Rôles et matrice RACI

Une répartition claire des responsabilités est essentielle à un paysage de processus bien gouverné. ProcessMind vous permet de créer une bibliothèque de rôles centrale, de générer des rôles avec l’IA et d’attribuer les responsabilités RACI afin que chaque activité ait un responsable clairement désigné.

La bibliothèque de rôles

La bibliothèque de rôles constitue la source de référence unique pour les rôles de toute l’organisation :

• Définissez des rôles tels que Process Owner, Process Manager ou Quality Lead.
• Réutilisez le même rôle dans plusieurs processus pour conserver une terminologie cohérente.
• Modifiez, renommez ou retirez les rôles lorsque votre organisation évolue.

Ajouter et modifier des rôles

1. Ouvrez la page Rôles depuis la barre latérale gauche.
2. Cliquez sur Ajouter un rôle ou ouvrez un rôle existant pour le modifier.
3. Renseignez le rôle :
   • Nom et Abrév., par exemple « Process Owner » et « PO ».
   • Niveau, c’est-à-dire le niveau d’architecture auquel le rôle appartient.
   • Description, c’est-à-dire la fonction du rôle, en une ou deux phrases.
   • Responsibilities (Markdown), c’est-à-dire la description détaillée de ce dont le rôle est responsable.
   • Étiquettes, c’est-à-dire vos propres libellés ; saisissez-en un, puis appuyez sur Entrée pour l’ajouter.
   • Personnes affectées, c’est-à-dire les personnes qui exercent le rôle.
   • Actif, pour désactiver le rôle au lieu de le supprimer.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Le menu du rôle (⋯) contient les options Modifier, Cloner et Supprimer, ainsi que les actions Activer et Désactiver. Cloner copie un rôle en ajoutant « (copy) » à son nom, ce qui vous fait gagner du temps lorsque deux équipes partagent l’essentiel d’une définition.

Sur la page Rôles, vous pouvez passer de la Vue en cartes à la Vue en liste. La vue en cartes fournit un résumé visuel rapide de chaque rôle, tandis que la vue en liste présente la bibliothèque sous forme de tableau compact pour parcourir davantage de rôles à la fois. Cliquez sur la pastille d’une étiquette pour filtrer la bibliothèque selon cette étiquette, ou utilisez Filtrer les tags et Filtrer les utilisateurs pour obtenir des résultats plus ciblés. Activez Afficher les éléments désactivés pour inclure les rôles que vous avez désactivés.

Générer des rôles avec l’IA

1. Sur la page Rôles, cliquez sur IA, ou ouvrez l’assistant de configuration des rôles (Configurer les rôles dans le menu de la page), puis choisissez Générer les rôles avec l’IA. Le même assistant propose également Ajouter des rôles manuellement et Importer des rôles en masse.
2. Sélectionnez les services que les rôles doivent couvrir, comme l’ingénierie, la finance ou le service juridique.
3. Ajoutez des indications dans Informations complémentaires et utilisez Utiliser des fichiers comme contexte pour que vos propres documents orientent le résultat.
4. Cliquez sur Générer et examinez les suggestions.
5. Cliquez sur le bouton Importer, qui indique le nombre de rôles ajoutés, ou sur Modifier pour ajuster les informations saisies et relancer la génération.

Voici une méthode rapide pour obtenir une liste complète et cohérente des rôles d’un nouveau processus, sans saisir chaque entrée manuellement.

Importer et exporter les rôles

Le menu de la page Rôles (⋯) permet d’importer et d’exporter votre bibliothèque de rôles dans ProcessMind :

• Importer les rôles (JSON/CSV) ajoute des rôles à partir d’un fichier ; un aperçu des éléments qui seront créés et mis à jour s’affiche avant la confirmation.
• Exporter les rôles (JSON) et Exporter les rôles (CSV) téléchargent l’intégralité de la bibliothèque pour créer des rapports ou effectuer des modifications hors ligne.
• Effacer tous les rôles supprime tous les rôles de l’organisation après confirmation. Exportez-les d’abord si vous pensez en avoir besoin ultérieurement.

Attribuer les responsabilités RACI

RACI définit quatre niveaux d’implication pour chaque activité :

• Responsable (R) : réalise le travail.
• Responsable (A) : assume le résultat et l’approuve.
• Consulté (C) : apporte son avis avant la réalisation du travail.
• Informé (I) : est tenu au courant de l’avancement.

Dans le modèle et l’éditeur de documentation, attribuez un rôle et un niveau RACI à chaque activité. La matrice RACI vous donne ensuite une vue d’ensemble des personnes responsables, approbatrices, consultées et informées pour chaque activité du processus.

Utiliser la matrice RACI

Ouvrez le panneau Documentation d’un processus, puis sélectionnez Matrice RACI pour ouvrir l’éditeur :

• Attribuer une cellule en cliquant dessus, puis en sélectionnant Responsable, Responsable, Consulté ou Informé. Utilisez Effacer l’affectation pour supprimer une affectation.
• Ajouter une colonne de rôle depuis le menu de la matrice, ou cliquez sur × dans l’en-tête d’une colonne pour Supprimer le rôle de la matrice.
• Réorganiser les rôles : sélectionnez Réorganiser les rôles dans le menu de la matrice, faites glisser les colonnes de rôles, puis cliquez sur Réorganisation terminée.
• Changer la disposition entre Rôles, avec les rôles en colonnes, et RACI, avec les lettres R/A/C/I en colonnes. Utilisez Ouvrir la matrice RACI agrandie pour afficher la matrice en plein écran.
• Trier les lignes selon l’ordre des processus ou le nom de l’élément.
• Appliquer comme couloirs pour restructurer le modèle afin que chaque rôle devienne un couloir, tout en conservant la synchronisation entre le modèle et ses affectations RACI.
• Exporter la matrice RACI et Importer la matrice RACI permettent d’échanger la matrice avec ProcessMind. Supprimer les rôles inutilisés retire les rôles qui n’apparaissent plus dans la matrice.

La matrice peut être affichée avec les rôles en colonnes ou avec les paliers RACI en colonnes :

Consulter l’historique des rôles

Chaque modification de la bibliothèque de rôles est enregistrée :

• Utilisez Restaurer jusqu’ici sur une entrée de l’historique pour rétablir la bibliothèque de rôles à ce stade, puis confirmez avec Restaurer. La restauration concerne tous les rôles, et pas uniquement celui que vous avez ouvert. Vérifiez donc la liste avant de confirmer.

Les rôles et RACI s’intègrent naturellement à votre architecture des processus : veillez à ce que chaque niveau ait un responsable clairement identifié. Ils s’intègrent également directement à la documentation des processus, où la matrice RACI est affichée dans chaque document de processus.

Sujets associés

• Architecture des processus
• Documentation des processus
• Gouvernance et publication