您的费用管理数据模板

Expensify

← 返回改进指南

费用管理属性(20) 费用管理活动(13) 数据提取指南(3)

您的费用管理数据模板

此模板为收集费用管理流程分析所需数据提供清晰指引，列出需要收集的关键属性、需要跟踪的主要活动，以及从Expensify系统提取这些信息的实用方法。您可以据此准备数据，开展流程挖掘分析。

全面分析所需的建议属性
准确发现流程所需跟踪的关键活动
数据提取实用指南

刚接触事件日志？了解如何创建流程挖掘事件日志.

下载模板

费用管理属性

以下是建议纳入事件日志的数据字段，可用于全面分析和优化费用管理流程。

3 必填 5 建议填写 12 选填

	名称	说明
	事件时间 EventTime	费用报告中某项活动或事件发生的时间戳。
说明事件时间为流程中的每项活动提供准确的日期和时间，是计算周期时间、持续时间及步骤间等待时间的必要依据。借助这些信息，您可以分析瓶颈、了解绩效随时间的变化，并检查是否符合服务级别协议。若时间戳不准确，流程挖掘分析就只能用于发现流程走向。重要性时间戳是所有基于时间的分析所必需的，包括计算周期时间、识别瓶颈和监控流程绩效。获取途径这是Expensify报告数据中每条历史日志记录或状态变更对应的创建时间戳。示例 2023-10-26T10:00:00Z2023-10-27T14:35:10Z2023-11-01T09:12:05Z
	活动名称 ActivityName	费用报告在特定时间点发生的业务事件名称。
说明活动名称用于描述费用管理流程中的具体步骤或节点，例如“费用报告已提交”或“经理已批准”。它构成流程图的基础，便于分析人员直观查看工作流、识别常见路径以及发现偏差或瓶颈。分析活动顺序是了解流程效率和合规情况的基础。重要性此属性定义流程图中的步骤，便于直观查看和分析流程走向、变体及返工循环。获取途径此属性通常通过将Expensify中的报告状态变更、评论或历史日志条目映射到标准活动列表来生成。示例费用报告已提交经理已批准财务已拒绝已完成报销
	费用报告ID ExpenseReportId	费用报告的唯一标识符，用于汇总从提交到报销的所有相关活动。
说明费用报告ID是费用管理流程的主要案例标识符。每个ID代表员工提交审批和报销的一组费用。此属性对于跟踪费用报告的端到端流程至关重要，可用于重建其完整生命周期，包括所有提交、审批、拒绝和付款记录。重要性它可以将所有相关事件汇总到单个流程实例中，这是任何流程挖掘分析的基础。获取途径这是费用报告数据对象中的主键，通常可通过Expensify API的reports端点获取，字段名为“reportID”。示例 RPT_84321RPT_99012RPT_10573
	员工部门 EmployeeDepartment	提交人所属的业务部门或业务单元。
说明此属性表示提交费用报告的员工所属部门，例如“销售”“工程”或“市场营销”。它是重要的分析维度，可用于比较不同业务部门的周期时间、拒绝率和政策遵循情况，并帮助发现部门特有的问题或培训需求。重要性此属性支持逐级下钻分析，便于比较不同业务单元的流程绩效和合规情况。获取途径此信息可能存储为报告标签，或关联到Expensify中的提交人用户资料。可能需要从外部HR系统补充数据。示例销售市场营销工程财务
	审批人 Approver	负责批准或拒绝费用报告的用户姓名或ID。
说明审批人属性用于识别对已提交费用报告采取操作的经理或财务团队成员。它对于分析审批人的具体表现至关重要，例如审批耗时、拒绝率和工作量分布。了解审批人绩效有助于确定培训需求、重新分配工作量并简化审批流程。重要性此属性是分析审批瓶颈、工作量分布和各审批人拒绝率的关键。获取途径此信息可在报告历史记录或工作流日志中找到，通常与审批或拒绝事件相关联。字段名可能为“managerEmail”或类似名称。示例 jane.doe@example.comjohn.smith@example.comfinance.approver@example.com
	报告总金额 ReportTotalAmount	费用报告的货币总额。
说明此属性表示单份费用报告中所有费用的总和，是一项重要的财务指标，可用于识别可能需要额外审查或采用不同审批路径的高额费用。它还可用于财务报告，以及了解组织整体的支出模式。重要性此属性有助于分析高额费用报告和支出趋势，也是财务与合规仪表板的重要数据。获取途径此属性可在Expensify的reports对象中找到，字段名通常为“total”或“amount”。示例 150.752500.0089.50
	提交人 Submitter	创建并提交费用报告的员工。
说明提交人属性用于识别产生费用并申请报销的员工。此信息可用于按员工、部门或岗位分析费用模式，帮助了解哪些员工或群体遇到的延误最多、违反政策的比例最高，从而改进员工体验分析。重要性此属性便于从员工视角分析流程绩效，帮助识别经常遇到问题或延误的群体。获取途径这是费用报告对象中的主要字段，字段名通常为“policyEmail”“submitterEmail”或“employeeEmail”。示例 sara.jones@example.comkevin.lee@example.commaria.garcia@example.com
	政策违规标记 PolicyViolationFlag	布尔标记；如果报告因违反政策而被标记，则值为true。
说明此标记用于指示费用报告是否触发了一项或多项政策违规，例如超出支出限额或缺少收据。Expensify的自动化系统通常会标记此类问题。此属性是政策违规概览仪表板的重要数据，有助于量化合规问题并确定改进重点。重要性此属性可直接衡量政策遵循情况，并帮助识别需要进一步审查的报告，是合规仪表板的重要数据。获取途径 Expensify报告通常包含用于指示违规情况的专用字段或状态，例如“hasViolations”或类似的布尔标记。示例 truefalse
	事件结束时间 EventEndTime	特定活动结束时的时间戳，适用于可衡量持续时间的活动。
说明费用管理中的许多活动都是瞬时完成的，但“经理审核”等活动可以建模为包含开始时间和结束时间。事件结束时间标记此类活动的完成时刻。结合开始时间，可计算单个步骤的准确处理时间，更清楚地了解时间花在了哪些环节。重要性此属性可用于计算活动处理时间，帮助区分实际工作时间和空闲等待时间。获取途径这通常不是直接提供的字段，而是根据同一案例中顺序流的下一事件时间戳推导得出。示例 2023-10-26T10:05:12Z2023-10-27T15:00:00Z
