문제 관리 데이터 템플릿

Freshservice
문제 관리 데이터 템플릿

문제 관리 데이터 템플릿

이 템플릿은 Freshservice의 문제 처리 주기를 매핑하고 근본 원인 분석과 임시 해결책 마련 과정의 병목을 찾는 데 필요한 틀을 제공합니다. process mining에 사용할 이벤트 로그를 구성하는 데 필요한 속성과 활동도 안내합니다. 이 가이드에 따라 데이터를 추출하면 추출 과정을 간소화하고 IT 서비스 안정성 개선에 집중할 수 있습니다.
  • 심층 근본 원인 분석에 필요한 주요 속성
  • 문제 처리 주기에 맞춘 표준 활동 매핑
  • Freshservice 데이터 추출 기술 안내
이벤트 로그가 처음이신가요? 알아보기 process mining 이벤트 로그 만드는 방법.

문제 관리 속성

권장 데이터 필드에 문제 관리 성과를 자세히 분석하는 데 필요한 맥락이 담겨 있어 이벤트 로그를 효과적으로 활용할 수 있습니다.
3 필수 9 권장 7 선택 사항
이름 설명
문제 기록
ProblemNumber
문제 기록에 부여된 고유한 영숫자 식별자입니다(예: PRB-10234).
설명

이 속성은 process mining 분석에서 중심이 되는 사례 ID입니다. Freshservice의 개별 문제 조사를 고유하게 식별하고 관련 활동, 이벤트, 변경 사항을 연결합니다. 감사 로그의 개별 항목을 하나의 일관된 프로세스 인스턴스로 묶는 데 사용합니다.

분석할 때 이 식별자를 사용하면 상위 수준의 집계 데이터에서 특정 문제 처리 과정으로 이동해 실제 이벤트 순서를 확인할 수 있습니다.

중요한 이유

프로세스 흐름을 재구성하는 기본 키이며 각 사례를 고유하게 식별하는 데 필요합니다.

확보 방법

Freshservice API의 'Problem' 객체, 'display_id' 필드.

예시
PRB-10023PRB-10045PRB-11201
타임스탬프
EventTimestamp
활동이 발생한 정확한 날짜와 시간입니다.
설명

이 속성은 특정 이벤트가 시스템에서 발생한 시점을 기록합니다. process mining 엔진은 이를 사용해 이벤트를 시간순으로 정렬하고 단계 간 소요 시간을 계산합니다.

분석에서는 처리 시간, 리드 타임 분석, 병목 식별 등 시간 기반 KPI를 계산하는 기준이 됩니다.

중요한 이유

이벤트의 시간 순서를 정해 주므로 주기 시간을 계산하고 프로세스 순서를 구성할 수 있습니다.

확보 방법

활동 스트림에 있는 Freshservice API의 'created_at' 또는 'updated_at' 필드.

예시
2023-10-15T08:30:00Z2023-10-15T09:15:22Z2023-10-16T14:00:00Z
활동
ActivityName
문제 기록에서 수행된 구체적인 이벤트 또는 작업입니다.
설명

이 속성은 '문제 기록 생성', '근본 원인 파악', '지원 그룹 변경'과 같이 프로세스 주기의 단계를 설명합니다. 프로세스 탐색 알고리즘이 작업 순서를 매핑할 때 사용하는 기본 요소입니다.

분석에서는 이 필드가 프로세스 맵의 노드를 결정하며 재작업 경로, 누락된 단계, 프로세스 변형을 파악하는 데 필요합니다.

중요한 이유

프로세스 실행에서 '무엇을' 했는지 정의하며 프로세스 맵을 생성하는 데 필수입니다.

확보 방법

Freshservice의 'Activities' 또는 'Audit Log' 엔드포인트에서 산출합니다.

