您的合同管理数据模板
您的合同管理数据模板
- 建议收集的属性
- 需要跟踪的关键活动
- 提取指南
合同管理属性
| 名称 | 说明 | ||
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事件时间戳
EventTimestamp
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活动开始或发生的准确日期和时间。 | ||
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说明
Event Timestamp记录特定活动发生的时刻,为重建每份合同的流程顺序提供时间依据。时间戳是所有基于时间的流程挖掘分析的基础。 该属性用于计算活动之间的时长、案例整体周期时间和等待时间。它对于识别瓶颈、监控SLA合规性,以及了解合同管理流程的时间动态至关重要,也是案例内事件排序的主要依据。
为什么重要
它提供事件的时间顺序,是计算所有基于时长的指标、发现瓶颈和了解流程绩效的基础。
获取位置
通常可在相关任务或事件对象的历史跟踪字段中找到,例如“CreatedDate”,也可能位于主Contract对象的特定日期字段中。
示例
2023-04-15T10:05:00Z2023-05-20T14:30:00Z2023-06-01T09:00:00Z
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合同ID
ContractId
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每份合同协议的唯一标识符,作为主要案例标识符。 | ||
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说明
ContractID是连接单份合同生命周期中所有相关事件和活动的权威案例标识符。它支持端到端跟踪合同,从最初申请、起草、协商、执行,到最终终止或续签。 在流程挖掘分析中,每个事件都必须关联ContractID,才能重建每份合同的完整历程。这有助于全面了解整个流程,并分析周期时间、识别瓶颈,以及监控单份合同或合同分段的符合性。
为什么重要
这是追踪合同完整生命周期的关键标识,通过将相关活动连接到同一案例,支持所有流程挖掘分析。
获取位置
通常是Conga CLM中主Agreement或Contract对象的主键,字段名可能类似“Apttus_Config2__AgreementId__c”。
示例
a015g00000_12345a015g00000_67890a015g00000_ABCDE
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活动名称
ActivityName
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合同生命周期中发生的具体业务事件或任务名称。 | ||
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说明
活动名称描述合同管理流程中的步骤或里程碑,例如“合同已起草”“法务审查已完成”或“合同已执行/签署”。该属性用于构建流程图,展示操作顺序。 分析该属性可以揭示流程顺序,识别常见路径和替代路径,并帮助衡量每项活动的频率。它是计算流程一致性检查、返工以及不同阶段之间周期时间等KPI的基础。
为什么重要
它定义流程步骤,构成流程图的骨架,并支持对工作流、偏差和活动频率进行分析。
获取位置
通常通过映射Conga CLM中针对Contract对象记录的状态变更、已完成任务或特定事件推导。
示例
合同已起草法务审查已完成合同已执行或签署合同已续签
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最近数据更新时间
LastDataUpdateTimestamp
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表示该记录数据最近一次从源系统刷新时间的时间戳。 | ||
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说明
该属性记录最近一次从Conga CLM提取数据的日期和时间。它是了解分析数据新鲜度、确保决策基于最新信息的重要元数据。 在仪表板和报告中,该时间戳可帮助用户了解数据的时效性。它对于数据治理以及管理用户对流程挖掘工具洞察时效性的预期至关重要。
为什么重要
该时间戳表示数据的新鲜度,确保分析或决策所依据的时间范围明确且可接受。
获取位置
这是通常由ETL(提取、转换、加载)工具或脚本在数据导入过程中生成并填充的元数据字段。
示例
2024-07-20T02:00:00Z2024-07-21T02:00:00Z
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源系统
SourceSystemName
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标识数据提取来源的系统。 | ||
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说明
该属性指定事件数据的记录系统,本例中为Conga CLM。在数据可能来自多个系统的环境中,它对于数据治理和可追溯性十分重要。 在单系统分析中,该值看似固定,但它能提供数据来源这一关键背景,帮助确保数据完整性并排查数据提取问题。当合同数据与CRM或ERP等其他系统的信息合并时,该属性尤为重要。
为什么重要
它为数据血缘和治理提供关键背景,明确流程数据的来源,这对于验证数据和建立信任至关重要。
获取位置
通常是在数据提取和转换(ETL)过程中添加的静态值,用于标记数据集来源。
示例
