改善客户服务

优化ServiceNow CSM的6步指南
改善客户服务

优化ServiceNow CSM中的客户服务

客户服务流程中往往存在不易察觉的低效环节,导致服务延迟、客户满意度下降。我们的平台帮助您准确找出请求从首次联系到最终解决过程中受阻的位置。通过可执行的洞察优化工作流,提升客户体验、整体效率和合规水平。

下载预配置的数据模板,解决常见挑战,实现效率目标。按照六步改进计划操作,并参阅数据模板指南,改进您的运营。

显示详细说明

为什么优化客户服务至关重要

在竞争激烈的市场中,客户服务运营直接影响客户满意度、忠诚度,最终也关系到品牌声誉。ServiceNow CSM提供了管理客户互动的工具,但隐藏的低效问题可能严重影响服务质量、客服人员效率和经营成果。解决时间过长、频繁升级以及服务交付不一致,不仅会令客户不满,还会增加运营成本、加重客服人员负担。要找出时间和资源的浪费之处,关键是了解服务请求从首次联系到最终关闭的实际流转情况。如果缺乏对流程实际执行情况的深入洞察,客户服务改进往往只带来表面变化,无法解决绩效问题的根本原因。错过服务级别协议、客户流失增加以及客服人员倦怠等问题,都会造成显著损失。

流程挖掘如何提升客户服务效率

流程挖掘可以让您清晰了解ServiceNow CSM中的客户服务运营情况。通过分析sn_customerservice_case、interaction和task_sla等表中的事件日志,流程挖掘能够还原每个服务请求端到端的完整历程。您可以查看实际流程,而非理想化流程,从而发现标准报表通常无法呈现的瓶颈、偏差和返工。您可以将每个“服务请求”作为案例,观察从“客户发起联系”到“服务请求已关闭”的每项活动。借助这一细致视角,您可以准确找出服务请求卡住的原因,例如“请求已分配给客服人员”或“客服人员调查问题”等活动是否出现意外延误或频繁重新分配。流程挖掘还可以用数据回答“为什么有些服务请求频繁在内部升级?”或“客户反复被要求提供信息通常有哪些原因?”等问题。它为流程优化提供事实依据,指出人工干预或系统配置在哪些环节给客户服务流程带来了不必要的阻碍。

流程挖掘发现的关键改进方向

对ServiceNow CSM数据进行流程挖掘,可以揭示多个亟待优化的关键领域。您可以了解客户服务生命周期各阶段的实际耗时,例如“服务请求已创建”到“请求已分类并确定优先级”之间的时长,或从“客服人员调查问题”到“已向客户提出解决方案”的交接时间。分析通常会发现:

  • **资源分配瓶颈:**识别客服人员负荷过重的环节,以及某些类型的请求在分配或解决过程中反复延误的情况。
  • **返工和重复录入:**发现服务请求在部门或客服人员之间反复转交,或多次
客户服务 服务请求管理 支持服务台 客户关系 SLA优化 解决时间 客服人员效率 客户满意度 工单处理 工单管理 支持工单 联系中心 客户支持 CRM 帮助台 案例解决

常见问题与挑战

找出影响您的挑战

客户服务案例在系统中停留过久,影响客户满意度,还可能违反服务级别协议。这会导致客户不满、客服人员处理时间延长而增加运营成本,并造成未解决问题积压。
ProcessMind可以揭示ServiceNow CSM流程中的瓶颈,准确定位服务请求卡住的环节,无论是在调查期间、等待客户提供信息时,还是在内部交接过程中。借助数据洞察,您可以简化工作流并加快问题解决。

服务请求经常在客服人员或部门之间转派,导致解决时间延长,也让客户感到不满,因为他们往往需要重复提供信息。这种低效做法推高了运营成本,造成服务质量不一致,并削弱客户信任。
ProcessMind可展示ServiceNow CSM中的所有转派和内部升级,呈现案例的实际处理路径。它能定位低效交接发生的位置及原因,帮助优化路由规则、改善知识共享并加强客服人员培训。

响应和解决方面的关键服务级别协议(SLA)目标屡屡未能达成,可能导致罚款、客户不满和品牌声誉受损。缺少清晰的洞察时,要找出未达标的根本原因并不容易。
ProcessMind可实时呈现ServiceNow CSM流程中的SLA绩效,指出经常导致未达标的具体活动、阶段或客服人员。借助这些信息,您可以主动解决问题,确保履行服务承诺。

