> Ciągłe doskonalenie procesów > Od zapotrzebowania do płatności: obsługa zapotrzebowań zakupowych > SAP Ariba

Usprawnij proces od zapotrzebowania do płatności: zapotrzebowanie

Usprawnij obsługę zapotrzebowań w SAP Ariba dzięki 6-etapowemu przewodnikowi

Pobierz szablon danych

Usprawnij proces od zapotrzebowania do płatności: zapotrzebowanie

Od zapotrzebowania do płatności: obsługa zapotrzebowań zakupowych

SAP Ariba

Wybierz proces

Wybierz proces, aby kontynuować pracę w połączonym obszarze roboczym.

Dostępne procesy

Dostępne systemy

Wyzwania(11)Cele(11)6 kroków Podgląd Wyniki Dane FAQ(5)

Usprawnij obsługę zapotrzebowań zakupowych w SAP Ariba

Długie oczekiwanie na zatwierdzenie zapotrzebowań może znacząco opóźnić zakupy i sprawić, że pojawią się utracone szanse. Nasza platforma pomaga wskazać konkretne nieefektywności, od utworzenia wniosku po jego zatwierdzenie. Sprawdź, jak poprawić zgodność i skrócić cały cykl od zapotrzebowania do płatności, usprawniając obsługę zapotrzebowań.

Pobierz gotowy szablon danych i poznaj częste wyzwania, które utrudniają osiągnięcie celów efektywnościowych. Skorzystaj z planu doskonalenia w sześciu krokach oraz przewodnika po szablonie danych, aby usprawnić operacje.

Pokaż szczegółowy opis

Dlaczego warto usprawnić proces składania zapotrzebowań?

Proces Purchase to Pay zaczyna się od zapotrzebowania. Nieefektywności na tym etapie mogą odbić się na całym cyklu zakupowym, powodując znaczne opóźnienia i wzrost kosztów. W SAP Ariba system oferuje wiele możliwości, ale sposób, w jaki korzystają z niego użytkownicy i realizują workflow, może prowadć do powstawania wąskich gardeł. Powolny proces składania zapotrzebowań lub niezgodny z zasadami bezpośrednio utrudnia terminowe pozyskiwanie potrzebnych towarów i usług. Wpływa też na harmonogramy projektów, sprawność operacyjną, a nawet relacje z dostawcami. Ukryte koszty nieefektywnego procesu to między innymi długie cykle akceptacji, dodatkowa praca ręczna, utracone możliwości oszczędności oraz ryzyko naruszenia zasad zgodności.

Usprawnienie procesu Purchase to Pay - Requisition w SAP Ariba nie polega wyłącznie na przyspieszeniu pracy. Chodzi o to, by każde zapotrzebowanie na towary lub usługi było obsługiwane sprawnie i przejrzyście, zgodnie z polityką firmy, od momentu utworzenia aż do zatwierdzenia zamówienia zakupu. Pierwszym krokiem do poprawy procesu jest poznanie jego rzeczywistego przebiegu, a nie tylko tego, jak powinien wyglądać.

Jak process mining usprawnia obsługę zapotrzebowań

Process mining pozwala analizować proces Purchase to Pay - Requisition w SAP Ariba na podstawie danych. Zamiast opierać się na założeniach lub pojedynczych relacjach, wykorzystuje dzienniki zdarzeń z systemu SAP Ariba, aby odtworzyć rzeczywistą kolejność działań dla każdego zapotrzebowania. Dzięki temu można zobaczyć cały proces od początku do końca oraz wykryć jego warianty, odstępstwa i ukryte pętle, które często umykają tradycyjnym metodom analizy.

Process mining pozwala między innymi:

Dokładnie wskazać wąskie gardła: ustalić, gdzie zapotrzebowania utknęły, na przykład na konkretnym etapie akceptacji, w danym dziale lub w przypadku określonych typów wniosków. Można nie tylko stwierdzić, że występuje opóźnienie, ale też sprawdzić, dlaczego i gdzie pojawia się ono w workflow SAP Ariba.
Wykryć ukryte warianty procesu: sprawdzić, jak zapotrzebowania są faktycznie obsługiwane w porównaniu z przyjętym sposobem pracy. Można wykryć niezatwierdzone skróty, zbędne czynności i częste poprawki, które nie wnoszą wartości, a zajmują czas.
Przeanalizować ścieżki akceptacji: uzyskać szczegółowy obraz wieloetapowych procesów akceptacji. Można sprawdzić, którzy akceptujący powodują opóźnienia, które ścieżki są najsprawniejsze i gdzie zmiana procesu może przyspieszyć jego przebieg bez osłabiania kontroli.
Ocenić zgodność: sprawdzić, czy zapotrzebowania są zgodne z polityką zakupową organizacji, i wykryć przypadki niezgodności, takie jak

