne działania, takie jak dołączanie dokumentów potwierdzających lub weryfikacja księgowania, które pochłaniają dużo czasu. Mierząc częstotliwość i czas trwania tych czynności dla zapisów księgowych w SAP ECC, pomaga ustalić, które z nich warto zautomatyzować w pierwszej kolejności.

Różnice w wydajności osób obsługujących zapisy księgowe mogą tworzyć wąskie gardła i prowadzić do nierównomiernego obciążenia pracą, obniżając efektywność całego procesu. Lepsza organizacja pracy ułatwia przekazywanie zadań i zapewnia bardziej przewidywalny czas obsługi w całym zespole. ProcessMind analizuje działania i czas pracy poszczególnych użytkowników, w tym osób wskazanych jako „Utworzył użytkownik” lub „Zatwierdził użytkownik” w procesie Record to Report. Pokazuje różnice w wynikach i potrzeby szkoleniowe, co pozwala podjąć ukierunkowane działania i zwiększyć przepustowość w SAP ECC.

Opóźnienia między zatwierdzeniem zapisu księgowego a jego zaksięgowaniem w SAP ECC mogą niweczyć korzyści z szybszego zatwierdzania i obniżać dokładność bieżących raportów finansowych. Celem jest skrócenie tej przerwy, aby zatwierdzone transakcje były niezwłocznie odzwierciedlane w danych. ProcessMind precyzyjnie mierzy czas między zatwierdzeniem a zaksięgowaniem każdego zapisu księgowego. Wskazuje przyczyny opóźnień po zatwierdzeniu, takie jak kolejki systemowe lub ręczna weryfikacja, co ułatwia wprowadzenie ukierunkowanych zmian w procesie.

Brak jasnej informacji o aktualnym statusie zapisów księgowych powoduje niepewność, wymusza ręczne sprawdzanie i opóźnia rozwiązywanie problemów. Większa przejrzystość pozwala wszystkim zainteresowanym śledzić postęp i poprawia komunikację oraz odpowiedzialność. ProcessMind pokazuje cały przebieg każdego zapisu księgowego, od utworzenia po uzgodnienie. Wizualizacja rzeczywistej ścieżki i aktualnego etapu w SAP ECC zapewnia bieżący wgląd oraz wskazuje zapisy, które utknęły lub odbiegają od typowego przebiegu.

Częste storna zapisów księgowych mogą wynikać z błędów przy wprowadzaniu danych, nieprawidłowych zatwierdzeń lub zmian w sposobie księgowania. Prowadzą do dodatkowej pracy i możliwych rozbieżności w danych. Ograniczenie liczby storna poprawia jakość danych i efektywność. ProcessMind wykrywa przypadki, w których po zaksięgowaniu zapisu następuje jego storno. Łączy je z wcześniejszymi działaniami i atrybutami, takimi jak „Utworzył użytkownik” lub typ zapisu księgowego w SAP ECC, aby wskazać przyczyny i wzorce oraz zapobiegać podobnym zdarzeniom w przyszłości.

Niespójne ścieżki obsługi zapisów księgowych prowadzą do nieprzewidywalnego czasu realizacji, większej liczby błędów i trudności z zapewnieniem jednolitej zgodności. Standaryzacja workflow pozwala uzyskać przewidywalny, sprawny i możliwy do audytu proces Record to Report. ProcessMind wykrywa wszystkie warianty obsługi zapisów księgowych i wskazuje odstępstwa od optymalnej lub najbardziej efektywnej ścieżki w SAP ECC. Identyfikacja i pomiar niestandardowych przebiegów ułatwiają wdrażanie dobrych praktyk i ujednolicanie procesu.

Niektóre zapisy księgowe, na przykład rozliczenia międzyokresowe lub transakcje między spółkami, wiążą się ze specyficznymi trudnościami, które nieproporcjonalnie wydłużają cykl Record to Report. Usprawnienie ich obsługi może znacząco przyspieszyć cały proces. ProcessMind pozwala filtrować analizę według typu zapisu księgowego i osobno oceniać wyniki dla każdego typu. Wskazuje wąskie gardła i nieefektywne działania w SAP ECC, dostarczając danych do ukierunkowanego przeprojektowania i usprawnienia procesu.

6 kroków do usprawnienia procesu Record to Report: zapisy księgowe

Pobierz szablon

Wyeksportuj zapisy księgowe

Prześlij zbiór danych

Przeanalizuj zapisy księgowe

Wprowadź usprawnienia

Monitoruj postępy

Pobierz szablon

Co zrobić

Pobierz gotowy szablon Excel dostosowany do danych o zapisach księgowych z SAP ECC. Dzięki niemu dane będą prawidłowo uporządkowane i gotowe do analizy.

