您的记录到报告流程:日记账分录数据模板

SAP S/4HANA
您的记录到报告流程:日记账分录数据模板

您的记录到报告流程:日记账分录数据模板

此模板全面介绍如何收集分析记录到报告流程:日记账分录所需的数据。模板列出了需要收集的关键属性、需要跟踪的主要活动,以及从源系统提取这些信息的实用指南。使用该资源,确保您具备开展深入流程挖掘分析所需的全部数据。
  • 建议收集的属性
  • 需要跟踪的关键活动
  • 实用提取指南
刚接触事件日志?了解 如何创建流程挖掘事件日志.

记录到报告-日记账分录属性

以下是建议纳入事件日志的数据字段,用于全面分析记录到报告-日记账分录流程。
3 必需 5 建议 11 可选
名称 说明
事件时间
EventTime
表示日记账分录中特定活动发生时间的时间戳。
说明

事件时间是业务活动执行并记录到系统中的准确日期和时间。案例中的每项活动都有自己的时间戳,由此形成按时间排列的事件序列。

此属性是所有基于时间的流程分析的关键。它用于计算周期时间、活动间持续时间和等待时间,并了解工作的时间分布。准确的时间戳对于构建可靠的流程模型,以及计算审批周期时间等关键绩效指标至关重要。

为什么重要

它提供事件的时间顺序,这对于计算所有基于持续时间的指标和了解流程时间线至关重要。

获取位置

数据来源包括变更凭证日志(CDHDR-UDATE、CDHDR-UTIME)、工作流日志,或BKPF等表中的创建时间和录入时间戳(CPUDT、CPUTM)。

示例
2023-10-26T10:05:00Z2023-11-15T14:30:15Z2024-01-20T09:00:45Z
日记账分录ID
JournalEntryId
财务日记账分录的唯一标识符,是该流程的主要案例标识。
说明

日记账分录ID是在SAP S/4HANA中创建会计凭证时分配的唯一编号。该标识符对于跟踪日记账分录从创建或暂存、经过审批工作流,到最终过账以及可能发生的冲销或清账的完整生命周期至关重要。

在流程挖掘分析中,该ID用于将所有相关活动关联到同一案例。通过按共同的日记账分录ID对事件分组,分析人员可以还原端到端流程,衡量周期时间,并识别每笔特定财务交易的变体或瓶颈。它是构建完整流程视图的基础属性。

为什么重要

此标识符连接所有相关流程步骤,使您能够分析每笔日记账分录的端到端历程。

获取位置

这是一个复合键,通常由公司代码(BKPF-BUKRS)、凭证编号(BKPF-BELNR)和会计年度(BKPF-GJAHR)拼接而成。

示例
1000-1000000001-20231710-1900000055-20242000-2100003412-2023
活动
ActivityName
日记账分录流程中特定时点发生的业务活动名称。
说明

Activity代表日记账分录生命周期中的特定步骤或事件,例如“日记账分录已创建”“日记账已提交审核”或“日记账分录已过账”。这些活动通常根据系统中记录的变更日志、状态更新或交易代码派生。

分析活动有助于可视化流程顺序、识别常见路径并发现偏离标准过程的情况。它是计算活动频次、步骤间等待时间和一致性率等指标的基础。

为什么重要

它定义流程中的各个步骤,使您能够构建流程图并分析工作流模式。

获取位置

数据来源包括抬头表和项目表中的状态字段(例如BKPF-BSTAT)、变更凭证日志(CDHDR/CDPOS)以及工作流日志。

示例
日记账分录已创建日记账分录已暂存日记账分录已提交审核日记账分录已批准日记账分录已过账
公司代码
CompanyCode
记账日记账分录所属公司或法人实体的唯一标识。
说明