	付款方式 PaymentMethod	用于向员工报销的方式。
说明此属性描述员工收到报销款的方式，例如“ACH直接存款”“PayPal”或“公司信用卡”。分析付款方式有助于了解流程中的报销环节，尤其是某些方式是否会造成更长延误。它还为流程的最后几个步骤提供了更多背景信息。重要性此属性为报销阶段提供背景信息，可用于分析不同付款方式相关的延误或成本。获取途径此信息通常可在已关闭报告的报销详情中找到。示例 ACHPayPalBill.com
	审计结果 AuditOutcome	对费用报告进行人工或自动审计后得出的结果。
说明此属性记录审计结果，例如“通过”“未通过”或“通过但有问题”。对于在费用流程中设置了正式审计环节的公司，无论审计覆盖所有报告还是抽样报告，此属性都很重要。分析审计结果有助于了解合规水平和现有控制措施的有效性。重要性可直接衡量一致性检查的结果，是分析审计流程有效性的关键。获取途径这可能是一个概念性属性，也可能存储为标签或评论。是否存在此属性取决于公司在Expensify中的具体流程配置。示例通过未通过，违反政策通过，但有备注
	总周期时间 TotalCycleTime	费用报告从首个事件创建到最后一个事件完成所经过的总时长。
说明总周期时间是按案例计算的指标，用于衡量单份费用报告从开始到结束的费用管理流程时长。它是评估整体流程效率的关键绩效指标（KPI），计算方式为首个活动（如“费用报告已创建”）与最后一个活动（如“报销已执行”）的时间戳之差。重要性这是衡量整体流程速度、识别可能反映系统性问题的长周期案例的核心KPI。获取途径对每个ExpenseReportId，按(MAX(EventTime)-MIN(EventTime))计算此属性。示例 6048001209600259200
	报告状态 ReportStatus	费用报告在生命周期中的当前状态。
说明报告状态表示费用报告在流程中的当前位置，例如“OPEN”“SUBMITTED”“APPROVED”“REIMBURSED”或“CLOSED”，可概览报告的进展情况。在流程挖掘中，此属性通常用于推导活动名称，也可作为分析报告在各状态停留时长的维度。重要性此属性表示案例的当前状态，通常用于推导流程挖掘所需的活动日志。获取途径这是Expensify报告对象中的标准字段，字段名通常为“status”或“state”。示例已提交已批准已报销已关闭
	拒绝原因 RejectionReason	审批人拒绝费用报告或退回修改时提供的原因。
说明拒绝费用报告时，审批人通常可以填写原因。此文本属性记录拒绝原因，为了解报告未获批准的原因提供重要的定性信息。分析拒绝原因有助于发现常见的提交错误、政策说明不清或员工需要更多培训的领域，直接支持提高首次审批通过率。重要性此属性提供返工原因的定性数据，是分析报告被拒根本原因的重要依据。获取途径此信息通常可在拒绝事件相关的评论或历史日志中找到。示例金额超过75美元的项目缺少收据选择了错误的费用类别重复提交费用
	政策名称 PolicyName	适用于该报告的费用政策名称。
说明在Expensify中，不同员工群体可能适用不同的费用政策。此属性用于标识规定费用报告相关规则的具体政策。它是重要的分析维度，可用于比较不同政策下的合规情况和效率，因为各项政策的规则和审批工作流可能不同。重要性此属性可按适用规则对流程分析进行细分，对于了解不同政策导致的流程差异至关重要。获取途径这是Expensify报告对象中的标准字段，字段名通常为“policyID”或“policyName”。示例美国员工政策英国销售团队政策高管差旅政策
	数据上次更新时间 LastDataUpdate	此记录的数据上次从源系统刷新时的时间戳。
说明此属性记录数据上次提取并更新到流程挖掘工具中的日期和时间，可让您了解数据的新鲜度，并判断分析结果反映的实际情况有多新。这有助于用户信任分析结果，并依据及时的数据做出明智决策。重要性确保用户了解数据的新鲜度，这对流程分析的相关性和准确性至关重要。获取途径这通常是数据提取作业的时间戳，在数据转换（ETL）过程中添加。示例 2023-11-20T08:00:00Z2023-11-21T08:00:00Z
	是否首次审批通过 IsFirstPassApproval	计算得出的标记值；如果报告未经拒绝或退回修改便获批准，则为true。
说明系统会为每份费用报告计算此布尔标记，用于判断报告是否顺利通过审批，未遭拒绝或退回修改等负面处理。该指标直接反映流程质量和效率，并用于计算首次审批通过率KPI。比率较高，通常说明提交材料质量良好，员工也熟悉相关政策。重要性直接衡量初次提交的质量和审批流程效率，并反映返工频率。获取途径检查指定ExpenseReportId的活动顺序来计算此值。如果顺序中不包含“经理已拒绝”“财务已拒绝”或“报告已退回修改”，则标记为true。示例 truefalse
	源系统 SourceSystem	提取数据的系统。
说明此属性用于标识流程数据的来源，本例中为“Expensify”。在合并多个系统的数据时，它对数据治理尤为重要，有助于追溯数据沿袭并了解流程背景。重要性此属性为数据沿袭提供重要背景信息；将多个源系统的数据加载到同一环境时，也有助于区分不同流程。获取途径这是一个静态值（“Expensify”），应在数据转换过程中添加。示例 ExpensifyExpensifyAPI-v2.0
	货币 Currency	费用报告金额所使用的货币代码。
说明货币属性用于指定报告总金额的币种，例如USD、EUR或GBP。对于在多个国家和地区运营的组织，此属性有助于确保正确解读财务数据。分析所有货币金额时都应结合此属性，避免汇总结果出错。重要性为所有货币金额提供必要的背景信息，确保财务分析和报告准确无误。获取途径这是Expensify报告对象中的标准字段，字段名通常为“currency”。示例 USDEURGBPCAD
	费用类别 ExpenseCategory	报告中单个费用明细项所属的类别。
说明费用类别用于划分支出类型，例如“差旅”“餐饮与娱乐”或“软件”。一份报告可能包含多个类别，但此属性通常会反规范化到报告级别，例如选取出现频率最高或金额最大的类别。它可用于分析支出趋势，并检查特定费用类型是否符合政策。重要性此属性有助于分析支出模式、政策违规情况以及不同费用类型的审批耗时。获取途径此信息位于报告的明细项（“transactions”）级别。要将其分配到案例级别，需要进行汇总或应用业务规则。示例机票住宿餐饮办公用品

