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您的应付账款付款处理数据模板

Sage Intacct

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应付账款付款处理属性 (19) 应付账款付款处理活动 (13) 提取指南 (2)

您的应付账款付款处理数据模板

此模板为您在Sage Intacct中映射应付账款流程提供完整框架，明确识别瓶颈和优化付款周期所需的具体数据点与流程里程碑。按照本指南操作，可确保事件日志包含全面流程挖掘分析所需的全部信息。

Sage Intacct必需的数据字段
标准化流程里程碑
具体提取说明

刚接触事件日志？了解如何创建流程挖掘事件日志.

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应付账款付款处理属性

此表列出了应纳入事件日志的推荐数据字段，用于全面分析您的付款流程。

5 必需 9 建议 5 可选

	名称	说明
	事件时间戳 EventTime	活动发生的具体日期和时间。
说明此属性记录事件发生的准确时刻，是Average Invoice Cycle Time和Average Approval Duration等所有基于时间的计算的基础。准确的时间戳对于在Approval Workflow Performance仪表板中识别瓶颈至关重要。为什么重要用于排列事件顺序并计算流程步骤之间的持续时间。获取位置源表中的交易创建或修改时间戳示例 2023-10-12T08:30:00Z2023-10-12T14:45:12Z2023-10-15T09:15:00Z
	发票编号 InvoiceNumber	供应商发票文档的唯一标识符。
说明发票编号是此流程的最终案例标识符。它可以唯一归集与单张供应商发票相关的所有事件，从接收到结算，支持对完整流程进行分析。在Sage Intacct中，该编号通常对应AP Bill对象中的Document Number或Record Number。为什么重要这是将所有流程活动关联到单个案例实例的基础键。获取位置 Sage Intacct AP Bill对象，字段DOCNUMBER或RECORDNO 示例 INV-2023-001988722-AFEB-23-991
	活动名称 ActivityName	发票生命周期中发生的具体操作或事件。
说明此属性记录正在执行的步骤名称，例如“发票已创建”“发票已批准”或“付款已过账”。它对于重建流程，以及在端到端周期时间分布仪表板中可视化事件顺序至关重要。为什么重要定义流程图中的步骤，是开展任何流程挖掘分析的必需项。获取位置审计跟踪日志或系统交易历史表示例创建发票草稿批准发票生成付款
	最近数据更新时间 LastDataUpdate	记录最近一次提取或刷新的时间戳。
说明此属性记录数据最近一次与流程挖掘平台同步的时间。它帮助用户了解Payment Batch Optimization等仪表板所呈现数据的新鲜度，并确保分析反映AP分类账的最新状态。为什么重要增量加载和数据时效性检查所需的技术字段。获取位置数据提取时的系统时间示例 2023-11-01T12:00:00Z2023-11-02T01:00:00Z
	源系统 SourceSystem	事件产生所在系统的名称。
说明此属性用于识别数据来源。对于此流程，通常为“Sage Intacct”。如果发票来自OCR工具或外部采购平台，该字段可帮助在Compliance and Risk Overview中区分不同数据源。为什么重要确保数据血缘可追溯，尤其适用于多系统环境。获取位置提取过程中硬编码，或根据连接设置生成示例 Sage IntacctBill.comExpensify
	付款日期 PaymentDate	执行付款的日期。
说明此属性记录财务结算的最终时间戳。它用于计算周期时间，并与Due Date进行比较，以计算On-Time Payment Percentage KPI。为什么重要标志着核心流程周期完成。获取位置 Sage Intacct AP Payment Detail，字段WHENPAID 示例 2023-11-052023-11-10
	供应商名称 VendorName	开具发票的供应商或服务提供商名称。
说明此属性用于识别应收款项的外部对象。它是Vendor Payment Predictability仪表板的主要分析维度，支持按供应商汇总绩效指标，并识别高风险供应商关系或频繁的人工处理环节。为什么重要对于按供应商绩效和行为细分分析至关重要。获取位置 Sage Intacct AP Bill对象，字段VENDORNAME 示例 Acme CorpGlobal Services IncOffice Depot
	创建人 CreatedBy	录入发票人员的用户ID。
说明此属性用于识别流程案例的发起人。它用于Manual Intervention and Touchpoints分析，以识别特定用户的培训需求，尤其是经常需要更正数据或产生重复项的用户。为什么重要支持资源绩效分析并识别培训机会。获取位置 Sage Intacct AP Bill对象，字段CREATEDBY 示例 jsmithap_automation_botmdoe
