您的采购到付款流程:发票处理数据模板
您的采购到付款流程:发票处理数据模板
- 建议收集的属性
- 需要跟踪的关键活动
- Oracle Fusion Financials数据提取指南
采购到付款流程:发票处理属性
| 名称 | 说明 | ||
|---|---|---|---|
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发票编号
InvoiceNumber
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供应商发票的唯一标识符。 | ||
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说明
发票编号是主要案例标识符,用于关联单张供应商发票从创建到最终付款的所有活动和事件。在流程分析中,每张发票都作为一个独立案例处理。 在流程挖掘中,此属性是还原每张发票端到端处理路径的基础。它支持按发票分析流程路径、周期时间和差异,也是将验证、审批和付款等不同活动串联起来,还原完整流程的关键。
重要性
这是连接所有相关流程步骤的关键案例标识符,可用于追踪发票的完整生命周期。
获取途径
通常位于AP_INVOICES_ALL表的INVOICE_NUM列。
示例
INV-2023-001987654321ACME-FIN-5501
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开始时间
EventTime
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表示活动或事件发生时间的时间戳。 | ||
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说明
此属性记录发票处理过程中每项活动的日期和时间,是所有基于时间的流程分析的关键数据,包括计算周期时间、持续时间和步骤间等待时间。 流程挖掘工具可根据此时间戳按时间顺序排列事件,还原每张发票的准确活动顺序。由此可以计算平均发票周期时间等关键绩效指标,并找出流程中耗时最长的阶段。
重要性
此时间戳对于计算周期时间、瓶颈等所有与持续时间相关的绩效指标至关重要。
获取途径
此时间戳取自Oracle Fusion各表中的日期字段,例如AP_INVOICES_ALL或相关工作流和付款表中的CREATION_DATE或LAST_UPDATE_DATE。
示例
2023-04-15T10:00:00Z2023-04-16T14:35:10Z2023-04-20T09:05:00Z
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活动
ActivityName
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发票处理过程中发生的业务活动或事件名称。 | ||
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说明
此属性描述发票生命周期中的具体步骤或状态变更,例如“发票已创建”“发票已批准”或“付款已执行”。这些事件按顺序构成流程路径。 分析活动的顺序和频率是流程挖掘的核心。它有助于发现实际流程路径、找出活动延迟的瓶颈,并识别偏差或返工循环,例如发票在审批后又被拒绝。
重要性
此属性定义流程步骤,是呈现流程图、分析路径差异和识别瓶颈的基础。
获取途径
此属性通常根据Oracle Fusion Financials中的状态字段、审计表或工作流日志组合得出,例如AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS或相关工作流表。
示例
发票已验证发票已被冻结发票已批准付款已执行
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付款到期日
PaymentDueDate
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发票应向供应商付款的截止日期。 | ||
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说明
付款到期日根据与供应商约定的付款条款计算。按时付款有助于避免罚款、维护良好的供应商关系,并获得潜在的提前付款折扣。 此属性是“按时付款绩效”仪表板及相关KPI的重要依据。通过比较实际付款时间戳与付款到期日,分析可将付款划分为按时或逾期,帮助企业监控并改善付款及时性。
重要性
这是衡量按时付款绩效的基准,也是供应商管理和财务健康状况的重要KPI。
获取途径
此日期通常可在AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL等付款计划表中找到,并与发票关联。
示例
2023-05-152023-06-012023-06-30
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供应商名称
VendorName
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开具发票的供应商名称。 | ||
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说明
此属性用于识别发票对应的供应商,为财务交易提供重要的业务背景。 按供应商分析流程,有助于了解供应商关系和绩效。例如,可发现特定供应商的发票是否更容易出现匹配差异、付款冻结或延迟。企业可据此改进供应商准入、沟通和整体供应链效率,也可用于识别潜在的重复付款。
重要性
支持按供应商分析流程,帮助识别导致延误或异常的特定供应商问题。
获取途径
位于POZ_SUPPLIERS表。发票表AP_INVOICES_ALL中的VENDOR_ID可用于与供应商表关联。
示例
Acme CorporationGlobal Tech Inc.Office Supplies Co.
