您的Record to Report:期末结账与对账数据模板

Microsoft Dynamics 365
您的Record to Report:期末结账与对账数据模板

您的Record to Report:期末结账与对账数据模板

此模板全面介绍如何收集优化Record to Report、期末结账与对账流程所需的数据,涵盖必要的数据属性、需要跟踪的关键活动,以及从Microsoft Dynamics 365提取数据的实用指南。使用此资源简化数据准备,快速开始流程分析。
  • 建议收集的属性
  • 需要跟踪的关键活动
  • Microsoft Dynamics 365数据提取指南
刚接触事件日志?了解 如何创建流程挖掘事件日志.

记录到报告-期间结账与对账属性

以下是建议纳入事件日志的数据字段,用于全面分析记录到报告、期间结账与对账流程。
5 必需 4 建议 9 可选
名称 说明
事件时间
EventTime
特定期间结账活动执行或完成的准确日期和时间。
说明

事件时间是与每项活动关联的时间戳,用于确定事件的时间顺序。这些数据对于构建流程路径和执行任何基于时间的分析都至关重要。

在流程挖掘中,该时间戳用于计算活动间的周期时间、持续时间和等待时间,也是识别瓶颈、根据截止期限监控流程绩效以及了解期间结账流程时间动态的基础。

为什么重要

这是所有基于时间的分析所需的关键属性,包括计算周期时间、识别瓶颈和理解事件顺序。

获取位置

通常对应Dynamics 365交易、日记账或状态记录中的系统生成时间戳字段,例如“CreatedDateTime”或“ModifiedDateTime”。

示例
2023-12-28T14:20:15Z2024-01-02T09:05:00Z2024-01-05T17:30:45Z
活动名称
ActivityName
期间结账流程中发生的特定业务事件或任务名称,例如“Trial Balance Prepared”或“Account Reconciliation Started”。
说明

活动名称用于描述端到端期间结账工作流中的单个步骤。源数据中的每条事件记录都对应其中一项活动,共同构成每个财务期间的事件顺序。

该属性是流程挖掘的基础,可用于可视化流程图,展示工作实际如何完成。它还用于分析流程路径,识别与标准过程之间的偏差,并衡量不同关键里程碑之间的持续时间。

为什么重要

此属性构成流程图的基础,支持可视化和分析期间结账周期中的步骤顺序、瓶颈及偏差。

获取位置

根据Dynamics 365中General Ledger或Financial reporting等模块的交易类型、状态变更或特定事件日志,依据业务逻辑生成。

示例
应计日记账已过账银行核对已完成财务报表已生成总账期间已关闭
财务期间
FinancialPeriod
财务报告周期的唯一标识,例如表示2023年12月的“2023-12”。它作为主要案例标识,将所有相关的期末活动归为一组。
说明

Financial Period表示特定时间范围内账簿结账的完整生命周期,通常为一个月或一个季度。从发起结账到批准该期间最终财务报表的所有活动,都通过此标识关联。

在流程挖掘分析中,此属性对于定义每个案例的范围至关重要。它支持衡量端到端期间结账周期时间、比较不同期间的绩效,并识别每个结账周期反复出现的系统性瓶颈。

为什么重要

这是界定分析范围的核心案例标识,可针对每个独立报告周期评估从开始到结束的完整期间结账流程。

获取位置

通常是根据Microsoft Dynamics 365财务日历或总账期间表中的Fiscal Year和Period字段生成的复合键。

示例
2023-122024-012024年第1季度FY2023-P12
最后数据更新时间
LastDataUpdate
表示数据最近一次从源系统刷新或提取时间的时间戳。
说明

此属性提供所分析数据的“截至”日期,对于了解流程挖掘分析和仪表板数据的时效性与相关性至关重要。

用户可通过此时间戳确认查看的是否为当前可用数据。它通常会在仪表板中突出显示,为数据新鲜度提供背景信息。

为什么重要

为数据新鲜度提供重要背景,帮助用户了解流程分析是否保持最新。

获取位置

此值在数据提取、转换和加载(ETL)过程中生成并存储。

示例
2024-03-15T02:00:00Z2024-03-16T02:00:00Z2024-03-17T02:00:00Z
源系统
SourceSystem
标识提取数据的信息系统。对于此流程,通常为“Microsoft Dynamics 365”。
说明

