您的客户服务数据模板

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该模板全面介绍了开展有效客户服务分析所需的关键数据属性和流程活动,并提供实用的数据提取指南,帮助您高效收集数据。使用此资源简化数据采集,为深入开展流程挖掘做好准备。
  • 建议收集的属性
  • 需要跟踪的关键活动
  • 提取指南
刚接触事件日志?了解 如何创建流程挖掘事件日志.

客户服务属性

以下是建议纳入事件日志的数据字段,可用于全面分析客户服务并获得深入洞察。
3 必需 4 建议 12 可选
名称 说明
事件时间
EventTime
表示特定活动或事件发生时间的时间戳。
说明

Event Time,即时间戳,记录活动发生的准确日期和时间。它对于按时间顺序排列事件,以及计算流程不同步骤之间的时长至关重要。每项记录的活动都必须有对应的时间戳。

在分析中,该属性用于构建每个服务请求的时间线,也是计算所有时间相关KPI的基础,例如解决时间、首次响应时间和瓶颈持续时间。准确的时间戳对于了解流程绩效和识别延迟不可或缺。

为什么重要

该时间戳对于按时间顺序排列事件,以及计算周期时间、SLA合规性等所有基于时长的指标至关重要。

获取位置

对应FreshdeskAPI中与工单事件、回复或状态变更关联的“created_at”或“updated_at”字段。

示例
2023-10-25T10:00:00Z2023-10-25T10:05:14Z2023-10-26T14:30:00Z
服务请求
ServiceRequest
单个客户咨询或问题的唯一标识,通常称为工单或案例。
说明

服务请求是连接单次客户互动相关所有活动的主要案例标识。每个新的客户咨询、问题或请求都会生成唯一的服务请求ID。从工单创建、分配到解决和关闭,该ID在整个生命周期内保持不变。

在流程挖掘中,此属性对于还原每个客户案例的端到端历程至关重要。通过将所有相关事件归入同一服务请求ID,分析人员可以可视化顺序流、衡量周期时间,并识别影响单个案例的变体或瓶颈。

为什么重要

这是连接所有相关事件的核心Case ID,可将其归入单个流程实例,从而完整呈现每次客户服务历程。

获取位置

这是Freshdesk中的主要工单ID,通常位于“Tickets”API端点的“id”字段中。

示例
SR-2023-10-4831SR-2023-11-0192SR-2023-11-5210
活动
Activity
客户服务流程中发生的特定业务事件或步骤的名称。
说明

活动属性表示服务请求生命周期中的一项独立操作或状态变更。它记录“工单已创建”“工单已分配”“已发送首次响应”和“工单已解决”等关键业务事件。这些活动构成流程图中的节点。

分析这些活动的顺序和频率是流程挖掘的核心。它可以帮助您可视化顺序流,识别常见路径和少见路径,并发现偏离标准操作流程的情况。了解活动对于定位低效环节、发现“工单已重新打开”等返工循环或合规问题至关重要。

为什么重要

此属性定义流程图中的步骤,使您能够可视化并分析从开始到结束的顺序流。

获取位置

根据Freshdesk中的事件类型推导,可结合“Tickets”API端点的状态变更,以及“Conversations”端点中的备注或回复等具体事件。

示例
工单已创建已发送首次响应状态变更为Pending工单已解决工单已关闭
优先级
Priority
分配给服务请求的优先级,例如“Low”“Medium”“High”或“Urgent”。
说明

Priority属性反映服务请求的紧急程度,通常决定目标响应时间和解决时间。Priority可以根据规则自动设置,也可以由代理在分诊过程中手动设置。

该属性对于分析SLA合规性和资源分配至关重要。按Priority筛选流程图后,分析人员可以判断高优先级工单是否确实比低优先级工单处理得更快。此外,还可以了解Priority变更这一类返工是否常见,以及它对流程有何影响。