예시
문제 기록 생성우선순위 업데이트상태가 Resolved로 변경
SLA 위반
IsSlaBreached
문제 레코드가 서비스 수준 협약(SLA) 목표를 지키지 못했는지 나타내는 플래그입니다.
설명

문제 해결 시간이 정해진 정책을 초과하면 이 불리언 속성은 true가 됩니다.

분석에서는 '심각한 문제의 SLA 성과' 대시보드에 사용해 처리 기한을 맞추는 데 어려움을 겪는 팀이나 범주를 찾습니다.

중요한 이유

프로세스 규정 준수와 성과를 직접 측정합니다.

확보 방법

Freshservice API의 'sla_policy' 또는 'sla_breached' 플래그에서 파생됩니다.

예시
truefalse
근본 원인 범주
RootCauseCategory
문제의 근본 원인으로 확인된 항목의 분류입니다.
설명

이 속성은 문제 발생 원인을 '소프트웨어 버그', '구성 오류', '사용자 오류' 등으로 분류합니다. 근본 원인 분석(RCA) 단계가 끝난 뒤 입력됩니다.

분석에서는 '근본 원인 분류 품질' 대시보드에 사용해 인프라의 구조적 취약점을 찾습니다.

중요한 이유

추세를 분석하고 선제적으로 개선할 영역을 찾는 데 필요합니다.

확보 방법

Freshservice API의 'Problem' 객체입니다. 구성에 따라 사용자 지정 필드나 'root_cause' 텍스트 필드를 사용하는 경우가 많습니다.

예시
소프트웨어 장애구성 오류하드웨어 오작동
담당 에이전트
AgentName
현재 문제를 담당하는 서비스 데스크 에이전트의 이름입니다.
설명

이 속성은 문제를 조사하거나 해결할 책임이 있는 담당자를 식별합니다. 리소스 분석과 성과 모니터링에 활용할 수 있습니다.

분석에서는 업무량 분포를 파악하고, 과부하 상태이거나 근본 원인 분석(RCA)을 특히 효율적으로 수행하는 담당자를 찾는 데 도움이 됩니다.

중요한 이유

리소스 분석과 조직 단위 분석에 필요한 속성입니다.

확보 방법

Freshservice API의 'Problem' 객체에 있는 'responder_id' 필드입니다(Agent 테이블에서 조회해야 함).

예시
Alice SmithBob Jones시스템 관리자
부서
DepartmentName
문제를 신고했거나 주된 영향을 받은 사용자의 부서입니다.
설명

이 속성은 문제의 영향을 받는 사업 부문을 식별합니다.

분석에서는 '심각한 문제의 SLA 성과'를 부서별로 나누어 특정 부서가 다른 부서보다 느린 서비스를 받는지 확인할 수 있습니다.

중요한 이유

문제가 미치는 영향을 조직 관점에서 파악할 수 있도록 합니다.

확보 방법

Freshservice API에서 요청자를 조회해 Department 테이블과 연결합니다.

예시
재무인사IT
상태
ProblemStatus
문제의 현재 진행 상태입니다(예: 접수, 변경 요청, 해결).
설명

이 속성은 워크플로에서 문제의 진행 상황을 추적합니다. 값이 변경되면 표준 프로세스 활동이 발생합니다.

분석에서는 진행 중인 작업과 완료된 작업을 구분하는 주요 필터로 사용하며, 진행 중 작업(WIP) 분석에도 활용합니다.

중요한 이유

케이스의 상태를 정의하며 흐름 통계를 계산하는 데 사용합니다.

확보 방법

Freshservice API의 'Problem' 객체에 있는 'status' 필드입니다.

예시
접수변경 대기해결종료
연결된 인시던트 수
RelatedIncidentCount
이 문제에 연결된 인시던트 레코드의 수입니다.
설명

이 속성은 문제 레코드와 연결된 개별 인시던트의 수를 집계합니다. 사용자 업무 중단 규모를 가늠하는 지표로 활용할 수 있습니다.

분석에서는 '인시던트 연결 밀도' KPI에 사용해 문제 관리가 실제로 인시던트 수를 줄이는지 확인합니다.