Od zapotrzebowania do płatności: obsługa zapotrzebowań zakupowych Zarządzanie zapotrzebowaniami Zapotrzebowanie P2P Workflow akceptacji Efektywność zakupów Zarządzanie zgodnością Dział zakupów Skrócenie czasu realizacji Od zakupów do płatności Zarządzanie wydatkami Kontrola budżetu

Typowe problemy i wyzwania

Wskaż wyzwania, które Państwa dotyczą

Długie cykle akceptacji zapotrzebowań mogą znacznie opóźnić rozpoczęcie ważnych działań zakupowych, wpłynąć na harmonogramy projektów i zwiększyć koszty operacyjne. Skutkiem są niedotrzymane terminy, nieefektywne wykorzystanie zasobów i wolniejsza reakcja na potrzeby firmy w procesie Purchase to Pay - Requisition.
ProcessMind analizuje dzienniki zdarzeń SAP Ariba, aby dokładnie wskazać, gdzie zapotrzebowania czekają zbyt długo. Wykrywa konkretne etapy akceptacji, działy lub osoby zatwierdzające, które stają się wąskim gardłem. Wizualizacja rzeczywistego przebiegu procesu ujawnia odstępstwa od oczekiwanego czasu akceptacji i pomaga usprawnić workflow.

Duża liczba poprawek zapotrzebowań lub ich odrzuceń, po których następuje ponowne złożenie, wskazuje na nieefektywności i możliwe błędy na wcześniejszych etapach tworzenia lub wstępnej weryfikacji. Ciągłe poprawki zabierają czas zarówno wnioskującym, jak i osobom zatwierdzającym. Powodują frustrację i wydłużają czas realizacji procesu Purchase to Pay - Requisition w SAP Ariba.
ProcessMind śledzi cały przebieg każdego zapotrzebowania i wskazuje te, które przed ostateczną akceptacją były wielokrotnie poprawiane lub odrzucane. Pomaga ustalić najczęstsze przyczyny zmian, takie jak błędne dane, niejasne wymagania lub niezrozumienie zasad. Dzięki temu można lepiej ukierunkować szkolenia i dostosować proces.

Odstępstwa od polityki zakupowej i zasad macierzy akceptacji narażają organizację na ryzyko niezgodności, nieprawidłowości finansowe i problemy podczas audytu. Pomijanie wymaganych etapów akceptacji lub korzystanie z niezatwierdzonych ścieżek osłabia nadzór nad procesem Purchase to Pay - Requisition w SAP Ariba.
ProcessMind automatycznie porównuje rzeczywiste ścieżki akceptacji zapotrzebowań z ustalonymi zasadami i wzorcowym workflow. Wizualizuje wszystkie odstępstwa i pokazuje, gdzie oraz kiedy dochodzi do działań niezgodnych z zasadami. Dzięki temu można egzekwować politykę zakupową, usprawniać kontrole wewnętrzne i dbać o przestrzeganie wytycznych.

Poszczególne etapy, działy lub osoby często stają się wąskim gardłem w procesie akceptacji zapotrzebowań. Powoduje to zaległości i utrudnia sprawny przebieg zakupów. Bez wglądu w cały przebieg każdego zapotrzebowania w SAP Ariba trudno wskazać te miejsca.
ProcessMind wykorzystuje dane z procesu Purchase to Pay - Requisition, aby odwzorować jego rzeczywisty przebieg. Pokazuje, gdzie gromadzą się zapotrzebowania, i wskazuje konkretne etapy lub zasoby powodujące opóźnienia. Na tej podstawie można zmienić przydział zasobów, przeprojektować workflow lub wdrożyć automatyzację, aby usunąć wąskie gardła.

Nadmierna praca ręczna przy tworzeniu i obsłudze zapotrzebowań zwiększa ryzyko błędów, obniża sprawność i podnosi koszty operacyjne. Przyczyną mogą być skomplikowane formularze, niewystarczająca integracja systemów lub mało intuicyjny interfejs procesu Purchase to Pay - Requisition w SAP Ariba.
ProcessMind mierzy zakres pracy ręcznej w procesie, analizując sekwencje działań i interakcje użytkowników. Wskazuje miejsca, w których często ponownie wprowadza się dane, korzysta z wielu systemów lub wykonuje zbędne kontrole. Ułatwia to uproszczenie formularzy i automatyzację powtarzalnych zadań.

Brak bieżących informacji o statusie i postępach zapotrzebowań utrudnia pracę interesariuszom. Prowadzi do częstych pytań, frustracji użytkowników i problemów z dokładnym prognozowaniem terminów zakupów. Utrudnia też ocenę sprawności procesu Purchase to Pay - Requisition w SAP Ariba.
ProcessMind przedstawia wizualny obraz przebiegu każdego zapotrzebowania od utworzenia do akceptacji. Pokazuje jego aktualny status i etap workflow. Większa przejrzystość ułatwia pracę wnioskującym i menedżerom, ogranicza ręczne sprawdzanie statusu i usprawnia komunikację.