必填建议填写选填

费用管理活动

以下是建议记录在事件日志中的关键流程步骤和里程碑，有助于准确发现流程并识别瓶颈。

7 建议填写 6 选填

	活动	说明
	已完成报销	款项已成功支付给员工，报销环节至此完成。此事件可从付款处理日志或Expensify中的最终状态更新获取。
重要性这是衡量员工所经历周期时间的重要终点，对平均费用报告周期时间和平均报销周期时间KPI至关重要。获取途径根据报告状态变为“已报销”推断此事件。Expensify与支付系统的集成会提供该状态变更的时间戳。采集根据报告状态变为“已报销”及相应时间戳推断此事件。事件类型 inferred
	报告已关闭	报销和会计数据同步等所有操作完成后，费用报告会在系统中正式关闭。通常可根据“已关闭”等最终终止状态推断此事件。
重要性此事件为流程提供明确的终点，与报销完成相区别，有助于分析最后的会计处理和归档步骤。获取途径根据报告状态变为“已关闭”等终止状态推断此事件。通常在完成报销和会计数据导出后发生。采集根据报告状态变为“已关闭”及相应时间戳推断此事件。事件类型 inferred
	报告退回修改	经理或财务部门的审批人将报告退回给员工，要求更正或补充信息。通常可根据报告状态从“处理中”变为“开放”推断出此事件。
重要性此活动代表返工，是效率低下的主要原因之一。跟踪此活动有助于量化返工循环、衡量返工率KPI并找出根本原因。获取途径根据报告状态从“处理中”或“已提交”变回“开放”推断此事件。状态变更的时间戳即为事件时间。采集根据报告状态从“处理中”变回“开放”推断此事件。事件类型 inferred
	经理已批准	直属经理或一级审批人已审核并批准费用报告。此事件记录在审批工作流日志中，其中包含审批人的操作和时间戳。
重要性这是审批流程中的关键节点。分析从提交到此事件的耗时，有助于发现经理审批环节的瓶颈，并衡量经理审批周期时间KPI。获取途径此事件记录在报告历史记录或审计轨迹中，其中明确记载了审批操作、审批人姓名和时间戳。采集此事件作为单独的审批操作记录在报告的工作流历史记录中。事件类型 explicit
	财务已批准	财务部门或最终审批人已审核并最终批准费用报告。此操作记录在工作流历史记录中，报告状态通常会变为“已批准”。
重要性这是报销前的最终审批关卡。此步骤的耗时对整体周期时间和平均报销周期时间KPI至关重要。获取途径此事件记录在报告历史记录或审计轨迹中，其中包含最终审批操作、财务团队审批人和时间戳。采集此事件作为单独的最终审批操作记录在报告的工作流历史记录中。事件类型 explicit
	费用报告已创建	表示员工创建了一份新的费用报告。通常，报告首次保存在Expensify时，系统会记录明确的创建事件及时间戳。
重要性这是所有流程分析的起点，对于衡量从创建到报销的总周期时间至关重要。获取途径此事件根据Expensify报告历史记录或审计日志中的报告创建时间戳获取。每个报告对象都有创建日期。采集费用报告首次创建并保存时记录。事件类型 explicit
	费用报告已提交	员工正式提交已完成的费用报告，启动审批工作流。这是从数据录入转入审核流程的关键节点，通常通过状态变更和提交时间戳记录。
重要性这是启动审批周期的关键节点，也是衡量经理和财务审核时间的起点。获取途径根据报告状态从“未结”或“草稿”变为“处理中”或“已提交”推断，并结合相应的状态变更时间戳。采集根据状态变为“处理中”以及相应的提交时间戳推断。事件类型 inferred
	已安排报销	最终批准后，费用报告进入付款处理队列。此事件标志着流程从审批阶段转入付款阶段，通常可根据报告状态变为“报销中”识别。
重要性此事件标志着报销周期时间的开始。分析此事件与实际付款之间的时长，有助于发现付款流程中的延误。获取途径根据报告状态变为“报销中”或“付款处理中”推断此事件，并使用相应的时间戳。采集根据表明报告已进入付款队列的状态变更推断此事件。事件类型 inferred
	已标记政策违规	自动检查发现某项费用违反公司政策，例如超出预算或缺少收据。当报告或费用明细中设置了特定的政策违规标记时，系统会记录此事件。
重要性此事件可揭示合规问题，并帮助您发现哪些政策经常被违反，从而开展针对性培训或进一步说明政策。这对于计算政策违规数量这一关键绩效指标至关重要。获取途径根据费用报告数据中“政策违规”标记或属性被设为true推断。时间戳对应此标记的设置时间。采集根据报告的政策违规属性更新时间推断。事件类型 inferred
	已过账至会计系统	费用报告中的财务数据已导出并过账至公司的会计系统或ERP。这是最后一步，标志着财务记录流程完成。
重要性此事件代表费用报告已在财务系统中最终结清。它有助于衡量完整的端到端流程并确保数据同步。获取途径此事件可从Expensify与会计软件之间的集成日志获取，可能需要合并两个系统的数据。采集数据成功同步至会计系统后，此事件会记录在集成历史记录中。事件类型 explicit
	经理已拒绝	一级审批人审核后拒绝了费用报告，流程通常会因此终止。此事件作为拒绝记录在工作流日志中，通常还会附上拒绝原因。
重要性分析拒绝事件是了解费用报告拒绝率KPI的关键。这有助于找出常见的失败原因和需要改进流程的环节。获取途径此事件记录在报告历史记录中，其中包含拒绝操作、拒绝人身份和时间戳。报告状态通常会变为“已拒绝”。采集此事件作为单独的拒绝操作记录在报告的工作流历史记录中。事件类型 explicit
	财务已拒绝	财务部门审核后拒绝了费用报告，报销流程因此终止。此事件记录在工作流历史记录中，并附有时间戳和拒绝原因。
重要性此事件有助于发现最终审核阶段的瓶颈和失败原因，是分析整体拒绝率及合规问题的重要依据。获取途径此事件记录在报告历史记录中，其中包含财务团队的拒绝操作、时间戳和用户信息。采集此事件作为单独的拒绝操作记录在报告的工作流历史记录中。事件类型 explicit
	费用已添加至报告	表示员工向报告中添加具体费用明细，例如扫描的收据或手动录入的费用。报告的详细历史记录中会记下此操作。
重要性分析报告创建到添加费用之间的时间，可以发现员工收集凭证或准备提交时是否存在延误。获取途径从费用报告的审计轨迹或历史记录中获取，其中会记录添加单项费用等操作。采集每次添加新的费用明细时，都会记录在报告历史中。事件类型 explicit

