您的采购到付款流程:采购订单数据模板

SAP ECC
您的采购到付款流程:采购订单数据模板

您的采购到付款流程:采购订单数据模板

此模板将引导您准备在SAP ECC中分析采购到付款流程:采购订单所需的关键数据。模板列出了需要收集的重要属性和需要跟踪的关键活动,并提供从系统中提取这些信息的实用指导。您可以借助此资源构建可靠的事件日志,用于流程挖掘。
  • 建议收集的属性
  • 需要跟踪的关键活动
  • SAP ECC数据提取指南
刚接触事件日志?了解 如何创建流程挖掘事件日志.

采购到付款流程:采购订单属性

以下是建议纳入事件日志的关键数据字段,可用于全面分析采购到付款流程:采购订单。
3 必填 6 建议填写 12 选填
名称 说明
事件时间
EventTime
活动发生的准确日期和时间。
说明

此时间戳标记事件发生的准确时刻,例如采购订单获批或收货过账的时间,并确定案例中所有活动的先后顺序。

时间戳是流程挖掘的基础,可支持各类时间分析,包括计算活动间的周期时间、发现延误、分析流程吞吐量,以及衡量绩效是否达到服务级别协议(SLA)的要求。

重要性

此时间戳对于计算周期时间、识别瓶颈等所有基于时长的指标,以及按时间顺序排列事件都至关重要。

获取途径

根据SAP表中的多个日期和时间字段生成,例如EKKO-AEDAT(变更日期)、CDHDR-UDATE/UTIME(变更日志时间戳)或EKBE-BUDAT(过账日期)。

示例
2023-04-15T10:05:31Z2023-04-16T14:22:00Z2023-05-01T09:00:15Z
活动
Activity
采购订单生命周期中发生的具体业务事件或步骤的名称。
说明

此属性描述流程中的单个步骤,例如“采购订单已创建”“采购订单已批准”或“收货已过账”。这些活动按顺序排列,构成每个采购订单的流程路径。

分析活动的顺序、频率及其间隔时长,是流程挖掘的核心。此类分析有助于发现瓶颈、返工循环和偏离标准流程的情况,从而有针对性地改进流程并推动标准化。

重要性

活动定义了流程中的各个步骤。分析活动顺序和时间,有助于了解实际流程路径、瓶颈和偏差。

获取途径

根据SAP中的多个表和事务日志生成,例如用于记录变更的CDHDR/CDPOS、用于收货/发票收据的EKBE以及用于采购申请的EBAN。通常需要自定义逻辑或提取程序来生成。

