您的采购到付款发票处理数据模板

SAP S/4HANA
您的采购到付款发票处理数据模板

您的采购到付款发票处理数据模板

此数据模板旨在指导您设置采购到付款发票处理分析,列出需要收集的关键数据属性和跟踪的核心活动,并提供有价值的提取指导。使用此模板可确保流程挖掘项目的数据准备顺利高效。
  • 建议收集的属性
  • 需要跟踪的关键活动
  • SAP S/4HANA提取指南
刚接触事件日志?了解 如何创建流程挖掘事件日志.

采购到付款-发票处理属性

以下是建议纳入事件日志的数据字段,用于全面分析采购到付款-发票处理流程。
3 必需 8 建议 10 可选
名称 说明
发票编号
InvoiceNumber
供应商发票凭证的唯一标识符,也是流程的主案例标识。
说明

发票编号是SAP S/4HANA中为每张供应商发票分配的唯一标识符。它将创建、暂存、审批和付款等所有相关活动连接为一个完整的流程实例。

在流程挖掘中,该属性是跟踪每张发票端到端流转过程的基础。它支持重建从接收到最终付款的完整流程路径,从而在单张发票层面分析周期时间、瓶颈和流程变体。

为什么重要

这是连接所有相关事件的关键标识,可完整追踪发票在系统中的生命周期。

获取位置

这是会计凭证编号,位于BKPF表的BELNR字段。

示例
190000000119000000451900000132
事件时间
EventTime
活动发生的准确日期和时间。
说明

事件时间是记录具体活动准确发生时刻的时间戳。该数据对于计算流程不同步骤之间的持续时间、周期时间和等待时间至关重要。

在流程挖掘分析中,准确的时间戳用于衡量“平均发票周期时间”和“发票审批周期时间”等绩效KPI。通过分析活动之间经过的时间,企业可以定位发票延迟的瓶颈,并发现加快流程的机会。

为什么重要

该时间戳是所有基于时间的分析的基础,包括绩效监控、瓶颈识别和SLA跟踪。

获取位置

通常来源于变更凭证表CDHDR(抬头)和CDPOS(项目),使用UDATE和UTIME字段。对于部分事件,也可能来源于BKPF等表中的创建日期或录入日期(CPUDT、CPUTM)。

示例
2023-04-15T10:30:00Z2023-04-18T14:05:21Z2023-05-02T09:00:00Z
活动名称
ActivityName
发票在特定时间点发生的业务活动或事件名称。
说明

活动名称描述发票处理生命周期中的具体步骤或状态变更。例如:“发票凭证已创建”“发票已发送审批”“已设置付款冻结”和“付款已执行”。

该属性对于构建流程图至关重要,流程图以可视化方式呈现活动流转。分析活动的顺序、频率及其间隔时长,有助于识别瓶颈、返工循环和不合规的流程变体。它是流程挖掘分析的基础。

为什么重要

它定义流程中的步骤,从而支持流程图可视化,以及对顺序流和变体的分析。

获取位置

由SAP事务代码(SY-TCODE)、变更凭证对象状态(CDHDR/CDPOS)以及表示状态变更的特定字段值组合得出。

示例
发票暂存发票审批通过付款已执行
付款冻结原因
PaymentBlockReason
表示发票无法付款原因的代码。
说明

发票被冻结付款时,该属性提供具体冻结原因,例如“数量差异”或“价格不匹配”。这些原因在SAP中配置,用于标准化异常处理。

该属性对于“付款冻结发生次数与持续时间”仪表板至关重要。分析不同冻结原因的频率,有助于识别付款延迟的根因,例如特定供应商、物料或内部流程的问题,从而采取有针对性的纠正措施。

