您的应收账款数据模板

通用流程挖掘模板
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通用流程挖掘模板

这是适用于应收账款的通用流程挖掘数据模板。使用针对具体系统的模板,可获取更有针对性的指导。

选择具体系统
  • 跟踪发票生命周期所需的关键数据字段
  • 标准化的活动定义,确保流程梳理口径一致
  • 可扩展的结构,兼容任意财务管理工具
刚接触事件日志?了解 如何创建流程挖掘事件日志.

应收账款属性

本节介绍建议纳入事件日志的数据字段,帮助您全面分析开票流程。
5 必填 8 建议填写 2 选填
名称 说明
事件时间戳
EventTime
活动发生的具体日期和时间。
说明

此属性记录操作在源系统中发生的确切时间,对于确定案例内事件的先后顺序至关重要。

分析人员利用这些数据计算流程步骤之间的处理时长,例如从发送发票到过账付款所需的时间。数据还可用于计算特定活动的持续时间,并发现现金回收周期中的延误。

重要性

这是排列事件顺序和计算持续时间所必需的开始时间戳。

获取途径

可在系统日志、交易录入时间戳或更改历史表中找到。

示例
2023-10-01T14:30:00Z2023-10-05T09:15:00Z2023-11-01T16:45:00Z
发票编号
InvoiceId
特定发票或账单单据的唯一标识符。
说明

此属性是应收账款流程的基本案例标识符,用于区分不同的账单交易,并作为跟踪应收款从创建到结清整个生命周期的主键。

在流程挖掘分析中,此属性用于将发票创建、更新、争议和付款等相关事件归入同一案例。分析人员据此可以查看特定账单的端到端流程,并在交易层面计算绩效指标。

重要性

这是重建流程顺序所必需的案例ID。

获取途径

通常位于交易抬头表或应收账款明细账主表中。

示例
INV-2023-001900004321US-10234B55432
数据最近更新时间
LastDataUpdate
指示数据提取或刷新的时间戳。
说明

此属性记录流程挖掘应用中的数据集最近一次更新时间,作为元数据告知用户分析所用数据的新鲜度。

它有助于分析人员判断当前查看的是实时数据,还是之前某个时期的快照。这对于准确报告至关重要,也能确保决策依据是最新可用信息。

重要性

用于了解数据延迟和可靠性。

获取途径

由数据管道或ETL工具在运行时生成。

示例
2023-11-15T00:00:00Z2023-11-16T08:00:00Z
活动名称
ActivityName
发票相关事件或操作的说明。
说明

此属性用于定义发票生命周期中发生的具体步骤或状态变更,例如创建发票、过账付款、发起争议或开具贷项通知单。

通过分析这些活动的顺序,流程挖掘工具可以重建流程图,帮助组织发现瓶颈、返工循环(例如反复更新争议)以及偏离标准催收流程的情况。

重要性

这是定义流程步骤所必需的活动字段。

获取途径

可在交易日志、更改凭证或状态历史表中找到。

示例
发票已创建已收到付款已提出争议已发送催款函
源系统
SourceSystem
数据来源系统的名称或标识符。
说明

此属性用于标识提取记录所来自的软件应用或环境,例如SAP、Oracle或HighRadius。在包含多个ERP系统的复杂环境中,它有助于区分数据来源。

比较不同地区或业务单元的流程绩效时,此属性尤其有用,因为这些部门可能使用不同的底层技术。它还能确保数据可追溯至来源。

重要性

在多系统环境中筛选和验证数据时必不可少。

获取途径

通常在ETL过程中作为静态字符串添加。

示例
SAP_ECC_NAOracle_CloudNetSuite_GlobalHighRadius_Prod
业务单元
BusinessUnit
开具发票的内部部门、子公司或公司代码。
说明