示例
创建采购订单采购订单已批准已过账收货
采购订单
PurchaseOrder
采购订单(PO)单据的唯一标识符,也是跟踪采购流程的主要案例标识。
说明

采购订单编号是关联从创建到最终收货和完成的所有活动的核心标识符。每个唯一的采购订单编号都代表一个独立的采购流程实例。

在流程挖掘中,此属性对于还原每笔采购的端到端历程至关重要。它支持详细分析每笔订单的周期时间、流程差异和合规情况,并构成整个流程模型的基础。

重要性

这是关联所有相关事件的核心标识符,可用于分析每个采购订单的完整生命周期。

获取途径

表:EKKO,字段:EBELN

示例
450001762345000176244500017625
供应商编号
VendorNumber
供应商的唯一标识符。
说明

此代码用于唯一标识提供所采购货物或服务的供应商,是采购流程中的关键主数据。

此属性对于以供应商为中心的分析至关重要。它支持评估供应商交付绩效、比较不同供应商的交付周期以及分析支出模式,也是“供应商交付绩效”仪表板的主要分析维度。

重要性

支持供应商绩效分析,帮助识别可靠的供应商,以及导致延误或质量问题的供应商。

获取途径

表:EKKO,字段:LIFNR

示例
100345V-20598700112
公司代码
CompanyCode
发起采购的法人实体或公司的标识符。
说明

公司代码在SAP中代表一个独立法人实体。所有交易都按公司代码过账,因此它是基础组织单元。

按公司代码分析流程,有助于比较不同业务单元或国家的采购效率和合规情况。您可以据此发现可供其他实体借鉴的最佳实践,或找出流程执行困难的特定单元。

重要性

表示法人实体,可用于比较组织不同部分的流程绩效并检查合规情况。

获取途径

表:EKKO,字段:BUKRS

示例
10002100US01
单据类型
DocumentType
用于区分不同类型采购订单的代码。
说明

单据类型是SAP中的一项配置,用于控制采购订单的编号范围、字段选择和整体流程路径。例如,标准采购订单、服务采购订单或库存转储订单可能使用不同类型。

此属性是重要的分析维度,因为不同单据类型通常遵循有意区分的流程。按单据类型筛选,可更准确地比较周期时间和流程路径。

重要性

区分不同类型的采购流程(例如标准采购、服务采购和退货),这些流程通常有不同的路径和绩效预期。

获取途径

表:EKKO,字段:BSART

示例
NBFOUB
物料组
MaterialGroup
用于归类具有相似特征的物料或服务。
说明

物料组也称采购类别,用于对采购的货物或服务类型进行分类,例如“IT硬件”“办公用品”或“专业服务”。

此属性对于支出分析和了解采购模式至关重要。您可以按类别筛选流程,分析不同类别的处理方式、审批人以及供应商。它也是“采购订单价值分析”仪表板的重要维度。

重要性

支持按产品或服务类别细分流程,揭示不同支出类型对应的行为、周期时间或供应商差异。

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表:EKPO,字段:MATKL

示例
00101IT_HWCONSULT
用户名
UserName
执行活动的人员的用户ID。
说明

此属性记录创建、变更或批准单据的员工SAP用户名。对于自动执行的步骤,可能显示系统用户或批处理用户ID。

按用户分析有助于发现培训需求、表现突出的员工或潜在的合规问题。它也是构建工作量分配、审批矩阵合规情况及团队或个人绩效相关仪表板的关键数据。

重要性

将用户操作关联到具体人员,以便分析用户绩效、工作量及其对合规要求的遵循情况。

获取途径

表:EKKO,字段:ERNAM(创建者);表:CDHDR,字段:USERNAME(变更者)。

示例
JSMITHMBROWNBATCH_USER
订单金额
OrderAmount
采购订单行项目的货币总额。
说明

此属性表示采购订单中特定行项目的总金额,按数量乘以净价计算。要计算整个采购订单的金额,需要汇总各行项目金额。

按订单金额分析流程,对于识别需要更严格控制或采用不同审批路径的高金额交易至关重要。此属性支持“采购订单价值分析”仪表板,并有助于优先改进财务影响最大的订单流程。

重要性

量化每笔采购的财务影响,支持按金额分析、优先关注高金额订单或发现节省成本的机会。

获取途径

表:EKPO,字段:NETWR(订单净值)。

示例
1500.00250.7512345.50
供应商名称
VendorName
供应商的法定名称。
说明

供应商的描述性名称,比供应商编号更便于用户识别,通常取自供应商主数据。

