应付账款发票处理数据模板

Oracle Fusion Financials
应付账款发票处理数据模板

应付账款发票处理数据模板

此模板将全面指导您收集应付账款发票处理分析所需的数据,列出构建准确事件日志所需的属性和活动,并提供实用的数据提取建议。借助此资源,您可以确保采集流程挖掘所需的关键信息。
  • 建议采集的属性
  • 建议跟踪的关键活动
  • Oracle Fusion Financials数据提取指南
刚接触事件日志?了解 如何创建流程挖掘事件日志.

应付账款发票处理属性

以下是建议纳入事件日志的数据字段,可用于全面分析应付账款发票处理流程。
3 必填 8 建议填写 11 选填
名称 说明
事件时间
EventTime
表示活动发生时间的时间戳。
说明

此属性提供流程中每项活动发生的准确日期和时间,是按时间顺序排列事件并计算步骤间时长的基础。借助这些数据,您可以分析绩效,例如通过测量等待时间识别瓶颈、计算特定阶段(如审批)的周期时间,以及监控SLA合规情况。

重要性

它对于计算所有基于时间的指标至关重要,包括周期时间和等待时间,这些指标有助于识别瓶颈并衡量流程效率。

获取途径

对应Oracle Fusion各表中的创建日期、最后更新时间或特定事件时间戳,例如LAST_UPDATE_DATE、CREATION_DATE和APPROVAL_DATE。

示例
2023-10-26T10:00:00Z2023-11-15T14:35:10Z2024-01-05T09:12:45Z
发票
InvoiceId
每张已处理发票的唯一标识符。
说明

“发票”是主要案例标识符,用于关联从收到发票到最终付款的所有活动。每个唯一的InvoiceId代表一个完整的端到端流程实例,可用于分析发票在应付账款流程中的完整处理过程。它是流程分析的基础,连接所有相关事件和属性。

重要性

它对于跟踪每张发票从开始到结束的生命周期至关重要,可用于分析流程变体、瓶颈和整体处理量。

获取途径

通常对应Oracle Fusion Financials中AP_INVOICES_ALL表的INVOICE_ID或INVOICE_NUM。

示例
INV-987657334001APO-INV-2023-005
活动名称
ActivityName
实际发生的具体流程步骤或事件的名称。
说明

此属性描述发票处理生命周期中的单个步骤,例如“发票已创建”“已发起审批”或“已执行付款”。按时间顺序排列这些活动后,流程挖掘工具即可还原每张发票的端到端流程。分析活动有助于识别流程中最常见的路径、偏差和返工循环。

重要性

它构成流程图的核心,可用于可视化和分析流程、识别偏差并衡量各步骤的绩效。

获取途径

通常根据Oracle Fusion Financials中的状态变更、事件表或审计日志生成,可能需要将多个来源表和字段映射到一起。

示例
发票已验证已设置暂挂发票已批准已执行付款
付款日期
PaymentDate
实际支付发票款项的日期。
说明

此属性记录实际付款日期,用于确认发票的应付账款流程已完成。将付款日期与到期日进行比较,是计算按时付款率和分析提前付款折扣获取情况的基础,也是资金管理和现金流管理的重要数据。

重要性

支持计算按时付款KPI和分析提前付款折扣的实际获取情况,直接影响现金流管理。

获取途径

取自AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL等付款表,具体字段可能为ACCOUNTING_DATE或CHECK_DATE。

示例
2023-11-132023-12-052024-01-19
供应商名称
VendorName
提交发票的供应商名称。
说明

标识与发票关联的供应商,是分析流程表现的重要维度。您可以按供应商细分流程表现,例如分析哪些供应商的发票暂挂率最高、处理时间最长,或最常出现匹配差异。这有助于管理供应商关系,并发现特定供应商相关的系统性问题。

重要性

按供应商分析流程表现,帮助发现特定供应商的问题,例如频繁延误、差异或发票暂挂。

获取途径

通常取自POZ_SUPPLIERS或相关供应商表中的VENDOR_NAME字段,并通过AP_INVOICES_ALL中的VENDOR_ID进行关联。

示例
环球办公用品公司创新科技服务公司可靠物流公司
到期日
DueDate
发票款项应付的日期。
说明

根据发票日期和付款条件计算出的付款截止日期。按时付款有助于避免滞纳金并维护良好的供应商关系。此属性对于监控按时付款表现和管理现金流至关重要。“按时付款率”KPI通过比较“付款日期”和此“到期日”计算得出。

