您的合同管理数据模板

Conga CLM
您的合同管理数据模板

您的合同管理数据模板

此模板为收集优化合同管理流程所需的关键数据提供了清晰指引,涵盖核心属性、需要跟踪的重要活动,以及数据提取建议。按照这些建议准备数据,您可以高效开展全面的流程分析,发现有价值的洞察。
  • 建议收集的属性
  • 需要跟踪的关键活动
  • 数据提取指南
刚接触事件日志?了解 如何创建流程挖掘事件日志.

合同管理属性

以下是事件日志建议包含的数据字段,有助于全面分析合同管理并识别关键绩效指标。
5 必填 6 建议填写 8 选填
名称 说明
事件时间戳
EventTimestamp
活动开始或发生的准确日期和时间。
说明

事件时间戳记录特定活动发生的时刻,为还原每份合同的流程顺序提供依据。所有基于时间的流程挖掘分析都离不开时间戳。

此属性用于计算活动间的持续时间、案例整体周期时间和等待时间。它对于识别瓶颈、监控SLA执行情况以及了解合同管理流程的时间特征至关重要,也是案例内事件排序的主要依据。

重要性

它提供事件的时间顺序,是计算各类时长指标、发现瓶颈和了解流程绩效的基础。

获取途径

此数据通常来自相关任务或事件对象的历史跟踪字段(如“CreatedDate”),也可能来自主Contract对象中的特定日期字段。

示例
2023-04-15T10:05:00Z2023-05-20T14:30:00Z2023-06-01T09:00:00Z
合同ID
ContractId
每份合同协议的唯一标识符,也是主要案例标识符。
说明

合同ID是明确的案例标识符,可关联单份合同生命周期中的所有事件和活动。借助它,您可以端到端跟踪合同从最初申请、起草、谈判和签署,到最终终止或续约的全过程。

在流程挖掘分析中,每个事件都必须关联合同ID,才能还原每份合同的完整历程。这有助于全面了解整个流程,分析周期时间、识别瓶颈,并监控单份合同或合同细分群体的一致性。

重要性

这是追踪合同完整生命周期的关键字段,可将相关活动关联到同一案例,为各项流程挖掘分析提供基础。

获取途径

这通常是Conga CLM中主Agreement或Contract对象的主键,名称可能类似“Apttus_Config2__AgreementId__c”。

示例
a015g00000_12345a015g00000_67890a015g00000_ABCDE
活动名称
ActivityName
合同生命周期中发生的具体业务事件或任务名称。
说明

活动名称用于描述合同管理流程中的步骤或里程碑,例如“完成合同草稿”“完成法律审核”或“签署合同”。此属性用于构建流程图,展示各项操作的先后顺序。

分析此属性可呈现流程走向,识别常见路径和替代路径,并帮助衡量各项活动的发生频率。它也是计算流程一致性、返工情况以及不同阶段间周期时间等KPI的基础。

重要性

它定义了流程的各个步骤,构成流程图的基础,并支持对工作流、偏差和活动频率进行分析。

获取途径

通常通过映射Conga CLM中Contract对象的状态变化、已完成任务或记录的特定事件得出。

示例
完成合同草稿完成法律审核签署合同续约合同
数据最近更新时间
LastDataUpdateTimestamp
表示此记录的数据最近一次从源系统刷新时间的时间戳。
说明

此属性记录最近一次从Conga CLM提取数据的日期和时间。它是重要的元数据,有助于了解分析数据的新鲜度,并确保决策基于最新信息。

在仪表板和报告中,此时间戳可让用户了解数据的时效性。它对于数据治理以及管理用户对洞察时效性的预期也至关重要。

重要性

此时间戳反映数据的新鲜度,确保分析和决策所依据的时间范围清晰且符合要求。

获取途径

这是一个元数据字段,通常由ETL(提取、转换、加载)工具或脚本在数据导入过程中生成并填充。

示例
2024-07-20T02:00:00Z2024-07-21T02:00:00Z
源系统
SourceSystemName
标识数据提取自哪个源系统。
说明