为什么重要

对于SLA分析,以及判断资源是否得到合理分配、能否更快处理高优先级问题至关重要。

获取位置

对应Freshdesk“Tickets”对象中的“priority”字段。

示例
紧急
分配的客服
AssignedAgent
事件发生时负责处理工单的客户服务人员姓名或ID。
说明

该属性用于标识负责处理服务请求的具体客服。由于重新分配或升级,负责客服可能在工单生命周期内发生变化。

按Assigned Agent分析数据对于构建绩效管理仪表板至关重要。它可以衡量客服个人KPI,例如平均解决时间、工单量和重新打开率。这有助于识别高绩效客服、发现培训需求,并分析客服转交对整体解决时间的影响。

为什么重要

支持按客服个人进行绩效分析,帮助识别高绩效人员、培训机会及重新分配的影响。

获取位置

对应Freshdesk“Tickets”对象中的“responder_id”字段,之后可与客服详情进行关联。

示例
Alice JohnsonRobert SmithMaria Garcia
服务请求类型
ServiceRequestType
服务请求的分类,例如“Question”“Incident”“Problem”或“Feature Request”。
说明

Service Request Type是定义客户咨询性质的重要分类字段。该分类通常在创建工单时或初始分诊阶段设置,用于将请求路由至合适的团队或客服。

在分析中,该属性支持按请求类型拆分流程,了解不同类型请求的处理方式。它可以帮助回答“事件是否比问题需要更长时间解决?”以及“哪些请求类型最常被重新打开?”等问题。这种细分对于识别特定类型的瓶颈并相应优化工作流至关重要。

为什么重要

支持按流程细分,对比不同客户问题类型的绩效和工作流,例如事件与问题之间的差异。

获取位置

这可能对应Freshdesk“Tickets”对象中的“type”字段。

示例
问题咨询事件问题功能请求
状态
Status
服务请求当前或历史状态,例如“Open”“Pending”“Resolved”或“Closed”。
说明

Status属性表示服务请求在特定时间点所处的状态。状态变更通常代表流程中的关键里程碑,例如等待客户输入时从“Open”变为“Pending”,或客户回复后从“Pending”变为“Open”。

跟踪状态变更是了解工单生命周期的基础。它有助于识别工单在特定状态中停留的时间,从而定位瓶颈。例如,工单长时间处于“Pending”状态,可能表明等待客户提供信息时出现延迟。

为什么重要

跟踪状态变更是了解工单生命周期,以及识别案例在“Pending”或“On Hold”等特定状态中停留时长的关键。

获取位置

对应Freshdesk“Tickets”对象中的“status”字段。历史状态需要根据活动日志推断。

示例
未结待处理已解决已关闭
SLA目标解决时间
SlaTargetResolutionTime
合同约定或设定的服务请求解决目标时间。
说明

该属性定义根据服务级别协议(SLA)解决服务请求的目标时长。该目标通常取决于工单的优先级或类型。

这是计算SLA合规性的关键输入。将实际解决时间与该目标进行比较后,可以判断是否“Met”或“Breached”。分析不同请求类型、团队或代理的SLA表现,是服务管理的核心工作之一。

为什么重要

为衡量SLA合规性提供基准,这是任何客户服务组织的重要绩效指标。

获取位置

该值可能以Freshdesk“Tickets”对象中的“fr_due_by”(首次响应)或“due_by”(解决)字段提供,也可能需要根据SLA策略规则推导。

示例
2023-10-25T14:00:00Z2023-10-27T09:00:00Z2023-11-01T17:00:00Z
产品
Product
客户请求所涉及的产品或服务。
说明

该属性指定服务请求所涉及的产品或服务线。它通常是Freshdesk中的自定义字段,用于帮助工单分类、路由和报告分析。

按产品筛选流程后,组织可以发现特定产品相关的问题。例如,分析可以显示某个产品是否产生了过多支持工单,或新产品发布是否导致咨询量激增。这些结果可为产品开发和管理团队提供有价值的反馈。

