您的问题管理数据模板

通用流程挖掘模板
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通用流程挖掘模板

这是适用于问题管理的通用流程挖掘数据模板。如需更具体的指导,请使用系统专用模板。

选择具体系统
  • 适用于任意问题管理系统的通用框架。
  • 用于全面分析的推荐数据字段和流程步骤。
  • 帮助您高效开启流程挖掘之旅的基础洞察。
刚接触事件日志?了解 如何创建流程挖掘事件日志.

问题管理属性

下方属性表列出构建全面事件日志所需的推荐数据字段,帮助您深入了解问题管理流程。
5 必需 8 建议 4 可选
名称 说明
事件时间
EventTime
特定活动发生的准确日期和时间。
说明

事件时间或时间戳为问题生命周期中的每项活动提供时间顺序背景。它对于正确排列事件以及计算不同流程步骤之间的持续时间至关重要。

在流程挖掘中,该属性用于排列活动、发现流程模型并执行所有基于时间的分析。它是计算“根本原因调查平均时长”等关键绩效指标,以及识别步骤间延迟的基础,例如从识别根本原因到发起变更请求之间的移交延迟。

为什么重要

每项活动的时间戳对于排列事件及计算周期时间、瓶颈持续时间等所有时间指标至关重要。

获取位置

该时间戳通常位于事件日志或审计轨迹表中,与活动名称和案例标识符一同存储。

示例
2023-04-15T10:22:05Z2023-11-20T14:05:30Z2024-01-08T09:00:11Z
活动名称
ActivityName
问题管理生命周期中发生的特定事件、任务或状态变更的名称。
说明

活动名称描述问题管理流程中的一个步骤,例如“问题记录已创建”“已识别根本原因”或“永久修复已实施”。这些活动按时间顺序记录,呈现问题处理过程。

对于流程挖掘,该属性是构建流程图的关键。流程图以可视化方式呈现实际工作流。分析活动的顺序、频率和路径,有助于发现问题解决流程中的偏差、瓶颈和低效环节。

为什么重要

此属性定义流程中的步骤,用于可视化和分析流程顺序,包括常见路径和偏差。

获取位置

活动名称通常来自状态变更日志、审计轨迹,或与主问题记录关联的事件表。

示例
调查已开始优先级已变更已提供临时解决方案问题记录已关闭
问题记录ID
ProblemRecordId
问题记录的唯一标识符,代表问题管理流程的一个实例。
说明

问题记录ID是跟踪问题从创建到最终解决整个生命周期的主键。每个问题都分配有唯一ID,即使一个问题可能关联多个事件,也能与其他问题区分开来。

在流程挖掘中,该属性至关重要,因为它定义了案例,使工具能够将所有相关活动归入同一个流程实例。流程分析、瓶颈识别和案例持续时间计算,都依赖于对每条唯一问题记录的正确识别。

为什么重要

这是用于归集所有相关事件的核心Case ID,可追踪每次问题调查的端到端过程。

获取位置

该标识符通常位于IT服务管理(ITSM)系统的主问题表或工单表中。

示例
PRB0040332PROB-1298778103PM-5501
最近数据更新时间
LastDataUpdate
数据最近一次从源系统提取或刷新的时间戳。
说明

该属性记录最近一次数据提取的日期和时间,帮助了解所分析数据的新鲜度,确保相关人员清楚分析覆盖的时间范围。

在仪表板和报告中,这一信息对于理解数据背景至关重要。它可以帮助用户判断当前查看的是实时信息,还是某个时间点的快照,从而正确解读“积压问题时长”等指标。

为什么重要

提供数据新鲜度的重要背景信息,确保根据最近一次数据刷新正确解读分析结果和仪表板。

获取位置

该时间戳通常由数据提取、转换和加载(ETL)工具或脚本在数据摄取过程中生成并存储。

示例
2023-10-01T06:00:00Z2024-02-20T08:00:00Z2024-03-15T05:30:00Z
源系统
SourceSystem
提取数据的应用程序或系统名称。
说明

