Szablon danych do procesu od zakupu do płatności: obsługa faktur

Czas zdarzenia, nazywany też czasem rozpoczęcia, określa dokładną datę i godzinę wykonania czynności biznesowej. Każda czynność w procesie, od „Otrzymano fakturę” do „Zrealizowano płatność”, ma przypisany znacznik czasu. Te dane chronologiczne są niezbędne do ustalenia kolejności zdarzeń i obliczenia czasu ich trwania.

Atrybut ten służy do chronologicznego sortowania zdarzeń i odtworzenia przebiegu każdego case. Stanowi podstawę wszystkich analiz czasu, w tym obliczania czasu między czynnościami, wykrywania wąskich gardeł powodujących straty czasu i monitorowania wyników względem uzgodnionych poziomów usług. Dokładne znaczniki czasu są niezbędne, aby wyniki analizy process mining były wiarygodne.

Określa chronologiczną kolejność zdarzeń i stanowi podstawę obliczeń dotyczących wydajności oraz czasu trwania, takich jak czas cyklu.

Informacja ta zwykle znajduje się w dziennikach zdarzeń lub w polu „Creation Date” albo „Entry Date” przypisanym do każdej transakcji lub zmiany statusu.

Nazwa czynności opisuje pojedynczy krok lub etap obsługi faktury. Przykłady to „Otrzymano fakturę”, „Przekazano fakturę do akceptacji”, „Nałożono blokadę płatności” i „Zrealizowano płatność”. Ten atrybut pokazuje, co działo się z fakturą na kolejnych etapach.

W process mining atrybut ten służy do tworzenia mapy procesu, która przedstawia przebieg workflow. Analiza kolejności, częstotliwości i ścieżek czynności pomaga wykryć typowe przebiegi procesu, odstępstwa, wąskie gardła i pętle poprawek. Odpowiednia jakość i szczegółowość nazw czynności są niezbędne do przeprowadzenia użytecznej analizy, na podstawie której można podjąć działania.

Ten atrybut określa kroki procesu. Stanowi podstawę mapy procesu i umożliwia analizę jego przebiegu.

Informacje te często pochodzą z dzienników zmian statusu, tabel zdarzeń lub kodów transakcji w systemie źródłowym.

Numer faktury to unikalny kod alfanumeryczny nadawany jej przez dostawcę. W process mining ten atrybut ma podstawowe znaczenie, ponieważ zazwyczaj pełni funkcję identyfikatora case, który pozwala śledzić drogę każdej faktury od otrzymania do płatności.

Użycie numeru faktury jako identyfikatora case pozwala połączyć wszystkie powiązane czynności, takie jak „Otrzymano fakturę”, „Zaakceptowano fakturę” i „Zrealizowano płatność”, aby odtworzyć cały proces obsługi konkretnej faktury. Umożliwia to szczegółową analizę czasu trwania, przebiegu i odstępstw dla każdego case. Na tej podstawie można przeprowadzić analizę procesu.

To podstawowy identyfikator case, który łączy powiązane zdarzenia i pozwala prześledzić cały cykl obsługi pojedynczej faktury.

To podstawowe pole, które zwykle znajduje się w nagłówku tabeli transakcji faktur.

Ten atrybut zapisuje datę i godzinę ostatniego pobrania lub odświeżenia danych. Jest to pole metadanych informujące o aktualności analizowanego zbioru danych.

Informacja ta nie służy bezpośrednio do tworzenia mapy procesu, ale pozwala ocenić aktualność analizy. Ułatwia ustalenie, czy analizowane są dane bieżące, czy migawka z określonego momentu. Ma to znaczenie przy podejmowaniu decyzji operacyjnych. Atrybut pomaga też monitorować stan i częstotliwość działania potoku danych.

Informuje o aktualności danych i pozwala ocenić, jak bieżąca jest analiza procesu.

Ten znacznik czasu jest zwykle generowany i dodawany do zbioru danych podczas procesu pobierania, przekształcania i ładowania danych (ETL).

Atrybut systemu źródłowego wskazuje aplikację lub platformę, w której zarejestrowano zdarzenie związane z obsługą faktury. W złożonym środowisku IT faktura może przechodzić przez kilka systemów, na przykład rozwiązanie do skanowania, narzędzie workflow i system ERP.