为什么重要

支持按产品领域筛选流程,了解哪些产品产生的支持请求最多或解决时间最长。

获取位置

通常为自定义字段。具体位置取决于Freshdesk配置,可能位于“Tickets”API响应中的“custom_fields”部分。

示例
Alpha PlatformBeta Mobile AppGamma Subscription
代理转派次数
AgentTransferCount
服务请求从一名代理重新分配给另一名代理的总次数。
说明

该属性是案例级指标,用于统计工单负责代理发生变更的次数。它通过计算每个服务请求中“Ticket Reassigned”活动的出现次数得出。

频繁转派也称为“乒乓式转派”,每次交接都可能造成上下文丢失,导致明显延误和糟糕的客户体验。分析转派次数有助于识别初始路由问题、代理技能缺口或流程复杂性。通常应尽量减少不必要的转派,以提升效率和客户满意度。

为什么重要

衡量内部交接的频率。内部交接可能是延误和客户受挫的重要来源,分析结果有助于提升一线解决率。

获取位置

计算字段,表示每个唯一Service Request对应的“Ticket Reassigned”活动数量。

示例
0132
最近数据更新时间
LastDataUpdate
表示数据最近一次从源系统刷新时间的时间戳。
说明

该属性记录数据集最近一次从Freshdesk提取或更新的日期和时间。它可以透明呈现当前分析数据的新鲜度,这对于及时、准确地制定业务决策至关重要。

分析人员可以利用该信息了解数据覆盖的时间范围,并确认使用的是当前可用的最新信息。它是任何流程挖掘仪表板或报告的重要元数据,可确保相关人员了解数据的时效性。

为什么重要

反映数据的新鲜度,确保分析和决策基于最新信息。

获取位置

这是数据提取过程中生成的元数据字段,用于记录数据提取的时间戳。

示例
2023-12-01T08:00:00Z
分配组
AssignedGroup
负责处理服务请求的团队或部门。
说明

Assigned Group代表负责处理特定服务请求的代理团队。工单通常会根据类型或复杂程度路由至专业团队,例如“Technical Support”或“Billing Department”。

该属性有助于分析部门间交接和团队层面的表现。您可以了解哪些团队处理的工单最多、解决时间最长,以及工单在团队之间转移的频率。这些信息对于优化团队结构和工作流至关重要。

为什么重要

支持在团队或部门层面分析表现,突出交接环节并识别特定团队的瓶颈。

获取位置

对应Freshdesk“Tickets”对象中的“group_id”字段。

示例
L1支持L2技术支持计费客户成功
客户名称
CustomerName
发起服务请求的客户名称或ID。
说明

该属性用于识别与服务请求关联的客户,支持以客户为中心分析流程,跟踪特定客户一段时间内的所有互动。

按客户分析可以发现哪些客户提交的工单最多,或哪些客户最常遇到重复打开的问题。这些信息有助于制定客户成功计划,并识别可能因服务体验不佳而流失的客户。此外,它对于了解客户跨多个服务请求的端到端旅程也十分重要。

为什么重要

支持以客户为中心查看流程,帮助识别频繁提交请求的客户或反复遇到问题的客户。

获取位置

该信息通过“Tickets”对象中的“requester_id”关联,并连接至Freshdesk中的“Contacts”或“Users”对象。

示例
John DoeJane SmithGlobal Tech Inc.
是否违反SLA
IsSlaBreached
用于表示服务请求解决时间是否超过SLA目标的布尔标记。
说明

该计算属性为每个服务请求提供清晰的二元SLA合规性指标。它通过比较实际的“ResolutionTime”和“SlaTargetResolutionTime”得出。如果实际时间超过目标时间,该标记则为true。

该属性简化了SLA合规性分析和仪表板展示。分析人员可以轻松统计和筛选违反SLA的工单,快速了解SLA不合规的规模,并深入分析相关流程模式以查找根因。它直接支持SLA Compliance Overview仪表板和KPI。

