Szablon danych dla procesu od zapisu do raportu, zapisy księgowe

SAP ECC
Szablon danych dla procesu od zapisu do raportu, zapisy księgowe

Szablon danych dla procesu od zapisu do raportu, zapisy księgowe

Ten szablon wskazuje, jakie dane zebrać, aby analizować i usprawniać proces od zapisu do raportu, zapisy księgowe. Zawiera listę potrzebnych atrybutów, ważnych czynności do śledzenia oraz praktyczne wskazówki dotyczące ekstrakcji danych z SAP ECC. Korzystając z szablonu, można przygotować zestaw danych, który pomoże wykryć nieefektywności i usprawnić raportowanie finansowe.
  • Zalecane atrybuty do szczegółowej analizy
  • Ważne czynności związane z zapisami księgowymi do śledzenia
  • Praktyczne wskazówki dotyczące ekstrakcji danych z SAP ECC
Pierwszy raz spotykają się Państwo z dziennikiem zdarzeń? Dowiedz się jak utworzyć dziennik zdarzeń na potrzeby process mining.

Atrybuty procesu od zapisu do raportu, zapisy księgowe

Poniżej przedstawiono zalecane pola danych, które warto uwzględnić w dzienniku zdarzeń, aby szczegółowo analizować proces od zapisu do raportu, zapisy księgowe w SAP ECC.
5 Wymagane 6 Zalecane 7 Opcjonalne
Nazwa Opis
Czas zdarzenia
EventTime
Znacznik czasu wskazujący, kiedy wystąpiło konkretne działanie lub zdarzenie w procesie księgowania zapisu.
Opis

Czas zdarzenia określa dokładną datę i godzinę każdego działania w procesie księgowania zapisów. Dane te są niezbędne do obliczania wskaźników opartych na czasie, takich jak czas realizacji, czas przetwarzania i opóźnienia między etapami. Źródło znacznika czasu zależy od działania. Może nim być data i godzina utworzenia dokumentu (CPUDT/CPUTM) lub znacznik czasu zmiany z dziennika (CDHDR-UDATE/UTIME).

W analizie czas zdarzenia służy do uporządkowania zdarzeń chronologicznie i stanowi podstawę mapy procesu. Jest niezbędny do obliczania wszystkich KPI związanych z czasem, takich jak średni czas realizacji zapisu księgowego, średni czas akceptacji oraz czas od akceptacji do zaksięgowania.

Dlaczego to ważne

Ten znacznik czasu stanowi podstawę analizy czasu i umożliwia obliczanie czasu realizacji, długości poszczególnych etapów oraz wąskich gardeł.

Skąd pobrać

Źródło zależy od działania. Najczęściej są to znaczniki czasu utworzenia (CPUDT, CPUTM) z BKPF lub znaczniki czasu zmiany (UDATE, UTIME) z CDHDR.

Przykłady
2023-10-26T09:00:00Z2023-10-26T14:30:15Z2023-10-27T11:05:00Z
Identyfikator zapisu księgowego
JournalEntryId
Unikalny identyfikator dokumentu księgowego, złożony z kodu jednostki gospodarczej, numeru dokumentu i roku obrotowego.
Opis

Journal Entry ID to główny identyfikator case, który służy do śledzenia cyklu życia zapisu księgowego. Jest to klucz złożony, zwykle utworzony przez połączenie kodu jednostki gospodarczej (BUKRS), numeru dokumentu (BELNR) i roku obrotowego (GJAHR). Zapewnia unikalność w całym systemie SAP.

W analizie procesu ten identyfikator łączy wszystkie powiązane działania, takie jak utworzenie, wstępne wprowadzenie, przekazanie, akceptacja, odrzucenie i zaksięgowanie. Śledząc go, można odtworzyć cały przebieg każdego zapisu księgowego, zmierzyć czas realizacji oraz wykryć odstępstwa od procesu lub wąskie gardła dotyczące konkretnych zapisów.

Dlaczego to ważne

To niezbędny identyfikator do śledzenia zapisu księgowego od utworzenia do zaksięgowania. Umożliwia analizę całego procesu i porównywanie jego wariantów.

Skąd pobrać

To atrybut pochodny, zwykle utworzony przez połączenie pól z tabeli BKPF: kodu jednostki gospodarczej (BUKRS), numeru dokumentu (BELNR) i roku obrotowego (GJAHR).

Przykłady
1000-1000000123-20232000-1900000456-20231000-1800000789-2024
Nazwa działania
ActivityName
Nazwa działania biznesowego lub zdarzenia, które wystąpiło na danym etapie procesu księgowania zapisów.
Opis

Nazwa działania opisuje konkretny etap cyklu życia zapisu księgowego, na przykład „Utworzono zapis księgowy”, „Zaakceptowano zapis księgowy” lub „Zaksięgowano zapis księgowy”. Atrybut ten jest zwykle określany na podstawie wielu źródeł w SAP, w tym kodów transakcji (TCODE), dzienników zmian dokumentów (tabele CDHDR i CDPOS) oraz pól statusu dokumentu.

