경비 관리 데이터 템플릿

경비 보고서 ID는 직원이 제출한 각 경비 보고서에 부여되는 고유 키입니다. 보고서 작성과 제출부터 승인, 반려 가능성, 최종 환급까지 모든 프로세스 단계를 연결하는 기준이 됩니다.

process mining에서 이 속성은 케이스를 재구성하는 데 필수적입니다. 각 경비 보고서 ID는 경비 관리 프로세스의 단일 사례를 나타냅니다. ID별 진행 과정을 분석하면 프로세스 흐름을 시각화하고, 보고서별 처리 시간을 계산하며, 보고서마다 처리 방식이 어떻게 다른지 파악할 수 있습니다.

경비 보고서의 전체 수명 주기에 걸친 모든 이벤트를 연결하는 필수 케이스 식별자로, 처음부터 끝까지 프로세스를 추적할 수 있습니다.

일반적으로 경비 보고서의 헤더 데이터나 경비 프로세스의 기본 거래 테이블에서 확인합니다.

이벤트 시각 또는 타임스탬프는 활동이 발생한 시점을 기록합니다. 경비 보고서별 이벤트 순서를 제공하므로 프로세스의 시간 흐름을 정확하게 재구성할 수 있습니다.

process mining에서 타임스탬프는 시간 기반 분석의 토대입니다. 활동 간 처리 시간, 전체 처리 시간, 대기 시간과 같은 주요 성과 지표를 계산하는 데 사용됩니다. 타임스탬프를 분석하면 승인 프로세스의 지연을 파악하고, 환급 처리의 효율을 측정하며, 서비스 수준 협약 준수 여부를 모니터링할 수 있습니다.

이 타임스탬프는 이벤트를 시간순으로 정렬하고 처리 시간과 병목 등 기간 기반 지표를 계산하는 데 중요합니다.

이벤트 로그나 거래 데이터에서 확인할 수 있으며, '작성일', '타임스탬프', '이벤트 날짜' 등으로 표시되는 경우가 많습니다.

활동명은 경비 관리 프로세스에서 발생한 단일 단계나 상태 변경을 설명합니다. 예를 들면 '경비 보고서 작성', '관리자 승인', '정책 위반 표시', '환급 완료' 등이 있습니다. 이러한 활동이 이어져 각 경비 보고서의 프로세스 흐름을 구성합니다.

process mining 분석에서 이 속성은 실제 프로세스 모델을 파악하는 데 중요합니다. 분석가는 이를 통해 프로세스 맵을 시각화하고, 활동이 오래 걸리는 병목을 찾고, '보고서 수정 요청'과 같은 재작업을 발견하며, 표준에서 벗어난 프로세스 변형을 파악할 수 있습니다. 활동명이 명확하고 구체적일수록 프로세스 분석 결과의 품질이 높아집니다.

이 속성은 프로세스의 단계를 정의하므로 프로세스 맵을 시각화하고 워크플로 패턴과 편차를 분석할 수 있습니다.

이벤트 로그, 상태 변경 테이블 또는 경비 보고서와 연결된 거래 기록에서 가져옵니다.

원천 시스템 속성은 프로세스 데이터의 출처를 식별합니다. 현대 기업의 경비 관리에는 직원 데이터용 HR 시스템, 경비 제출 전용 도구, 회계 전기용 ERP 등 여러 연동 시스템이 사용될 수 있습니다. 이 필드를 통해 서로 다른 출처의 데이터를 구분할 수 있습니다.

이 정보는 데이터 검증과 프로세스의 기술 환경을 파악하는 데 유용합니다. 특정 시스템의 데이터에서 프로세스 문제가 집중적으로 나타난다면 연동이나 애플리케이션 자체의 문제일 수 있습니다. 또한 데이터의 맥락을 제공해 분석가가 프로세스 단계별 기준 데이터의 출처를 이해하도록 돕습니다.

데이터 출처를 식별하므로 데이터 거버넌스와 문제 해결, 플랫폼별 프로세스 차이 파악에 중요합니다.

데이터 추출 과정이나 메타데이터에 포함되는 경우가 많으며, 데이터 준비 단계에서 추가할 수도 있습니다.