此属性表示企业内部拥有应收款的组织实体。在SAP等系统中,它对应公司代码;在NetSuite中,则对应子公司。

此属性支持比较不同分支机构或部门的情况。管理层可以据此对组织各部门的催收绩效、标准流程执行情况和DSO指标进行对标。

重要性

支持对比不同组织部门的绩效。

获取途径

可在发票抬头或财务会计凭证抬头中找到。

示例
US01欧洲、中东和非洲地区运营部子公司A1000
争议原因
DisputeReason
说明发票为何受到质疑的类别或代码。
说明

此属性记录客户拒绝支付部分或全部发票款项的原因分类。常见原因包括价格错误、货物损坏或缺少单据。

这些数据对于根因分析至关重要。汇总争议原因后,组织可以发现上游流程(如履约或定价)中的系统性问题,这些问题可能导致付款延迟和行政返工。

重要性

有助于找出付款延迟和返工的根本原因。

获取途径

可在争议管理模块或专门的争议案例表中找到。

示例
价格差异货物损坏缺少采购订单重复发票
付款条款
PaymentTerms
约定的付款条件,用于规定付款到期时间。
说明

此属性包含付款期限的代码或说明,例如Net 30、Net 60或立即付款,用于定义合同约定的现金流预期。

分析此属性有助于判断是否遵守标准条款,或销售团队是否为促成交易而给予了不利条款。还可将付款条款与实际付款行为关联起来,检查条款执行情况。

重要性

为到期日提供背景信息,并有助于分析付款条款的执行情况。

获取途径

可在发票抬头或客户主数据中找到。

示例
NT30净60天2%10天内付款,否则30天内付清立即付款
到期日
DueDate
客户应付款的截止日期。
说明

此属性指定销售条款约定的付款截止日期,是判断发票是否未到期、已逾期或拖欠的基准。

分析人员利用此日期计算提前或逾期付款指标。将实际付款日期与到期日进行比较,可以了解客户的付款行为以及催收策略的成效。

重要性

用于计算账龄、逾期情况和付款合规性的基准。

获取途径

可在发票抬头中找到,也可根据基准日期和付款条款计算得出。

示例
2023-12-012023-10-312023-11-15
发票金额
InvoiceAmount
发票的货币总额。
说明

此属性表示向客户收取的款项金额,通常为含税费和附加费的总额。

在分析中,此字段是计算按金额加权的应收账款周转天数(DSO)等财务KPI、识别存在风险的大额应收账款以及确定催收优先级的基础。它还支持按财务影响对流程进行细分。

重要性

对于分析财务影响和优先催收大额款项至关重要。

获取途径

可在发票抬头或会计凭证抬头中找到。

示例
1500.00250.5010000.0045.99
客户名称
CustomerName
对发票负有付款责任的实体或组织名称。
说明

此属性用于标识与发票关联的债务人,支持按客户账户汇总数据。

分析特定客户的付款行为离不开此属性。它有助于识别经常逾期付款或对发票提出争议的重点客户,从而开展有针对性的客户关系管理并制定相应的催收方式。

重要性

支持账户层面的分析,并帮助识别付款问题客户。

获取途径

可在与发票抬头关联的客户主数据表中找到。

示例
Acme公司环球实业科技解决方案有限公司
是否自动执行
IsAutomated
用于标记活动是否在无人干预的情况下执行。
说明

此布尔属性用于区分人工操作和系统驱动的事件。通常可通过将用户ID与已知服务账户列表进行比对来确定。

此属性是计算自动化率的主要依据,有助于组织了解机器人流程自动化(RPA)的投资回报,并发现自动化重复性人工任务的机会,例如现金核销或催款。

重要性

对于衡量数字化转型和流程自动化率至关重要。

获取途径

根据用户ID或特定交易标记得出。

示例
truefalse
结清日期
ClearingDate
发票全额付清或抵销的日期。
说明

此属性记录未清项目在系统中关闭的时间,通常是通过过账付款或贷项通知单完成。该日期标志着这张发票的催收流程结束。

此日期对于计算实际周期时间和应收账款周转天数(DSO)至关重要。它有助于区分未结和已结发票,也可用于衡量现金核销流程的效率。

重要性

对于计算周期时间和实际应收账款周转天数至关重要。

获取途径

可在会计凭证明细项目或状态历史记录中找到。

示例
2023-11-202023-12-052023-10-15
催收人员姓名
CollectorName
负责催收款项的经办人或用户姓名。
说明

此属性用于标识负责管理客户账户并确保收款的具体员工或团队,将人员与流程结果关联起来。

借助此属性,可以分析催收人员的工作效率和成效。管理者可以比较不同催收人员的回款率、付款承诺兑现情况和工作量,以确定培训需求或重新分配客户组合。

重要性

支持分析人员工作效率并对比绩效。

获取途径

可在客户主记录或专门的催收管理表中找到。

示例
张三催收团队A系统经办人
客户细分
CustomerSegment
根据战略价值或风险对客户进行的分类。
说明

此属性将客户划分为重点客户、中小企业、高风险客户或政府机构等类别,通常在主数据中定义。

按此属性细分流程分析,可以了解不同类型客户受到的处理方式。它有助于确认高价值客户是否获得优先服务,以及高风险客户是否得到充分监控。

重要性

支持分析针对不同客户层级制定的策略。

获取途径

可在客户主数据或业务伙伴表中找到。

示例
战略客户零售客户批发客户一级客户
必填 建议填写 选填

应收账款活动

使用这些关键流程步骤和里程碑记录必要的时间戳,以便准确发现应收账款工作流中的流程并识别瓶颈。
7 建议填写 7 选填
活动 说明
争议已创建
创建正式案例或原因代码,表明客户对发票的有效性或金额有异议。此时通常会暂停常规催收工作。
重要性

