您的记录到报告流程 - 日记账分录数据模板
您的记录到报告流程 - 日记账分录数据模板
- 建议收集的属性
- 需要跟踪的关键活动
- Microsoft Dynamics 365数据提取指南
记录到报告-日记账分录属性
| 名称 | 说明 | ||
|---|---|---|---|
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事件时间
EventTime
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标明活动或事件发生时间的精确时间戳。 | ||
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说明
事件时间记录日记账分录流程中具体活动发生的日期和时间。这些按时间顺序排列的数据对于确定事件顺序和计算事件间隔时长至关重要。 在分析中,此时间戳用于构建每个案例的时间线,是计算周期时间、处理时间和等待时间等所有时间指标的关键依据。它有助于发现步骤间的延迟,并支持分析瓶颈和SLA合规情况的仪表板。
重要性
此时间戳对于正确排列事件顺序以及计算周期时间、处理延迟等所有时长类KPI至关重要。
获取途径
事件时间戳通常位于工作流历史日志、审计跟踪表(例如SysDatabaseLog)中,也可能记录为LedgerJournalTable和LedgerJournalTrans等相关记录的创建或修改时间戳。
示例
2023-10-26T10:00:00Z2023-10-26T11:30:00Z2023-10-27T14:45:10Z
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日记账分录ID
JournalEntryId
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日记账分录的唯一标识符,也是主要案例标识。 | ||
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说明
日记账分录ID可将与单笔日记账交易相关的所有活动和数据点唯一关联起来,支持完整跟踪日记账的生命周期,从创建、审核到最终过账至总账。 在流程挖掘分析中,此属性是还原流程的基础。每个唯一的日记账分录ID代表一个流程实例,可据此详细分析流程变体、周期时间和单笔财务交易的一致性。
重要性
这是从头到尾跟踪日记账分录的关键标识,可用于分析每个案例的完整流程。
获取途径
此标识通常位于日记账头表中,例如LedgerJournalTable,字段名称通常为JournalNum。
示例
JRN-0012345JV-2023-08-156GENJ0000891
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活动名称
ActivityName
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实际发生的具体业务流程步骤或事件的名称。 | ||
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说明
此属性描述日记账分录生命周期中的单个事件或任务,例如“创建日记账分录”“提交日记账以供审批”或“日记账分录已过账”。这些活动构成了发现的流程图中的节点。 分析这些活动的顺序和频率是流程挖掘的核心。它能呈现实际流程,帮助发现偏离标准过程的情况,并指出活动耗时超出预期或重复发生的瓶颈。
重要性
此属性定义流程中的各个步骤,构成流程图的基础,并支持分析流程的流转情况和变化。
获取途径
这是根据Microsoft Dynamics 365中的系统事件、状态变化或工作流日志推导出的概念属性。
示例
创建日记账分录提交日记账以供审批批准日记账日记账分录已过账
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事件结束时间
EventEndTime
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标明活动或事件完成时间的时间戳。 | ||
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说明
事件结束时间标记具体活动的完成时刻。StartTime表示事件开始时间,EndTime则提供另一时间边界,可用于精确计算单项任务的持续时间。 在流程挖掘中,同时记录开始和结束时间,才能计算活动处理时间,并将其与等待时间区分开来。这对于分析用户表现和识别耗时最多的具体任务(而不仅是任务间隔)的仪表板至关重要。
重要性
可精确计算每项活动的耗时,对于分析用户表现和发现资源消耗较大的任务至关重要。
获取途径
此数据可能明确记录在工作流日志中,也可能需要根据顺序流中后续活动的StartTime推算。
示例
2023-10-26T10:05:15Z2023-10-26T11:45:00Z2023-10-27T15:00:00Z
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拒绝原因
RejectionReason
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日记账分录在审批过程中被拒绝时提供的原因。 | ||
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说明
日记账分录被拒绝时,审批人通常会说明原因。此属性记录这些信息,对于根因分析十分重要。 此属性是“日记账分录拒绝率分析”仪表板的主要数据依据。通过归类和分析拒绝原因,组织可以找出常见问题,例如文档不完整、违反政策或数据录入错误,并据此开展针对性培训或改进流程。
重要性
说明返工发生的原因,为降低拒绝率、提高首次审批通过率提供直接依据。
获取途径
这些信息通常保存在工作流历史记录中,或与拒绝步骤关联的评论栏中。
示例
支持性文档不足使用了错误的科目超过审批限额重复录入
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日记账总金额
JournalTotalAmount
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日记账分录的货币总额,通常为借方金额之和。 | ||
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说明