公司代码是SAP Financials中的基础组织单位,代表能够独立生成财务报表的法人实体。每条日记账分录都会分配到特定公司代码。

该属性对于细分和比较组织不同部分的流程绩效至关重要。分析人员可以使用它筛选特定法人实体的流程视图,比较不同公司代码之间的拒绝率,或识别特定区域的流程差异。

为什么重要

支持在组织内部不同法人实体或业务单元之间筛选和比较日记账分录流程。

获取位置

SAP S/4HANA表BKPF,字段BUKRS(公司代码)。

示例
10001710US01
创建用户
CreatedByUser
创建日记账分录人员的用户ID。
说明

此属性存储创建初始文档、启动日记账分录流程的用户唯一标识。该用户可能是会计人员、业务用户,也可能是用于自动记账的系统ID。

按创建者分析流程,有助于发现特定用户或团队相关的模式。如果某些用户的拒绝率较高,您可以据此识别培训需求,也可以发现绩效突出的人员。该属性是“用户活动与吞吐量”仪表板的重要数据。

为什么重要

将流程活动归因到具体用户,支持绩效分析、工作负载平衡和培训机会识别。

获取位置

SAP S/4HANA表BKPF,字段USNAM(用户名)。

示例
ABROWNCJONESBATCH_USER
日记账分录类型
JournalEntryType
根据业务目的对日记账分录进行分类,例如资产记账、供应商发票或总账分录。
说明

日记账分录类型在SAP术语中称为文档类型,是对会计凭证进行分类的关键字段。它控制凭证使用的编号范围,以及允许记账的科目类型等内容。

按日记账分录类型分析流程,对于理解不同业务场景下的流程行为至关重要。例如,简单应计项目(类型SA)的审批流程可能远比复杂资产购置(类型AA)简单。该维度是“按分录类型分析合规性”仪表板的关键数据。

为什么重要

按业务背景对分录分类,支持分析不同财务交易类型的流程差异和绩效。

获取位置

SAP S/4HANA表BKPF,字段BLART(文档类型)。

示例
SAKRAA
本位币金额
AmountInLocalCurrency
以公司代码本位币表示的日记账分录总金额。
说明

此属性表示日记账分录的财务规模。通常,它是凭证中所有借方或贷方行项目绝对值之和,并已换算为公司代码的本位币。

按金额分析可以根据财务影响细分流程。例如,高金额分录可能比低金额分录遵循更严格的审批流程。该属性有助于优先改进财务风险最高的交易。

为什么重要

提供分录的财务金额,支持分析流程行为如何随涉及金额变化而变化。

获取位置

针对指定日记账分录(BELNR),汇总行项目表BSEG中的金额(字段DMBTR),并转换为正值。

示例
1500.75125000.0050.20
记账日期
PostingDate
日记账分录记入总账的日期,该日期会影响所属财务期间。
说明

记账日期决定交易出现在财务报表中的财务期间。它是会计处理中的关键日期,可能与文档创建日期或录入系统的日期不同。

在流程挖掘中,记账日期可用于按时间进行队列分析,例如比较月末结账流程,或分析不同财务期间的绩效趋势。它还可用于衡量分录创建到实际财务记账之间的延迟。

为什么重要

它为财务分析提供关键背景,支持在特定会计期间内分析流程绩效,例如月末或年末。

获取位置

SAP S/4HANA表BKPF,字段BUDAT(凭证中的记账日期)。

示例
2023-10-312023-11-012024-02-29
事务代码
TransactionCode
用于创建或修改日记账分录的SAP事务代码。
说明

事务代码(T-Code)是SAP中用于标识特定功能或程序的快捷代码。对于日记账分录,不同T-Code可以表明分录的创建方式,例如FB01用于手动总账记账,FV50用于暂存,或使用自动化代码创建系统生成的分录。

