您的员工入职数据模板

Workday入职

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员工入职属性 (21) 员工入职活动 (15) 提取指南 (2)

您的员工入职数据模板

该模板为收集分析和优化员工入职流程所需的关键数据提供清晰路线图。模板列出了需要收集的重要属性、需要跟踪的关键活动，以及从Workday Onboarding提取这些信息的实用指南。借助这一资源，确保为流程挖掘计划建立全面、准确的数据基础。

建议收集的属性
需要跟踪的关键活动
Workday Onboarding数据提取指南

刚接触事件日志？了解如何创建流程挖掘事件日志.

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员工入职属性

以下是建议纳入事件日志的数据字段，用于全面分析员工入职流程并获得深入洞察。

5 必需 7 建议 9 可选

	名称	说明
	事件时间 EventTime	入职活动完成或状态发生变化的准确日期和时间。
说明此属性是与每项活动关联的时间戳，用于提供事件的时间顺序，是理解流程步骤时间和持续时长的基础。在分析中，事件时间用于正确排列活动，计算步骤之间的时长，包括周期时间和等待时间，并衡量案例整体持续时间。它对于识别瓶颈和监控SLA合规等绩效分析至关重要。为什么重要它为所有活动提供时间背景，是计算周期时间等绩效指标和识别延迟的必要条件。获取位置这是Workday入职业务流程历史中每个事件的完成时间戳。示例 2023-10-26T10:00:00Z2023-10-27T14:35:10Z2023-11-01T09:00:00Z
	入职案例 OnboardingCase	每位新员工入职流程的唯一标识，从接受录用一直到完成初始融入。
说明入职案例是核心标识，用于汇总与单个新员工流程相关的所有事件和活动。此属性对于跟踪每位新员工的端到端流程至关重要。在流程挖掘分析中，该标识可用于重建单个入职流程。它用于计算案例级指标，例如周期时间；分析流程变体；了解每位新员工的完整活动顺序，是构建流程图的基础。为什么重要这是将所有相关活动连接为单个端到端流程实例的基础属性，从而支持流程发现与分析。获取位置这通常是Workday为每个入职业务流程实例生成的唯一标识。具体业务对象和字段请参阅Workday文档。示例 ONB-0012345ONB-0012346ONB-0012347
	活动名称 ActivityName	入职流程中发生的具体任务或里程碑的名称。
说明此属性描述入职流程中的单个步骤或事件，例如“Offer Accepted”“Background Check Initiated”或“Equipment Delivered”，代表流程日志中的“做了什么”。分析活动的顺序和频率是流程挖掘的核心。此属性用于构建流程图、识别瓶颈和了解工作流。它有助于回答哪些步骤最常见、延迟发生在哪里，以及哪些活动被重复处理等问题。为什么重要它定义了流程步骤，使您能够可视化流程顺序并分析流程结构和变体。获取位置对应Workday入职业务流程历史中的事件或任务名称。示例接受录用完成背景调查启动IT账户配置员工入职
	最近数据更新时间 LastDataUpdate	表示此事件数据最近一次刷新或提取时间的时间戳。
说明此属性记录数据在流程挖掘工具中的最近更新时间，帮助您了解分析数据的新鲜度，以及当前查看的是否为最新信息。这对于监控持续运行流程的运营仪表板非常重要。它可以帮助您评估数据的及时性，也是管理数据刷新周期和确保洞察可靠性的关键元数据字段。为什么重要它确保您了解数据的新鲜度，这对于基于分析结果及时、明智地做出决策至关重要。获取位置此时间戳通常在数据提取和加载（ETL）过程中生成并添加到数据集中。示例 2024-05-21T02:00:00Z2024-05-22T02:00:00Z
	源系统 SourceSystem	提取入职数据的系统。
说明此属性用于标识数据来源。对于此流程，该值通常固定为“Workday Onboarding”，但它对于数据治理以及未来集成多个系统时区分数据至关重要。在更广泛的分析场景中，它有助于追踪数据血缘并确保数据质量。当分析跨越多个系统的流程时，此属性是理解不同平台之间交接和集成关系的关键。为什么重要它提供有关数据来源的重要背景信息，对于数据治理、问题排查和多系统流程分析都很重要。获取位置这是一个静态值，应在数据提取期间添加，用于标记记录来源。示例 Workday入职
	入职状态 OnboardingStatus	入职案例的当前整体状态，例如“In Progress”“Completed”或“Canceled”。
说明此属性概括了入职案例在特定时间点所处的阶段，表明流程正在进行、已成功完成，还是提前终止。在流程分析中，它可用于筛选案例，重点分析已完成的流程，或专门分析案例取消的原因。它对于“New Hire Onboarding Status Overview”仪表板至关重要，可快速概览所有正在进行的入职流程当前状态。为什么重要它支持按流程结果划分案例，从而分别分析已完成、进行中或已取消的流程。获取位置通常根据Workday中主要入职业务流程实例的状态得出。示例进行中已完成已取消等待开始日期
	发起系统 SystemInitiatingActivity	发起某项活动的系统或用户类型，用于区分自动步骤和手动步骤。