Analiza działań stanowi podstawę process mining. Umożliwia wizualizację map procesów, obliczanie czasu między etapami i wykrywanie pętli poprawek, na przykład „Odrzucono zapis księgowy”, po którym następuje „Poprawiono zapis księgowy”. Dane te są niezbędne do tworzenia dashboardów dotyczących czasu realizacji, odsetka poprawek i wariantów procesu.

Dlaczego to ważne

Określa etapy na mapie procesu, dzięki czemu można wizualizować, analizować i optymalizować workflow księgowania zapisów.

Skąd pobrać

Dane pochodzą z różnych źródeł, w tym kodów transakcji w BKPF (TCODE), statusu dokumentu, dzienników workflow w tabelach takich jak SWW_WI2OBJ oraz dokumentów zmian w CDHDR i CDPOS.

Przykłady
Utworzono zapis księgowyZaakceptowano zapis księgowyOdrzucono zapis księgowyZaksięgowano zapis księgowy
Ostatnia aktualizacja danych
LastDataUpdate
Znacznik czasu wskazujący, kiedy dane zostały ostatnio wyodrębnione z systemu źródłowego lub odświeżone.
Opis

Ten atrybut zapisuje datę i godzinę ostatniego pobrania danych z SAP ECC. Jest to pole metadanych, które pozwala ocenić aktualność analizowanych danych.

W każdym dashboardzie lub analizie process mining informacja o czasie ostatniej aktualizacji pomaga użytkownikom ocenić wiarygodność danych i podejmować świadome decyzje. Odpowiada na pytanie: „Jak aktualne są te informacje?”.

Dlaczego to ważne

Informuje użytkowników o aktualności danych, dzięki czemu wiedzą, jakiego okresu dotyczy analiza, i mogą ocenić wiarygodność wyników.

Skąd pobrać

To pole metadanych generowane i zapisywane przez narzędzie do ekstrakcji danych lub proces ETL podczas odświeżania danych.

Przykłady
2024-05-20T04:00:00Z2024-05-21T04:00:00Z2024-05-22T04:00:00Z
System źródłowy
SourceSystem
System, z którego wyodrębniono dane o procesie.
Opis

Ten atrybut wskazuje źródło danych, którym w tym przypadku jest konkretna instancja SAP ECC. Zwykle jest to stała wartość dodawana podczas ekstrakcji danych.

Atrybut jest prosty, ale ważny w środowiskach z wieloma systemami ERP lub źródłami danych. Pozwala zachować przejrzystość pochodzenia danych oraz filtrować i segmentować analizę według systemu źródłowego.

Dlaczego to ważne

Zapewnia przejrzystość pochodzenia danych i pomaga śledzić ich jakość, szczególnie w środowiskach z wieloma systemami źródłowymi.

Skąd pobrać

Zwykle jest to stała wartość dodawana podczas transformacji danych, która wskazuje konkretną instancję SAP ECC (np. 'ECC_PROD_100').

Przykłady
SAP ECC EHP8ECC_FIN_PRODSAP_ERP_60
Czy wykonano storno
IsReversed
Wartość logiczna wskazująca, czy zapis księgowy został storniowany.
Opis

Ta flaga wskazuje zapisy księgowe, które zostały później storniowane innym dokumentem księgowym. W SAP dokument storniowany jest powiązany z dokumentem storna, co zapewnia przejrzystą ścieżkę audytową.

Ten atrybut jest niezbędny do korzystania z dashboardu „Analiza storna zapisów księgowych” i KPI „Odsetek storna zapisów księgowych”. Pozwala wyodrębnić storniowane zapisy i zbadać przyczyny, takie jak błędy przy wprowadzaniu danych lub nieprawidłowe ujęcie księgowe. Dzięki temu można ograniczyć liczbę storna.

Dlaczego to ważne

Bezpośrednio wspiera analizę storna. Wskazuje zapisy, które zostały później wycofane, co pomaga ustalić przyczyny błędów i poprawić jakość danych.

Skąd pobrać

Wartość pochodzi z pola numeru dokumentu storna (STBLG) w tabeli BKPF. Jeśli pole STBLG nie jest puste, flaga ma wartość true.

Przykłady
truefalse
Data księgowania
PostingDate
Data ujęcia transakcji w księdze głównej, która wpływa na okres finansowy.
Opis

Data księgowania określa okres obrotowy, w którym ujmuje się zapis księgowy. Z punktu widzenia finansów i zgodności jest to ważne pole daty, które musi odpowiadać harmonogramowi zamknięcia okresu księgowego i wymogom regulacyjnym.

W process mining data ta służy do monitorowania zgodności. Dashboard „Monitorowanie zgodności z wymogami” i KPI „Poziom zgodności z wymogami” wykorzystują ten atrybut, aby sprawdzić, czy zapisy są księgowane we właściwym okresie. Można go również użyć do analizy zmian liczby zapisów księgowych w czasie.