	到期日 DueDate	合同约定的付款截止日期。
说明此属性表示为避免罚款必须完成付款的日期，是On-Time Payment Percentage KPI的分母。分析在该日期之后执行的付款，有助于发现合规缺口以及对供应商关系造成的潜在影响。为什么重要衡量按时完成情况和SLA遵循情况的基准。获取位置 Sage Intacct AP Bill对象，字段WHENDUE 示例 2023-11-012023-11-15
	发票日期 InvoiceDate	供应商开具发票的日期。
说明此属性反映纸质发票上注明的文档日期。它与Payment Date结合使用，用于计算End to End Cycle Time。发票日期与录入日期之间存在较大间隔，可能表明收发室处理或扫描延迟。为什么重要账龄分析和付款期限计算的起点。获取位置 Sage Intacct AP Bill对象，字段WHENTOCREATE或DATECREATED 示例 2023-10-012023-10-05
	发票状态 InvoiceStatus	发票在系统中的当前生命周期状态。
说明此属性反映当前系统状态，例如Posted、Paid、Draft。它帮助在End to End Cycle Time Distribution仪表板中筛选进行中和已完成的案例。为什么重要快速识别案例状态。获取位置 Sage Intacct AP Bill对象，字段STATE 示例已过账已付款草稿部分付款
	发票金额 InvoiceAmount	发票的货币总金额。
说明此属性表示特定案例对应的财务负债总额。它用于在Duplicate Submission Detection仪表板中识别金额和供应商ID相同的发票，也支持按高价值和低价值交易筛选分析。为什么重要财务影响分析和风险评分的必需项。获取位置 Sage Intacct AP Bill对象，字段TOTALENTERED或TOTALDUE 示例 1500.00250.5010000.00
	部门 Department	负责该项支出的内部部门。
说明此属性按成本中心或业务职能对发票分类。它支持Process Variation Analysis仪表板，突出显示哪些部门相比组织平均水平存在审批延迟或返工率较高的问题。为什么重要支持组织层级下钻和根因分析。获取位置 Sage Intacct AP Bill对象，字段DEPTID或DEPTNAME 示例 IT服务市场营销运营
	采购订单编号 PurchaseOrderNumber	相关采购订单的参考编号。
说明此属性将发票关联到上游采购文档，是Three Way Match Efficiency仪表板以及PO Compliance and Non PO Spend分析的关键驱动因素。此处为空的案例表示非PO支出。为什么重要用于在合规分析中区分有PO支持和无PO支持的发票。获取位置 Sage Intacct AP Bill对象，字段PONUMBER或相关文档链接示例 PO-9912PO-1002null
	业务单元 BusinessUnit	与发票关联的法人实体或地点。
说明此属性用于区分不同子公司或办公地点，对于Compliance and Risk Overview至关重要，可用于比较组织内不同地理区域或法人实体的流程遵循情况。为什么重要多实体基准分析的必需项。获取位置 Sage Intacct AP Bill对象，字段LOCATIONID或ENTITY 示例 USA-HQEMEA-LondonAPAC-Singapore
	付款条件 PaymentTerms	双方约定的付款时间和折扣条件。
说明此属性描述用于计算到期日和折扣日期的规则，例如Net 30、2/10 Net 30。它对于Early Payment Discount Analysis仪表板至关重要，可用于识别原本符合节省条件但未享受折扣的发票。为什么重要用于分析现金流策略和错失折扣机会的背景信息。获取位置 Sage Intacct AP Bill对象，字段TERMNAME 示例 30天账期收到即付2%10天内付款，30天账期
	挂起状态 HoldStatus	表示发票当前是否处于付款挂起状态。
说明此属性标记暂停付款处理的案例。它支持Payment Block Impact Monitor仪表板，用于识别卡在阻止状态的案例。为什么重要识别需要立即干预的瓶颈。获取位置 Sage Intacct AP Bill对象，字段ONHOLD 示例 truefalse
	是否延迟付款 IsPaidLate	表示付款日期是否超过到期日的标记。
说明此布尔属性通过比较Payment Date和Due Date计算得出。它可直接用于筛选On-Time Payment Percentage KPI，并帮助在Vendor Payment Predictability仪表板中定位问题案例。为什么重要简化SLA违规筛选。获取位置计算方式：PaymentDate > DueDate 示例 truefalse
	是否有PO支持 IsPOBacked	表示发票是否关联采购订单的标记。
说明此属性用于识别发票是否遵循标准采购流程。它是Purchase Order Compliance Rate KPI的主要筛选条件，并帮助区分临时支出和受管理支出。为什么重要流程路径分析的关键区分属性。获取位置计算方式：PurchaseOrderNumber不为空示例 truefalse

