您的采购到付款:发票处理数据模板

Oracle Fusion Financials
您的采购到付款:发票处理数据模板

您的采购到付款:发票处理数据模板

此模板旨在指导您收集Oracle Fusion Financials中采购到付款流程,尤其是发票处理分析所需的关键数据。模板列出了重要属性和关键活动,并说明如何从系统中提取这些信息。使用此模板有助于准备准确、完整的事件日志,用于流程挖掘。
  • 建议收集的属性
  • 需要跟踪的关键活动
  • Oracle Fusion Financials数据提取指南
刚接触事件日志?了解 如何创建流程挖掘事件日志.

采购到付款-发票处理属性

以下是建议纳入事件日志的数据字段,用于全面分析采购到付款-发票处理流程。
3 必需 7 建议 10 可选
名称 说明
发票编号
InvoiceNumber
供应商发票的唯一标识符。
说明

发票编号是主要案例标识,用于关联单张供应商发票从创建到最终付款的所有活动和事件。流程分析会将每张发票视为一个唯一的案例实例。

在流程挖掘中,该属性是重建每张发票端到端历程的基础。它支持按发票分析流程、周期时间和变体,也是将验证、审批和付款等不同活动串联成完整流程脉络的关键。

为什么重要

这是连接所有相关流程步骤的核心案例标识符,可用于追踪发票的完整生命周期。

获取位置

通常位于AP_INVOICES_ALL表的INVOICE_NUM列。

示例
INV-2023-001987654321ACME-FIN-5501
开始时间
EventTime
表示活动或事件发生时间的时间戳。
说明

该属性提供发票流程中每项活动的日期和时间,是所有基于时间的流程分析的关键,包括计算周期时间、持续时间和步骤间等待时间。

流程挖掘工具可使用该时间戳按时间顺序排列事件,重建每张发票的准确活动序列。这支持计算“平均发票周期时间”等关键绩效指标,并帮助识别流程中耗时最多的阶段。

为什么重要

该时间戳对于计算周期时间、瓶颈等所有与持续时间和时间相关的绩效指标至关重要。

获取位置

该时间戳根据Oracle Fusion表中的多个日期字段得出,例如AP_INVOICES_ALL或相关工作流、付款表中的CREATION_DATE或LAST_UPDATE_DATE。

示例
2023-04-15T10:00:00Z2023-04-16T14:35:10Z2023-04-20T09:05:00Z
活动
ActivityName
发票流程中发生的业务活动或事件名称。
说明

该属性描述发票生命周期中的具体步骤或状态变化,例如“发票已创建”、“发票已批准”或“付款已执行”。它构成流程中的事件顺序。

分析活动的顺序和频率是流程挖掘的核心。通过分析,可以发现实际流程路径,识别活动延迟形成的瓶颈,并发现偏差或返工循环,例如发票在获批后被拒绝。

为什么重要

它定义流程步骤,对于展示流程图、分析流转差异和识别瓶颈至关重要。

获取位置

该属性通常根据Oracle Fusion Financials中的状态字段、审计表或工作流日志组合得出,例如AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS或相关工作流表。

示例
发票已验证发票已设置冻结发票已审批付款已执行
付款到期日
PaymentDueDate
供应商应收到发票付款的截止日期。
说明

付款到期日根据与供应商约定的付款条款计算。它是避免罚款、维护良好供应商关系并享受潜在提前付款折扣的付款截止时间。

该属性对于“按时付款绩效”仪表板及其相关KPI至关重要。通过比较实际付款执行时间戳与付款到期日,分析可以将付款归类为按时或逾期,帮助企业监控并提升付款及时性。

为什么重要

这是衡量按时付款绩效的基准,也是供应商管理和财务健康状况的重要KPI。

获取位置

该日期通常位于AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL等与发票关联的付款排期表中。

示例
2023-05-152023-06-012023-06-30
供应商名称
VendorName
开具发票的供应商名称。
说明

该属性标识发票所属的供应商实体,为财务交易提供关键业务背景。

按供应商分析流程可以发现供应商关系和绩效方面的重要洞察。例如,可以识别哪些供应商的发票更容易出现匹配差异、冻结或延迟。这些信息可用于改进供应商准入、沟通和整体供应链效率,也可用于识别潜在的重复付款。

