您的采购到付款发票处理数据模板

NetSuite
您的采购到付款发票处理数据模板

您的采购到付款发票处理数据模板

此模板全面介绍如何收集分析NetSuite发票处理所需的数据,涵盖必要的数据字段、关键流程步骤,以及高效提取这些信息的方法。按照模板准备数据,可确保事件日志完整,满足流程挖掘分析的需要。
  • 建议收集的属性
  • 需要跟踪的关键活动
  • NetSuite数据提取指南
刚接触事件日志?了解 如何创建流程挖掘事件日志.

采购到付款发票处理属性

以下是建议纳入事件日志的数据字段,可为采购到付款发票处理分析提供必要背景信息。
5 必填 7 建议填写 7 选填
名称 说明
发票编号
InvoiceNumber
用于在系统中唯一标识供应商发票的编号。
说明

发票编号是主要案例标识,可将单张供应商账单从创建到最终付款的所有活动和事件关联起来。此属性对于追踪每张发票的端到端处理过程至关重要。

在流程分析中,系统会根据此编号还原发票的完整生命周期。将相关活动归入同一标识后,分析人员便可查看流程路径、测量周期时间,并发现影响单张发票的差异或瓶颈。

重要性

这是追踪每张发票付款流程的关键标识,可支持完整的案例级分析。

获取途径

通常对应NetSuite供应商账单记录中的“交易ID”或“发票编号”字段。

示例
INV-0012345789-ABC-654202405-101
开始时间
EventTime
表示活动发生时间的时间戳。
说明

此属性记录特定活动或事件在系统中的准确日期和时间,为整个流程提供时间顺序。

时间戳是基于时间开展流程分析的基础数据,可用于计算活动间隔时长、测量案例整体周期时间,以及分析服务级别协议的达成情况。准确的时间戳对于发现瓶颈和了解流程延迟至关重要。

重要性

此属性提供计算各项时长、周期时间和绩效指标所需的时间数据,是流程时间分析的基础。

获取途径

取自供应商账单记录及相关交易记录中的日期字段或系统日志,例如“创建日期”“最后修改日期”或审批日期字段。

示例
2023-04-15T09:00:00Z2023-04-16T14:30:15Z2023-04-20T11:05:45Z
数据最近更新时间
LastDataUpdate
数据最近一次从源系统刷新或提取的时间戳。
说明

此属性表示最近一次从源系统提取数据的日期和时间,可说明所分析数据的新鲜度。

了解数据最近更新时间,有助于用户判断当前查看的信息是否为最新数据。它还能帮助用户了解数据延迟,并确保决策依据的数据时效明确。

重要性

此属性可帮助分析人员了解数据的新鲜度,确保决策时充分考虑数据的时效性。

获取途径

此时间戳在数据提取和加载(ETL)过程中生成并添加。

示例
2024-05-21T02:00:00Z
活动
ActivityName
已执行的业务流程步骤名称。
说明

此属性描述发票处理生命周期中发生的具体操作或事件,例如“创建供应商账单”“账单已批准”或“账单已全额付清”。每项活动都代表流程中的一个独立节点。

活动是流程图的基本组成部分。分析活动的顺序和频率,有助于了解实际流程路径、发现偏离标准过程的情况,并找出常见的返工循环或低效步骤。

重要性

活动构成流程图的基础,可用于呈现和分析发票生命周期中的事件顺序。

获取途径

根据系统日志、供应商账单记录中的状态变更,或系统历史记录中的特定用户操作得出。

示例
创建供应商账单账单已批准安排在付款批次中付款
源系统
SourceSystem
标识数据的来源系统。
说明

此属性指定生成事件数据的源应用。对于此流程,通常为“NetSuite”。

在集成多个系统的环境中,此字段对于了解数据来源链路和评估数据质量至关重要。它有助于区分发生在不同系统中的活动,也是全面了解端到端流程的重要依据。

重要性

此属性说明数据来源。在多系统环境中,这对于排查问题和验证数据至关重要。

获取途径

通常在数据提取过程中添加固定值(“NetSuite”)。

示例
NetSuite
付款到期日
PaymentDueDate
为符合约定付款条款,必须付清发票的日期。
说明

付款到期日根据发票日期和与供应商协商的付款条款(如Net 30、Net 60)计算,是付款执行的主要期限。

此日期对于衡量按时付款表现至关重要。按时付款是供应商关系和财务健康状况的重要KPI。将实际付款日期与到期日比较,组织可以跟踪付款时效、发现经常延迟付款的供应商,并更有效地管理现金流。