Zobacz przewodnik po szablonie danych Pobierz szablon

Dlaczego to ważne

Użycie właściwego szablonu od początku oszczędza czas i zapobiega błędom mapowania danych. Ułatwia też przesłanie danych i uzyskanie rzetelnych informacji o procesie obsługi zapisów księgowych.

Oczekiwany rezultat

Gotowy szablon Excel z odpowiednimi kolumnami na dane dotyczące obsługi zapisów księgowych.

CO ZYSKAJĄ PAŃSTWO

Sprawdź, jak naprawdę przebiegają zapisy księgowe w SAP ECC

ProcessMind przekształca surowe dane w czytelne wizualizacje, które pokazują dokładną ścieżkę każdego zapisu księgowego. Pozwala wskazać opóźnienia, odstępstwa i ryzyko niezgodności, aby usprawnić raportowanie finansowe.

Wskaż opóźnienia w przetwarzaniu zapisów księgowych
Sprawdź zgodność i poprawność zapisów księgowych
Usprawnij workflow obsługi zapisów księgowych w SAP ECC
Skróć czas cyklu raportowania finansowego

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

TYPOWE REZULTATY

Usprawnianie procesu księgowania zapisów

Analiza całego procesu księgowania zapisów w SAP ECC, w której identyfikatorem case jest Journal Entry ID, dostarcza konkretnych wskazówek do działania. Pozwalają one zwiększyć sprawność, zgodność i dokładność w cyklu Record to Report.

0 %

Szybsza akceptacja zapisów księgowych

Średnie skrócenie czasu akceptacji

Wskaż wąskie gardła i opóźnienia w procesie akceptacji, a następnie usprawnij workflow, aby przyspieszyć księgowanie ważnych operacji finansowych.

0 %

Mniej odrzuconych zapisów księgowych

Mniej zapisów zwracanych do poprawy

Ustal przyczyny odrzuceń, takie jak brakujące dane lub nieprawidłowe konta księgi głównej. Dzięki temu można poprawić jakość i sprawność składania zapisów za pierwszym razem.

0 %

Lepsze przestrzeganie wymogów

Lepsze przestrzeganie przepisów

Zadbaj o to, by wszystkie zapisy księgowe były zgodne z przyjętymi zasadami wewnętrznymi i przepisami zewnętrznymi. Ograniczysz ryzyko audytowe i poprawisz integralność danych.

~ 0 days

Szybsze księgowanie w księdze głównej

Krótszy czas od akceptacji do zaksięgowania

Skróć czas między akceptacją zapisu księgowego a jego zaksięgowaniem w księdze głównej, aby dane finansowe były aktualizowane bez zbędnej zwłoki.

0 %

Mniej poprawek zapisów księgowych

Mniej ponownych zgłoszeń po weryfikacji

Znajdź i usuń przyczyny powtarzających się poprawek i ponownych zgłoszeń. Ułatwi to prawidłowe wykonanie procesu za pierwszym razem i pozwoli zaoszczędzić czas.

0 %

Mniej storno zapisów księgowych

Mniej błędnych zapisów początkowych

Ogranicz odsetek zapisów księgowych wymagających storna z powodu błędów. Poprawisz dokładność danych i zmniejszysz nakład pracy związany z ich ponownym przetwarzaniem.

Wyniki zależą od złożoności procesu i jakości danych. Podane wartości odzwierciedlają typowe usprawnienia zaobserwowane we wdrożeniach dotyczących procesu księgowania zapisów.

Zalecane dane

Warto zacząć od najważniejszych atrybutów i czynności, a następnie w razie potrzeby rozszerzyć zakres.

Pierwszy raz spotykają się Państwo z dziennikiem zdarzeń? Dowiedz się jak utworzyć dziennik zdarzeń na potrzeby process mining.

Atrybuty

Najważniejsze dane do zebrania na potrzeby analizy

Unikalny identyfikator dokumentu księgowego, złożony z kodu jednostki gospodarczej, numeru dokumentu i roku obrotowego.

Dlaczego to ważne

To niezbędny identyfikator do śledzenia zapisu księgowego od utworzenia do zaksięgowania. Umożliwia analizę całego procesu i porównywanie jego wariantów.

Nazwa działania biznesowego lub zdarzenia, które wystąpiło na danym etapie procesu księgowania zapisów.

Dlaczego to ważne

Określa etapy na mapie procesu, dzięki czemu można wizualizować, analizować i optymalizować workflow księgowania zapisów.

Znacznik czasu wskazujący, kiedy wystąpiło konkretne działanie lub zdarzenie w procesie księgowania zapisu.

