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您的费用管理数据模板

Brex

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费用管理属性 (22) 费用管理活动 (14) 提取指南 (2)

您的费用管理数据模板

此模板为收集费用管理流程分析所需数据提供清晰指引，涵盖关键属性、核心活动，并说明如何从源系统提取相关信息。使用此资源，确保收集完整数据，高效开展流程挖掘。

推荐用于分析的属性
需要在流程中跟踪的关键活动
数据提取指南

刚接触事件日志？了解如何创建流程挖掘事件日志.

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费用管理属性

以下是建议纳入事件日志的数据字段，用于全面分析费用管理流程。

3 必需 5 建议 14 可选

	名称	说明
	事件时间 EventTime	表示特定活动或事件发生时间的时间戳。
说明事件时间提供流程中每项活动的准确日期和时间。该时间信息是流程挖掘的基础，可确定事件的先后顺序。此时间戳用于计算活动之间的周期时间、识别等待时间和延迟，并分析不同时段的流程表现。它支持“经理平均审核时间”和“报销执行延迟”等关键指标，直接服务于瓶颈分析和绩效监控。为什么重要该时间戳对于计算周期时间、等待时间等所有基于时间的指标至关重要，也是识别延迟的关键。获取位置 Brex中的每条事件或交易记录都应包含关联时间戳。费用报告的API响应或数据导出中通常可以找到该字段。示例 2023-10-26T10:00:00Z2023-10-26T14:35:10Z2023-10-27T09:00:00Z
	活动名称 ActivityName	费用报告生命周期中发生的特定事件或任务的名称。
说明活动名称描述流程中的一个步骤，例如“费用报告已提交”“经理已批准”或“报销已执行”。这些事件构成流程顺序中的操作序列。分析这些活动可以帮助您可视化流程图，识别步骤之间的瓶颈，并计算批准或拒绝等不同结果的频率。这是了解费用管理流程实际运行情况的基础。为什么重要该属性对于构建流程地图、了解每份费用报告经历的事件顺序至关重要。获取位置此信息来自Brex中的事件日志或交易状态，可能需要将状态代码或事件类型映射为便于用户理解的名称。示例已创建费用报销单经理已批准财务已拒绝报销已执行
	费用报告ID ExpenseReportId	费用报告的唯一标识符，用作跟踪其生命周期的主要案例标识符。
说明费用报告ID是费用管理流程的核心。它将从创建、提交到审批和报销的所有相关活动归入同一案例。在流程挖掘中，该ID支持对每份费用报告进行端到端分析。它用于还原报告经历的完整路径、衡量总周期时间、识别报告退回修改时产生的返工循环，并分析流程变体，从而了解常见流程和例外流程。为什么重要该ID对于跟踪费用报告的完整生命周期至关重要，可支持周期时间、瓶颈和流程偏差分析。获取位置这是Brex费用管理模块中的主要标识符，通常可在所有与费用报告相关的数据导出和API端点中找到。示例 ER-2023-08-1012ER-2023-09-2345ER-2023-10-5567
	事件用户 EventUser	执行活动的用户，例如批准报告的经理。
说明事件用户属性用于标识负责执行某项活动的具体人员，可能是提交报告的员工、审核报告的经理，或处理报销的财务人员。该属性对于工作量分析和绩效跟踪至关重要，例如“审批人绩效与工作量”仪表板。它有助于识别处理报告最多的审批人、审批速度最快的人员，以及可能成为流程瓶颈的人员，从而实现更均衡的工作分配，并在需要时提供针对性支持。为什么重要标识负责某项操作的具体人员，支持个人层面的工作量分析、绩效跟踪和瓶颈识别。获取位置该数据通常记录在Brex费用报告的审计轨迹或事件历史中。示例 john.smith@example.comjane.doe@example.comfinance-bot
	员工部门 EmployeeDepartment	提交费用报告的员工所属部门。
说明该属性标识提交员工所属的业务部门，例如销售、工程或市场部门，是重要的组织分析维度。按部门分析数据有助于发现组织不同部分特有的流程差异、瓶颈或合规问题。例如，可以识别某个部门的拒绝率或审批时间是否明显高于其他部门，从而判断是否需要开展针对性培训或调整流程。该属性也对部门预算跟踪和成本分摊十分重要。为什么重要支持按不同业务单元筛选和比较流程表现，帮助识别部门特有的问题或趋势。获取位置该信息通常来自Brex中的员工档案，而员工档案往往与人力资源信息系统同步。示例销售工程市场营销财务
	总金额 TotalAmount	费用报告的货币总额。
说明该属性表示费用报告中申报的总金额，是了解支出模式和费用流程财务影响的重要指标。在分析中，可按金额区间对费用报告进行分段，例如区分高金额和低金额报告，因为它们可能采用不同的审批路径或审核级别。该属性也用于财务报告、预算分析，以及按部门或类别识别支出趋势。为什么重要该属性支持财务分析，例如识别可能需要更严格审核或更长审批时间的高金额费用报告。获取位置这是Brex中每份费用报告的标准字段，可在API响应或导出数据的主要费用报告对象中找到。示例 150.752500.0079.99
	报告状态 ReportStatus	费用报告当前所处的生命周期状态。
