您的信用管理与催收数据模板

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您的信用管理与催收数据模板

您的信用管理与催收数据模板

此模板全面介绍如何为信用管理与催收流程分析收集正确数据,涵盖必要的属性和活动,并提供实用的提取指导,帮助您快速开始。遵循这些建议,可确保数据适用于深入的流程分析与改进。
  • 建议收集的属性
  • 需要跟踪的关键活动
  • NetSuite数据提取指南
刚接触事件日志?了解 如何创建流程挖掘事件日志.

信用管理与催收属性

以下是建议纳入事件日志的数据字段,可用于深入分析您的信用管理与催收流程。
3 必需 5 建议 13 可选
名称 说明
事件时间
EventTime
表示活动发生时间的时间戳。
说明

此属性记录流程中每项活动的准确日期和时间,是所有基于时间的分析的基础,包括计算周期时间、持续时间和步骤间等待时间。在NetSuite中,该时间戳通常是相关记录或系统备注的创建日期或最后修改日期。

为什么重要

它支持计算所有与时间相关的绩效指标,例如周期时间和瓶颈,这些指标对效率分析至关重要。

获取位置

数据来源于各种记录中的日期字段。例如,'Invoice Generated'使用Invoice记录的'Date Created',状态变化则使用System Note中的时间戳。

示例
2023-01-15T10:00:00Z2023-02-01T14:30:00Z2023-02-15T09:05:00Z
发票编号
InvoiceNumber
每张客户发票的唯一标识符。
说明

Invoice Number是主要案例标识符,可将与特定应收账款相关的所有活动唯一关联起来。借助它,您可以全面分析从发票创建、后续信用管理操作,到最终付款或通过催收解决的完整生命周期。在NetSuite中,它通常对应交易类型为'Invoice'时的Transaction ID。

为什么重要

这是追踪发票从生成到结算全过程的关键字段,可支持端到端流程分析。

获取位置

通常指NetSuite发票记录中的'Transaction ID'字段(内部ID:tranid)。

示例
INV0012345INV0054321INV0098765
活动名称
ActivityName
特定时间点发生的业务活动名称。
说明

该属性描述信贷与催收流程中的具体步骤或事件,例如“发票已生成”“已收到付款”或“争议已登记”。分析这些活动的顺序和频率是流程挖掘的核心,有助于揭示实际流程、偏差和瓶颈。

为什么重要

该属性构成流程图的基础,支持流程的可视化和分析。

获取位置

此字段通常根据交易记录(如Invoice、Customer Payment)的状态变化,或系统备注、催收活动自定义记录、CRM任务等相关记录生成。

示例
发票已生成逾期提醒已发送已收到付款发票已核销
到期日
DueDate
发票付款应到期的日期。
说明

Due Date是合同约定的付款日期,是判断付款是否按时或逾期的基准。该属性对于计算'On-Time Payment Rate'等KPI,以及在到期日过后触发催收活动至关重要。

为什么重要

它是衡量付款及时性的主要基准,对于计算逾期天数和监控付款条款合规情况至关重要。

获取位置

这是Invoice交易记录中的'Due Date'字段(内部ID:duedate)。

示例
2023-02-142023-03-312023-04-15
发票状态
InvoiceStatus
发票当前所处的生命周期状态。
说明

表示发票当前状态,例如'Open'、'Paid In Full'或'Overdue'。它可用于筛选和分析当前有效或存在问题的发票。'Overdue Invoices Aging and Status'仪表板依靠此属性展示未收应收账款的状态概览。

