您的Record to Report-Journal Entry数据模板

SAP ECC
您的Record to Report-Journal Entry数据模板

您的Record to Report-Journal Entry数据模板

此模板为收集数据提供清晰路径,帮助您分析并优化Record to Report-Journal Entry流程。模板列出了需要收集的关键属性、需要跟踪的重要活动,以及从SAP ECC提取这些信息的实用指导。遵循此模板,您可以建立可靠的数据集,发现低效环节并改进财务报告。
  • 全面分析所需的推荐属性
  • 需要跟踪的关键日记账分录活动
  • SAP ECC数据提取实用指南
刚接触事件日志?了解 如何创建流程挖掘事件日志.

记录到报告-日记账分录属性

以下是建议纳入事件日志的数据字段,用于全面分析SAP ECC中的记录到报告-日记账分录流程。
5 必需 6 建议 7 可选
名称 说明
事件时间
EventTime
表示Journal Entry中特定活动或事件发生时间的时间戳。
说明

事件时间提供Journal Entry流程中每项活动的准确日期和时间。这些数据对于计算周期时间、处理时长和步骤间延迟等所有时间指标至关重要。时间戳来源取决于活动类型,可以是凭证创建日期和时间(CPUDT/CPUTM),也可以是日志中的更改时间戳(CDHDR-UDATE/UTIME)。

在分析中,事件时间用于按时间顺序排列事件,是构建流程图的基础。它对于计算所有时间相关KPI不可或缺,例如Journal Entry平均周期时间、平均审批时间以及审批到过账的时间。

为什么重要

该时间戳是所有时间相关分析的基础,可用于计算周期时间、处理时长和瓶颈。

获取位置

根据活动类型从不同字段获取,主要来自BKPF中的创建时间戳(CPUDT、CPUTM),或CDHDR中的更改凭证时间戳(UDATE、UTIME)。

示例
2023-10-26T09:00:00Z2023-10-26T14:30:15Z2023-10-27T11:05:00Z
日记账分录ID
JournalEntryId
财务会计凭证的唯一标识符,由公司代码、凭证编号和会计年度组成。
说明

Journal Entry ID是跟踪Journal Entry生命周期的主要案例标识符。它是一个复合键,通常由公司代码(BUKRS)、凭证编号(BELNR)和会计年度(GJAHR)拼接而成,以确保其在整个SAP系统中的唯一性。

在流程分析中,此ID用于关联创建、暂存、提交、审批、驳回和过账等所有相关活动。通过追踪该标识符,我们可以还原每个Journal Entry的端到端旅程,衡量周期时间,并识别特定分录的流程偏差或瓶颈。

为什么重要

这是跟踪Journal Entry从创建到最终过账的关键,可支持端到端流程分析和变体比较。

获取位置

这是一个派生属性,通常由BKPF表中的公司代码(BUKRS)、凭证编号(BELNR)和会计年度(GJAHR)字段拼接而成。

示例
1000-1000000123-20232000-1900000456-20231000-1800000789-2024
活动名称
ActivityName
Journal Entry流程中特定时点发生的业务活动或事件名称。
说明

活动名称描述Journal Entry生命周期中的具体步骤,例如“Journal Entry Created”“Journal Entry Approved”或“Journal Entry Posted”。该属性通常由SAP中的多个来源派生,包括事务代码(TCODE)、更改凭证日志(CDHDR和CDPOS表)以及凭证状态字段。

活动分析是流程挖掘的核心。它可以可视化流程图,计算步骤之间的转换时间,并识别返工循环,例如“Journal Entry Rejected”之后出现“Journal Entry Corrected”。这些数据是周期时间、返工率和流程变体相关仪表板的基础。

为什么重要

它定义流程图中的步骤,使Journal Entry工作流能够被可视化、分析和优化。

获取位置

来源包括BKPF中的事务代码TCODE、凭证状态、SWW_WI2OBJ等表中的工作流日志,以及CDHDR和CDPOS中的更改凭证。

示例
Journal Entry已创建Journal Entry已审批Journal Entry已驳回Journal Entry已过账
最后数据更新时间
LastDataUpdate
表示数据最近一次从源系统提取或刷新的时间戳。
说明