최근 데이터 업데이트 타임스탬프는 원천 시스템에서 데이터를 마지막으로 추출하거나 동기화한 시점을 나타냅니다. 이를 통해 분석에 포함된 데이터의 기준 시점을 명확히 하고, 모든 이해관계자가 데이터의 최신 상태를 확인할 수 있습니다.

process mining에서 이 속성은 데이터 무결성과 보고에 중요합니다. 사용자가 실시간 정보와 과거 시점의 데이터를 보고 있는지 파악하는 데 도움이 됩니다. 특히 최신성이 중요한 지속 모니터링 대시보드에서 유용합니다. 또한 데이터 새로 고침이 일정에 따라 진행되는지 확인해 데이터 파이프라인 문제를 해결하는 데도 도움이 됩니다.

데이터의 최신 상태를 투명하게 보여주므로 프로세스 분석이나 모니터링 대시보드의 정확성과 관련성을 확보할 수 있습니다.

일반적으로 데이터 통합 또는 ETL(추출, 변환, 적재) 도구가 데이터 적재 과정에서 생성하고 저장합니다.

반려 사유는 경비 보고서가 승인 단계를 통과하지 못한 이유를 설명하는 텍스트 필드 또는 사전 정의된 코드입니다. 일반적인 사유로는 '영수증 누락', '잘못된 경비 항목', '정책 한도 초과' 등이 있습니다.

이 속성은 프로세스 재작업의 근본 원인을 분석하는 데 유용합니다. 자주 발생하는 반려 사유를 분석하면 조직 차원의 문제를 파악할 수 있습니다. 예를 들어 '영수증 누락'이 가장 흔한 사유라면 증빙 자료 요건을 더 명확히 안내하거나 영수증 첨부 절차를 간소화할 수 있습니다. 이러한 분석 결과를 바탕으로 개선 대상을 구체화하면 최초 승인율을 높이고 재작업을 줄이며 전체 처리 시간을 단축할 수 있습니다.

프로세스 재작업이 발생한 이유를 파악해 반려율을 낮추고 최초 승인율을 높이는 개선을 추진할 수 있습니다.

승인자가 '반려' 또는 '반송' 작업을 수행할 때 의견 필드나 선택 목록에 기록됩니다.

보고서 상태는 경비 보고서가 특정 시점에 프로세스의 어느 단계에 있는지 또는 최종 결과가 무엇인지 보여줍니다. 보고서가 제출, 승인, 처리, 지급 단계를 거치면서 상태가 바뀝니다.

이 속성을 사용하면 특정 케이스를 필터링해 분석할 수 있습니다. 예를 들어 반려 사유를 파악하려면 '반려'된 보고서만 살펴보고, 현재 병목을 조사하려면 '승인 대기' 보고서에 집중할 수 있습니다. 대시보드에서는 현재 업무량과 처리 중인 경비 보고서의 상태를 한눈에 보여줍니다. process mining을 위해 생성된 활동 순서를 검증하는 데도 사용할 수 있습니다.

보고서 상태를 요약해 보여주므로 케이스를 필터링하고 현재 업무량을 보여주는 운영 대시보드를 만드는 데 유용합니다.

경비 보고서가 워크플로를 진행하면서 업데이트되는 기본 경비 보고서 헤더 테이블의 필드입니다.

사용자 속성은 특정 프로세스 단계를 수행한 사람이나 자동화된 주체를 식별합니다. 보고서를 제출한 직원, 승인한 관리자, 환급을 처리한 재무팀 직원 등이 해당합니다.

사용자별로 프로세스를 분석하면 업무량 분배와 개인별 성과를 파악하고 지연을 일으킬 수 있는 담당자를 찾을 수 있습니다. 예를 들어 특정 관리자가 승인 과정의 병목인지 확인할 수 있습니다. 또한 리소스 배분 분석을 지원하고 프로세스 전반의 책임 소재와 감사 가능성을 높입니다.

각 단계를 수행한 주체를 식별해 업무량과 성과를 분석하고, 특정 개인이나 팀과 관련된 병목을 파악할 수 있습니다.

이벤트 로그나 거래 이력에서 확인할 수 있으며, 사용자 ID 또는 직원 ID와 연결되는 경우가 많습니다.

정책 위반 표시는 경비 보고서가 회사의 지출 정책을 준수하지 않는 것으로 자동 또는 수동 확인되었는지 나타내는 참 또는 거짓 값입니다. 지출 한도 초과, 미승인 공급업체 이용, 증빙 자료 누락 등이 위반에 해당할 수 있습니다.