为什么重要

支持按发票生命周期的具体阶段筛选和聚焦分析,例如未结、逾期或存在争议的发票。

获取位置

对应Invoice交易记录中的'Status'字段(内部ID:status)。

示例
未结全额付款逾期
发票金额
InvoiceAmount
发票的货币总价值。
说明

表示发票应付总额。这是几乎所有分析都会使用的关键财务属性,例如识别延迟付款的财务影响,或分析高价值发票的核销情况。它为催收优先级排序提供重要依据。

为什么重要

为流程提供财务背景,支持按金额分析,例如优先催收高价值逾期发票。

获取位置

这是Invoice交易记录中的'Amount (Total)'字段(内部ID:total)。

示例
1500.00250.5012500.75
客户ID
CustomerId
与发票关联的客户唯一标识符。
说明

此属性将发票关联到NetSuite中的特定客户实体,对于按客户或客户群体细分数据、分析流程绩效至关重要。例如,您可以比较战略客户与中小企业客户的付款行为或争议率。

为什么重要

支持以客户为中心的分析,帮助识别经常延迟付款、提出争议或遵循非标准流程的客户。

获取位置

这是Invoice交易记录中的'Customer'字段(内部ID:entity)。

示例
CUST001CUST002CUST003
客户细分
CustomerSegment
根据规模、行业或地区等维度对客户进行的分类。
说明

Customer Segment将客户划分为有意义的群组,例如'Enterprise'、'SMB'和'Public Sector'。此属性对于'Collection Strategy Performance by Segment'仪表板至关重要,可用于比较不同客户细分中催收方式的成效,并根据各群体的独特行为调整策略。

为什么重要

支持定向分析,判断特定流程问题或付款行为是否集中在某些客户群体中。

获取位置

这通常是NetSuite客户记录中的自定义字段,需要将数据从Customer记录关联到Invoice交易。

示例
企业客户中端市场SMB
业务单元
BusinessUnit
与交易关联的业务单元或子公司。
说明

表示开具发票的具体业务单元、部门或子公司。在NetSuite OneWorld账户中,通常对应'Subsidiary'字段。它支持按组织不同部分细分流程分析,用于比较绩效并识别特定部门的问题。

为什么重要

支持比较不同组织单元的流程绩效,揭示可能需要采用不同管理方式的差异。

获取位置

在NetSuite OneWorld中,这是'Subsidiary'字段。在其他账户中,根据配置可能对应'Department'或'Class'。

示例
美国西部EMEA服务APAC产品
争议原因
DisputeReason
客户对发票提出争议时提供的原因。
说明

客户对发票提出争议时,此属性记录具体原因,例如'Incorrect Pricing'、'Damaged Goods'或'Duplicate Billing'。它对于'Invoice Dispute Resolution Time'和'Invoice Write-Off Root Cause Analysis'仪表板至关重要,可帮助了解争议成因、识别模式并预防类似问题再次发生。

为什么重要

帮助识别客户争议的根本原因,为改进订单履行或账单准确性等上游流程提供洞察。

获取位置

这可能是Invoice记录中的自定义字段,或用于跟踪争议案例的相关自定义记录。它不是NetSuite标准字段。

示例
数量错误价格差异货物损坏
付款入账延迟
PaymentPostingLag
从收到付款到在系统中完成入账之间的时间。
说明

此计算得出的时长用于衡量“收到付款”活动,即收到资金,与“付款入账”活动,即在NetSuite中将付款核销到发票之间的延迟。这是“付款入账延迟分析”仪表板的关键指标,可揭示现金应用环节的内部低效,避免现金状况失真。

为什么重要

揭示现金应用环节的内部处理延迟,这些延迟可能影响财务报告的准确性和客户账户状态。

获取位置

在流程挖掘工具中计算:Timestamp('Payment Posted')-Timestamp('Payment Received')。

示例
1天4小时3天
付款条款
PaymentTerms
与客户约定的发票付款条款。
说明

此属性规定客户应如何支付发票,例如'Net 30'或'Net 60'。它是计算发票Due Date的依据,也是'Payment Terms Compliance and Deviations'仪表板的基础,用于分析客户是否遵守约定条款。