Znajomość systemu źródłowego ułatwia interpretację danych i rozwiązywanie problemów z ich jakością. Pozwala też analizować procesy przebiegające w kilku systemach oraz wykrywać problemy z integracją i opóźnienia przy przekazywaniu pracy między aplikacjami. Jest to szczególnie przydatne podczas łączenia danych ze starszych i nowszych systemów.

Informacja o pochodzeniu danych jest niezbędna do ich weryfikacji i analizy procesów obejmujących wiele systemów IT.

Często jest to stała wartość dodawana podczas pobierania danych albo pole w dziennikach systemowych wskazujące nazwę lub identyfikator aplikacji.

Atrybut czasu zakończenia zapisuje dokładny moment zakończenia kroku procesu. Jest niezbędny do precyzyjnego obliczania czasu trwania czynności, co stanowi podstawowy pomiar w process mining. Porównanie czasu rozpoczęcia i zakończenia pozwala analitykom ustalić, ile trwa każdy krok, wykryć wąskie gardła i wskazać możliwości poprawy wydajności.

W analizie czas zakończenia służy do obliczania czasu trwania poszczególnych czynności i całych etapów procesu. Na przykład czas akceptacji faktury można obliczyć, odejmując czas rozpoczęcia od czasu zakończenia czynności „Zaakceptowano fakturę”. Dane te pomagają tworzyć dashboardy wydajności, ustalać wartości odniesienia i monitorować wpływ zmian w procesie.

Umożliwia precyzyjne obliczanie czasu trwania czynności, co jest niezbędne do wykrywania wąskich gardeł i pomiaru sprawności obsługi.

Informacja ta znajduje się w dziennikach systemowych lub danych transakcyjnych, często w polu „Completion Date”, „Change Date” albo w osobnym polu znacznika czasu zakończenia czynności.

Kwota faktury to łączna wartość faktury obejmująca wszystkie pozycje, podatki i opłaty. Ten podstawowy atrybut finansowy określa wartość każdej sprawy. Często analizuje się go razem z innymi atrybutami, aby sprawdzić jego wpływ na przebieg procesu.

Atrybut ten ma znaczenie dla analiz finansowych i ustalania priorytetów. Filtrowanie faktur według kwoty pozwala sprawdzić, czy faktury o wysokiej wartości przechodzą inną, bardziej rygorystyczną ścieżkę zatwierdzania albo częściej się opóźniają. Kwota jest też potrzebna w dashboardach pokazujących łączną wartość obsłużonych faktur oraz w KPI dotyczących wykorzystania rabatów, ponieważ potencjalne oszczędności stanowią procent kwoty faktury.

Umożliwia analizę wpływu finansowego i ustalanie priorytetów dla faktur o wysokiej wartości, a także pozwala sprawdzić, czy kwota faktury wpływa na czas lub przebieg jej obsługi.

To standardowe pole w nagłówku tabeli transakcji faktur.

Atrybut ten zawiera nazwę podmiotu zewnętrznego, który wystawił fakturę. Pozwala powiązać transakcję finansową z konkretnym dostawcą. Spójne i poprawne dane o dostawcach są niezbędne do rzetelnego raportowania i analizy.

W process mining nazwa dostawcy jest ważnym wymiarem analizy. Analitycy mogą filtrować proces, aby sprawdzić obsługę faktur od dostawców o dużym wolumenie lub sprawiających problemy. Można w ten sposób wykryć dostawców, którzy często przesyłają błędne faktury, powodując opóźnienia i dodatkową pracę. Analiza wspiera też zarządzanie wynikami dostawców i wskazywanie możliwości rozwoju programów preferowanych dostawców.

Pozwala analizować wyniki procesu według dostawcy, co ułatwia zarządzanie dostawcami i wykrywanie źródeł problematycznych faktur.

Informacja ta znajduje się zwykle w nagłówku faktury i jest powiązana z tabelą danych podstawowych dostawców za pomocą identyfikatora dostawcy.

Atrybut ten wskazuje konkretną przyczynę wstrzymania obsługi faktury: odrzucenie jej w workflow zatwierdzania albo zablokowanie płatności po zatwierdzeniu. Przyczyną może być między innymi nieprawidłowa ilość, niezgodność ceny, brak numeru PO lub zduplikowana faktura.