重要性

对于衡量按时付款率、管理现金流和避免逾期付款罚金至关重要,也是监控付款政策执行情况的重要字段。

获取途径

此字段可能直接存储在付款计划表(如AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL)中,也可能根据INVOICE_DATE和付款条件计算得出。

示例
2023-11-142023-12-012024-01-19
发票状态
InvoiceStatus
发票当前或最终状态。
说明

表示发票在流程中的当前状态,例如“已验证”“待审批”“已付款”或“已取消”。此属性可显示发票所处的生命周期阶段,便于在运营仪表板中查看。分析最终状态有助于了解流程结果,例如发票取消或拒绝的比例。

重要性

快速了解发票的处理结果和当前状态,便于分析异常率(如取消率)和流程效率。

获取途径

可根据AP_INVOICES_ALL表中的状态字段,或AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL中的付款状态得出。

示例
已验证已付款已取消需要重新验证
发票金额
InvoiceAmount
发票的总金额。
说明

此属性表示发票应付总额,是财务分析和发票优先级排序的重要指标。分析发票金额,可以了解高金额发票的处理方式是否不同,或是否比低金额发票更容易延误。它也是现金流预测和重复付款分析仪表板的重要数据。

重要性

支持财务影响分析,例如优先处理高金额发票、按金额分析处理时间,以及计算延误造成的财务影响。

获取途径

取自AP_INVOICES_ALL表中的INVOICE_AMOUNT字段。

示例
5400.50125000.00750.25
用户
User
执行该活动的人员的用户ID或姓名。
说明

标识负责执行特定流程步骤的员工或系统用户,例如录入发票的应付账款专员、审批发票的经理或执行付款的专员。按用户分析有助于发现培训需求、了解工作量分配和团队成员间的绩效差异,也有助于合规管理和保留审计轨迹。

重要性

支持分析工作量和团队表现,发现个人瓶颈或培训机会,也有助于完整审计。

获取途径

通常取自各表中的CREATED_BY或LAST_UPDATED_BY等用户相关字段,也可能来自特定的工作流或审批历史表。

示例
john.doejane.smithap.clerk1
结束时间
EndTime
发票最后一项活动的时间戳。
说明

表示发票生命周期中终止事件的时间戳,例如“付款已结清”或“发票已取消”。通常通过查找每个InvoiceId对应的最新EventTime得出。此属性对于计算发票端到端总处理时间至关重要。

重要性

支持计算每张发票的端到端总周期时间,这是衡量整体流程效率的基础KPI。

获取途径

这是一个计算属性,通过查找数据集中每个案例(InvoiceId)对应的最大EventTime得出。

示例
2023-10-30T11:00:00Z2023-11-20T16:45:00Z2024-01-10T10:20:30Z
采购订单编号
PurchaseOrderNumber
与发票关联的采购订单标识符。
说明

授权采购商品或服务的采购订单(PO)唯一编号。此属性是分析三方匹配(采购订单、收货记录和发票)的基础。与采购订单关联的发票若差异率较高,可能表明采购或收货部门存在问题。对比有采购订单和无采购订单的发票,也有助于发现流程行为差异。

重要性

对于分析三方匹配、发现匹配差异,以及了解有采购订单和无采购订单的发票之间的差异至关重要。

获取途径

通常可将发票行表(如AP_INVOICE_LINES_ALL)与采购订单表(如PO_HEADERS_ALL)关联,获取此信息。

示例
PO-10056982347null
上次数据更新
LastUpdateDate
上次刷新数据的时间戳。
说明

此属性表示最近一次从源系统提取该流程数据的时间。每次刷新时,系统都会将此元数据写入整个数据集。了解这一信息有助于用户判断数据的新鲜度和分析所覆盖的时间范围,确保分析结果透明且易于正确解读。

重要性

说明数据的时效性,帮助用户了解分析所覆盖的时间段以及最近一次更新时间。

获取途径

此值在提取数据时生成,并写入数据集。

示例
2024-03-10T05:00:00Z2024-03-11T05:00:00Z
业务单元
BusinessUnit
负责处理该发票的业务单元或运营单元。
说明

标识产生该笔费用的业务单元、部门或成本中心,是组织分析的重要维度。您可以比较公司不同部门的流程表现,判断审批时间过长或异常率偏高等问题是否集中在特定业务单元,从而有针对性地推动改进。