为什么重要

为付款计划提供合同依据,对于分析合规情况并识别影响现金流的偏差至关重要。

获取位置

这是Invoice交易记录中的'Terms'字段(内部ID:terms)。

示例
30天账期60天账期收款时到期
催收人员姓名
CollectorName
负责该发票的催收人员姓名。
说明

标识负责管理逾期发票的具体催收人员或资源。借助它,您可以分析催收团队绩效,了解工作量分配和个人催收人员的成效,并支持'Collections Contact Success Rate'等KPI。

为什么重要

支持衡量催收团队绩效和均衡工作量,将催收活动关联到具体人员。

获取位置

这通常是Customer或Invoice记录中的自定义字段。部分NetSuite催收套件会提供此功能。

示例
Alice JohnsonRobert Williams未分配
最后数据更新时间
LastDataUpdate
源系统最后一次刷新数据的时间戳。
说明

此属性表示该流程数据上次从流程挖掘工具中提取和更新的时间。它帮助用户了解所分析数据的新鲜度,确保决策基于当前信息。

为什么重要

透明展示数据时效性,让用户了解流程分析的更新程度。

获取位置

该值在提取数据时生成并写入数据集。

示例
2023-10-27T02:00:00Z
发票到现金周期时间
InvoiceToCashCycleTime
从生成发票到最终结算的总时长。
说明

此计算得出的指标用于衡量从“生成发票”活动到“发票结算”活动的总时长,反映整个信用管理与催收流程的端到端表现。分析此KPI有助于识别系统性延迟,并从整体层面衡量现金流转速度。

为什么重要

这是衡量整个发票到现金流程总体效率的关键高层级KPI。

获取位置

在流程挖掘工具中按案例计算:Timestamp('Invoice Settled')-Timestamp('Invoice Generated')。

示例
32天45天91天
国家/地区
Country
客户账单地址所在的国家/地区。
说明

此属性表示发票上客户账单地址对应的国家/地区。它用于分析不同地区在付款行为、催收成效和争议率方面的差异,有助于针对特定地区调整催收策略,并了解当地经济状况的影响。

为什么重要

支持按地理区域细分流程,突出不同地区在付款行为或流程效率方面的差异。

获取位置

数据来源于Invoice交易中的'Billing Address'详细信息,该信息通常继承自Customer记录。

示例
USA德国日本
是否按时付款
IsOnTimePayment
用于标识是否在到期日当天或之前收到付款。
说明

此计算得出的布尔属性用于检查“收到付款”活动是否在发票“到期日”当天或之前发生。它简化了“按时付款率”KPI的计算,并支持轻松筛选和分析按时付款与逾期付款。该属性以清晰的二元结果反映付款表现。

为什么重要

提供简单的二元指标,用于评估付款条款的合规情况,便于计算和比较按时付款率。

获取位置

在数据转换过程中计算:如果(付款日期<=到期日),则为TRUE,否则为FALSE。

示例
truefalse
是否自动化
IsAutomated
用于标识活动是否由系统自动执行的标志。
说明

此布尔属性表示活动由自动化工作流还是人工用户执行。例如,'Overdue Reminder Sent'可能由系统自动执行,而'Collection Call Made'则由人工执行。它对于'Manual Activity Frequency and Impact'仪表板至关重要,可量化自动化程度并发现进一步自动化的机会。

为什么重要

帮助量化流程自动化程度,支持减少人工投入和提升效率。

获取位置

这是根据活动类型或执行活动的用户推导出的属性。例如,如果用户是指定的'SYSTEM'用户,则将该活动标记为自动化活动。

示例
truefalse
源系统
SourceSystem
提取数据的系统。
说明

标识事件数据的来源系统。在此流程视图中,该值始终为'NetSuite',但它是数据治理所必需的属性,也用于在多系统环境中区分数据来源。

为什么重要

确保数据血缘和可追溯性,这对于数据验证和治理十分重要,尤其适用于包含多个集成系统的环境。

获取位置

这是数据转换过程中添加的静态值('NetSuite')。

示例
NetSuite
用户ID
UserId
执行活动的用户标识符。
说明

标识负责执行特定活动的员工或系统用户,例如过账付款或进行催收电话。借助它,您可以分析工作量分配、团队绩效并识别培训需求。对于自动化活动,该字段可能是系统用户ID。