此属性表示日记账分录的财务总额,可用于按金额区间对分录分类,例如低、中、高金额。 按金额分析流程有助于发现重要规律。例如,高金额日记账分录可能需要经过更严格的审批,步骤更多、周期时间更长。此属性对于重要性分析以及了解流程低效带来的财务影响至关重要。
重要性
按财务金额细分流程。金额通常与流程复杂度、风险和审批工作流相关。
获取途径
可能需要从日记账行表LedgerJournalTrans中汇总每笔日记账分录的借方金额,计算得出此值。
示例
1500.75125000.0050.25
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日记账状态
JournalStatus
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日记账分录当前或最终的状态。 | ||
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说明
此属性表示日记账分录在某个时间点的状态,例如“草稿”“审核中”“已批准”“已拒绝”或“已过账”。它反映了分录在整个生命周期中的进展。 分析状态有助于了解案例的处理结果。您可以筛选出所有被拒绝的日记账,也可以跟踪处于特定阶段的日记账数量。此属性为吞吐量和状态分析提供背景信息,支持多种仪表板分析。
重要性
清晰呈现每笔日记账分录的处理结果,便于分析成功率、拒绝率以及各阶段的工作量。
获取途径
状态通常记录在日记账表头表LedgerJournalTable中,也可能根据工作流状态推导得出。
示例
草稿已提交已批准已过账已拒绝
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日记账类型
JournalType
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日记账分录的分类,例如普通日记账或应计项目。 | ||
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说明
日记账类型根据业务用途对分录进行分类,例如日常分录、应计、分摊或抵销。此分类对于了解不同的流程路径和行为至关重要。 此属性支持按不同日记账类型筛选和比较流程,是“按类型统计日记账分录处理量”仪表板的重要依据,可用于分析某些类型的日记账是否更容易出现延迟、驳回或返工。
重要性
可按不同业务用途细分分析并比较流程,因为不同用途可能对应不同的流程路径、周期时间和审批要求。
获取途径
此信息通常存储在日记账头表LedgerJournalTable中,位于与日记账名称或类型相关的字段内,例如JournalName。
示例
总账日记账应计调整公司间转账工资核算
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法人实体
LegalEntity
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记录该日记账分录的法人实体或公司代码。 | ||
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说明
法人实体指组织内记录财务交易的特定公司或业务单元,是财务系统中的基本组织维度。 在流程挖掘中,此属性可用于比较组织不同部分的日记账分录处理流程,帮助发现哪些法人实体的流程效率更高、拒绝率更高或周期时间更长,并据此识别和推广最佳实践。
重要性
比较不同公司或业务单元的流程表现,发现差异和改进机会。
获取途径
这是Dynamics 365中的核心字段,通常可在LedgerJournalTable等交易表中找到,并且一般与DataAreaId关联。
示例
USMFDEMFGBSI
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用户名
UserName
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执行活动的用户名称。 | ||
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说明
此属性用于标识负责执行具体活动的员工或系统用户,例如创建、批准或过账日记账分录的人员,并将流程步骤与相关人员关联起来。 按用户分析表现是流程挖掘的一项重要能力。您可以据此构建“日记账分录用户表现”仪表板,比较不同用户或团队的活动时长和处理量。这有助于发现表现突出的人员、确定培训需求并平衡工作量。
重要性
将流程活动与具体人员关联,以便分析用户表现、工作量分布和资源分配。
获取途径
用户信息通常位于LedgerJournalTable等表的createdBy或modifiedBy字段中,也可能记录在相关工作流历史日志中。
示例
Alice SmithBob Johnsonsystem.batch
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上次数据更新时间
LastDataUpdate
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数据上次从源系统刷新时的时间戳。 | ||
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说明
此属性表示最近一次从源系统提取数据的日期和时间,可用于了解分析和所含数据的新鲜度。 在仪表板中显示此信息,可让用户了解数据的时效性,并明确当前流程分析所涵盖的时间范围。这是任何流程挖掘项目的重要元数据。
重要性
提供有关数据新鲜度的重要信息,让用户了解流程分析反映的是哪个时间点的情况。
获取途径
此时间戳在数据提取、转换和加载(ETL)过程中生成并存储。
示例
2023-10-27T02:00:00Z
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审批SLA状态
ApprovalSlaState
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表示日记账分录审批是否达到服务级别协议要求。 | ||
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说明
此属性根据日记账分录审批周期是否在服务级别协议(SLA)规定的目标时间内完成,对每笔分录进行分类。常见取值为“已达标”或“未达标”。 此属性是“日记账分录审批SLA合规情况”仪表板的核心指标。它以清晰、贴近业务的方式呈现目标达成情况,帮助您监控和管理审批时效,并针对经常未达到SLA要求的环节推动改进。
重要性