此属性指定流程数据的来源。在包含多个ERP或财务系统的环境中,它有助于区分数据源并确保数据血缘清晰。

在分析中,它有助于实现可追溯性,并创建跨多个系统的模型,确保所有发现都能追溯到正确的记录系统,以便进一步调查。

为什么重要

确保数据可追溯性。在多系统环境中,它对于将流程事件准确归因于来源系统至关重要。

获取位置

通常是在数据提取、转换和加载(ETL)过程中添加的静态值,用于标记数据集来源。

示例
Microsoft Dynamics 365D365 F&OAX2012
公司代码
CompanyCode
执行期间结账的法人实体或公司标识。
说明

Company Code表示组织内独立的法人实体。财务数据和结账活动按此代码隔离。

这是分析中的关键维度,可用于比较不同实体的绩效,识别结账效率最高或面临困难的公司,从而支持有针对性的改进措施。“Overall Period Close Cycle Time”等大多数仪表板都需要按此属性分段。

为什么重要

这是用于筛选和比较的主要维度,可分析不同法人实体的期间结账绩效。

获取位置

在Dynamics 365中,对应几乎所有交易表中都存在的“DataAreaId”字段。

示例
USMFDEMFGBSI
总账账户
GlAccount
活动涉及的具体总账账户编号,例如日记账过账或核对所涉及的账户。
说明

GL Account标识会计科目表中受交易影响的具体账户,为财务活动提供细粒度信息。

此属性对于分析核对绩效和识别问题账户至关重要。“Post-Close Adjustment Frequency”和“GL Account Reconciliation Performance”等仪表板依靠此字段定位频繁调整或核对耗时较长的账户。

为什么重要

支持详细的财务分析,帮助定位调整率高或核对时间长的问题账户。

获取位置

位于Dynamics 365的“GeneralJournalAccountEntry”或“LedgerJournalTrans”等总账交易表中。

示例
110110601500212100
责任用户
ResponsibleUser
执行该活动人员的用户ID或姓名。
说明

此属性标识期间结账流程中特定任务的执行负责人,可能是过账日记账、批准核对或生成报告的人员。

按用户分析有助于了解工作负载分配、识别培训需求并评估个人或团队绩效。它是用户生产力和资源管理仪表板的重要维度,也是计算“Avg User Activity Count Variance”KPI所必需的。

为什么重要

支持分析工作负载分配、用户绩效和资源配置,帮助识别负荷过重的团队或个人。

获取位置

对应Dynamics 365交易记录中的“CreatedBy”或“ModifiedBy”等字段。用户信息通常在System administration模块中管理。

示例
j.does.smithr.williamsFINANCE_AUTOMATION_BOT
部门
Department
与活动或执行活动的用户相关的职能部门,例如“Finance”“Controlling”或“AP”。
说明

Department属性提供组织背景,将活动关联到具体业务职能。它可以表示过账日记账用户所属的部门,也可以表示负责一组总账账户的部门。

在分析中,它用于了解不同部门如何参与期间结账流程,帮助识别跨部门交接、延迟和资源瓶颈,并支持“User Workload & Performance”等仪表板。

为什么重要

提供组织背景,支持按职能领域分析流程绩效和工作负载分配。

获取位置

可根据用户配置文件或Dynamics 365交易关联的财务维度生成。

示例
企业会计应付账款FP&A内部审计
实际完成日期
ActualCompletionDate
完成某财务期间结账流程最后一步的实际日期。
说明

此属性标记特定财务期间案例中最终活动的时间戳,例如“GL Period Closed”或“Financial Statements Approved”。

这是一个派生属性,对于计算期间结账总体周期时间至关重要。它还会与“TargetCompletionDate”进行比较,以计算“Period Close On-Time Rate”KPI,从而清晰衡量按时完成情况。

为什么重要

定义每个期间的流程终点,支持计算总体周期时间和按时完成KPI。

获取位置

通过在事件日志中查找每个“FinancialPeriod”案例最后一项记录活动的时间戳生成。

示例
2023-01-06T11:00:00Z2023-02-04T18:30:00Z2023-03-07T09:45:00Z
日记账分录ID
JournalEntryId
日记账分录文档的唯一标识。
说明

Journal Entry ID是分配给总账中每个日记账的唯一编号,可直接链接到Dynamics 365中的源交易。

虽然它不一定用于高层次流程分析,但对于下钻和根因分析非常有价值。发现结账后调整等异常时,分析人员可通过此ID快速定位源系统中的确切交易,以便详细调查。

为什么重要

直接链接到ERP中的源交易,支持快速下钻,对特定日记账分录执行根因分析。

获取位置

对应“LedgerJournalTable”和“LedgerJournalTrans”等表中的“JournalNumber”字段。

示例
JV-001234GENJ005678ACCR-000987
是否为结账后调整
IsPostCloseAdjustment
计算得出的布尔标志。如果某期间试算平衡表准备完成后才过账调整日记账分录,则为true。
说明