该属性标识问题管理数据的来源,例如ServiceNow、Jira或自研ITSM工具。在整合多个系统的数据进行全面分析时,这一属性尤为重要。

在流程挖掘中,可将源系统用作筛选条件,比较不同业务部门或平台的流程绩效和变体。它还可通过提供数据来源信息,帮助进行数据验证和问题排查。

为什么重要

标识数据来源,对于数据验证以及比较不同系统或组织单元中的流程至关重要。

获取位置

这通常是在数据提取过程中添加的静态值,用于标记来自特定源系统的记录。

示例
ServiceNowJira Service ManagementBMC Helix ITSMFreshservice
SLA已超期
SlaBreached
用于标识问题解决是否超过分配的SLA截止日期。
说明

该布尔属性直接表示是否满足服务级别协议。如果问题解决时间戳晚于SLA截止日期,通常会将其设置为true。

作为直接结果指标,该标记非常适合高级仪表板和报告。在流程挖掘中,可使用它执行一致性检查,或筛选所有SLA超期案例。比较超期与未超期问题的流程图,可以发现导致SLA失败的常见模式、瓶颈或特定活动。

为什么重要

清晰呈现SLA合规的成功或失败结果,便于筛选和分析导致SLA超期的流程路径。

获取位置

这通常是派生或计算字段,通过比较解决时间戳与SLA截止日期确定。

示例
truefalse
SLA截止日期
SlaDueDate
根据服务级别协议,预期完成问题记录解决的目标日期和时间。
说明

SLA截止日期为问题解决设定正式目标。该目标通常根据问题优先级和服务级别协议(SLA)中的条款确定。

该属性是“SLA合规概览”仪表板的基础。通过比较实际解决时间与SLA截止日期,组织可以计算SLA达成率。流程挖掘还可以进一步分析,识别哪些流程步骤或团队对SLA超期影响最大。

为什么重要

定义解决目标,是所有SLA合规度量和报告的基础。

获取位置

该日期通常根据问题创建时间和优先级计算,并存储在问题记录中。

示例
2023-05-20T17:00:00Z2024-01-10T09:30:00Z2024-03-01T12:00:00Z
优先级
Priority
为问题分配的优先级,决定调查和解决的紧迫程度。
说明

优先级是根据业务影响和紧迫程度对问题进行分类的关键属性。它帮助团队优先处理最严重的问题。优先级通常采用标准化等级,例如严重、高、中和低。

在流程分析中,优先级是用于筛选和比较的重要维度。分析人员可以比较高优先级问题与低优先级问题的流程顺序,了解两者的处理方式或效率是否存在差异。优先级也是SLA一致性检查的基础,因为SLA通常与优先级等级相关联。

为什么重要

支持分段分析,用于比较关键问题与常规问题的处理方式,也是衡量SLA遵循情况的必要依据。

获取位置

这是大多数ITSM平台主问题记录表中的标准字段。

示例
1-严重2-高3-中4-低
关联事件数量
RelatedIncidentCount
与该问题关联的独立事件记录总数。
说明

该属性通过显示问题引发的面向用户事件数量,量化问题的影响。关联事件数量较多的问题通常会对业务造成更大干扰。

该指标是确定优先级和分析影响的有力工具。在流程挖掘中,可将事件数量与调查时长或解决优先级进行关联。它帮助组织了解问题规模,并通过显示一次修复可避免的事件数量,说明投入问题管理资源的价值。

为什么重要

量化问题的业务影响,帮助确定调查优先级并衡量解决方案的有效性。

获取位置

该值通常是问题记录中的计算字段,用于统计关联事件记录的数量。

示例
5281501
受影响服务
AffectedService
受问题影响的主要业务服务、应用程序或配置项(CI)。
说明

该属性将问题关联到IT基础设施中的特定组件或服务,例如“电子邮件服务”或“客户关系管理平台”,为技术问题提供关键业务背景。

在流程挖掘分析中,受影响服务支持以业务为中心查看流程。它有助于回答“哪些服务产生的问题最多?”或“影响关键财务系统的问题平均解决时间是多少?”等问题。这一背景对于根据业务影响确定改进工作的优先级至关重要。

为什么重要

通过将技术问题关联到受影响的服务,提供业务背景,并支持根据业务关键性确定优先级。

获取位置

该信息通常从配置管理数据库(CMDB)关联而来,并存储在问题记录的“配置项”或“服务”字段中。

示例
电子邮件与协作服务SAP ERP财务模块企业VPN主客户网站
支持组
SupportGroup
在特定时间负责调查和解决问题的技术团队或部门。
说明

支持组表示负责处理问题的团队。随着问题推进,记录可能会在不同团队之间重新分配,例如从二级支持团队转交给专业网络工程团队。

该属性对于分析团队绩效和团队间移交至关重要。流程挖掘可以突出显示重新分配造成的延迟,衡量问题在各支持组中的停留时间,并识别最擅长解决特定问题类型的团队。它直接支持“支持组移交分析”等仪表板。