该属性可以有效判断活动是由用户手动执行,还是由系统自动完成。它是计算“手动记账率”KPI以及识别自动化机会的关键数据。

为什么重要

表示分录的处理方式,例如手动或自动,对于自动化分析和理解流程差异至关重要。

获取位置

SAP S/4HANA表BKPF,字段TCODE(事务代码)。

示例
FB01FV50F-02
最近数据更新时间
LastDataUpdate
表示该记录数据最近一次从源系统刷新时的时间戳。
说明

此属性记录源系统最近一次数据提取或更新的日期和时间,帮助您了解当前分析数据的新鲜度。

了解最近更新时间对于判断流程分析数据的时效性十分重要。这样,您可以正确解读仪表板和KPI,明确当前查看的是接近实时的数据,还是上一期间的快照。

为什么重要

表示数据的新鲜度,确保您了解流程分析反映的是当前情况。

获取位置

这是一个元数据属性,通常在数据摄取流程中为每条记录生成并写入。

示例
2024-03-10T02:00:00Z2024-03-11T02:00:00Z2024-03-12T02:00:00Z
冲销原因
ReversalReason
用于说明已记账日记账分录被冲销原因的代码。
说明

已记账的日记账分录出现错误时,不能直接删除,而必须通过新文档进行冲销。冲销原因代码用于说明采取该操作的原因,例如记账日期或金额错误。

分析冲销原因有助于识别记录到报告流程中的错误根因。某一原因频繁出现,可能表明存在系统性问题,例如培训不足或控制失效,需要及时改进以提升首次处理质量。

为什么重要

帮助诊断导致冲销的错误根因,为减少返工和提升流程质量提供依据。

获取位置

SAP S/4HANA表BKPF,字段STGRD(冲销原因)。

示例
010205
审批周期时间
ApprovalCycleTime
从日记账分录提交审批,到审批通过或被拒绝所经过的时间。
说明

该计算指标专门衡量审批阶段的持续时间,即从“日记账已提交审核”活动到后续“日记账分录已批准”或“日记账分录已拒绝”活动之间的时间。

该KPI对于识别审批工作流中的瓶颈至关重要。审批周期过长可能显著延误整体流程。按审批人、公司代码或日记账分录类型分析该指标,可以发现具体的改进方向。

为什么重要

单独衡量审批步骤的持续时间,帮助定位并解决审核和审批工作流中的瓶颈。

获取位置

计算“日记账已提交审核”事件与“日记账分录已批准”或“日记账分录已拒绝”事件之间的时间差。

示例
1天2小时4小时25分钟5天0小时
审批用户
ApproverUser
审批或拒绝日记账分录人员的用户ID。
说明

此属性用于标识负责审核提交的日记账分录并作出决定的用户。在多级审批工作流中,一条日记账分录可能对应多名审批人。

该信息对于详细分析审批流程十分重要。您可以据此衡量不同审批人的工作负载,计算个人审批时长,并识别审批链中的瓶颈。它直接支持“用户活动与吞吐量”仪表板。

为什么重要

识别负责审批的人员,支持分析审批工作负载、绩效和瓶颈。

获取位置

来源于工作流日志,例如SWW_WI2OBJ、SWWLOG,或变更文档表CDHDR/CDPOS,依据执行审批步骤的人员进行追踪。

示例
DMILLERFWHITEKCHEN
文档状态
DocumentStatus
日记账分录当前的处理状态,例如已暂存、已记账或已清账。
说明

文档状态表示日记账分录在整个生命周期中的所处状态。例如,“已暂存”文档已保存,但尚未记入总账;“已记账”文档则表示处理已完成。

分析状态有助于了解工作流转并识别瓶颈。大量文档长时间处于“已暂存”或“待审批”状态,可能表明流程存在低效环节。该属性也是派生流程活动的重要来源。

为什么重要

展示日记账分录在生命周期中的当前位置,帮助识别队列和瓶颈。

获取位置

SAP S/4HANA表BKPF,字段BSTAT(文档状态)。

示例
VAB
是否手动记账
IsManualPosting
用于标识日记账分录是否由用户手动记账的布尔标记。