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公司代码
CompanyCode
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处理发票的法人实体或公司的标识。 | ||
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说明
公司代码代表组织内对发票承担财务责任的特定业务实体。对于拥有多个公司的组织,这是基础组织数据之一。 此属性支持按法人实体细分流程分析,便于比较企业不同部分的流程绩效,识别特定实体的瓶颈或合规问题,并按公司汇报KPI。公司代码也常用于确定正确的审批工作流。
重要性
支持比较组织内不同法人实体或业务单元的流程,并对绩效进行对标。
获取途径
通常对应AP_INVOICES_ALL中的LEGAL_ENTITY_ID或类似字段,可与总账表关联以获取代码或名称。
示例
1001US01DE01
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发票状态
InvoiceStatus
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发票在其生命周期中的当前状态。 | ||
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说明
此属性反映发票最近一次已知状态,例如“已验证”“需要重新验证”“已付款”或“已取消”,显示发票在任意时点所处的流程阶段。 发票状态是“当前发票状态分布”仪表板的重要指标,可帮助运营经理识别积压,并监控发票处理流程的整体状况。分析状态随时间的变化,也能简明呈现流程的变化情况。
重要性
可查看发票当前状态,为跟踪积压和工作量的运营仪表板提供重要信息。
获取途径
请参阅Oracle Fusion Financials文档。状态可能根据AP_INVOICES_ALL中的WFAPPROVAL_STATUS等字段,或相关审批和付款表推导得出。
示例
已验证已付款已取消需要重新验证
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发票金额
InvoiceAmount
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发票应付金额总计。 | ||
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说明
发票金额是发票上列明的应付供应商款项总额。这是一项重要的财务属性,会影响整个流程,通常决定审批路径、审核力度和付款优先级。 在流程挖掘分析中,发票金额是筛选和细分数据的重要维度。例如,分析人员可以比较高额与低额发票的处理流程,了解两者是否采用不同路径,或周期时间是否存在显著差异。该属性也用于计算财务KPI,并评估逾期付款等流程低效问题造成的财务影响。
重要性
此金额对于财务分析、了解不同金额对应的流程偏差,以及计算审批合规率等KPI至关重要。
获取途径
位于AP_INVOICES_ALL表的INVOICE_AMOUNT列。
示例
1500.00250.75125000.50
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用户名
UserName
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执行活动的用户名称。 | ||
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说明
此属性用于识别负责执行某项活动的具体用户或系统代理,例如验证发票、设置付款冻结或批准付款。它为流程分析提供人员或系统资源维度。 按用户分析有助于了解工作量分布、识别绩效突出的人员,并发现潜在的培训需求或合规问题。例如,可查看某些用户是否经常参与返工循环,或特定审批步骤是否总由同一人处理,从而形成潜在的单点故障。
重要性
可用于分析资源绩效、平衡工作量,并识别参与特定流程步骤的用户或团队。
获取途径
此信息通常存储在AP_INVOICES_ALL等表的CREATED_BY或LAST_UPDATED_BY等审计字段中,也可能记录在相关工作流日志中。
示例
john.doejane.smithSystem.Admin
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结束时间
EndTime
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活动或事件完成时的时间戳。 | ||
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说明
结束时间标记特定活动的完成时刻。开始时间表示活动何时开始,结束时间则标记其结束时刻,便于准确计算各步骤的持续时间。 分析时,结束时间与开始时间之差即为每项活动的处理时间。这对于深入分析绩效至关重要,有助于区分实际处理时间和闲置等待时间。例如,可衡量审批人在审批任务上实际花费的时间,以及任务在其队列中等待的时间。
重要性
可准确计算活动处理时间,并区分实际工作时间与等待时间。
获取途径
这是一个概念性属性,根据同一案例中后续事件的开始时间推导得出。
示例
2023-04-15T10:05:12Z2023-04-16T15:00:00Z2023-04-20T09:15:30Z
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最近数据更新时间
LastUpdateDate
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记录在源系统中最近一次更新的时间戳。 | ||
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说明
此属性记录Oracle Fusion Financials中底层数据最近一次修改的时间,用于管理增量数据加载,确保流程挖掘模型保持最新。 虽然该时间戳不直接用于流程分析,但对于保持数据的时效性和完整性至关重要。数据管道可据此高效查询自上次更新以来新增或变更的记录,减轻源系统负载。