Opóźnienia w obsłudze zapotrzebowań mogą generować ukryte koszty, takie jak dopłaty za pilną wysyłkę, utracone rabaty za wcześniejszą płatność, wyższe koszty utrzymania zapasów z powodu opóźnionych zamówień czy utracone możliwości biznesowe. Trudno je często oszacować w cyklu Purchase to Pay - Requisition.
ProcessMind łączy czas realizacji procesu z danymi finansowymi, aby pokazać koszt nieefektywności w procesie zapotrzebowań SAP Ariba. Wskazując przyczyny opóźnień, pomaga ustalić, gdzie można obniżyć koszty dzięki szybszej obsłudze, lepszemu planowaniu i większej sile negocjacyjnej.

Nierówny podział zadań związanych z akceptacją może przeciążyć niektóre osoby lub zespoły. Powstają wtedy zaległości, a zapotrzebowania czekają na weryfikację. Takie obciążenie obniża sprawność procesu Purchase to Pay - Requisition w SAP Ariba.
ProcessMind analizuje dzienniki aktywności osób zatwierdzających, aby wykryć nierówny podział pracy i jego wpływ na czas obsługi zapotrzebowań. Wskazuje osoby z nieproporcjonalnie dużą liczbą zadań oraz te, które regularnie powodują opóźnienia. Informacje te pomagają wyrównać obciążenie lub zautomatyzować workflow.

Utrzymujący się wysoki odsetek odrzuconych zapotrzebowań może wskazywać na niejasne zasady zakupowe, niewystarczające przeszkolenie wnioskujących, błędne korzystanie z katalogu produktów lub niedopasowanie do potrzeb działów. Prowadzi to do niepotrzebnej pracy, wydłużenia cyklu zakupowego i frustracji klientów wewnętrznych.
ProcessMind wykrywa powtarzające się wzorce odrzuceń i łączy je z konkretnymi wnioskującymi, działami, typami zapotrzebowań lub etapami akceptacji. Poznanie najczęstszych przyczyn i źródeł odrzuceń pozwala wprowadzić ukierunkowane usprawnienia, poprawić jakość zapotrzebowań i ograniczyć dodatkową pracę w SAP Ariba.

Jeśli zapotrzebowania oznaczone jako pilne nie są obsługiwane w przyspieszonym trybie, może to poważnie wpłynąć na projekty zależne od czasu, doprowadzić do przestojów produkcji lub wymusić kosztowne działania doraźne. Wskazuje to na rozbieżność między oznaczeniem pilności a rzeczywistym przebiegiem procesu P2P Requisition w SAP Ariba.
ProcessMind śledzi przebieg pilnych zapotrzebowań i porównuje ich rzeczywisty czas realizacji ze standardowymi lub przyspieszonymi wartościami odniesienia. Wskazuje miejsca, w których pilne wnioski utknęły, oraz pomaga ustalić, czy przyczyną są zasady workflow, dostępność zasobów czy nieprzestrzeganie reguł priorytetyzacji. Ułatwia to podjęcie odpowiednich działań.

Workflow obejmujący powtarzające się lub niewnoszące wartości etapy akceptacji niepotrzebnie komplikuje i wydłuża obsługę zapotrzebowań. Zwiększa koszty operacyjne, nie poprawiając wyników. Takie zbędne etapy wydłużają cykl procesu Purchase to Pay - Requisition w SAP Ariba.
ProcessMind odwzorowuje wszystkie zrealizowane ścieżki i ujawnia przypadki, w których zapotrzebowania przechodzą przez więcej etapów akceptacji, niż to konieczne, lub wracają do wcześniejszych etapów. Pomaga wskazać możliwości uproszczenia workflow, usunięcia zbędnych kontroli i ograniczenia liczby punktów akceptacji.

Typowe cele

Określ, jak wygląda sukces

Celem jest znaczne skrócenie czasu od złożenia zapotrzebowania do jego ostatecznej akceptacji. Szybsza akceptacja w SAP Ariba przyspiesza zakupy, ułatwia terminowe pozyskanie potrzebnych towarów i usług, ogranicza opóźnienia projektów i poprawia sprawność działania całej organizacji. ProcessMind pokazuje wszystkie ścieżki akceptacji oraz wskazuje, gdzie zapotrzebowania utknęły, na jak długo i z jakiego powodu. Analiza czasu trwania działań i przydziału zasobów w procesie Purchase to Pay - Requisition pozwala wykryć konkretne wąskie gardła i nieefektywne etapy. Na tej podstawie można usprawnić akceptację i osiągnąć zakładane skrócenie czasu.