Dlaczego to ważne

Ten znacznik czasu stanowi podstawę analizy czasu i umożliwia obliczanie czasu realizacji, długości poszczególnych etapów oraz wąskich gardeł.

Identyfikator użytkownika SAP, który utworzył lub zmienił zapis księgowy.

Dlaczego to ważne

Wskazuje użytkownika odpowiedzialnego za każde działanie, co umożliwia analizę jego pracy, rozkładu obciążenia i powtarzających się poprawek.

Jednostka organizacyjna reprezentująca niezależny podmiot prawny, dla którego sporządza się sprawozdania finansowe.

Dlaczego to ważne

Umożliwia filtrowanie i porównywanie przebiegu procesu w różnych podmiotach prawnych lub jednostkach biznesowych organizacji.

Klasyfikacja dokumentów księgowych, która określa sposób ich przetwarzania i przechowywania.

Dlaczego to ważne

Umożliwia segmentowanie analizy według rodzaju transakcji i pomaga ustalić, czy problemy dotyczą konkretnych rodzajów zapisów księgowych.

Data ujęcia transakcji w księdze głównej, która wpływa na okres finansowy.

Dlaczego to ważne

Ważna przy sprawozdawczości finansowej i analizie zgodności, pozwala sprawdzić, czy zapisy są księgowane we właściwym okresie.

Kod transakcji SAP użyty do utworzenia lub przetworzenia zapisu księgowego.

Dlaczego to ważne

Pomaga odróżnić procesy ręczne od automatycznych oraz wskazać możliwości automatyzacji i standaryzacji procesu.

Wartość logiczna wskazująca, czy zapis księgowy został storniowany.

Dlaczego to ważne

Bezpośrednio wspiera analizę storna. Wskazuje zapisy, które zostały później wycofane, co pomaga ustalić przyczyny błędów i poprawić jakość danych.

Działania

Kroki procesu do monitorowania i optymalizacji

To działanie oznacza utworzenie zapisu księgowego w stanie wstępnym, zanim zostanie on oficjalnie zaksięgowany w księdze głównej. W SAP zdarzenie jest rejestrowane, gdy użytkownik zapisuje dokument za pomocą transakcji wstępnego wprowadzania, a status dokumentu zmienia się na „wstępnie wprowadzony”.

Dlaczego to ważne

To ważne zdarzenie początkowe w procesach obejmujących weryfikację i akceptację. Analiza czasu między wstępnym wprowadzeniem a zaksięgowaniem pomaga wykryć opóźnienia przed księgowaniem i na etapie akceptacji.

To działanie oznacza, że autor zakończył pracę nad wstępnie wprowadzonym zapisem księgowym i przekazał go do weryfikacji oraz akceptacji. Zdarzenie jest zwykle rejestrowane przy uruchomieniu zadania SAP Business Workflow powiązanego z dokumentem.

Dlaczego to ważne

To moment przekazania zapisu od autora do osoby akceptującej i początek pomiaru KPI czasu akceptacji. Jest to ważny punkt pomiaru sprawności workflow akceptacji.

To działanie oznacza końcową akceptację zapisu księgowego w workflow, po której można go zaksięgować. Zdarzenie jest rejestrowane w dzienniku workflow po zakończeniu ostatniego kroku „zwolnij” lub „zaakceptuj”.

Dlaczego to ważne

To ważny punkt kończący proces akceptacji. Czas do tego etapu jest istotnym KPI sprawności akceptacji, a czas od tego zdarzenia do zaksięgowania pokazuje opóźnienie po akceptacji.

To główne działanie, podczas którego zapis księgowy zostaje oficjalnie ujęty w księdze głównej i wpływa na sprawozdania finansowe. Zdarzenie jest rejestrowane, gdy status dokumentu zmienia się na „zaksięgowany” i zostaje przypisana data księgowania.

Dlaczego to ważne

To najważniejszy punkt procesu, oznaczający pomyślne przetworzenie zapisu księgowego. Czas całego procesu często mierzy się do tego momentu. Zdarzenie jest też istotne przy analizie zamknięcia finansowego.

To działanie oznacza storno wcześniej zaksięgowanego zapisu księgowego. Storno jest nowym dokumentem księgowym, który odwraca skutki pierwotnego zapisu.

Dlaczego to ważne

To ważne zdarzenie przy pomiarze jakości danych i dokładności procesu. Wysoki odsetek storna wskazuje na problemy systemowe na etapie wprowadzania lub akceptacji danych. Każde storno oznacza dodatkową pracę.

FAQ

Często zadawane pytania

Co process mining może ujawnić w procesie obsługi zapisów księgowych w SAP ECC?