将原始周期时间数据转化为清晰的业务结果(已达标或未达标),便于跟踪关键目标的完成情况。
获取途径
此属性通过计算得出,逻辑是将计算出的审批周期时间KPI与预设的SLA目标进行比较。
示例
已达标未达标
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审批层级
ApprovalLevel
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表示多级审批工作流当前所处或已完成的阶段。 | ||
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说明
对于需要多级审批的日记账分录,此属性用于跟踪分录所处的层级,例如“经理审批”或“总监审批”。 此属性有助于深入分析审批瓶颈,找出审批链中是否总在某个层级发生延迟,从而判断该阶段是否需要重新设计流程或重新分配资源。
重要性
呈现多阶段审批工作流的进展,帮助发现特定审批层级的瓶颈。
获取途径
这些信息可从工作流历史日志中提取,用于跟踪各审批步骤的完成情况。
示例
层级1:经理层级2:总监层级3:财务副总裁
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是否自动过账
IsAutomatedPosting
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用于标记日记账分录是否由系统自动创建或过账。 | ||
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说明
此布尔属性用于区分用户手动创建的日记账分录与系统或子系统自动生成的分录,例如通过系统集成或自动分摊流程生成的分录。 分析此属性有助于比较自动化流程与手动流程的效率和错误率。通过了解手动录入是否更容易出错、返工或延误,可以发现进一步自动化的机会。
重要性
区分手动流程与自动化流程,以便比较其效率、准确性和合规情况。
获取途径
可根据“创建者”用户(例如系统用户或批处理用户)判断,也可依据日记账表头或类型配置中的特定标记判断。
示例
truefalse
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是否返工
IsRework
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用于标记返工或纠正循环中涉及的活动。 | ||
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说明
此计算得出的布尔属性会对拒绝后发生的活动设为true,例如“日记账分录已更正”或再次发生的“日记账已提交审批”。借此可以单独识别并量化返工。 此属性是“日记账分录返工与纠正循环”仪表板和“返工率”KPI的重要依据。标记返工后,便于直观呈现并衡量纠正循环的频率和影响,而纠正循环是流程低效的主要来源之一。
重要性
直接标记低效的返工循环,便于量化拒绝和更正对整体周期时间及成本的影响。
获取途径
此属性是在数据转换过程中,根据案例内的活动顺序计算得出。
示例
truefalse
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是否首次通过
IsFirstTimeRight
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用于标记日记账是否未经拒绝便获批。 | ||
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说明
此案例级布尔属性表示日记账分录是否从提交到获批,期间未发生“日记账已拒绝”或“日记账分录已更正”活动。它是衡量流程质量的重要指标。 “首次审批通过率”KPI直接根据此属性计算。通过率高说明流程高效且质量较好;通过率低则表明初始数据质量、要求清晰度或提交流程可能存在系统性问题。
重要性
这是衡量流程质量的关键指标,可显示有多少日记账顺利通过审批且无需返工。
获取途径
此属性根据每个日记账分录ID的活动顺序,在案例级别计算得出。
示例
truefalse
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源系统
SourceSystem
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提取数据的记录系统。 | ||
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说明
此属性用于标识日记账分录数据的来源应用程序。对于此流程,该值通常是固定值,例如“Microsoft Dynamics 365”。 在更广泛的分析场景中,尤其是在使用多个ERP或集成系统的环境中,此字段有助于区分流程和数据源,明确数据来源,并支持数据治理与验证。
重要性
标识数据来源,对于数据治理以及涉及多个企业系统的分析至关重要。
获取途径
这是在数据提取、转换和加载(ETL)过程中添加的静态值,用于标记数据集的来源。
示例
Microsoft Dynamics 365D365 F&O
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货币代码
CurrencyCode
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日记账分录金额所用的货币。 | ||
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说明
此属性指定日记账分录使用的货币,例如USD、EUR或GBP,为日记账总金额提供必要背景信息。 货币并非总用于分析流程本身,但对于基于日记账金额开展财务报告或分析至关重要。尤其是在跨国组织中,它有助于正确汇总和比较金额。
重要性
为财务分析提供必要背景,确保正确理解金额,尤其适用于多币种环境。
获取途径
货币代码通常可在日记账行表LedgerJournalTrans中找到。
示例
USDEURGBPJPY
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过账日期
PostingDate
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日记账分录过账到总账的日期。 | ||
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说明