Conga CLMCongaCLM-ProdSalesforce-CongaCLM
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事件结束时间
EventEndTime
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活动完成的准确日期和时间。 | ||
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说明
Event End Time标记特定任务或流程步骤的完成时间。与Event Timestamp(开始时间)结合后,可精确计算每项活动的处理时长。 该属性对于绩效分析至关重要,可衡量每个步骤所需的时间,帮助识别最耗时的活动,并比仅使用下一事件开始时间更准确地了解资源利用率和效率。
为什么重要
它支持精确计算活动处理时长,对于识别基于时长的瓶颈和分析资源效率至关重要。
获取位置
通常可在与主合同相关的任务或活动对象中找到该时间戳,例如“CompletedDate”或“ActualEndDate”字段。
示例
2023-04-15T18:35:00Z2023-05-21T11:00:00Z2023-06-01T17:45:00Z
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到期日期
ExpirationDate
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合同设定的到期日期。 | ||
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说明
Expiration Date是标记合同期限结束的关键日期字段,对于执行后的合同生命周期管理至关重要。 该属性是“即将续签和到期”仪表板及“及时续签率”KPI的基础。通过分析该日期,组织可以主动管理合同到期,及时启动续签流程,避免服务或收入意外中断。
为什么重要
该日期对于主动管理合同至关重要,可支持跟踪即将到期合同的仪表板,避免错过续签并造成收入损失。
获取位置
这是Agreement对象上的标准日期字段,通常为“Apttus_Config2__EndDate__c”。
示例
2025-12-312026-06-302024-08-15
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合同状态
ContractStatus
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合同当前所处的生命周期阶段,例如“草稿”“审批中”或“已执行”。 | ||
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说明
Contract Status表示合同在生命周期中的当前状态,提供合同任意时点所处位置的快照,这与基于事件的活动名称不同。 事件日志展示过去活动的顺序,而状态则说明合同当前所处的状态。它可用于筛选案例,例如仅分析当前有效的合同,或调查大量合同卡在“审批中”状态的原因。它通过提供状态信息补充活动数据。
为什么重要
它提供合同当前阶段的快照,可用于筛选和分析活动案例,并了解流程状态分布。
获取位置
这是Agreement对象上的标准选项列表字段,通常为“Apttus_Config2__Status__c”或“Apttus_Config2__Status_Category__c”。
示例
草稿内部审核中已签署已过期
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合同类型
ContractType
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合同的分类,例如NDA、MSA或SOW。 | ||
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说明
Contract Type是按法律用途或性质对合同进行分组的分类属性。常见示例包括保密协议(NDA)、主服务协议(MSA)和工作说明书(SOW)。 该维度是比较分析的基础。您可以按合同类型筛选流程图,查看不同类型的合同是否遵循不同路径或具有不同周期时间。这对于区分适合特定合同类型的流程变体与真正的流程偏差至关重要。
为什么重要
它支持按合同类别细分流程,比较NDA与MSA等不同类别的工作流、周期时间和瓶颈。
获取位置
通常是Agreement对象上的选项列表或查找字段,字段名可能为“Apttus_Config2__Contract_Type__c”或类似名称。
示例
保密协议(NDA)主服务协议(MSA)工作说明书(SOW)
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合同负责人
ContractOwner
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负责在合同生命周期内管理合同的用户或员工。 | ||
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说明
Contract Owner是对合同承担主要责任的人员,通常负责起草、协商,并确保合同顺利通过审批流程。 按Contract Owner分析流程绩效,可以发现效率、标准流程遵循情况和工作量分配方面的差异。这有助于识别最佳实践、培训需求和资源分配失衡问题,是绩效与生产力分析的重要维度。
为什么重要
它支持按用户分析绩效,帮助识别高绩效人员、培训机会和工作量分配问题。
获取位置
可能是Conga CLM主Agreement对象上的用户查找字段,字段名通常为“OwnerId”或自定义字段“Contract_Owner__c”。
示例
Alice JohnsonRobert ChenMaria Garcia