说明报告状态用于概览费用报告当前在流程中的位置，例如“待经理审批”“已批准”“已支付”或“已拒绝”。该属性对于运营监控至关重要，尤其适用于“未结费用报告状态监控”仪表板。经理和财务团队可以快速查看当前工作量，识别卡在特定状态的报告，并确定处理优先级。分析报告在各状态中停留的时间，有助于定位流程延迟和低效环节。为什么重要提供费用报告在工作流中所处位置的当前概览，是运营仪表板和状态监控的重要依据。获取位置这是Brex费用报告对象中的关键状态字段。示例待审批已批准已拒绝已支付
	政策违规标记 PolicyViolationFlag	用于表示费用报告是否因政策违规而被标记的布尔标记。
说明当Brex自动政策引擎检测到潜在违规时，该属性会设置为true或false，例如费用超过类别限额或缺少收据。该标记是合规分析的基础，也是“政策违规率”KPI的依据。它支持快速筛选不合规报告，了解其对处理时间和拒绝率的影响。分析这些被标记的报告，有助于完善公司政策，并识别员工需要进一步指导的领域。为什么重要直接支持合规监控，并帮助量化政策违规对流程效率和返工的影响。获取位置这通常是Brex费用报告数据中的布尔字段或状态指标，由其政策引擎管理。示例 truefalse
	付款方式 PaymentMethod	表示费用的支付方式，例如公司卡或个人垫付。
说明该属性区分使用公司发放的Brex卡支付的费用，以及员工个人垫付后需要报销的费用。这一差异十分重要，因为不同付款方式对应的流程可能明显不同。公司卡交易可能经过验证和对账流程，而个人垫付则通常经过申报和发放流程。按付款方式分析有助于分别定位和优化各流程中的特有问题。为什么重要企业卡费用与个人垫付报销通常采用不同的流程顺序和必要步骤，因此这是变体分析中的关键属性。获取位置该信息直接存在于Brex的交易数据中。示例 Brex企业卡报销账单支付
	最后数据更新时间 LastDataUpdate	数据最近一次从源系统刷新时的时间戳。
说明该属性表示当前分析数据的新鲜度，记录最近一次从Brex成功提取数据的日期和时间。了解最后数据更新时间对于判断洞察的时效性至关重要。它有助于您确认仪表板是否反映运营的最新状态，还是基于较早数据，从而合理判断分析结果的实时准确性。为什么重要说明数据的时效性，这对于制定准确、及时的运营决策至关重要。获取位置该时间戳由数据提取工具或流程在从Brex成功拉取数据后生成。示例 2023-11-20T02:00:00Z2023-11-21T02:00:00Z
	员工姓名 EmployeeName	创建并提交费用报告的员工姓名。
说明该属性指定费用报告所代表的员工姓名。事件用户标识执行操作的人，而员工姓名标识费用报告案例的主体。在分析中，该属性支持按员工跟踪费用，有助于识别经常提交违规报告或报告持续被拒绝的人员，从而判断是否需要额外培训。它还可帮助了解组织内不同员工或岗位的支出模式。为什么重要标识费用报告的归属人，支持在员工个人层面分析提交质量和合规情况。获取位置这是每份费用报告的基础信息，通常关联自Brex中的创建者用户档案。示例 Alice JohnsonRobert WilliamsMaria Garcia
	国家或地区 Country	与员工或费用交易关联的国家或地区。
说明该属性表示员工主要办公地点或成本中心所在的国家或地区。对于全球化企业，这是重要的比较分析维度。按国家或地区分析流程，可以发现流程表现、合规率或支出行为方面的区域差异。例如，由于当地法规或管理结构不同，某个国家的审批时间可能更长。这些洞察有助于在全球范围内统一流程，同时兼顾本地需求。为什么重要支持比较不同地理区域的流程表现和合规情况，对于跨国组织至关重要。获取位置来自Brex中的员工档案信息，通常与中央人力资源系统同步。示例 USACANGBRDEU
	币种 Currency	费用报告总金额使用的币种代码。
说明币种属性用于指定总金额的计价单位，例如USD、EUR或GBP。对于涉及多种币种的跨国组织，这对确保财务分析准确至关重要。该属性确保正确解读财务数据，支持费用金额的汇总和比较，通常还需要将金额换算为统一的报告币种，从而避免直接相加不同币种金额所造成的分析错误。为什么重要确保多币种环境下的财务准确性，并支持正确汇总和报告费用金额。获取位置该字段通常与金额字段一起出现在Brex的费用报告数据中。示例 USDEURGBP
	拒绝原因 RejectionReason	经理或财务用户拒绝费用报告时提供的原因。
说明该属性记录费用报告被拒绝时填写的自由文本或预设原因。它不同于自动政策标记，代表审批人的人工决定。分析拒绝原因是了解流程失败和返工原因的关键，有助于识别常见提交错误、政策不清晰，或员工、经理对政策的误解。这些信息可用于改进培训材料和常见问题解答，最终降低拒绝率和返工率。为什么重要说明人工拒绝发生的原因，提供可用于改进用户培训、减少后续错误的直接反馈。获取位置这通常是审批人在Brex界面执行“拒绝”操作时填写的备注字段。示例选择了错误的费用类别。请提供更详细的业务说明。此项采购未经事先批准。
	政策违规详情 PolicyViolationDetails	对具体违规政策的文字说明。