为什么重要

对于分析团队绩效、识别移交造成的瓶颈,以及了解不同团队间的工作量分布至关重要。

获取位置

该信息通常存储在ITSM系统的问题记录分配历史或主详情表中。

示例
网络运营数据库管理三级应用支持安全团队
根本原因类别
RootCauseCategory
导致问题的根本原因的最终分类。
说明

调查完成后,使用根本原因类别对问题的根本原因进行分类,例如“软件缺陷”“硬件故障”或“配置错误”。这种分类对于战略改进至关重要。

该属性是“根本原因调查绩效”仪表板的核心。通过分析不同根本原因类别的发生频率,组织可以识别反复出现的系统性问题,并确定长期修复措施的优先级。它有助于将重点从被动解决问题转向主动预防。

为什么重要

对于战略分析至关重要,有助于识别整个组织中导致问题的系统性因素和趋势。

获取位置

该信息通常记录在问题记录的专用字段中,往往在关闭阶段之前或期间填写。

示例
配置错误软件缺陷硬件故障用户培训问题
重新分配次数
ReassignmentCount
问题记录在不同支持组或个人之间重新分配的次数。
说明

该指标统计问题责任被转移的次数。重新分配次数较多,通常表示流程低效,例如初始路由错误或团队职责不清。

在流程挖掘中,这是流程摩擦的关键指标。它可以用于识别问题在团队之间来回转交的“乒乓”场景。分析重新分配次数较多的案例,有助于发现导致明显延迟和资源浪费的知识缺口或流程缺陷。

为什么重要

通过跟踪过多的移交,量化流程低效程度;过多移交通常意味着路由错误、知识缺口或职责不清。

获取位置

这通常是问题记录中的计数器字段,每次分配变更时递增,也可以根据事件日志计算。

示例
0135
关联变更请求ID
RelatedChangeRequestId
为实施问题的永久修复而发起的变更请求标识符。
说明

该属性在问题管理流程与变更管理流程之间建立直接关联。当需要进行代码变更、硬件更换或其他修改以解决问题根本原因时,会使用该属性。

分析这一关联对于了解“变更管理移交延迟”至关重要。流程挖掘可以衡量从识别根本原因到创建变更请求,以及从实施变更到最终关闭问题所需的时间,帮助识别两个流程交互中的低效环节。

为什么重要

将问题关联到变更管理中的解决方案,支持分析移交延迟和端到端解决生命周期。

获取位置

这通常是问题记录中的引用字段,用于关联变更管理系统或模块中的对应记录。

示例
CHG0030219CR-8812CHANGE-401
已分配用户
AssignedUser
当前负责管理问题记录的用户或协调人员。
说明

该属性标识在任意时间点负责问题的具体人员。支持组定义团队,而已分配用户则指向负责调查的个人代理、工程师或协调人员。

按已分配用户分析,有助于了解个人工作量、绩效和培训需求。它可以显示某些人员是否成为瓶颈,或团队内部的工作分配是否均衡。这一视角可补充支持组分析。

为什么重要

支持分析个人工作量和绩效,帮助识别高绩效人员,以及可能需要额外支持或培训的人员。

获取位置

该字段通常位于主问题记录表中,常见名称包括“受派人”“分配给”或“协调人”。

示例
Alice JohnsonajohnsonBob Smithbsmith
已提供临时解决方案
WorkaroundProvided
用于标识是否已为问题确定并传达临时解决方案。
说明

该属性跟踪是否已提供临时解决方案,以便在开发永久修复期间减轻问题影响。这是问题管理生命周期中的关键里程碑。

该属性是“临时解决方案有效性与响应速度”仪表板的重要基础。流程挖掘可以计算提供临时解决方案的平均时间,并进一步分析提供临时解决方案是否会减少新增关联事件。这有助于衡量团队在根本原因修复前快速恢复服务的能力。