Dlaczego to ważne

Ważna przy sprawozdawczości finansowej i analizie zgodności, pozwala sprawdzić, czy zapisy są księgowane we właściwym okresie.

Skąd pobrać

Znajduje się w tabeli nagłówków dokumentów BKPF, w polu BUDAT.

Przykłady
2023-10-312023-11-302024-01-15
Jednostka gospodarcza
CompanyCode
Jednostka organizacyjna reprezentująca niezależny podmiot prawny, dla którego sporządza się sprawozdania finansowe.
Opis

Jednostka gospodarcza to podstawowa jednostka organizacyjna w SAP Financials. Reprezentuje niezależną prawnie spółkę i jest ważnym polem w nagłówku dokumentu księgowego.

Atrybut ten pozwala segmentować analizę procesu według podmiotu prawnego. Ułatwia porównywanie przebiegu procesu, poziomu zgodności i wyników KPI w różnych częściach firmy. Można na przykład sprawdzić, czy opóźnienia w akceptacji lub częste storna dotyczą konkretnych jednostek gospodarczych.

Dlaczego to ważne

Umożliwia filtrowanie i porównywanie przebiegu procesu w różnych podmiotach prawnych lub jednostkach biznesowych organizacji.

Skąd pobrać

Znajduje się w tabeli nagłówków dokumentów BKPF, w polu BUKRS.

Przykłady
10002000US01DE01
Kod transakcji
TransactionCode
Kod transakcji SAP użyty do utworzenia lub przetworzenia zapisu księgowego.
Opis

Kod transakcji (T-Code) to unikalny identyfikator określonej funkcji lub programu w SAP. W przypadku zapisów księgowych wskazuje sposób ich utworzenia, na przykład ręcznie (FB01, F-02), przez wstępne wprowadzenie (FV50) lub za pomocą interfejsu automatycznego.

Atrybut ten jest przydatny w dashboardzie „Optymalizacja działań ręcznych”. Analiza kodu T pozwala odróżnić działania ręczne od automatycznych, ustalić, które procesy ręczne zajmują najwięcej czasu, i wskazać możliwości automatyzacji, aby ograniczyć pracę ręczną i zwiększyć sprawność.

Dlaczego to ważne

Pomaga odróżnić procesy ręczne od automatycznych oraz wskazać możliwości automatyzacji i standaryzacji procesu.

Skąd pobrać

Znajduje się w tabeli nagłówków dokumentów BKPF, w polu TCODE.

Przykłady
FB01F-02FV50FBD1
Rodzaj dokumentu
DocumentType
Klasyfikacja dokumentów księgowych, która określa sposób ich przetwarzania i przechowywania.
Opis

Rodzaj dokumentu pozwala odróżnić typy transakcji biznesowych, takie jak zapis w księdze głównej (SA), faktura dostawcy (KR) czy księgowanie środka trwałego (AA). Jest określany podczas konfiguracji systemu i przypisywany do każdego zapisu księgowego.

To ważny atrybut analizy, ponieważ umożliwia segmentowanie procesu według rodzaju transakcji. Dashboard „Liczba przetworzonych zapisów księgowych według rodzaju” i KPI „Średni czas realizacji według rodzaju zapisu księgowego” bezpośrednio korzystają z tego pola. Atrybut pomaga wykryć, czy określone rodzaje zapisów częściej powodują opóźnienia, poprawki lub storna.

Dlaczego to ważne

Umożliwia segmentowanie analizy według rodzaju transakcji i pomaga ustalić, czy problemy dotyczą konkretnych rodzajów zapisów księgowych.

Skąd pobrać

Znajduje się w tabeli nagłówków dokumentów BKPF, w polu BLART.

Przykłady
SAKRREAA
Użytkownik
User
Identyfikator użytkownika SAP, który utworzył lub zmienił zapis księgowy.
Opis

Ten atrybut wskazuje nazwę użytkownika SAP odpowiedzialnego za dane działanie, takie jak utworzenie, wstępne wprowadzenie lub zaksięgowanie dokumentu. Dane pochodzą bezpośrednio z nagłówka dokumentu lub tabel dziennika zmian.

Analiza atrybutu „Użytkownik” pomaga ocenić pracę zespołów i poszczególnych osób. Dashboard produktywności użytkowników pokazuje liczbę działań i czas przetwarzania dla każdego użytkownika. Atrybut ułatwia też ustalenie, kto uczestniczy w pętlach poprawek, stornach lub przypadkach niezgodności, co pozwala lepiej ukierunkować szkolenia i usprawnienia procesu.

Dlaczego to ważne

Wskazuje użytkownika odpowiedzialnego za każde działanie, co umożliwia analizę jego pracy, rozkładu obciążenia i powtarzających się poprawek.