说明此属性表明活动是由Workday系统自动触发，还是由HR合作伙伴或招聘经理等用户手动执行。例如，“System”可能表示自动工作流步骤，而“HR Specialist”则表示手动操作。这些信息对于识别自动化机会非常有价值。借助“Manual Activity Analysis”仪表板分析手动活动的频率和持续时间，组织可以锁定最耗时的手动步骤，推进后续自动化，提高效率并减少错误。为什么重要它有助于区分自动活动和手动活动，是识别自动化机会和衡量流程效率的关键。获取位置通常可以根据Workday业务流程历史中与事件关联的用户或执行者推断。系统生成的事件会对应一个独立用户。示例系统HR专员招聘经理
	合规截止日期 ComplianceDueDate	特定强制任务或合规相关任务必须完成的截止日期。
说明此属性规定背景调查、入职前文件或强制培训等关键任务的截止日期。这些日期通常由法律要求或内部政策确定。它对于监控合规与风险至关重要。通过将任务实际完成时间与截止日期进行比较，可以计算“Mandatory Task Completion Rate”和“Paperwork Compliance Rate”等KPI，帮助组织主动管理期限并避免合规问题。为什么重要它支持监控有时限要求的合规任务，并计算按时完成率。获取位置任务截止日期通常可在Workday业务流程的任务详情中找到。示例 2024-05-302024-06-142024-06-20
	员工ID EmployeeId	分配给新员工的唯一标识。
说明员工ID是员工在组织HR系统中的永久唯一标识，通常在创建HR档案后、入职过程中分配。此属性可将入职数据与其他系统中的员工数据关联起来，例如绩效管理或工资数据。它有助于分析入职流程的长期结果，例如将入职体验与员工留任率或初期绩效进行关联。为什么重要它充当主键，将入职流程数据与更广泛的员工生命周期数据关联起来，支持更全面的HR分析。获取位置这是Workday员工档案中的标准字段。具体字段名称请参阅Workday文档。示例 100523100524100525
	招聘经理 HiringManager	负责新员工的经理姓名。
说明此属性用于标识与入职案例关联的招聘经理。招聘经理通常是流程中的关键参与者，负责审批和团队特定的入职任务。按招聘经理分析流程，有助于识别不同经理处理入职时的差异。您可以发现效率较高的经理，或可能成为瓶颈的经理，从而开展针对性培训和流程改进。这对于“Hiring Manager Task Efficiency”仪表板至关重要。为什么重要它支持按关键利益相关者分析绩效，揭示依赖经理完成的任务中的瓶颈和不一致。获取位置此信息属于Workday中新员工关联的职位或职位申请数据。示例 John SmithJane DoePeter Jones
	正式入职日期 OfficialStartDate	新员工正式入职的第一天。
说明此属性是入职流程中的关键日期，也是IT配置和设备交付等许多入职前活动的截止日期，标志着员工从准员工转为正式员工。该日期对于计算就绪度KPI至关重要。通过将关键资源配置活动的完成时间与正式入职日期进行比较，组织可以衡量“First Day Readiness Rate”。这有助于确保新员工从第一天起拥有高效工作所需的一切，是影响初期体验的重要因素。为什么重要它是入职前任务的关键截止日期，也用于衡量“First Day Readiness Rate”KPI。获取位置这是Workday招聘或准员工数据中的标准字段，通常称为“Hire Date”。示例 2024-06-012024-06-152024-07-01
	部门 Department	新员工加入的部门或业务单元。
说明此属性用于指定新员工所属的组织单元，例如“Sales”“Engineering”或“Finance”。部门实践往往会导致入职流程出现明显差异。这是比较分析的重要维度。它支持筛选流程图以查看部门特定流程、比较不同部门的周期时间，并识别高绩效部门的最佳实践，直接支持“Departmental Onboarding Variants”仪表板。为什么重要它是组织内进行基准比较、识别流程差异和最佳实践的主要维度。获取位置这是Workday中新员工职位和主管组织信息的一部分。示例技术销售与市场营销人力资源财务
	地点 Location	新员工的实际工作地点或所在区域。
说明该属性表示新员工所在的城市、国家或办公室。由于法律要求、办公地点安排或区域政策不同，各地区的入职流程可能存在显著差异。地点为分析提供地理维度。您可以用它比较不同地点的入职效率，识别区域特有的瓶颈，并确保符合当地法规。对于全球化组织，这一点尤为重要。为什么重要它支持按地理位置分析不同办公室或国家的入职流程，并识别区域差异。获取位置该信息在Workday的职位或职位申请数据中指定。示例美国纽约英国伦敦新加坡
	招聘人员 Recruiter	负责新员工招聘流程的招聘人员姓名。
说明该属性用于标识在入职流程开始前负责候选人的招聘人员。招聘人员可能在入职初期承担交接任务。虽然招聘人员对入职后的流程影响较小，但按招聘人员分析有时可以发现招聘与入职衔接处的问题。这有助于判断某些招聘人员推荐的候选人是否能更顺利地融入公司。为什么重要它将入职流程与前置招聘阶段关联起来，有助于分析交接过程和整体人才获取周期。获取位置该信息通常存储在Workday Recruiting的职位申请或候选人档案中。示例 David MillerSarah WilsonChris Green