说明

此属性用于识别通过用户手动干预完成记账的日记账分录,与系统作业或接口自动记账的分录相区分。它通常根据文档记账时使用的事务代码派生。

该标记用于计算“手动记账率”KPI,并帮助企业跟踪记录到报告流程的自动化进展。通过筛选手动记账分录,分析人员可以识别仍需人工处理的具体场景,并评估其自动化潜力。

为什么重要

区分人工记账和系统驱动的自动记账,对于衡量自动化水平和识别自动化机会至关重要。

获取位置

这是根据TransactionCode派生的计算属性。系统使用预定义的手动事务代码列表,例如“FB01”和“F-02”,将该标记设为“true”。

示例
truefalse
是否返工
IsRework
用于标识日记账分录是否经历返工的布尔标记,例如被拒绝后进行更正。
说明

此计算属性用于标记偏离理想“顺畅路径”的日记账分录。如果案例中出现“日记账分录已拒绝”或“日记账分录已更正”等活动,通常会将该属性设为true。

该标记简化了流程效率分析。您可以快速计算“返工率”KPI,并直接比较有返工和无返工案例之间的周期时间与成本。识别返工驱动因素是许多流程改进项目的主要目标。

为什么重要

标记需要更正或额外循环的案例,便于量化流程低效程度并开展根因分析。

获取位置

这是根据案例活动序列派生的计算属性。如果存在“日记账分录已拒绝”等活动,该属性将标记为“true”。

示例
truefalse
源系统
SourceSystem
标识提取日记账分录数据的源系统。
说明

此属性用于指定日记账分录数据来源的记录系统。对于使用多个ERP实例,或同时使用旧系统和现代系统的企业,该属性有助于区分数据来源。

在分析中,您可以使用它比较不同系统中的流程绩效,或筛选特定来源的数据。它对于数据治理以及确保正确理解数据背景十分重要。

为什么重要

提供数据来源背景。在多系统环境中,这对于准确开展流程分析和比较至关重要。

获取位置

通常是在数据提取过程中添加的静态值,用于标识具体的SAP S/4HANA实例,例如SID或逻辑系统名称。

示例
S4H_PROD_100ECC_FIN_200S4C_US_EAST
结束时间
EndTime
表示活动完成时间的时间戳。
说明

End Time表示活动完成的时间。在许多事件日志中,活动的Start Time和End Time相同,代表瞬时事件。但对于具有可测量持续时间的活动,例如用户主动审核文档,该属性可以记录实际持续时间。

单独记录End Time后,您可以更准确地计算活动处理时间和等待时间,并区分任务实际处理所用的时间与其在队列中空闲等待的时间。

为什么重要

支持精确计算活动处理时间,并将主动处理时间与空闲等待时间区分开来。

获取位置

对于原子事件,通常与StartTime相同。对于持续性活动,可能来自工作流日志,或根据后续事件计算得出。

示例
2023-10-26T10:05:00Z2023-11-15T14:45:20Z2024-01-20T09:10:30Z
财务年度
FiscalYear
日记账分录所属的财务年度。
说明

财务年度是日记账分录唯一键的一部分,与公司代码和文档编号共同构成唯一标识。它表示文档所属的财务年度。

在分析中,财务年度用于长期趋势分析,并确保案例标识符的唯一性。比较不同财务年度的流程指标,可以发现绩效随时间的改善或下降。

为什么重要

为唯一识别文档提供关键组成部分,并支持跨年度分析流程绩效。

获取位置

SAP S/4HANA表BKPF,字段GJAHR(财务年度)。

示例
202320242022
必需 建议 可选

记录到报告-日记账分录活动

以下是建议在事件日志中记录的关键流程步骤和里程碑,用于准确发现和优化流程。
6 建议 6 可选
活动 说明
日记账分录冲销已处理
通过创建反向过账的新凭证,对此前已过账的日记账分录进行冲销。此操作用于更正已过账凭证中的错误,是一项明确且可审计的交易。
为什么重要