此属性用于标明事件数据所属的记录系统,本例中为Conga CLM。它对于数据治理和追溯至关重要,尤其是在数据可能来自多个系统的环境中。

在单系统分析中,此属性看似固定,但它能提供重要的数据来源信息,有助于确保数据完整性并排查数据提取问题。当合同数据与CRM或ERP等其他系统的数据合并时,此属性尤为重要。

重要性

它为数据沿袭和治理提供必要背景,明确流程数据的来源,有助于验证数据并建立信任。

获取途径

通常在数据提取和转换(ETL)过程中添加固定值,用于标记数据集的来源。

示例
Conga CLMCongaCLM-ProdSalesforce-CongaCLM
事件结束时间
EventEndTime
活动完成的具体日期和时间。
说明

事件结束时间标记特定任务或流程步骤的完成时间。与事件时间戳(开始时间)结合使用,可精确计算每项活动的处理时间。

此属性对于绩效分析至关重要,可用于衡量每个步骤所需的时间,帮助识别耗时最长的活动。与仅使用下一事件的开始时间相比,它还能更准确地反映资源利用情况和效率。

重要性

此属性可精确计算活动处理时间,对于识别按时长划分的瓶颈和分析资源效率至关重要。

获取途径

此时间戳通常位于与主合同相关的任务或活动对象中,例如“CompletedDate”或“ActualEndDate”字段。

示例
2023-04-15T18:35:00Z2023-05-21T11:00:00Z2023-06-01T17:45:00Z
到期日期
ExpirationDate
合同预定到期的日期。
说明

到期日期是标记合同期限结束的关键日期字段,对于合同签署后的生命周期管理至关重要。

此属性是“即将续约和到期”仪表板及“按时续约率”KPI的关键数据。分析此日期有助于组织主动管理合同到期情况,及时启动续约流程,避免服务或收入意外中断。

重要性

此日期对于主动管理合同至关重要。跟踪即将到期合同的仪表板有助于避免错过续约和收入损失。

获取途径

这通常是Agreement对象中的标准日期字段,例如“Apttus_Config2__EndDate__c”。

示例
2025-12-312026-06-302024-08-15
合同状态
ContractStatus
合同当前所处的生命周期阶段,例如“草稿”“审批中”或“已签署”。
说明

合同状态表示合同当前所处的生命周期阶段,反映合同在特定时点的状态,与基于事件的活动名称不同。

事件日志显示过去活动的先后顺序,状态则说明合同当前的进展情况。您可以据此筛选案例,例如只分析当前活跃的合同,或调查大量合同为何停留在“审批中”。状态信息可补充活动数据。

重要性

可概览合同当前所处阶段,便于筛选和分析活跃案例,并了解流程状态的分布情况。

获取途径

这通常是Agreement对象中的标准选项列表字段,字段名可能为“Apttus_Config2__Status__c”或“Apttus_Config2__Status_Category__c”。

示例
草稿内部审核中已签署已过期
合同类型
ContractType
合同的分类,例如NDA、MSA或SOW。
说明

合同类型是用于按法律用途或性质对合同进行分组的分类属性。常见类型包括保密协议(NDA)、主服务协议(MSA)和工作说明书(SOW)。

此维度是比较分析的基础。您可以按合同类型筛选流程图,查看不同类型的合同是否遵循不同路径或具有不同的周期时间。这有助于区分特定合同类型所需的流程差异与真正的流程偏差。