说明政策违规标记说明发生了违规，而该属性进一步说明违规原因。它包含被违反的具体规则，例如“餐饮费用超过50美元限额”或“超过25美元的费用必须提供收据”。这些详细信息对于“政策违规与返工分析”仪表板非常有价值。通过识别最常见的违规类型，可以开展根因分析，并据此采取针对性措施，例如澄清具体政策、向员工发送提醒，或调整自动化系统规则。为什么重要提供政策违规的根因，支持针对性改进政策、用户培训和系统配置。获取位置该信息通常位于Brex中与被标记费用关联的合规或审核备注部分。示例费用超过类别限额。缺少收据。检测到重复费用。
	是否按时附加收据 ReceiptsAttachedOnTime	用于表示报告提交前是否已附加收据的标记。
说明该计算所得的布尔属性用于衡量是否遵循一项常见流程最佳实践：在提交费用报告审核前附加所有必要收据。如果某个案例中“收据已附加”活动发生在“费用报告已提交”活动之前，则设置为true。该标记直接支持“收据遵循情况与影响”仪表板和“收据附加遵循率”KPI。分析该属性有助于量化收据延迟或缺失的发生频率，并将其与延迟、拒绝和返工等流程结果关联起来。为什么重要衡量收据提交政策的遵循情况，帮助识别流程延迟和拒绝的常见根因。获取位置流程挖掘工具通过比较每个案例中“收据已附加”和“费用报告已提交”活动的时间戳计算得出。示例 truefalse
	是否自动化 IsAutomated	用于表示活动是否由系统用户或机器人执行的布尔标记。
说明该属性用于识别活动是由系统自动执行，例如自动政策检查，还是由人工用户执行，例如手动审批。区分自动化和人工活动对于了解流程自动化程度至关重要。它有助于评估基于规则的系统是否有效，并发现进一步自动化的机会。例如，可以比较自动批准的报告数量与需要人工干预的报告数量，为提高无接触处理率提供依据。为什么重要帮助衡量流程自动化程度，并识别哪些步骤由人工执行、哪些步骤由系统执行。获取位置通常通过检查事件关联的用户来推断。系统生成的事件通常关联通用的“system”或“bot”用户。示例 truefalse
	是否返工 IsRework	如果报告至少被退回修改过一次，则该计算标记为true。
说明此布尔属性根据流程顺序计算得出。如果某份费用报告的历史记录中包含“报告已退回修改”活动，则该属性设置为`true`。这样可以简单标记并分析经历过返工的案例。该标记用于计算“费用报告返工率”KPI，并驱动“政策违规与返工分析”仪表板。借助它，您可以轻松比较顺利完成流程的案例与被退回的案例，从而量化返工所耗费的时间和成本。为什么重要识别需要额外处理和更正的费用报告，支持分析返工的原因和成本。获取位置该属性不来自源系统，而是通过检查案例的活动序列是否包含“报告已退回修改”或类似返工活动计算得出。示例 truefalse
	源系统 SourceSystem	提取数据的系统。
说明该属性用于标识流程数据的来源，在此处为“Brex”。当需要整合多个系统的数据以获得完整流程视图时，它对于数据治理和可追溯性尤为重要。在分析中，如果涉及多个源系统，该属性可用于筛选和分段数据，确保根据数据来源正确解读指标和流程地图。在单系统视图中，它还可持续验证数据来源。为什么重要提供数据来源的关键信息，确保可追溯性，并支持在多系统环境中正确筛选数据。获取位置这是一个静态值“Brex”，通常在数据提取和转换阶段添加。示例 BrexBrex-API-v2.1
	结束时间 EndTime	表示活动完成时间的时间戳。
说明 StartTime（EventTime）标记活动开始，EndTime标记活动结束。它尤其适用于具有持续时间的活动，例如“经理审核开始”和“经理已批准”。同时记录活动的开始和结束时间，可以准确计算处理时间，并将其与活动开始前的等待时间区分开来。这有助于准确衡量实际执行工作的耗时，是瓶颈分析的重要组成部分。为什么重要支持准确计算活动处理时间，并将其与等待时间区分开来，从而提高瓶颈分析的准确性。获取位置 EndTime通常是序列中下一项活动的StartTime，也可能是源数据中为具有明确持续时间的活动提供的专用字段。示例 2023-10-26T10:05:12Z2023-10-26T14:40:00Z2023-10-27T09:15:25Z
	费用类别 ExpenseCategory	分配给费用的类别，例如差旅、餐饮或软件。
说明费用类别是员工用于描述费用性质的分类，服务于会计、预算和政策执行。在流程挖掘中，按类别划分费用可以更细致地观察流程。例如，可以判断国际差旅等特定类别是否具有更长的审批周期或更高的拒绝率，从而支持针对不同支出类型优化政策和流程。为什么重要支持按支出类型分析流程，帮助发现不同费用类型的行为差异或瓶颈。获取位置这是费用明细项中的标准字段。如果一份报告包含多个类别，则需要将其汇总到费用报告层级。示例机票餐饮与娱乐软件订阅办公用品
	首次审批通过 FirstPassApproval	用于表示报告是否在未被拒绝或退回修改的情况下获批的标记。
说明该计算所得的布尔属性用于识别流程效率最高的实例。只有当费用报告从提交到最终批准的整个流程中从未被拒绝或退回修改时，才设置为true。这是“首次审批通过率”KPI的基础，也是衡量流程质量和效率的重要指标。较高的通过率表明员工提交的报告质量较高、符合政策，且审批流程清晰顺畅。分析未能首次通过审批的报告特征，有助于定位流程中的摩擦点和错误来源。为什么重要通过识别无阻碍完成流程的报告，衡量初次提交质量和核心工作流效率。获取位置该属性由流程挖掘平台通过分析每个案例的活动序列，检查其中是否不存在拒绝或修改活动来计算。示例 truefalse