此属性记录最近一次从SAP ECC提取数据的日期和时间。它是一个元数据字段,对于了解所分析数据的新鲜度和时效性至关重要。

在任何流程挖掘仪表板或分析中,了解最后更新时间对于建立用户对数据的信任并支持明智决策都十分关键。它有助于回答“这些信息更新到什么时候?”这一问题。

为什么重要

告知用户数据的新鲜度,帮助其了解分析时间范围并信任分析结果。

获取位置

这是由数据提取工具或ETL流程在数据刷新时生成并存储的元数据字段。

示例
2024-05-20T04:00:00Z2024-05-21T04:00:00Z2024-05-22T04:00:00Z
源系统
SourceSystem
提取流程数据的系统。
说明

此属性用于标识数据来源,本例中为特定的SAP ECC实例。它通常是在数据提取过程中添加的静态值。

在包含多个ERP或数据源的环境中,该属性虽然简单却十分重要。它可以确保数据血缘清晰,并支持按来源系统筛选或细分分析。

为什么重要

提供清晰的数据血缘,对于多源系统环境中的数据质量跟踪至关重要。

获取位置

通常是在数据转换过程中添加的静态值,用于标识特定的SAP ECC实例,例如“ECC_PROD_100”。

示例
SAP ECC EHP8ECC_FIN_PRODSAP_ERP_60
事务代码
TransactionCode
用于创建或处理Journal Entry的SAP事务代码。
说明

事务代码(T-Code)是SAP中特定功能或程序的唯一标识符。对于Journal Entry,它表示分录的创建方式,例如手工创建(FB01、F-02)、暂存创建(FV50)或通过自动化接口创建。

该属性对于“手工活动优化”仪表板非常有价值。通过分析T-Code,我们可以区分手工和自动化活动,识别最耗时的手工流程,并定位自动化机会,以减少手工工作量、提升效率。

为什么重要

帮助区分手工与自动化流程,识别自动化和流程标准化机会。

获取位置

位于凭证抬头表BKPF的TCODE字段。

示例
FB01F-02FV50FBD1
公司代码
CompanyCode
代表独立法人并据此编制财务报表的组织单元。
说明

公司代码是SAP Financials中的基础组织单元,代表一个独立法人,也是Journal Entry凭证抬头中的关键字段。

该属性对于按法人细分流程分析至关重要。它支持比较企业不同部分的流程绩效、合规率和KPI结果。例如,可以帮助识别审批延迟或高冲销率是否集中在特定公司代码。

为什么重要

支持在组织内不同法人或业务单元之间筛选和比较流程绩效。

获取位置

位于凭证抬头表BKPF的BUKRS字段。

示例
10002000US01DE01
凭证类型
DocumentType
用于分类会计凭证,并控制其处理和存储方式。
说明

凭证类型用于区分不同类型的业务交易,例如总账分录(SA)、供应商发票(KR)或资产过账(AA)。它在系统配置阶段定义,并分配给每个Journal Entry。

这是分析中的关键属性,可按交易性质细分流程。“按类型统计Journal Entry吞吐量”仪表板和“按Journal Entry类型统计平均周期时间”KPI都直接依赖此字段。它有助于发现某些类型的分录是否更容易出现延迟、返工或冲销。

为什么重要

支持按交易类型细分分析,帮助识别流程问题是否集中在特定类型的Journal Entry中。

获取位置

位于凭证抬头表BKPF的BLART字段。

示例
SAKRREAA
是否已冲销
IsReversed
表示Journal Entry是否已冲销的布尔标记。
说明

此标记用于识别随后被另一张会计凭证冲销的Journal Entry。在SAP中,已冲销凭证会与冲销凭证关联,从而形成清晰的审计轨迹。

该属性是“Journal Entry冲销分析”仪表板和“Journal Entry冲销率”KPI的基础。它支持筛选已冲销分录并调查数据录入错误或会计处理不当等根因,以降低冲销发生频率。