Skąd pobrać

Zwykle dane pochodzą z tabeli BKPF (pole USNAM dla autora) lub CDHDR (pole USERNAME dla osoby wprowadzającej zmianę).

Przykłady
ABROWNCJONESDSMITH
Czas zatwierdzania
ApprovalTime
Czas od przekazania zapisu księgowego do zatwierdzenia do jego zatwierdzenia lub odrzucenia.
Opis

Ta miara określa czas trwania podprocesu zatwierdzania, który często znacząco wpływa na całkowity czas realizacji. Oblicza się ją jako różnicę między zdarzeniem „Przekazano zapis księgowy do zatwierdzenia” a odpowiadającym mu zdarzeniem „Zatwierdzono zapis księgowy” lub „Odrzucono zapis księgowy”.

Czas zatwierdzania jest główną miarą dashboardu „Sprawność zatwierdzania zapisów księgowych” i KPI „Średni czas zatwierdzania zapisów księgowych”. Analiza tego czasu pomaga wykryć wąskie gardła w workflow zatwierdzania, ocenić pracę osób zatwierdzających i uzasadnić zmiany w procesie, na przykład korektę progów zatwierdzania.

Dlaczego to ważne

Określa czas trwania etapu zatwierdzania i pomaga wskazać oraz ograniczyć opóźnienia w workflow weryfikacji i zatwierdzania.

Skąd pobrać

Obliczany przez odjęcie znacznika czasu zdarzenia „Przekazano zapis księgowy do zatwierdzenia” od znacznika czasu zdarzenia „Zatwierdzono zapis księgowy” lub „Odrzucono zapis księgowy”.

Przykłady
P1DT2HPT4H15MP3D
Czy dokument jest wstępnie wprowadzony
IsParked
Flaga logiczna wskazująca, czy zapis księgowy został zapisany jako dokument wstępnie wprowadzony przed zaksięgowaniem.
Opis

Wstępne wprowadzenie dokumentu pozwala zapisać niekompletny zapis księgowy bez wpływu na salda finansowe. Następnie inny użytkownik może go uzupełnić lub sprawdzić przed zaksięgowaniem. Ta flaga wskazuje zapisy, które przeszły etap wstępnego wprowadzenia.

Analiza tego atrybutu pomaga ustalić, jak wykorzystywana jest funkcja wstępnego wprowadzania. Może ujawnić, że służy ona jako nieformalny etap weryfikacji, który powoduje opóźnienia. Ułatwia też analizę czasu realizacji całego procesu i rozróżnienie zapisów księgowanych bezpośrednio od tych, które najpierw wstępnie wprowadzono.

Dlaczego to ważne

Wskazuje zapisy obsługiwane z użyciem funkcji wstępnego wprowadzania. Może ona powodować opóźnienia lub sygnalizować nieformalny etap weryfikacji.

Skąd pobrać

Wartość pochodzi z pola statusu dokumentu (BSTAT) w tabeli BKPF. Wartość „V” oznacza dokument wstępnie wprowadzony.

Przykłady
truefalse
Czy wymagał poprawek
IsRework
Flaga logiczna wskazująca, czy zapis księgowy wymagał poprawek, na przykład po odrzuceniu i skorygowaniu.
Opis

Ta flaga wskazuje przypadki odbiegające od standardowego przebiegu, w których konieczne były działania naprawcze. Zwykle przyjmuje wartość true, gdy dla danego zapisu księgowego wystąpiła sekwencja zdarzeń, na przykład „Odrzucono zapis księgowy”, a następnie „Skorygowano zapis księgowy”.

Ten atrybut jest niezbędny do obliczenia KPI „Odsetek zapisów księgowych wymagających poprawek” i analizy dashboardu „Odsetek poprawek i odrzuceń”. Pozwala określić skalę nieefektywności procesu i stanowi podstawę do badania przyczyn poprawek, takich jak niejasne wymagania lub niewystarczająca dokumentacja.

Dlaczego to ważne

Wskazuje zapisy wymagające korekty, co pozwala określić skalę poprawek i zbadać ich przyczyny, aby zwiększyć odsetek poprawnych zapisów za pierwszym razem.

Skąd pobrać

Atrybut obliczany na podstawie sekwencji zdarzeń dla danego przypadku. Pętla poprawek jest wykrywana, gdy wystąpi zdarzenie odrzucenia lub korekty.

Przykłady
truefalse
Klucz waluty
CurrencyKey
Kod waluty, w której zapisano kwoty w dokumencie księgowym.
Opis

Ten atrybut określa walutę dokumentu księgowego, na przykład USD, EUR lub JPY. Pozwala właściwie interpretować powiązane z dokumentem kwoty.

Nie zawsze jest głównym wymiarem analizy, ale ma zasadnicze znaczenie dla prawidłowej interpretacji wartości pieniężnych. W organizacjach międzynarodowych można też podzielić dane według waluty i sprawdzić, czy proces przebiega inaczej dla zapisów w walutach obcych i lokalnych.