이 표시는 규정 준수 분석의 주요 기준입니다. 조직은 이를 활용해 전체 정책 위반율을 계산하고, 위반이 많은 부서와 경비 항목, 직원을 한 단계 아래로 내려가며 확인할 수 있습니다. 정책 위반의 빈도와 유형을 파악하면 정책을 개선하고 자동 점검을 보완하며 맞춤형 교육을 제공해 정책을 준수하지 않는 지출과 프로세스 예외를 줄일 수 있습니다.

정책을 준수하지 않는 보고서를 표시해 규정 준수 모니터링을 지원하고, 정책 위반을 측정하고 줄이는 데 도움이 됩니다.

경비 보고서 헤더 또는 항목 데이터의 표시나 필드이며, 시스템의 규칙 엔진이 설정하는 경우가 많습니다.

제출자는 경비를 지출하고 경비 보고서를 작성해 환급 절차를 시작한 직원입니다. 일반적으로 하나의 경비 보고서 케이스에 속한 모든 이벤트에서 동일합니다.

일반적인 '사용자' 속성이 각 단계를 수행한 주체를 식별한다면, '제출자'는 케이스 수준에서 보고서 소유자를 일관되게 식별합니다. 이를 통해 직원 경험에 초점을 맞춰 분석할 수 있습니다. 예를 들어 보고서가 자주 반려되거나 정책을 반복해서 위반하는 직원을 파악할 수 있습니다. 이러한 결과를 바탕으로 맞춤형 안내나 교육을 제공해 프로세스 초반부터 효율과 규정 준수를 높일 수 있습니다.

경비 보고서의 소유자를 식별해 직원의 처리 방식에 따른 분석을 지원합니다. 예를 들어 정책을 자주 위반하거나 재작업을 유발하는 사례를 파악할 수 있습니다.

일반적으로 경비 보고서의 헤더 데이터에서 확인하며, 레코드를 작성한 직원과 연결됩니다.

이 속성은 제출 직원이 속한 '영업', '엔지니어링', '마케팅' 등의 조직 단위를 식별합니다. 경비를 부담하는 코스트 센터와 연결되는 경우가 많습니다.

직원 부서는 비교 분석의 주요 기준입니다. 부서별로 프로세스를 필터링하면 부서 간 처리 방식의 차이를 확인할 수 있습니다. 예를 들어 한 부서의 정책 위반율이나 승인 주기가 다른 부서보다 훨씬 높을 수 있습니다. 이러한 분석 결과를 바탕으로 특정 팀을 대상으로 교육을 실시하거나 프로세스를 조정하고 정책을 명확히 안내할 수 있습니다.

사업부 간 비교 분석을 통해 부서별 처리 방식과 병목, 규정 준수 문제를 파악할 수 있습니다.

일반적으로 경비 보고서와 연결된 직원 기준 데이터에서 가져옵니다.

총액은 하나의 경비 보고서에 포함된 모든 개별 경비 항목 금액의 합계입니다. 승인과 환급의 대상이 되는 전체 금액입니다.

이 속성은 process mining을 활용한 재무 분석에 중요합니다. 경비 보고서를 고액과 저액 등 금액대별로 나눌 수 있으며, 금액대에 따라 승인 경로가 달라지는 경우가 많습니다. 분석가는 이 속성으로 보고서당 평균 비용을 계산하고, 재작업과 반려의 재무 영향을 살펴보며, 지출 추세를 파악할 수 있습니다. 총액과 처리 시간을 함께 분석하면 고액 보고서의 승인에 더 오랜 시간이 걸리는지 확인할 수 있습니다.

재무 영향을 분석하고 지출 패턴을 파악하며, 보고서 금액에 따라 프로세스를 구분할 수 있습니다.

경비 보고서 데이터의 헤더에서 확인할 수 있으며, 개별 항목 금액을 모두 합산해 계산하는 경우가 많습니다.

통화 속성은 총액의 화폐 단위를 나타냅니다. 글로벌 조직에서는 직원이 여러 통화로 경비를 제출하므로, 이 필드가 각 금액을 해석하는 데 필요한 정보를 제공합니다.

특히 여러 국가에서 재무 데이터를 분석할 때 이 속성이 있어야 금액을 정확히 해석하고 공통 통화로 환산해 집계할 수 있습니다. 이 정보가 없으면 JPY로 작성된 보고서의 총액과 USD로 작성된 보고서의 총액을 비교할 수 없습니다. 여러 지역의 총지출, 평균 비용, 재무 KPI를 보여주는 대시보드에도 필수적입니다.

모든 금액을 해석하는 데 필요한 정보를 제공해 지역이나 국가 간 재무 보고와 비교의 정확성을 높입니다.