Ograniczenie liczby poprawek zapotrzebowań po ich pierwszym złożeniu ma duże znaczenie dla sprawności procesu. Każda poprawka, w SAP Ariba lub innym kanale, oznacza dodatkową pracę, wydłuża cały cykl i angażuje czas wnioskujących oraz osób zatwierdzających. Osiągnięcie tego celu poprawia jakość danych i przyspiesza proces Purchase to Pay - Requisition. ProcessMind wizualizuje wszystkie ścieżki zapotrzebowań, w tym pętle związane z poprawkami. Mierzy ich liczbę, wskazuje najczęstsze przyczyny zmian i ujawnia etapy, na których informacje często są niepełne lub błędne. Dzięki tym danym można lepiej ukierunkować szkolenia, przeprojektować formularze lub zmienić workflow, aby zapobiegać zbędnym poprawkom.

Celem jest sprawdzenie, czy proces Purchase to Pay - Requisition jest zgodny z wewnętrzną polityką zakupową i zewnętrznymi przepisami. Niezgodne z zasadami zapotrzebowania w SAP Ariba mogą prowadzić do ryzyka finansowego, problemów podczas audytu, zakupów poza ustalonym procesem i szkód wizerunkowych. Wysoki poziom zgodności wzmacnia rozliczalność i kontrolę finansową. ProcessMind pokazuje rzeczywiste ścieżki zapotrzebowań na tle ustalonych reguł zgodności. Automatycznie oznacza odstępstwa, nieuprawnione akceptacje i pominięte etapy w procesie Purchase to Pay - Requisition oraz mierzy skalę niezgodności. Ułatwia to ustalenie przyczyn problemów i skuteczne egzekwowanie zasad.

Uproszczenie ścieżek, którymi zapotrzebowania przechodzą przez kolejne etapy akceptacji, ma duże znaczenie dla sprawności procesu. Skomplikowane lub powielające się ścieżki akceptacji w SAP Ariba powodują niepotrzebne opóźnienia i zwiększają ryzyko błędów. Ich usprawnienie pozwala kierować zapotrzebowania do właściwych osób we właściwym czasie i poprawia przebieg procesu. ProcessMind automatycznie wykrywa i wizualizuje wszystkie rzeczywiste ścieżki akceptacji zapotrzebowań, a następnie porównuje je z zaprojektowanym workflow. Wskazuje nieoptymalne kierowanie wniosków, wąskie gardła związane z konkretnymi osobami lub działami oraz zbędne etapy i pętle. Analiza dostarcza danych do przeprojektowania macierzy akceptacji w procesie Purchase to Pay - Requisition.

Ograniczenie pracy ręcznej przy inicjowaniu zapotrzebowań wymaga automatyzacji powtarzalnych czynności i zadań związanych z wprowadzaniem danych. Ręczne tworzenie zapotrzebowań w SAP Ariba sprzyja błędom i zabiera czas, który można przeznaczyć na ważniejsze zadania. Większa automatyzacja uwalnia zasoby, poprawia jakość danych i przyspiesza początkowy etap zakupów. ProcessMind mierzy nakład pracy ręcznej i czas poświęcany na poszczególne czynności związane z tworzeniem zapotrzebowań. Wskazuje często wprowadzane dane, powtarzające się działania i typowe braki informacji, które można ograniczyć dzięki integracji systemów lub automatycznemu uzupełnianiu formularzy. To konkretne wskazówki dla inicjatyw automatyzacyjnych w procesie Purchase to Pay - Requisition.

Możliwość śledzenia bieżącego statusu i miejsca, w którym znajduje się zapotrzebowanie, jest niezbędna do proaktywnego zarządzania całym procesem. Ograniczona widoczność w SAP Ariba prowadzi do częstych pytań, niedotrzymanych terminów i trudności z przewidywaniem wyników zakupów. Większa przejrzystość ułatwia interesariuszom podejmowanie decyzji. ProcessMind pokazuje przebieg każdego zapotrzebowania od początku do końca, jego aktualny status, czas spędzony na poszczególnych etapach i osobę odpowiedzialną. Zapewnia bieżący wgląd w proces Purchase to Pay - Requisition, dzięki czemu można od razu sprawdzić, gdzie znajduje się zapotrzebowanie i jakie działanie jest oczekiwane, bez ręcznego śledzenia.

Celem jest ograniczenie łącznych kosztów operacyjnych związanych z tworzeniem, obsługą i akceptacją zapotrzebowań. Wysokie koszty obsługi w SAP Ariba wynikają z nieefektywności, dodatkowej pracy, długiego czasu realizacji i nadmiernej liczby czynności ręcznych. Ich obniżenie poprawia wynik finansowy organizacji. ProcessMind mierzy wpływ różnych wariantów procesu i wąskich gardeł na koszty w procesie Purchase to Pay - Requisition. Wskazuje działania wymagające dużego nakładu zasobów, częste poprawki i długie opóźnienia. Dzięki temu można ustalić, gdzie najskuteczniejsze będą oszczędności, na przykład przez automatyzację lub uproszczenie procesu.