Dlaczego to ważne

Zapewnia kontekst niezbędny do prawidłowej analizy i interpretacji wszystkich wartości pieniężnych.

Skąd pobrać

Pole WAERS w tabeli nagłówków dokumentów BKPF.

Przykłady
USDEURGBPJPY
Łączna kwota dokumentu
TotalDocumentAmount
Łączna wartość zapisu księgowego w walucie dokumentu.
Opis

Ten atrybut określa łączną wartość finansową zapisu księgowego. Zwykle oblicza się ją przez zsumowanie wartości bezwzględnych wszystkich pozycji debetowych lub kredytowych powiązanych z dokumentem.

Analiza procesu według wartości finansowej może ujawnić istotne zależności. Na przykład zapisy o wysokiej wartości mogą podlegać innej, bardziej rygorystycznej ścieżce akceptacji. Atrybut ten pozwala filtrować lub segmentować analizę, aby sprawdzić, czy kwota zapisu wiąże się z czasem realizacji, odsetkiem odrzuceń lub opóźnieniami w akceptacji.

Dlaczego to ważne

Umożliwia analizę wpływu finansowego, na przykład sprawdzenie, czy czas przetwarzania lub odsetek odrzuceń zależy od wartości zapisów księgowych.

Skąd pobrać

To pole obliczane na podstawie sumy wartości pola kwoty (WRBTR lub DMBTR) ze wszystkich pozycji w tabeli BSEG dla danego zapisu księgowego.

Przykłady
1500.0025000.75125.50
Miejsce powstawania kosztów
CostCenter
Jednostka organizacyjna w obszarze rachunku kosztów, która odpowiada miejscu ponoszenia kosztów.
Opis

Miejsce powstawania kosztów to podstawowy element danych podstawowych modułu Controlling (CO). Często jest przypisywane do pozycji dokumentu księgowego i służy do ewidencji kosztów konkretnego działu, funkcji lub lokalizacji.

Uwzględnienie tego atrybutu pozwala dokładniej analizować proces obsługi dokumentów księgowych. Można sprawdzić, czy określone działy częściej wykonują poprawki, mają dłuższy czas realizacji lub wprowadzają więcej zapisów ręcznie. Ułatwia to ocenę sprawności procesu w poszczególnych działach.

Dlaczego to ważne

Umożliwia analizę wyników procesu według działu lub obszaru funkcjonalnego i pomaga wskazać lokalne źródła nieefektywności.

Skąd pobrać

Pole KOSTL w tabeli pozycji dokumentu BSEG.

Przykłady
4100CC_FINANCE_US10010101
Przyczyna storna
ReversalReason
Kod określający przyczynę storna zapisu księgowego.
Opis

Podczas stornowania dokumentu SAP pozwala podać kod przyczyny. Kod ten opisuje, dlaczego storno było konieczne, na przykład z powodu nieprawidłowej daty księgowania lub błędu przy wprowadzaniu danych.

Ten atrybut jest jednym z głównych źródeł danych dla dashboardu „Analiza storna zapisów księgowych”. Analiza najczęstszych przyczyn storna pozwala wykryć powtarzające się problemy w procesach lub braki w szkoleniach. Na tej podstawie można podjąć ukierunkowane działania, aby zapobiegać kolejnym błędom i ograniczyć liczbę storna.

Dlaczego to ważne

Pokazuje bezpośrednio, dlaczego dochodzi do storna, co ułatwia analizę przyczyn i ograniczenie liczby przyszłych błędów.

Skąd pobrać

Pole STGRD w tabeli nagłówków dokumentów BKPF.

Przykłady
010205
Wymagane Zalecane Opcjonalne

Czynności w procesie od zapisu do raportu, zapisy księgowe

Poniżej przedstawiono ważne etapy procesu i punkty kontrolne, które warto rejestrować w dzienniku zdarzeń, aby dokładnie odkrywać i usprawniać proces obsługi zapisów księgowych.
5 Zalecane 9 Opcjonalne
Działanie Opis
Przekazano zapis księgowy do akceptacji
To działanie oznacza, że autor zakończył pracę nad wstępnie wprowadzonym zapisem księgowym i przekazał go do weryfikacji oraz akceptacji. Zdarzenie jest zwykle rejestrowane przy uruchomieniu zadania SAP Business Workflow powiązanego z dokumentem.
Dlaczego to ważne

To moment przekazania zapisu od autora do osoby akceptującej i początek pomiaru KPI czasu akceptacji. Jest to ważny punkt pomiaru sprawności workflow akceptacji.

Skąd pobrać

Zdarzenie można wywnioskować z czasu rozpoczęcia instancji workflow powiązanej z obiektem dokumentu finansowego. Wymaga to analizy tabel dziennika workflow, takich jak SWW_WI2OBJ, aby znaleźć workflow uruchomione dla określonej jednostki gospodarczej, numeru dokumentu i roku obrotowego.