为什么重要

通过为每个未达到目标的案例提供清晰标记,简化SLA合规性分析,并支持对违规情况进行根因分析。

获取位置

计算字段,通过比较实际解决时间戳与Freshdesk中的“SlaTargetResolutionTime”或“due_by”字段得出。

示例
truefalse
是否重新打开
IsReopened
用于表示已解决的服务请求是否曾被重新打开的布尔标记。
说明

该案例级属性用于标记服务请求生命周期中是否曾发生“Ticket Reopened”活动。如果发生过,该标记则为true,从而便于识别和分析需要返工的案例。

重新打开的工单比例较高,通常说明首次解决并不有效或不完整,导致效率下降和客户受挫。筛选重新打开的工单后,分析人员可以调查其根因,例如常见的重新打开原因、哪些代理或团队的比例较高,以及哪些工单类型最容易被重新打开。

为什么重要

识别需要返工的案例,这是衡量解决质量和流程低效的重要指标。分析这些案例有助于提升首次联系解决率。

获取位置

计算字段。如果某个Service Request存在Activity = “Ticket Reopened”的事件,则设为true。

示例
truefalse
沟通渠道
CommunicationChannel
发起服务请求的渠道,例如“Email”“Phone”“Chat”或“Web Portal”。
说明

该属性用于识别客户沟通的来源或渠道。不同渠道可能对应不同的流程路径和解决时间。例如,通过Chat发起的请求,其预期解决时间可能短于通过Email提交的请求。

按沟通渠道分析流程,有助于优化资源分配并了解渠道效率。分析结果可以显示哪些渠道对应更快的解决速度或更高的客户满意度,为渠道推广和投入决策提供依据。

为什么重要

帮助分析Email、Phone或Chat等不同客户联系渠道的流程表现和效率。

获取位置

对应Freshdesk“Tickets”对象中的“source”字段。

示例
电子邮件电话Web门户聊天
源系统
SourceSystem
数据提取来源的系统,在此处为“Freshdesk”。
说明

该属性用于标识流程数据来源的应用程序。在本次分析中,其值为静态值,例如“Freshdesk”,表示所有事件均来自Freshdesk客户服务平台。

虽然看似简单,但在数据治理和合并多个系统的数据时,该属性十分重要。它提供清晰的数据血缘和上下文,确保分析人员了解所分析数据的来源。这对于维护数据完整性并建立分析可信度至关重要。

为什么重要

提供有关数据来源的关键上下文,对于数据治理以及合并多个源系统的数据至关重要。

获取位置

这是静态值“Freshdesk”,在数据转换过程中添加,用于标识数据来源。

示例
Freshdesk
满意度评分
SatisfactionRating
客户在工单解决后提供的满意度分数。
说明

Satisfaction Rating是衡量结果的关键指标,通常通过工单解决后发送的调查收集。它一般采用数值分数,或“Satisfied”“Neutral”“Unsatisfied”等分类评级。

该属性支持将流程模式与客户结果关联起来。通过分析导致低满意度分数的流程变体,组织可以识别对客户体验产生负面影响的具体行为或延误,从而直接了解流程效率与客户满意度之间的关系。

为什么重要

将流程执行与客户结果关联起来,帮助识别哪些流程行为会带来较高或较低的客户满意度。

获取位置

该数据属于Freshdesk的满意度评级功能,可通过“Surveys”或“Satisfaction Ratings”API端点获取。

示例
5314
首次响应时间
FirstResponseTime
从工单创建到代理首次回复客户所经过的时间。
说明

First Response Time用于衡量客户收到服务代理首次非自动回复的速度。它通过“First Response Sent”活动时间戳与“Ticket Created”活动时间戳之差计算得出。