重要性

支持比较不同组织单元的表现,帮助发现部门特有的瓶颈或合规问题。

获取途径

此信息通常位于AP_INVOICES_ALL表的ORG_ID字段中,可与HR组织表关联以获取业务单元名称。

示例
北美销售部欧洲运营部总部财务部
付款条件
PaymentTerms
与供应商约定的发票付款条件。
说明

规定向供应商付款的条件,例如“30天内付款”或“10天内付款可享2%折扣,否则30天内付款”。此属性是计算发票到期日和识别提前付款折扣机会的依据。分析付款条件有助于规划现金流,也是“提前付款折扣兑现”仪表板衡量公司折扣获取情况的重要依据。

重要性

付款条件决定付款计划和提前付款折扣资格,直接影响现金流和盈利能力。

获取途径

可在AP_TERMS_TL或AP_TERMS_B表中找到,并与AP_INVOICES_ALL表关联。

示例
30天内付款60天内付款10天内付款可享2%折扣,否则30天内付款
匹配状态
MatchingStatus
表示发票匹配流程的结果。
说明

显示发票与采购订单及收货记录进行匹配验证后的结果(三方匹配)。状态可能包括“匹配成功”“部分匹配”或“失败”。此属性是“三方匹配失败率”KPI及相关差异分析仪表板的依据,有助于诊断采购到付款周期中的问题。

重要性

直接衡量自动匹配流程的成功情况,并突出显示导致人工返工和付款延误的差异。

获取途径

此状态通常记录在AP_INVOICES_ALL或AP_INVOICE_LINES_ALL等表的发票抬头或行级数据中。

示例
成功失败:价格不符失败:数量不符无需匹配
发票币种
InvoiceCurrency
发票金额所用的币种。
说明

指定发票使用的币种,例如USD、EUR或GBP。涉及多个国家或币种的分析离不开这一信息。它为发票金额提供必要背景,确保财务指标得到正确解读。对于跨国组织而言,这是筛选和细分财务数据的重要属性。

重要性

为发票金额提供必要背景,支持准确的财务分析和报告,尤其适用于跨国业务。

获取途径

取自AP_INVOICES_ALL表中的INVOICE_CURRENCY_CODE字段。

示例
USDEURGBPJPY
发票日期
InvoiceDate
供应商发票上注明的日期。
说明

这是供应商开具发票的日期,也是根据约定付款条件确定付款到期日的起点。将发票日期与发票录入系统的日期(“发票已创建”活动)进行比较,可以发现发票提交或接收处理是否延误。这有助于识别前端瓶颈,避免影响按时付款和折扣获取。

重要性

作为计算付款到期日的基准,并用于发现发票开具到进入应付账款流程之间的延误。

获取途径

取自AP_INVOICES_ALL表中的INVOICE_DATE字段。

示例
2023-10-152023-11-012023-12-20
审批人
Approver
批准发票付款的人员。
说明

标识对发票作出最终审批或关键审批的用户或经理。此属性是“发票审批周期时间”仪表板的重要数据,该仪表板按审批人细分审批时间。分析这些数据有助于发现审批层级中的瓶颈、识别工作量较大的人员,并确保审批符合授权政策。

重要性

对于分析审批工作流、发现特定审批人造成的瓶颈,以及审计审批政策的执行情况至关重要。

获取途径

此信息通常存储在Oracle工作流表(如审批管理引擎AME相关表)或审计历史表中。

示例
s.jonesm.riverad.chen
是否按时付款
IsOnTimePayment
标记发票是否在到期日或之前付清。
说明

这是一个布尔标记(True/False),通过比较“付款日期”和“到期日”得出。如果付款日期不晚于到期日,值为True。此属性直接用于计算“按时付款率”KPI,对于监控付款政策执行情况和管理供应商关系至关重要。

重要性

直接衡量付款是否符合约定条件,这对供应商关系、财务规划和避免滞纳金至关重要。

获取途径

这是根据其他字段计算得出的属性。逻辑为:IF PaymentDate <= DueDate THEN true ELSE false。

示例
truefalse
是否返工
IsRework
标记发票是否经历过返工。
说明

这是一个布尔标记(True/False),用于识别经历过返工循环的发票,例如重复验证,或从较后的流程阶段退回较早阶段(如从“待审批”退回“需要重新验证”)。通常通过分析活动顺序得出。此属性对于量化“发票返工率”和了解流程低效问题至关重要。