	整体周期时间 OverallCycleTime	从第一个活动到最后一个活动的整个入职案例持续时间。
说明这是案例级指标，计算入职案例中第一个事件与最后一个事件之间的时间差。它表示新员工完成入职流程所需的总时间。该属性直接衡量“Overall Onboarding Cycle Time”KPI，是流程效率的主要指标。它用于高级仪表板，跟踪一段时间内的绩效，并比较不同部门、区域或招聘经理之间的效率。为什么重要这是衡量整个入职流程端到端效率的关键绩效指标。获取位置该字段在数据转换过程中按案例计算，方法是对每个OnboardingCase用最大时间戳减去最小时间戳。示例 35天48天29天
	新员工姓名 NewHireName	正在进行入职流程的新员工全名。
说明该属性包含新员工的姓名。虽然出于隐私考虑，通常不用于统计分析，但它对运营支持和案例管理非常有用。在“新员工入职状态概览”等仪表板中显示姓名，可以帮助管理者和HR人员快速识别案例对应的具体人员。对于需要查询和管理单个入职流程的用户，这能让数据更易访问，也更便于采取行动。为什么重要它为单个案例提供易于阅读的标识，便于运营监控和直接干预。获取位置这是Workday中Pre-Hire或Worker对象的标准字段。示例 Alice JohnsonRobert ChenMaria Garcia
	是否按时完成 IsOnTime	用于标识合规相关活动是否在截止日期前完成的布尔标记。
说明该计算属性将任务的完成时间戳（EventTime）与“Compliance Due Date”进行比较。如果任务在截止日期当天或之前完成，则设为true，否则设为false。该标记简化了合规监控和KPI计算。您可以轻松筛选和汇总数据，确定“Mandatory Task Completion Rate”和“Paperwork Compliance Rate”。它能够直观显示合规截止期限是否得到满足。为什么重要它提供清晰的二元合规绩效指标，简化了对有截止期限任务的分析和监控。获取位置该字段在数据转换过程中计算，方法是将相关活动的EventTime与ComplianceDueDate进行比较。示例 truefalse
	是否返工 IsRework	用于标识某项活动或一系列活动是否代表返工或纠正的布尔标记。
说明该计算属性用于标记任务重复执行或出现纠正循环的情况，例如重新启动“HR Profile Created”步骤。通常通过识别同一案例中的重复活动模式得出。 “IsRework”标记对于质量分析至关重要。它可以量化返工循环，帮助计算“HR Profile Rework Rate”KPI。识别并衡量返工，有助于定位流程薄弱环节、数据质量问题和培训需求。为什么重要它通过明确标记重复工作，量化流程低效和质量问题，帮助集中改进资源。获取位置该字段在数据转换过程中生成，方法是在事件日志中定义并识别特定返工模式，例如Activity A -> Activity B -> Activity A。示例 truefalse
	结束时间 EndTime	表示活动完全完成时间的时间戳，与开始时间相区别。
说明 StartTime（EventTime）记录活动开始或被记录的时间，EndTime则记录活动完成的时间。对于具有持续时间的活动，同时记录这两个时间戳对于准确衡量绩效至关重要。该属性可直接计算单个活动的处理时间，并将其与活动之间的等待时间区分开来。这有助于判断延迟究竟是由于任务完成耗时过长，还是由于任务开始前等待时间过长。为什么重要它可以准确计算活动处理时间，并将其与等待时间区分开来，从而更精确地分析瓶颈。获取位置部分Workday业务流程步骤可能分别记录开始和结束时间戳。如果没有，则可能需要推断，或将结束时间设为开始时间。示例 2023-10-26T11:30:00Z2023-10-27T15:00:10Z2023-11-01T10:15:00Z
	职位名称 JobTitle	新员工所担任职位的正式名称。
说明该属性用于标识新员工的角色，例如“Software Engineer”“Sales Director”或“Accountant”。职位名称可能影响入职流程中的具体步骤或要求。按职位名称或职级分析，可以发现不同岗位的入职模式差异。例如，高管入职可能比初级职位包含更多步骤。这为筛选和比较流程变体提供了另一个有价值的分析维度。为什么重要它支持根据岗位或资历分析流程差异，因为不同角色可能有不同的入职要求。获取位置该信息属于Workday中新员工关联的职位数据。示例高级软件工程师财务分析师市场营销协调员
	雇佣类型 EmploymentType	新员工的雇佣分类，例如全职、兼职或合同工。
说明该属性根据雇佣安排对新员工进行分类。不同类型的员工可能遵循不同的入职路径，并有不同的要求。按雇佣类型分析流程，有助于确保每类员工都获得适合的入职体验。例如，合同工的入职流程可能是全职员工流程的精简版，只关注必要的系统访问权限和合规要求。为什么重要它支持分析全职、兼职和临时员工的不同入职路径，因为这些人员通常有不同需求。获取位置这是Workday中Pre-Hire或Worker对象的标准字段，用于标识员工与公司的关系。示例全职兼职合同工实习生