此属性专门识别结账周期后期进行的调整。它标记同一财务期间内发生在“Trial Balance Prepared”或“Financial Statements Approved”里程碑之后的“Adjusting Journal Entries Posted”活动。

这是数据质量和流程控制的重要指标,用于计算“Post-Close Adjustment Entry Rate”KPI并填充“Post-Close Adjustment Frequency”仪表板,帮助识别延迟变更的根因。

为什么重要

通过识别延迟调整,突出数据质量和流程控制问题;此类调整可能损害财务报告的完整性。

获取位置

在数据转换过程中,通过检查每个Financial Period案例中的事件顺序计算。

示例
truefalse
是否自动化
IsAutomated
表示活动由系统或自动化机器人而非人工用户执行的布尔标志。
说明

此属性区分期间结账流程中的人工活动和自动化活动,例如识别由自动化接口过账的日记账分录或系统生成的报告。

分析此维度有助于了解流程自动化程度,衡量自动化带来的效率提升,识别新的自动化机会,并确保自动化步骤按预期运行且不存在错误或异常。

为什么重要

帮助衡量自动化对流程的影响,并识别进一步自动化的机会,以提升效率。

获取位置

通常通过检查“ResponsibleUser”是否对应已知系统账户或服务账户生成。

示例
truefalse
是否返工
IsRework
计算得出的布尔标志。如果同一案例中同一项目重复执行某项活动或一系列活动,则为true。
说明

Is Rework标志用于识别重复执行的工作,例如批准后重新打开核对,或冲销并重新过账日记账。

此属性对于量化流程低效和浪费至关重要。它直接用于“Reconciliation Rework Rate”KPI和“Period Close Rework & Deviations”仪表板,突出显示因质量问题或流程不清导致重复工作的环节。

为什么重要

通过标记重复工作量化流程低效,帮助识别质量问题和改进流程的机会。

获取位置

在数据转换过程中,通过检测同一实体(例如同一GL Account)在同一Financial Period内重复执行活动的逻辑计算此标志。

示例
truefalse
核对类别
ReconciliationCategory
对核对类型进行分类,例如“Bank”“Intercompany”或“Fixed Assets”。
说明

Reconciliation Category根据核对性质,将单个账户核对归入逻辑类别,相比查看单个总账账户可提供更高层次的视角。

按类别分析有助于识别特定核对类型中的系统性问题。例如,“GL Account Reconciliation Performance”仪表板可借此展示公司间核对是否持续比银行核对耗时更长,从而指导有针对性的流程改进。

为什么重要

帮助对核对活动分类,支持绩效比较,并识别特定核对类型中的系统性问题。

获取位置

此信息可能存储在专用核对模块中,也可能根据待核对总账账户的属性生成。请参阅Microsoft Dynamics 365文档。

示例
银行对账公司间资产负债表-应计项目固定资产子分类账
目标完成日期
TargetCompletionDate
完成指定财务期间结账流程的计划日期或目标日期。
说明

Target Completion Date是预期完成财务期间结账的截止日期,通常在结账日历或计划中定义。

此属性对于评估计划执行情况至关重要,是“Period Close On-Time Rate”KPI的基础,该KPI将实际完成日期与目标日期进行比较。分析偏离该日期的情况,有助于了解结账流程的可预测性和可靠性。

为什么重要

此属性对于按截止时间衡量绩效至关重要,可支持计算期间结账按时完成率。

获取位置

可能存储在Dynamics 365的财务期间或日历配置表中,也可能需要从外部计划工具获取。请参阅Microsoft Dynamics 365文档。

示例
2023-01-052023-02-042023-03-06
结束时间
EndTime
表示具有可测量持续时间的活动结束时间的时间戳。
说明

对于核对任务等非瞬时活动,此时间戳标记特定任务完成的时间。它与StartTime(EventTime)结合,用于定义明确的持续时间。

此属性主要用于计算单项活动的处理时间,对于“Avg Adjusting Entry Processing Time”等KPI以及分析特定任务耗时构成的仪表板至关重要。