重要性

量化低效返工循环的发生频率,帮助找出流程异常和资源浪费的根本原因。

获取途径

这是一个计算属性,通过分析每个案例的活动顺序,检测重复步骤或流程中的回退。

示例
truefalse
暂挂原因
HoldReason
发票被暂挂的原因。
说明

如果发票无法继续进入付款环节,就会被暂挂。此属性记录暂挂的具体原因,例如“价格不符”“数量差异”或“等待收货”。分析暂挂原因有助于找出流程中断和延误的根本原因,也为监控异常和返工的仪表板提供数据支持。

重要性

找出付款延误和发票异常的根本原因,为流程改进和供应商沟通提供可执行的依据。

获取途径

取自AP_HOLDS_ALL等表。此类表与发票关联,并包含暂挂原因或代码。

示例
价格不符开票数量超过收货数量重复发票
源系统
SourceSystem
提取数据的系统。
说明

此属性用于标识数据来源。对于此流程,数据通常来自“Oracle Fusion Financials”。在包含多个系统的环境中(例如另有OCR扫描系统),此字段有助于区分不同事件的来源。它可确保数据沿袭清晰,并为来自不同平台的数据集成提供背景信息。

重要性

提供有关数据来源的重要背景信息,确保可追溯性,并帮助管理可能来自多个系统的数据集成。

获取途径

通常是在数据提取设置期间定义的固定值。

示例
Oracle Fusion FinancialsOracle EBS R12Fusion Cloud应付账款
必填 建议填写 选填

应付账款发票处理活动

以下是建议纳入事件日志的关键流程步骤和里程碑,可帮助您准确发现流程并识别瓶颈。
6 建议填写 7 选填
活动 说明
付款已结清
这是流程中的最后一个活动,确认款项已通过银行结算。通常在银行对账后,根据Oracle Cash Management的状态更新记录此事件。
重要性

这是端到端流程真正的终点,可为“平均发票周期时间”提供最准确的数据,并完整记录整笔财务交易。

获取途径

根据AP_CHECKS_ALL表中的付款状态变为“已结清”推断。CLEARED_DATE列提供此事件的时间戳。

采集

AP_CHECKS_ALL表中的CLEARED_DATE已填写。

事件类型 inferred
发票已创建
表示系统中首次创建发票记录,方式可以是人工录入、扫描(OCR)或电子数据交换(EDI)。在主发票表中插入新记录时,系统会记录此事件。
重要性

这是发票处理生命周期的明确起点。分析此事件与其他事件之间的时间间隔,可以发现前置环节的延迟并了解整体流程时长。

获取途径

这是从AP_INVOICES_ALL表中发票记录的创建时间戳获取的明确事件,通常使用CREATION_DATE列。

采集

AP_INVOICES_ALL表中的记录创建时间戳。

事件类型 explicit
发票已批准
表示发票已获最终批准,可以付款。可根据工作流状态字段更新为最终批准状态推断这一关键节点。
重要性

这是审批周期结束的关键节点,对于计算“发票审批周期时间”和识别审批环节的瓶颈至关重要。

获取途径

根据AP_INVOICES_ALL表中的WFAPPROVAL_STATUS列变为“手动批准”“工作流批准”或类似最终批准状态推断。

采集

AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS变为已批准状态。

事件类型 inferred
发票已验证
此活动表示系统已成功完成对发票数据的自动验证,例如检查格式是否正确以及是否与供应商匹配。可通过追踪发票验证状态字段的变化来记录此活动。
重要性

这表示发票已可进入匹配或审批等后续处理环节。此步骤之前的延迟可能说明存在数据录入问题,可用于支持“发票数据录入错误分析”仪表板。

获取途径

根据AP_INVOICES_ALL表中的VALIDATION_STATUS列推断;该列变为“已验证”时即表示验证完成。此字段的审计跟踪或历史记录表可提供时间戳。

采集

AP_INVOICES_ALL.VALIDATION_STATUS变为“已验证”。

事件类型 inferred
已安排付款
表示已批准的发票已加入付款处理请求(PPR)或付款批次,但尚未付款。付款计划记录最终确定时,系统会记录此事件。
重要性

此活动衔接审批与实际付款。分析发票在此阶段停留的时间,对现金流预测和管理十分重要。

获取途径

根据发票在AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL表中的checkrun_id已填写推断。PPR的创建日期可作为时间戳。