重要性
支持数据管道高效运行增量加载,让流程分析保持最新,无需完整重新加载。
获取途径
在许多Oracle Fusion表中,该字段通常名为LAST_UPDATE_DATE,例如AP_INVOICES_ALL。
示例
2023-05-20T11:00:00Z2023-05-21T16:45:00Z
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冻结原因
HoldReason
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对发票设置冻结或付款阻止的原因。 | ||
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说明
发票被冻结时,此属性会记录原因,例如“价格不符”“数量差异”或“等待收货”。这有助于了解正常流程为何中断。 此属性是“付款冻结趋势与分析”仪表板的主要分析维度。通过分析各种冻结原因的出现频率,企业可以找出并解决付款冻结的根本原因,例如采购流程问题或供应商开票不准确,从而减少处理延误。
重要性
可揭示付款冻结的根本原因,帮助企业有针对性地改进,减少冻结和付款延误。
获取途径
冻结信息通常存储在AP_HOLDS_ALL表中,该表与发票关联,并包含冻结原因或代码。
示例
价格不符开票数量超过收货数量采购订单编号无效
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匹配差异原因
MatchingDiscrepancyReason
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发票、采购订单和收货记录不匹配的具体原因。 | ||
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说明
此属性详细说明发票未通过自动匹配的原因。常见原因包括发票与相应采购订单或收货记录中的价格、数量或商品代码不一致。 此信息对于“发票匹配差异率”仪表板至关重要。按类别分析差异原因,企业可以找出采购或收货流程中的系统性问题,并采取纠正措施,提高发票直通式、免人工处理的比例。
重要性
说明发票未通过自动匹配的原因,为提高首次匹配成功率、减少人工返工提供分析依据。
获取途径
请参阅Oracle Fusion Financials文档。此信息可能记录为AP_HOLDS_ALL中的特定冻结原因,或存储在相关匹配明细表中。
示例
单价与采购订单不符开票数量大于收货数量发票中的商品无效
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发票日期
InvoiceDate
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供应商发票单据上注明的日期。 | ||
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说明
此属性表示供应商正式开具发票的日期,是源单据中的关键信息,可根据约定的付款条款作为计算付款到期日的起点。 发票日期不一定是内部流程的起点,但能提供重要背景信息。结合供应商名称和发票金额,可用于识别潜在的重复发票。分析发票日期与发票录入系统日期之间的间隔,也有助于发现收发室或发票录入流程中的低效问题。
重要性
这是识别重复发票和计算付款到期日的重要数据。
获取途径
AP_INVOICES_ALL表中的标准字段,名称为INVOICE_DATE。
示例
2023-04-102023-05-012023-05-25
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审批人姓名
ApproverName
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批准或拒绝发票的人员姓名。 | ||
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说明
此属性记录审批步骤中采取操作的人员身份,适用于“发票已批准”或“发票已拒绝”等活动。 分析时,审批人姓名可用于了解审批工作量、衡量个人审批周期时间,并审计审批政策的执行情况。对于“审批合规率”KPI,可根据发票金额和公司代码,核对审批人是否符合授权规则。
重要性
此属性对于分析审批周期时间、确保遵循审批矩阵政策,以及了解工作量分布至关重要。
获取途径
此信息存储在与发票对象关联的Oracle Fusion工作流或审批历史表中。
示例
David WilsonSarah JohnsonMichael Brown
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币种
InvoiceCurrencyCode
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发票金额所用的币种。 | ||
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说明
此属性指定发票金额所用的币种,例如USD、EUR或GBP,是理解发票金额字段的重要背景信息。 对于跨国企业,按币种分析发票有助于财务报告,并了解不同地区的流程差异。它能确保正确解读金额,也支持按币种分析付款惯例或审批阈值。
重要性
为各项财务金额提供必要背景,确保准确解读和分析,尤其适用于跨国业务。
获取途径
位于AP_INVOICES_ALL表的INVOICE_CURRENCY_CODE列。
示例
USDEURGBPCAD
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是否按时付款
IsOnTimePayment
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用于标记发票是否在到期日前付清的布尔值。 | ||
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说明