供应商编号用于关联数据和唯一标识,供应商名称则便于面向用户的仪表板和报告使用。对于不熟悉供应商代码的业务用户,名称能让分析更直观、易懂。

重要性

以易读的名称显示供应商信息,让业务用户更容易理解仪表板和报告。

获取途径

表:LFA1,字段:NAME1。需要通过EKKO-LIFNR与LFA1-LIFNR进行关联。

示例
Staples Inc.Global Tech SolutionsOffice Supply Co.
工厂
Plant
货物的交付地点或工厂。
说明

工厂是代表生产设施、仓库或其他接收货物或服务地点的组织单位。

按工厂分析有助于了解采购流程在不同地区的差异。例如,可以发现供应商向特定地点交货所需时间的差异,或找出收货流程效率较低的工厂,从而分析收货是否及时。

重要性

指定交付地点,可用于分析区域流程差异和物流绩效。

获取途径

表:EKPO,字段:WERKS

示例
100011002000
拒绝原因
RejectionReason
说明采购申请或采购订单被拒绝原因的代码或文本。
说明

此属性记录采购订单在审批工作流中被拒绝时提供的具体原因,是了解返工和延误根本原因的重要信息。

分析拒绝原因有助于发现常见问题,例如价格错误、预算超支或供应商选择不符合要求。借助这些信息,业务团队可以解决问题根源、提高采购订单初始创建质量并简化审批流程。

重要性

直接揭示审批失败的原因,帮助有针对性地改进,减少返工并缩短审批周期。

获取途径

此信息可能不易查找,可能存储在长文本字段中,也可能取决于自定义工作流配置。通常需要具备特定的实施知识。

示例
价格错误预算超支重复申请
数据上次更新时间
LastDataUpdate
表示数据上次从源系统刷新时间的时间戳。
说明

此属性记录最近一次数据提取或更新的日期和时间,说明所分析数据的新旧程度。

在仪表板中显示此信息,有助于用户了解洞察基于的是近实时数据还是历史快照。这有助于管理用户预期,并确保决策依据的数据时效明确。

重要性

向用户说明数据的时效性,帮助他们了解分析是否反映了运营的最新状态。

获取途径

此时间戳由数据提取或ETL流程在执行时生成并添加。

示例
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z
是否为审批后变更
IsPostApprovalChange
用于标记采购订单是否在首次审批后发生变更。
说明

对于同一采购订单,如果在“采购订单已批准”活动之后检测到“采购订单已变更”活动,此布尔属性的值为true。借此可识别流程后期发生的问题变更。

此计算字段直接用于“审批后采购订单变更率”KPI和“采购订单返工与变更”仪表板。它有助于量化并突出显示可能导致延误、需要重新审批的变更,揭示初始需求定义或范围界定环节的问题。

重要性

直接衡量审批后的返工情况,这是反映流程稳定性和效率的关键KPI。比率偏高通常表明前期需求定义存在问题。

获取途径

此计算属性根据事件日志中的活动顺序得出。

示例
truefalse
是否按时交付
IsOnTimeDelivery
用于标记货物是否在要求的交付日期当天或之前收到。
说明

如果“已过账收货”活动的时间戳不晚于“要求交付日期”,此布尔属性的值为true。它可以清晰地显示每个采购订单行项目的交付结果。

此属性是“按时收货率”KPI的基础。通过汇总和筛选按时与延迟交付的数据,可简化供应商绩效和内部收货效率分析。

重要性

清晰衡量交付是否及时,直接支持供应商绩效KPI和仪表板。

获取途径

此计算属性通过比较收货过账日期(EKBE-BUDAT)与要求交付日期(EKPO-EINDT)得出。

示例
truefalse
源系统
SourceSystem
提取数据的系统。
说明

此属性标识数据来源,通常是SAP ECC实例标识符(例如“ECC_PROD_100”)。在包含多个系统的环境中,它有助于区分数据源。

对于数据治理和数据沿袭,了解源系统至关重要。这有助于确保数据完整性,并排查数据提取或质量问题,尤其是在合并来自不同ERP系统或模块的数据时。

重要性

标识数据来源,对于数据治理、验证以及管理跨多个系统的分析至关重要。

获取途径

通常在数据提取过程中添加静态值,用于标记数据集的来源系统。

示例
SAP_ECC_PRODECC_EU_100S4H_FIN
要求交货日期
RequestedDeliveryDate
业务部门要求供应商交付货物或服务的日期。
说明

这是采购订单中指定的目标交货日期,可作为衡量实际交付绩效的基准。

此日期对于计算“准时收货率”指标至关重要。将实际收货日期与要求交货日期进行比较,组织可以量化评估供应商可靠性和内部收货效率,并为“供应商交付绩效”仪表板提供数据支持。