重要性

可按合同类别细分流程,比较不同类别(如NDA和MSA)的工作流、周期时间和瓶颈。

获取途径

这通常是Agreement对象中的选项列表或查找字段,字段名可能为“Apttus_Config2__Contract_Type__c”或类似名称。

示例
保密协议(NDA)主服务协议(MSA)工作说明书(SOW)
合同负责人
ContractOwner
负责在合同整个生命周期内管理合同的用户或员工。
说明

合同负责人是承担合同主要管理责任的人员,通常负责起草、谈判,并确保合同顺利通过审批流程。

按合同负责人分析流程绩效,可以发现效率、标准流程遵循情况和工作量分配方面的差异。这有助于识别最佳实践、培训需求以及资源分配可能存在的不均衡,是绩效和生产力分析的重要维度。

重要性

可按用户分析绩效,帮助识别表现突出的人员、培训机会和工作量分配问题。

获取途径

这可能是Conga CLM主Agreement对象中的用户查找字段,通常名为“OwnerId”或自定义字段“Contract_Owner__c”。

示例
Alice JohnsonRobert ChenMaria Garcia
合同金额
ContractValue
合同所涉及的总金额。
说明

合同金额表示协议的财务价值。根据业务场景,它可以是合同总额、年度经常性收入或其他关键财务指标。

分析此属性对于基于价值优化流程至关重要。您可以优先呈现高价值合同,并了解高价值合同是否处理得更快,或是否更容易滞留在某些阶段。此属性也是“合同金额吞吐量分析”仪表板的关键数据。

重要性

可按价值开展分析,帮助您优先改进高价值合同的流程,并了解这些改进对业务的影响。

获取途径

这通常是Conga CLM中Agreement对象的货币字段,例如“Apttus_Config2__Total_Contract_Value__c”。

示例
500002500001200000
业务单元
BusinessUnit
合同所属的组织内具体业务单元。
说明

业务单元属性将合同归属到公司的特定部门或业务板块,例如“企业软件”或“消费硬件”。这样可以更细致地分析组织不同部分的合同管理流程。

按业务单元分析,可以了解不同部门是否采用独特的流程变体、绩效水平或合同类型。这对于希望统一流程,同时兼顾各业务单元合理需求的大型组织很有价值。

重要性

可按组织部门细分流程绩效,突出公司各部门在效率或流程方面的差异。

获取途径

这可能是Agreement对象中的自定义字段,也可能取自合同负责人的用户资料。

示例
北美销售欧洲、中东和非洲服务亚太产品部门
交易对方名称
CounterpartyName
参与合同的外部一方、公司或个人的名称。
说明

交易对方名称用于标识协议的另一签署方,通常是客户、供应商或合作伙伴组织。

按交易对方分析流程指标,可以发现重要规律。例如,与某些交易对方的谈判可能总是耗时更长,或需要更多轮修改。这些洞察有助于制定谈判策略,并更好地管理与重要业务伙伴的关系。

重要性

可按外部交易方分析流程差异,帮助识别哪些客户或供应商的谈判周期更长、修改次数更多。

获取途径

这通常是指向Salesforce中Account对象的查找字段,该对象与Conga CLM中的Agreement对象相关联。

示例
Global Tech Inc.Innovate Solutions LLCAcme Corporation
合规状态
ComplianceStatus
表示合同是否已通过必要的合规审查。
说明

合规状态用于跟踪合同是否符合内部政策或外部法规,可能包括“尚未开始”“审核中”“已通过”或“未通过”等值。

此属性是“合规与义务监控”仪表板及相关KPI的重要数据。它能直接呈现合规情况,确保所有合同在签署或生效前完成并通过必要检查,从而降低法律和财务风险。

重要性

可直接衡量合规规程的遵循情况,帮助识别并降低合同组合中的法律和财务风险。

获取途径

这可能是Agreement对象中的自定义选项列表字段,由特定的合规活动或审批更新。

示例
已通过需要审核不适用未通过
地区
Region
与合同相关的地理区域,例如“北美”或“欧洲、中东和非洲”。
说明

地区属性表示与合同相关的地理区域,可能依据交易对方所在地、销售区域或适用法律确定。

此属性可用于分析合同流程的地缘差异,帮助回答诸如“欧洲、中东和非洲地区的合同是否因法规不同而审批时间更长?”或“亚太地区合同的红线修改比例是否更高?”等问题,为全球运营提供重要背景信息。