建议填写选填

数据提取指南

如何从Expensify获取数据

步骤

使用具有Domain Admin或Policy Admin权限的账户登录Expensify。
前往设置，再打开Policies，选择要导出数据的特定组策略。
在左侧菜单的报告类别下，选择导出格式。
点击添加新的导出格式，开始创建自定义模板。为模板设置清晰易懂的名称，例如ProcessMind Event Log Export。
在导出模板编辑器中选择报告导出类型，然后为CSV文件定义列。使用添加新列按钮添加每个必需字段。
按照下方query部分提供的公式准确配置各列，包括案例ID、各项活动的时间戳，以及所有必需和建议的属性。
添加完所有必要列后，点击保存以创建导出模板。
从Expensify主菜单前往报告页面，使用筛选条件选择要分析的报告。请务必设置明确的日期范围，例如最近3至6个月，以控制文件大小。
点击导出到按钮，并从下拉列表中选择新建的模板ProcessMind Event Log Export。
Expensify将生成CSV文件并提供下载链接。请将文件下载到本地。导出的文件为“宽表”格式，每份费用报告占一行，各项活动的时间戳分别位于不同列中。
将下载的数据从宽表转换为适用于流程挖掘的长表。您可以使用Microsoft Excel（通过Power Query的取消透视列功能）、Python（使用pandas库）或其他数据准备工具。转换后，每项活动占一行，并包含ExpenseReportId、ActivityName和EventTime列。
将转换后的数据保存为CSV文件，并上传至ProcessMind应用。

配置

管理员权限：您必须拥有相关政策的Domain Admin或Policy Admin权限，才能创建和管理导出格式。
导出模板：必须配置自定义导出模板。此方法不适用于默认模板。
日期范围：强烈建议按指定日期范围筛选导出数据，例如3至6个月，以缩短导出时间并控制文件大小。请使用Submitted Date作为主要筛选条件。
报告状态筛选器：如需覆盖完整流程周期，请勿按报告状态筛选。导出日期范围内的所有报告，包括Open、Processing、Approved、Reimbursed和Closed状态。
自定义字段：EmployeeDepartment等属性取决于您组织的Expensify配置。如果您使用标签或报告字段记录此类信息，必须将相应公式（例如{report:tag:Department}）添加到导出模板中。

查询示例 sql

/*
This is not a script, but a configuration for the Expensify custom export template.
In the export format editor, create a new column for each line below, using the text on the right as the formula.
*/

// Case ID and Required Attributes
ExpenseReportId: {report:id}
EventTime_Created: {report:created}
EventTime_Submitted: {report:submitted}
EventTime_Approved: {report:approved}
EventTime_Reimbursed: {report:reimbursed}
EventTime_Closed: {report:closed}

// Recommended Attributes
ReportTotalAmount: {report:total}
Submitter: {report:submitter:email}
Approver: {report:approverEmail}
EmployeeDepartment: {report:tag:[Your Department Tag Name]}
PolicyViolationFlag: {report:hasViolations}