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合同金额
ContractValue
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与合同相关的总金额。 | ||
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说明
Contract Value表示协议的财务价值。根据业务背景,它可以是合同总金额、年度经常性收入或其他关键财务指标。 分析该属性对于基于价值优化流程至关重要。它支持优先处理高价值合同,并帮助回答高价值合同是否处理更快、是否更容易卡在某些阶段等问题。它是“合同金额吞吐分析”仪表板的关键指标。
为什么重要
它支持基于价值的分析,帮助优先改进高价值合同的流程,并了解其对业务的影响。
获取位置
通常是Conga CLM中Agreement对象上的货币字段,例如“Apttus_Config2__Total_Contract_Value__c”。
示例
500002500001200000
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业务单元
BusinessUnit
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合同所属组织内的具体业务单元。 | ||
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说明
Business Unit属性将合同归入公司的特定部门或业务板块,例如“企业软件”或“消费级硬件”。这支持在组织不同部分对合同管理流程进行更细致的分析。 按Business Unit分析可以发现不同部门是否存在独特的流程变体、绩效水平或合同类型。这对于希望标准化流程,同时保留合理业务单元特定需求的大型组织很有价值。
为什么重要
它支持按组织部门细分流程绩效,突出公司各部门在效率或流程上的差异。
获取位置
可能是Agreement对象上的自定义字段,也可能根据合同负责人的用户档案推导。
示例
北美销售部EMEA服务部APAC产品部
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区域
Region
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与合同相关的地理区域,例如“北美”或“EMEA”。 | ||
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说明
Region属性表示与合同相关的地理区域,可能依据合同相对方所在地、销售区域或适用法律确定。 该属性支持从地理维度分析合同流程。例如,可以回答“由于法规不同,EMEA地区的合同是否需要更长时间审批?”或“APAC地区合同的修订标注率是否更高?”等问题,为全球运营提供重要背景。
为什么重要
按区域细分有助于识别周期时间、合规要求或流程路径方面的地理差异,这对全球化企业至关重要。
获取位置
通常是Agreement对象上的自定义字段,也可能根据关联的Account或User对象推导。
示例
北美EMEAAPACLATAM
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合同相对方名称
CounterpartyName
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参与合同的外部一方、公司或个人的名称。 | ||
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说明
Counterparty Name用于标识协议的另一签署方,通常是客户、供应商或合作伙伴组织。 按合同相对方分析流程指标,可以发现重要模式。例如,某些相对方的协商可能始终耗时更长,或需要更多次修订。这些洞察有助于制定协商策略,并管理与关键业务伙伴的关系。
为什么重要
它支持按外部参与方分析流程差异,帮助识别协商周期更长或修订率更高的客户或供应商。
获取位置
通常是指向Salesforce中Account对象的查找字段,该对象与Conga CLM中的Agreement对象关联。
示例
Global Tech Inc.Innovate Solutions LLCAcme Corporation
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合规状态
ComplianceStatus
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表示合同是否已通过必要的合规审查。 | ||
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说明
Compliance Status跟踪合同遵循内部政策或外部法规的状态,可能包括“未开始”“审查中”“已通过”或“未通过”。 该属性是“合规与义务监控”仪表板及相关KPI的基础。它直接呈现合规遵循情况,确保所有合同在执行或激活前完成并通过必要检查,从而降低法律和财务风险。
为什么重要
它直接衡量对合规规范的遵循情况,帮助识别并降低合同组合中的法律和财务风险。
获取位置
可能是Agreement对象上的自定义选项列表字段,由特定合规活动或审批更新。
示例
已通过需要审核不适用未通过
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审批周期时间
ApprovalCycleTime
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合同处于审批阶段的总时长。 | ||