중요한 이유

문제가 헬프 데스크에 미치는 영향의 규모를 나타냅니다.

확보 방법

Freshservice API의 'associated_incidents' 배열 항목 수입니다.

예시
05120
우선순위
ProblemPriority
문제에 지정된 우선순위 수준입니다(예: 낮음, 보통, 높음, 긴급).
설명

이 속성은 문제 레코드의 상대적 중요도와 긴급도를 나타냅니다. 일반적으로 영향도와 긴급도를 조합한 기준에 따라 결정됩니다.

분석에서는 세분화에 중요한 필드입니다. 분석가는 이를 통해 심각한 문제와 경미한 결함의 처리 시간 및 SLA 준수 여부를 비교할 수 있습니다.

중요한 이유

영향이 큰 문제를 필터링하고 분석 우선순위를 정하는 데 필요합니다.

확보 방법

Freshservice API의 'Problem' 객체에 있는 'priority' 필드입니다.

예시
낮음보통높음긴급
재개 여부
IsReopened
문제 레코드가 종료 상태에서 다시 접수 상태로 변경된 적이 있는지 나타내는 플래그입니다.
설명

이 불리언 속성은 활동 이력에서 종료 상태에서 진행 중 상태로 전환된 기록을 확인해 계산합니다.

분석에서는 '문제 레코드 재개 추세' 대시보드에 사용하며, 해결 프로세스의 품질을 보여주는 주요 지표입니다.

중요한 이유

잘못된 해결 처리와 재작업을 보여주는 주요 지표입니다.

확보 방법

이벤트 로그(ActivityName)를 바탕으로 계산합니다.

예시
truefalse
지원 그룹
SupportGroup
문제 처리를 담당하는 기술팀 또는 그룹입니다.
설명

이 속성은 문제 레코드를 담당하는 팀을 나타냅니다. 그룹 간 이관은 Problem Management에서 지연을 일으키는 주요 원인입니다.

분석에서는 '지원 그룹 이관 히트맵'을 생성하고 팀 간 핑퐁식 이관을 찾아내는 데 사용합니다.

중요한 이유

인수인계를 분석하고 사일로로 인한 병목을 찾는 데 중요합니다.

확보 방법

Freshservice API의 'Problem' 객체에 있는 'group_id' 필드입니다(Groups 테이블에서 조회해야 함).

예시
데이터베이스 팀네트워크 운영애플리케이션 지원
기한
DueDate
문제 레코드를 해결할 것으로 예상되는 목표 날짜입니다.
설명

이 속성에는 문제 해결 기한이 저장됩니다. SLA 정책에 따라 설정하거나 관리자가 직접 지정할 수 있습니다.

분석에서는 이 날짜를 실제 해결 날짜와 비교해 계획의 정확도와 기대치 설정의 현실성을 파악합니다.

중요한 이유

기한 준수 여부를 분석할 때 기준으로 사용합니다.

확보 방법

Freshservice API의 'Problem' 객체에 있는 'due_by' 필드입니다.

예시
2023-12-31T17:00:00Z
마지막 데이터 업데이트
LastExtractionTime
Freshservice에서 데이터를 추출한 시각을 나타내는 타임스탬프입니다.
설명

이 속성은 분석에 사용하는 데이터 세트의 최신성을 나타냅니다. 실시간 데이터인지 과거 시점의 스냅샷인지 파악하는 데 도움이 됩니다.

분석에서는 활성 케이스의 현재 미해결 기간을 계산할 때 기준 시점으로 사용합니다.

중요한 이유

데이터 지연 시간과 신뢰성을 파악하는 데 필요한 정보를 제공합니다.

확보 방법

ETL 실행 시점의 시스템 시간입니다.