为什么重要

通过标记后续被撤销的分录,直接支持冲销分析,帮助识别错误根因并提升数据完整性。

获取位置

根据BKPF表中的冲销凭证编号字段STBLG派生。如果STBLG不为空,则该标记为true。

示例
truefalse
用户
User
创建或更改Journal Entry的SAP用户ID。
说明

此属性记录负责执行特定活动的SAP用户名,例如创建、暂存或过账凭证。数据直接来自凭证抬头表或更改日志表。

分析用户属性是了解团队和个人绩效的关键。它支持用户生产力仪表板,跟踪每位用户的活动量和处理时间,还有助于识别返工循环、冲销或合规偏差的相关人员,从而开展针对性培训或流程改进。

为什么重要

识别每项活动的负责人,支持用户绩效、工作量分配和返工模式分析。

获取位置

通常来自BKPF表(创建者字段USNAM)或CDHDR表(更改者字段USERNAME)。

示例
ABROWNCJONESDSMITH
过账日期
PostingDate
交易记入总账并影响财务期间的日期。
说明

过账日期决定Journal Entry计入的会计期间。从财务和合规角度看,这是一个关键日期字段,必须与会计期间结账安排和监管要求保持一致。

在流程挖掘中,该日期用于监控合规性。“合规遵循监控”仪表板和“合规符合率”KPI利用此属性检查分录是否在正确期间过账,也可用于分析Journal Entry数量随时间变化的趋势。

为什么重要

对于财务报告和合规分析至关重要,可确保分录在正确的会计期间过账。

获取位置

位于凭证抬头表BKPF的BUDAT字段。

示例
2023-10-312023-11-302024-01-15
冲销原因
ReversalReason
表示Journal Entry被冲销原因的代码。
说明

当凭证被冲销时,SAP允许用户指定原因代码。该代码以结构化方式说明冲销原因,例如过账日期错误或数据录入错误。

此属性是“Journal Entry Reversal Analysis”仪表板的重要输入。通过分析最常见的冲销原因,组织可以发现流程中的系统性问题或培训缺口,并采取有针对性的措施,避免未来发生错误,降低冲销率。

为什么重要

直接了解冲销发生的原因,从而开展有针对性的根因分析,减少未来错误。

获取位置

位于凭证抬头表BKPF的STGRD字段。

示例
010205
凭证总金额
TotalDocumentAmount
以凭证货币计量的Journal Entry总金额。
说明

此属性表示Journal Entry的财务总金额,通常通过汇总该凭证所有借方或贷方行项目的绝对值计算得出。

按财务金额分析流程可以发现重要模式。例如,高金额分录可能遵循不同且更严格的审批路径。通过此属性筛选或细分分析,可以判断周期时间、驳回率或审批延迟是否与分录金额相关。

为什么重要

支持财务影响分析,例如分析处理时间或驳回率与Journal Entry金额之间的关系。

获取位置

这是一个计算字段,通过汇总BSEG表中指定Journal Entry所有行项目的金额字段(WRBTR或DMBTR)得出。

示例
1500.0025000.75125.50
审批时间
ApprovalTime
从日记账分录提交审批到获批或被拒绝所经过的时间。
说明

此指标衡量审批子流程的持续时间,而审批子流程通常是整体周期时间的重要组成部分。计算方式为“Journal Entry Submitted”活动与对应的“Journal Entry Approved”或“Journal Entry Rejected”活动之间的时间差。

审批时间是“Journal Entry Approval Performance”仪表板和“Average Journal Entry Approval Time”KPI的核心指标。分析该时长有助于识别审批工作流中的瓶颈、衡量审批人的绩效,并为调整审批阈值等流程变更提供依据。

为什么重要

量化审批阶段的持续时间,帮助定位并解决审核和审批工作流中的延迟。

获取位置

用“Journal Entry Approved”或“Journal Entry Rejected”事件的时间戳减去“Journal Entry Submitted”事件的时间戳。