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说明
Approval Cycle Time是一个计算指标,用于衡量合同进入审批流程(例如“内部审查开始”)到获得最终内部批准之间的时长,并汇总所有相关审批步骤的耗时。 该属性是“合同审批周期时间”仪表板和“平均合同审批时间”KPI的主要衡量指标。它提供整个审批工作流的高层效率视图,便于跟踪目标达成情况并识别系统性延误。
为什么重要
该KPI直接衡量审批工作流的效率,帮助识别并解决合同生命周期关键阶段的延误。
获取位置
这是一个计算指标,通过计算每份合同首次审批活动与最终审批活动之间的时间差得出。
示例
259200604800432000
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是否返工
IsRework
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用于表示某项活动是否属于返工循环的计算标记。 | ||
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说明
Is Rework是一个布尔标记。当活动表示流程回退时,该标记设为“true”,例如法务审查后返回“合同已起草”阶段。它不是源系统中的字段,而是在数据转换过程中为流程挖掘计算得出。 该标记对于量化流程低效非常有价值。它直接支持“合同返工率”KPI,并帮助在流程图中呈现流程循环。识别返工频率及其原因,是许多流程改进项目的主要目标。
为什么重要
该计算标记通过突出显示属于低效返工循环的活动,便于量化和分析流程低效。
获取位置
该属性不在源系统中,而是由流程挖掘工具或ETL层根据活动顺序计算得出。
示例
truefalse
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续签日期
RenewalDate
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启动合同续签流程的目标日期。 | ||
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说明
Renewal Date是计算得出或手动设置的日期,表示合同续签流程应开始的时间。通常设定在Expiration Date之前的一段时间,例如提前90天。 该属性有助于团队有效管理续签管道。它可用于触发提醒并自动执行合同续签相关任务,确保流程有充足的提前量启动,是“及时续签率”KPI的重要组成部分。
为什么重要
它为续签活动提供触发时间点,帮助确保合同按时续签,并支持主动的生命周期管理。
获取位置
可能是基于Expiration Date的自定义公式字段,也可能是Conga CLM中Agreement对象上的独立日期字段。
示例
2025-10-022026-04-012024-05-17
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负责人部门
OwnerDepartment
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合同负责人所属的部门,例如“销售”“法务”或“采购”。 | ||
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说明
Owner Department属性指定合同负责人所属的业务职能,通常根据系统中的用户档案推导。 这是一个强大的分析维度,可比较不同部门的流程绩效,帮助判断法务部门是否构成瓶颈、销售团队是否遵循不同流程,或某些部门的周期时间是否明显更长。这些洞察对于跨职能流程改进非常有价值。
为什么重要
它支持按业务职能分析流程,揭示销售和法务等部门之间的绩效差异和瓶颈。
获取位置
通常从Salesforce的User对象获取,并通过Agreement对象上的Contract Owner字段关联。
示例
销售法务采购财务
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合同管理活动
| 活动 | 说明 | ||
|---|---|---|---|
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合同已到期
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表示合同未续签或终止,在达到到期日时自然结束生命周期。该事件不会被明确记录,而是根据合同数据推导。 | ||
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为什么重要
此活动定义合同生命周期的计划结束时间。分析已到期合同有助于了解续签机会和整体合同组合管理情况。
获取位置
这是一个计算事件。当系统日期超过Contract对象中的“合同结束日期”或“到期日期”字段,且状态仍为“有效”时,活动即发生。
采集
通过比较“合同结束日期”字段与当前日期推导。
事件类型
calculated
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合同已执行或签署
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这是关键活动,表示所有相关方均已依法签署合同,使其成为具有约束力的协议。与Conga CLM集成的电子签名解决方案,例如Conga Sign,会创建带有明确时间戳的事件。 | ||
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为什么重要
该活动表示签署前流程已成功完成,是“合同执行率”等绩效指标的关键里程碑,通常也被视为主要的“happy path”结束事件。
获取位置