为什么重要

支持精确计算单项活动的处理时间,是识别任务级瓶颈的关键。

获取位置

此数据可能较难获取,来源可能是状态变更时间戳、“ModifiedDateTime”字段,或日志中独立的开始/结束事件对。

示例
2024-01-02T11:00:00Z2024-01-02T15:30:00Z2024-01-03T10:00:00Z
金额
Amount
与财务交易相关的货币价值,例如日记账分录金额。
说明

此属性记录活动涉及的财务价值,尤其适用于日记账过账、调整和核对。

在流程挖掘分析中,可利用金额确定问题优先级。例如,分析结账后调整的金额,有助于优先关注高价值更正;还可以筛选流程图,仅查看高价值或低价值交易流。

为什么重要

为流程事件提供财务背景,支持按货币影响进行分析,例如优先调查高价值调整。

获取位置

位于Dynamics 365中“GeneralJournalAccountEntry”等表的“AmountCur”或“TransactionCurrencyAmount”等金额字段中。

示例
15000.50-250.00125000.00
必需 建议 可选

记录到报告-期间结账与对账活动

以下是建议在事件日志中记录的关键流程步骤和里程碑,用于准确发现和分析财务结账周期。
5 建议 9 可选
活动 说明
总账期间已关闭
这是流程中的最终活动,正式关闭总账期间并禁止进一步过账。这是Dynamics 365中明确且可审计的状态变更。
为什么重要

作为确定性的结束事件,此活动对于计算平均期间结账周期时间至关重要,代表财务期间最终且不可逆的完成状态。

获取位置

从Ledger日历(LedgerPeriod实体)中提取。事件时间是期间状态变更为“Closed”的时间戳。

采集

从审计轨迹中识别LedgerPeriod状态字段设置为“Closed”时的时间戳。

事件类型 explicit
期间结账流程启动
此活动标志着特定期间财务结账流程的开始。通常可通过Financial close工作区中结账计划的创建,或分类账期间的首次状态变更来推断。
为什么重要

作为开始事件,它是衡量期间结账总周期时间的关键。分析从该事件开始的时间,有助于识别整体流程持续时间及计划执行情况。

获取位置

可根据“Financial close”配置的创建日期,或该财务期间首个已记录结账任务的时间戳推断。相关数据位于Financial close工作区实体中。

采集

使用财务结账清单的创建时间戳,或该期间任一结账活动中最早的时间戳。

事件类型 inferred
试算平衡表已准备
这是一个关键里程碑,表示所有已知调整均已过账,初步试算平衡表已准备好供审核。这是一个推断事件,标志着数据录入完成。
为什么重要

此活动是生成财务报表前的重要检查点,将数据更正阶段与报告和审核阶段区分开来。

获取位置

这是一个概念性里程碑,可推断为财务报表生成开始前最后一笔调整日记账分录的过账时间戳。

采集

使用该期间内、财务报表生成任务开始前最后一笔GeneralJournalEntry的过账时间戳。

事件类型 inferred
财务报表已批准
这是最终审批里程碑,表示管理层已审核并签署该期间的财务报表。通常通过Financial close工作区中的任务捕获。
为什么重要

这是结束审核阶段的关键业务里程碑,对于衡量财务报表审核时间和整体流程治理至关重要。

获取位置

来自Financial close工作区。通过该期间结账清单中最终审批任务的完成时间戳捕获。

采集

使用Financial close工作区中指定“Final Approval”任务的完成时间戳。

事件类型 explicit
账户核对已批准
此活动表示已准备的账户核对经过经理或审核人员审阅并批准。通常以Financial close工作区中任务的最终状态更新形式捕获。
为什么重要

这是结束账户核对的主要里程碑,对于计算“Avg Reconciliation Approval Time”KPI和识别审批瓶颈至关重要。

获取位置

来自Financial close工作区的任务管理实体。事件时间是核对任务状态变更为“Completed”或“Approved”的时间戳。

采集

捕获结账任务状态更新为“Completed”或等效最终状态时的时间戳。

事件类型 explicit
公司间日记账已过账
此活动表示通过过账日记账分录,核对组织内不同法人实体之间的余额。这是从总账交易日志中捕获的显式事件。
为什么重要

公司间核对通常较为复杂,容易造成延迟。监控此活动有助于衡量公司间核对时间KPI并定位低效环节。

获取位置

从GeneralJournalEntry表中提取,其中“Intercompany”标志已标记,或交易涉及公司间账户。

采集

筛选交易类型表示公司间过账的GeneralJournalEntry记录。

事件类型 explicit
子分类账暂停
表示应付账款和应收账款等交易子分类账被禁止在该期间过账新交易的时间点。可通过观察各模块分类账期间的状态变更来捕获。
为什么重要