该KPI是衡量服务响应能力的关键指标,并会显著影响客户满意度。较短的首次响应时间可以让客户确认问题已被受理并正在处理。分析该指标有助于组织确保达到首次响应SLA,并提供及时的客户服务体验。

为什么重要

衡量服务响应能力,这是影响客户满意度的关键因素,也直接支持主动服务交付目标。

获取位置

计算字段,表示“Ticket Created”事件与“First Response Sent”事件时间戳之间的时长。

示例
3000009000001800000
必需 建议 可选

客户服务活动

以下是应在事件日志中记录的关键流程步骤和重要里程碑,可用于准确发现流程并识别瓶颈。
5 建议 8 可选
活动 说明
工单已关闭
这是最后一项活动,表示工单永久关闭。工单在“Resolved”状态下经过设定时间且没有新的客户回复后,通常由系统自动执行。
为什么重要

该活动标志着服务请求生命周期的最终结束,为准确计算端到端周期时间提供最终终点。

获取位置

数据来自“Ticket Activities”日志,其中记录转为“Closed”的最终状态变更。该变更通常由系统自动化触发。

采集

当工单的“Status”字段更新为“Closed”时记录该事件。

事件类型 explicit
工单已分配
表示将工单分配给特定客服或团队处理。每当客服或团队字段被填写或变更时,工单历史中都会明确记录此事件。
为什么重要

跟踪分配情况对于分析客服工作量、识别路由效率问题和衡量分配耗时KPI至关重要。它有助于了解工作分配方式,以及工作开始前发生延迟的位置。

获取位置

数据来自“Ticket Activities”日志,其中会带时间戳记录“Agent”或“Group”字段的变更。

采集

当客服或团队的“Assigned to”字段更新时记录该事件。

事件类型 explicit
工单已创建
这是客户服务生命周期中的第一个事件,表示客户请求已正式记录到Freshdesk中。当通过电子邮件、门户、电话或API集成生成新工单时,系统会明确记录此活动。
为什么重要

该活动是每个案例的起点,对于计算整体解决时间,以及按渠道或类型分析工单量趋势至关重要。

获取位置

这是Freshdesk“Ticket Activities”日志中的明确事件。创建新工单记录后,系统会自动生成该事件。

采集

创建工单后,事件会直接记录在工单活动流中。

事件类型 explicit
工单已解决
表示客服提供解决方案并将工单状态改为“Resolved”的关键里程碑。这是工单历史中明确记录的状态变更。
为什么重要

该活动标志着工单主动处理阶段结束,也是衡量解决时间的依据。它对于分析客服绩效和整体流程效率至关重要。

获取位置

数据来自“Ticket Activities”日志,其中会带时间戳记录转为“Resolved”的具体状态变更。

采集

当工单的“Status”字段更新为“Resolved”时记录该事件。

事件类型 explicit
已发送首次响应
表示工单创建后,客服向客户发送的第一条公开回复。Freshdesk会明确记录此事件,用于衡量SLA跟踪所需的“First Response Time”。
为什么重要

这是衡量客户响应能力和SLA合规性的关键里程碑。分析到达该活动所需的时间,有助于识别首次联系客户时的延迟。

获取位置

这是Freshdesk为SLA目的跟踪的特定事件,对应客服添加第一条公开评论的时间戳。

采集

通过工单对话历史中的第一条客服公开回复识别。

事件类型 explicit
SLA已违约
当工单响应或解决所需时间超过SLA政策规定的目标时,会产生此计算事件。Freshdesk会跟踪SLA状态,并将工单标记为“violated”,据此可推导出该活动。
为什么重要

该活动可直接支持SLA合规分析,精准定位未达到服务级别承诺的时间和环节,对于识别延迟的系统性原因至关重要。

获取位置

该事件通过观察工单的“SLA”状态推断或计算得出。当工单SLA状态变为“Violated”时,或将响应、解决时间戳与SLA目标进行比较时,可以生成该活动。

采集

当“Time to Resolve”超过“SLA Target Resolution Time”时,根据工单数据推导。

事件类型 calculated
客户已回复
表示收到客户的新回复或沟通消息。这是工单对话线程中的明确事件,通常会触发状态从“Pending”变回“Open”。
为什么重要