예시
2023-11-01T12:00:00Z
소스 시스템
SourceSystem
데이터가 생성된 시스템의 이름입니다.
설명

이 정적 속성은 데이터 세트의 출처가 'Freshservice'임을 나타냅니다. 여러 시스템을 사용하는 환경에서는 서로 다른 ITSM 도구나 인스턴스에서 가져온 레코드를 구분하는 데 도움이 됩니다.

분석에서는 여러 소스의 데이터를 결합할 때 주로 필터링이나 그룹화에 사용합니다.

중요한 이유

여러 시스템을 대상으로 process mining을 구현할 때 데이터 계보와 추적 가능성을 보장합니다.

확보 방법

추출 중 하드코딩되는 값입니다.

예시
Freshservice
연결된 변경 요청
ChangeRequestId
문제를 해결하기 위해 생성한 변경 요청의 식별자입니다.
설명

이 속성에는 영구적인 해결책을 적용하기 위해 문제 레코드와 연결한 변경 요청의 ID가 들어 있습니다.

분석에서는 'RCA에서 변경까지의 전환 시간' KPI를 계산하는 데 필요합니다. 원인을 파악한 뒤 조치를 취하기까지 지연된 시간을 측정할 수 있습니다.

중요한 이유

Problem 프로세스와 Change Management 프로세스를 연결합니다.

확보 방법

Freshservice API의 'associated_change_request' 필드입니다.

예시
CHG-2001CHG-2045
영향도
ImpactLevel
문제가 비즈니스 프로세스에 미치는 영향의 정도입니다.
설명

이 속성은 문제의 영향 범위를 수치화하며, 우선순위를 정할 때 긴급도와 함께 사용하는 경우가 많습니다.

분석에서는 어떤 프로세스 병목이 가장 중요한 비즈니스 기능에 영향을 미치는지 파악하는 데 도움이 됩니다.

중요한 이유

비즈니스 중요도에 따라 분석 결과에 가중치를 적용할 때 사용합니다.

확보 방법

Freshservice API의 'Problem' 객체에 있는 'impact' 필드입니다.

예시
낮음보통높음
영향을 받은 자산
AssociatedAsset
문제와 연결된 주요 구성 항목(CI) 또는 자산입니다.
설명

이 속성은 조사 대상인 특정 하드웨어 또는 소프트웨어 자산을 식별합니다.

분석에서는 자산 유형별 '근본 원인 분류 품질'을 확인해 특정 장치나 소프트웨어 버전에서 결함이 자주 발생하는지 파악할 수 있습니다.

중요한 이유

프로세스 성과와 인프라 구성 요소를 연결합니다.

확보 방법

Freshservice API의 'associated_assets' 필드입니다.

예시
서버-01급여 애플리케이션코어 스위치 A
임시 해결책 설명
WorkaroundNotes
임시 수정 또는 우회 방법을 설명하는 텍스트입니다.
설명

이 속성에는 제공된 임시 해결책의 세부 정보가 들어 있습니다. 값이 있으면 우회 방법이 성공적으로 게시되었음을 나타냅니다.

분석에서는 이 필드를 입력한 시각을 기준으로 '평균 임시 해결책 제공 시간' KPI를 계산합니다.

중요한 이유

문제 완전 해결 시간과 비교해 완화 조치의 속도를 측정하는 데 중요합니다.

확보 방법

Freshservice API의 'Problem' 객체에 있는 'workaround' 필드입니다.

예시
서비스 수동 재시작브라우저 캐시 삭제다른 VPN 엔드포인트 사용
필수 권장 선택 사항

문제 관리 활동

서비스 데스크에서 문제 기록이 처음부터 끝까지 처리되는 과정을 시각화하려면 다음 주요 프로세스 단계와 상태 변경을 기록하세요.
7 권장 8 선택 사항
활동 설명
근본 원인 파악
근본 원인 텍스트 필드나 분석 섹션에 내용이 입력된 시점입니다. 값이 비어 있던 'Root Cause' 필드가 처음 업데이트된 시점을 확인합니다.
중요한 이유

RCA 리드 타임 분석의 주요 이정표입니다. 조사 단계에서 해결책 설계 단계로 넘어가는 시점을 나타냅니다.