To jeden z najważniejszych atrybutów w analizie przyczyn źródłowych. Analiza częstotliwości poszczególnych przyczyn pozwala wskazać najczęstsze źródła problemów i nieefektywności w procesie obsługi faktur. Na podstawie tych danych można zająć się przyczynami, na przykład usprawnić komunikację z dostawcami, poprawić zgodność z zasadami dotyczącymi PO lub lepiej przeszkolić pracowników.

Jest niezbędny w analizie przyczyn źródłowych i pomaga wskazać najczęstsze powody opóźnień, ponownej pracy i nieefektywności.

Informacja ta znajduje się w polach takich jak „Kod przyczyny” lub „Przyczyna wstrzymania” w danych transakcji faktury albo powiązanych dziennikach zatwierdzania.

Termin płatności to data wyliczana na podstawie daty faktury i uzgodnionych warunków płatności. Wyznacza ostateczny dzień zapłaty dostawcy, pozwalając uniknąć opóźnienia i związanych z nim kar.

Atrybut ten jest podstawą monitorowania terminowości płatności. Służy do obliczania KPI, takich jak wskaźnik płatności dokonanych w terminie, oraz do wykrywania faktur zagrożonych opóźnieniem. Analiza czasu między zatwierdzeniem faktury a terminem płatności pomaga ocenić sprawność planowania i realizacji końcowych etapów płatności.

Jest niezbędny do pomiaru terminowości płatności i analizy przyczyn opóźnień.

Data ta znajduje się zwykle w szczegółach transakcji faktury. Może być wprowadzona bezpośrednio albo wyliczona na podstawie daty faktury i warunków płatności.

Atrybut „Użytkownik” wskazuje osobę lub system automatyczny odpowiedzialny za wykonanie danego kroku w workflow przetwarzania faktury. Może to być pracownik działu zobowiązań, który wprowadził fakturę, menedżer, który ją zatwierdził, albo bot, który dopasował dane.

Analiza danych według użytkownika pomaga zrozumieć rozkład obciążenia pracą, wyniki poszczególnych osób i potrzeby szkoleniowe. Pozwala filtrować mapę procesu i sprawdzać, jak różne zespoły lub osoby obsługują faktury oraz czym różnią się ich workflow. Dzięki temu można wskazać osoby osiągające najlepsze wyniki, wykryć problemy z kierowaniem faktur lub ustalić, kto potrzebuje dodatkowego wsparcia albo szkolenia z procedur firmowych.

Ułatwia analizę rozkładu obciążenia pracą, wyników użytkowników oraz różnic w przebiegu procesu między zespołami i poszczególnymi osobami.

Informacje te są zwykle dostępne w szczegółach transakcji pod nazwami takimi jak „Nazwa użytkownika”, „Wprowadził”, „Zmienił” lub „Zatwierdzający”.

Atrybut ten określa walutę, w której wyrażono kwotę faktury. Jest niezbędny w organizacjach działających na rynkach międzynarodowych i współpracujących z dostawcami z różnych krajów. Kod waluty, zwykle zgodny ze standardem ISO 4217, pozwala prawidłowo interpretować dane finansowe.

W analizie waluta faktury służy do filtrowania danych według regionu lub kraju. Ma też znaczenie w raportowaniu finansowym, ponieważ kwoty trzeba prawidłowo sumować, często po przeliczeniu na wspólną walutę raportową. Analiza różnic w procesie według waluty może ujawnić złożoność związaną z płatnościami międzynarodowymi lub zarządzaniem ryzykiem walutowym.

Daje niezbędny kontekst dla kwot faktur, umożliwiając rzetelną analizę finansową i segmentację danych w działalności międzynarodowej.

To standardowe pole w nagłówku tabeli transakcji faktur.

Data faktury to data podana przez dostawcę na dokumencie. Z perspektywy dostawcy rozpoczyna ona oficjalny cykl płatności i często stanowi podstawę do wyliczenia terminu płatności zgodnie z uzgodnionymi warunkami.

Analiza czasu między datą faktury a zdarzeniem „Otrzymano fakturę” lub „Wprowadzono fakturę” pomaga wykryć opóźnienia w przesyłaniu lub rejestrowaniu faktur. To opóźnienie może stanowić istotną, trudną do zauważenia część całkowitego czasu procesu. Skrócenie go może poprawić terminowość płatności i zwiększyć szanse na skorzystanie z rabatów za wcześniejszą zapłatę.

