Rollen en RACI

Duidelijk eigenaarschap is belangrijk voor een goed beheerd proceslandschap. Met ProcessMind bouw je een centrale rollenbibliotheek, genereer je rollen met AI en wijs je RACI-verantwoordelijkheden toe, zodat elke activiteit een eindverantwoordelijke heeft.

De rollenbibliotheek

De rollenbibliotheek is de centrale bron voor rollen binnen de organisatie:

• Definieer rollen zoals Process Owner, Process Manager of Quality Lead.
• Gebruik dezelfde rol in meerdere processen om de naamgeving consistent te houden.
• Bewerk, hernoem of beëindig rollen wanneer je organisatie verandert.

Rollen toevoegen en bewerken

1. Open de pagina Rollen via de navigatiebalk links.
2. Klik op Rol toevoegen of open een bestaande rol om deze te bewerken.
3. Vul de rolgegevens in:
   • Naam en Afk., bijvoorbeeld ‘Process Owner’ en ‘PO’.
   • Niveau: het architectuurniveau waartoe de rol behoort.
   • Beschrijving: wat de rol doet, in één of twee zinnen.
   • Verantwoordelijkheden (Markdown): een uitgebreidere beschrijving van waar de rol verantwoordelijk voor is.
   • Tags: eigen labels. Typ een label en druk op Enter om het toe te voegen.
   • Toegewezen personen: de mensen die de rol vervullen.
   • Actief: schakel de rol uit in plaats van deze te verwijderen.
4. Klik op Opslaan.

In het rolmenu (⋯) vind je Bewerken, Klonen, Verwijderen en de acties Activeren en Deactiveren. Met Klonen maak je een kopie van de rol, met ‘(copy)’ achter de naam. Dat scheelt werk als twee teams grotendeels dezelfde rol gebruiken.

Op de pagina Rollen kun je wisselen tussen Kaartweergave en Lijstweergave. In Kaartweergave zie je per rol een beknopt overzicht. Lijstweergave toont de rollenbibliotheek als compacte tabel, zodat je meer rollen tegelijk kunt bekijken. Klik op een tag om de bibliotheek daarop te filteren, of gebruik Tags filteren en Gebruikers filteren om de resultaten verder te beperken. Schakel Gedeactiveerde tonen in om ook rollen te zien die je hebt uitgeschakeld.

Rollen genereren met AI

1. Klik op de pagina Rollen op AI, of open de wizard voor het instellen van rollen (Rollen instellen in het paginamenu) en kies Rollen genereren met AI. In dezelfde wizard kun je ook Rollen handmatig toevoegen of Rollen in bulk importeren.
2. Selecteer de afdelingen waarvoor je rollen wilt aanmaken, zoals Engineering, Finance of Legal.
3. Geef extra aanwijzingen op bij Aanvullende informatie en gebruik Bestanden als context gebruiken om de uitkomst te baseren op je eigen documenten.
4. Klik op Genereren en bekijk de suggesties.
5. Klik op de knop Importeren (daar staat hoeveel rollen worden toegevoegd) of op Wijzigen om de invoer aan te passen en opnieuw rollen te genereren.

Zo maak je snel een volledige, consistente rollenlijst voor een nieuw proces, zonder elke rol handmatig in te voeren.

Rollen importeren en exporteren

Via het menu (⋯) op de pagina Rollen kun je de rollenbibliotheek van en naar ProcessMind verplaatsen:

• Rollen importeren (JSON/CSV) voegt rollen toe vanuit een bestand. Voordat je bevestigt, zie je een voorbeeld van wat wordt aangemaakt en bijgewerkt.
• Rollen exporteren (JSON) en Rollen exporteren (CSV) downloaden de volledige bibliotheek, bijvoorbeeld voor rapportages of bewerking zonder internetverbinding.
• Alle rollen wissen verwijdert na bevestiging alle rollen in de organisatie. Exporteer ze eerst als je ze later misschien nog nodig hebt.

RACI-verantwoordelijkheden toewijzen

RACI onderscheidt vier niveaus van betrokkenheid per activiteit:

• Verantwoordelijk (R): voert het werk uit.
• Eindverantwoordelijk (A): is verantwoordelijk voor het resultaat en keurt het goed.
• Geraadpleegd (C): geeft vooraf input.
• Geïnformeerd (I): wordt op de hoogte gehouden van de voortgang.

Wijs in het model en de documentatie-editor aan elke activiteit een rol en RACI-niveau toe. De RACI-matrix geeft vervolgens een compleet overzicht van wie per activiteit verantwoordelijk is, eindverantwoordelijk is, wordt geraadpleegd en wordt geïnformeerd.

Werken met de RACI-matrix

Open het paneel Documentatie van een proces en kies RACI-matrix om de editor te openen:

• Wijs een cel toe door erop te klikken en Verantwoordelijk, Eindverantwoordelijk, Geraadpleegd of Geïnformeerd te kiezen. Gebruik Toewijzing wissen om de toewijzing te verwijderen.
• Voeg via het matrixmenu een kolom voor een rol toe of klik op de × in de kolomkop om Rol uit matrix verwijderen te kiezen.
• Rollen herschikken: kies Rollen herschikken in het matrixmenu, versleep de rolkolommen en klik daarna op Herschikken voltooid.
• Wissel de indeling tussen Rollen (rollen als kolommen) en RACI (de letters R/A/C/I als kolommen). Kies Vergrote RACI openen voor een weergave op volledig scherm.
• Sorteer de rijen op procesvolgorde of elementnaam.
• Als lanes toepassen: pas het model zo aan dat elke rol een lane wordt, terwijl het model en de RACI-toewijzingen synchroon blijven.
• RACI exporteren en RACI importeren verplaatsen de matrix van en naar ProcessMind. Met Ongebruikte rollen verwijderen verwijder je rollen die niet meer in de matrix voorkomen.

Je kunt de matrix weergeven met rollen als kolommen of met RACI-niveaus als kolommen:

Rolgeschiedenis bekijken

Elke wijziging in de rollenbibliotheek wordt vastgelegd:

• Klik bij een geschiedenisvermelding op Hier herstellen om de rollenbibliotheek naar dat moment terug te zetten. Bevestig met Herstellen. Dit geldt voor alle rollen, niet alleen voor de rol die je hebt geopend. Controleer daarom de lijst voordat je herstelt.

Rollen en RACI passen goed in je procesarchitectuur: zorg dat elk niveau een duidelijke eigenaar heeft. De gegevens komen ook rechtstreeks terecht in procesdocumentatie, waar de RACI-matrix deel uitmaakt van elk procesdocument.

Gerelateerde onderwerpen

• Process Architecture
• Process Documentation
• Governance en publiceren