// --- Transformation Logic Overview ---
/*
After exporting the CSV with the columns above, you must unpivot the timestamp columns.
1. Load the CSV into a data transformation tool (e.g., Excel Power Query, Python pandas).
2. Select all the timestamp columns (EventTime_Created, EventTime_Submitted, etc.).
3. Use the "Unpivot" function. This will create two new columns: one containing the original column names (e.g., 'EventTime_Created') and another with the timestamp values.
4. Rename the column with the names to `ActivityName` and the column with values to `EventTime`.
5. Clean up the `ActivityName` column by removing the 'EventTime_' prefix to get clean activity names like 'Expense Report Created', 'Expense Report Submitted', etc.
6. For activities that do not have a direct timestamp export (e.g., 'Manager Approved', 'Reimbursement Scheduled'), you can duplicate an existing timestamp column (like 'EventTime_Approved') in your export template and rename it accordingly (e.g., `EventTime_ManagerApproved`). This uses the same timestamp as a proxy for multiple events, which should be noted during analysis.
*/

步骤

准备工作与环境设置：确保系统已安装Python 3。在终端或命令提示符中运行pip install requests，安装所需的requests库。您还需要Expensify API凭据。
获取Expensify API凭据：使用管理员权限登录Expensify。依次打开Settings > Account > Integrations > Public API。在此处生成partnerUserID和partnerUserSecret。请妥善保管这些凭据，因为它们可用于访问公司的数据。
配置Expensify导出模板：脚本依赖自定义数据导出。在Expensify中，依次打开Settings > Policies > [Your Group Policy] > Export Formats。创建一个包含所有必要列的新导出模板。务必包含Report ID、Created Date、Submitted Date、Approved Date、Reimbursed Date、Closed Date、Total Amount、Submitter Email、Approver Details、Policy Violations和详细的Report History Log。Report History对于记录拒绝和评论等事件至关重要。
自定义Python脚本：将提供的Python脚本复制到文件中，例如extract_expensify_log.py。将PARTNER_USER_ID、PARTNER_USER_SECRET、START_DATE、END_DATE和EXPORT_TEMPLATE_NAME占位值替换为您的凭据、所需日期范围，以及上一步配置的导出模板准确名称。
运行脚本下载数据：在终端中运行python extract_expensify_log.py。脚本会先通过Expensify API完成身份验证，再提交报告数据导出任务，并每隔几秒查询API，检查导出是否完成。
等待文件下载：导出任务完成后，脚本会自动下载生成的CSV文件，并将其保存到同一目录下，文件名为expensify_raw_export.csv。
将原始数据转换为事件日志：脚本会读取已下载的expensify_raw_export.csv，逐行处理数据。每行代表一份费用报告，脚本会展开其中的数据，并根据每个相关日期列和历史记录，生成对应业务活动的独立事件日志行。
生成最终事件日志文件：处理完原始导出中的所有报告后，脚本会将转换后的数据写入expensify_event_log.csv。文件包含所需列：ExpenseReportId、ActivityName、EventTime以及其他建议属性。
准备上传到ProcessMind：打开最终的expensify_event_log.csv文件，确认列标题符合要求且数据格式正确。随后即可将文件上传到ProcessMind进行分析。

配置

API凭据：身份验证需要有效的ExpensifypartnerUserID和partnerUserSecret。关联账号必须拥有访问和导出报告数据的权限。
Expensify导出模板：这是最关键的配置。整个数据提取过程依赖在Expensify界面中创建的自定义导出模板。模板必须包含用于提取活动和属性的所有字段，尤其是详细的Report History日志，其中包含审批、拒绝及其他工作流步骤的时间戳和评论。
日期范围筛选器：脚本包含START_DATE和END_DATE变量。建议先提取较短时间范围的数据，例如3至6个月，确认流程运行正常后再尝试提取更大的数据集。
报告状态筛选器：您可以修改脚本中的API请求，添加reportState筛选条件（例如APPROVED、REIMBURSED、CLOSED），缩小导出范围。这有助于控制数据量或聚焦已完成的流程。
Python环境：脚本需要安装了requests库的Python 3环境。无需其他特殊库，设置相对简单。

查询示例 python

import requests
import json
import time
import csv
from datetime import datetime

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- PLACEHOLDERS: Replace with your actual credentials and settings ---
PARTNER_USER_ID = class="hl-string">'[Your Expensify Partner User ID]'
PARTNER_USER_SECRET = class="hl-string">'[Your Expensify Partner User Secret]'

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- CONFIGURATION: Define the export parameters ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># Use YYYY-MM-DD format for dates
START_DATE = class="hl-string">'2023-01-01'
END_DATE = class="hl-string">'2023-06-30'
class=class="hl-string">"hl-comment"># The exact name of the custom export format you created in Expensify
EXPORT_TEMPLATE_NAME = class="hl-string">'[Your Custom Report Export Template Name]'

API_URL = class="hl-string">'https://integrations.expensify.com/Integration-Server/Doc/v1.0/'
RAW_EXPORT_FILE = class="hl-string">'expensify_raw_export.csv'
EVENT_LOG_FILE = class="hl-string">'expensify_event_log.csv'

def execute_api_job(job_description):
    class="hl-string">"""Submits a job to the Expensify API and returns the response."""
    auth_payload = {
        class="hl-string">'partnerUserID': PARTNER_USER_ID,
        class="hl-string">'partnerUserSecret': PARTNER_USER_SECRET
    }
    data = {
        class="hl-string">'requestJobDescription': json.dumps(job_description),
        class="hl-string">'credentials': json.dumps(auth_payload)
    }
    response = requests.post(API_URL, data=data)
    response.raise_for_status() class=class="hl-string">"hl-comment"># Raises an exception for bad status codes
    return response.json()