重要性

此日期是衡量按时付款表现的基准,直接影响供应商关系,也有助于避免滞纳金。

获取途径

这是供应商账单记录中的“到期日”字段,通常根据“条款”字段自动计算。

示例
2023-05-152023-06-302023-07-01
供应商名称
VendorName
提交发票的供应商名称。
说明

此属性标识与发票关联的供应商法定名称。供应商是采购到付款流程中的关键实体。

按供应商分析流程,对于发现特定供应商相关问题至关重要。您可以借此了解哪些供应商的审批时间最长、哪些供应商提交的发票最常需要返工,以及哪些供应商最常遇到付款延迟。这种细分分析是供应商关系管理和绩效分析的重要基础。

重要性

此属性可对流程数据进行关键细分,帮助发现供应商相关的瓶颈、付款表现和合规问题。

获取途径

取自供应商账单记录中的“供应商”字段,并关联供应商主数据。

示例
办公用品公司环球科技服务公司创意营销代理公司
发票状态
InvoiceStatus
发票当前的处理状态。
说明

此属性反映供应商账单在生命周期中的当前状态,例如“待审批”“已批准”“已全额付清”或“已拒绝”。

状态可显示发票在任意时点所处的流程阶段。运营仪表板可用它监控当前工作量和处理量。分析状态转换也是流程挖掘的重要环节,因为状态转换通常是定义活动的依据。

重要性

此属性可实时呈现发票进度,支持工作量管理和处理量分析。

获取途径

这是NetSuite供应商账单记录中的“状态”字段。

示例
未结待审批已批准已全额付款
发票金额
InvoiceAmount
供应商发票的总金额。
说明

此属性表示发票上列明的应付总额,包括税费和其他费用,是每个案例的重要财务指标。

发票金额可用于多种分析,例如按金额区间(如高额和低额)划分发票,查看处理时间或审批路径是否存在差异。它也适用于财务报告、计算不同阶段发票的金额,以及分析付款延迟造成的财务影响。

重要性

此属性支持财务分析和按金额细分,有助于优先处理高额发票并了解成本驱动因素。

获取途径

对应NetSuite供应商账单记录抬头中的“总计”或“金额”字段。

示例
1500.75250.0012500.50
审批人
Approver
负责批准或拒绝发票的用户。
说明

此属性标识负责审批发票的员工或经理。在包含多个审批层级的工作流中,记录的可能是最近一位或最终审批人。

跟踪审批人对于分析审批周期至关重要。通过查看个人或部门的平均审批时间,您可以发现审批流程中的瓶颈,并据此平衡工作量或提供额外培训。

重要性

此属性有助于定位审批流程中的瓶颈,并按个人或部门分析绩效,从而有针对性地改进流程。

获取途径

取自与供应商账单交易相关的工作流或审批历史日志,可能位于“系统备注”或自定义审批日志中。

示例
约翰·史密斯简·多伊财务部负责人
是否按时付款
IsPaidOnTime
用于标记发票是否在到期日当天或之前付清。
说明

此计算所得的布尔属性会比较“Bill Paid In Full”活动的时间戳与“Payment Due Date”。按时付款时值为“true”,否则为“false”。

此属性直接用于计算“按时付款率”KPI,这是衡量财务纪律和供应商关系管理的重要指标。您可以轻松筛选并分析逾期付款,找出审批延迟或付款批次安排不当等根本原因。

重要性

直接衡量付款是否遵守条款,这对维护供应商关系、避免罚款和做好财务规划至关重要。

获取途径

计算字段:如果最终付款活动的时间戳小于或等于“PaymentDueDate”,则为TRUE。

示例
truefalse
是否自动匹配
IsAutoMatched
用于标记发票是否在无需人工干预的情况下自动匹配到采购订单。
说明

此布尔属性表示系统是否根据预设规则和容差,自动将发票与采购订单及收货记录匹配(三方匹配场景)。值为“true”表示匹配过程无需人工处理。

此属性是计算“发票自动匹配率”KPI的依据。自动匹配率较高,通常表明发票处理系统效率较高、自动化程度较高。分析值为“false”的案例,有助于找出匹配失败的原因和提升自动化水平的机会。