必需建议可选

员工入职活动

以下是应在事件日志中记录的关键流程步骤和里程碑，用于准确发现流程并监控绩效。

6 建议 9 可选

	活动	说明
	创建HR档案	此活动表示在HCM系统中正式创建员工记录，将其从候选人转为准员工或员工。在Workday中，这是“Hire”业务流程的最后一步。
为什么重要这是一个基础里程碑，标志着员工正式建立在系统中，从而启用工资、福利及其他核心HR功能。它是大多数资源配置活动的前提。获取位置该事件由Workday事件日志中员工“Hire”业务流程的完成时间戳明确记录。采集捕获“Hire”业务流程成功完成的事件。事件类型 explicit
	员工入职	此活动表示新员工正式入职的第一天。这不是一个明确记录的事件，而是与员工档案关联的关键日期属性。
为什么重要这是合规和流程分析的关键日期。通过将资源配置完成日期与该入职日期进行比较，可以衡量“首日就绪”。获取位置该日期取自Workday员工档案中的“Hire Date”或“Start Date”字段，是雇佣记录的核心属性。采集使用员工记录中的“Hire Date”属性作为此事件的时间戳。事件类型 calculated
	完成30天回访	表示新员工与其经理按计划完成回访，通常发生在入职约30天时。经理在Workday中完成相应“To Do”任务时，通常会记录此事件。
为什么重要这是初始入职流程中的关键收尾活动，重点关注员工参与度和留任。它也是衡量整体入职周期时间的可靠终点。获取位置当入职业务流程中分配给招聘经理的“30-Day Check-in”任务或类似项目完成时，系统会记录此事件。采集捕获业务流程历史中“Manager Check-in”或“30-Day Review”任务的完成时间戳。事件类型 explicit
	完成IT账户配置	此里程碑确认新员工所需的全部IT账户和访问权限均已成功创建。IT团队在Workday中完成分配的配置任务时，会记录此事件。
为什么重要在入职日期前准备好IT账户，对于提供良好的入职体验和确保员工立即具备生产力至关重要。此里程碑有助于衡量“首日就绪”。获取位置记录为入职业务流程中IT部门完成特定“To Do”步骤的事件，例如“Confirm Account Creation”。采集捕获此前启动的IT配置任务的完成事件。事件类型 explicit
	完成背景调查	标志着候选人背景筛查流程完成。这是一个关键里程碑，通常在收到供应商结果并更新Workday候选人档案时记录。
为什么重要这是重要的合规里程碑。背景调查延迟可能推迟正式入职日期，并影响资源规划。获取位置通常在Workday入职业务流程中，招聘人员或HR合作伙伴等用户完成“Review Background Check”步骤时记录此事件。采集捕获“Review Background Check”或业务流程中类似步骤的完成时间戳。事件类型 explicit
	接受录用	当候选人接受工作录用时，此活动标志着入职案例正式开始。在Workday中，通常表现为招聘业务流程中“Make Offer”或“Offer”步骤完成，随后启动入职工作流。
为什么重要这是端到端入职流程的主要开始事件。从这一节点开始分析时间，可以完整了解新员工流程和整体周期时间。获取位置当Workday中“Job Application”业务流程的录用阶段完成时，系统会记录此事件。该步骤的完成时间戳即为活动时间。采集捕获招聘业务流程中“Offer”步骤的完成事件。事件类型 explicit
	交付设备	此活动确认新员工的实体设备已送达指定工作地点。通常由IT、招聘经理或管理员完成手动确认。
为什么重要此事件是首日就绪的重要指标。跟踪该事件有助于确保新员工拥有无需等待即可开始工作的实体工具。获取位置从Workday入职工作流中“Confirm Equipment Delivery”等“To Do”或检查清单项目的完成记录获取。采集在业务流程历史中查找“Equipment Delivery Confirmation”任务的完成事件。事件类型 explicit
	分配强制培训	表示已向新员工分配必需的合规培训或岗位培训。这通常是Workday Learning中的自动事件，由Hire流程完成触发。
为什么重要这标志着新员工学习与合规流程的开始。跟踪从分配到完成的时间，是“Avg Mandatory Training Time”KPI的关键。获取位置此事件可从Workday Learning模块日志获取，日志会记录学习活动或员工注册何时启动。采集从Workday Learning数据源中捕获必修课程的注册或分配时间戳。事件类型 explicit
	发送入职前文件	当入职文件，例如I-9、税务表格和政策确认文件，发送给新员工时，会发生此活动。在Workday中，通常在“Onboarding”业务流程步骤触发文件生成和发送时记录。
为什么重要这标志着新员工行政任务的开始。分析从这一节点到文件完成的时间，有助于衡量新员工参与度和行政效率。获取位置当“Generate Document”或类似任务作为新员工入职工作流的一部分执行时，系统会在业务流程历史中记录此事件。采集捕获为准员工启动包含文件发送的“Onboarding”步骤时的时间戳。事件类型 explicit
	取消入职	此活动表示在员工入职日期前终止入职流程，例如候选人撤回接受的录用。在Workday中，通常通过Hire业务流程中的“Rescind”或“Cancel”操作记录。
为什么重要这代表一条重要的异常路径。分析取消发生的频率和时间，有助于发现录用、薪酬或入职体验方面的问题。获取位置当授权用户在Hire或入职流程中执行“Rescind”或“Cancel”操作时，业务流程历史会明确记录此事件。采集捕获执行“Rescind Hire”或“Cancel Business Process”操作的事件。事件类型 explicit
	启动IT账户配置	标志着创建必要系统账户的IT流程开始，例如电子邮件、网络访问和应用登录账户。通常在HR档案创建后，通过集成或通知任务自动触发。
为什么重要此活动对于确保新员工第一天即可投入工作至关重要。跟踪其启动时间，有助于分析和优化IT交付流程的效率。获取位置可能记录为Workday入职业务流程中分配给IT部门的特定“To Do”步骤，也可能根据发送至IT服务管理系统的集成事件推断。采集捕获“Create User Account”或“Provision IT Services”等任务的启动或完成时间戳。事件类型 explicit
	启动背景调查	表示为候选人发起背景调查的时间点。这通常是Workday入职业务流程中的自动或手动步骤，并与第三方供应商集成。
为什么重要跟踪这一启动节点对于衡量背景调查周期至关重要，因为背景调查通常是流程瓶颈。它有助于识别关键合规任务启动延迟的原因。获取位置作为Workday入职业务流程中的独立步骤完成事件记录。业务流程的事件日志会显示该具体任务何时完成或启动。采集捕获业务流程中“Initiate Background Check”步骤的完成事件。事件类型 explicit
	完成入职前文件	表示新员工成功完成并提交所有必需的入职前表格和文件的时间点。在Workday中，这通常通过新员工完成分配的“To Do”或“Inbox”任务进行跟踪。
为什么重要完成文件是创建最终员工档案并确保合规的关键前提。此处延迟会直接影响工资发放设置和IT资源配置等后续活动。获取位置从新员工Workday收件箱中“Onboarding”任务的完成时间戳获取。最后一个必需文件任务完成时，即表示此事件发生。采集识别分配到准员工Workday账户的入职文件任务集合的完成事件。事件类型 explicit
	完成强制培训	此活动标志着新员工完成所有已分配的强制培训模块。当Workday Learning将最后一门必修课程标记为完成时，会记录此事件。
为什么重要这是重要的合规里程碑。分析完成率和培训时长，有助于确保组织满足监管要求，并确保员工接受适当培训。获取位置数据来源为Workday Learning。新员工最后一门必修培训课程的完成时间戳即为事件时间。采集识别新员工必修培训计划中所有课程的完成时间戳。事件类型 explicit
	订购设备	表示为新员工提交实体设备申请的时间点，例如笔记本电脑或手机。通常这是入职工作流中的任务，分配给招聘经理或IT部门。
为什么重要设备订购延迟是导致新员工无法在第一天做好准备的主要原因之一。此活动有助于定位硬件采购和交付流程中的瓶颈。获取位置从Workday入职业务流程中“Order Equipment”等“To Do”或检查清单项目的完成时间戳获取。采集在业务流程历史中查找“Order Laptop”或“Request Equipment”任务的完成事件。事件类型 explicit