过账日期是交易影响总账余额的正式日期,对财务报告和结账期间至关重要。 此属性用于分析审批与过账之间的延迟,也是“日记账分录过账周期时间”KPI关注的重点。缩短这段延迟通常是加快财务结账的关键目标。此属性还可用于分析一段时间内的过账量。
重要性
对于计算过账周期时间KPI,以及了解审批后交易正式记入总账前的延迟至关重要。
获取途径
此日期通常记录在日记账表头表LedgerJournalTable或相关的已过账交易表中。
示例
2023-10-282023-11-012023-10-31
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部门
DepartmentName
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与日记账分录关联的部门或成本中心。 | ||
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说明
部门或成本中心用于标识对该财务交易负责或受其影响的内部业务单元,是内部管理报告的重要维度。 此属性支持按部门分析日记账分录流程,帮助回答以下问题:哪些部门提交的日记账最多?某些部门的拒绝率是否更高,或审批时间是否更长?这些信息有助于开展有针对性的流程改进。
重要性
按业务职能分析流程表现,帮助发现部门特有的瓶颈或培训需求。
获取途径
这些信息通常作为财务维度记录在日记账行级别(LedgerJournalTrans)。
示例
销售财务市场营销运营
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记录到报告-日记账分录活动
| 活动 | 说明 | ||
|---|---|---|---|
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创建日记账分录
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此活动表示新日记账分录的创建。用户在系统中创建新的日记账头记录时,系统会记录该活动,并生成唯一的日记账分录ID,作为流程分析中的案例标识。 | ||
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重要性
这是流程的主要开始事件。分析从此时到过账的时长,对于衡量端到端周期时间和发现初始数据录入延迟至关重要。
获取途径
此事件取自GeneralJournalEntry或LedgerJournalTable实体中日记账头的创建时间戳,通常对应明确的记录创建事件。
采集
使用GeneralJournalEntry或LedgerJournalTable中的createdDateTime字段。
事件类型
explicit
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批准日记账
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指定审批人已批准该日记账分录,审批工作流的最后一步随之完成。通常可根据日记账头的状态变化记录,例如状态变为“已批准”。 | ||
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重要性
这是结束审批流程并允许过账的重要里程碑。它对于计算审批周期时间、过账周期时间和首次正确率至关重要。
获取途径
可根据LedgerJournalTable中的状态字段变化推断,例如ApprovalStatus变为“Approved”;也可从工作流历史表中表示最终批准状态的记录获取。
采集
确定日记账状态变为“已批准”的时间戳。
事件类型
inferred
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提交日记账以供审批
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表示已正式将填写完成的日记账分录提交至审核和审批工作流。通常可根据日记账头的状态变化推断,例如从“草稿”变为“审核中”或“已提交”。 | ||
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重要性
这是启动审批周期的重要里程碑。衡量从提交到最终批准的时间,对于发现审核流程中的瓶颈和监控SLA合规情况至关重要。
获取途径
可根据LedgerJournalTable中的状态字段变化推断,例如ApprovalStatus变为“InReview”;也可从与日记账关联的工作流历史日志中获取。
采集
确定日记账状态变为“已提交”或“审核中”的时间戳。
事件类型
inferred
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日记账分录已过账
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此活动表示日记账分录已成功过账至总账,成为正式财务记录。当日记账头状态更新为“已过账”时,系统会记录这一重要事件。 | ||
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重要性
这是流程的主要成功结束事件,用于计算端到端周期时间和过账周期时间,这些指标是衡量财务结账效率的关键依据。
获取途径
可根据LedgerJournalTable中的状态字段变化记录此事件,例如JournalStatus变为“Posted”;也可通过GeneralJournalAccountEntry表中相应记录的创建情况获取。
采集
确定日记账状态变为“已过账”的时间戳。
事件类型
inferred
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驳回日记账
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审核人员或审批人驳回了该日记账分录,需要进行更正。可根据日记账状态变化记录此事件,例如状态变为“已驳回”或“需要更正”。 | ||
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重要性
跟踪驳回情况是计算驳回率和查找返工根本原因的基础,也有助于发现数据质量、合规或用户培训方面的问题。
获取途径
可根据LedgerJournalTable中的状态字段变化推断,例如ApprovalStatus变为“Rejected”;也可从工作流历史日志中获取。
采集
确定日记账状态变为“已驳回”的时间戳。
事件类型