class=class="hl-string">"hl-comment"># 1. Trigger the report export job
print(class="hl-string">'Requesting report export from Expensify...')
export_job_desc = {
    class="hl-string">'type': class="hl-string">'exportReport',
    class="hl-string">'credentials': {
        class="hl-string">'partnerUserID': PARTNER_USER_ID,
        class="hl-string">'partnerUserSecret': PARTNER_USER_SECRET
    },
    class="hl-string">'onReceive': {
        class="hl-string">'immediateResponse': [class="hl-string">'returnRandomFileName']
    },
    class="hl-string">'inputSettings': {
        class="hl-string">'type': class="hl-string">'report',
        class="hl-string">'filters': {
            class="hl-string">'startDate': START_DATE,
            class="hl-string">'endDate': END_DATE,
            class="hl-string">'markedAsExported': class="hl-string">'Expensify Export'
        }
    },
    class="hl-string">'outputSettings': {
        class="hl-string">'fileExtension': class="hl-string">'csv',
        class="hl-string">'fileBasename': EXPORT_TEMPLATE_NAME
    }
}

class=class="hl-string">"hl-comment"># The template is passed as a separate parameter for this job type
export_job_desc[class="hl-string">'template'] = fclass="hl-string">'<![CDATA[{EXPORT_TEMPLATE_NAME}]]>'

initial_response = execute_api_job(export_job_desc)
file_name = initial_response.get(class="hl-string">'fileName')

if not file_name:
    raise Exception(fclass="hl-string">'Failed to initiate export. Response: {initial_response}')

print(fclass="hl-string">'Export job started. Waiting for file: {file_name}')

class=class="hl-string">"hl-comment"># 2. Poll for the file until it's ready
while True:
    download_job_desc = {
        class="hl-string">'type': class="hl-string">'download',
        class="hl-string">'credentials': {
            class="hl-string">'partnerUserID': PARTNER_USER_ID,
            class="hl-string">'partnerUserSecret': PARTNER_USER_SECRET
        },
        class="hl-string">'fileName': file_name
    }
    download_response = execute_api_job(download_job_desc)
    if download_response.get(class="hl-string">'responseCode') == 200:
        print(class="hl-string">'File is ready for download.')
        with open(RAW_EXPORT_FILE, class="hl-string">'w', encoding=class="hl-string">'utf-8') as f:
            f.write(download_response[class="hl-string">'fileContents'])
        break
    elif download_response.get(class="hl-string">'responseCode') == 404:
        print(class="hl-string">'File not ready yet, waiting 10 seconds...')
        time.sleep(10)
    else:
        raise Exception(fclass="hl-string">'Failed to download file. Response: {download_response}')

class=class="hl-string">"hl-comment"># 3. Transform the raw export into an event log
print(fclass="hl-string">'Successfully downloaded raw data to {RAW_EXPORT_FILE}. Transforming to event log...')
event_log = []

with open(RAW_EXPORT_FILE, class="hl-string">'r', encoding=class="hl-string">'utf-8') as infile:
    reader = csv.DictReader(infile)
    for row in reader:
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Standard report attributes
        report_id = row.get(class="hl-string">'Report ID')
        report_total = row.get(class="hl-string">'Total')
        submitter = row.get(class="hl-string">'Submitter Email')
        department = row.get(class="hl-string">'Submitter Department') class=class="hl-string">"hl-comment"># Assuming this is in your template
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Helper to create event rows
        def add_event(activity_name, event_time_str, approver=None, violation=None):
            if event_time_str:
                event_log.append({
                    class="hl-string">'ExpenseReportId': report_id,
                    class="hl-string">'ActivityName': activity_name,
                    class="hl-string">'EventTime': event_time_str,
                    class="hl-string">'ReportTotalAmount': report_total,
                    class="hl-string">'Submitter': submitter,
                    class="hl-string">'EmployeeDepartment': department,
                    class="hl-string">'Approver': approver,
                    class="hl-string">'PolicyViolationFlag': violation
                })
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Expense Report Created
        add_event(class="hl-string">'Expense Report Created', row.get(class="hl-string">'Created'))

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Expense Report Submitted
        add_event(class="hl-string">'Expense Report Submitted', row.get(class="hl-string">'Submitted'))
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Manager Approved / Finance Approved
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Assumes approver details are in a single column like class="hl-string">'Approver 1: name@co.com (YYYY-MM-DD), Approver 2: ...'
        class=class="hl-string">"hl-comment"># This logic needs to be adapted to your specific export format.
        approvers_str = row.get(class="hl-string">'Approver History', class="hl-string">'') 
        if class="hl-string">'Manager' in approvers_str: class=class="hl-string">"hl-comment"># Example logic
             class=class="hl-string">"hl-comment"># Complex parsing might be needed here based on your template's format
             add_event(class="hl-string">'Manager Approved', row.get(class="hl-string">'Approved')) class=class="hl-string">"hl-comment"># Simplified, assumes class="hl-string">'Approved' date is manager's

        if class="hl-string">'Finance' in approvers_str: class=class="hl-string">"hl-comment"># Example logic
             add_event(class="hl-string">'Finance Approved', row.get(class="hl-string">'Final Approved')) class=class="hl-string">"hl-comment"># Assumes a separate column for final approval
        else:
             class=class="hl-string">"hl-comment"># Fallback if only one approval date exists
             add_event(class="hl-string">'Finance Approved', row.get(class="hl-string">'Approved'))

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Reimbursement Scheduled
        add_event(class="hl-string">'Reimbursement Scheduled', row.get(class="hl-string">'Reimbursing Start Date')) class=class="hl-string">"hl-comment"># Assumes this column exists