建议可选

提取指南

如何从Workday Onboarding获取数据

步骤

**登录Workday：**使用具备创建自定义报告权限的用户账户访问Workday实例。通常需要Report Writer或System Administrator等角色。
创建新的自定义报告：使用搜索栏查找并进入Create Custom Report任务。
配置报告详情：将报告类型选择为高级。为报告设置易于识别的名称，例如ProcessMind_Onboarding_Event_Log。对于数据源，选择Business Process Transactions。该数据源提供各种业务流程中所有步骤的详细日志。
定义主要业务对象：出现提示时，选择Business Process Transactions作为主要业务对象，以便报告访问事件级数据。
添加核心数据列：在报告编辑器中，进入Columns选项卡。从Business Process Transaction对象中添加以下字段：Transaction Status、Corrected、Business Process、Step和Completed Date/Time。
添加案例和属性列：添加与业务流程主体相关的字段。由于主体可能不同（例如Pre-Hire、Job Application），您需要从Business Process对象中获取这些字段。添加以下字段：Business Process -> 工作人员 -> Employee ID、Business Process -> 工作人员 -> Supervisory Organization（作为部门）以及Business Process -> 工作人员 -> Hiring Manager。
**创建用于标准化的计算字段：**这是最关键的一步。创建多个计算字段，将Workday原始数据映射为所需的事件日志格式。
- OnboardingCase：创建“Lookup Related Value”类型的计算字段。从相关业务对象工作人员中获取Employee ID。对于尚不存在Employee ID的入职前流程，可使用Pre-Hire ID或Candidate ID作为备用值。
- **ActivityName：**创建“Evaluate Expression”类型的计算字段。该字段用于将特定Workday业务流程步骤映射为标准活动名称。例如：IF 'Business Process Type' = 'Hire' AND 'Step' = 'Make Offer - Completed' THEN 'Offer Accepted'。您必须为15项必需活动分别创建条件。
- EventTime：使用Business Process Transaction对象中的Completed Date/Time字段。该字段记录步骤完成时间。
- **SourceSystem：**创建“Text Constant”类型的计算字段，并将值设置为“Workday Onboarding”。
- **LastDataUpdate：**使用“Current Moment”函数创建计算字段，为每次提取记录时间戳。
筛选报告数据：进入筛选选项卡。添加筛选条件，仅包含相关业务流程，例如Hire、Onboarding、Change Job和Rescind。为Completed Date/Time添加提示，以便按指定时间段运行报告。必须在Transaction Status上添加子筛选，仅包含Successfully Completed和已取消事件，避免提取进行中的数据。
启用Web服务：进入报告定义的高级选项卡。勾选Enable as Web Service。这样即可通过URL访问报告。
**配置API选项：**在Web Service设置中选择所需的API版本，并定义命名空间，例如wd:ProcessMind_Onboarding_Event_Log。保存报告。
获取RaaS URL：查看报告，选择Web Service>View URLs选项。复制JSON或CSV URL。外部系统将使用该URL提取数据。
**共享并保护：**确保报告已共享给Integration System User，并且该用户具备运行报告及访问底层数据域所需的安全权限。

配置

**Report Type：**Advanced。启用Web Service访问（RaaS）必须使用此类型。
**Data Source：**Business Process Transactions。这是核心数据源，包含步骤名称、完成时间戳和状态等事件级详情，是流程挖掘所必需的数据。
**Primary Business Object：**Business Process Transactions。这样可以确保报告围绕事件本身构建。
**Data Filters：**必须按Business Process Type筛选，仅包含Hire和Onboarding等相关流程。还需要将Transaction Status筛选为“Successfully Completed”或“Canceled”，以获取已确定的事件。建议对Completed Date/Time字段设置日期筛选，用于增量加载和控制性能。初次分析通常选择3至6个月的数据范围。
**Calculated Fields：**需要大量使用“Evaluate Expression”和“Lookup Related Value”计算字段，将Workday细粒度的业务流程步骤转换为标准化事件日志，并生成一致的Activity Names和唯一Case ID。
**Web Service Enablement：**必须在“Advanced”选项卡中勾选“Enable as Web Service”。报告输出格式应设为JSON或CSV，以兼容外部系统。
**Permissions：**运行报告的用户或访问RaaS URL的Integration System User，需要拥有以下数据域的安全组权限：“Business Process Transactions”“Worker Data”，以及包含所需属性的其他数据域。

a 示例查询 sql

/*
This is a conceptual representation of the Workday Custom Report configuration.
It is built using the Workday Report Writer UI, not a scriptable language.