Rejestrowanie

Wskaż zdarzenie rozpoczęcia workflow dla wstępnie wprowadzonego dokumentu.

Typ zdarzenia inferred
Przetworzono storno zapisu księgowego
To działanie oznacza storno wcześniej zaksięgowanego zapisu księgowego. Storno jest nowym dokumentem księgowym, który odwraca skutki pierwotnego zapisu.
Dlaczego to ważne

To ważne zdarzenie przy pomiarze jakości danych i dokładności procesu. Wysoki odsetek storna wskazuje na problemy systemowe na etapie wprowadzania lub akceptacji danych. Każde storno oznacza dodatkową pracę.

Skąd pobrać

Zdarzenie można zidentyfikować w nagłówku pierwotnego dokumentu (tabela BKPF). Po wykonaniu storna SAP uzupełnia numer dokumentu storna (BKPF-STBLG) i przyczynę storna (BKPF-STGRD). Znacznikiem czasu zdarzenia jest data księgowania nowego dokumentu storna.

Rejestrowanie

Wskaż moment wypełnienia BKPF-STBLG w pierwotnym dokumencie. Znacznikiem czasu jest data księgowania dokumentu storna.

Typ zdarzenia explicit
Zaakceptowano zapis księgowy
To działanie oznacza końcową akceptację zapisu księgowego w workflow, po której można go zaksięgować. Zdarzenie jest rejestrowane w dzienniku workflow po zakończeniu ostatniego kroku „zwolnij” lub „zaakceptuj”.
Dlaczego to ważne

To ważny punkt kończący proces akceptacji. Czas do tego etapu jest istotnym KPI sprawności akceptacji, a czas od tego zdarzenia do zaksięgowania pokazuje opóźnienie po akceptacji.

Skąd pobrać

Zdarzenie można wywnioskować ze znacznika czasu zakończenia ostatniego kroku akceptacji w dzienniku SAP Business Workflow. Jest to ostatnie działanie akceptacyjne przed zaksięgowaniem dokumentu lub przygotowaniem go do zaksięgowania.

Rejestrowanie

Wskaż zakończenie ostatniego kroku „zwolnij” lub „zaakceptuj” w dziennikach workflow.

Typ zdarzenia inferred
Zaksięgowano zapis księgowy
To główne działanie, podczas którego zapis księgowy zostaje oficjalnie ujęty w księdze głównej i wpływa na sprawozdania finansowe. Zdarzenie jest rejestrowane, gdy status dokumentu zmienia się na „zaksięgowany” i zostaje przypisana data księgowania.
Dlaczego to ważne

To najważniejszy punkt procesu, oznaczający pomyślne przetworzenie zapisu księgowego. Czas całego procesu często mierzy się do tego momentu. Zdarzenie jest też istotne przy analizie zamknięcia finansowego.

Skąd pobrać

Zdarzenie można zidentyfikować, gdy dokument w tabeli BKPF ma przypisaną datę księgowania (BKPF-BUDAT). W przypadku wstępnie wprowadzonych dokumentów odpowiada to chwili, gdy status BKPF-BSTAT zmienia się z 'V' na pusty. Znacznikiem czasu księgowania jest data wprowadzenia BKPF-CPUDT.

Rejestrowanie

Wskaż zmianę BKPF-BSTAT z 'V' na pusty, a w przypadku księgowania bezpośredniego wskaż zdarzenie utworzenia.

Typ zdarzenia explicit
Zapis księgowy wstępnie wprowadzony
To działanie oznacza utworzenie zapisu księgowego w stanie wstępnym, zanim zostanie on oficjalnie zaksięgowany w księdze głównej. W SAP zdarzenie jest rejestrowane, gdy użytkownik zapisuje dokument za pomocą transakcji wstępnego wprowadzania, a status dokumentu zmienia się na „wstępnie wprowadzony”.
Dlaczego to ważne

To ważne zdarzenie początkowe w procesach obejmujących weryfikację i akceptację. Analiza czasu między wstępnym wprowadzeniem a zaksięgowaniem pomaga wykryć opóźnienia przed księgowaniem i na etapie akceptacji.

Skąd pobrać

Zdarzenie można zidentyfikować w tabeli nagłówków dokumentów BKPF. Dokument uznaje się za wstępnie wprowadzony, gdy utworzono go ze statusem BKPF-BSTAT = 'V'. Znacznik czasu zdarzenia to data i godzina utworzenia: BKPF-CPUDT i BKPF-CPUTM.

Rejestrowanie

Wskaż utworzenie dokumentu w BKPF, gdy BKPF-BSTAT ma wartość 'V'.

Typ zdarzenia explicit
Dołączono dokumentację
To działanie oznacza dołączenie przez użytkownika dokumentów potwierdzających, takich jak faktury lub arkusze kalkulacyjne, do zapisu księgowego. Zdarzenie nie jest rejestrowane jako standardowe zdarzenie księgowe. Zwykle można je wywnioskować na podstawie utworzenia załączników powiązanych z obiektem dokumentu księgowego.
Dlaczego to ważne

Śledzenie tego działania pomaga sprawdzić, czy przestrzegane są zasady wymagające dokumentacji. Opóźnienie w dołączeniu dokumentów może wydłużać cykl akceptacji.