这是总账工作开始前确保数据完整性的关键控制点。此处的延迟可能连锁影响整个结账时间表。

获取位置

可根据各子分类账模块的Ledger日历期间状态推断。AP、AR等模块的状态变更为“On hold”,表示该活动已发生。

采集

在LedgerPeriod实体的审计轨迹中识别状态变更为“On hold”的记录,并按模块筛选。

事件类型 inferred
应计日记账已过账
此事件表示应计费用和收入的日记账分录已过账。这是从总账交易数据中捕获的明确操作,可通过特定日记账名称或类型识别。
为什么重要

跟踪应计项目的时间和数量,有助于了解结账期间的工作量,并识别收集相关分录信息时的依赖关系和潜在瓶颈。

获取位置

从GeneralJournalEntry和GeneralJournalAccountEntry表中提取。筛选结账窗口期间过账且日记账名称用于应计项目的交易,例如“ACCR”。

采集

按用于应计项目的特定JournalName或PostingType筛选GeneralJournalEntry记录。

事件类型 explicit
总账期间已重新打开
此异常活动发生在重新打开已关闭期间以过账逾期调整时。这是从“Closed”变更为“On hold”或“Open”的显式状态变更。
为什么重要

重新打开期间明显偏离标准流程,表明控制薄弱或存在重大错误。跟踪其发生频率对于流程改进和合规至关重要。

获取位置

从Ledger日历(LedgerPeriod实体)中提取。事件时间是期间状态从“Closed”变更为非关闭状态的时间戳。

采集

从审计轨迹中识别LedgerPeriod状态从“Closed”变更时的时间戳。

事件类型 explicit
调整日记账分录已过账
此事件记录初始核对完成后、最终结账前过账调整日记账分录的情况。这些显式交易可通过特定日记账名称或过账日期识别。
为什么重要

频繁调整可能表明数据质量或上游流程存在问题。监控此项有助于衡量结账后调整分录率,并识别问题账户。

获取位置

来自GeneralJournalEntry表。通过筛选日记账名称为指定“Adjustment”的日记账,或在试算平衡表准备日期之后过账的日记账进行识别。

采集

使用特定JournalName,或根据相对于其他里程碑的过账日期筛选GeneralJournalEntry记录。

事件类型 explicit
财务报表已生成
此活动表示生成正式财务报告,例如损益表和资产负债表。由于涉及运行报告,通常较难捕获此事件。
为什么重要

这标志着最终审核周期开始。从此活动到最终批准的持续时间,是衡量管理层审核效率的关键KPI。

获取位置

Financial Reporter(原Management Reporter)的系统日志可能包含此信息。但该信息通常不会存储在交易表中,可能需要自定义日志记录。

采集

需要分析系统日志或自定义捕获事件。在标准实施中可能无法获取。

事件类型 inferred
账户核对已开始
表示用户开始核对特定总账账户,例如资产负债表账户。该事件以Financial close工作区中任务的状态变更形式捕获。
为什么重要

此活动是衡量单个账户核对周期时间的起点,有助于识别开始核对耗时最长的账户。

获取位置

来自Financial close工作区的任务管理实体。事件时间是核对任务状态变更为“In progress”的时间戳。

采集

捕获结账任务状态更新为“In progress”或类似状态时的时间戳。

事件类型 explicit
银行核对已完成
此活动表示银行核对已完成并过账。这是从银行核对记录状态变更中捕获的显式事件。
为什么重要

这是结账流程中的关键里程碑。跟踪其完成情况有助于衡量银行核对周期的吞吐量和持续时间。

获取位置

根据BankStatement实体状态变更为“Reconciled”,或关联核对日记账的过账时间戳推断。

采集

识别BankStatement状态字段更新为“Reconciled”时的时间戳。

事件类型 inferred
银行核对已开始
标志着特定银行账户和期间的银行核对流程开始。这是用户创建新的银行核对工作表时捕获的显式事件。
为什么重要

此活动的时间对于理解银行核对子流程至关重要。它是衡量现金核对活动效率的起点。

获取位置

来自BankStatement和BankStatementLine表。新银行对账记录的创建时间戳作为事件时间。

采集

使用相关财务期间BankStatement表中的“CreatedDateTime”字段。

事件类型 explicit
建议 可选

提取指南

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