此活动对于了解客户互动的双向导入导出特征和衡量客户响应时间至关重要。它还会重新启动已暂停的SLA计时器,从而影响合规指标。

获取位置

作为工单对话线程中的新条目记录,并与客户联系人记录关联。

采集

客户联系人向工单添加了新的公开备注。

事件类型 explicit
工单优先级已变更
当客服或自动化规则更改工单优先级,例如从“Low”改为“High”时,会发生此事件。该变更会作为明确更新记录在工单活动日志中。
为什么重要

优先级变化可能表示工单升级,或问题紧急程度被重新评估。分析这些变化有助于了解升级原因及其对解决时间的影响。

获取位置

数据来自“Ticket Activities”日志,该日志记录工单属性的所有变更,包括“Priority”字段。

采集

当“Priority”字段值更新时记录该事件。

事件类型 explicit
工单已重新分配
初次分配后,工单从一名客服或一个团队转交给另一名客服或团队时,会发生此事件。工单活动日志会将其记录为负责人变更。
为什么重要

频繁重新分配或客服之间转交率过高,通常表明初始路由不准确或知识分散在不同团队中。分析这些情况有助于发现提升首次接触解决率的机会。

获取位置

通过“Ticket Activities”日志中首次分配后的“Agent”或“Group”字段变更进行跟踪。

采集

完成初次分配后,“Assigned to”字段再次更新。

事件类型 explicit
工单已重新打开
当客户回复处于“Resolved”状态的工单时,会发生此活动,系统会自动将其状态改回“Open”。这是系统记录的明确事件。
为什么重要

重新打开率高,表明初始解决方案效果不佳,导致返工和客户不满。分析该活动对于“Ticket Re-opening Analysis”和提升首次接触解决率至关重要。

获取位置

当客户回复触发状态从“Resolved”自动变回“Open”时,系统会捕获该事件。此状态变更记录在“Ticket Activities”日志中。

采集

客户互动触发状态从“Resolved”变更为“Open”。

事件类型 explicit
已发送满意度调查
表示发送客户满意度调查,通常由自动化规则在工单解决后触发。如果自动化操作记录在工单历史中,系统可能会捕获该事件。
为什么重要

标志着反馈收集流程开始。将调查回复与流程变体关联起来,可以深入了解流程绩效如何影响客户满意度。

获取位置

通常由“Automation Rule”触发。它是否作为独立事件显示在工单活动日志中,取决于Freshdesk对自动化操作的日志配置。

采集

工单解决后,由自动化规则执行记录该事件。

事件类型 explicit
已添加内部备注
客服向工单添加供内部协作使用的私密备注。该事件会明确记录在工单活动流中,只有客服可见。
为什么重要

跟踪内部备注有助于分析协作模式,并识别需要大量内部讨论的问题。解决前频繁添加内部备注,可能表明问题复杂或存在知识缺口。

获取位置

在工单对话历史中记录为“Private Note”,可与面向客户的公开回复区分。

采集

当客服添加标记为“Private”的备注时记录该事件。

事件类型 explicit
状态变更为Pending
当客服等待客户提供信息,并将工单状态改为“Pending”时,会发生此活动。工单活动历史会明确记录该状态变更。
为什么重要

用于识别等待外部输入期间流程暂停的情况。分析处于该状态的时长,有助于量化客户侧延迟并支持SLA合规分析,因为SLA计时器通常会在此状态下暂停。

获取位置

数据来自“Ticket Activities”日志,该日志记录所有状态变更,包括转为“Pending”的变更。

采集

当工单的“Status”字段更新为“Pending”时记录该事件。

事件类型 explicit
建议 可选

提取指南

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