案例经常在缺乏明确理由的情况下被内部升级,导致资源占用增加、成本上升,客户问题也迟迟得不到解决。这通常表明一线客服人员缺少必要的处理权限、培训不足,或流程指引不清晰。
ProcessMind可梳理ServiceNow CSM中的完整升级路径,识别不必要内部升级的模式和诱因。它有助于优化知识库、改进初步分诊流程并加强客服人员培训,从而减少此类高成本情况。

客服人员经常重复执行任务、再次索取客户已提供的信息,或在流程中反复回退,造成精力浪费并延长每个案例的处理时间。这会直接降低运营效率,也会损害客户体验。
ProcessMind可揭示ServiceNow CSM中的实际流程与理想流程之间的偏差,准确定位返工、循环活动或重复操作的发生位置。它有助于统一操作规范、改进初始数据采集并加强客服人员培训,消除这些低效环节。

客服人员处理类似服务请求时采用的路径各不相同,导致结果难以预测、合规风险增加,也难以在客户服务团队中推广高效做法。这给绩效对标和持续改进带来挑战。
ProcessMind可自动发现ServiceNow CSM中的所有流程变体,从最常见的路径到偶发偏差一目了然。它能指出不一致出现的位置和原因,帮助改进培训、发现有针对性的自动化机会,并推动遵循最佳实践,确保服务交付一致。

客服人员等待客户提供必要信息时,服务请求经常停滞,显著延长解决时间并降低客户满意度。对“等待客户”状态的管理往往效率不高。
ProcessMind可识别案例经常暂停的阶段和活动,并特别指出ServiceNow CSM中因“向客户请求信息”造成的延误。它有助于优化沟通策略并主动收集信息,减少令人不满的等待。

服务请求在初始受理阶段经常被错误分类或确定了不恰当的优先级,导致路由错误、关键案例延误和资源分配低效,影响整体服务质量和资源利用率。
ProcessMind会将ServiceNow CSM中的初始分类和优先级设置活动,与实际解决路径及结果进行分析对照。它能发现错误分类的规律,帮助改进受理表单、自动路由和客服人员培训,从而提升初步分诊效果。

许多客户问题需要多次沟通或跟进才能解决,说明首次沟通时未能彻底处理问题。这会增加运营成本、令客户感到不满,也会占用客服人员的时间。
ProcessMind可追踪ServiceNow CSM中每个服务请求的完整处理过程,找出最终解决前多次出现“发起客户联系”或“向客户请求信息”活动的案例,帮助识别首次联系未能解决问题的根本原因。

服务请求标记为“已解决”后,案例往往还要过很久才正式“关闭”,导致资源持续被占用,绩效指标也出现偏差。这会严重影响报告准确性和资源规划。
ProcessMind可精确测量ServiceNow CSM中“服务请求已解决”与“服务请求已关闭”活动之间的耗时,找出解决后的延误原因,帮助加快收尾流程并提高绩效报告的准确性。

某些沟通渠道总是导致解决时间更长、返工更多或客户满意度更低,但它们对整体流程的具体影响并不清楚。这会影响资源规划和渠道策略的效果。
ProcessMind可在ServiceNow CSM中分析“沟通渠道”属性与解决时间、转派频率和客户情绪等关键流程结果之间的关系,指出哪些渠道效率最高,以及其他渠道需要改进的方面,从而提升服务交付。

某些类型的服务请求或产品类别总是伴随更长的解决时间、更高的升级率或更低的客户满意度,反映出客服人员知识储备或培训效果存在不足。这会影响服务质量并增加成本。
ProcessMind可将特定的“服务请求类型”或“产品/服务类别”与ServiceNow CSM中的流程低效、客服人员绩效和升级率关联起来。这些数据能揭示支持团队最需要开展针对性培训、完善知识库和提升技能的领域。

典型目标

明确成功的标准

此目标旨在显著缩短ServiceNow CSM中客户服务请求的解决时间。更快解决问题有助于提升客户满意度和运营效率,并增强品牌声誉。企业还可减少客户流失并降低支持成本。
ProcessMind可梳理每个服务请求的端到端处理过程,找出造成延误的具体活动或阶段。通过分析每个步骤的周期时间,包括客服人员调查和客户回复所需时间,ProcessMind可定位瓶颈并提出流程改进建议,帮助缩短解决时间,潜在降幅为15%至25%。