为什么重要

支持按用户或团队分析绩效,帮助了解工作量分配并识别人工介入发生的位置。

获取位置

数据来源包括交易或相关记录中的'Created By'、'Modified By'或特定'Owner'字段,例如催收电话对应的Phone Call记录。

示例
j.doea.smithSYSTEM
逾期天数
DaysOverdue
发票超过到期日的天数。
说明

此计算指标衡量发票到期日至当前日期(未结发票)或付款日期之间的天数。它是催收的基础KPI,'Overdue Invoices Aging and Status'仪表板使用该指标对催收工作进行分类和排序。数值小于或等于零表示发票未逾期。

为什么重要

直接衡量付款延迟的严重程度,是账龄报告和催收活动优先级排序的关键指标。

获取位置

在数据转换过程中计算:(当前日期或付款日期)-到期日。

示例
1532090
必需 建议 可选

信用管理与催收活动

以下是应在事件日志中记录的关键流程步骤和里程碑,可用于准确发现并优化您的催收工作流。
5 建议 8 可选
活动 说明
付款到期日已过
当当前日期超过发票到期日且发票尚未全额支付时,该计算事件发生。它表示发票从'current'状态转为'overdue'状态。
为什么重要

这是所有催收活动的重要触发事件。分析该事件之后的耗时,是了解催收效率和催收成效的关键。

获取位置

这是一个计算事件,通过比较当前日期与Invoice交易记录中的'Due Date'字段得出。事件时间戳就是Due Date本身。

采集

时间戳取发票的'Due Date'字段值。

事件类型 calculated
发票已核销
发票生命周期以失败告终,债务被认定为无法收回,并从应收账款中移除。当坏账日记账分录应用于发票时捕获该事件。
为什么重要

这是一个关键失败终点。分析导致核销的路径,有助于发现信用政策和催收策略中的薄弱环节,最终减少坏账。

获取位置

根据'Journal Entry'应用于发票的情况推断,且该日记账分录专用于坏账核销。也可以使用自定义状态。

采集

使用应用于发票的核销Journal Entry日期。

事件类型 inferred
发票已生成
标志着系统正式创建发票记录。此事件取自NetSuite中Invoice交易的创建日期,作为发票生命周期的起点。
为什么重要

这是Invoice-to-Cash流程的主要开始事件,对于计算应收账款周转天数(DSO)和整体Invoice-to-Cash周期时间等关键指标至关重要。

获取位置

这是从NetSuite中Invoice交易记录的创建日期捕获的显式事件,即Transaction表中Type为'Invoice'的记录。

采集

使用发票交易记录的创建时间戳。

事件类型 explicit
发票已结算
发票生命周期成功完成,应付款余额通过付款及已应用的贷项降至零。当发票状态变更为'Paid In Full'时推断该事件。
为什么重要

这是流程成功完成的主要结束事件,也是计算端到端Invoice-to-Cash周期时间的最终数据点。

获取位置

根据Invoice交易的'Status'字段变更为'Paid In Full'推断。时间戳可取结清发票的最后一笔付款或贷项通知单日期。

采集

使状态变为'Paid In Full'的最后一笔付款应用时间戳。

事件类型 inferred
已收到付款
标志着客户付款已创建并应用于发票。该关键里程碑直接取自NetSuite中的Customer Payment交易记录。
为什么重要