Skąd pobrać

Wiarygodne zarejestrowanie tego zdarzenia wraz ze znacznikiem czasu jest trudne. Można je potencjalnie wywnioskować z analizy tabel załączników Generic Object Services (GOS), takich jak SOOD, i powiązania czasu utworzenia załącznika z kluczem obiektu zapisu księgowego.

Rejestrowanie

Wywnioskuj zdarzenie na podstawie czasu utworzenia powiązanych obiektów w tabelach GOS (np. SOOD).

Typ zdarzenia inferred
Odrzucono zapis księgowy
To działanie oznacza ostateczne odrzucenie zapisu księgowego, który nie zostanie już zaksięgowany. Zwykle jest to końcowy status w workflow akceptacji, po którym wstępnie wprowadzony dokument zostaje usunięty.
Dlaczego to ważne

Śledzenie odrzuceń jest ważne dla zarządzania jakością. Analiza przyczyn i częstotliwości odrzuceń pomaga zwiększyć odsetek zapisów księgowych poprawnych za pierwszym razem.

Skąd pobrać

Wynik ten można odczytać z dziennika SAP Business Workflow. Oznacza końcową decyzję użytkownika „odrzuć”, która kończy proces. Wstępnie wprowadzony dokument może zostać później usunięty.

Rejestrowanie

Wskaż końcowy status „odrzucono” w dzienniku workflow dla dokumentu.

Typ zdarzenia inferred
Poprawiono zapis księgowy
To działanie oznacza, że autor zmodyfikował wstępnie wprowadzony zapis księgowy po otrzymaniu prośby o zmiany. Można je wywnioskować, wykrywając zmiany w dokumencie po zdarzeniu „Zażądano zmian”.
Dlaczego to ważne

Śledzenie poprawek pozwala oszacować nakład pracy związany z ponownym przetwarzaniem. Czas między prośbą o zmianę a poprawieniem zapisu pokazuje, jak długo trwa rozwiązanie problemów ze zgłoszonymi zapisami.

Skąd pobrać

Zdarzenie można wywnioskować z analizy dzienników zmian dokumentu (tabele CDHDR i CDPOS) dla wstępnie wprowadzonego dokumentu. Zmiana zarejestrowana po zdarzeniu odrzucenia w workflow oznacza, że wprowadzono poprawkę. Znacznik czasu pochodzi z tabeli CDHDR.

Rejestrowanie

Wskaż wpis w dzienniku zmian CDHDR/CDPOS po zdarzeniu odrzucenia.

Typ zdarzenia inferred
Rozliczono pozycję zapisu księgowego
To działanie oznacza rozliczenie pozycji konta księgi głównej prowadzonego w systemie otwartych pozycji, na przykład konta rozliczeniowego banku. Następuje, gdy pozycja zostaje dopasowana do innej i zamknięta.
Dlaczego to ważne

W procesach takich jak uzgadnianie wyciągów bankowych czas rozliczenia pozycji jest ważnym KPI. To działanie pomaga analizować sprawność uzgadniania i procedur zamknięcia miesiąca.

Skąd pobrać

Zdarzenie można odczytać z tabeli pozycji BSEG. Po rozliczeniu pozycji wypełniane są pola daty rozliczenia (BSEG-AUGDT) i dokumentu rozliczeniowego (BSEG-AUGBL). Znacznikiem czasu zdarzenia jest data rozliczenia.

Rejestrowanie

Wskaż moment wypełnienia daty rozliczenia (BSEG-AUGDT) dla pozycji.

Typ zdarzenia explicit
Usunięto wstępnie wprowadzony zapis księgowy
Oznacza usunięcie wstępnie wprowadzonego zapisu księgowego, który nie został zaksięgowany. Może do tego dojść po odrzuceniu zapisu lub gdy utworzono go przez pomyłkę.
Dlaczego to ważne

To działanie oznacza niepowodzenie procesu. Analiza przyczyn usuwania wstępnie wprowadzonych dokumentów może ujawnić problemy, takie jak duplikaty lub nieporozumienia dotyczące procesu.

Skąd pobrać

Zdarzenie jest rejestrowane, gdy zmienia się status wstępnie wprowadzonego dokumentu w tabeli BKPF. Pole statusu BKPF-BSTAT przyjmuje wartość 'Z' (wstępnie wprowadzony dokument usunięty). Znacznik czasu zmiany można znaleźć w dziennikach zmian dokumentu (CDHDR).

Rejestrowanie

Wskaż moment, w którym BKPF-BSTAT przyjmuje wartość 'Z'.