从集成电子签名工具的审计轨迹或状态中获取。系统会记录最终“已完成”或“已签署”状态及精确时间戳。
采集
通过集成电子签名服务API或状态对象记录完成事件。
事件类型
explicit
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合同已激活
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表示合同正式生效并在组织内开始执行,触发相关义务和权益。通常可根据状态从“已执行”变更为“有效”推断。 | ||
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为什么重要
该活动标志着签署后生命周期开始,也是义务管理和绩效监控的触发点。
获取位置
根据Contract对象的状态字段历史推断。状态变更为“有效”或等效术语时记录该事件的时间戳。
采集
识别状态从“已执行”变更为“有效”的时间戳。
事件类型
inferred
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合同已终止
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此活动表示合同在到期日前因特定操作提前结束。通过将合同状态变更为“已终止”来记录。 | ||
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为什么重要
作为关键结束状态,终止事件有助于了解合同失败率及取消原因。它为流程提供明确但通常偏负面的结论。
获取位置
根据Contract对象的状态字段历史推断。事件时间戳是状态更新为“已终止”或“已取消”的时间。
采集
记录状态变更为“已终止”的时间戳。
事件类型
inferred
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合同申请已启动
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该活动标志着合同生命周期正式开始,表示系统中创建了新的合同记录。通常,当用户在Conga CLM中创建新的Contract对象时,系统会记录这一明确事件。 | ||
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为什么重要
作为每份合同的起点,该活动对于衡量端到端周期时间至关重要,也支持分析合同启动的数量和类型。
获取位置
该事件取自Salesforce平台中Contract记录的创建日期和时间戳,Conga CLM正是基于该平台构建的。通常还会记录创建该记录的用户。
采集
跟踪主Contract对象的创建事件。
事件类型
explicit
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已获得内部审批
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该里程碑表示合同已获得所有必要的内部审批,可以执行。通常,这是多阶段Salesforce Approval Process中的最后一步。 | ||
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为什么重要
这是结束内部审查和审批周期的关键里程碑,也是衡量“平均合同审批时间”KPI的终点。
获取位置
从Contract对象的Salesforce Approval History相关列表中获取。该事件的时间戳为流程中最终“已批准”状态的时间。
采集
记录关联审批流程中最终审批步骤的时间戳。
事件类型
explicit
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法务审查已完成
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该活动表示法务部门已完成合同审查。它可以作为工作流中的明确审批步骤记录,也可以根据“法务审查完成”等状态变更推断。 | ||
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为什么重要
单独识别法务审查阶段对于分析常见瓶颈至关重要。这有助于支持“平均法务审查时间”KPI,并优化法务部门资源配置。
获取位置
如果使用Salesforce Approvals,可以在审批历史相关列表中记录该事件。也可以根据Contract对象的状态变更推断。
采集
记录状态变更为“法务审查完成”或法务队列最终审批步骤的时间戳。
事件类型
inferred
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内部审查已开始
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表示起草完成的合同已提交给内部相关人员审查,例如财务人员或业务部门经理。通常可根据状态变更为“内部审查中”或类似状态推断。 | ||
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为什么重要
该活动是衡量内部审查周期时间的起点,有助于识别合同等待审查的时长以及审查流程本身所需的时间。
获取位置
根据Contract对象的状态字段历史推断。当状态变更为表示内部审查阶段开始的状态时,为该事件记录时间戳。
采集
记录合同状态变更为“内部审查”或等效状态时的时间戳。
事件类型
inferred
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合同已修订
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在谈判期间,每次签入或上传合同文件的新版本时都会发生该活动。Conga CLM的版本控制功能会为每个文件版本创建记录。 | ||