此事件有助于发现流程瓶颈,并量化因开票错误或质量问题而面临风险的收入。

获取途径

可通过争议管理模块中新建的案例,或状态变为“争议中”来识别。

采集

记录争议案例ID与发票关联,或争议标记设为true时的时间戳。

事件类型 explicit
付款已入账
记录一笔已分配至发票的收款。这是应收账款流程的主要目标。
重要性

这是计算应收账款周转天数(DSO)和评估现金流状况的关键事件。

获取途径

可在付款分配表或现金收款表中找到。

采集

提取与发票编号关联的收款单据时间戳。

事件类型 explicit
发票已创建
在财务系统中首次生成发票记录,并建立应收账款条目。此事件标志着催收生命周期正式开始,也是计算账龄的基准点。
重要性

这是整个流程的锚点事件,用于确定所有周期时间指标和应收账款周转天数的起始时间戳。

获取途径

通常可在ERP系统的交易抬头表或创建日志中找到。

采集

提取唯一发票单据编号的创建时间戳。

事件类型 explicit
发票已发送
通过电子邮件、打印件、EDI或门户将账单发送给客户,意味着付款义务已转交客户。
重要性

计算创建到发送之间的延迟,有助于发现影响现金流的内部处理延误。

获取途径

数据可来自输出管理日志、电子邮件发送记录或EDI状态更新。

采集

找出发票输出状态变为“已发送”或“已完成”的时间戳。

事件类型 explicit
发票已核销
发票未结余额变为零时的最终状态变更。全额付款、贷项抵扣或坏账核销都可能导致此状态。
重要性

此事件标志着案例在系统中的流程彻底结束,用于计算流程总周期时间。

获取途径

发票状态字段变为“已关闭”“已核销”或“已付款”时生成此事件。

采集

找出未结项目状态标记变为已核销的时间戳。

事件类型 inferred
已过付款到期日
当当前日期已超过约定付款到期日且发票仍未结清时,即达到此计算里程碑。此事件标记发票从未逾期状态转为逾期状态。
重要性

此事件对于分析按时付款表现和启动催收策略至关重要。

获取途径

若尚未发生结清事件,则将发票到期日与系统日期进行比较后计算得出。

采集

当系统日期超过“到期日”字段且通用“状态”仍为“未结”时,生成事件。

事件类型 calculated
贷项通知单已入账
开具用于抵减发票余额的贷项通知单。这通常是有效争议、退货或追溯折扣的财务处理结果。
重要性

此事件对于分析收入流失、开票质量和未付款的根本原因至关重要。

获取途径

可在应收账款交易表中找到,单据类型专用于贷项。

采集

通过参考字段将贷项通知单与原始发票关联。

事件类型 explicit
争议已解决
争议调查结束,并决定向客户开具贷项、核销余额或要求客户付款。此事件解除发票的结算阻碍。
重要性

此事件标志着异常处理流程结束,现金周转周期得以继续。

获取途径

争议案例状态变为“已关闭”或“已解决”时记录此事件。

采集

找出争议管理系统中最终状态变更的时间戳。

事件类型 explicit
争议状态已更新
争议案例处理进度发生变化,例如从初步审核转入正式调查。此事件用于跟踪解决团队的工作流。
重要性

此事件可用于分析争议解决周期,并发现调查流程中的停滞环节。

获取途径

数据来自与发票关联的争议案例对象历史日志。

采集

跟踪关联争议案例实体的状态字段变更。

事件类型 inferred
付款已对账
将内部付款记录与外部银行对账单中的明细行匹配,以确认款项已实际到账。
重要性

此事件可区分账面现金与银行到账现金,并揭示收款核销流程中的延误。

获取途径

数据来源包括银行对账模块或现金管理日志。

采集

找出付款单据在银行账簿中标记为已核销或已匹配的时间。

事件类型 explicit
坏账已核销
将剩余发票余额确认为无法收回,并从应收账款账簿中移除。这意味着流程未能成功收款,并造成财务损失。
重要性

此事件对于分析信用流程的总成本和识别高风险客户群体十分重要。

获取途径

数据来自日记账分录或调整交易,其中包含特定的核销原因代码。

采集

筛选与发票关联且分类为核销的调整单据。

事件类型 explicit
已联系客户催收
就未结发票与客户进行沟通,例如发送自动催款函或记录电话沟通。此事件用于跟踪催收团队采取的主动措施。
重要性

此事件对于衡量催收人员的工作效率,以及催收策略对付款速度的影响至关重要。

获取途径

数据来源包括往来记录、CRM活动历史或催款日志。

采集

将客户互动日志或与发票关联的自动催款表中的记录映射为事件。

事件类型 explicit
已记录付款承诺
记录客户承诺在指定日期前支付指定金额。通常由催收人员在成功联系客户后录入。
重要性

此事件有助于了解预期现金流,并衡量客户履行承诺的可靠性。

获取途径

可在催收管理模块或与发票关联的备注字段中找到。

采集

提取发票ID对应的付款承诺日期和金额记录。

事件类型 explicit
部分付款已入账
记录一笔付款,使发票余额减少但仍有剩余欠款。这通常意味着存在争议、客户无力付款或短款。
重要性

标记部分付款有助于分析客户付款行为和流程复杂度。

获取途径

付款交易与发票关联,且付款金额低于未结余额时,记录此事件。

采集

找出已分配金额低于发票未结金额的付款记录。

事件类型 explicit
建议填写 选填

数据提取指南

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