必需建议可选

费用管理活动

以下是应在事件日志中记录的关键流程步骤和里程碑，用于准确发现费用管理流程。

7 建议 7 可选

	活动	说明
	会计已入账	表示费用数据成功记入公司总账或ERP系统的最后一步。至此，费用报告的财务对账完成。
为什么重要此活动确认从财务会计角度看流程已经完成。报销与入账之间的延迟可能表明系统集成或会计工作流存在问题。获取位置通常通过API确认，或与会计系统成功同步后的状态更新采集。事件时间戳反映入账时间。采集集成ERP或会计软件成功回调API或更新状态后记录。事件类型 explicit
	已创建费用报销单	此活动表示员工启动费用报告。当系统生成新的费用报告记录，无论是草稿还是已添加初始费用项目时，都会记录此事件。
为什么重要这是流程的主要开始事件。分析从此时到提交之间的时间，有助于了解员工行为以及费用报告提交前可能存在的延误。获取位置此事件通常取自Brex数据库中费用报告对象或记录的创建时间戳，应对应与Expense Report ID关联的最早时间戳。采集根据费用报告头记录的创建日期识别。事件类型 explicit
	已提交费用报销单	员工正式提交已完成的费用报告以供审批时，会发生此活动。这是由用户发起的关键操作，会将报告状态从“Draft”或“Open”变更为“Pending Approval”。
为什么重要这是正式启动审批工作流的重要里程碑。从提交到最终审批之间的时间，是整体周期时间的关键组成部分。获取位置此事件通常会明确记录在审计日志中，也可以根据状态变更为“Submitted”或“Pending Manager Approval”及对应时间戳推断得出。采集从事件日志或费用报告记录中的“submission_timestamp”字段获取。事件类型 explicit
	报销单已退回修改	经理或财务审批人将报告退回员工进行更正。此操作不同于直接拒绝，会启动返工循环。
为什么重要此活动是返工的主要指标。跟踪其发生频率对于“Expense Report Rework Rate”KPI和“Policy Violation & Rework Analysis”仪表板至关重要。获取位置通常可根据状态变更为“Needs Revision”或“Sent Back”推断得出。系统应记录该状态更新的时间戳。采集根据状态变更为“Needs Revision”等状态推断，通常还会附带评论。事件类型 inferred
	报销已执行	此活动标志着款项实际发放给员工的时刻。从员工视角看，这是最后一步，也意味着流程成功结束。
为什么重要这是流程的主要成功终点。计算“端到端平均周期时间”和“报销执行延迟”KPI时必须使用该终点，并直接影响员工满意度。获取位置应从付款交易日志或银行、支付处理商返回的API确认中采集此事件。它对应实际付款执行日期。采集从包含执行时间戳的付款交易日志中采集。事件类型 explicit
	经理已批准	一级经理已审核费用报告并批准其进入后续处理阶段。这是推动报告进入下一阶段的关键决策点，下一阶段通常是财务审核或自动审批。
为什么重要此里程碑表示初始审批步骤完成，对于跟踪审批周期时间、经理工作量和“First-Pass Approval Rate”至关重要。获取位置此事件通常会明确记录在审批历史表或审计轨迹中，其中包含审批人ID和时间戳。采集从事件日志或状态变更为“Manager Approved”及其对应时间戳获取。事件类型 explicit
	财务已批准	财务部门已完成审核，并对费用报告作出最终批准。这是处理报销前的最后一道审批关卡。
为什么重要这是授权付款的关键里程碑，也是衡量完整审批周期的终点，以及衡量“Reimbursement Execution Lag”KPI的起点。获取位置此事件应明确记录在审批历史或审计轨迹中，并包含最终审批人的ID和时间戳。采集从事件日志或状态变更为“Finance Approved”或“Approved for Payment”获取。事件类型 explicit
	已安排报销	最终批准后，费用报告会进入即将执行的报销批次，等待付款。此活动表示从审批系统向支付系统交接。
为什么重要此步骤可以揭示最终批准与实际付款处理之间的延误，帮助区分审批瓶颈和支付系统低效。获取位置可以根据状态变更为“Ready for Payment”或“Scheduled”推断，也可能在系统与独立支付系统或ERP系统集成时作为明确事件记录。采集根据状态变更为“待付款”或创建付款批次记录推断。事件类型 inferred
	已标记政策违规	表示系统或人工发现报告中的一个或多个费用项目违反公司政策。系统规则触发或审核人员手动标记问题时，都可以记录此事件。
为什么重要此活动对于“Policy Violation & Rework Analysis”仪表板和“Policy Violation Rate”KPI至关重要，有助于识别常见合规问题和需要澄清的政策领域。获取位置根据“Policy Violation Flag”属性被设置为true推导得出。时间戳应为该标记状态最后更新的时间。采集根据表示政策违规的布尔标记或状态字段变化推断。事件类型 inferred
	已附加收据	表示用户将收据图片或文档上传或附加到费用明细项的操作。通常会为每个附件记录一个带时间戳的明确事件。
为什么重要跟踪此活动对于“Receipt Adherence & Impact”仪表板至关重要，有助于判断延误或拒绝是否与收据缺失或提交延迟相关。获取位置此事件通常记录在将附件与费用明细项关联的相关表中。每条附件记录都应有自己的创建时间戳。采集用户成功上传与费用明细关联的文件时记录。事件类型 explicit
	经理审核已开始	表示费用报告进入经理审批队列的时间。通常可根据提交后报告状态变更为“Pending Manager Approval”推断得出。
为什么重要这标志着第一阶段审批开始。从此时到“Manager Approved”或“Manager Rejected”的持续时间，是“Average Manager Review Time”KPI的关键指标。获取位置根据费用报告状态变更为“Pending Manager Approval”或类似状态时的时间戳推断。它通常与“Expense Report Submitted”事件同时发生。采集根据状态变更为“Pending Manager Approval”时的时间戳推断。事件类型 inferred
	经理已拒绝	一级经理已审核并拒绝费用报告。此操作通常会终止流程，或将报告退回员工进行更正。
为什么重要此活动代表负面结果和流程例外，对于计算“Expense Report Rejection Rate”以及识别第一审批层级的失败原因至关重要。获取位置与审批操作类似，此事件应明确记录在审批历史表或审计轨迹中，并包含时间戳和原因代码。采集从事件日志或状态变更为“Manager Rejected”及其对应时间戳获取。事件类型 explicit
	财务审核已开始	表示费用报告进入财务或会计部门队列进行最终审核的时间。通常可根据经理批准后的状态变更推断得出。
为什么重要这标志着最终且通常最关键的审批阶段开始。分析其持续时间有助于识别财务部门中的瓶颈。获取位置根据经理批准后报告状态变更为“Pending Finance Approval”或类似状态时的时间戳推断。采集根据状态变更为“Pending Finance Review”时的时间戳推断。事件类型 inferred
	财务已拒绝	财务部门拒绝了费用报告，通常原因包括政策、合规或材料问题。这是会终止流程的最终拒绝。
为什么重要这是关键的例外事件。分析其发生频率和原因，对于了解合规失效情况以及计算整体“Expense Report Rejection Rate”至关重要。获取位置与其他审批决策一样，此事件应明确记录在审计轨迹中，并包含审批人ID、时间戳和原因。采集从事件日志或状态变更为“Finance Rejected”获取。事件类型 explicit