示例
P1DT2HPT4H15MP3D
成本中心
CostCenter
控制范围内的组织单元,表示发生成本的位置。
说明

成本中心是Controlling(CO)模块中的关键主数据元素,通常分配在日记账分录行项目层级。它用于跟踪特定部门、职能或地点产生的成本。

纳入成本中心后,可以更细致地分析日记账分录流程。您可以据此判断某些部门是否产生更多返工、周期时间更长,或手工录入量更高,从而从部门层面了解流程效率。

为什么重要

支持按部门或职能领域分析流程绩效,帮助定位局部效率低下的问题。

获取位置

位于凭证行项目表BSEG的KOSTL字段。

示例
4100CC_FINANCE_US10010101
是否暂存
IsParked
布尔标记,表示日记账分录是否在过账前以暂存凭证形式保存。
说明

暂存凭证允许用户保存未完成的日记账分录,且不会影响财务余额。之后,其他用户可以在过账前完成或审核该分录。此标记用于识别经过暂存步骤的分录。

分析此属性有助于了解暂存功能的使用情况。它可以揭示暂存是否被用作非正式审核步骤,并可能造成延迟。同时,它支持端到端周期时间分析,区分直接过账的分录与先暂存后过账的分录。

为什么重要

识别使用暂存功能的分录。暂存可能造成延迟,也可能表明流程中存在非正式审核。

获取位置

根据表BKPF中的凭证状态字段(BSTAT)推导。值为“V”表示暂存凭证。

示例
truefalse
是否返工
IsRework
布尔标记,表示日记账分录是否经历过返工循环,例如被拒绝后重新更正。
说明

此标记用于识别偏离“正常路径”并需要采取纠正措施的案例。对于某个日记账分录,如果观察到“Journal Entry Rejected”后紧接“Journal Entry Corrected”等活动序列,通常会将该标记设为true。

此属性对于计算“Journal Entry Rework Rate”KPI以及分析“Rework and Rejection Rate”仪表板至关重要。它有助于量化流程低效程度,并为调查返工根因提供依据,例如需求不明确或文档不足。

为什么重要

标记需要更正的分录,从而量化返工并分析其根因,提升一次通过率。

获取位置

这是一个计算属性,通过分析案例的活动序列推导得出。如果出现拒绝或更正活动,则识别为返工循环。

示例
truefalse
货币键
CurrencyKey
Journal Entry中记录金额所使用的货币代码。
说明

此属性指定Journal Entry使用的货币,例如USD、EUR或JPY,为凭证中的财务金额提供背景信息。

虽然它不一定是主要分析维度,但对于正确解读金额至关重要。在全球化组织中,还可以据此细分分析,比较外币和本币分录的流程是否存在差异。

为什么重要

为所有金额提供必要背景,确保财务分析和解读准确。

获取位置

位于凭证抬头表BKPF的WAERS字段。

示例
USDEURGBPJPY
必需 建议 可选

记录到报告-日记账分录活动

以下是建议在事件日志中记录的关键流程步骤和里程碑,用于准确发现和优化日记账分录流程。
5 建议 9 可选
活动 说明
Journal Entry冲销已处理
此活动标志着此前已过账Journal Entry的冲销。冲销会生成新的会计凭证,用于抵销原始分录。
为什么重要

这是衡量数据质量和流程准确性的关键事件。冲销率较高通常表明初始数据录入或审批阶段存在系统性问题,每次冲销都意味着返工。

获取位置

在原始凭证抬头BKPF表中识别此事件。凭证被冲销后,SAP会填充冲销凭证编号BKPF-STBLG和冲销原因BKPF-STGRD。事件时间戳为新冲销凭证的过账日期。

采集

识别原始凭证中BKPF-STBLG被填充的时刻;时间戳为冲销凭证的过账日期。

事件类型 explicit
Journal Entry已审批
此活动标志着工作流中Journal Entry的最终审批完成,凭证具备过账条件。该事件从工作流日志中最终“release”或“approve”步骤完成的记录捕获。
为什么重要