Równy podział zadań związanych z akceptacją między odpowiednie osoby zapobiega powstawaniu wąskich gardeł i przeciążeniu pracowników. Nierównomierne obciążenie może opóźniać zapotrzebowania przypisane przeciążonym osobom w SAP Ariba, podczas gdy inni mają mniej pracy. Wyrównanie obciążenia pomaga utrzymać stały czas obsługi i sprawny przebieg procesu. ProcessMind analizuje podział pracy między wszystkimi osobami zatwierdzającymi w procesie Purchase to Pay - Requisition. Wskazuje osoby lub grupy, które stale otrzymują dużo lub mało zapotrzebowań, oraz porównuje średni czas ich obsługi. Dane te pomagają zmienić podział obowiązków, dostosować macierze akceptacji lub wdrożyć równoważenie obciążenia, aby lepiej wykorzystać zasoby.

Mniejszy odsetek zapotrzebowań odrzucanych po złożeniu świadczy o poprawie jakości danych, przestrzeganiu zasad i jasności wymagań. Wysoki odsetek odrzuceń w SAP Ariba oznacza niepotrzebną pracę, frustrację i znaczne opóźnienia w pozyskiwaniu potrzebnych towarów i usług. Ograniczenie odrzuceń zwiększa sprawność procesu i zadowolenie wnioskujących. ProcessMind wskazuje najczęstsze przyczyny i etapy, na których zapotrzebowania są odrzucane, na przykład z powodu błędnych informacji, naruszenia zasad lub problemów budżetowych. Analiza danych odrzuconych zapotrzebowań w procesie Purchase to Pay - Requisition pomaga wykryć problemy systemowe i potrzeby szkoleniowe wśród wnioskujących oraz osób zatwierdzających, a następnie podjąć działania zapobiegawcze.

Rozpoznawanie pilnych zapotrzebowań i kierowanie ich przyspieszoną ścieżką ma duże znaczenie dla ciągłości działania i realizacji pilnych potrzeb. Opóźnienia, nawet w standardowym workflow SAP Ariba, mogą mieć poważne konsekwencje, od przestojów produkcji po utracone możliwości biznesowe. Celem jest nadanie pilnym zakupom odpowiedniego priorytetu. ProcessMind wizualizuje i mierzy rzeczywisty czas realizacji zapotrzebowań oznaczonych jako pilne, porównując go ze standardowym lub docelowym czasem. Wskazuje przypadki w procesie Purchase to Pay - Requisition, które nie trafiają na oczekiwaną szybką ścieżkę, oraz konkretne opóźnienia. Pomaga też określić potrzebne zmiany workflow lub przydział zasobów, aby zapewnić priorytetową obsługę.

Celem jest wykrycie i usunięcie z procesu składania zapotrzebowań zbędnych czynności, które nie wnoszą wartości. Dodatkowe etapy w SAP Ariba wydłużają cykl, zwiększają koszty operacyjne i komplikują proces, nie poprawiając jego wyniku. Uproszczenie zwiększa sprawność i poprawia doświadczenia użytkowników. ProcessMind wykrywa wszystkie rzeczywiste warianty procesu i pokazuje czynności, które nie pomagają zapewnić zgodnej z zasadami i sprawnej akceptacji zapotrzebowań. Wizualizacja częstych odstępstw i niestandardowych ścieżek w procesie Purchase to Pay - Requisition ułatwia podejmowanie decyzji o uproszczeniu i standaryzacji workflow.

6 kroków do usprawnienia procesu obsługi zapotrzebowań

Pobranie szablonu

Eksport danych

Przesłanie zbioru danych

Analiza procesu

Wdrożenie usprawnień

Monitorowanie procesu

Pobranie szablonu

Co zrobić

Pobierz szablon Excel przygotowany z myślą o danych dotyczących zapotrzebowań. Dzięki niemu dane będą miały strukturę odpowiednią do analizy.

Zobacz przewodnik po szablonie danych Pobierz szablon

Dlaczego to ważne

Właściwy szablon pomaga uniknąć problemów z jakością danych i ułatwia dalszą analizę, tworząc solidną podstawę do usprawnień.

Oczekiwany rezultat

Gotowy do uzupełnienia szablon Excel dla danych o zapotrzebowaniach z SAP Ariba.

CO ZYSKAJĄ PAŃSTWO

Odkryj rzeczywisty przebieg obsługi zapotrzebowań w SAP Ariba

ProcessMind pokazuje rzeczywisty przebieg każdego zapotrzebowania, od utworzenia po zatwierdzenie. Czytelne wizualizacje ujawniają opóźnienia i odstępstwa, pomagając usprawnić proces od zapotrzebowania do płatności.