必需建议可选

应付账款付款处理活动

这些是您应跟踪的关键流程步骤和里程碑，有助于准确发现流程并识别付款延迟。

6 建议 7 可选

	活动	说明
	创建发票草稿	在Sage Intacct中首次创建应付账款账单记录，通常处于Draft状态。该活动记录发票数据进入审批或过账工作流前的入口。
为什么重要确定流程周期时间的最早时间戳，并标识负债记录的开始时间。获取位置查询APBILL对象的审计轨迹，查找“Create”操作或记录创建的初始时间戳。采集 APBILL记录首次创建时记录事件类型 explicit
	发票与PO匹配	识别供应商发票通过转换或关联Purchase Order或Receiver创建的时间。该活动用于验证三方匹配效率。
为什么重要这是计算“首轮匹配率”KPI，以及判断PO合规支出与无PO支出的关键。获取位置检查APBILL对象中“createdfrom”或“source_id”字段是否存在非空值，以确认其关联到采购交易。采集比较记录ID与源交易ID 事件类型 inferred
	发票过账	发票正式记入总账的时间点。在没有审批工作流的系统中，该操作可能与提交同时发生。
为什么重要表示财务负债已正式记录在会计账簿中。获取位置查询APBILL审计轨迹中状态变为“Posted”的记录。采集交易过账至GL时记录事件类型 explicit
	批准发票	在指定审批工作流中记录的明确审批操作，表示具备足够权限的用户已授权该账单付款。
为什么重要对于“平均审批时长”KPI，以及识别管理层签批环节的瓶颈至关重要。获取位置查询与应付账款账单关联的“Examine Approval History”日志，查找“Approved”操作。采集审批操作执行时记录事件类型 explicit
	提交发票	发票从Draft状态转为Submitted状态，并触发审批工作流。这标志着数据录入结束、审批周期开始。
为什么重要对于周期时间分析，必须将“数据录入”时长与“审批”时长区分开。获取位置从APBILL审计轨迹中推断State字段从“Draft”变为“Submitted”或“Pending Approval”的记录。采集比较变更前后的状态字段事件类型 inferred
	生成付款	创建与发票关联的Payment记录，包括Check、ACH或EFT。这是系统发起资金转账的时刻。
为什么重要这是“平均发票周期时间”和“按时付款率”的主要时间戳。获取位置识别与APBILL关联的APPYMT记录创建事件，并使用Payment对象的创建日期。采集 APPYMT记录创建时记录事件类型 explicit
	付款完成对账	确认付款已通过银行清算，并在现金管理的银行对账流程中标记。
为什么重要从现金流角度提供“端到端周期时间”，确认资金确实已离开账户。获取位置检查APPYMT对象或关联现金管理交易中的对账状态或“Cleared Date”字段。采集比较对账状态事件类型 inferred
	作废付款	取消此前生成的付款，使发票负债重新打开，并要求付款流程重新开始。
为什么重要识别付款已生成但随后被撤回的严重下游流程故障。获取位置查询APPYMT对象中状态为“Void”或“Voided”的记录及其关联时间戳。采集作废交易发生时记录事件类型 explicit
	将发票置于挂起状态	对发票应用付款冻结或“On Hold”状态，防止该发票被选入付款处理。
为什么重要直接影响“付款冻结解决时间”，并可视化付款流程中的延迟。获取位置从APBILL审计轨迹中推断“On Hold”布尔值或状态字段变为true的记录。采集比较变更前后的状态字段事件类型 inferred
	拒绝发票	记录审批人拒绝发票的情况，发票会退回Draft或部分批准状态。这通常表示流程循环或数据质量问题。
为什么重要突出显示工作流中的摩擦点，并计入返工指标。获取位置查询与应付账款账单关联的“Examine Approval History”日志，查找“Declined”或“Rejected”操作。采集拒绝操作执行时记录事件类型 explicit
	更新发票	记录发票抬头或行项目在首次创建后的修改。该活动频繁发生，通常表示人工返工或数据提取错误。
为什么重要用于计算“免人工处理率”，并识别低效的人工数据修正循环。获取位置查询APBILL审计历史，查找过账前由用户执行的“Update”操作。采集交易被修改时记录事件类型 explicit
	解除发票挂起状态	移除付款冻结，使发票可以进入付款选择环节。这标志着争议或问题已经解决。
为什么重要标志着瓶颈阶段结束，标准流程恢复。获取位置从APBILL审计轨迹中推断“On Hold”布尔值或状态字段变为false的记录。采集比较变更前后的状态字段事件类型 inferred
	选择发票付款	将发票纳入付款批次或付款选择运行。状态通常会变为“Selected”，并锁定该发票，防止其进入其他付款批次。
为什么重要用于分析“付款批次优化”，以及从决定付款到实际开具支票之间的延迟。获取位置通过“Pay Bills”界面操作，或从APBILL状态变为“Selected”或等效状态的记录中推断。采集比较变更前后的状态字段事件类型 inferred