如果付款在指定的付款到期日当天或之前完成,此标记为true;否则为false。它能清晰地标记每张已付款发票。 此计算属性直接支持按时付款率KPI及相应仪表板。用户无需临时比较日期,即可轻松筛选、计数并可视化逾期与按时付款的比例,从而简化分析。这有助于快速了解付款延误的规模,并跟踪改进情况。
重要性
简化付款及时性分析,并可直接用于计算按时付款率KPI。
获取途径
这是一个计算属性,根据“付款已执行”活动的时间戳与“PaymentDueDate”属性进行比较后得出。
示例
truefalse
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是否返工
IsRework
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用于标记属于返工循环的活动的布尔值。 | ||
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说明
对于表示偏离理想流程的活动,此标记设为true,例如“发票已更正”,或发票被拒绝后再次出现“发票已验证”。它有助于明确标记并量化低效的流程循环。 此属性是“返工与异常处理率”仪表板的重要依据。标记返工活动后,分析人员可以轻松量化返工规模和成本,找出根本原因,并衡量旨在一次做对的流程改进举措所带来的影响。
重要性
明确识别并量化返工,便于分析流程低效问题的频率、原因和影响。
获取途径
这是一个计算属性。在数据转换过程中定义逻辑,以识别构成返工的活动序列。
示例
truefalse
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源系统
SourceSystem
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标识记录事件数据的来源系统。 | ||
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说明
此属性指定生成数据的源应用程序或模块,例如Oracle Fusion Financials。在集成多个系统的环境中,此字段有助于区分不同流程步骤的来源。 了解源系统有助于验证数据、排查问题,并分析特定系统中的流程差异。在发票处理路径可能涉及多个应用程序的复杂IT环境中,此属性也能让数据来源更加清晰。
重要性
此属性说明数据来源,有助于数据治理、问题排查和分析特定系统中的流程行为。
获取途径
此值通常在数据提取时静态添加,用于标记数据集的来源。
示例
Oracle Fusion FinancialsOracle Payables Cloud
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采购订单编号
PurchaseOrderNumber
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与发票关联的采购订单标识。 | ||
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说明
此属性将发票与相应的采购订单(PO)关联起来,该订单用于授权采购商品或服务。发票可以有采购订单,也可以没有采购订单。 按采购订单分析可将发票流程与P2P流程中的采购环节关联起来。这有助于了解采购流程是否符合要求,以及发票匹配差异等问题是否源于采购订单本身。是否存在采购订单编号,是细分和分析不同发票处理路径的主要依据。
重要性
将发票与采购流程关联起来,是分析有采购订单与无采购订单发票流程的重要属性。
获取途径
可通过AP_INVOICE_LINES_ALL中的发票行项目与PO_DISTRIBUTION_ID关联采购订单分配信息。
示例
PO-2023-5001600789PO-FIN-9981
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采购到付款流程:发票处理活动
| 活动 | 说明 | ||
|---|---|---|---|
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付款已执行
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此事件最终确认付款已完成并结清。支票付款以支票结清日期为准,电子付款则以银行确认信息为准。 | ||
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重要性
这是发票生命周期中的最后一项活动,标志着流程成功完成,也是计算“平均发票周期时间”和“按时付款率”的终点。
获取途径
可根据AP_CHECKS_ALL表中的付款状态变为“Cleared”或“Reconciled”推断,并使用CLEARED_DATE;也可使用现金管理模块中的银行对账数据(CE_STATEMENT_LINES)。
采集
根据AP_CHECKS_ALL中的状态更新或CE模块中的对账记录推断。
事件类型
inferred
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发票已与采购订单匹配
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此活动表示发票行已成功与对应的采购订单行匹配,确认发票所列商品或服务确已订购。系统通常会记录此自动或手动操作。 | ||
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重要性
这是三方匹配的关键环节,涉及采购订单、收货记录和发票。此阶段的匹配失败是异常和延误的主要来源。
获取途径
可根据AP_INVOICE_DISTRIBUTIONS_ALL表中关联发票与采购订单分配行(PO_DISTRIBUTION_ID)的记录推断。也可使用AP_INVOICE_LINES_ALL中的行级匹配状态。
采集
根据发票行中采购订单分配数据的填充情况推断。
事件类型
inferred
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发票已创建