Wskaż konkretne wąskie gardła w obsłudze zapotrzebowań
Zadbaj o zgodność obsługi zapotrzebowań w SAP Ariba
Skróć czas cyklu od zapotrzebowania do płatności
Przedstaw wszystkie etapy zatwierdzania zapotrzebowania

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

TYPOWE REZULTATY

Jakie efekty przynosi analiza procesu requisition?

Poniższe wyniki pokazują mierzalne korzyści, jakie organizacje zwykle uzyskują dzięki analizie danych procesu Purchase to Pay, w szczególności danych z SAP Ariba. Wykrycie nieefektywności i wąskich gardeł na podstawie Purchase Requisition ID jako identyfikatora case pozwala usprawnić workflow.

0 %

Krótszy czas akceptacji

Średnie skrócenie czasu akceptacji

Wykrycie i usunięcie wąskich gardeł w workflow akceptacji pozwala znacząco przyspieszyć obsługę i zatwierdzanie requisition, a tym samym realizację zakupów.

0 %

Większa zgodność z politykami

Wzrost odsetka requisition zgodnych z zasadami

Process mining pomaga sprawdzić, czy requisition przechodzą przez określone ścieżki akceptacji i spełniają wymagania polityk. Ogranicza to ryzyko niezgodności i wspiera przestrzeganie wewnętrznych zasad zakupowych.

0 %

Mniej poprawek requisition

Spadek częstotliwości zmian

Wykrycie przyczyn poprawek pozwala ograniczyć liczbę requisition wymagających zmian lub odrzucanych. Dzięki temu obsługa przebiega sprawniej, wymaga mniej pracy ręcznej i powoduje mniej opóźnień.

0 %

Niższe koszty obsługi

Spadek łącznych kosztów obsługi requisition

Usunięcie zbędnych kroków, ograniczenie poprawek i uproszczenie całego procesu akceptacji pozwalają znacząco obniżyć koszty operacyjne związane z obsługą requisition.

0 %

Prostsze ścieżki akceptacji

Mniej kroków, które nie wnoszą wartości

Wykrycie i usunięcie zbędnych lub niestandardowych kroków akceptacji skraca cykl obsługi requisition. Proces staje się sprawniejszy, bardziej przejrzysty i łatwiejszy dla użytkowników.

Wyniki zależą od złożoności procesu i jakości danych. Podane wartości odzwierciedlają typowe usprawnienia obserwowane podczas wdrożeń.

Zalecane dane

Najpierw uwzględnij najważniejsze atrybuty i działania, a następnie w razie potrzeby rozszerz zakres.

Pierwszy raz spotykają się Państwo z dziennikiem zdarzeń? Dowiedz się jak utworzyć dziennik zdarzeń na potrzeby process mining.

Atrybuty

Najważniejsze dane do zebrania na potrzeby analizy

Unikalny identyfikator dokumentu requisition, używany jako główny identyfikator case w procesie.

Dlaczego to ważne

To podstawowy identyfikator case, który łączy wszystkie powiązane działania i pozwala analizować cały proces obsługi każdego requisition.

Nazwa konkretnego zdarzenia biznesowego, które miało miejsce w określonym momencie cyklu życia requisition.

Dlaczego to ważne

Określa kroki procesu, dzięki czemu można zwizualizować i analizować workflow obsługi requisition, w tym wąskie gardła i odstępstwa.

Dokładna data i godzina wystąpienia działania, używana do ustalenia kolejności zdarzeń.

Dlaczego to ważne

Ten atrybut określa chronologiczną kolejność zdarzeń i stanowi podstawę obliczeń czasu oraz efektywności, takich jak czas cyklu i wąskie gardła.

Identyfikator lub nazwa użytkownika, który wykonał działanie, na przykład wnioskodawcy lub osoby zatwierdzającej.

Dlaczego to ważne

Umożliwia analizę rozkładu obciążenia, wyników użytkowników i przydziału zasobów. Pomaga wykryć wąskie gardła związane z konkretnymi osobami lub zespołami.

Dział lub centrum kosztów pracownika, który utworzył requisition.

Dlaczego to ważne

Pozwala porównywać wyniki procesu w różnych częściach organizacji i wykrywać problemy lub dobre praktyki charakterystyczne dla poszczególnych działów.

Łączna wartość pieniężna requisition.

Dlaczego to ważne

Dostarcza kontekstu finansowego i pozwala sprawdzić, jak wartość requisition wpływa na przebieg procesu, na przykład czas akceptacji i złożoność workflow.

Klasyfikacja zamawianych towarów lub usług, na przykład „Sprzęt IT”, „Materiały biurowe” lub „Usługi profesjonalne”.

Dlaczego to ważne

Pozwala analizować proces według rodzaju kupowanych towarów lub usług i wykrywać wąskie gardła oraz problemy ze zgodnością charakterystyczne dla poszczególnych kategorii.

Wskaźnik priorytetu requisition, na przykład „Normalny”, „Pilny” lub „Krytyczny”.