建议可选

提取指南

如何从Sage Intacct获取数据

步骤

准备AP账单视图登录Sage Intacct，进入Accounts Payable > All选项卡 > Bills。选择“Create New View”。将视图命名为“Process Mining - Bills Extraction”。按以下顺序选择列：Invoice Number (Doc Number)、Vendor Name、Date Created、Date Posted、Due Date、Total Amount、State、Currency、PO Number、Department、Created By、On Hold、Description、Record No (System ID)。如果只需要已过账数据，请设置筛选条件排除“Draft”账单；如需捕获完整生命周期，则保留全部记录。确保日期范围覆盖分析期间，例如Date Created = Last 365 Days。保存视图。
导出AP账单数据打开“Process Mining - Bills Extraction”视图。点击“Export”，选择“CSV”格式。将文件保存为“AP_Bills.csv”。
准备已过账付款视图进入Accounts Payable > All选项卡 > Posted Payments。创建名为“Process Mining - Payments”的新视图。选择以下列：Check/Payment Number、Payment Date、Vendor Name、Transaction Amount、Payment Method、State (Void/Cleared)、Date Reconciled、Bill Number (Reference)、Record No。保存视图。
导出付款数据打开“Process Mining - Payments”视图。点击“Export”，选择“CSV”。将文件保存为“AP_Payments.csv”。
可选：获取工作流历史的审计轨迹 Intacct中的标准自定义视图仅显示当前状态和最后修改日期。要捕获“Invoice Declined”等历史事件或具体审批时间戳，必须导出Audit History。进入Reports > Setup > Audit Trail。将审计轨迹对象设置为“AP Bill”。选择操作类型：Add、Modify、Approve、Decline。将报告导出为“AP_Audit_History.csv”。
运行转换脚本使用Query部分提供的Python脚本合并这些文件。脚本会读取“AP_Bills.csv”、“AP_Payments.csv”和可选的“AP_Audit_History.csv”，生成所需的事件日志结构。
验证并格式化打开生成的“Event_Log_Output.csv”。确保“EventTime”采用ISO 8601格式（YYYY-MM-DD HH:MM:SS）。确认所有行均已填充“InvoiceNumber”。将最终CSV上传至ProcessMind。