重要性

这是交付目标日期,对于计算准时绩效指标和评估供应商可靠性至关重要。

获取途径

表:EKPO,字段:EINDT

示例
2023-06-102023-07-222023-08-01
货币
Currency
采购订单金额所用的货币代码。
说明

此属性指定采购订单金额所用的货币,例如USD、EUR或GBP,为所有金额提供必要的背景信息。

对于跨国组织,货币信息是准确开展财务分析的必要条件。它支持正确汇总和比较订单金额,所有货币指标都必须结合相应币种解读。

重要性

为所有金额提供必要的背景信息,确保财务分析准确,尤其适用于跨国组织。

获取途径

表:EKKO,字段:WAERS

示例
USDEURJPY
采购申请
PurchaseRequisition
前序采购申请的标识符。
说明

此属性将采购订单关联到其来源采购申请。并非所有采购订单都有前序采购申请。

此关联对于分析“采购申请到订单转换”仪表板和“采购申请到采购订单转换率”指标至关重要。它支持衡量从初始申请到正式订单创建的上游流程效率,并识别未通过采购申请直接创建的不合规采购订单。

重要性

将采购订单关联到其来源申请,以便分析采购申请到采购订单的转换流程,并识别没有前序采购申请的订单。

获取途径

表:EKPO,字段:BANFN

示例
1001589010015891
采购组
PurchasingGroup
负责采购活动的具体采购员或采购团队。
说明

采购组代表负责某项采购活动的采购员或团队,也是供应商的主要联系人。

与采购组织相比,此属性支持更细粒度的分析。它有助于了解采购员之间的工作量分配和个人绩效差异,为资源配置和培训计划提供依据。

重要性

按采购员或团队细分,清晰呈现采购负责人,便于详细分析工作量和绩效。

获取途径

表:EKKO,字段:EKGRP

示例
001002N01
采购组织
PurchasingOrganization
负责议价以及采购物料或服务的组织单元。
说明

采购组织是SAP中的关键组织单元,负责采购活动。它可以集中管理整个公司采购,也可以按工厂或地区分散管理。

按采购组织分析流程绩效,有助于识别效率较高的采购团队。您可以比较不同组织单元的周期时间、返工率和成本等指标,发现最佳实践和需要支持的领域。

重要性

标识负责采购的团队,支持比较和分析不同组织单元的绩效。

获取途径

表:EKKO,字段:EKORG

示例
1000US01DE01
必填 建议填写 选填

采购到付款流程:采购订单活动

以下是需要记录的关键流程步骤和里程碑,是准确发现流程和识别瓶颈的基础。
6 建议填写 8 选填
活动 说明
创建采购申请
此活动表示正式提出货物或服务需求。用户保存新的采购申请单据时(例如使用ME51N事务),系统会记录这一明确事件,并在EBAN表中生成唯一记录。
重要性

这是采购流程的主要起点。分析从此事件到创建采购订单所需的时间,有助于衡量将内部需求转化为可执行订单的效率。

获取途径

在采购申请抬头表(EBAN)中创建记录时记录。事件时间戳取自创建日期(EBAN-BADAT)和时间。

采集

根据创建日期识别EBAN表中的新增记录。

事件类型 explicit
创建采购订单
此活动表示正式采购订单单据已创建,该单据是与供应商签订的具有约束力的合同。用户创建并保存采购订单时(例如通过ME21N事务),系统会记录这一明确事件,并在EKKO和EKPO表中生成记录。
重要性

标志着采购订单生命周期正式开始。这是衡量采购申请到采购订单的转换时间以及端到端订单履行时间的重要节点。

获取途径

从采购订单抬头表(EKKO)中对应采购订单编号(EKKO-EBELN)的创建日期(EKKO-AEDAT)获取。

采集

使用EKKO表中每个新采购订单的创建时间戳。

事件类型 explicit
已过账收货
此活动表示已收到供应商交付的、对应特定采购订单的实物货物。过账收货是一项明确操作(例如通过MIGO事务),会生成物料凭证并更新库存。
重要性