**Report Name:** ProcessMind_Onboarding_Event_Log
**Report Type:** Advanced
**Data Source:** Business Process Transactions
*/

// 1. **Data Source Filter Configuration**
// Apply these filters in the 'Filter' tab of the report definition.
FILTER ON BusinessProcess.ProcessType IN ('Hire', 'Onboarding', 'Rescind Business Process')
AND BusinessProcess.TransactionStatus IN ('Successfully Completed', 'Canceled')
AND BusinessProcess.CompletedDateTime BETWEEN [Start Date Prompt] AND [End Date Prompt]

// 2. **Column and Calculated Field Configuration**
// These are configured in the 'Columns' tab. Many require creating 'Calculated Fields'.

{
  // **Required Attributes**
  "OnboardingCase": "Calculated Field (Lookup Related Value): Lookup Employee ID from Business Process -> Worker. Fallback to Candidate ID.",
  "ActivityName": "Calculated Field (Evaluate Expression): See logic below.",
  "EventTime": "Field: Business Process Transaction -> Completed Date/Time",
  "SourceSystem": "Calculated Field (Text Constant): 'Workday Onboarding'",
  "LastDataUpdate": "Calculated Field (Current Moment)",

  // **Recommended Attributes**
  "EmployeeId": "Calculated Field (Lookup Related Value): Lookup Employee ID from Business Process -> Worker",
  "HiringManager": "Calculated Field (Lookup Related Value): Lookup Hiring Manager from Business Process -> Worker",
  "Department": "Calculated Field (Lookup Related Value): Lookup Supervisory Organization from Business Process -> Worker",
  "OnboardingStatus": "Calculated Field (Evaluate Expression): Based on the overall status of the 'Onboarding' business process for the worker.",
  "OfficialStartDate": "Calculated Field (Lookup Related Value): Lookup Hire Date from Business Process -> Worker",
  "ComplianceDueDate": "Calculated Field (Lookup Related Value): Lookup Due Date from specific 'To Do' steps like compliance documents.",
  "SystemInitiatingActivity": "Field: Business Process Transaction -> Initiating Person"
}

// 3. **Logic for 'ActivityName' Calculated Field (Evaluate Expression)**
// This logic maps specific business process events to standardized activity names.
CASE
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Hire' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Offer' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Offer Accepted'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Background Check' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Background Check Initiated'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Background Check Results Received' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Background Check Completed'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Complete Onboarding Paperwork' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Pre-Employment Paperwork Sent'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Review Documents' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Pre-Employment Paperwork Completed'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Hire' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'HR Profile Created'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Request Account Provisioning' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'IT Account Provisioning Initiated'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Request Equipment' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Equipment Ordered'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Confirm Account Provisioning' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'IT Account Provisioning Completed'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Confirm Equipment Delivery' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Equipment Delivered'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'First Day' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Employee Started'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Assign Learning' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Mandatory Training Assigned'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Complete Mandatory Training' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Mandatory Training Completed'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS '30 Day Check-in' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN '30-Day Check-in Performed'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Rescind Business Process' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Onboarding Canceled'
  ELSE NULL // Exclude rows that don't match a required activity
END

步骤

前提条件：配置Workday访问权限
- 确保您拥有Workday Integration System User（ISU）的用户名和密码。
- 将ISU分配到具有所需域权限的安全组。通常包括“Worker Data: Public Worker Reports”、“Business Process Transactions”、“Onboarding”和“Worker Data: Staffing”。
- 确认Workday租户名称以及适用的REST API端点URL（例如https://{wd-host-name}.workday.com/ccx/api/v1/{tenant-name}）。
设置Python环境
- 在系统中安装Python 3.x。
- 使用pip安装所需库：pip install requests pandas。
- 创建新的Python脚本文件，例如extract_onboarding.py。
配置脚本
- 打开脚本，在顶部占位变量中填写Workday API端点、租户、ISU凭据以及所需的数据提取日期范围。
获取入职案例
- 脚本首先调用Get_WorkersREST API端点，筛选指定日期范围内入职的工作人员。该工作人员列表即为待分析的入职案例。
获取业务流程历史记录
- 对于识别出的每位工作人员，脚本随后调用API，获取其“Hire”业务流程的详细信息。该历史记录包含所有具体步骤、审批及完成时间戳，是事件日志的核心数据。
将Workday步骤映射为活动
- 脚本解析每位工作人员的业务流程历史记录，并使用预定义映射，将Workday特定步骤名称（例如“Complete Offer”、“Background Check”、“Complete Onboarding Tasks”）转换为事件日志所需的标准活动名称（例如“Offer Accepted”、“Background Check Initiated”、“Pre-Employment Paperwork Completed”）。
处理非步骤事件
- 某些活动并非直接业务流程步骤，脚本会单独处理：
  - “Employee Started”根据工作人员的Hire_Date字段生成。
  - “Onboarding Canceled”通过检查Hire业务流程的整体状态是否为“Rescinded”或“Canceled”来识别。
  - “HR Profile Created”映射自整个Hire业务流程的最终完成事件。
整理并合并数据
- 解析事件时，将其存储为结构化数据。处理完所有工作人员后，脚本使用pandas库将各个事件合并到一个统一的DataFrame中。
填充属性
- 脚本为每个事件填充所有必需和建议属性。OnboardingCase映射自业务流程实例ID。EmployeeId、HiringManager和部门等工作人员属性从初始API调用获取的工作人员数据中提取。
完成并导出
- 脚本添加SourceSystem（Workday Onboarding）和LastDataUpdate（当前时间戳）等静态列。
- 最后，将完成的DataFrame导出为名为workday_onboarding_event_log.csv的CSV文件。该文件已完成格式化，可上传到ProcessMind。