配置

视图配置：确保视图设置中的“Number of records”足够高，以捕获全部交易；如存在数量限制，请使用“Next Page”导出功能。
日期处理：Intacct会按用户本地格式导出日期，例如MM/DD/YYYY。转换脚本默认使用标准美国格式；如果用户配置文件采用DD/MM/YYYY，请相应调整脚本。
字段权限：确保创建视图的用户拥有Accounts Payable Bills和Posted Payments的“List”和“View”权限。
历史粒度：如果没有Audit Trail导出，“Invoice Approved”等活动将使用“Date Posted”作为代理时间，“Invoice Updated”仅反映最后修改时间。
筛选：应用“Date Created” >= [Start Date]筛选条件以限制数据量。除非明确需要排除作废或历史记录，否则不要按“State”筛选。

a 示例查询 python

import pandas as pd
import numpy as np
from datetime import datetime

class=class="hl-string">"hl-comment"># CONFIGURATION
class=class="hl-string">"hl-comment"># Update these filenames to match your exported files
FILE_BILLS = class="hl-string">'AP_Bills.csv'
FILE_PAYMENTS = class="hl-string">'AP_Payments.csv'
class=class="hl-string">"hl-comment"># Set to None if Audit History is unavailable
FILE_AUDIT = class="hl-string">'AP_Audit_History.csv' 

class=class="hl-string">"hl-comment"># COLUMNS MAPPING (Adjust based on your View column headers)
COL_BILL_NUM = class="hl-string">'Invoice Number'
COL_VENDOR = class="hl-string">'Vendor Name'
COL_AMOUNT = class="hl-string">'Total Amount'
COL_CREATED = class="hl-string">'Date Created'
COL_POSTED = class="hl-string">'Date Posted'
COL_DUE = class="hl-string">'Due Date'
COL_STATE = class="hl-string">'State'
COL_PO = class="hl-string">'PO Number'
COL_HOLD = class="hl-string">'On Hold'

COL_PAY_DATE = class="hl-string">'Payment Date'
COL_PAY_REF = class="hl-string">'Check/Payment Number'
COL_PAY_BILL_REF = class="hl-string">'Bill Number'
COL_PAY_STATE = class="hl-string">'State'

class=class="hl-string">"hl-comment"># OUTPUT STRUCTURE
event_log_columns = [
    class="hl-string">'InvoiceNumber', class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'EventTime', class="hl-string">'SourceSystem', 
    class="hl-string">'LastDataUpdate', class="hl-string">'VendorName', class="hl-string">'InvoiceAmount', class="hl-string">'PurchaseOrderNumber', 
    class="hl-string">'InvoiceDate', class="hl-string">'DueDate', class="hl-string">'InvoiceStatus'
]

def run_extraction():
    events = []
    current_time = datetime.now().isoformat()

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 1. LOAD BILLS
    try:
        df_bills = pd.read_csv(FILE_BILLS)
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Clean formatting (remove currency symbols if present)
        df_bills[COL_AMOUNT] = df_bills[COL_AMOUNT].replace(class="hl-string">'[\\$,]', class="hl-string">'', regex=True).astype(float)
    except FileNotFoundError:
        print(class="hl-string">'Bills file not found.')
        return

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 2. LOAD PAYMENTS
    try:
        df_pay = pd.read_csv(FILE_PAYMENTS)
    except FileNotFoundError:
        print(class="hl-string">'Payments file not found.')
        df_pay = pd.DataFrame()

    class=class="hl-string">"hl-comment"># PROCESSING BILLS
    for index, row in df_bills.iterrows():
        invoice_num = str(row[COL_BILL_NUM])
        vendor = row[COL_VENDOR]
        amount = row[COL_AMOUNT]
        po_num = str(row[COL_PO]) if pd.notna(row[COL_PO]) else None
        due_date = row[COL_DUE]
        status = row[COL_STATE]

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Common attributes for this invoice
        base_attr = {
            class="hl-string">'InvoiceNumber': invoice_num,
            class="hl-string">'SourceSystem': class="hl-string">'Sage Intacct',
            class="hl-string">'LastDataUpdate': current_time,
            class="hl-string">'VendorName': vendor,
            class="hl-string">'InvoiceAmount': amount,
            class="hl-string">'PurchaseOrderNumber': po_num,
            class="hl-string">'DueDate': due_date,
            class="hl-string">'InvoiceStatus': status
        }