Dlaczego to ważne

Pozwala ustalać priorytety analizy i sprawdzać, czy requisition o wysokim priorytecie są obsługiwane szybciej, aby zaspokoić pilne potrzeby firmy.

Z góry określona kolejność etapów akceptacji, przez które powinno przejść requisition.

Dlaczego to ważne

Określa standardowy przebieg procesu i umożliwia automatyczne wykrywanie odstępstw oraz naruszeń zasad.

Powód podany przez osobę zatwierdzającą przy odrzuceniu requisition lub etapu akceptacji.

Dlaczego to ważne

Pokazuje, dlaczego requisition są odrzucane. Analiza przyczyn źródłowych pomaga ograniczyć poprawki i zwiększyć odsetek wniosków poprawnych za pierwszym razem.

Bieżący status zapotrzebowania zakupowego w jego cyklu życia.

Dlaczego to ważne

Umożliwia bieżące monitorowanie zapotrzebowań i pomaga wykrywać oraz obsługiwać sprawy, które utknęły lub są przetwarzane zbyt długo, zanim staną się problemem.

Działania

Kroki procesu do monitorowania i optymalizacji

Oznacza utworzenie przez użytkownika dokumentu Purchase Requisition. Zdarzenie jest rejestrowane przy pierwszym zapisaniu requisition w stanie „Composing” lub jako wersji roboczej.

Dlaczego to ważne

To początek cyklu życia requisition. Analiza czasu od utworzenia do wysłania pozwala ocenić sprawność użytkowników i określić potrzeby szkoleniowe.

Oznacza formalne przekazanie przez wnioskodawcę dokumentu Purchase Requisition do workflow akceptacji. Zdarzenie jest rejestrowane przy zmianie statusu z „Composing” na „Submitted”.

Dlaczego to ważne

To ważny etap, który rozpoczyna proces akceptacji. Jest niezbędny do obliczenia wskaźników „Requisition Approval Cycle Time” i „Requisition Creation Lead Time”.

Oznacza końcowe zatwierdzenie Purchase Requisition po pomyślnym przejściu wszystkich etapów workflow. Zdarzenie jest rejestrowane przy zmianie statusu na „Approved”.

Dlaczego to ważne

To ważny etap oznaczający koniec fazy akceptacji. Stanowi punkt końcowy pomiaru „Avg Requisition Approval Time” i sygnalizuje gotowość do utworzenia PO.

Oznacza ostateczne odrzucenie Purchase Requisition po jego sprawdzeniu. Jest to stan końcowy procesu, rejestrowany przy zmianie statusu na „Denied”.

Dlaczego to ważne

To ważny punkt końcowy oznaczający niepowodzenie. Analiza odrzuconych requisition jest niezbędna do obliczenia KPI „Requisition Rejection Rate”, wykrycia powtarzających się przyczyn i poprawy jakości wniosków.

Oznacza pomyślne przekształcenie zatwierdzonego Purchase Requisition w Purchase Order. Zdarzenie jest rejestrowane po utworzeniu dokumentu PO, który odwołuje się do requisition.

Dlaczego to ważne

To podstawowy wynik potwierdzający pomyślną realizację procesu obsługi requisition. Jest niezbędny do pomiaru KPI „Requisition to PO Lead Time” dla całego procesu.

Oznacza końcowe zamknięcie administracyjne Purchase Requisition po zakończeniu wszystkich powiązanych działań, takich jak zamówienie i odbiór. Jest rejestrowane przy końcowej zmianie statusu na „Closed”.

Dlaczego to ważne

Oznacza definitywny koniec całego cyklu życia requisition. Analiza czasu od utworzenia PO do zamknięcia może ujawnić wąskie gardła w dalszych procesach odbioru lub fakturowania.

FAQ

Często zadawane pytania

Jak process mining pomaga usprawnić proces P2P Requisition w SAP Ariba?

Process mining pokazuje rzeczywisty przebieg procesu Purchase to Pay, P2P, Requisition w SAP Ariba, wskazuje wąskie gardła i wykrywa ukryte nieefektywności. Wizualizuje każdy etap, dzięki czemu można sprawdzić, gdzie występują opóźnienia, dodatkowa praca lub działania niezgodne z zasadami. Takie informacje ułatwiają podejmowanie decyzji o usprawnieniu operacji na podstawie danych.

Jakie dane z SAP Ariba są potrzebne do analizy procesu Requisition metodą process mining?

Do analizy zapotrzebowań w SAP Ariba metodą process mining potrzebny jest przede wszystkim zbiór danych w postaci dziennika zdarzeń. Powinien zawierać unikalny identyfikator case, zwykle identyfikator zapotrzebowania, nazwę działania dla każdego etapu oraz dokładny timestamp jego wykonania. Analizę można wzbogacić o dodatkowe dane, na przykład informacje o zasobach lub kosztach.