单个服务请求在客服人员或部门之间频繁转交,会让客户感到不满并推高运营成本。实现这一目标后,ServiceNow CSM中的客户体验将更加顺畅,重复收集信息的情况减少,客服人员的工作效率也会提高。
ProcessMind可展示服务请求生命周期中的所有客服人员转派和升级,识别常见交接模式,并揭示一线客服人员培训不足或路由规则不清晰等根本原因。通过呈现这些低效环节,ProcessMind可帮助优化分配逻辑,目标是将交接次数减少10%至20%。

达成服务级别协议(SLA)目标对于赢得客户信任和避免罚款至关重要。此目标旨在确保ServiceNow CSM中的客户服务请求在约定时限内得到解决,从而提升客户满意度并巩固服务质量。
ProcessMind可精确追踪每项活动的耗时,并与既定SLA目标进行对照,指出所有未达标情况。它能找出导致SLA未达标的具体步骤或偏差,例如审批或信息请求延误。借助这些洞察,组织可以采取有针对性的措施,将SLA达成率提高最多30%。

内部升级过多表明流程存在问题,通常源于操作规范不清、客服人员知识不足或路由效率低。减少升级有助于更快解决问题、降低运营开销,并提升ServiceNow CSM客户服务运营效率。
ProcessMind可清晰展示服务请求流程中的所有升级路径及其触发因素,帮助识别导致升级的常见情况,例如特定请求类型、客服人员绩效问题或相关部门的瓶颈。ProcessMind提供的洞察可帮助组织改进流程和客服人员培训,显著减少升级。

返工和重复活动会消耗宝贵的时间与资源,直接影响ServiceNow CSM客户服务运营的效率和成本效益。实现这一目标后,客服人员可以专注于有效工作,更快解决问题,也能提升工作满意度。
ProcessMind可精确识别并量化服务请求流程中的重复活动或循环。通过展示实际流程,指出信息被重复录入或任务被不必要地重复执行的位置,往往还能发现潜在的系统问题或流程设计缺陷。ProcessMind可帮助优化工作流、消除低效环节并节省大量运营成本。

ServiceNow CSM中的客户服务流程执行不一致,可能导致服务质量参差不齐、解决时间难以预测并带来合规风险。此目标旨在为所有服务请求建立并落实一致且理想的处理路径,确保结果可预测、服务交付质量稳定。
ProcessMind可自动发现实际执行中的流程变体,并与理想或规定路径进行对照,指出偏差、跳过的步骤或未经授权的变通做法。借助客观的流程视图,组织可以发现标准化执行出现问题的环节,并在所有客户互动中落实最佳实践。

客户服务延误往往是因为客服人员等待客户提供信息,造成令人不满的反复沟通。加快ServiceNow CSM中的信息收集流程,可显著缩短整体解决时间并提升整个支持工作流的效率。
ProcessMind可展示客户服务过程中向客户请求信息的具体节点,以及客服人员等待回复的时长。它还能指出某些请求类型或客服人员的等待时间是否更长,帮助您发现主动收集信息或改进沟通策略的机会。ProcessMind可帮助缩短等待时间,加快整个流程。

准确、一致地对服务请求分类,是ServiceNow CSM实现高效路由、资源分配和报告的基础。此目标旨在提高请求分类的准确性,确保请求迅速分配给合适的客服人员或部门,并从一开始就得到妥善处理。
ProcessMind可分析服务请求完成分类后的处理过程,找出初始分类导致频繁转派或升级的情况,从而发现分类不准确的问题。它还能识别初始类别与后续返工或延误之间的规律。通过分析分类与后续效率的关系,ProcessMind可帮助完善分类规则和客服人员培训,提高首次分类准确率。

在首次联系时解决客户问题,是提升客户满意度和降低ServiceNow CSM运营成本的关键。此目标旨在帮助客服人员及时处理并关闭请求,避免后续沟通,从而显著改善客户体验并提高客服人员效率。
ProcessMind可识别需要多次沟通和首次联系即解决的服务请求,并分析各自对应的流程路径。它能揭示首次联系未能解决问题的原因,例如客服人员知识不足或获取信息的渠道效率低。ProcessMind提供的洞察可帮助有针对性地改进客服工具和培训,将首次联系解决率提高5%至10%。