为什么重要

它支持按供应商分析流程,帮助识别导致延迟或异常的特定供应商问题。

获取位置

位于POZ_SUPPLIERS表。发票表AP_INVOICES_ALL包含VENDOR_ID,可用于与供应商表连接。

示例
Acme CorporationGlobal Tech Inc.Office Supplies Co.
公司代码
CompanyCode
处理发票的法人实体或公司的标识符。
说明

公司代码代表组织内对发票承担财务责任的具体业务实体。在多公司组织中,这是基础性的组织数据。

该属性支持按法人实体细分流程分析,便于比较企业不同部分的流程绩效,识别实体特有的瓶颈或合规问题,并确保KPI可以按公司层级报告。它通常也是确定正确审批工作流的因素之一。

为什么重要

它支持在组织内不同法人实体或业务部门之间进行流程比较和绩效基准分析。

获取位置

通常由AP_INVOICES_ALL中的LEGAL_ENTITY_ID或类似字段表示,可与总账表连接以获取代码或名称。

示例
1001US01DE01
发票状态
InvoiceStatus
发票在生命周期中的当前状态。
说明

该属性反映发票最后已知的状态,例如“已验证”、“需要重新验证”、“已付款”或“已取消”。它可以显示发票在任意时点所处的流程位置。

发票状态对于“当前发票状态分布”仪表板至关重要。该仪表板可帮助运营管理者识别积压,并监控发票处理管道的整体状况。分析状态随时间的变化,也可以更直观地了解流程。

为什么重要

它提供发票当前状态视图,是跟踪积压和工作负载的运营仪表板不可或缺的信息。

获取位置

请参阅Oracle Fusion Financials文档。状态可能根据AP_INVOICES_ALL中的WFAPPROVAL_STATUS等字段,或相关审批和付款表得出。

示例
已验证已付款已取消需要重新验证
发票金额
InvoiceAmount
发票的货币总额。
说明

发票金额表示发票列明的应付供应商总额。这是一项关键财务属性,会影响整个流程,通常决定审批路径、审核程度和付款优先级。

在流程挖掘分析中,发票金额是重要的筛选和分组维度。例如,分析人员可以比较高金额和低金额发票的流程,判断其是否遵循不同路径或周期时间是否存在显著差异。它对于计算财务KPI以及评估延迟付款等流程低效造成的财务影响也至关重要。

为什么重要

该数值对于财务分析、了解基于金额的流程偏差,以及计算审批合规率等KPI至关重要。

获取位置

位于AP_INVOICES_ALL表的INVOICE_AMOUNT列。

示例
1500.00250.75125000.50
用户名
UserName
执行活动的用户名称。
说明

该属性标识负责执行活动的具体用户或系统代理,例如验证发票、设置冻结或审批付款。它为流程提供人员或系统资源维度。

按用户分析有助于了解工作负载分布、识别高绩效人员,并发现潜在的培训需求或合规问题。例如,可以发现某些用户是否持续参与返工循环,或特定审批步骤是否始终由同一人员处理,从而形成潜在的单点故障。

为什么重要

它支持资源绩效分析和工作负载平衡,并帮助识别参与特定流程步骤的用户或团队。

获取位置

这些信息通常存储在AP_INVOICES_ALL等表的CREATED_BY或LAST_UPDATED_BY等审计列中,也可能位于相关工作流日志中。

示例
john.doejane.smithSystem.Admin
结束时间
EndTime
表示活动或事件完成时间的时间戳。
说明

结束时间标志着特定活动的完成。开始时间表示起点,结束时间提供终点,因此可以精确计算单个步骤的持续时间。

在分析中,结束时间与开始时间之差就是每项活动的处理时间。这对于详细绩效分析至关重要,有助于区分实际处理时间和空闲等待时间。例如,可以衡量审批人员实际处理审批任务的时间,以及任务在其队列中等待的时间。