配置

**Workday API凭据：**身份验证需要有效的Integration System User（ISU）用户名和密码。
**API端点和租户：**必须提供Workday实例的正确REST API端点，其中包括您的具体租户名称。
**安全权限：**ISU所属安全组必须拥有“Business Process Transactions”“Worker Data: Staffing”“Worker Data: Personal Data”和“Onboarding”等数据域的查看权限。权限不足会导致数据不完整。
**日期范围（START_DATE、END_DATE）：**必须定义日期范围，以限制数据提取量。初次分析建议选择3至6个月，确保数据量可控并避免API超时。
**业务流程步骤名称：**脚本包含常见Workday步骤标签到标准活动名称的映射。您可能需要根据组织的具体Workday业务流程配置进行自定义。
**API版本：**脚本未明确设置API版本，但Workday API采用版本管理。请确保端点URL对应当前受支持的版本，以获得稳定结果。

a 示例查询 python

import requests
import pandas as pd
from datetime import datetime, timezone
import xml.etree.ElementTree as ET
import json

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration Settings --- #
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your Workday tenant, credentials, and API endpoint
WORKDAY_TENANT = class="hl-string">'[Your_Workday_Tenant]'
WORKDAY_USERNAME = class="hl-string">'[Your_Integration_System_User]'
WORKDAY_PASSWORD = class="hl-string">'[Your_Integration_System_Password]'
WORKDAY_API_ENDPOINT = fclass="hl-string">'https://wd2-impl-services1.workday.com/ccx/api/v1/{WORKDAY_TENANT}'

class=class="hl-string">"hl-comment"># Define the date range for hires to extract
START_DATE = class="hl-string">'2023-01-01T00:00:00Z'
END_DATE = class="hl-string">'2023-12-31T23:59:59Z'

class=class="hl-string">"hl-comment"># Mapping of Workday business process steps to standardized activity names
class=class="hl-string">"hl-comment"># CRITICAL: These keys may need to be adjusted to match your specific Workday configuration
STEP_TO_ACTIVITY_MAPPING = {
    class="hl-string">'Offer': class="hl-string">'Offer Accepted',
    class="hl-string">'Background Check': class="hl-string">'Background Check Initiated',
    class="hl-string">'Review Background Check': class="hl-string">'Background Check Completed',
    class="hl-string">'Onboarding Setup': class="hl-string">'Pre-Employment Paperwork Sent',
    class="hl-string">'Complete Form I-9': class="hl-string">'Pre-Employment Paperwork Completed',
    class="hl-string">'Complete Federal and State Withholding': class="hl-string">'Pre-Employment Paperwork Completed',
    class="hl-string">'Propose Compensation Hire': class="hl-string">'HR Profile Created', class=class="hl-string">"hl-comment"># Often the final step
    class="hl-string">'Create User Account': class="hl-string">'IT Account Provisioning Initiated',
    class="hl-string">'Order Equipment': class="hl-string">'Equipment Ordered',
    class="hl-string">'Review New Hire Equipment': class="hl-string">'Equipment Delivered',
    class="hl-string">'Assign Learning': class="hl-string">'Mandatory Training Assigned',
    class="hl-string">'Complete All Onboarding Questionnaires': class="hl-string">'Mandatory Training Completed',
    class="hl-string">'Manager Check-in: 30 Day': class="hl-string">'30-Day Check-in Performed'
}

def fetch_workday_data(url, params={}):
    class="hl-string">"""Generic function to fetch data from Workday REST API."""
    try:
        response = requests.get(url, auth=(WORKDAY_USERNAME, WORKDAY_PASSWORD), params=params, headers={class="hl-string">'Accept': class="hl-string">'application/json'})
        response.raise_for_status()
        return response.json()
    except requests.exceptions.HTTPError as e:
        print(fclass="hl-string">"HTTP Error fetching {url}: {e}")
        print(fclass="hl-string">"Response body: {e.response.text}")
    except requests.exceptions.RequestException as e:
        print(fclass="hl-string">"Request Error fetching {url}: {e}")
    return None

def main():
    class="hl-string">"""Main function to orchestrate the extraction process."""
    print(class="hl-string">"Starting Workday onboarding data extraction...")
    
    class=class="hl-string">"hl-comment"># 1. Fetch workers hired within the date range
    workers_url = fclass="hl-string">'{WORKDAY_API_ENDPOINT}/workers'
    workers_params = {class="hl-string">'hireDate': fclass="hl-string">'gt:{START_DATE},lt:{END_DATE}', class="hl-string">'limit': 100} class=class="hl-string">"hl-comment"># Use paging for >100
    workers_response = fetch_workday_data(workers_url, workers_params)
    
    if not workers_response or class="hl-string">'data' not in workers_response:
        print(class="hl-string">"Failed to fetch workers or no workers found in date range.")
        return

    all_events = []
    last_data_update = datetime.now(timezone.utc).isoformat()