这是跟踪供应商交付绩效以及启动发票校验流程的重要节点,可用于计算准时交付率和收货及时性。

获取途径

创建物料凭证时记录。事件时间戳取自物料凭证抬头表(MKPF)中的过账日期(MKPF-BUDAT)或创建日期(MKPF-CPUDT),并通过项目表(MSEG)关联到采购订单。

采集

对于引用该采购订单的物料凭证,使用MKPF表中的过账或创建时间戳。

事件类型 explicit
采购订单已发送给供应商
此活动标志着已批准的采购订单正式发送给供应商,例如通过EDI、电子邮件或打印件发送。当输出消息成功处理时,消息控制表会记录这一明确事件。
重要性

这是供应商交付周期开始计时的重要节点。分析从此事件到收货所需的时间,是评估供应商绩效和交付及时性的关键。

获取途径

记录在消息状态表(NAST)中。对于相关采购订单输出类型,当处理状态(NAST-VSTAT)为“1”(处理成功)时,可从NAST-DATVR和NAST-UHRVR获取时间戳。

采集

使用NAST表中采购订单输出消息的处理时间戳。

事件类型 explicit
采购订单已完成
表示采购订单项目已全部交付。此事件通常根据采购订单项目上的“交货完成”指示符是否由系统自动设置或由用户手动设置来推断。
重要性

此活动是订单履行流程的逻辑终点,对于计算从创建到完成的端到端采购订单周期时间至关重要。

获取途径

根据变更单据(CDHDR/CDPOS)推断。当采购订单项目的“交货完成”指示符(EKPO-ELIKZ)设为“X”时,变更单据会记录此信息。最后一个项目标记为完成时,可能表示整个采购订单已完成。

采集

在变更单据中查找EKPO-ELIKZ标志被设置的时间戳。

事件类型 inferred
采购订单已批准
表示采购订单已最终获批,可以发送给供应商。通常根据采购订单发布状态变为“完全发布”或“已批准”来推断这一关键节点。
重要性

此活动对于计算采购订单审批周期时间指标、发现审批工作流中的瓶颈至关重要。将订单发送给供应商等后续活动通常都以此为前提。

获取途径

跟踪采购订单抬头表(EKKO)的变更日志(CDHDR/CDPOS),查找最终发布代码的应用时间,或整体发布状态指示符(EKKO-FRGKE)设为“已发布”的时间,据此推断此事件。

采集

识别采购订单整体发布状态(EKKO-FRGKE)变为最终批准状态的时间戳。

事件类型 inferred
已录入服务确认
对于服务类采购订单,此活动表示服务已完成确认。创建服务录入单(例如通过ML81N事务)时,系统会记录这一明确事件。
重要性

这相当于服务类采购的收货,是跟踪服务订单履行情况的必要环节,并会启动服务付款的财务流程。

获取途径

从服务录入单抬头表(ESSR)中的创建日期(ESSR-ERDAT)获取。与采购订单的关联信息位于ESLL表中。

采集

对于关联到采购订单的服务录入单,使用ESSR表中的创建时间戳。

事件类型 explicit
已执行质量检验
表示收到的货物已完成质量检验。通常根据质量管理模块中的检验批是否已作出使用决策来推断此活动。检验批通常在收货时创建。
重要性

对于质量要求严格的行业,此活动有助于分析检验流程的耗时和结果。检验延误可能导致收货与货物可供使用之间出现瓶颈。

获取途径

根据质量管理模块的数据推断。收货时会在QALS表中创建检验批;在QAVE表中创建使用决策时,即标记此活动,其中包含时间戳。

采集

在QAVE表中查找与物料凭证关联的检验批的使用决策时间戳。

事件类型 inferred
已提交采购订单审批
表示已创建或变更的采购订单已根据配置的发布策略提交审批。当发布策略启动且采购订单进入待审批状态时,可推断此事件。
重要性