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表示系统中已创建发票记录,创建方式可以是手动录入、扫描或电子提交。通常在主发票表中插入新行时记录此事件。 | ||
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重要性
标志着发票处理生命周期的开始。分析此事件到后续步骤的时间,有助于了解数据录入效率和流程启动延迟情况。
获取途径
在Oracle Fusion Financials中,对应AP_INVOICES_ALL表中记录的创建时间戳,具体为CREATION_DATE列。
采集
AP_INVOICES_ALL中的记录创建时间戳。
事件类型
explicit
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发票已批准
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工作流中所有必需的审批方均已批准发票。发票现已准备好进行会计处理和付款安排。 | ||
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重要性
这是审批流程成功完成的重要节点。此步骤之前的延误通常是流程瓶颈。
获取途径
可根据AP_INVOICES_ALL表中的APPROVAL_STATUS变为“Approved”或“Workflow Approved”等最终批准状态推断。此字段的审计历史可提供时间戳。
采集
根据AP_INVOICES_ALL.APPROVAL_STATUS变为“Approved”推断。
事件类型
inferred
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发票已提交审批
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根据已配置的业务规则,将发票提交至审批工作流。这标志着正式审批周期的开始。 | ||
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重要性
此事件启动了流程中的关键环节。跟踪开始时间对于衡量和优化“发票审批周期时间”至关重要。
获取途径
可根据AP_INVOICES_ALL表中的状态变更推断,例如APPROVAL_STATUS变为“Initiated”或“Pending Approval”等状态。工作流表中也可能包含此事件。
采集
根据AP_INVOICES_ALL.APPROVAL_STATUS变为“Initiated”推断。
事件类型
inferred
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发票已记账
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发票已成功过账至总账,并生成会计分录。此事件确认发票的财务影响已正式记录。 | ||
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重要性
这是重要的财务控制节点,也是付款的前提。它确认发票已完成验证和审批,可以进行结算。
获取途径
可根据AP_INVOICE_DISTRIBUTIONS_ALL表中的状态(ACCRUAL_POSTED_FLAG = 'Y')推断,也可检查总账表(如XLA_AE_HEADERS)中是否存在对应的会计分录。
采集
根据AP_INVOICE_DISTRIBUTIONS_ALL中的标记或关联的总账分录推断。
事件类型
inferred
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付款已创建
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系统已生成该发票的付款指令。可能包括创建支票、电子资金转账(EFT)文件或其他付款凭证。 | ||
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重要性
此时组织已承诺拨付资金,是款项离开银行账户前的重要节点。
获取途径
记录在AP_CHECKS_ALL表中,该表存储所有付款信息。CHECK_DATE表示付款凭证的创建时间。
采集
AP_CHECKS_ALL表中新增一条记录。
事件类型
explicit
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付款已安排
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发票已选中并纳入付款流程请求,通常称为付款批次或付款运行。现在发票已进入待付款队列。 | ||
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重要性
这是会计处理与实际付款之间的步骤。此阶段的持续时间会影响现金流预测和享受提前付款折扣的机会。
获取途径
创建付款记录但尚未确认已付款时,会在AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL表中记录此事件。也可在IBY_PAYMENT_PROCESS_REQUESTS等付款批次表中查找。
采集
AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL表中新增一条已安排付款的记录。
事件类型
explicit
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发现匹配差异
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系统或用户发现发票、采购订单和收货信息不一致时会发生此事件,例如价格或数量不符。这通常会导致系统冻结发票。 | ||
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重要性