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Reimbursement Executed
        add_event(class="hl-string">'Reimbursement Executed', row.get(class="hl-string">'Reimbursed'))
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Report Closed
        add_event(class="hl-string">'Report Closed', row.get(class="hl-string">'Closed'))
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activities from Report History Log
        class=class="hl-string">"hl-comment"># This is CRITICAL. Your export template must include the detailed history.
        class=class="hl-string">"hl-comment"># The history is often a multi-line text block in a single CSV cell.
        history_log = row.get(class="hl-string">'Report History', class="hl-string">'')
        for line in history_log.split(class="hl-string">'\n'): class=class="hl-string">"hl-comment"># Assuming newline separated history
            line_lower = line.lower()
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Try to extract a timestamp from the history line
            try:
                class=class="hl-string">"hl-comment"># Expensify history format is often like class="hl-string">'MMM DD: ...'
                class=class="hl-string">"hl-comment"># This parsing logic is an example and MUST be adjusted to your format
                timestamp_str = line.split(class="hl-string">':')[0]
                class=class="hl-string">"hl-comment"># A real implementation needs more robust date parsing
                event_time = datetime.now().strftime(class="hl-string">'%Y-%m-%d %H:%M:%S') class=class="hl-string">"hl-comment"># Placeholder for parsed time
            except:
                continue

            if class="hl-string">'added expense' in line_lower:
                add_event(class="hl-string">'Expense Added To Report', event_time)
            elif class="hl-string">'violation' in line_lower:
                add_event(class="hl-string">'Policy Violation Flagged', event_time, violation=True)
            elif class="hl-string">'rejected' in line_lower and class="hl-string">'manager' in line_lower:
                add_event(class="hl-string">'Manager Rejected', event_time)
            elif class="hl-string">'rejected' in line_lower and class="hl-string">'finance' in line_lower: class=class="hl-string">"hl-comment"># Example keyword
                add_event(class="hl-string">'Finance Rejected', event_time)
            elif class="hl-string">'unapproved' in line_lower or class="hl-string">'sent back' in line_lower:
                add_event(class="hl-string">'Report Sent Back For Revision', event_time)
            elif class="hl-string">'exported to' in line_lower or class="hl-string">'posting' in line_lower:
                 add_event(class="hl-string">'Accounting Posted', event_time)

class=class="hl-string">"hl-comment"># 4. Write the final event log file
if event_log:
    with open(EVENT_LOG_FILE, class="hl-string">'w', newline=class="hl-string">'', encoding=class="hl-string">'utf-8') as outfile:
        fieldnames = [class="hl-string">'ExpenseReportId', class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'EventTime', class="hl-string">'ReportTotalAmount', class="hl-string">'Submitter', class="hl-string">'EmployeeDepartment', class="hl-string">'Approver', class="hl-string">'PolicyViolationFlag']
        writer = csv.DictWriter(outfile, fieldnames=fieldnames)
        writer.writeheader()
        writer.writerows(event_log)
    print(fclass="hl-string">'Event log successfully created at {EVENT_LOG_FILE}')
else:
    print(class="hl-string">'No events were generated. Check the raw export file and script logic.')

步骤

确认所选ETL或iPaaS连接器支持Expensify，并能获取报告记录、报告明细、报告历史或工作流记录、政策违规数据、报销或付款记录、会计导出记录以及报告状态变更。不同供应商支持的功能和对象名称可能不同，请参照连接器文档配置各个源对象。
在连接器中创建只读的Expensify连接，并提供所需凭据、权限范围、环境或工作空间设置及公司筛选条件。使用连接器支持的身份验证方式，并确认连接测试成功。
如果源系统提供变更时间戳，请据此配置增量提取。如果连接器无法提供可靠的变更时间戳，则使用3至6个月的滚动提取窗口，并保留源记录标识符以便去重。
将报告头数据、报告明细数据、详细历史或工作流数据、政策违规数据、报销或付款数据、会计导出数据及报告状态历史提取到暂存表。将查询中的每个占位源对象替换为所选连接器提供的对象或表。
将源字段映射到查询使用的逻辑字段。必需字段为ExpenseReportId、ActivityName和EventTime。源数据提供时，也请映射ReportTotalAmount、Approver、Submitter、EmployeeDepartment和PolicyViolationFlag等可选字段。
在暂存过程中保留源时间戳和标识符。将时间戳统一转换为同一时区，建议使用UTC；如需完整审计，请保留原始源时间戳。对于报告标识符和时间戳相同的多个源事件，请勿将其覆盖。
配置转换查询，为每项明确记录的活动生成一行。查询包含全部13项必需活动，并使用UNION ALL，使ProcessMind接收原始事件日志，不依赖推断生成事件。
验证每个输出行均已填写ExpenseReportId和EventTime，ActivityName仅包含已定义的活动名称，并在源数据提供时填写可选属性。检查连接器分页、提取窗口重叠或源记录重复导致的重复行。
根据流程需要设置数据管道运行频率，例如每小时或每天运行。使用水位标记或滚动重叠窗口捕获延迟到达的历史记录，并在有源事件标识符时据此去重。
将最终结果导出为平面文件或数据库视图，至少包含ExpenseReportId、ActivityName和EventTime。源数据提供时加入建议属性，并检查UTF-8编码和时间戳格式，然后将结果上传到ProcessMind或连接到ProcessMind，作为以Expense Report ID为案例标识符的事件日志。