일반적으로 경비 보고서 헤더 데이터에서 금액 필드와 함께 저장됩니다.

감사 결과는 프로세스의 감사 단계에서 확인한 내용을 기록합니다. 규정 준수 여부를 확인하는 시스템 자동 감사일 수도 있고, 재무팀이나 감사팀의 수동 검토일 수도 있습니다. 결과에는 일반적으로 '통과', '실패', '예외 사항이 있으나 통과' 등이 포함됩니다.

이 속성은 내부 통제의 효과를 직접적으로 측정하는 데 도움이 됩니다. 감사 결과를 분석하면 회사의 위험 노출도와 제출 자료의 품질을 평가할 수 있습니다. 통제가 제대로 작동하지 않거나 정책이 반복적으로 잘못 해석되는 영역도 찾을 수 있습니다. process mining으로 감사 결과와 다른 속성 간의 관계를 분석하면 특정 비용 항목이나 부서에서 감사 실패율이 높은지 확인할 수 있습니다.

규정 준수와 내부 통제 점검 결과를 직접 확인해 위험과 감사 규칙의 효과를 평가할 수 있습니다.

자동 규칙 엔진이 업데이트하거나, 검토를 마친 감사팀 또는 재무팀 사용자가 입력하는 필드입니다.

결제 수단은 직원이 해당 비용을 어떤 방식으로 결제했는지 나타냅니다. 일반적으로 회사에서 발급한 법인 카드나 개인 자금으로 결제한 개인 선결제 중 하나이며, 개인 선결제는 직원에게 직접 환급해야 합니다.

이 속성을 사용하면 주요 프로세스 유형 두 가지를 구분할 수 있습니다. 법인 카드 거래는 카드사에서 데이터가 직접 들어오므로 확인 절차가 간소한 경우가 많습니다. 반면 개인 선결제 비용은 더 면밀한 검토와 직원에 대한 직접 지급이 필요합니다. 결제 수단별로 프로세스를 분석하면 두 경로의 처리 시간, 규정 준수율, 처리 비용 차이를 확인할 수 있으며, 효율성을 높이기 위해 법인 카드 사용을 장려할 기회도 찾을 수 있습니다.

법인 카드와 개인 자금 사용 등 주요 프로세스 유형을 구분합니다. 유형별로 위험도, 효율성, 통제 수준이 다른 경우가 많습니다.

일반적으로 비용 항목 수준에 지정되며 거래에 사용된 자금의 출처를 나타냅니다.

비용 항목은 경비 보고서의 지출 유형을 분류하는 차원입니다. 여러 항목이 포함된 경비 보고서에는 비용 항목이 여러 개 있을 수 있습니다.

비용 항목별로 프로세스를 분석하면 조직은 지출 패턴을 파악하고 항목별 프로세스 특성을 확인할 수 있습니다. 예를 들어 해외 출장비는 사무용품비보다 승인 절차가 복잡하고 오래 걸릴 수 있습니다. 이 속성을 활용하면 규정 준수를 세부적으로 분석해 특정 항목에서 정책 위반이 더 자주 발생하는지 확인할 수 있습니다. 재무 계획과 예산 편성에도 중요한 필드입니다.

지출 패턴을 분석하고, 비용 유형에 따라 프로세스 경로나 규정 준수율이 달라지는지 파악하는 데 도움이 됩니다.

일반적으로 경비 보고서의 개별 항목 수준에서 확인할 수 있습니다. 케이스 단위로 분석할 때는 여러 항목을 집계하거나 가장 큰 비중을 차지하는 항목을 사용할 수 있습니다.

승인자 속성은 워크플로에서 승인 또는 반려 단계를 수행한 사람을 식별합니다. 많은 프로세스에는 직속 관리자에 이어 부서장이나 재무팀 담당자가 검토하는 등 여러 단계의 승인이 있습니다.

사용자 속성과 마찬가지로 승인자 속성은 지연이 자주 발생하는 승인 단계를 분석하는 데 유용합니다. 승인자별 승인 시간을 측정해 병목을 찾을 수 있습니다. 대시보드에서 승인자별 업무량과 성과를 확인하면 리소스 관리에 참고할 수 있고, 경비 정책에 대한 추가 교육이 필요한지도 파악할 수 있습니다.

승인을 담당한 사람을 구체적으로 파악해 승인 지연, 업무량, 의사결정의 일관성을 분석할 수 있습니다.

승인 관련 활동의 이벤트 로그 또는 거래 내역에 기록됩니다.