建议可选

提取指南

如何从Brex获取数据

步骤

登录Brex：使用具有Administrator或Bookkeeper权限的账户访问Brex仪表板，因为只有这些角色才能查看和导出全公司的费用数据。
进入费用：在左侧导航菜单中选择“Expenses”，进入费用管理仪表板。
查看公司费用：在Expenses部分进入显示全部公司费用的视图，名称可能为“Company expenses”或类似名称。
应用筛选条件：配置筛选条件以获取所需数据集。设置具体日期范围，例如最近6个月，以获得有代表性的流程视图。确保包含所有费用状态，例如Draft、Pending、Approved、Rejected和Paid，从而覆盖每份报告的完整生命周期。
开始导出：找到并点击“Export”按钮，系统将打开导出配置对话框或新页面。
配置导出设置：选择“CSV”作为导出格式。在列选择中，确保包含所有与ID、金额、用户、部门、状态相关的字段，尤其是所有可用时间戳，例如Created、Submitted、Approved、Paid和Exported日期。完整记录时间戳是构建事件日志的关键。
下载CSV文件：确认选择并将生成的CSV文件下载到本地设备。该文件包含原始交易数据。
了解数据格式：导出文件是基于状态的日志，每行对应一笔费用或一份报告，并包含多个日期列。要用于流程挖掘，必须将其转换为事件日志，使每行对应一个活动。
转换数据：使用Microsoft Excel、Google Sheets等电子表格工具打开CSV，或使用Python等脚本语言处理。对于原始导出的每一行，在最终事件日志中为每个相关活动时间戳创建一行新记录。例如，一行费用报告包含提交、经理审批和付款时间戳时，应在新文件中转换为三行独立记录。
将列映射到事件日志架构：转换数据时，将Brex导出列映射到所需的事件日志结构。Expense ID映射为ExpenseReportId，每个时间戳列映射为对应活动的EventTime，活动名称，例如“Expense Report Submitted”，设置为ActivityName。
保存最终事件日志：转换完成后，确保表格为长格式，并包含ExpenseReportId、ActivityName和EventTime列，然后将文件另存为新的CSV。该文件现已符合上传到流程挖掘工具的格式。

配置

用户权限：需要在Brex中拥有Administrator或Bookkeeper角色，才能访问并导出所有员工的费用数据。
日期范围：建议导出3至6个月的数据，以便开展有意义的分析。导出超过一年的数据可能速度较慢，并生成非常大的文件。
状态筛选：为覆盖从开始到结束的完整流程，请确保状态筛选包含所有状态，例如Draft、Pending Approval、Approved、Rejected和Paid。
导出列：导出时选择所有可用列。这对于获取EmployeeDepartment和TotalAmount等属性至关重要，尤其有助于获取准确重建流程时间线所需的全部时间戳。

a 示例查询 sql

/*
 This script represents the data transformation logic to be applied to the downloaded
 Brex CSV file. Treat the CSV as a source table named 'brex_export'.
 Column names like 'ExpenseReportId', 'CreatedAt', 'SubmittedAt', 'ManagerApprovedAt',
 'PolicyViolationReason', 'FinanceApprovedAt', 'RejectedAt', 'RevisionRequestedAt',
 'ReimbursementScheduledAt', 'ReimbursementExecutedAt', and 'PostedToLedgerAt' are
 representative and should be mapped to the actual column names in your export file.
*/

SELECT
  ExpenseReportId,
  'Expense Report Created' AS ActivityName,
  CreatedAt AS EventTime,
  TotalAmount,
  EmployeeDepartment,
  EventUser,
  ReportStatus,
  CASE WHEN PolicyViolationReason IS NOT NULL THEN 'true' ELSE 'false' END AS PolicyViolationFlag
FROM brex_export
WHERE CreatedAt IS NOT NULL

UNION ALL

SELECT
  ExpenseReportId,
  'Receipts Attached' AS ActivityName,
  ReceiptAttachedAt AS EventTime, -- Note: This timestamp may not be available and might need to be inferred.
  TotalAmount,
  EmployeeDepartment,
  EventUser,
  ReportStatus,
  CASE WHEN PolicyViolationReason IS NOT NULL THEN 'true' ELSE 'false' END AS PolicyViolationFlag
FROM brex_export
WHERE ReceiptAttachedAt IS NOT NULL

UNION ALL

SELECT
  ExpenseReportId,
  'Expense Report Submitted' AS ActivityName,
  SubmittedAt AS EventTime,
  TotalAmount,
  EmployeeDepartment,
  EventUser,
  ReportStatus,
  CASE WHEN PolicyViolationReason IS NOT NULL THEN 'true' ELSE 'false' END AS PolicyViolationFlag
FROM brex_export
WHERE SubmittedAt IS NOT NULL