配置

连接器选择：使用明确支持所需Expensify数据对象的商业ETL或iPaaS连接器。实施前确认其支持报告历史、审批操作、政策违规、报销事件、会计导出和状态变更。
源对象配置：将[Your report table]、[Your report line item table]、[Your report history table]、[Your policy violation table]、[Your reimbursement table]、[Your accounting export table]和[Your report status history table]替换为所选连接器提供的对象。不要假设连接器中的对象名称与这些逻辑对象相同。
日期范围：先提取3至6个月的历史数据。验证连接器吞吐量、API限制、源数据保留期限和ProcessMind事件量后，再扩大范围。
增量加载：优先使用连接器支持的修改时间戳或游标。事件可能延迟到达时，使用滚动重叠窗口，并在有稳定的源事件标识符时据此去重。
筛选器：仅当[Your company filter]或对应的环境、工作空间、实体、部门、报告政策和报告状态筛选器符合预期流程范围时，才应用这些条件。如果分析需要覆盖完整流程周期，请勿筛除已关闭的报告。
时间戳处理：将EventTime统一为UTC或其他有明确说明的时区。源数据提供时，请保留其精度，因为多个活动可能在短时间内连续发生。
活动映射：将ActivityName准确设置为以下值：Expense Report Created、Expense Added To Report、Expense Report Submitted、Policy Violation Flagged、Manager Approved、Manager Rejected、Report Sent Back For Revision、Finance Approved、Finance Rejected、Reimbursement Scheduled、Reimbursement Executed、Accounting Posted和Report Closed。
可选属性：从最可靠的源对象填充ReportTotalAmount、Approver、Submitter、EmployeeDepartment和PolicyViolationFlag。连接器未提供相应值时，请使用NULL，不要自行填入。
性能：将提取范围限制在所需日期和流程范围内，启用分页和增量加载，在转换前暂存源数据，并在受支持时按事件日期对大型历史表分区。
前提条件：取得Expensify授权、连接器许可、API或集成权限、所需报告和工作流数据的访问权限、目标数据仓库写入权限，以及ProcessMind上传或连接权限。
数据质量：确认所有源对象中的报告标识符保持一致，货币和金额字段遵循明确的约定，并确保连接器限制不会导致源历史记录被静默截断。

查询示例 sql

WITH expense_report_created AS (
    SELECT
        CAST(r.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Expense Report Created' AS ActivityName,
        CAST(r.[CreatedTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report table] r
    WHERE CAST(r.[CreatedTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(r.[CreatedTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
expense_added_to_report AS (
    SELECT
        CAST(i.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Expense Added To Report' AS ActivityName,
        CAST(i.[AddedTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report line item table] i
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = i.[ExpenseReportId]
    WHERE CAST(i.[AddedTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(i.[AddedTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
expense_report_submitted AS (
    SELECT
        CAST(h.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Expense Report Submitted' AS ActivityName,
        CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] h
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = h.[ExpenseReportId]
    WHERE h.[EventType] = 'Submitted'
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
policy_violation_flagged AS (
    SELECT
        CAST(p.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Policy Violation Flagged' AS ActivityName,
        CAST(p.[FlaggedTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(TRUE AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your policy violation table] p
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = p.[ExpenseReportId]
    WHERE CAST(p.[FlaggedTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(p.[FlaggedTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
manager_approved AS (
    SELECT
        CAST(w.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Manager Approved' AS ActivityName,
        CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(w.[Approver] AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] w
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = w.[ExpenseReportId]
    WHERE w.[ActionType] = 'Manager Approved'
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
manager_rejected AS (
    SELECT
        CAST(w.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Manager Rejected' AS ActivityName,
        CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(w.[Approver] AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] w
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = w.[ExpenseReportId]
    WHERE w.[ActionType] = 'Manager Rejected'
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
report_sent_back_for_revision AS (
    SELECT
        CAST(h.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Report Sent Back For Revision' AS ActivityName,
        CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(h.[Approver] AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] h
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = h.[ExpenseReportId]
    WHERE h.[ActionType] = 'Sent Back For Revision'
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
finance_approved AS (
    SELECT
        CAST(w.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Finance Approved' AS ActivityName,
        CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(w.[Approver] AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] w
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = w.[ExpenseReportId]
    WHERE w.[ActionType] = 'Finance Approved'
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
finance_rejected AS (
    SELECT
        CAST(w.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Finance Rejected' AS ActivityName,
        CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(w.[Approver] AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] w
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = w.[ExpenseReportId]
    WHERE w.[ActionType] = 'Finance Rejected'
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
reimbursement_scheduled AS (
    SELECT
        CAST(p.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Reimbursement Scheduled' AS ActivityName,
        CAST(p.[ScheduledTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your reimbursement table] p
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = p.[ExpenseReportId]
    WHERE CAST(p.[ScheduledTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(p.[ScheduledTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
reimbursement_executed AS (
    SELECT
        CAST(p.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Reimbursement Executed' AS ActivityName,
        CAST(p.[ExecutedTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your reimbursement table] p
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = p.[ExpenseReportId]
    WHERE CAST(p.[ExecutedTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(p.[ExecutedTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
accounting_posted AS (
    SELECT
        CAST(a.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Accounting Posted' AS ActivityName,
        CAST(a.[PostedTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your accounting export table] a
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = a.[ExpenseReportId]
    WHERE CAST(a.[PostedTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(a.[PostedTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
report_closed AS (
    SELECT
        CAST(h.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Report Closed' AS ActivityName,
        CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report status history table] h
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = h.[ExpenseReportId]
    WHERE h.[Status] = 'Closed'
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
)
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM expense_report_created
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM expense_added_to_report
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM expense_report_submitted
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM policy_violation_flagged
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM manager_approved
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM manager_rejected
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM report_sent_back_for_revision
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM finance_approved
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM finance_rejected
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM reimbursement_scheduled
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM reimbursement_executed
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM accounting_posted
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM report_closed
ORDER BY ExpenseReportId, EventTime, ActivityName;

准备好开始了吗？

使用此模板简化数据准备工作，深入了解费用管理流程。立即着手缩短报销时间、优化运营。

返回改进指南

下载模板

优化费用管理：立即开始免费试用

简化Expensify费用处理，将周期时间缩短30%，提升满意度。

开始免费试用

无需信用卡，立即开始优化。

您的费用管理数据模板

您的费用管理数据模板

费用管理属性

费用管理活动

数据提取指南

Expensify内置自定义报告导出为CSV

步骤

配置

查询示例 sql

通过Expensify Public API使用Python脚本提取数据

步骤

配置

查询示例 python

使用第三方ETL连接器提取数据

步骤

配置

查询示例 sql

准备好开始了吗？

优化费用管理：立即开始免费试用