inferred
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启动日记账分录冲销
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此事件表示开始冲销此前已过账的日记账分录。用户在系统中启动冲销操作时,系统会记录此事件。 | ||
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重要性
跟踪冲销有助于了解更正已过账分录的频率和原因,从而发现初始数据录入或审批环节中的潜在问题。
获取途径
这通常是明确的用户操作,可从审计跟踪中获取,也可通过识别与原日记账关联的新冲销日记账来确定。
采集
使用新日记账分录的创建事件,该分录需标记为冲销已过账日记账。
事件类型
explicit
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尝试过账日记账
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此活动表示用户已启动已批准日记账的过账流程。如果系统记录过账作业的启动时间,则可直接获取此事件。 | ||
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重要性
区分过账尝试和成功过账,有助于诊断影响财务结账的系统性能问题或批处理作业延迟。
获取途径
此事件可能明确记录在批处理作业历史表中,也可根据LedgerJournalTable中的状态变为“过账进行中”来推断。
采集
需要分析与总账过账程序相关的批处理作业或系统日志。
事件类型
explicit
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开始审核日记账
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此活动表示审核人员开始实际处理已提交的日记账。可根据日记账分配给审核人员的时间,或审核人员首次打开记录进行检查的时间推断。 | ||
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重要性
此活动有助于衡量审核人员接手所需的时间,即提交到开始审核之间的延迟,并可揭示资源分配或通知方面的问题。
获取途径
系统通常不会明确记录此活动。可根据工作流分配日志推断,也可比较提交时间戳与审核人员首次修改记录的时间戳。
采集
需要分析工作流用户分配日志或用户活动日志,这些日志可能并非标准数据。
事件类型
inferred
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日记账分录已冲销
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表示日记账分录冲销流程已完成,冲销分录成功过账。这是错误日记账生命周期的另一种结束方式。 | ||
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重要性
此活动标志着更正分录处理完毕,有助于分析过账后调整所耗费的总工作量及其对整体流程效率的影响。
获取途径
当新的冲销日记账分录状态变为“已过账”时,系统会记录此事件。原日记账与冲销分录之间通过引用字段关联。
采集
确定关联冲销日记账分录的“已过账”状态事件。
事件类型
inferred
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更正日记账分录
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此活动表示用户修改了此前被驳回的日记账分录。通常可通过检测“已驳回”状态记录之后对日记账头或行项目的修改来推断。 | ||
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重要性
此活动明确标识了返工。分析更正循环的频率和持续时间,有助于简化流程并减少人工操作。
获取途径
发生“驳回日记账”事件后,可跟踪LedgerJournalTable或LedgerJournalTrans表中的modifiedDateTime和modifiedBy字段来推断此活动。
采集
比较“已驳回”状态的时间戳与创建者后续修改记录的时间戳。
事件类型
inferred
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添加日记账行
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此事件表示已向日记账分录添加借方或贷方行。每次创建新的交易行并将其关联到日记账头时,系统都会记录此事件。 | ||
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重要性
跟踪行项目的创建情况,有助于了解不同日记账类型的复杂度和数据录入工作量,也能发现日记账头创建到行项目完成之间的延迟。
获取途径
此事件取自LedgerJournalTrans实体中记录的创建时间戳,并关联回日记账头。每次创建行项目都会形成一个独立事件。
采集
使用LedgerJournalTrans表中每条记录的createdDateTime字段。
事件类型
explicit
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重新提交日记账以供审批
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更正后的日记账分录重新进入审批工作流,开启新一轮审核。可根据状态从“已驳回”或“草稿”变为“审核中”或“已提交”来推断。 | ||
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重要性
此活动标志着返工循环的开始。统计此类事件有助于衡量返工率和每笔日记账分录的平均审批循环次数。
获取途径
可根据工作流历史记录推断,也可跟踪LedgerJournalTable中的状态变化,识别状态从已驳回变为已提交的情况。
采集
识别同一笔日记账中发生在“已驳回”状态事件之后的“已提交”状态事件。
事件类型
inferred
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数据提取指南
优化Dynamics 365中的日记账分录流程,加快报告速度
消除瓶颈,将记录到报告日记账分录周期时间缩短30%。
无需信用卡,几分钟即可开始。