重要性

按地区细分有助于识别周期时间、合规要求或流程路径上的地域差异,这对全球化企业至关重要。

获取途径

这通常是Agreement对象中的自定义字段,也可能取自关联的Account或User对象。

示例
北美欧洲、中东和非洲亚太拉丁美洲
审批周期时间
ApprovalCycleTime
合同在审批阶段所用的总时间。
说明

审批周期时间是一个计算指标,用于衡量合同从进入审批流程(例如“内部审核开始”)到获得最终内部批准所需的时间。该指标汇总所有相关审批步骤的耗时。

此属性是“合同审批周期时间”仪表板和“合同平均审批时间”KPI的主要衡量指标。它能概览整个审批工作流的效率,便于跟踪目标达成情况并识别系统性延误。

重要性

此KPI直接衡量审批工作流的效率,帮助识别并解决合同生命周期关键阶段的延误。

获取途径

这是一个计算指标,根据每份合同首次审批活动与最终审批活动之间的时间差得出。

示例
259200604800432000
是否返工
IsRework
用于标记某项活动是否属于返工循环的计算标记。
说明

“是否返工”是一个布尔标记。如果某项活动代表流程回退,例如法务审核后返回“合同草拟完成”阶段,该标记就会设为“true”。它不是源系统中的字段,而是在为流程挖掘转换数据时计算得出。

此标记对于量化流程低效非常有用。它直接支持“合同返工率”KPI,并有助于在流程图中呈现流程循环。识别返工的频率和原因,是许多流程改进项目的主要目标。

重要性

此计算标记可突出显示属于无效返工循环的活动,便于量化和分析流程低效问题。

获取途径

源系统中没有此属性。它由流程挖掘工具或ETL层根据活动顺序计算得出。

示例
truefalse
续约日期
RenewalDate
启动合同续约流程的目标日期。
说明

续约日期是计算得出或手动设置的日期,用于指明应何时启动合同续约流程。通常会设在到期日期之前一段时间,例如90天。

此属性有助于团队有效管理续约机会。您可以用它触发提醒并安排合同续约相关任务,确保流程有充足的准备时间。它也是“按时续约率”KPI的关键要素。

重要性

此日期可作为启动续约活动的时间点,帮助确保合同按时续约,并支持主动管理合同生命周期。

获取途径

这可能是根据到期日期计算的自定义公式字段,也可能是Conga CLM中Agreement对象的独立日期字段。

示例
2025-10-022026-04-012024-05-17
负责人所属部门
OwnerDepartment
合同负责人所属的部门,例如“销售”“法务”或“采购”。
说明

负责人所属部门属性用于标明合同负责人所属的业务职能,通常取自系统中的用户资料。

此维度适用于比较不同部门的流程绩效。它有助于判断法务部门是否形成瓶颈、销售团队是否遵循不同流程,或某些部门的周期时间是否明显更长。这些洞察对跨职能流程改进项目很有价值。

重要性

可按业务职能分析流程,揭示销售、法务等部门之间的绩效差异和瓶颈。

获取途径

此数据通常取自Salesforce的User对象,并通过Agreement对象中的合同负责人字段关联。

示例
销售法务采购财务
必填 建议填写 选填

合同管理活动

以下是事件日志建议记录的关键流程步骤和里程碑,可帮助您准确发现流程并识别瓶颈。
7 建议填写 8 选填
活动 说明
发起合同申请
此活动标志着合同生命周期正式开始,表示系统中创建了一条新的合同记录。通常,用户在Conga CLM中创建新的Contract对象时,系统会记录相应事件。
重要性