此活动对于计算DSO和按时付款率至关重要。它表示现金已收取,也是衡量催收成功与否的关键指标。

获取位置

取自'Customer Payment'交易记录的创建日期。该记录中的'Apply'子列表将付款关联到一张或多张发票。

采集

使用Customer Payment记录的交易日期。

事件类型 explicit
争议已登记
表示客户已正式对发票提出争议,标准催收流程因此暂停。通常根据发票状态字段变更为'Disputed'状态推断。
为什么重要

这是衡量争议解决时间的起点。识别频繁发生的争议,有助于发现账单或销售流程中的潜在问题。

获取位置

根据系统日志,或自定义'Invoice Status'字段带时间戳地变更为'Disputed'或'In Dispute'等值推断。

采集

状态字段更新为反映争议时的时间戳。

事件类型 inferred
争议已解决
标志着客户争议已解决,催收流程可以恢复,或发票可以完成结算。当发票状态从'Disputed'变更回有效状态时推断该事件。
为什么重要

这是衡量争议解决周期时间的终点。高效解决争议对于维护客户满意度和加快现金流至关重要。

获取位置

根据系统日志,或自定义'Invoice Status'字段带时间戳地从'Disputed'变更为'Open'或'Resolved'等值推断。

采集

状态字段更新为显示争议已解决时的时间戳。

事件类型 inferred
付款已过账
表示付款的财务影响正式记录到总账的日期。该数据取自Customer Payment交易的过账日期。
为什么重要

'Payment Received'与'Payment Posted'之间的时间反映了管理延迟。分析这一滞后,对于确保财务报告准确、及时十分重要。

获取位置

取自'Customer Payment'交易对总账产生影响时的'Posting Period'或交易日期。

采集

使用Customer Payment交易的GL过账日期。

事件类型 explicit
催收流程已启动
表示针对逾期发票启动正式催收流程,可能包含多个步骤。当发票被分配特定催收级别时捕获此事件。
为什么重要

跟踪正式催收的启动情况,有助于衡量催收执行情况和成效。这是分析不同催收策略如何影响付款行为的关键里程碑。

获取位置

根据发票或客户记录中的'Dunning Level'字段首次设置为非零值或初始催收状态的日期推断。

采集

识别Dunning Level字段发生变化的时间戳。

事件类型 inferred
发票已发送给客户
表示发票已传达给客户的时间点,通常通过电子邮件发送。该事件通常根据记录发票交易相关外发通信的系统日志推断。
为什么重要

跟踪此活动有助于识别发票创建与客户通知之间的延迟,这可能影响付款时间。该数据可帮助评估账单沟通流程的效率。

获取位置

根据从发票记录发送的电子邮件日期推断,相关记录位于Invoice交易的Communication > Messages子选项卡中。

采集

使用与发票关联的'Message'记录时间戳。

事件类型 inferred
已进行催收电话
催收人员通过电话联系客户的人工催收活动。该事件取自NetSuite CRM模块中由用户创建的Phone Call活动记录。
为什么重要

此活动有助于量化催收流程中的人工投入。分析其频率和成功率,对于优化资源配置和自动化十分重要。

获取位置

取自'Phone Call'活动记录的创建日期,相关记录为客户,且消息中引用了发票编号。

采集

使用Phone Call CRM活动记录中的时间戳。

事件类型 explicit
贷项通知单已开具
表示创建了用于冲抵发票的贷项通知单,通常用于纠正错误或解决争议。这是NetSuite中的显式交易。
为什么重要

频繁开具贷项通知单可能表明存在定价错误、运输问题等系统性问题。分析其发生情况,有助于识别收入流失的根本原因。

获取位置

这是从与原始发票关联的Credit Memo交易记录创建日期捕获的显式事件。

采集

使用Credit Memo交易的创建时间戳。

事件类型 explicit
逾期提醒已发送
向客户发送关于逾期发票的首次提醒,通常由系统自动发送。该活动通常取自NetSuite催收模块中催收函的创建记录或已记录的通信事件。
为什么重要

这是催收流程的第一步。分析其频率及对付款的影响,有助于评估初始催收工作的成效。

获取位置

取自与发票关联的'Dunning Letter'记录创建日期,该记录由NetSuite Dunning SuiteApp生成。

采集

使用Dunning Letter记录的创建时间戳。

事件类型 explicit
建议 可选

提取指南

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