확보 방법

활동 스트림: 'root_cause' 또는 'analysis' 필드의 업데이트.

기록

업데이트 전후의 root_cause 필드 비교

이벤트 유형 inferred
문제 기록 생성
시스템에 문제 기록을 처음 생성하는 단계입니다. 새 문제 티켓을 저장하면 Freshservice 감사 로그에 이 이벤트가 명시적으로 기록됩니다.
중요한 이유

프로세스 인스턴스의 시작을 나타냅니다. 모든 리드 타임과 주기 시간을 계산하는 기준점입니다.

확보 방법

Freshservice 활동 스트림 또는 Tickets API(created_at 타임스탬프).

기록

New Problem 트랜잭션 실행 시 기록

이벤트 유형 explicit
문제 종료
기록이 잠기고 비활성 상태로 처리되는 최종 프로세스 이벤트입니다. 상태가 'Closed'로 바뀔 때 기록됩니다.
중요한 이유

프로세스 인스턴스의 최종 종료 시점을 정의합니다. 전체 주기 시간을 계산하는 데 필요합니다.

확보 방법

활동 스트림: 상태가 'Closed'로 변경된 경우.

기록

상태가 Closed로 변경될 때 기록

이벤트 유형 explicit
변경 요청 연결
변경 기록을 문제 기록에 연결해 개선 조치 단계의 시작을 나타냅니다. 'Association with Change' 시스템 이벤트로 확인합니다.
중요한 이유

변경 요청 병목 모니터에 필요합니다. 문제 관리에서 변경 관리로 업무가 인계되는 시점을 측정합니다.

확보 방법

활동 스트림: 'Association with Change' 이벤트.

기록

Change ID를 연결할 때 기록

이벤트 유형 explicit
영구 해결책 적용
최종 해결책을 구현한 시점을 나타냅니다. Freshservice에서는 보통 상태가 'Solved' 또는 'Resolved'로 바뀐 경우를 기준으로 파악합니다.
중요한 이유

영구 해결책 구현 지연 시간을 계산합니다. 기술적 수정 작업이 끝나는 시점을 나타냅니다.

확보 방법

활동 스트림: 상태가 'Solved' 또는 'Resolved'로 변경된 경우.

기록

변경 전후의 status 필드 비교

이벤트 유형 inferred
지원 그룹 배정
문제 기록을 특정 기술 팀이나 배정 그룹으로 전달하는 단계입니다. 티켓 이력에서 'Group' 필드의 변경을 추적해 확인합니다.
중요한 이유

지원 그룹 간 인계 히트맵을 만드는 데 필요합니다. 이 기록을 추적하면 팀 간에 업무가 반복해서 오가거나 인계가 지나치게 많은 상황을 파악할 수 있습니다.

확보 방법

활동 스트림: 'group_id' 또는 'group_name' 필드의 업데이트.

기록

Group 필드 업데이트 시 기록

이벤트 유형 explicit
해결 방법 게시
문제 기록에 임시 해결책을 추가하는 단계입니다. 보통 'Workaround' 메모나 필드로 표시하며, 해결 방법 게시 속도를 계산하는 데 사용합니다.
중요한 이유

팀이 영향을 얼마나 빨리 완화하는지 측정합니다. 평균 해결 방법 제공 소요 시간 KPI를 계산하는 데 필요합니다.

확보 방법

활동 스트림: 'workaround' 필드의 업데이트 또는 Solution/Workaround로 표시된 메모 생성.

기록

Workaround 필드에 값이 입력될 때 기록

이벤트 유형 explicit
SLA 위반
'Due By' 기한을 넘겼음을 나타내는 시스템 생성 이벤트입니다. Freshservice는 SLA 위반을 나타내는 표식을 기록합니다.
중요한 이유

중요 문제 SLA 성과 분석에 직접 활용되며 규정 준수 실패를 보여 줍니다.