区分采购订单创建时间与审批流程开始时间,有助于准确衡量审批周期时间指标,并揭示审批工作流启动前的延迟。

获取途径

根据采购订单(对象EINKBELEG)的变更单据(CDHDR/CDPOS)推断。若单据显示发布状态首次设置,或整体发布状态(EKKO-FRGKE)首次设为表示审批流程已启动的值,即可识别此事件。

采集

识别触发采购订单发布策略的首条变更单据记录。

事件类型 inferred
货物已退回
表示将先前收到的货物退还给供应商,通常是因为质量问题或发货错误。使用退货专用移动类型过账物料凭证时,系统会记录这一明确事件。
重要性

此活动反映供应商质量或订单准确性问题,也是流程返工的重要指标。它对于计算收货差异率指标至关重要。

获取途径

使用退货移动类型(例如“122”,表示退货给供应商)时,会在物料凭证表(MKPF/MSEG)中记录。过账日期(MKPF-BUDAT)作为时间戳。

采集

识别引用原始采购订单且使用退货移动类型(例如122)的物料凭证。

事件类型 explicit
采购申请已批准
表示采购申请已正式获批,可以转为采购订单。此事件根据采购申请数据中的发布状态字段变化推断,相关变化由SAP发布策略工作流跟踪。
重要性

跟踪审批情况对于发现下单前阶段的瓶颈、确保遵循审批政策至关重要。此阶段的延误会直接影响整体采购周期时间。

获取途径

根据采购申请表(EBAN)的变更日志推断,重点监控发布状态字段(例如EBAN-FRGZU)的变化;也可分析EBAN对象在CDHDR/CDPOS中的变更单据。

采集

监控EBAN发布状态字段的变更单据,以确定最终审批的时间戳。

事件类型 inferred
采购订单已删除
表示取消或逻辑删除采购订单项目,使其无法继续收货或开票等处理。采购订单项目上的删除指示符被设置时,可推断此事件。
重要性

这是一个终止活动,表示订单已取消。分析订单删除的原因和时间,有助于发现需求计划或供应商选择方面的问题。

获取途径

根据变更单据(CDHDR/CDPOS)推断,查找采购订单项目的删除指示符(EKPO-LOEKZ)被设为“L”的记录。

采集

在变更单据中查找EKPO-LOEKZ标志被设置的时间戳。

事件类型 inferred
采购订单已变更
表示采购订单创建后发生的任何修改,例如数量、价格或交货日期变更。这些变更会明确记录在SAP变更单据系统中。
重要性

频繁变更,尤其是审批后的变更,可能表明流程效率低、初始计划不充分或范围不断扩大。此活动是采购订单返工与变更仪表板及相关指标的必要数据。

获取途径

采购订单对象(EINKBELEG)的变更单据抬头表(CDHDR)和项目表(CDPOS)会明确记录每次变更,并生成带时间戳的新记录。

采集

从与采购订单编号关联的CDHDR和CDPOS表中提取变更事件及时间戳。

事件类型 explicit
采购订单已拒绝
审批工作流中,审批人拒绝采购订单时会发生此活动。此事件根据采购订单发布策略数据中的状态变化推断,表明订单已被拒绝。
重要性

跟踪拒绝情况有助于发现采购订单数据质量问题、违反政策的情况或审批矩阵中的问题。订单被拒绝后通常需要返工,也会延长整体周期时间。

获取途径

根据采购订单发布状态的变更单据(CDHDR/CDPOS)推断。通常在发布代码被取消或设置特定拒绝状态时记录拒绝。

采集

监控变更日志,查找发布代码取消记录或表示拒绝的状态变化。

事件类型 inferred
建议填写 选填

数据提取指南

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