这是审批流程结束的关键里程碑。到达此活动所需的时长是审批效率的重要KPI,而从此事件到过账的时间则用于衡量审批后延迟。

获取位置

根据SAP Business Workflow日志中最终审批步骤的完成时间戳推断。这是凭证过账或准备过账前的最后一个审批操作。

采集

在工作流日志中识别最终“release”或“approve”步骤的完成记录。

事件类型 inferred
Journal Entry已提交
此活动表示暂存的Journal Entry已由创建者完成,现在可以进入审核和审批环节。通常通过启动与暂存凭证关联的SAP Business Workflow任务来捕获。
为什么重要

这标志着工作从创建者交接给审批人,并开始计算审批周期时间KPI。它是衡量审批工作流效率的关键里程碑。

获取位置

根据与财务凭证对象关联的审批工作流实例开始时间推断。需要分析SWW_WI2OBJ等工作流日志表,查找针对特定公司代码、凭证编号和会计年度启动的工作流。

采集

识别暂存凭证对象的工作流开始事件。

事件类型 inferred
Journal Entry已暂存
此活动表示Journal Entry最初以临时状态创建,尚未正式过账至总账。在SAP中,用户通过暂存事务保存凭证并将凭证状态设为“parked”时,系统会明确记录该活动。
为什么重要

对于涉及审核和审批的流程,这是一个关键的开始事件。分析暂存到过账之间的时间,有助于识别过账前和审批阶段的延迟。

获取位置

此事件从凭证抬头表BKPF中识别。当凭证创建时BKPF-BSTAT='V',即可视为已暂存。事件时间为创建日期和时间,即BKPF-CPUDT和BKPF-CPUTM。

采集

在BKPF中识别BKPF-BSTAT为“V”的凭证创建事件。

事件类型 explicit
Journal Entry已过账
这是Journal Entry正式记入总账并影响财务报表的核心活动。当凭证状态设为“posted”并分配过账日期时,系统会明确记录该事件。
为什么重要

这是最重要的里程碑,表示Journal Entry已成功处理。端到端周期时间通常计算至此,也是财务结账分析的关键事件。

获取位置

当BKPF表中的凭证具有过账日期BKPF-BUDAT时,即可识别该事件。对于暂存凭证,这对应于BKPF-BSTAT从“V”变为空白的时刻。过账时间戳为录入日期BKPF-CPUDT。

采集

识别BKPF-BSTAT从“V”变为空白的时刻;对于直接过账,则识别凭证创建事件。

事件类型 explicit
Journal Entry已创建
表示Journal Entry已直接过账创建,之前没有暂存步骤。当用户在SAP中通过直接过账事务创建凭证时,系统会记录该活动。
为什么重要

对于不需要审批工作流的简单Journal Entry流程,此活动可作为另一种起点。它有助于区分简单的直接过账与更复杂的暂存分录。

获取位置

此事件对应BKPF表中的凭证创建,且凭证状态BKPF-BSTAT为空,即已过账。事件时间为创建日期BKPF-CPUDT。对于此类凭证,“Created”和“Posted”事件会同时发生。

采集

在BKPF中识别BKPF-BSTAT为空的凭证创建事件。

事件类型 explicit
Journal Entry已更正
此活动表示原创建者在暂存的Journal Entry被退回要求更改后,对其进行了修改。通过检测“Changes Requested”事件后的凭证更改来推断。
为什么重要

跟踪更正有助于量化返工投入。变更请求到完成更正之间的时间,可以反映解决已提交分录问题所需的延迟。

获取位置

通过分析暂存凭证的更改凭证日志表CDHDR和CDPOS推断。如果工作流驳回事件后记录了更改,则表示已完成更正。时间戳来自CDHDR表。

采集

识别驳回事件后CDHDR/CDPOS中的更改日志记录。

事件类型 inferred
Journal Entry已驳回
此活动表示Journal Entry被最终驳回,之后不会再过账。它通常是审批工作流中的终止状态,最终可能导致暂存凭证被删除。
为什么重要