服务请求实际上已经解决,但正式关闭仍然延迟,这会导致ServiceNow CSM中的绩效指标出现偏差、资源持续被占用,也妨碍准确报告。此目标旨在简化流程的最后环节,及时、高效地完成管理性关闭。
ProcessMind可精确测量服务请求标记为“已解决”到最终“关闭”之间的耗时,指出解决后工作流中的瓶颈,例如待完成的调查或造成不必要延误的管理任务。ProcessMind可帮助发现自动化或调整流程的机会,加快这一关键收尾步骤,提高数据准确性和效率。

无论是内部还是外部沟通效率低下,都可能显著延长ServiceNow CSM中客户服务请求的解决时间。此目标旨在简化沟通流程,减少不必要的等待并确保信息及时传递,从而加快服务交付。
ProcessMind可梳理服务请求生命周期中的所有沟通节点,从客户首次联系到客服人员之间的互动。它能识别等待内部回复或客户反馈造成的具体延误。通过展示沟通模式及其对周期时间的影响,ProcessMind可帮助优化渠道和流程,显著减少沟通造成的延误。

客户服务改进六步法

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重要性

使用正确的模板可简化数据准备工作,确保输入准确、一致,从而支持可靠的流程分析。

预期结果

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您将获得

发现ServiceNow中的真实客户服务路径

ProcessMind可视化呈现ServiceNow CSM中客户服务流程的每个步骤。深入了解请求的流转情况,准确找出延误发生的位置和服务质量下降的环节。
  • 可视化端到端客户服务流程
  • 快速定位服务请求瓶颈
  • 找出延误和升级的根本原因
  • 优化ServiceNow CSM,提升效率
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

典型成效

提升客户服务效率

这些成效展示了组织如何利用ServiceNow CSM数据进行流程挖掘,优化客户服务流程,尤其是服务请求工作流,并取得切实改进。

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更快解决问题

缩短服务请求平均周期时间

梳理端到端服务请求流程,识别并消除瓶颈,显著缩短解决客户问题所需的时间。

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提高SLA达成率

提高关键服务目标达成率

确保更多服务请求在规定的服务级别协议目标时限内得到解决,从而提升客户满意度并满足监管要求。

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减少客服交接

减少不必要的转派

减少服务请求在客服人员之间转交的次数,提高效率,让客户更快获得一致的服务体验。

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提高首次联系解决率

更多问题在首次联系时解决

识别并解决阻碍首次联系解决问题的根本原因,帮助客服人员在首次沟通时解决更多问题,减少客户付出的精力。

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减少内部升级

减少转交给专家处理的案例

找出内部升级发生的原因和时机,以便开展有针对性的培训或调整流程,在较低支持层级解决问题并降低运营成本。

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加快案例关闭

缩短解决后的管理处理时间

缩短服务请求解决到正式关闭之间的时间,优化管理任务,提高数据准确性并保持系统整洁。

实际结果因流程复杂程度和数据质量而异。以上数据代表各项实施中观察到的典型改进幅度。

建议的数据

先从最重要的属性和活动入手,再根据需要逐步扩展。
刚接触事件日志?了解 如何创建流程挖掘事件日志.