为什么重要

它支持精确计算活动处理时间,将实际工作时间与等待时间区分开来。

获取位置

这是一个概念属性,根据特定案例中后续事件的开始时间推导得出。

示例
2023-04-15T10:05:12Z2023-04-16T15:00:00Z2023-04-20T09:15:30Z
最后数据更新时间
LastUpdateDate
表示源系统中记录最后更新时间的时间戳。
说明

该属性反映Oracle Fusion Financials中基础数据最近一次修改的时间。它用于管理增量数据加载,并确保流程挖掘模型保持最新。

虽然该技术时间戳不直接用于顺序流分析,但对于维护数据的新鲜度和完整性至关重要。数据管道可以据此仅查询上次更新后新增或变更的记录,从而减少对源系统的负载。

为什么重要

确保数据管道能够高效执行增量处理,在无需完整重新加载的情况下保持流程分析最新。

获取位置

通常以LAST_UPDATE_DATE的形式存在于多个Oracle Fusion表中,包括AP_INVOICES_ALL。

示例
2023-05-20T11:00:00Z2023-05-21T16:45:00Z
冻结原因
HoldReason
发票被挂起或设置付款冻结的原因。
说明

发票被挂起时,此属性用于说明原因,例如“价格不匹配”“数量差异”或“等待收货”。这有助于了解正常流程为何中断。

此属性是“付款冻结趋势与分析”仪表板的主要维度。通过分析不同挂起原因的发生频率,企业可以识别并解决付款冻结的根本原因,例如采购流程问题或供应商开票准确性问题,最终减少处理延迟。

为什么重要

它揭示付款冻结的根本原因,支持有针对性地改进流程,从而减少挂起和付款延迟。

获取位置

挂起信息通常存储在AP_HOLDS_ALL表中。该表与发票关联,并包含挂起原因或代码。

示例
价格不匹配开票数量超过收货数量采购订单编号无效
匹配差异原因
MatchingDiscrepancyReason
发票、采购订单与收货记录之间不匹配的具体原因。
说明

此属性详细说明发票未通过自动匹配的原因。常见原因包括发票与对应采购订单或收货记录在价格、数量或物料代码方面存在差异。

此信息对“发票匹配差异率”仪表板至关重要。通过对差异原因进行分类和分析,企业可以定位采购或收货流程中的系统性问题,并采取纠正措施,提高直通式、免人工干预的发票处理比例。

为什么重要

它说明发票未通过自动匹配的原因,为提高首次匹配率、减少人工返工提供必要洞察。

获取位置

请参阅Oracle Fusion Financials文档。该信息可能记录为AP_HOLDS_ALL中的特定挂起原因类型,或记录在相关匹配明细表中。

示例
单价与采购订单不一致开票数量>收货数量发票中的物料无效
发票日期
InvoiceDate
供应商发票单据上注明的日期。
说明

此属性表示供应商正式开具发票的日期。它是源单据中的关键信息,并用于根据约定的付款条款计算付款到期日。

发票日期不一定是内部流程的起点,但能提供重要背景信息。它与供应商名称和发票金额结合使用,有助于识别潜在的重复发票。分析发票日期与发票在系统中创建日期之间的延迟,还可以发现收发室或发票采集流程中的低效环节。

为什么重要

它是识别重复发票和计算付款到期日的关键数据。

获取位置

这是AP_INVOICES_ALL表中的标准字段,名称为INVOICE_DATE。

示例
2023-04-102023-05-012023-05-25
审批人员姓名
ApproverName
审批或拒绝发票人员的姓名。
说明

该属性记录审批环节中采取操作的人员身份,适用于“Invoice Approved”或“Invoice Rejected”等活动。

在分析中,审批人员姓名用于了解审批工作负载、衡量个人审批周期时间,并审计审批政策的合规性。对于“审批合规率”KPI,可以根据发票金额和公司代码,将该属性与授权委托规则进行核对。