此事件反映了需要人工处理的流程异常。跟踪这些事件对于计算“发票匹配差异率”KPI和分析根本原因至关重要。
获取途径
通常会记录为发票上设置的特定类型冻结。请检查AP_HOLDS_ALL表中与匹配相关的冻结类型,例如“QTY REC”或“PRICE”。HOLD_DATE表示时间戳。
采集
AP_HOLDS_ALL表中新增一条与匹配相关的冻结类型记录。
事件类型
explicit
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发票冻结已解除
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此事件表示此前对发票设置的冻结已解决。用户或自动化流程执行解除操作后,发票即可继续处理。 | ||
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重要性
从设置冻结到解除冻结的时间,是衡量异常处理效率的重要指标,可用于计算“平均异常解决时间”KPI。
获取途径
此事件记录在AP_HOLDS_ALL表中。解除冻结时,RELEASE_LOOKUP_CODE和RELEASE_REASON字段会与LAST_UPDATE_DATE一同填入。
采集
更新AP_HOLDS_ALL表中的记录,将冻结标记为已解除。
事件类型
explicit
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发票已取消
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发票已作废或取消,不会继续处理或付款。这是流程的终止状态。 | ||
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重要性
对于最终未付款的发票,这是一个重要的流程终点。分析取消情况有助于发现重复发票或供应商提交信息错误等问题。
获取途径
可根据AP_INVOICES_ALL中的状态变更推断。CANCELLED_DATE列会记录取消时间戳。
采集
AP_INVOICES_ALL表中的CANCELLED_DATE字段已填入。
事件类型
explicit
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发票已拒绝
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审批人在审批工作流中拒绝了发票。此操作通常会将发票退回修改或取消,从而启动返工循环。 | ||
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重要性
此事件代表负面结果,也是返工增加、周期时间延长的重要原因。跟踪拒绝情况有助于发现发票质量或采购订单合规方面的问题。
获取途径
可根据AP_INVOICES_ALL表中的APPROVAL_STATUS变为“Rejected”推断。工作流历史记录会包含拒绝人和拒绝时间等详情。
采集
根据AP_INVOICES_ALL.APPROVAL_STATUS变为“Rejected”推断。
事件类型
inferred
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发票已更正
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用户修改发票时会发生此事件,通常是为了响应拒绝意见或修正数据录入错误。这是流程中的人工返工步骤。 | ||
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重要性
此活动清楚地表明发生了返工。分析其频率有助于量化流程低效程度,并计算“发票返工率”KPI。
获取途径
如果发票已验证或提交审批,可通过跟踪之后AP_INVOICES_ALL中发票记录的重要更新来推断此事件。需要LAST_UPDATE_DATE时间戳及审计轨迹数据。
采集
通过比较拒绝或冻结后的LAST_UPDATE_DATE推断。
事件类型
inferred
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发票已被冻结
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表示发票因任何原因被冻结,无法继续付款的通用活动。冻结原因可能包括匹配问题、资金不足或人工干预。 | ||
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重要性
冻结会直接影响周期时间,并可能导致延迟付款。分析冻结情况是识别和解决系统性流程问题的关键,也有助于开展“付款冻结趋势”分析。
获取途径
AP_HOLDS_ALL表会明确记录冻结信息。每行代表一项冻结,并包含创建日期(HOLD_DATE)和原因。
采集
AP_HOLDS_ALL表中新增一条记录。
事件类型
explicit
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发票已验证
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表示发票已通过系统检查,表头和行信息完整且正确。通常可根据发票记录的状态变更推断此事件。 | ||
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重要性
这是匹配和审批前的重要节点。此处延误可能表明发票数据质量或系统配置存在问题。
获取途径
可根据AP_INVOICES_ALL表中的发票状态变为“Validated”来推断。可使用VALIDATION_STATUS列的变更历史或审计轨迹。
采集
根据AP_INVOICES_ALL.VALIDATION_STATUS字段的变更推断。
事件类型
inferred
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数据提取指南
立即优化P2P发票处理,将周期缩短30%
消除Oracle Fusion Financials中的瓶颈,将周期时间缩短30%。
无需信用卡,几天内即可看到结果。