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Invoice Draft Created
        if pd.notna(row[COL_CREATED]):
            events.append({**base_attr, 
                           class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Draft Created', 
                           class="hl-string">'EventTime': row[COL_CREATED], 
                           class="hl-string">'InvoiceDate': row[COL_CREATED]})

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Invoice Matched to PO
        if po_num and pd.notna(row[COL_CREATED]):
            events.append({**base_attr, 
                           class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Matched to PO', 
                           class="hl-string">'EventTime': row[COL_CREATED], 
                           class="hl-string">'InvoiceDate': row[COL_CREATED]})

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Invoice Posted
        if pd.notna(row[COL_POSTED]):
            events.append({**base_attr, 
                           class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Posted', 
                           class="hl-string">'EventTime': row[COL_POSTED]})
            class=class="hl-string">"hl-comment"># In standard views, Posted often implies Submission and Approval if no audit trail
            class=class="hl-string">"hl-comment"># We generate proxy events if Audit Trail is missing
            if not FILE_AUDIT:
                events.append({**base_attr, 
                               class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Submitted', 
                               class="hl-string">'EventTime': row[COL_POSTED]})
                events.append({**base_attr, 
                               class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Approved', 
                               class="hl-string">'EventTime': row[COL_POSTED]})

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Invoice Placed on Hold
        if str(row[COL_HOLD]).lower() in [class="hl-string">'true', class="hl-string">'yes', class="hl-string">'on hold']:
             class=class="hl-string">"hl-comment"># Time is approximate (Last Modified) as View doesn't track hold time
             events.append({**base_attr, 
                            class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Placed on Hold', 
                            class="hl-string">'EventTime': row.get(class="hl-string">'Date Modified', row[COL_CREATED])})

    class=class="hl-string">"hl-comment"># PROCESSING PAYMENTS
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Intacct payment export might list multiple bills per check line or require join logic
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Assuming direct link via Bill Number
    if not df_pay.empty:
        for index, row in df_pay.iterrows():
            bill_ref = str(row[COL_PAY_BILL_REF])
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Only process if this payment links to a bill we know
            class=class="hl-string">"hl-comment"># (In a real scenario, merge on Bill Number)
            
            pay_attr = {
                class="hl-string">'InvoiceNumber': bill_ref,
                class="hl-string">'SourceSystem': class="hl-string">'Sage Intacct',
                class="hl-string">'LastDataUpdate': current_time,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Payment Generated',
                class="hl-string">'EventTime': row[COL_PAY_DATE]
            }
            events.append(pay_attr)
            
            if str(row[COL_PAY_STATE]).lower() == class="hl-string">'void':
                events.append({**pay_attr, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Payment Voided', class="hl-string">'EventTime': row[COL_PAY_DATE]})
                
            if class="hl-string">'Date Reconciled' in row and pd.notna(row[class="hl-string">'Date Reconciled']):
                events.append({**pay_attr, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Payment Reconciled', class="hl-string">'EventTime': row[class="hl-string">'Date Reconciled']})

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 3. OUTPUT
    df_events = pd.DataFrame(events)
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Ensure dates are ISO format
    df_events[class="hl-string">'EventTime'] = pd.to_datetime(df_events[class="hl-string">'EventTime']).dt.strftime(class="hl-string">'%Y-%m-%d %H:%M:%S')
    
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Final Select
    df_final = df_events[event_log_columns]
    df_final.to_csv(class="hl-string">'Event_Log_Output.csv', index=False)
    print(fclass="hl-string">'Successfully exported {len(df_final)} events.')

if __name__ == class="hl-string">'__main__':
    run_extraction()