冲销表明已过账凭证中存在错误。较高的冲销率通常意味着审批流程或数据录入质量存在潜在问题,跟踪冲销情况有助于提升首次处理准确率。

获取位置

冲销是一个明确事件。新建冲销凭证的抬头(BKPF)会在被冲销凭证编号(STBLG)字段中引用原凭证。新凭证的过账日期即为事件时间。

采集

识别BKPF-STBLG已填充的凭证。事件时间戳为冲销凭证的过账日期。

事件类型 explicit
日记账分录已创建
此活动表示系统中日记账分录凭证的初始创建。记录已在抬头表BKPF中创建,但尚未过账至总账。这是日记账分录生命周期的起点。
为什么重要

这是流程的主要开始事件。分析从此事件到过账所需的时间,对于衡量整体周期时间和识别初始数据录入延误至关重要。

获取位置

对于指定凭证编号(BELNR),可使用SAP表BKPF中的创建日期(CPUDT)和创建时间(CPUTM)字段明确捕获此事件。

采集

使用BKPF-CPUDT和BKPF-CPUTM作为事件时间戳。

事件类型 explicit
日记账分录已批准
日记账分录获得授权经理的最终批准,确认其有效性和准确性。这是凭证过账至总账前的最后一道关口。
为什么重要

这是结束审批周期的关键里程碑。到达此步骤所需的时间,是整体流程时长的重要组成部分,也是衡量审批效率的关键指标。

获取位置

此事件可根据显示最终审批步骤的工作流日志或凭证状态变更进行推断。审批人的用户ID和时间戳可从工作流数据或变更日志中获取。

采集

在工作流日志中识别最终审批步骤的时间戳,或在变更凭证中识别状态变更为“已批准”的记录。

事件类型 inferred
日记账分录已提交审核
日记账分录创建者正式提交凭证,进入审核和审批工作流。此活动表示从数据录入移交至正式控制流程,并启动审批周期。
为什么重要

这标志着审批周期时间的开始。从此时起到最终批准或驳回进行衡量,有助于单独识别审核和审批阶段中的瓶颈。

获取位置

通常可从与业务对象关联的工作流日志(表SWW_WIHEAD、SWWLOG)中捕获此事件。也可以根据凭证抬头(BKPF)自定义字段中的状态变更进行推断。

采集

工作流项目创建时间戳,或状态字段变更为“已提交”或“审核中”的时间戳。

事件类型 inferred
日记账分录已清账
日记账分录中的未清项行项目由另一笔过账进行抵销,例如通过付款清账发票。此活动表示特定行项目已完成对账并正式结清。
为什么重要

对于涉及暂记账户或按未清项管理账户的许多日记账分录,此活动代表最终对账步骤。分析从过账到清账的时间,有助于衡量对账效率。

获取位置

可从行项目表(BSEG或ACDOCA视图)推断此事件。项目清账后,该行的清账日期(AUGDT)和清账凭证(AUGBL)字段会被填充。

采集

使用行项目的清账日期(BSEG-AUGDT)作为事件时间戳。

事件类型 inferred
日记账分录已过账
日记账分录正式记入总账,并影响公司的财务报表。此时,凭证成为永久性财务记录。
为什么重要

这是主要成功里程碑,标志着核心处理周期结束。分析已过账分录的吞吐量以及到达此阶段所需的时间,是流程挖掘的基础指标。

获取位置

这是由BKPF表中的过账日期(BUDAT)明确标记的事件。已过账凭证的凭证状态(BSTAT)为空,可据此与暂存(“V”)或保留(“D”)凭证区分。

采集

使用过账日期(BKPF-BUDAT)和录入日期(BKPF-CPUDT)为事件添加时间戳。BKPF-BSTAT为空表示凭证已过账。

事件类型 explicit
已识别人工过账
日记账分录通过人工事务代码过账,而不是通过自动化接口或批处理作业完成。这不是时间事件,而是对过账活动的分类。
为什么重要