采集

发票与付款处理请求(PPR)关联。

事件类型 inferred
已执行付款
表示付款已创建并发放给供应商。创建与发票关联的付款记录时,系统会记录此明确事件。
重要性

这是衡量“按时付款率”和“端到端发票处理量”的关键节点,表示公司已履行付款义务。

获取途径

在AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL表中创建关联记录时,系统会记录此明确事件。可使用ACCOUNTING_DATE或CREATION_DATE作为时间戳。

采集

在AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL表中创建将发票与付款关联的记录。

事件类型 explicit
发票已取消
表示发票在付款前终止处理。用户取消发票并填写取消日期时,系统会记录此明确操作。
重要性

这是发票处理未成功的终止状态。分析取消频率和原因,有助于发现采购或供应商管理中的前置问题。

获取途径

根据AP_INVOICES_ALL表中的CANCELLED_DATE列已填写推断。该日期即为事件时间戳。

采集

AP_INVOICES_ALL表中的CANCELLED_DATE已填写。

事件类型 inferred
发票已拒绝
表示审批人已拒绝发票,流程因此暂停,通常需要更正并重新提交。系统会将此事件记录为审批工作流中的状态变更。
重要性

这表明流程中出现了明显的返工循环。分析拒绝频率和原因,有助于发现对政策理解不足或系统性数据问题。

获取途径

根据AP_INVOICES_ALL表中的WFAPPROVAL_STATUS列变为“已拒绝”推断。工作流历史记录表可能提供更多详情。

采集

AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS变为“已拒绝”。

事件类型 inferred
已发起审批
表示发票已进入审批工作流,并已发送给第一位审批人。可根据发票工作流状态的变化推断此事件。
重要性

此活动标志着“发票审批周期时间”KPI开始计时,有助于区分等待补充数据和等待审批的时间。

获取途径

根据AP_INVOICES_ALL表中的WFAPPROVAL_STATUS从工作流启动前的状态变为“已发起”或类似待处理状态推断。

采集

AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS变为“已发起”。

事件类型 inferred
已完成匹配
表示系统或用户将发票与采购订单(PO)和/或收货单(GRN)进行匹配的操作。发票上的匹配状态更新时,系统会记录此事件。
重要性

这是基于采购订单的发票处理中的关键步骤,会直接影响“三方匹配差异趋势”分析。此处的失败或延迟是流程瓶颈的重要来源。

获取途径

根据AP_INVOICES_ALL中的WFAPPROVAL_STATUS或类似匹配状态字段推断;字段更新表示已尝试匹配。

采集

与采购订单匹配相关的状态变更时间戳。

事件类型 inferred
已获取提前付款折扣
这是一个计算得出的事件,表示为获取折扣而提前付款。通过比较实际付款日期与付款计划中记录的折扣条款得出。
重要性

此事件直接支持“提前付款折扣获取情况”仪表板,有助于量化高效应付账款流程带来的财务收益,并发现错失的机会。

获取途径

将付款日期(来自AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL)与AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL表中的折扣日期字段(DISCOUNT_DATE)进行比较后计算得出。

采集

比较付款执行日期与符合折扣条件的日期。

事件类型 calculated
已解除暂挂
表示问题已解决、暂挂已解除,发票可以继续进入付款流程。暂挂记录更新并填写解除信息时,系统会记录此事件。
重要性

衡量解决差异所需的时间。与“已设置暂挂”事件结合分析,可量化返工和例外处理的持续时间及影响。

获取途径

根据AP_HOLDS_ALL表中现有暂挂记录的RELEASE_LOOKUP_CODE和LAST_UPDATE_DATE列是否已填写推断。

采集

AP_HOLDS_ALL记录中包含解除详情的更新时间戳。

事件类型 inferred
已设置暂挂
表示发票已被暂挂,无法付款。创建暂挂记录并将其关联到发票时,系统会记录此明确事件,通常是由于存在差异或违反政策。
重要性

此事件可直接识别流程例外和瓶颈。分析暂挂原因和持续时间,是了解并解决常见处理问题的关键。

获取途径

在AP_HOLDS_ALL表中创建与特定INVOICE_ID关联的新记录时,系统会记录此明确事件。

采集

AP_HOLDS_ALL表中的记录创建时间戳。

事件类型 explicit
建议填写 选填

数据提取指南

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