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 2. For each worker, fetch their hire business process history
    for worker in workers_response[class="hl-string">'data']:
        employee_id = worker.get(class="hl-string">'id', class="hl-string">'')
        print(fclass="hl-string">"Processing worker: {employee_id}")
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Find the Hire business process instance
        processes_url = fclass="hl-string">'{WORKDAY_API_ENDPOINT}/workers/{employee_id}/businessProcesses'
        processes_response = fetch_workday_data(processes_url)
        
        if not processes_response or class="hl-string">'data' not in processes_response:
            continue

        hire_process_id = None
        for process in processes_response[class="hl-string">'data']:
            if process.get(class="hl-string">'businessProcess', {}).get(class="hl-string">'descriptor', class="hl-string">'').startswith(class="hl-string">'Hire'):
                hire_process_id = process.get(class="hl-string">'id')
                break

        if not hire_process_id:
            continue

        class=class="hl-string">"hl-comment"># 3. Fetch details and events for the Hire process
        process_details_url = fclass="hl-string">'{WORKDAY_API_ENDPOINT}/values/businessProcessInstances/{hire_process_id}'
        process_details = fetch_workday_data(process_details_url)

        if not process_details:
            continue

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Extract common attributes
        onboarding_case_id = hire_process_id
        hire_date = worker.get(class="hl-string">'hireDate', class="hl-string">'')
        hiring_manager = worker.get(class="hl-string">'manager', {}).get(class="hl-string">'descriptor', class="hl-string">'[Not Available]')
        department = worker.get(class="hl-string">'supervisoryOrganization', {}).get(class="hl-string">'descriptor', class="hl-string">'[Not Available]')
        process_status = process_details.get(class="hl-string">'status', {}).get(class="hl-string">'descriptor', class="hl-string">'')

        base_event = {
            class="hl-string">'OnboardingCase': onboarding_case_id,
            class="hl-string">'EmployeeId': employee_id,
            class="hl-string">'HiringManager': hiring_manager,
            class="hl-string">'Department': department,
            class="hl-string">'OfficialStartDate': hire_date,
            class="hl-string">'SourceSystem': class="hl-string">'Workday Onboarding',
            class="hl-string">'LastDataUpdate': last_data_update,
            class="hl-string">'SystemInitiatingActivity': class="hl-string">'Workday',
            class="hl-string">'ComplianceDueDate': None class=class="hl-string">"hl-comment"># Placeholder, needs specific logic if available
        }

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Handle canceled onboarding
        if process_status in [class="hl-string">'Canceled', class="hl-string">'Rescinded']:
            event = base_event.copy()
            event[class="hl-string">'ActivityName'] = class="hl-string">'Onboarding Canceled'
            event[class="hl-string">'EventTime'] = process_details.get(class="hl-string">'lastUpdated', class="hl-string">'')
            event[class="hl-string">'OnboardingStatus'] = class="hl-string">'Canceled'
            all_events.append(event)
            continue class=class="hl-string">"hl-comment"># Stop processing other events for this canceled case
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Add class="hl-string">'Employee Started' event based on hire date
        if hire_date:
            event = base_event.copy()
            event[class="hl-string">'ActivityName'] = class="hl-string">'Employee Started'
            event[class="hl-string">'EventTime'] = fclass="hl-string">"{hire_date}T09:00:00Z" class=class="hl-string">"hl-comment"># Assume start of day
            event[class="hl-string">'OnboardingStatus'] = class="hl-string">'In Progress'
            all_events.append(event)

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Process all steps in the business process
        steps = process_details.get(class="hl-string">'steps', [])
        for step in steps:
            step_name = step.get(class="hl-string">'name', class="hl-string">'')
            completion_time = step.get(class="hl-string">'completed', class="hl-string">'')
            
            if step_name in STEP_TO_ACTIVITY_MAPPING and completion_time:
                activity_name = STEP_TO_ACTIVITY_MAPPING[step_name]
                
                class=class="hl-string">"hl-comment"># Handle activities that can occur multiple times, like paperwork
                if activity_name == class="hl-string">'Pre-Employment Paperwork Completed':
                    class=class="hl-string">"hl-comment"># Check if a similar event already exists to avoid duplicates from multiple forms
                    if any(e[class="hl-string">'ActivityName'] == activity_name and e[class="hl-string">'OnboardingCase'] == onboarding_case_id for e in all_events):
                        continue

                event = base_event.copy()
                event[class="hl-string">'ActivityName'] = activity_name
                event[class="hl-string">'EventTime'] = completion_time
                event[class="hl-string">'OnboardingStatus'] = class="hl-string">'In Progress'
                all_events.append(event)
                
                class=class="hl-string">"hl-comment"># Special case for IT Provisioning Completed
                if activity_name == class="hl-string">'IT Account Provisioning Initiated':
                    class=class="hl-string">"hl-comment"># Assume completion happens after a delay, or find a specific step if it exists
                    event_completed = event.copy()
                    event_completed[class="hl-string">'ActivityName'] = class="hl-string">'IT Account Provisioning Completed'
                    class=class="hl-string">"hl-comment"># This is a placeholder; real completion time should be from a specific step
                    event_completed[class="hl-string">'EventTime'] = completion_time 
                    all_events.append(event_completed)

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 4. Create DataFrame and export to CSV
    if not all_events:
        print(class="hl-string">"No events were generated.")
        return

    df = pd.DataFrame(all_events)
    
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Reorder columns for clarity
    column_order = [
        class="hl-string">'OnboardingCase', class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'EventTime', class="hl-string">'SourceSystem', class="hl-string">'LastDataUpdate',
        class="hl-string">'EmployeeId', class="hl-string">'HiringManager', class="hl-string">'Department', class="hl-string">'OnboardingStatus', 
        class="hl-string">'OfficialStartDate', class="hl-string">'ComplianceDueDate', class="hl-string">'SystemInitiatingActivity'
    ]
    df = df[column_order]

    df.to_csv(class="hl-string">'workday_onboarding_event_log.csv', index=False)
    print(fclass="hl-string">"Successfully extracted {len(df)} events to workday_onboarding_event_log.csv")

if __name__ == class="hl-string">'__main__':
    main()

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