步骤

建立Web Services会话：使用Sender ID、Password、Company ID、User ID和User Password向Sage Intacct Web Services 3.0端点进行身份验证，以获取会话ID。
确定所需对象：要捕获完整生命周期，必须从三个主要对象提取数据：APBILL（发票抬头）、APPYMTDETAIL（与账单关联的付款明细）和AUDITTRAIL（工作流历史）。
提取发票抬头数据：对APBILL对象使用readByQuery方法。选择字段RECORDNO、DOCNUMBER、WHENCREATED、WHENPOSTED、STATE、VENDORNAME、TOTALENTERED、PONUMBER、DUE_DATE。使用WHENCREATED按日期范围筛选。
提取付款数据：对APPYMTDETAIL使用readByQuery。选择RECORDNO、WHENCREATED、PAYMENTDATE、TRX_AMOUNT、DOCNUMBER（付款参考号）和BILLRECORDNO（指向APBILL的外键）。如可用于对账，请同时提取CLEARED状态或日期。
提取审计历史：对AUDITTRAIL对象使用readByQuery，筛选OBJECTTYPE = 'APBILL'。这对于捕获审批、拒绝、暂缓和作废事件至关重要，因为这些事件不会以时间戳形式保存在抬头表中。选择OBJECTKEY、LOGTYPE、MESSAGE、WHENDOCCURRED和USERID。
暂存数据：将这三次API调用返回的XML/JSON响应加载到暂存数据库中，例如SQL Server、Snowflake或Postgres。API不支持在单次调用中执行复杂连接或联合，因此必须在提取后进行转换。
执行转换脚本：针对暂存表运行Query部分提供的SQL脚本。该脚本将静态抬头数据与交易审计日志统一，生成单一事件日志。
验证活动类型：检查输出中是否包含Audit Trail消息中的特定关键词，例如Approved、Declined，并确保字符串匹配逻辑覆盖您的Intacct配置所使用的具体措辞。
格式化日期：确保最终导出时，EventTime列符合ISO 8601（YYYY-MM-DD THH:MM:SS）标准。
导出事件日志：将SQL查询结果导出为CSV或Parquet文件，上传至ProcessMind。

配置

API端点：https://api.intacct.com/ia/xml/xmlgw.phtml
方法：readByQuery（Web Services 3.0）
页面大小：将pagesize设置为1000（建议最大值）以减少HTTP开销。使用resultId循环获取后续页面。
日期筛选：在查询字符串中对WHENCREATED列使用标准SQL运算符（>=、<、AND）限制提取时间范围，例如最近365天。
权限：提取用户需要Accounts Payable的“List”和“View”权限，以及“Audit Trail”权限，该权限通常位于Platform Services或Company Admin设置中。
对象关联：APBILL.RECORDNO是与APPYMTDETAIL.BILLRECORDNO和AUDITTRAIL.OBJECTKEY连接所使用的主键。

a 示例查询 sql

/* 
  PROCESSMIND TRANSFORMATION SCRIPT
  Prerequisite: Data from APBILL, APPYMTDETAIL, and AUDITTRAIL 
  must be extracted via API and staged in tables with those names.
*/

/* 1. Invoice Draft Created */
SELECT
    H.DOCNUMBER AS InvoiceNumber,
    'Invoice Draft Created' AS ActivityName,
    H.WHENCREATED AS EventTime,
    'Sage Intacct' AS SourceSystem,
    GETDATE() AS LastDataUpdate,
    H.VENDORNAME AS VendorName,
    H.TOTALENTERED AS InvoiceAmount,
    H.PONUMBER AS PurchaseOrderNumber,
    H.WHENCREATED AS InvoiceDate,
    H.DUE_DATE AS DueDate,
    NULL AS Department,
    H.CREATEDBY AS CreatedBy,
    H.STATE AS InvoiceStatus,
    NULL AS PaymentDate
FROM APBILL H

UNION ALL

/* 2. Invoice Matched to PO (Derived from existence of PO Number at creation) */
SELECT
    H.DOCNUMBER,
    'Invoice Matched to PO',
    H.WHENCREATED, -- Occurs effectively at creation if PO links
    'Sage Intacct',
    GETDATE(),
    H.VENDORNAME,
    H.TOTALENTERED,
    H.PONUMBER,
    H.WHENCREATED,
    H.DUE_DATE,
    NULL,
    H.CREATEDBY,
    H.STATE,
    NULL
FROM APBILL H
WHERE H.PONUMBER IS NOT NULL AND H.PONUMBER <> ''