为什么重要

表示服务是否已暂时恢复,支持分析团队减轻业务影响的速度。

获取位置

可以是布尔标记(“WorkaroundPublished”),也可以根据临时解决方案详情字段中是否存在文本派生。

示例
truefalse
问题状态
ProblemStatus
问题记录当前所处的生命周期状态,例如“已打开”“调查中”或“已关闭”。
说明

问题状态表示问题在工作流中的当前阶段,展示问题从最初记录到最终解决所处的位置。

活动名称记录状态变更这一事件,而问题状态本身适合分析当前积压。它可以用于创建仪表板,显示各状态下的未关闭问题数量,帮助管理工作量,并识别在某个阶段停留过久的记录。

为什么重要

表示问题当前所处阶段,对于积压分析以及识别停滞在特定阶段的问题至关重要。

获取位置

这是主问题记录表中的标准字段,会随着问题推进生命周期而更新。

示例
已打开根因分析等待变更已解决已关闭
必需 建议 可选

问题管理活动

本节详细介绍应记录的关键流程步骤和重要里程碑,确保准确发现流程并清晰了解问题管理工作流。
7 建议 8 可选
活动 说明
变更请求已发起
该事件记录正式变更请求的创建,或将其关联到问题记录的操作,表示问题管理流程向变更管理流程移交,以实施永久修复。
为什么重要

该活动对于分析问题诊断与修复启动之间的延迟至关重要,有助于识别问题管理与变更管理交界处的瓶颈。

获取位置

通常是记录关系或链接历史中的明确事件,显示该问题记录与某条变更记录之间的关联。

采集

识别变更记录与问题记录建立关联的事件。

事件类型 explicit
已提供临时解决方案
该事件表示临时解决方案或替代方案已完成记录并可供使用。在开发永久修复期间,这项措施有助于减轻问题对最终用户的影响。
为什么重要