Process mining analizuje dzienniki zdarzeń z SAP ECC i pokazuje rzeczywisty przebieg obsługi zapisów księgowych. Ujawnia wąskie gardła, takie jak długi czas zatwierdzania lub częste odrzucenia, wskazuje luki w zgodności i różnice między ścieżkami obsługi. Dzięki temu można znaleźć źródła nieefektywności.

Jakich danych z SAP ECC potrzebujemy do process mining procesu obsługi zapisów księgowych?

Do process mining obsługi zapisów księgowych potrzebne są przede wszystkim dane z dziennika zdarzeń: identyfikator case, na przykład identyfikator zapisu księgowego, nazwa działania, na przykład „Zapis utworzony”, „Zatwierdzony” lub „Zaksięgowany”, oraz znacznik czasu dla każdego działania. Dodatkowe atrybuty, takie jak użytkownik, typ dokumentu lub kwota, dostarczają kontekstu do analizy. Dane te znajdują się zwykle w standardowych tabelach SAP dotyczących zapisów księgowych i ich statusów.

Jak wyodrębnić z SAP ECC dane potrzebne do analizy zapisów księgowych?

Wyodrębnianie danych z SAP ECC na potrzeby process mining zwykle polega na odczycie wybranych tabel, takich jak BKPF (nagłówek dokumentu), BSEG (pozycja dokumentu) i tabele statusów, albo na użyciu standardowych raportów SAP. W zależności od ilości i złożoności danych można skorzystać z narzędzi SAP, takich jak konektory do ekstrakcji danych, własne programy ABAP lub bezpośredni dostęp do bazy danych. Trzeba zadbać o zachowanie chronologicznej kolejności działań w wyodrębnionych danych.

Jakich usprawnień można oczekiwać w procesie obsługi zapisów księgowych?

Process mining pomaga wprowadzić znaczące usprawnienia, na przykład skrócić czas zatwierdzania zapisów księgowych przez wskazanie miejsc powodujących opóźnienia i optymalizację workflow. Można ograniczyć liczbę odrzuceń, poprawić zgodność i przyspieszyć księgowanie po zatwierdzeniu. W efekcie proces Record to Report: zapisy księgowe staje się bardziej ujednolicony, sprawny i przejrzysty.

Ile zwykle trwa rozpoczęcie pracy i uzyskanie pierwszych wyników?

Początkowe przygotowanie ekstrakcji danych i utworzenie modelu może przebiegać różnie, ale zwykle zajmuje kilka tygodni. Czas zależy od dostępności danych i złożoności systemu. Po załadowaniu danych i zbudowaniu modelu pierwsze wnioski i wizualizacje procesu są często dostępne w ciągu kilku dni. Konkretne rekomendacje i działania usprawniające proces pojawiają się zazwyczaj w ciągu jednego do trzech miesięcy.

Czy nasz system SAP ECC, nawet jeśli jest starszy, obsługuje process mining?

Tak. Narzędzia process mining są na ogół zgodne ze starszymi wersjami SAP ECC, ponieważ korzystają przede wszystkim z historycznych danych transakcyjnych zapisanych w tabelach bazy danych. Wiek systemu zwykle nie uniemożliwia ekstrakcji danych, o ile dostępne są potrzebne tabele i pola zawierające informacje do dziennika zdarzeń. Liczą się same dane, a nie wersja interfejsu SAP ECC.

Czy wdrożenie process mining wymaga specjalistycznych umiejętności technicznych w naszym zespole?

Podstawowa znajomość struktur danych SAP ECC ułatwia ekstrakcję danych, ale wiele nowoczesnych narzędzi process mining ma intuicyjny interfejs i gotowe konektory. Do początkowego skonfigurowania przepływu danych może być potrzebny inżynier danych lub specjalista IT. Interpretacja wyników i wprowadzanie zmian w procesie zwykle wymagają współpracy właścicieli procesów biznesowych z analitykami danych.

Czy process mining może pomóc w kwestiach zgodności w procesie księgowania zapisów?

Tak. Process mining pokazuje każdy etap procesu księgowania zapisów i odstępstwa od jego przebiegu, dzięki czemu łatwo wykryć przypadki nieprzestrzegania przyjętych zasad lub wymogów regulacyjnych. Można w ten sposób znaleźć nieautoryzowane zmiany, nieprawidłową kolejność akceptacji czy opóźnienia zagrażające terminom raportowania. Wyniki dostarczają czytelnych dowodów na potrzeby ścieżki audytu i kontroli zgodności.

Usprawnij proces od zapisu do raportu, zapisy księgowe

Skróć czas cyklu obsługi zapisów księgowych o 30% i zadbaj o bezbłędne raportowanie.

Rozpocznij bezpłatny okres próbny

Nie trzeba podawać danych karty kredytowej. Usprawnienia można rozpocząć już dziś.