Jakich usprawnień można się spodziewać i kiedy?

Można oczekiwać skrócenia czasu akceptacji zapotrzebowań, ograniczenia dodatkowej pracy związanej z poprawkami i poprawy zgodności z polityką zakupową. Pierwsze odstępstwa i wąskie gardła można często wykryć w ciągu kilku tygodni od wczytania danych. Pełne usprawnienie procesu i mierzalne efekty, takie jak obniżenie kosztów o 15% lub skrócenie czasu o 30%, pojawiają się w ciągu kilku miesięcy, w miarę wdrażania zmian.

Jak process mining wykrywa problemy, takie jak długi czas akceptacji lub dodatkowa praca przy zapotrzebowaniach?

Process mining analizuje timestampy i kolejność działań w procesie obsługi zapotrzebowań, aby odwzorować rzeczywiste ścieżki. Mierzy czas oczekiwania między etapami, wykrywa częste pętle wskazujące na dodatkową pracę i ujawnia odstępstwa od standardowych ścieżek akceptacji, które powodują opóźnienia. Dzięki temu można dokładnie wskazać etapy i osoby przyczyniające się do nieefektywności.

Czy process mining pomaga zapewnić zgodność z zasadami P2P Requisition?

Tak. Process mining skutecznie wykrywa niezgodne z zasadami akceptacje zapotrzebowań i odstępstwa od polityki zakupowej. Porównując rzeczywisty przebieg procesu z ustalonymi regułami i wzorcowymi modelami, automatycznie oznacza przypadki pominięcia wymaganych etapów lub akceptacji przez nieuprawnione osoby. Dzięki temu można dążyć do osiągnięcia 95% zgodności zapotrzebowań z polityką zakupową.

Czy process mining jest przeznaczony tylko dla użytkowników technicznych, czy mogą z niego korzystać także pracownicy biznesowi?

Narzędzia process mining dostarczają praktycznych informacji zarówno osobom technicznym, jak i pracownikom biznesowym. Eksport danych i początkowa konfiguracja mogą wymagać wiedzy technicznej, ale wizualizacje i dashboardy analityczne są intuicyjne. Dzięki nim menedżerowie ds. zakupów, właściciele procesów i osoby odpowiedzialne za zgodność mogą łatwo zrozumieć przyczyny wąskich gardeł i wprowadzać usprawnienia bez zaawansowanej wiedzy technicznej.

Jakie wymagania techniczne trzeba spełnić, aby wdrożyć process mining dla procesu SAP Ariba P2P Requisition?

Podstawowym wymaganiem technicznym jest bezpieczny dostęp do danych SAP Ariba, potrzebnych do wyeksportowania dzienników zdarzeń. Zwykle wykorzystuje się do tego funkcje raportowania lub integracji SAP Ariba, takie jak API albo eksport danych. Potrzebna jest również platforma process mining, która wczyta i przeanalizuje te dane.

Czym jest „dziennik zdarzeń” w kontekście zapotrzebowań SAP Ariba i dlaczego ma znaczenie?

Dziennik zdarzeń to uporządkowany zbiór danych opisujących każdy krok, czyli każde „zdarzenie”, zarejestrowane dla poszczególnych identyfikatorów Purchase Requisition ID w SAP Ariba. Stanowi podstawę process mining, ponieważ pozwala odtworzyć i zwizualizować cały przebieg każdej requisition, od początku do końca. Bez dokładnego dziennika zdarzeń process mining nie może działać.

Czym process mining różni się od standardowych raportów SAP Ariba?

Standardowe raporty SAP Ariba zwykle pokazują z góry określone wskaźniki i zestawienia oparte na przewidywanej strukturze danych. Process mining odtwarza rzeczywisty przebieg procesu na podstawie danych o zdarzeniach, ujawniając wszystkie warianty i odstępstwa, a nie tylko te przewidziane. Dzięki temu pozwala wykryć ukryte nieefektywności i przypadki niezgodności, których tradycyjne raporty mogą nie pokazywać.

Jak process mining pomaga wyrównać obciążenie osób zatwierdzających i wykryć wąskie gardła?

Analiza dzienników zdarzeń pokazuje, jak długo requisition czeka na poszczególnych osobach zatwierdzających, i pozwala wskazać ścieżki akceptacji, które często powodują opóźnienia. Można dzięki temu zobaczyć rozkład obciążenia, wykryć przeciążone osoby i znaleźć wąskie gardła w hierarchii akceptacji. Te informacje pomagają odpowiednio rozłożyć pracę i szybciej obsługiwać pilne requisition.

Ogranicz opóźnienia i usprawnij obsługę zapotrzebowań w procesie od zapotrzebowania do płatności

Wskaż nieefektywności w SAP Ariba i skróć czas cyklu o 30%.

Rozpocznij okres próbny

Nie trzeba podawać danych karty płatniczej. Konfiguracja jest szybka i prosta.