为什么重要

它对于分析审批周期时间、确保遵循审批矩阵政策以及了解工作负载分布至关重要。

获取位置

这些信息位于与发票对象关联的Oracle Fusion工作流或审批历史表中。

示例
David WilsonSarah JohnsonMichael Brown
币种
InvoiceCurrencyCode
发票金额所使用的币种。
说明

此属性指定发票计价币种,例如USD、EUR或GBP。它是理解发票金额字段的重要背景信息。

对于全球化组织,按币种分析发票有助于财务报告,并了解不同地区的流程差异。这样可以确保正确解读金额,并支持按币种分析付款惯例或审批阈值。

为什么重要

它为所有财务金额提供必要背景,确保金额得到准确解读和分析,尤其适用于跨国运营。

获取位置

位于AP_INVOICES_ALL表的INVOICE_CURRENCY_CODE列。

示例
USDEURGBPCAD
是否按时付款
IsOnTimePayment
用于标识发票是否在到期日前完成付款的布尔标记。
说明

如果付款在指定的付款到期日当天或之前执行,此标记为true,否则为false。它为每张已付款发票提供简单明确的分类。

此计算属性直接支持按时付款率KPI及其对应仪表板。用户可以轻松筛选、计数和可视化逾期付款与按时付款的比例,无需临时执行日期比较,从而简化分析。这有助于快速识别付款延迟的规模,并跟踪一段时间内的改进情况。

为什么重要

它简化了付款及时性分析,并直接用于计算按时付款率KPI。

获取位置

这是一个计算属性,通过比较“付款执行”活动的时间戳与“PaymentDueDate”属性得出。

示例
truefalse
是否返工
IsRework
用于标识属于返工循环的活动的布尔标记。
说明

对于表示偏离理想流程的活动,此标记为true,例如“发票已更正”,或发票被拒后再次出现“发票已验证”。它有助于明确标记并量化低效的流程循环。

此属性是“返工与异常处理率”仪表板的重要基础。通过标记返工活动,分析人员可以轻松量化返工量及其成本,识别根本原因,并衡量旨在提高一次通过率的流程改进措施的影响。

为什么重要

它可以明确识别并量化返工,便于分析流程低效的发生频率、原因和影响。

获取位置

这是一个计算属性。相关逻辑在数据转换阶段定义,用于识别构成返工的活动序列。

示例
truefalse
源系统
SourceSystem
标识记录事件数据的源系统。
说明

该属性指定生成数据的源应用或模块,例如Oracle Fusion Financials。在包含多个集成系统的环境中,该字段有助于区分不同流程步骤的来源。

了解源系统有助于数据验证、故障排查,以及分析特定于某一系统的流程差异。在发票旅程跨越多个应用的复杂IT环境中,它可以确保数据来源清晰。

为什么重要

它提供数据来源的上下文,对于数据治理、故障排查和分析系统特定的流程行为十分重要。

获取位置

通常在数据提取过程中添加静态值,用于标记数据集来源。

示例
Oracle Fusion FinancialsOracle Payables Cloud
采购订单号
PurchaseOrderNumber
与发票关联的采购订单标识符。
说明

此属性将发票关联到相应的采购订单(PO),该订单授权采购相关商品或服务。发票可以有PO支持,也可以没有PO支持。

按PO进行分析,可以追溯到P2P流程中的采购环节。这有助于了解采购流程的合规程度,以及发票匹配差异等问题是否源于初始PO的问题。是否存在PO号,是区分和分析不同发票处理路径的主要方式。

为什么重要

它将发票追溯到采购流程,是分析有PO与无PO发票流的关键属性。

获取位置

将AP_INVOICE_LINES_ALL中的发票行项目通过PO_DISTRIBUTION_ID关联到PO分配记录,即可获取此信息。

示例
PO-2023-5001600789PO-FIN-9981
必需 建议 可选

采购到付款-发票处理活动

以下是应纳入事件日志的关键流程步骤和里程碑,用于准确发现流程。
6 建议 9 可选
活动 说明
付款已执行
确认付款已完成并结清。对于支票,这是支票结清日期;对于电子付款,则是银行的确认时间。
为什么重要

这是发票生命周期中的最后一个活动,标志着流程成功完成,也是计算“平均发票周期时间”和“按时付款率”的终点。

获取位置

可根据AP_CHECKS_ALL表中的付款状态更新为“Cleared”或“Reconciled”推断,并使用CLEARED_DATE;也可以通过现金管理模块中的银行对账数据(CE_STATEMENT_LINES)推断。