Typ zdarzenia explicit
Utworzono zapis księgowy
Oznacza utworzenie zapisu księgowego zaksięgowanego bezpośrednio, bez wcześniejszego wstępnego wprowadzenia. Zdarzenie jest rejestrowane, gdy dokument zostaje utworzony w SAP za pomocą transakcji bezpośredniego księgowania.
Dlaczego to ważne

To alternatywny punkt początkowy prostszych procesów księgowania zapisów, które nie wymagają workflow akceptacji. Pozwala odróżnić proste księgowania bezpośrednie od bardziej złożonych zapisów wstępnie wprowadzonych.

Skąd pobrać

Zdarzenie odpowiada utworzeniu dokumentu w tabeli BKPF, gdy status BKPF-BSTAT jest pusty (dokument zaksięgowany). Znacznikiem czasu zdarzenia jest data utworzenia BKPF-CPUDT. W przypadku tych dokumentów zdarzenia „Utworzono” i „Zaksięgowano” występują jednocześnie.

Rejestrowanie

Wskaż utworzenie dokumentu w BKPF, gdy BKPF-BSTAT jest puste.

Typ zdarzenia explicit
Zażądano zmian w zapisie księgowym
Oznacza etap workflow, na którym osoba akceptująca sprawdziła zapis księgowy i odesłała go autorowi do poprawy. Zdarzenie można odczytać z dzienników workflow, które wskazują decyzję użytkownika „odrzuć” lub „odeślij”.
Dlaczego to ważne

To działanie pomaga wykrywać pętle poprawek, które są częstym źródłem nieefektywności i odstępstw od procesu. Częste występowanie tego zdarzenia może wskazywać na niską jakość zapisów lub niejasne wymagania.

Skąd pobrać

Zdarzenie można wywnioskować ze znacznika czasu konkretnego kroku decyzyjnego użytkownika w dzienniku SAP Business Workflow, odpowiadającego działaniu „odrzuć” lub „odeślij do poprawy”.

Rejestrowanie

Wskaż znacznik czasu decyzji „odrzucono” lub „do poprawy” w dziennikach workflow.

Typ zdarzenia inferred
Zidentyfikowano księgowanie między jednostkami
To wyliczane działanie oznacza zapis księgowy dotyczący więcej niż jednej jednostki gospodarczej. Można je zidentyfikować na podstawie pozycji pojedynczego dokumentu finansowego.
Dlaczego to ważne

Transakcje między jednostkami mogą wymagać bardziej złożonego przetwarzania i akceptacji. Ich identyfikacja pozwala osobno analizować czas realizacji i przebieg procesu, aby znaleźć charakterystyczne dla nich wąskie gardła.

Skąd pobrać

Wartość oblicza się na podstawie tabeli pozycji BSEG dla danego numeru dokumentu (BELNR). Jeśli pozycje obejmują więcej niż jedną różną jednostkę gospodarczą (BSEG-BUKRS), jest to księgowanie między jednostkami.

Rejestrowanie

Sprawdź, czy dla jednego BKPF-BELNR występuje więcej niż jedna unikalna wartość BSEG-BUKRS.

Typ zdarzenia calculated
Zidentyfikowano ręczne wprowadzenie
To działanie określa, czy zapis księgowy utworzono za pomocą ręcznej transakcji online, czy przez interfejs automatyczny lub proces wsadowy. Nie jest to działanie użytkownika, lecz wyliczany atrybut zapisu, określany na podstawie danych systemowych.
Dlaczego to ważne

Rozróżnienie zapisów ręcznych i automatycznych jest ważne przy planowaniu usprawnień procesu. Procesy ręczne często obejmuje się działaniami na rzecz standaryzacji i automatyzacji.

Skąd pobrać

Wartość oblicza się na podstawie pól tabeli nagłówków dokumentów BKPF. Kody transakcji (BKPF-TCODE), takie jak 'FB01', 'FB50' lub 'FV50', wskazują na ręczne wprowadzenie. Inne kody T lub określone nazwy wprowadzania wsadowego (BKPF-AWKEY) mogą wskazywać na automatyzację.

Rejestrowanie

Określ na podstawie BKPF-TCODE lub innych wskaźników systemu źródłowego w nagłówku dokumentu.

Typ zdarzenia calculated
Zalecane Opcjonalne

Przewodniki po ekstrakcji danych

Jak pobrać dane z SAP ECC

Gotowi do rozpoczęcia?

Skorzystaj z tego szablonu danych, aby rozpocząć process mining dla procesu od zapisu do raportu, zapisy księgowe. Uzyskaj dokładniejszy obraz sytuacji i zwiększ sprawność operacji finansowych.

Usprawnij proces od zapisu do raportu, zapisy księgowe

Skróć czas cyklu obsługi zapisów księgowych o 30% i zadbaj o bezbłędne raportowanie.

Rozpocznij bezpłatny okres próbny

Nie trzeba podawać danych karty kredytowej. Usprawnienia można rozpocząć już dziś.