UNION ALL

SELECT
  ExpenseReportId,
  'Policy Violation Flagged' AS ActivityName,
  PolicyViolationFlaggedAt AS EventTime, -- Note: This specific timestamp may need to be inferred from the submission or review time.
  TotalAmount,
  EmployeeDepartment,
  'System' AS EventUser,
  ReportStatus,
  'true' AS PolicyViolationFlag
FROM brex_export
WHERE PolicyViolationReason IS NOT NULL

UNION ALL

SELECT
  ExpenseReportId,
  'Manager Review Started' AS ActivityName,
  SubmittedAt AS EventTime, -- This event is inferred to start immediately upon submission.
  TotalAmount,
  EmployeeDepartment,
  ManagerName AS EventUser,
  ReportStatus,
  CASE WHEN PolicyViolationReason IS NOT NULL THEN 'true' ELSE 'false' END AS PolicyViolationFlag
FROM brex_export
WHERE SubmittedAt IS NOT NULL

UNION ALL

SELECT
  ExpenseReportId,
  'Manager Approved' AS ActivityName,
  ManagerApprovedAt AS EventTime,
  TotalAmount,
  EmployeeDepartment,
  ManagerName AS EventUser,
  ReportStatus,
  CASE WHEN PolicyViolationReason IS NOT NULL THEN 'true' ELSE 'false' END AS PolicyViolationFlag
FROM brex_export
WHERE ManagerApprovedAt IS NOT NULL

UNION ALL

SELECT
  ExpenseReportId,
  'Manager Rejected' AS ActivityName,
  RejectedAt AS EventTime,
  TotalAmount,
  EmployeeDepartment,
  ManagerName AS EventUser,
  'Rejected' AS ReportStatus,
  CASE WHEN PolicyViolationReason IS NOT NULL THEN 'true' ELSE 'false' END AS PolicyViolationFlag
FROM brex_export
WHERE RejectedAt IS NOT NULL AND FinanceApprovedAt IS NULL -- Assumes rejection before finance approval is a manager rejection.

UNION ALL

SELECT
  ExpenseReportId,
  'Report Sent For Revision' AS ActivityName,
  RevisionRequestedAt AS EventTime,
  TotalAmount,
  EmployeeDepartment,
  ApproverName AS EventUser,
  'Needs Revision' AS ReportStatus,
  CASE WHEN PolicyViolationReason IS NOT NULL THEN 'true' ELSE 'false' END AS PolicyViolationFlag
FROM brex_export
WHERE RevisionRequestedAt IS NOT NULL

UNION ALL

SELECT
  ExpenseReportId,
  'Finance Review Started' AS ActivityName,
  ManagerApprovedAt AS EventTime, -- This event is inferred to start immediately after manager approval.
  TotalAmount,
  EmployeeDepartment,
  '[Configure Finance Reviewer]' AS EventUser,
  ReportStatus,
  CASE WHEN PolicyViolationReason IS NOT NULL THEN 'true' ELSE 'false' END AS PolicyViolationFlag
FROM brex_export
WHERE ManagerApprovedAt IS NOT NULL

UNION ALL

SELECT
  ExpenseReportId,
  'Finance Approved' AS ActivityName,
  FinanceApprovedAt AS EventTime,
  TotalAmount,
  EmployeeDepartment,
  '[Configure Finance Reviewer]' AS EventUser,
  ReportStatus,
  CASE WHEN PolicyViolationReason IS NOT NULL THEN 'true' ELSE 'false' END AS PolicyViolationFlag
FROM brex_export
WHERE FinanceApprovedAt IS NOT NULL

UNION ALL

SELECT
  ExpenseReportId,
  'Finance Rejected' AS ActivityName,
  RejectedAt AS EventTime,
  TotalAmount,
  EmployeeDepartment,
  '[Configure Finance Reviewer]' AS EventUser,
  'Rejected' AS ReportStatus,
  CASE WHEN PolicyViolationReason IS NOT NULL THEN 'true' ELSE 'false' END AS PolicyViolationFlag
FROM brex_export
WHERE RejectedAt IS NOT NULL AND ManagerApprovedAt IS NOT NULL -- Assumes rejection after manager approval is a finance rejection.

UNION ALL

SELECT
  ExpenseReportId,
  'Reimbursement Scheduled' AS ActivityName,
  ReimbursementScheduledAt AS EventTime,
  TotalAmount,
  EmployeeDepartment,
  'System' AS EventUser,
  'Processing Payment' AS ReportStatus,
  CASE WHEN PolicyViolationReason IS NOT NULL THEN 'true' ELSE 'false' END AS PolicyViolationFlag
FROM brex_export
WHERE ReimbursementScheduledAt IS NOT NULL

UNION ALL

SELECT
  ExpenseReportId,
  'Reimbursement Executed' AS ActivityName,
  ReimbursementExecutedAt AS EventTime,
  TotalAmount,
  EmployeeDepartment,
  'System' AS EventUser,
  'Paid' AS ReportStatus,
  CASE WHEN PolicyViolationReason IS NOT NULL THEN 'true' ELSE 'false' END AS PolicyViolationFlag
FROM brex_export
WHERE ReimbursementExecutedAt IS NOT NULL

UNION ALL

SELECT
  ExpenseReportId,
  'Accounting Posted' AS ActivityName,
  PostedToLedgerAt AS EventTime,
  TotalAmount,
  EmployeeDepartment,
  'System' AS EventUser,
  'Closed' AS ReportStatus,
  CASE WHEN PolicyViolationReason IS NOT NULL THEN 'true' ELSE 'false' END AS PolicyViolationFlag
FROM brex_export
WHERE PostedToLedgerAt IS NOT NULL;