采集

根据AP_CHECKS_ALL中的状态更新或CE模块中的对账结果推断。

事件类型 inferred
发票已与采购订单匹配
该活动表示发票行已成功匹配到对应的采购订单行,确认发票所列商品或服务已被订购。通常这是系统记录的自动或手工操作。
为什么重要

这是三方匹配的关键环节,涉及采购订单、收货记录和发票。此阶段失败是异常和延迟的主要来源。

获取位置

可根据AP_INVOICE_DISTRIBUTIONS_ALL表中新建的记录推断,该记录通过PO_DISTRIBUTION_ID将发票与采购订单分配关联。也可以使用AP_INVOICE_LINES_ALL中的行级匹配状态。

采集

根据发票行中采购订单分配数据的填充情况推断。

事件类型 inferred
发票已创建
表示系统中首次创建发票记录,可能通过手工录入、扫描或电子提交完成。通常在主发票表中插入新行时记录此事件。
为什么重要

标志着发票处理生命周期的开始。分析从该事件开始的耗时,有助于了解数据录入效率和整体流程启动延迟。

获取位置

在Oracle Fusion Financials中,这对应于AP_INVOICES_ALL表中记录的创建时间戳,具体为CREATION_DATE列。

采集

AP_INVOICES_ALL中的记录创建时间戳。

事件类型 explicit
发票已完成会计处理
发票已成功过账至总账,并生成日记账分录。该事件确认发票的财务影响已正式记录。
为什么重要

这是关键的财务控制点,也是付款的前提。它确认发票已完成验证和审批,可以进行结算。

获取位置

可根据AP_INVOICE_DISTRIBUTIONS_ALL表中的状态(ACCRUAL_POSTED_FLAG=“Y”)推断,也可以检查总账表(如XLA_AE_HEADERS)中是否存在对应日记账分录。

采集

根据AP_INVOICE_DISTRIBUTIONS_ALL中的标记或关联的总账分录推断。

事件类型 inferred
发票已审批
发票已由工作流中所有必需审批人员完成审批。现在可以进行会计处理和付款排期。
为什么重要

这是表明审批流程成功完成的重要里程碑。此步骤前的延迟通常是常见瓶颈。

获取位置

可根据AP_INVOICES_ALL表中的APPROVAL_STATUS变为“Approved”或“Workflow Approved”等最终批准状态推断。该字段的审计历史可提供时间戳。

采集

根据AP_INVOICES_ALL.APPROVAL_STATUS变为“Approved”推断。

事件类型 inferred
发票已提交审批
根据配置的业务规则,将发票提交至审批工作流。这标志着正式审批周期的开始。
为什么重要

启动流程中的关键环节。跟踪该开始时间对于衡量和优化“发票审批周期时间”至关重要。

获取位置

可根据AP_INVOICES_ALL表中的状态变化推断,其中APPROVAL_STATUS变为“Initiated”或“Pending Approval”等状态。工作流表中也可能包含此事件。

采集

根据AP_INVOICES_ALL.APPROVAL_STATUS变为“Initiated”推断。

事件类型 inferred
付款已创建
系统已生成发票付款指令。可能包括创建支票、电子资金转账(EFT)文件或其他付款工具。
为什么重要

此时企业已承诺用于付款的资金。这是资金离开银行账户前的关键里程碑。

获取位置

记录在AP_CHECKS_ALL表中,该表存储所有付款信息。CHECK_DATE表示付款凭证的创建时间。

采集

在AP_CHECKS_ALL表中创建一条记录。

事件类型 explicit
付款已排期
发票已被选中并纳入付款流程请求,通常称为付款运行或付款批次。现在已进入待付款队列。
为什么重要

这是会计处理与实际付款之间的步骤。该阶段的持续时间会影响现金流预测以及享受提前付款折扣的能力。

获取位置

当付款记录已创建但尚未确认付款时,会记录在AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL表中。也可以在IBY_PAYMENT_PROCESS_REQUESTS等付款批次表中找到。