为什么重要

提供付款冻结的具体根因,支持有针对性的分析,以减少延迟并提升一次处理正确率。

获取位置

位于BSEG表供应商行项目的ZLSPR字段(付款冻结键)。

示例
RIA
付款到期日
PaymentDueDate
为避免逾期,必须完成发票付款的日期。
说明

付款到期日是根据发票日期和约定付款条件计算出的供应商付款截止日期,是流程中的关键期限。

该属性对于“按时付款率”KPI和“供应商付款绩效”仪表板至关重要。通过比较实际付款日期与到期日,企业可以衡量履行付款义务的能力,这会影响供应商关系和财务信誉。

为什么重要

它是衡量按时付款表现的主要基准,对于维护良好的供应商关系和避免滞纳金至关重要。

获取位置

该日期通常可直接从BSEG表供应商行项目的ZFBDT字段(到期日计算基准日期)获取。净到期日根据该基准日期和付款条件计算。

示例
2023-05-302023-06-152023-07-01
供应商编号
VendorNumber
提交发票的供应商唯一标识符。
说明

供应商编号标识与发票相关的供应商或债权人,并将发票交易连接到供应商主数据。

该属性对于供应商维度分析至关重要,例如评估“供应商付款绩效”,或识别经常提交问题发票、导致异常或付款冻结的供应商。它有助于管理供应商关系并评估供应商可靠性。

为什么重要

支持按供应商分析流程绩效,帮助识别模式、管理关系并评估供应商相关问题。

获取位置

通常位于会计凭证项目表BSEG的LIFNR字段。

示例
100345700012V9832
公司代码
CompanyCode
代表依法独立公司、并负责编制财务报表的组织单位。
说明

公司代码是SAP财务中的基础组织单位。每张发票都会分配到特定公司代码,由此确定负责该交易的法人实体。

在流程挖掘中,按公司代码筛选或比较,对于分析不同业务部门、法人实体或国家的流程绩效至关重要。它有助于识别效率、合规和自动化水平方面的地区差异,从而支持有针对性的改进措施。

为什么重要

它支持在组织内部按不同法人实体或地理位置细分并比较发票处理绩效。

获取位置

这是凭证抬头表BKPF中的标准字段BUKRS。

示例
1000US01DE01
凭证类型
DocumentType
用于区分不同会计凭证类型的代码,例如供应商发票或贷项凭证。
说明

SAP使用凭证类型区分不同业务交易。例如,“KR”通常表示标准供应商发票,“KG”可能表示供应商贷项凭证。

按凭证类型分析,可以细分流程,了解不同交易类型的处理方式。例如,贷项凭证的流程可能与标准发票明显不同。这种细分能够提供更准确、更相关的流程洞察。

为什么重要

它有助于区分不同类型的财务交易,例如标准发票和贷项凭证,因为它们通常遵循不同的流程路径。

获取位置

位于凭证抬头表BKPF的BLART字段。

示例
KRREKG
发票金额
AmountInCompanyCodeCurrency
公司代码本位币中的发票总金额。
说明

该属性表示发票总价值,是了解发票处理运营财务影响和规模的重要指标。

分析发票金额有助于优先处理高价值发票、识别支出趋势,并将流程问题与财务价值关联起来。例如,可用于调查高价值发票是否更容易被冻结,或审批时间是否更长。

为什么重要

为流程提供财务背景,支持按金额分析,例如识别高价值发票是否采用不同的处理方式。

获取位置

该值通常由BSEG表相关项目的WRBTR字段(本位币金额)求和得出。

示例
1500.75125000.00850.20
用户名
UserName
执行活动的人员或系统的SAP用户ID。
说明

该属性标识执行特定事务或创建凭证的用户。它可以是个人用户ID,也可以是自动批处理作业使用的系统ID。

按用户分析有助于了解工作量分配、识别培训需求并发现异常用户行为。例如,它可以显示哪些用户经常处理异常,或哪些发票由系统自动处理(例如用户“BATCHUSER”),这对于计算“发票自动化率”KPI至关重要。

为什么重要

它将流程活动归属到具体用户或系统账户,从而支持工作量分析、绩效比较和自动化识别。

获取位置

来源包括BKPF-USNAM(录入人)或CDHDR-USERNAME(变更人)等字段。

示例
SMITHJMUELLERTWF-BATCH
采购订单
PurchasingDocument
与发票相关的采购订单编号。
说明

采购凭证编号将供应商发票连接到原始采购订单(PO)。该连接是三方匹配流程的基础,用于将发票与采购订单和收货记录进行核对。

按此属性分析,有助于了解基于PO与非PO发票的相关问题。它是调查匹配差异和了解采购环节效率的关键。

为什么重要

将发票连接到采购流程,对于分析匹配差异和PO合规至关重要。

获取位置

该信息通常位于凭证项目表BSEG的EBELN字段(采购凭证编号)。

示例
450000123445000056784500009012
付款条件
PaymentTerms
定义与供应商约定的付款条件的代码,例如到期日和折扣期限。
说明