확보 방법

활동 스트림: SLA 위반 시스템 로그.

기록

시스템 SLA 모니터가 작동할 때 기록

이벤트 유형 explicit
담당자 배정
문제 기록에 담당자를 지정하는 단계입니다. 'Agent' 필드에 값이 입력되거나 변경될 때 명시적으로 기록됩니다.
중요한 이유

담당자가 공식적으로 업무를 맡은 시점을 나타냅니다. 우선순위별 리소스 배분을 분석하는 데 도움이 됩니다.

확보 방법

활동 스트림: 'responder_id' 필드의 업데이트.

기록

Agent 필드 업데이트 시 기록

이벤트 유형 explicit
메모 추가
기록에 공개 또는 비공개 메모가 추가된 활동입니다. 진행 중인 협업이나 업데이트를 나타냅니다.
중요한 이유

상태가 바뀌지 않아도 업무가 진행 중임을 나타낼 수 있습니다. '대기 중 작업' 기간을 파악하는 데 유용합니다.

확보 방법

활동 스트림: 'Note added' 이벤트.

기록

댓글을 게시할 때 기록

이벤트 유형 explicit
문제 작업 완료
문제 기록에 연결된 하위 작업을 완료하는 단계입니다. 구현 후 검토(PIR)나 특정 조사 단계를 추적하는 데 자주 사용합니다.
중요한 이유

검토 후속 조치 완료 감사 대시보드에서 검토 작업이 종료되었는지 추적하는 데 사용합니다.

확보 방법

활동 스트림: 'Task' 상태가 Closed/Completed로 변경된 경우입니다.

기록

연결된 Task가 완료로 표시되면 기록됩니다.

이벤트 유형 explicit
문제 재개
'Resolved' 또는 'Closed' 상태에서 'Open' 상태로 되돌아가는 전환입니다. 해결책이 효과가 없었거나 거부되었음을 나타냅니다.
중요한 이유

문제 기록 재개 추세 대시보드의 주요 지표입니다. 재개율이 높으면 RCA 또는 해결책의 품질이 낮을 수 있습니다.

확보 방법

활동 스트림: 상태가 [Closed/Solved]에서 [Open/In Progress]로 변경된 경우.

기록

변경 전후의 status 필드 비교

이벤트 유형 inferred
변경 대기 상태
변경 요청이 구현되기를 기다리는 상태 전환입니다. 상태 필드가 'Change Requested' 또는 이에 해당하는 값으로 바뀐 경우를 기준으로 파악합니다.
중요한 이유

문제 관리 팀이 외부 변경 프로세스에 의존해 대기하는 시간을 파악합니다.

확보 방법

'Change Requested'를 나타내는 ID로 상태가 변경된 경우.

기록

변경 전후의 status 필드 비교

이벤트 유형 inferred
우선순위 업데이트
문제 기록의 긴급도나 영향 수준이 변경된 경우입니다. 'Priority' 필드의 감사 이력으로 확인합니다.
중요한 이유

SLA 위반 분석과 중요 문제 SLA 성과 대시보드 필터링에 필요합니다.

확보 방법

활동 스트림: 'priority' 필드의 업데이트.

기록

Priority 필드 수정 시 기록

이벤트 유형 explicit
자산 연결
구성 항목(CI) 또는 자산을 문제 기록에 연결하는 단계입니다. 이를 통해 '영향을 받는 비즈니스 서비스' 또는 '영향을 받는 구성 항목'을 파악할 수 있습니다.
중요한 이유

추상적인 문제를 물리적 또는 논리적 인프라와 연결합니다. 근본 원인 분류 품질 분석에 중요합니다.

확보 방법

활동 스트림: 'Association with Asset' 이벤트.

기록

자산을 기록에 연결할 때 기록

이벤트 유형 explicit
권장 선택 사항

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