UNION ALL

/* 3. Invoice Posted (Header Timestamp) */
SELECT
    H.DOCNUMBER,
    'Invoice Posted',
    H.WHENPOSTED,
    'Sage Intacct',
    GETDATE(),
    H.VENDORNAME,
    H.TOTALENTERED,
    H.PONUMBER,
    H.WHENCREATED,
    H.DUE_DATE,
    NULL,
    H.CREATEDBY,
    H.STATE,
    NULL
FROM APBILL H
WHERE H.WHENPOSTED IS NOT NULL

UNION ALL

/* 4. Payment Generated */
SELECT
    H.DOCNUMBER,
    'Payment Generated',
    P.WHENCREATED,
    'Sage Intacct',
    GETDATE(),
    H.VENDORNAME,
    P.TRX_AMOUNT,
    H.PONUMBER,
    H.WHENCREATED,
    H.DUE_DATE,
    NULL,
    P.CREATEDBY,
    H.STATE,
    P.PAYMENTDATE
FROM APPYMTDETAIL P
JOIN APBILL H ON P.BILLRECORDNO = H.RECORDNO

UNION ALL

/* 5. Payment Reconciled */
SELECT
    H.DOCNUMBER,
    'Payment Reconciled',
    P.WHENCLEARED,
    'Sage Intacct',
    GETDATE(),
    H.VENDORNAME,
    P.TRX_AMOUNT,
    H.PONUMBER,
    H.WHENCREATED,
    H.DUE_DATE,
    NULL,
    P.CREATEDBY,
    H.STATE,
    P.PAYMENTDATE
FROM APPYMTDETAIL P
JOIN APBILL H ON P.BILLRECORDNO = H.RECORDNO
WHERE P.WHENCLEARED IS NOT NULL

UNION ALL

/* 6. Workflow Activities from Audit Trail */
/* Covers: Updated, Submitted, Approved, Declined, Hold, Released, Voided, Selected */
SELECT
    H.DOCNUMBER,
    CASE 
        WHEN A.MESSAGE LIKE '%Submitted%' THEN 'Invoice Submitted'
        WHEN A.MESSAGE LIKE '%Approved%' THEN 'Invoice Approved'
        WHEN A.MESSAGE LIKE '%Declined%' THEN 'Invoice Declined'
        WHEN A.MESSAGE LIKE '%Hold%' AND A.LOGTYPE = 'Add' THEN 'Invoice Placed on Hold'
        WHEN A.MESSAGE LIKE '%Hold%' AND A.LOGTYPE = 'Remove' THEN 'Invoice Released from Hold'
        WHEN A.MESSAGE LIKE '%Voided%' THEN 'Payment Voided'
        WHEN A.MESSAGE LIKE '%Selected for payment%' THEN 'Invoice Selected for Payment'
        WHEN A.MESSAGE LIKE '%Modified%' THEN 'Invoice Updated'
        ELSE 'System Activity'
    END AS ActivityName,
    A.WHENDOCCURRED AS EventTime,
    'Sage Intacct' AS SourceSystem,
    GETDATE() AS LastDataUpdate,
    H.VENDORNAME,
    H.TOTALENTERED,
    H.PONUMBER,
    H.WHENCREATED,
    H.DUE_DATE,
    NULL,
    A.USERID AS CreatedBy,
    H.STATE,
    NULL
FROM AUDITTRAIL A
JOIN APBILL H ON A.OBJECTKEY = CAST(H.RECORDNO AS VARCHAR(50))
WHERE A.OBJECTTYPE = 'APBILL'
  AND (
       A.MESSAGE LIKE '%Submitted%'
    OR A.MESSAGE LIKE '%Approved%'
    OR A.MESSAGE LIKE '%Declined%'
    OR A.MESSAGE LIKE '%Hold%'
    OR A.MESSAGE LIKE '%Voided%'
    OR A.MESSAGE LIKE '%Selected for payment%'
    OR A.MESSAGE LIKE '%Modified%'
  )
  /* Exclude creation updates to avoid duplication with Invoice Draft Created */
  AND NOT (A.MESSAGE LIKE '%Modified%' AND ABS(DATEDIFF(second, A.WHENDOCCURRED, H.WHENCREATED)) < 60)

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