步骤

前提条件：确保系统已安装Python 3.6或更高版本。在终端运行以下命令安装所需的pandas和requests库：pip install pandas requests。
生成Brex API令牌：登录Brex仪表板，进入Developer部分并生成新的User Token。创建令牌时，必须授予以下权限范围，以访问所需数据：team:read、transactions:read和expenses:read。请妥善保存生成的令牌。
设置Python脚本：创建名为extract_brex_expenses.py的新文件，将“Query”部分提供的完整Python脚本复制到该文件中。
配置脚本参数：打开extract_brex_expenses.py，更新顶部的占位变量。将API_TOKEN设置为第2步生成的令牌，并将START_DATE和END_DATE变量调整为所需提取期间，格式为“YYYY-MM-DD”。
执行脚本：在终端运行python extract_brex_expenses.py。脚本将连接Brex API，获取指定日期范围内的费用数据，并自动处理分页。
处理和转换数据：脚本处理API返回的原始JSON数据，遍历每份费用报告及其状态历史，为从创建到会计同步的14项必需流程活动分别生成记录。
生成事件日志：脚本运行完成后，会在同一目录生成名为brex_expense_event_log.csv的CSV文件。该文件就是事件日志，每行对应一个活动。
准备上传：生成的CSV文件已按ProcessMind要求格式化，无需进一步转换。现在可以将其直接上传到ProcessMind项目。

配置

API令牌：需要使用Brex Developer仪表板中的User Token。令牌必须启用team:read、transactions:read和expenses:read权限范围。
日期范围：脚本包含START_DATE和END_DATE变量。初次分析建议提取3至6个月的数据，以确保数据具有代表性，同时避免造成过大负载。
分页限制：脚本已设置每次API调用最多请求100笔费用（limit=100），并使用API提供的next_cursor自动处理分页，以获取指定日期范围内的全部记录。
性能注意事项：提取超过一年数据时，由于API速率限制和待处理数据量较大，脚本可能需要运行数分钟。建议在业务低峰期执行大规模提取。
数据粒度：脚本根据费用对象及其状态历史提取事件，并假设流程采用标准工作流。自定义审批流程可能需要调整脚本处理逻辑。

a 示例查询 python

import requests
import pandas as pd
import os
from datetime import datetime, timezone

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your Brex User Token
API_TOKEN = class="hl-string">"[Your Brex API Token]"
class=class="hl-string">"hl-comment"># Set the desired date range for the extraction (YYYY-MM-DD)
START_DATE = class="hl-string">"2023-01-01"
END_DATE = class="hl-string">"2023-12-31"
OUTPUT_FILENAME = class="hl-string">"brex_expense_event_log.csv"

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- API and Headers ---
API_URL = class="hl-string">"https://platform.brex.com/v2/expenses"
HEADERS = {
    class="hl-string">"Authorization": fclass="hl-string">"Bearer {API_TOKEN}",
    class="hl-string">"Content-Type": class="hl-string">"application/json",
}

def fetch_expenses(start_date, end_date):
    class="hl-string">"""Fetches all expenses within a date range, handling pagination."""
    all_expenses = []
    cursor = None
    print(fclass="hl-string">"Fetching expenses from {start_date} to {end_date}...")

    while True:
        params = {
            class="hl-string">"limit": 100,
            class="hl-string">"updated_at_start": fclass="hl-string">"{start_date}T00:00:00Z",
        }
        if cursor:
            params[class="hl-string">'cursor'] = cursor

        response = requests.get(API_URL, headers=HEADERS, params=params)
        response.raise_for_status()  class=class="hl-string">"hl-comment"># Will raise an exception for HTTP error codes
        data = response.json()
        
        expenses = data.get(class="hl-string">'items', [])
        if not expenses:
            break

        for expense in expenses:
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Filter expenses to be within the specified end date
            updated_at = datetime.fromisoformat(expense[class="hl-string">'updated_at'].replace(class="hl-string">'Z', class="hl-string">'+00:00'))
            if updated_at.strftime(class="hl-string">'%Y-%m-%d') <= end_date:
                all_expenses.append(expense)
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Stop if we've gone past our end date or there are no more pages
        last_expense_date = datetime.fromisoformat(expenses[-1][class="hl-string">'updated_at'].replace(class="hl-string">'Z', class="hl-string">'+00:00')).strftime(class="hl-string">'%Y-%m-%d')
        if last_expense_date > end_date or not data.get(class="hl-string">'next_cursor'):
            break

        cursor = data.get(class="hl-string">'next_cursor')
        print(fclass="hl-string">"Fetched {len(all_expenses)} expenses so far...")

    print(fclass="hl-string">"Total expenses fetched: {len(all_expenses)}")
    return all_expenses

def process_expenses_to_events(expenses):
    class="hl-string">"""Transforms raw expense data into a structured event log."""
    event_log = []

    for expense in expenses:
        report_id = expense[class="hl-string">'id']
        total_amount = expense.get(class="hl-string">'original_amount', {}).get(class="hl-string">'amount', 0) / 100.0
        employee_department = expense.get(class="hl-string">'user', {}).get(class="hl-string">'department', {}).get(class="hl-string">'name')
        submitter_user = expense.get(class="hl-string">'user', {}).get(class="hl-string">'name')

        common_attributes = {
            class="hl-string">'ExpenseReportId': report_id,
            class="hl-string">'TotalAmount': total_amount,
            class="hl-string">'EmployeeDepartment': employee_department,
            class="hl-string">'ReportStatus': expense.get(class="hl-string">'status'),
            class="hl-string">'PolicyViolationFlag': bool(expense.get(class="hl-string">'policy_violations'))
        }

        class=class="hl-string">"hl-comment"># 1. Expense Report Created
        event_log.append({
            **common_attributes,
            class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Expense Report Created',
            class="hl-string">'EventTime': expense[class="hl-string">'created_at'],
            class="hl-string">'EventUser': submitter_user
        })

        class=class="hl-string">"hl-comment"># 2. Receipts Attached
        if expense.get(class="hl-string">'receipts'):
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Use the memo_updated_at as a proxy for when receipts/memos were last touched
            event_time = expense.get(class="hl-string">'memo_updated_at') or expense[class="hl-string">'updated_at']
            event_log.append({
                **common_attributes,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Receipts Attached',
                class="hl-string">'EventTime': event_time,
                class="hl-string">'EventUser': submitter_user
            })

        class=class="hl-string">"hl-comment"># 3. Policy Violation Flagged
        if common_attributes[class="hl-string">'PolicyViolationFlag']:
            event_log.append({
                **common_attributes,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Policy Violation Flagged',
                class="hl-string">'EventTime': expense[class="hl-string">'updated_at'], class=class="hl-string">"hl-comment"># Inferred timestamp
                class="hl-string">'EventUser': class="hl-string">'System'
            })