Pozwala zmierzyć opóźnienie między wystawieniem faktury przez dostawcę a jej wprowadzeniem do systemu.

To standardowe pole daty w danych nagłówka faktury, często opisane jako „Data dokumentu” lub „Data faktury”.

Kod spółki oznacza konkretny podmiot prawny lub spółkę zależną w ramach większej organizacji. W wielu systemach finansowych transakcje są rozdzielane według kodu spółki na potrzeby księgowości i raportowania.

Atrybut ten umożliwia porównywanie różnych jednostek biznesowych. Segmentując mapę procesu według kodu spółki, analitycy mogą porównywać wyniki, wskazywać dobre praktyki w jednej jednostce i wykrywać problemy systemowe w innej. Jest to podstawowy atrybut dla organizacji obejmujących więcej niż jeden podmiot prawny, które chcą zrozumieć różnice w przebiegu procesu i zapewnić zgodność w całej firmie.

Umożliwia porównywanie i ocenę procesów w różnych podmiotach prawnych lub jednostkach biznesowych organizacji.

To podstawowe pole organizacyjne, które znajduje się zwykle w nagłówku tabel transakcji finansowych.

Numer zamówienia zakupu łączy fakturę z wcześniej zatwierdzonym dokumentem zakupu. To powiązanie ma zasadnicze znaczenie podczas dopasowywania danych. System sprawdza wtedy, czy szczegóły faktury, takie jak ilości i ceny, są zgodne z zamówieniem PO.

Atrybut ten pomaga ocenić sprawność dopasowywania faktur do zamówień. Wysoki odsetek faktur powiązanych z PO, które są przetwarzane bez ręcznej interwencji, świadczy o sprawnym procesie zakupowym. Z kolei analiza faktur bez PO może ujawnić zakupy poza ustalonym procesem lub przypadki nieprzestrzegania zasad zakupowych. Obecność lub brak PO to częsty sposób segmentacji procesu i porównywania jego sprawności.

Pozwala rozróżnić faktury powiązane z PO od faktur bez PO. Często są one obsługiwane w różny sposób i osiągają różny poziom sprawności.

Identyfikator ten znajduje się zwykle w szczegółach pozycji lub nagłówka transakcji faktury i łączy ją z dokumentem zakupu.

Status faktury pokazuje, na jakim etapie cyklu życia znajdowała się faktura w chwili pobrania danych. Typowe statusy to „W trakcie”, „Zatwierdzona”, „Opłacona”, „Odrzucona” lub „Zablokowana”. Atrybut ten przedstawia ogólny bieżący stan faktury.

Process mining odtwarza pełny przebieg procesu, natomiast bieżący status przydaje się w dashboardach operacyjnych monitorujących aktualne obciążenie pracą. Ułatwia menedżerom sprawdzenie liczby faktur na poszczególnych etapach, na przykład oczekujących na zatwierdzenie lub zablokowanych. Dzięki temu można wcześniej reagować na sytuację w kolejce faktur i zapobiegać wąskim gardłom oraz opóźnieniom.

Pokazuje bieżące obciążenie pracą i ułatwia monitorowanie liczby faktur na różnych etapach, na przykład oczekujących na zatwierdzenie lub zablokowanych.

To zwykle pole statusu w tabeli nagłówka faktury, aktualizowane w miarę przechodzenia faktury przez kolejne etapy.

Warunki płatności określają zasady zapłaty za fakturę uzgodnione z dostawcą. Zwykle zapisuje się je w standardowym formacie, na przykład „Net 30” (płatność w ciągu 30 dni) lub „2% 10, Net 30” (rabat 2% przy płatności w ciągu 10 dni, w przeciwnym razie pełna kwota jest płatna w ciągu 30 dni).

Atrybut ten ma znaczenie dla strategii finansowej i analizy wyników. Stanowi podstawę do wyliczenia terminu płatności i wykrywania możliwości skorzystania z rabatu za wcześniejszą zapłatę. Analiza procesu według warunków płatności może pokazać, czy niektóre z nich wiążą się z opóźnieniami oraz czy organizacja skutecznie wykorzystuje dostępne rabaty.

Ma znaczenie przy analizie terminowości płatności i wykrywaniu możliwości skorzystania z rabatów za wcześniejszą zapłatę.

Informacje te pochodzą zwykle z danych podstawowych dostawcy i są podawane w nagłówku faktury.