重要性

直接衡量发票匹配流程的自动化程度和效率,帮助发现减少人工操作的机会。

获取途径

这通常是一个派生属性。可以根据是否缺少“发现匹配差异”活动推断,也可以检查账单是否由系统用户在很短时间内创建并批准。

示例
truefalse
付款冻结原因
PaymentBlockReason
已批准发票的付款被冻结的原因。
说明

发票获准付款后,仍可能因多种原因被冻结,例如供应商争议、已收货物存在质量问题,或现金管理决策。此属性用于记录具体的冻结原因。

分析付款冻结原因及其解决时间,有助于优化现金流并维护良好的供应商关系。即使发票已成功处理并获批,仍可能出现付款延迟。分析这些原因可以帮助您发现导致延迟的反复问题。

重要性

说明已批准的发票为何尚未付款,帮助发现导致付款延迟的运营或财务问题。

获取途径

通常通过供应商账单上的自定义“Payment Hold”或“Payment Block”复选框,以及相应的原因列表或文本字段进行管理。

示例
供应商账户被冻结待质量检验等待贷项通知单
子公司
Subsidiary
组织内负责该发票的公司或法人实体。
说明

在多实体组织中,“子公司”属性用于标识供应商账单所属的法人实体。这是NetSuite OneWorld账户中的一项基础组织数据。

按子公司分析流程,可以比较不同业务单元或地区的绩效,发现组织中效率较高的部分并推广其最佳实践,也能识别特定流程问题。

重要性

支持比较和分析组织内不同法人实体或业务单元的绩效。

获取途径

这是NetSuite OneWorld账户中所有交易记录的标准“Subsidiary”字段。

示例
美国西部欧洲、中东和非洲总部亚太服务部
已获取折扣
DiscountTaken
用于标记是否成功获取可用的提前付款折扣。
说明

此计算所得的布尔属性会检查享有折扣的发票是否在“Discount Date”当天或之前付清。成功获取折扣时值为“true”,错过折扣时值为“false”。

此属性是计算“提前付款折扣获取率”KPI的关键。它有助于财务部门量化错失的节省机会,并发现审批缓慢等流程瓶颈,了解这些问题如何妨碍企业利用有利的付款条款。

重要性

衡量流程获取节省成本机会的成效,直接影响公司的利润。

获取途径

计算字段:如果发票包含“DiscountDate”,且最终付款活动发生在该日期当天或之前,则为TRUE。

示例
truefalse
币种
Currency
发票金额所用的币种。
说明

此属性指定发票使用的币种,例如USD、EUR或GBP。对于在多个国家运营的公司,这一点尤为重要。

币种为所有金额提供必要的背景信息。分析时,币种有助于正确解读财务数据,并在汇总不同地区的财务指标时进行适当的货币换算。

重要性

为所有财务金额提供必要背景信息,确保多币种环境下的财务分析准确无误。

获取途径

这是供应商账单记录中的“Currency”字段,通常默认采用供应商主记录中的币种。

示例
USDEURGBP
折扣截止日期
DiscountDate
在此日期前付款,发票才符合享受提前付款折扣的条件。
说明

此属性指定了供应商提供提前付款折扣时,享受折扣所需的最晚付款日期。具体条件以付款条款为准,例如“2% 10, Net 30”。

此日期是计算“提前付款折扣获取率”KPI的关键。跟踪实际付款与该日期的差距,有助于组织发现错失的节省机会,并优化付款策略以尽可能获取折扣,从而显著提升盈利能力。

重要性

这是识别并获取提前付款折扣的关键日期,直接影响成本节省和盈利能力。

获取途径

此日期根据发票日期和供应商账单记录中的“Terms”字段计算得出。NetSuite会将其计算为“Discount Date”。

示例
2023-04-252023-05-10
拒绝原因
RejectionReason
发票在审批过程中被拒绝时填写的原因。
说明

审批人拒绝发票时,通常会说明原因,例如“金额错误”“发票重复”或“缺少采购订单”。此属性用于记录拒绝原因。

这些信息对于分析流程低效的根本原因至关重要。对拒绝原因进行分类并跟踪其变化趋势,组织便能发现常见问题,例如特定供应商相关问题或数据录入错误,并采取纠正措施,减少返工和延误。