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为什么重要
跟踪修订频率有助于量化谈判强度,并支持“修订迭代次数”KPI,还可以发现过于复杂的合同或困难的谈判。
获取位置
从存储在Conga CLM中的合同文件版本历史记录中获取。发送给交易对手后创建的每个新版本都是一个独立事件。
采集
每当创建新文件版本且主版本号发生变化时,记录一个事件。
事件类型
explicit
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合同已发送给交易对手
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表示将合同文件发送给外部方进行审查和谈判的明确操作。Conga CLM通常提供“发送谈判”这一具体操作,并记录相应事件。 | ||
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为什么重要
该活动标志着流程从内部处理转入外部谈判,也是衡量谈判周期时间的起点。
获取位置
通常记录为与Contract关联的Activity或Task记录,且往往由系统操作自动创建。
采集
识别“发送谈判”或“发送给交易对手”的事件日志。
事件类型
explicit
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合同已续签
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表示合同成功续签,生命周期得到延长。可通过原合同的状态变更,或创建标记为续签的新合同记录来记录。 | ||
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为什么重要
跟踪续签对于保持收入和业务连续性至关重要,并支持“及时续签率”KPI。这表示合同生命周期取得积极结果。
获取位置
可根据状态变更为“已续签”推断。或者,如果创建了新合同记录,则以新记录的创建为依据,且其中“续签对象”字段指向旧合同。
采集
识别状态变更为“已续签”,或创建新的关联合同记录。
事件类型
inferred
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合同已起草
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表示初始合同文件编写完成。通常可根据合同记录中的状态变更推断,例如从“已申请”变更为“起草中”或“审查中”。 | ||
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为什么重要
跟踪该活动有助于衡量初始起草所用时间。此处延迟可能表明模板、数据收集或资源分配存在问题。
获取位置
根据Contract对象的状态字段历史推断。查找状态变更为“内部审查”等起草完成后状态时的时间戳。
采集
识别从“草稿”变更为工作流中下一个合理状态的状态变更。
事件类型
inferred
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已完成合规审查
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合同激活后的活动,用于根据合规要求或法规审查合同。相关任务或检查清单项目标记为完成时,可能会记录该活动。 | ||
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为什么重要
此活动对于监控治理和风险管理至关重要。通过跟踪这些检查是否执行以及执行时间,支持“合规审查遵循率”KPI。
获取位置
通常可根据相关Task的完成情况,或与Contract关联的自定义“合规审查”对象推断。该记录的完成日期作为事件时间戳。
采集
记录定期任务或相关合规记录的完成日期。
事件类型
inferred
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已收到交易对手审批
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表示外部方已同意条款并准备签署。通常通过手动更新状态记录,也可以在使用门户时从门户中获取。 | ||
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为什么重要
这标志着主动谈判阶段结束,是衡量“平均谈判周期时间”和预测合同执行时间的关键事件。
获取位置
最可能根据Contract对象的状态变更推断,例如变更为“等待签署”。该状态由合同负责人手动更新。
采集
记录状态变更为“交易对手已批准”或“待签署”时的时间戳。
事件类型
inferred
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申请修订
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表示正式变更现有有效合同的流程开始。通常通过创建与原合同关联的新“修订”记录来记录。 | ||
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为什么重要
修订代表显著的流程变体。分析其频率和周期时间,有助于发现原合同范围界定或业务需求变化方面的问题。
获取位置
取自新建“修订”对象或类似命名对象的创建日期,该对象通过查找关系关联至主Contract对象。
采集
跟踪与合同关联的“修订”记录创建事件。
事件类型
explicit
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提取指南
释放效率:立即优化合同管理
立即优化工作流,将合同周期时间缩短30%。
无需信用卡,几分钟即可完成设置