识别人工过账对于自动化项目至关重要。人工过账比例较高,通常意味着可以通过集成子系统或使用自动过账程序来简化流程。

获取位置

通过分析凭证抬头表BKPF中的事务代码(TCODE)字段计算此结果。系统使用已知人工T-Code列表(例如FB01、F-02、FB50)对分录进行分类。

采集

在过账时,将BKPF-TCODE与预定义的人工事务代码列表进行比对,以对事件进行分类。

事件类型 calculated
已附加支持性文档
用户将一份或多份支持性文档,例如发票或电子表格,附加到日记账分录中。通常这样做是为了在审核和审计过程中为财务交易提供证据和背景信息。
为什么重要

在审核前确保已附加文档,对于合规和提高审批效率至关重要。此活动有助于衡量文档政策的遵循情况及其对审批周期的影响。

获取位置

通常可通过检查经通用对象服务(GOS)关联的附件创建时间戳来推断此事件。SRGBTBREL表将业务对象(例如BKPF凭证)与附件关联起来。

采集

查询GOS附件表(例如SRGBTBREL)中与BKPF对象的关联,并使用附件创建时间戳。

事件类型 inferred
日记账分录已暂存
用户保存未完成的日记账分录但不进行过账,以便稍后补充或审核。这是一项明确操作,会创建状态为“暂存”的凭证抬头记录,使其保持未过账状态。
为什么重要

暂存是提交前的常见步骤。跟踪暂存状态的持续时间,有助于识别正式审核和审批流程开始前的数据补充与准备延误。

获取位置

在BKPF表中,凭证状态字段(BSTAT)值为“V”表示凭证已暂存。事件时间戳为创建日期(CPUDT)。

采集

筛选创建时BKPF-BSTAT =“V”的凭证。

事件类型 explicit
日记账分录已更正
用户在日记账分录被驳回或退回修改后,对其进行更改。这表示为解决审核过程中发现的问题、重新提交分录所需的返工工作。
为什么重要

此活动用于量化返工循环。分析更正的频率和持续时间,有助于定位低效来源,并发现培训和流程说明方面的改进机会。

获取位置

对于此前处于“已驳回”状态的凭证,可通过跟踪BKPF表中的“最后更改日期”(AEDAT)推断此事件。变更凭证可提供更具体的变更详情。

采集

对于驳回事件后发生的变更,使用变更凭证抬头(CDHDR-UDATE)中的时间戳。

事件类型 inferred
日记账分录已驳回
审核人或审批人拒绝日记账分录,阻止其过账。凭证通常会退回创建者进行更正,从而启动返工循环。
为什么重要

跟踪驳回情况是了解流程质量和识别常见错误的关键。高驳回率通常表明数据准确性、政策理解或支持性文档方面存在问题。

获取位置

此事件可根据工作流日志或日记账分录凭证自定义状态字段中的状态变更进行推断。相关状态字段的变更凭证日志(CDHDR/CDPOS)可提供时间戳。

采集

通过变更凭证(CDHDR/CDPOS)或工作流日志,识别状态字段变更为“已驳回”的记录。

事件类型 inferred
日记账分录过账后已更改
用户在日记账分录已过账至总账后,更改其中有限的字段。虽然大多数财务数据在过账后不可修改,但文本或分配等部分字段仍可变更。
为什么重要

此活动是重要的合规标记。过账后的变更可能表明有人试图修改记录,应密切监控,以防止欺诈并确保数据完整性。

获取位置

可通过变更凭证表(CDHDR和CDPOS)可靠地推断此事件。如果CDHDR中存在该凭证编号的记录,且变更日期晚于过账日期,则表示发生了过账后变更。

采集

在CDHDR中查找变更时间戳(UDATE/UTIME)晚于凭证过账日期(BKPF-BUDAT)的记录。

事件类型 inferred
建议 可选

提取指南

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