重要性

直接揭示返工和流程失败的根本原因,帮助提高一次做对率。

获取途径

通常在审批工作流的拒绝环节,通过备注或评论字段记录。信息可能存储在“System Notes”或自定义字段中。

示例
数量错误发票重复价格与采购订单不符
采购订单编号
PurchaseOrderNumber
与发票相关的采购订单标识符。
说明

此属性将供应商发票与相应的采购订单(PO)关联起来,该订单用于授权采购商品或服务。发票可以关联采购订单,也可以不关联。

按采购订单分析有助于了解发票匹配效率。您可以据此判断自动匹配与人工处理的比例,并发现发票、采购订单和收货记录之间的差异。差异率偏高可能意味着采购流程存在问题。

重要性

将发票与采购流程关联起来,对于分析发票匹配效率和三方匹配的一致性至关重要。

获取途径

此字段位于供应商账单记录中,通常在行项目或用于关联采购订单的表头字段中。

示例
PO-005678PO-005891不适用
必填 建议填写 选填

采购到付款发票处理活动

以下是建议纳入事件日志的关键流程步骤和里程碑,有助于准确发现流程并识别发票工作流中的瓶颈。
5 建议填写 9 选填
活动 说明
创建供应商付款
此活动表示创建了用于结清供应商账单的付款交易。系统会记录此明确事件,即创建与账单关联的供应商付款记录。
重要性

此活动表示付款已执行,是分析按时付款情况和预测现金流的关键步骤,也是流程结束前的重要里程碑。

获取途径

取自供应商付款交易记录的创建日期。付款记录的“应用”子列表中会引用所支付的供应商账单。

采集

创建供应商付款交易的时间戳。

事件类型 explicit
创建供应商账单
此活动表示在NetSuite中创建供应商账单记录,是发票处理流程的起点。该活动根据供应商账单交易记录的创建日期确定。
重要性

这是发票生命周期的主要开始事件。分析此活动与后续活动之间的时间,可了解总处理时间并发现初始数据录入延迟。

获取途径

取自供应商账单记录中的“创建日期”或交易日期字段。每张供应商账单都有唯一的内部ID和交易编号。

采集

创建供应商账单交易的时间戳。

事件类型 explicit
账单已全额付清
此活动表示供应商账单已全额付清,状态也已相应更新。这标志着流程成功完成,可根据账单本身的状态变更推断。
重要性

这是发票生命周期中理想路径的主要结束事件。测量到达此状态的总时长,即可得出流程端到端周期时间。

获取途径

根据供应商账单记录中的系统备注或审计跟踪推断,具体为状态变为“已全额付清”的时间戳。

采集

供应商账单状态变为“已全额付清”的时间戳。

事件类型 inferred
账单已批准
表示供应商账单已获最终批准,可以付款。这是一个关键里程碑,通常通过系统审批工作流中状态明确变为“已批准”来记录。
重要性

这是付款流程的关键关口。此处的延迟是常见瓶颈,跟踪此活动对于管理付款时效和现金流至关重要。

获取途径

取自供应商账单的系统备注或审计跟踪,具体为“审批状态”字段设为“已批准”的时间戳。

采集

供应商账单审计跟踪中状态变为“已批准”的时间戳。

事件类型 explicit
账单过账至总账
此活动表示已批准的供应商账单记入总账。在NetSuite的标准配置中,账单最终获批后通常会自动过账。
重要性

这是重要的财务控制节点,可确保负债得到正确确认。监控偏差(例如过账前付款)对于合规分析至关重要。

获取途径

供应商账单上的“过账”标记设为true。由于过账通常与审批同步,时间戳可取自审批事件日期。

采集

触发总账过账的最终审批操作时间戳。

事件类型 explicit
发现匹配差异
当本应与采购订单匹配的账单未通过自动匹配规则、需要人工审核时,就会发生此活动。通常可根据账单进入特定的“匹配冻结”或“差异”状态来推断。
重要性

此活动揭示采购和收货流程中的低效环节及其引发的人工返工,可直接用于“发票匹配效率”仪表板和“匹配差异返工率”KPI。

获取途径

可根据供应商账单状态变更为冻结或异常状态来推断,也可通过识别关联采购订单且在审批前需要大量人工修改的账单来判断。

采集

状态变为“冻结”或“不匹配”的时间戳。可能需要分析自定义字段或工作流。

事件类型 inferred
安排在付款批次中付款
已批准的发票被选中并加入付款批次,以便后续付款。这是一项明确操作,例如将账单加入供应商付款批次,或通过“支付账单”页面处理。
重要性