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Process status history for workflow events
        if expense.get(class="hl-string">'status_history'):
            for history_item in sorted(expense[class="hl-string">'status_history'], key=lambda x: x[class="hl-string">'commented_at']):
                activity_name = None
                status = history_item[class="hl-string">'status']
                event_time = history_item[class="hl-string">'commented_at']
                event_user = history_item.get(class="hl-string">'user', {}).get(class="hl-string">'name', class="hl-string">'System')

                if status == class="hl-string">'PENDING_APPROVAL':
                    event_log.append({**common_attributes, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Expense Report Submitted', class="hl-string">'EventTime': event_time, class="hl-string">'EventUser': submitter_user})
                    event_log.append({**common_attributes, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Manager Review Started', class="hl-string">'EventTime': event_time, class="hl-string">'EventUser': event_user})
                elif status == class="hl-string">'APPROVED':
                    class=class="hl-string">"hl-comment"># Differentiate Manager vs Finance approval by sequence, a common simplification
                    manager_approved_exists = any(e[class="hl-string">'ActivityName'] == class="hl-string">'Manager Approved' and e[class="hl-string">'ExpenseReportId'] == report_id for e in event_log)
                    if not manager_approved_exists:
                        event_log.append({**common_attributes, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Manager Approved', class="hl-string">'EventTime': event_time, class="hl-string">'EventUser': event_user})
                        class=class="hl-string">"hl-comment"># Infer Finance Review Started right after manager approval
                        event_log.append({**common_attributes, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Finance Review Started', class="hl-string">'EventTime': event_time, class="hl-string">'EventUser': None})
                    else:
                        event_log.append({**common_attributes, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Finance Approved', class="hl-string">'EventTime': event_time, class="hl-string">'EventUser': event_user})
                elif status == class="hl-string">'REJECTED':
                    class=class="hl-string">"hl-comment"># Differentiate Manager vs Finance rejection by sequence
                    manager_approved_exists = any(e[class="hl-string">'ActivityName'] == class="hl-string">'Manager Approved' and e[class="hl-string">'ExpenseReportId'] == report_id for e in event_log)
                    if not manager_approved_exists:
                        event_log.append({**common_attributes, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Manager Rejected', class="hl-string">'EventTime': event_time, class="hl-string">'EventUser': event_user})
                    else:
                        event_log.append({**common_attributes, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Finance Rejected', class="hl-string">'EventTime': event_time, class="hl-string">'EventUser': event_user})
                elif status == class="hl-string">'NEEDS_REVIEW':
                    event_log.append({**common_attributes, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Report Sent For Revision', class="hl-string">'EventTime': event_time, class="hl-string">'EventUser': event_user})
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Reimbursement and Accounting Events
        payment_status = expense.get(class="hl-string">'payment_status')
        if payment_status in [class="hl-string">'PROCESSING', class="hl-string">'PAID']:
             event_log.append({**common_attributes, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Reimbursement Scheduled', class="hl-string">'EventTime': expense[class="hl-string">'updated_at'], class="hl-string">'EventUser': class="hl-string">'System'})
        if payment_status == class="hl-string">'PAID':
             event_log.append({**common_attributes, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Reimbursement Executed', class="hl-string">'EventTime': expense.get(class="hl-string">'payment_details',{}).get(class="hl-string">'paid_at') or expense[class="hl-string">'updated_at'], class="hl-string">'EventUser': class="hl-string">'System'})

        if expense.get(class="hl-string">'accounting_sync_status') == class="hl-string">'SYNCED':
            event_log.append({**common_attributes, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Accounting Posted', class="hl-string">'EventTime': expense.get(class="hl-string">'synced_at') or expense[class="hl-string">'updated_at'], class="hl-string">'EventUser': class="hl-string">'System'})

    return event_log

if __name__ == class="hl-string">"__main__":
    try:
        raw_expenses = fetch_expenses(START_DATE, END_DATE)
        if raw_expenses:
            event_data = process_expenses_to_events(raw_expenses)
            df = pd.DataFrame(event_data)
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Ensure required columns are present and ordered correctly
            df = df[[class="hl-string">'ExpenseReportId', class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'EventTime', class="hl-string">'TotalAmount', class="hl-string">'EmployeeDepartment', class="hl-string">'EventUser', class="hl-string">'ReportStatus', class="hl-string">'PolicyViolationFlag']]
            df.sort_values(by=[class="hl-string">'ExpenseReportId', class="hl-string">'EventTime'], inplace=True)
            df.to_csv(OUTPUT_FILENAME, index=False)
            print(fclass="hl-string">"Successfully created event log: {OUTPUT_FILENAME}")
        else:
            print(class="hl-string">"No expenses found for the given date range.")
    except requests.exceptions.HTTPError as e:
        print(fclass="hl-string">"An HTTP error occurred: {e}")
        print(fclass="hl-string">"Response body: {e.response.text}")
    except Exception as e:
        print(fclass="hl-string">"An unexpected error occurred: {e}")

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