付款条件定义发票付款规则,包括提前付款可享受的折扣。例如,“Z030”可能表示“净额30天内付款”。

该属性对于财务规划和营运资金优化至关重要。在流程挖掘中,它用于计算“付款到期日”和确定提前付款折扣资格,直接支持“早付款折扣获取率”KPI。

为什么重要

定义付款到期日和折扣规则,直接影响按时付款KPI和营运资金管理。

获取位置

位于BSEG表供应商行项目的ZTERM字段(付款条件键)。

示例
0001Z030NT60
冲销原因
ReversalReason
表示发票凭证被冲销原因的代码。
说明

如果发票过账错误,通常会执行冲销。冲销原因代码说明执行该操作的原因,例如“过账日期错误”或“数据录入错误”。

分析冲销原因有助于识别发票过账流程中的错误模式。这些洞察可用于改进培训、加强系统控制,或解决导致财务返工和管理开销的重复性问题。

为什么重要

说明发票被取消的原因,直接揭示过账流程中的错误和返工来源。

获取位置

位于原始凭证抬头表BKPF的STGRD字段(冲销原因)。

示例
010205
发票日期
InvoiceDate
供应商开具发票凭证的日期。
说明

发票日期也称凭证日期,是供应商在发票上提供的日期。系统根据约定付款条件,以此作为计算付款到期日的起点。

在分析中,该日期是计算发票账龄和早付款折扣资格等财务指标的基础,也是“早付款折扣获取率”KPI的重要输入。

为什么重要

作为计算付款条件和到期日的基准,对于营运资金管理和获取折扣至关重要。

获取位置

位于凭证抬头表BKPF的BLDAT字段(凭证日期)。

示例
2023-04-122023-05-152023-06-20
审批周期次数
ApprovalCycleCount
发票提交审批的次数。
说明

该指标统计单张发票发生“发票已发送审批”活动的次数。次数大于1表示发票至少被拒绝或退回过一次,需要重新进行审批。

该属性直接支持“首次审批通过率”KPI。通过分析审批周期次数较高的发票,企业可以识别审批失败原因,例如信息不足或编码错误,并采取措施改进流程。

为什么重要

量化审批子流程中的返工,有助于衡量一次处理正确率并识别审批被拒的原因。

获取位置

通过统计每个唯一InvoiceNumber对应的“发票已发送审批”活动次数计算得出。

示例
123
提取时间戳
ExtractionTimestamp
从源系统提取数据的日期和时间。
说明

该属性记录数据提取事件的时间戳,反映流程挖掘工具中待分析数据的新鲜度。

在分析中,它用于了解所生成洞察的时效性。对于运营监控仪表板而言,该属性至关重要,可确保决策基于最新信息,并有效管理数据刷新周期。

为什么重要

表示数据的新鲜度,确保分析和报告基于当前可用的最新信息。

获取位置

这不是SAP字段,而是在提取数据或ETL流程拉取数据时由数据提取工具生成并添加。

示例
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z2023-10-29T02:00:00Z
是否按时付款
IsPaidOnTime
如果发票在付款到期日当天或之前完成付款,则该标记为true。
说明