采集

为已排期付款在AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL中创建一条记录。

事件类型 explicit
发票冻结已解除
该事件表示此前对发票设置的冻结已解决。用户或自动化流程执行操作移除阻塞,使发票可以继续处理。
为什么重要

从设置冻结到解除冻结之间的时间,是衡量异常处理效率的重要指标。这支持“平均异常解决时间”KPI。

获取位置

记录在AP_HOLDS_ALL表中。解除冻结后,RELEASE_LOOKUP_CODE和RELEASE_REASON字段会与LAST_UPDATE_DATE一同填充。

采集

更新AP_HOLDS_ALL表中的记录,将冻结标记为已解除。

事件类型 explicit
发票已取消
发票已作废或取消,不会继续处理或付款。这表示流程的终止状态。
为什么重要

这是不会产生付款的发票的重要终点。分析取消情况可以发现重复发票或供应商提交错误等问题。

获取位置

可根据AP_INVOICES_ALL中的状态变化推断。CANCELLED_DATE列会填入取消时间戳。

采集

AP_INVOICES_ALL表中的CANCELLED_DATE字段已填充。

事件类型 explicit
发票已拒绝
审批人员在审批工作流中拒绝了发票。该操作通常会将发票退回修改或取消,从而启动返工循环。
为什么重要

表示负面结果,也是返工增加和周期时间延长的主要原因。跟踪拒绝情况有助于识别发票质量或采购订单合规问题。

获取位置

可根据AP_INVOICES_ALL表中的APPROVAL_STATUS变为“Rejected”推断。工作流历史会记录拒绝人员和时间等详细信息。

采集

根据AP_INVOICES_ALL.APPROVAL_STATUS变为“Rejected”推断。

事件类型 inferred
发票已更正
当用户修改发票时发生,通常是为了响应拒绝或修正数据录入错误。这代表流程中的人工返工步骤。
为什么重要

该活动是返工的明确指标。分析其发生频率有助于量化流程低效,并支持“发票返工率”KPI。

获取位置

可通过跟踪发票在已验证或提交审批后的重大更新来推断。需要使用LAST_UPDATE_DATE时间戳及审计轨迹数据。

采集

通过比较拒绝或冻结后的LAST_UPDATE_DATE推断。

事件类型 inferred
发票已设置冻结
表示对发票设置任意冻结的通用活动,阻止其继续付款流程。原因可能包括匹配问题、资金不足或人工干预。
为什么重要

该事件会直接影响周期时间,并可能导致延迟付款。分析冻结情况是识别和解决系统性流程问题、支持“付款阻塞趋势”分析的关键。

获取位置

明确记录在AP_HOLDS_ALL表中。每行代表一项冻结,包含创建日期(HOLD_DATE)和原因。

采集

在AP_HOLDS_ALL表中创建一条记录。

事件类型 explicit
发票已验证
表示发票已通过系统对抬头和行信息完整性、正确性的验证检查。通常可通过发票记录的状态变化推断。
为什么重要

这是匹配和审批前的关键里程碑。此处出现延迟,可能表明发票数据质量或系统配置存在问题。

获取位置

可根据AP_INVOICES_ALL表中发票状态变为“Validated”推断。可使用VALIDATION_STATUS列的变更历史或审计轨迹。

采集

根据AP_INVOICES_ALL.VALIDATION_STATUS字段的变化推断。

事件类型 inferred
已识别匹配差异
当系统或用户发现发票、采购订单和收货信息之间存在价格或数量等不匹配时,就会发生此事件。通常会导致系统对发票设置付款冻结。
为什么重要

突出显示需要人工干预的流程异常。跟踪这些事件对于“发票匹配差异率”KPI和根因分析至关重要。

获取位置

通常记录为对发票设置特定类型的冻结。请检查AP_HOLDS_ALL表中与匹配相关的冻结类型,例如“QTY REC”或“PRICE”。HOLD_DATE表示时间戳。

采集

在AP_HOLDS_ALL中创建一条包含匹配相关冻结类型的记录。

事件类型 explicit
建议 可选

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