这是每份合同的起点,也是衡量端到端周期时间的基础。通过此活动还可分析合同发起量及合同类型。

获取途径

此事件取自Conga CLM所基于的Salesforce平台中Contract记录的创建日期和时间戳。通常也会记录创建该记录的用户。

采集

跟踪主Contract对象的创建事件。

事件类型 explicit
合同到期
表示合同未续约或终止,并在到期日自然结束生命周期。此事件不会被明确记录,而是根据合同数据推导得出。
重要性

此活动标记合同生命周期的计划结束时间。分析到期合同有助于了解续约机会并管理整体合同组合。

获取途径

这是一个计算得出的事件。当系统日期晚于Contract对象中的“合同结束日期”或“到期日期”,且合同状态仍为“活跃”时,即视为发生此活动。

采集

将“合同结束日期”字段与当前日期进行比较后推导。

事件类型 calculated
完成内部审批
此里程碑表示合同已获得所有必要的内部审批,可以进入签署阶段。这通常是Salesforce多阶段审批流程的最后一步。
重要性

这是结束内部审核和审批周期的关键里程碑,也是衡量“平均合同审批时间”KPI的终点。

获取途径

可从Contract对象相关列表中的Salesforce审批历史记录获取。该事件的时间戳对应流程中最终的“已批准”状态。

采集

记录关联审批流程中最终审批步骤的时间戳。

事件类型 explicit
完成法律审核
此活动表示法务部门已完成合同审核。可通过工作流中的明确审批步骤记录,也可根据状态变为“法律审核已完成”等情况推断。
重要性

单独分析法律审核阶段至关重要,因为该阶段常常形成瓶颈。相关数据可用于计算“平均法律审核时间”KPI,并帮助优化法务部门的资源配置。

获取途径

如果使用Salesforce审批,可在相关列表中的审批历史记录里查看此事件。也可根据Contract对象的状态变化推断。

采集

记录状态变为“法律审核已完成”或法务审批队列中最终审批步骤完成时的时间戳。

事件类型 inferred
激活合同
表示合同在组织内生效并开始执行,触发相应义务和权益。通常可根据状态从“已签署”变为“活跃”推断。
重要性

此活动标志着签署后生命周期的开始,是启动义务管理和绩效监控的触发点。

获取途径

可根据Contract对象的状态字段历史记录推断。状态变为“活跃”或等效状态时的时间戳即为该事件时间。

采集

识别状态从“已签署”变为“活跃”时的时间戳。

事件类型 inferred
签署合同
此关键活动表示所有各方均已依法签署合同,使其成为具有约束力的协议。与Conga CLM集成的电子签名解决方案(如Conga Sign)会生成带时间戳的明确事件。
重要性

此活动表示签署前流程已顺利完成,也是“合同签署率”等绩效指标的重要里程碑。通常将其视为理想路径的主要结束事件。

获取途径

可从集成电子签名工具的审计跟踪记录或状态中获取。系统会记录最终的“已完成”或“已签署”状态及精确时间戳。

采集

从集成电子签名服务的API或状态对象中记录完成事件。

事件类型 explicit
终止合同
此活动表示合同在到期日前提前结束,通常由特定操作触发。合同状态变为“已终止”时会记录此事件。
重要性

终止事件是重要的流程终点,有助于了解合同失败率和取消原因。它为流程提供明确的结论,尽管结果往往并不理想。

获取途径

可根据Contract对象的状态字段历史记录推断。状态更新为“已终止”或“已取消”时的时间戳即为事件时间。

采集

记录状态变为“已终止”时的时间戳。

事件类型 inferred
修订合同
谈判期间,每次签入或上传合同文件的新版本时都会发生此活动。Conga CLM的版本控制功能会为每个文件版本创建记录。
重要性