该布尔属性通过比较实际付款日期(“付款已执行”活动的时间戳)与“付款到期日”得出,为每张发票的付款状态提供明确的二元结果。

这是计算“按时付款率”KPI的核心。通过筛选和分析,企业可以了解逾期付款的特征,例如与延迟相关的常见供应商、公司代码或发票金额。

为什么重要

直接衡量付款是否遵守付款条件,是供应商关系管理和财务运营的关键KPI。

获取位置

通过比较“付款已执行”活动的EventTime与PaymentDueDate属性计算得出。(付款日期 <= PaymentDueDate)。

示例
truefalse
是否自动执行
IsAutomated
表示活动是否由自动化系统用户执行的标记。
说明

当活动关联用户是已知系统账户或批处理账户(例如“WF-BATCH”或“SAP_SYSTEM”)时,该布尔属性为true。它有助于区分手动和自动化流程步骤。

该属性对于计算“发票自动化率”KPI至关重要。通过分析流程中哪些环节已实现自动化,企业可以衡量自动化计划的成效,并发现进一步减少人工操作、提升效率的机会。

为什么重要

区分手动活动和系统驱动活动,是衡量自动化率和识别进一步自动化机会的基础。

获取位置

由UserName属性得出。通过映射或规则,将特定用户ID归类为“自动化用户”。

示例
truefalse
是否返工
IsRework
表示发票是否经历返工活动的标记,例如审批被拒或付款冻结被解除。
说明

该属性标记经历过一次或多次返工循环的发票。返工可通过特定活动序列识别,例如“发票已拒绝”后出现“发票已批准”,或“已设置付款冻结”后出现“已解除付款冻结”。

该属性简化了“发票返工率”KPI的计算。分析人员可以轻松筛选并调查发生返工的案例,了解效率低下和重复人工操作的根因。

为什么重要

识别必须重复执行工作的低效流程,帮助量化浪费并定位流程异常的根因。

获取位置

根据事件日志中的活动顺序计算。例如,如果发票轨迹中出现“发票已拒绝”,则该标记设为true。

示例
truefalse
清账凭证编号
ClearingDocumentNumber
用于清账发票的凭证编号,通常代表付款凭证。
说明

清账凭证编号将未清发票项目连接到清账交易,该交易几乎总是付款凭证。这确认发票已完成付款。

该属性是发票与付款之间的确定性连接,用于识别“付款已执行”活动及其对应时间戳,对于计算端到端周期时间和按时付款率至关重要。

为什么重要

确认发票已付款,并将其连接到具体付款交易,对于周期时间和付款绩效分析至关重要。

获取位置

位于凭证项目表BSEG的AUGBL字段(清账凭证编号)。

示例
150000000115000000231500000088
源系统ID
SourceSystemId
提取数据的源SAP S/4HANA系统标识符。
说明

该属性指定数据来源系统,例如“S4H_PROD”或“ERP_EU”。在包含多个ERP实例,或同时使用旧系统和现代系统的环境中,这一属性尤为重要。

在分析中,它支持比较不同系统或地区的流程绩效,确保数据来源可追溯;当多个来源的数据汇总到中央流程挖掘平台时,它对于数据治理和问题排查也至关重要。

为什么重要

它提供数据来源的上下文信息,对于数据治理,以及比较不同系统或公司地点的流程至关重要。

获取位置

该值通常在提取数据时从SAP系统ID(sy-sysid)得出,或在ETL管道中配置为静态值。

示例
S4PS4H_PROD_100ECC_EU
必需 建议 可选

采购到付款-发票处理活动

以下是应纳入事件日志的关键流程步骤和里程碑,用于准确发现流程。
5 建议 8 可选
活动 说明
付款已执行
这是标准流程中的最后一个活动,付款完成且发票被清账,表示资金已支付给供应商。
为什么重要

这标志着P2P发票生命周期的结束。它对于计算端到端总周期时间,以及根据到期日衡量按时付款表现至关重要。

获取位置

从供应商行项目的清账凭证信息中捕获此事件。清账日期(BSEG-AUGDT)和清账凭证(BSEG-AUGBL)表明付款已完成。

采集

使用已清账供应商行项目中的清账日期(BSEG-AUGDT)。

事件类型 explicit
创建发票单据
这是第一个事件,标志着SAP中发票单据的创建。当用户保存新发票单据时即可捕获该事件,此时单据可能处于暂存或预过账状态。
为什么重要

该活动标志着发票处理生命周期的开始。分析从该事件到其他事件的时间,对于衡量整体处理周期至关重要。

获取位置

该事件从单据抬头表中的创建日期和时间(CPUDT、CPUTM)捕获,通常来自BKPF;对于物流发票,则通常来自RBKP。FB60、MIRO或MIR7等事务代码(BKPF-TCODE)可表示创建方式。