跟踪驳回对于质量管理至关重要。分析驳回原因和频率,有助于提升Journal Entry一次正确率。

获取位置

这是从SAP Business Workflow日志中捕获的结果,表示终止流程的最终“reject”用户决策。暂存凭证随后可能被删除。

采集

在凭证工作流日志中识别终止性的“reject”状态。

事件类型 inferred
Journal Entry行项目已清账
此活动表示对未清项管理的总账账户行项目进行核对,例如银行清算账户。当某个行项目与另一个行项目匹配并完成结清时,该活动发生。
为什么重要

对于银行对账等流程,项目清账时间是关键KPI。此活动有助于分析对账和月末结账流程的效率。

获取位置

此事件从行项目表BSEG中捕获。行项目清账后,清账日期BSEG-AUGDT和清账凭证BSEG-AUGBL字段会被填充。事件时间为清账日期。

采集

识别行项目清账日期BSEG-AUGDT被填充的时刻。

事件类型 explicit
Journal Entry要求更改
表示审批人在审核Journal Entry后,将其退回创建者进行更正的工作流节点。该事件从工作流日志中表示“rejection”或“send back”的用户决策记录捕获。
为什么重要

此活动对于识别返工循环至关重要。返工循环是效率低下和流程偏差的主要来源,高频发生通常表明分录质量存在问题或要求不明确。

获取位置

根据SAP Business Workflow日志中特定用户决策步骤的时间戳推断,该步骤对应“reject”或“send for correction”操作。

采集

在工作流日志中识别“rejection”或“rework”决策时间戳。

事件类型 inferred
已识别手工录入
此活动用于识别Journal Entry是通过在线手工事务创建,还是通过自动接口或批处理创建。它不是用户操作,而是根据系统数据计算得出的分录属性。
为什么重要

区分手工分录与自动分录,是开展针对性流程改进的关键。手工流程通常是标准化和自动化项目的重点。

获取位置

通过分析凭证抬头表BKPF中的字段计算得出。事务代码BKPF-TCODE为“FB01”“FB50”或“FV50”等时,通常表示手工录入;其他T-code或特定批输入名称BKPF-AWKEY则可能表示自动化处理。

采集

根据BKPF-TCODE或凭证抬头中的其他源系统指标推导。

事件类型 calculated
已识别跨公司过账
此计算活动用于标记影响多个公司代码的Journal Entry。通过分析单个财务凭证的行项目确定。
为什么重要

跨公司交易的处理和审批要求通常更复杂。识别此类交易后,可以单独分析其周期时间和流程路径,发现特有瓶颈。

获取位置

通过检查指定凭证编号BELNR在行项目表BSEG中的记录计算得出。如果行项目包含多个不同的公司代码BSEG-BUKRS,则该分录属于跨公司过账。

采集

检查单个BKPF-BELNR是否存在多个不同的BSEG-BUKRS值。

事件类型 calculated
已附加文档
此活动表示用户将发票或电子表格等支持性文档附加到Journal Entry。该事件通常不会作为标准会计事件明确记录,而是通过检查与会计凭证对象关联的附件创建记录来推断。
为什么重要

跟踪此活动有助于验证是否遵循要求提供文档的政策。附件添加延迟可能是审批周期过长的根因。

获取位置

由于缺少带时间戳的明确事件,该活动难以可靠捕获。可以通过分析Generic Object Services(GOS)附件表(如SOOD),并将附件创建时间戳与Journal Entry对象键关联来推断。

采集

根据GOS表中关联对象的创建时间戳推断,例如SOOD。

事件类型 inferred
暂存Journal Entry已删除
表示从未过账的暂存Journal Entry被删除。该情况可能发生在凭证被驳回后,或分录创建错误时。
为什么重要

此活动标志着流程未成功结束。分析暂存凭证被删除的原因,可以发现重复分录或流程理解有误等问题。

获取位置

当BKPF表中暂存凭证的状态发生更改时,系统会捕获此事件。状态字段BKPF-BSTAT会更新为“Z”(暂存凭证已删除)。更改时间戳可在凭证更改日志CDHDR中找到。

采集

识别BKPF-BSTAT更新为“Z”的时刻。

事件类型 explicit
建议 可选

提取指南

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