跟踪修订次数有助于量化谈判强度,并计算“合同修订次数”KPI。该指标还可帮助发现条款过于复杂或谈判难度较大的合同。

获取途径

可从Conga CLM中存储的合同文件版本历史记录中获取。发送给交易对方后创建的每个新版本都对应一个独立事件。

采集

每当创建的文件版本主版本号发生变化时,记录一个事件。

事件类型 explicit
发起修订申请
表示正式变更现有有效合同的流程开始。通常通过创建与原合同关联的新“修订”记录来记录。
重要性

合同修订代表显著的流程变化。分析修订频率和周期时间,有助于发现原合同范围界定不当或业务需求变化等问题。

获取途径

可根据新建“修订”对象或类似对象的记录日期获取,该对象通过查找关系关联到主Contract对象。

采集

跟踪与合同关联的“修订”记录创建事件。

事件类型 explicit
完成合同草稿
表示初始合同文件已完成起草。通常可根据合同记录的状态变化推断,例如从“已申请”变为“起草中”或“审核中”。
重要性

跟踪此活动有助于衡量初稿起草所需时间。此处的延误可能表明模板、数据收集或资源分配存在问题。

获取途径

可根据Contract对象的状态字段历史记录推断。查找状态变为起草完成后的状态(例如“内部审核”)时对应的时间戳。

采集

识别状态从“草稿”变为工作流中下一合理状态的记录。

事件类型 inferred
完成合规审核
合同激活后,需根据合规要求或法规对合同进行审核。相关任务或清单项标记为完成时,系统可能会记录此活动。
重要性

此活动对于监控治理和风险管理至关重要。通过跟踪一致性检查是否执行及其执行时间,可衡量“一致性审核遵循率”KPI。

获取途径

通常可根据与Contract关联的Task完成情况,或自定义“合规审核”对象推断。该记录的完成日期即为事件时间戳。

采集

记录定期任务或相关合规记录的完成日期。

事件类型 inferred
将合同发送给交易对方
表示将合同文件发送给外部交易对方审核和谈判的明确操作。Conga CLM通常提供专门的“发送谈判”操作,并记录该操作。
重要性

此活动标志着流程从内部处理转入外部谈判,也是衡量谈判周期时间的起点。

获取途径

通常会记录为与Contract关联的Activity或Task记录,且往往由系统操作自动创建。

采集

查找“发送谈判”或“发送给交易对方”事件日志。

事件类型 explicit
开始内部审核
表示合同草稿已提交给内部相关人员审核,例如财务人员或业务单元经理。通常可根据状态变为“内部审核中”或类似状态推断。
重要性

此活动是衡量内部审核周期时间的起点。它有助于了解合同等待审核的时长,以及审核流程本身所需的时间。

获取途径

可根据Contract对象的状态字段历史记录推断。状态变为表示内部审核阶段开始的状态时,系统会记录事件时间戳。

采集

记录合同状态变为“内部审核”或等效状态时的时间戳。

事件类型 inferred
收到交易对方批准
表示外部交易对方已同意合同条款并准备签署。通常通过手动更新状态记录,也可从所用门户获取。
重要性

此活动标志着主动谈判阶段结束,是衡量“平均谈判周期时间”和预测合同签署时间的关键事件。

获取途径

通常可根据Contract对象的状态变化推断,例如状态变为“等待签署”。合同负责人会手动更新此状态。

采集

记录状态变为“交易对方已批准”或“待签署”时的时间戳。

事件类型 inferred
续约合同
表示合同成功续约,生命周期得以延长。可通过原合同的状态变化记录,也可通过创建标记为续约的新合同记录来记录。
重要性

跟踪续约对留存收入和业务连续性至关重要,也可用于衡量“按时续约率”KPI。续约标志着合同生命周期取得积极结果。

获取途径

可根据状态变为“已续约”推断。也可在创建新合同记录时,根据其“续约对象”字段指向原合同来识别。

采集

识别状态变为“已续约”或创建关联的新合同记录。

事件类型 inferred
建议填写 选填

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