采集

使用BKPF-CPUDT和BKPF-CPUTM中的创建时间戳记录发票单据。

事件类型 explicit
发票审批通过
该活动表示发票已获指定审批人员批准。当审批工作流成功结束或设置释放标识时,即可捕获该事件。
为什么重要

这是解除发票付款限制的关键里程碑。审批延迟是常见瓶颈,跟踪该活动有助于定位审批缓慢的人员或流程步骤。

获取位置

可以根据SAP工作流中的最终释放步骤推断,也可以跟踪与发票或其采购单据相关表中的释放状态字段变化。

采集

根据工作流完成事件或单据释放状态字段的变化进行推断。

事件类型 inferred
发票已冲销
表示冲销此前已过账发票凭证的活动。对于错误发票,这是一个终止事件,之后通常会重新正确录入发票。
为什么重要

冲销表明流程早期未发现关键错误。跟踪冲销频率及其根因,对于改进流程和减少财务错误至关重要。

获取位置

创建冲销凭证时即可识别冲销。原始凭证抬头(BKPF)会包含冲销凭证编号(BKPF-STBLG),反之亦然。冲销凭证的过账日期即为事件时间。

采集

识别BKPF-STBLG字段有值的凭证,并使用冲销凭证的过账日期。

事件类型 explicit
发票已过账
这是一个关键财务事件:系统会将暂存或已批准的发票正式过账到总账。此操作确认对供应商的负债。
为什么重要

过账是一个重要里程碑,将数据录入和审批与财务结算阶段分开。从发票创建到过账的时间,是衡量内部处理效率的重要指标。

获取位置

通过凭证抬头中的过账日期(BKPF-BUDAT)识别此事件。对于先暂存的凭证,状态转为已过账时的时间即为事件时间戳。

采集

使用过账日期(BKPF-BUDAT)作为事件时间戳。

事件类型 explicit
付款建议已创建
发票在付款运行中被选中并纳入付款建议。这是自动付款流程的第一步。
为什么重要

此活动表示付款意图。该步骤与最终执行付款之间的延迟,可能暴露付款运行、审批或银行通信方面的问题。

获取位置

可在付款运行表中找到,具体为REGUP表,其中包含付款建议中的项目。对应REGUH表中的运行日期提供时间戳。

采集

识别发票在付款建议运行中出现在REGUP表的时间。

事件类型 explicit
发票提交审批
该活动标志着发票正式审批工作流的启动。通常可根据发票状态变为“待审批”,或生成工作流项目来推断。
为什么重要

这是衡量审批周期时间的起点。了解审批何时开始,对于识别审批工作流本身的瓶颈至关重要。

获取位置

通常可根据与发票对象(例如BUS2081)关联的SAP Business Workflow启动记录(SWW_WI2OBJ表),或单据抬头中的自定义状态字段变化来推断。

采集

根据与发票单据相关的工作流项目创建记录进行推断。

事件类型 inferred
发票数据已更新
该活动反映发票单据在初次创建后发生的变更。这种情况常见于发票被拒绝后的返工周期,或用于纠正错误。
为什么重要

频繁更新通常表明存在返工,以及录入环节潜在的数据质量问题。跟踪这些变更有助于量化纠错投入,并识别常见错误。

获取位置

关键字段的变更会记录在SAP的变更单据表中:CDHDR(抬头)和CDPOS(项目)。通过筛选相关发票对象的变更记录,即可生成事件。

采集

从CDHDR和CDPOS表中提取发票对象的变更事件。

事件类型 explicit
发票暂存
表示发票已录入系统,但尚未过账至总账。暂存用于保存不完整发票,或在过账前留待后续审核。
为什么重要

暂存表示流程被有意暂停。跟踪暂存发票的持续时间和发生频率,有助于识别正式过账和审批周期开始前的延误原因。

获取位置

可以通过暂存事务(例如MIR7、FV60)创建的单据识别,也可以检查BKPF表中的特定状态字段或VBKPF等专用暂存单据表。

采集

识别通过暂存事务创建的单据,或检查暂存单据状态。

事件类型 explicit
发票被拒绝
表示发票在审批过程中被拒绝。该事件会触发返工,需要更正后重新提交。
为什么重要

发票被拒绝是流程低效和数据质量问题的重要指标。分析拒绝频率和原因,有助于发现改进和培训机会。

获取位置

可以根据SAP工作流中的特定状态更新(例如“已拒绝”),或根据取消当前审批工作流并将发票退回处理人员的事件进行推断。

采集

根据表示拒绝的工作流状态变化进行推断。

事件类型 inferred
解除付款冻结
表示问题已解决,之前设置的付款冻结被移除,发票重新具备付款资格。
为什么重要

设置付款冻结到解除冻结之间的时间,代表流程异常的解决时间。缩短这一时长是提升效率和改善供应商关系的关键。

获取位置

清除付款冻结键字段(BSEG-ZLSPR)时记录此事件。该变更会记录在CDHDR和CDPOS表中,并提供解除冻结的时间戳。

采集

通过变更凭证(CDHDR/CDPOS)识别BSEG-ZLSPR字段被清除的时间。

事件类型 explicit
设置付款冻结
在发票上有意设置冻结,以阻止付款的活动。常见原因包括价格或数量存在差异,或待处理的贷项通知单。
为什么重要

付款冻结是导致付款延迟和供应商争议的主要原因。分析冻结的频率、持续时间和原因,对于提高按时付款率至关重要。

获取位置

通过跟踪发票行项目中的付款冻结键字段(BSEG-ZLSPR)变更来捕获该事件。CDHDR和CDPOS中的变更日志会提供设置冻结的时间戳和操作人员。

采集

通过变更单据(CDHDR/CDPOS)识别BSEG-ZLSPR字段被填充的时间。

事件类型 explicit
逾期付款已执行
这是一个计算事件,在发票付款晚于计算出的到期日时发生。该事件通过比较两个日期字段得出。
为什么重要

此活动直接支持按时付款KPI,并帮助识别经常逾期付款的供应商或业务部门。逾期付款可能损害供应商关系并导致罚款。

获取位置

通过比较清账日期(BSEG-AUGDT)与净到期日计算得出。到期日则根据基准日期(BSEG-ZFBDT)和付款条件(BSEG-ZTERM)计算。

采集

通过比较BSEG-AUGDT >(BSEG-ZFBDT + 付款条件天数)得出。

事件类型 calculated
建议 可选

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