此活动显示负债从已批准状态转为计划现金支出。分析审批与付款安排之间的延迟,有助于发现现金管理策略或付款批次处理中的低效环节。

获取途径

此活动难以作为独立事件捕获,通常属于付款创建流程的一部分。可根据包含该账单的付款批次记录创建日期推断。

采集

引用该发票的付款批次记录创建时间戳。

事件类型 inferred
已应用贷项通知单
此活动表示将供应商贷项通知单应用于账单,以减少应付金额。系统会通过供应商贷项交易的应用记录捕获此明确事件。
重要性

此活动显示了无需直接现金付款即可结清发票的另一种路径。频繁使用贷项通知单可能表明初始订单准确性或供应商表现存在问题。

获取途径

取自关联供应商贷项和供应商账单的应用记录。应用日期可作为事件时间戳。

采集

将供应商贷项交易应用于供应商账单的时间戳。

事件类型 explicit
提交账单以供审批
表示已创建的供应商账单正式进入审批工作流。通常可根据账单状态从“未结”或“待提交”变为“待审批”来推断此活动。
重要性

此活动启动审批周期。测量从此事件到“账单已批准”或“账单已拒绝”的时间,对于“发票审批周期时间分析”仪表板至关重要。

获取途径

根据供应商账单记录中的系统备注或审计跟踪推断,重点跟踪“审批状态”字段的变更。

采集

供应商账单审计跟踪中状态变为“待审批”的时间戳。

事件类型 inferred
解除付款冻结
发票的付款冻结被解除,重新具备付款条件。可根据“付款冻结”复选框被取消选中,或状态从“冻结”变为其他状态来推断。
重要性

测量“设置付款冻结”到此活动之间的时长,可了解问题解决流程的效率,并帮助找出冻结的常见原因、简化解除流程。

获取途径

根据供应商账单审计跟踪中“付款冻结”复选框取消选中,或自定义状态字段更新来推断。

采集

“付款冻结”或类似字段被清除的时间戳。

事件类型 inferred
设置付款冻结
已批准的发票被设置付款冻结,因此无法付款。通常可根据特定复选框被选中或自定义“冻结”状态生效来推断。
重要性

此活动对于“付款冻结解决分析”仪表板至关重要。它可定位审批完成到具备付款条件之间的延迟,这类延迟可能损害供应商关系。

获取途径

根据供应商账单交易的“付款冻结”复选框审计跟踪或自定义状态字段推断。

采集

“付款冻结”或类似字段发生变更的时间戳。

事件类型 inferred
账单已拒绝
审批人拒绝供应商账单后,该账单会从当前处理队列中移除。系统会记录状态明确变为“已拒绝”;除非重新提交,否则通常视为流程终止状态。
重要性

此活动可揭示重复发票或供应商信息错误等流程问题。跟踪拒绝频率和原因,有助于提高首次处理准确率并减少无效工作。

获取途径

取自供应商账单的系统备注或审计跟踪,记录“审批状态”字段设为“已拒绝”的时间戳。

采集

供应商账单审计跟踪中状态变为“已拒绝”的时间戳。

事件类型 explicit
账单退回返工
审批人或审核人将发票退回给提交人进行更正时,就会发生此活动。可根据账单状态在工作流中回退来推断,例如从“待审批”变回“待提交”。
重要性

此活动可识别显著延长处理时间、增加人工操作的返工循环。跟踪这些循环有助于找出常见错误原因,例如编码错误或数据录入失误。

获取途径

根据供应商账单的系统备注或审计跟踪推断,查找状态回退或特定的“返工”状态。

采集

审批工作流中状态回退的时间戳。

事件类型 inferred
错过提前付款折扣
此计算事件表示发票虽有提前付款优惠条款,但付款未在折扣期限内完成。通过比较付款日期和折扣到期日得出此事件。
重要性

此事件可直接用于“提前付款折扣获取率”KPI,量化未能节省的金额,帮助组织发现导致折扣流失的流程或现金流问题。

获取途径

这是一个计算事件,需要将已应用的供应商付款交易“日期”与源供应商账单记录中的“折扣日期”字段进行比较。

采集

比较供应商付款日期与供应商账单折扣日期。如果付款日期晚于折扣日期,则触发此事件。

事件类型 calculated
建议填写 选填

数据提取指南

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