属性

分析所需的关键数据点

每个客户服务请求、案例或工单的唯一标识符。

重要性

这是关键的案例ID,用于关联所有流程步骤,从而分析每次客户服务交互的完整生命周期。

表示特定活动或事件发生时间的精确时间戳。

重要性

此时间戳对于正确排列事件顺序和计算周期时间、瓶颈等所有绩效指标至关重要。

当前负责处理服务请求的客服专员。

重要性

跟踪客服专员的责任归属,便于分析工作负荷、绩效和重新分配频率。频繁重新分配往往意味着流程受阻。

负责处理服务请求的团队或部门。

重要性

标识负责工作的团队,这对于分析团队绩效、工作负荷和部门间的流程交接至关重要。

服务请求的优先级,决定其紧急程度。

重要性

按紧急程度划分服务请求,有助于确认严重问题是否比一般问题处理得更快。

服务请求在生命周期中的当前状态。

重要性

显示请求在任一时间点的状态,有助于识别“暂挂”或“等待提供信息”等非生产性状态所占用的时间。

服务请求的主要分类,例如“账单”或“技术问题”。

重要性

按请求类型细分分析,有助于发现某些类别是否更容易出现延迟、升级或SLA违约。

用于指示服务请求是否超出规定服务级别协议(SLA)目标的布尔标记。

重要性

明确回答案例是否按时完成,这是衡量和报告SLA合规情况的基础。

活动

需要跟踪和优化的流程步骤

此活动标志着客户服务流程的开始,即系统正式记录新案例。向sn_customerservice_case表插入新记录时,系统会明确记录此事件。

重要性

作为每个案例的起点,此活动是计算端到端周期时间和分析请求受理量的基础。它会触发所有后续流程和SLA计时器。

服务请求分配给特定客服人员进行调查和解决时,会发生此活动。系统根据案例记录中assigned_to字段的变更推断并记录此活动。

重要性

这是衡量初次响应时间和客服人员工作量分布的重要节点。追踪此字段的转派情况,有助于发现流程低效和客服人员可用性方面的潜在瓶颈。

表示将服务请求正式升级至更高级别的支持团队或管理人员处理。可根据分配组变更为更高级别的团队,或某个标记被设置来推断。

重要性

跟踪升级情况有助于发现流程薄弱环节、一线支持的知识缺口以及复杂的案例类型。这是衡量流程阻滞和客户不满的重要指标。

这是一个重要里程碑,表示客服专员已完成处理,问题被视为已解决。案例状态变为“已解决”且resolved_at时间戳已填充时,即可记录此事件。

重要性

此活动标志主动解决流程结束,对于计算解决周期时间和SLA达成情况至关重要。它也是许多效率KPI的主要终点。

这是最后一个活动,标记服务请求记录正式关闭,通常发生在解决后的确认期结束后。案例状态变为“已关闭”且closed_at时间戳已设置时,即可记录此事件。

重要性

作为流程的最终结束点,此活动对于计算案例的完整生命周期至关重要。分析“已解决”到“已关闭”之间的时间,可以发现行政工作造成的额外耗时或延迟。

常见问题

常见问题解答

流程挖掘可识别服务请求解决过程中的瓶颈、频繁的客服交接,以及SLA未达标的根本原因。它能展示实际流程路径,揭示客户服务运营中隐藏的低效环节和合规差距。清晰了解这些情况后,您就能依据数据制定改进决策。

通过分析事件日志,流程挖掘可识别造成延误的具体步骤或活动,例如内部升级过多或等待客户信息。它还能量化这些瓶颈对不同类型服务请求的影响,帮助您有针对性地简化工作流并缩短整体解决时间。

您主要需要ServiceNow CSM模块中的事件日志,其中包括每个事件的案例标识符、活动名称和时间戳。您也可以选择加入客服人员ID、案例类别或解决状态等属性,以进行更深入的分析并获得更丰富的洞察。

初始数据提取和模型设置通常可在几周内完成,具体取决于数据的可用性和复杂程度。初始模型构建并验证后,通常很快就能获得首批可执行的洞察。持续监控则能不断发现优化机会。

您可以期待服务请求平均解决时间显著缩短、客服交接次数减少,以及关键SLA达成率提高。具体改进通常包括减少内部升级、提高首次联系解决率,以及统一服务流程执行方式。这些变化有助于提升客户满意度和运营效率。

可以。流程挖掘能够指出实际流程与预定义路径和标准操作规程之间的偏差,帮助发现服务流程执行不一致的情况,并标记可能被跳过或顺序错误的关键步骤。这有助于更好地遵循内部政策和监管要求。

了解ServiceNow CSM的数据结构有助于提取数据,但许多流程挖掘工具都提供易于使用的界面。完成初始数据连接和模型配置后,业务用户即可解读可视化流程图和洞察。您也可以请专业的流程挖掘顾问协助完成初始设置。

流程挖掘可揭示客服人员处理特定请求类型时的常见路径,指出最佳实践和偏差。通过识别客服人员遇到困难、采用低效路径或偏离标准操作规程的环节,您可以据此制定有针对性的培训计划并完善知识库。这有助于统一客服人员的工作表现并提升服务质量。

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