提供临时解决方案所需的时间,是衡量团队快速恢复服务能力的关键KPI。该活动有助于分析临时解决方案的速度和有效性。

获取位置

可以记录“临时解决方案”文本字段首次填充的时间戳、“沟通临时解决方案”操作的日志时间,或特定“临时解决方案可用”标记被设置的时间。

采集

检测临时解决方案字段首次填充或相关发布事件。

事件类型 explicit
已识别根本原因
该活动标志着问题的根本原因已成功诊断并记录,代表调查阶段完成。
为什么重要

这是衡量诊断效率的关键里程碑。从调查开始到识别根本原因之间的时长,是问题分析的重要绩效指标。

获取位置

通常根据状态变更为“已识别根本原因”推断,或在“根本原因”字段首次填入信息时记录。

采集

记录状态变更的时间戳,或“根本原因”文本字段首次更新的时间戳。

事件类型 inferred
永久修复已实施
该事件表示永久技术解决方案已成功部署,通常通过变更请求进行管理,标志着修复工作完成。
为什么重要

该活动结束解决方案实施阶段。从变更发起到此时的时长,可以衡量变更管理流程解决问题的效率。

获取位置

通常根据问题记录状态变为“已解决”或“解决方案已实施”推断,关联变更请求关闭时也可能触发该状态。

采集

根据问题状态变更为“已解决”,或关联变更记录的完成时间戳推断。

事件类型 inferred
调查已开始
该事件标志着问题记录从新建或待处理状态转为主动调查状态,表示分析人员已正式开始诊断问题。
为什么重要

该活动有助于衡量初始响应时间和积压处理速度。从创建到调查开始之间的时长,是衡量团队响应能力的关键指标。

获取位置

通常根据记录历史中的状态变更推断,例如从“新建”变为“处理中”或“调查中”。

采集

记录状态首次变为主动调查状态时的时间戳。

事件类型 inferred
问题记录已关闭
这是生命周期中的最终活动,表示问题记录已完成管理关闭,不再需要后续操作。该案例被视为完成并归档。
为什么重要

这是大多数流程实例的主要终点,对于计算问题管理流程的端到端总时长至关重要。

获取位置

几乎总是从记录历史中状态变更为“已关闭”的事件获取。

采集

使用记录状态设置为“已关闭”时的时间戳。

事件类型 explicit
问题记录已创建
这是问题记录的初始创建活动,标志着问题管理流程正式开始,并为后续所有分析建立基准时间戳。
为什么重要

这是每个流程实例的主要起点。分析该事件与其他事件之间的时间,对于了解整体流程时长和前端延迟至关重要。

获取位置

通常从主问题记录或工单表的创建时间戳中获取。它几乎总是源数据中的明确字段。

采集

使用主问题表中的“创建时间”或类似时间戳。

事件类型 explicit
优先级已变更
该活动记录问题记录在初始创建后对优先级、影响或紧急程度的任何更新,反映对问题业务重要性的重新评估。
为什么重要

分析优先级变更,有助于识别经常被升级或降级的问题,因为这可能影响资源分配和SLA合规。

获取位置

通常记录在审计日志或变更历史表中,用于跟踪“优先级”字段的修改。

采集

跟踪记录变更历史中“优先级”字段的所有更新。

事件类型 explicit
实施后评审已完成
该事件标志着实施后评审(PIR)完成。此正式评审流程会分析问题处理过程,以总结经验教训并改进流程。
为什么重要

跟踪PIR完成情况对于流程合规和持续改进十分重要,可以确保重大问题产生的宝贵洞察得到记录并付诸行动。

获取位置

通常通过PIR子任务完成、状态变更为“评审完成”,或PIR完成日期字段被填充来记录。

采集

识别PIR相关任务完成或特定状态更新的事件。

事件类型 explicit
已检测到SLA违约
该事件表示达到解决或响应里程碑所需的时间已超过预定义的服务级别协议(SLA)目标,通常由系统生成或计算得出。
为什么重要

跟踪SLA违约是绩效管理和合规报告的基础,可以直接突出显示未达到服务级别承诺的案例。

获取位置

可以使用系统记录的特定标记或事件,也可以将解决时间戳与SLA到期时间进行比较后计算得出。

采集

将解决或响应时间戳与SLA目标时间戳进行比较,或记录系统生成的违约事件。

事件类型 calculated
支持组已分配
该活动表示将问题记录分配或重新分配给特定支持组或团队,记录调查工作的所有权和责任转移。
为什么重要

跟踪分配情况对于分析交接延迟、识别团队之间的瓶颈以及了解团队表现至关重要。重新分配次数较多通常意味着流程效率不高。

获取位置

这些信息通常位于审计日志或历史表中,用于记录问题记录中“分配组”或“支持团队”字段的变更。

采集

识别记录历史日志中分配组字段的所有变更。

事件类型 explicit
等待变更实施
该活动表示问题记录处于暂停状态,等待关联变更请求完成。问题团队正在等待变更团队部署修复。
为什么重要

单独识别这一等待阶段,有助于准确衡量变更管理流程与问题管理流程各自耗费的时间,并提升责任透明度。

获取位置

通常根据问题记录历史中的状态变更推断,例如变为“等待变更”或“修复进行中”。

采集

记录问题记录状态变为等待变更时的时间戳。

事件类型 inferred
解决结果已验证
该活动表示已确认实施的修复有效解决了根本问题,服务已恢复正常,是关闭前的最终验证步骤。
为什么重要

这一步为解决结果提供质量检查。分析验证所需时间,可以发现确认修复成功过程中的延迟。

获取位置

可以使用“验证”等明确状态,也可以根据状态转为“已解决”或“已修复”推断。

采集

记录状态变为表示修复已确认的状态时的时间戳。

事件类型 inferred
问题记录已取消
该活动表示问题记录在解决前终止。可能是因为记录误建、重复,或问题已不再相关。
为什么重要

分析取消情况有助于了解问题记录的输入质量。取消率较高,可能说明需要改进培训或资格审核标准。

获取位置

根据记录历史中状态变更为“已取消”“已拒绝”或“已撤回”来记录。

采集

识别状态变为已取消等终止状态时的时间戳。

事件类型 explicit
问题记录已重新打开
当之前已解决或已关闭的问题记录重新回到活动状态时,就会发生该活动。这通常表示实施的修复未成功,或问题再次出现。
为什么重要

较高的重新打开率是解决质量不佳的重要指标。跟踪该活动对于衡量一次修复成功率和识别无效解决方案至关重要。

获取位置

通过监控记录状态历史,识别从已关闭或已解决状态重新转为打开或处理中的状态变更。

采集

识别从“已解决”或“已关闭”重新变为“打开”等活动状态的变更。

事件类型 explicit
建议 可选

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