Rollen en RACI

Duidelijk eigenaarschap is essentieel voor een goed beheerd proceslandschap. Met ProcessMind bouw je een centrale rollenbibliotheek, genereer je rollen met AI en wijs je RACI-verantwoordelijkheden toe, zodat elke activiteit een eindverantwoordelijke eigenaar heeft.

De rollenbibliotheek

De rollenbibliotheek is de centrale bron voor rollen binnen de organisatie:

• Definieer rollen zoals Process Owner, Process Manager of Quality Lead.
• Gebruik dezelfde rol in meerdere processen om naamgeving consistent te houden.
• Bewerk, hernoem of beëindig rollen wanneer je organisatie verandert.

Rollen toevoegen en bewerken

1. Open de pagina Rollen via de navigatiebalk aan de linkerkant.
2. Klik op Rol toevoegen of open een bestaande rol om deze te bewerken.
3. Vul de rol in:
   • Naam en Afk., bijvoorbeeld “Process Owner” en “PO”.
   • Niveau, het architectuurniveau waartoe de rol behoort.
   • Beschrijving, wat de rol doet in één of twee zinnen.
   • Verantwoordelijkheden (Markdown), de uitgebreidere beschrijving van waar de rol verantwoordelijk voor is.
   • Tags, je eigen labels. Typ een label en druk op Enter om het toe te voegen.
   • Toegewezen personen, de mensen die de rol vervullen.
   • Actief, schakel de rol uit in plaats van deze te verwijderen.
4. Klik op Opslaan.

In het rolmenu (⋯) staan Bewerken, Klonen, Verwijderen en de actie Activeren of Deactiveren. Met Klonen kopieer je een rol en wordt “(kopie)” aan de naam toegevoegd. Dat bespaart tijd wanneer twee teams het grootste deel van een definitie delen.

Op de pagina Rollen kun je wisselen tussen Kaartweergave en Lijstweergave. In Kaartweergave krijgt elke rol een snel visueel overzicht. Lijstweergave toont de bibliotheek als compacte tabel, zodat je meer rollen tegelijk kunt scannen. Klik op de tag van een rol om de bibliotheek op die tag te filteren, of gebruik Tags filteren en Gebruikers filteren voor gerichtere resultaten. Schakel Gedeactiveerde tonen in om uitgeschakelde rollen op te nemen.

Rollen genereren met AI

1. Klik op de pagina Rollen op AI, of open de wizard voor het instellen van rollen, Rollen instellen in het paginamenu, en kies Rollen genereren met AI. In dezelfde wizard vind je ook Rollen handmatig toevoegen en Rollen in bulk importeren.
2. Selecteer de afdelingen waarvoor de rollen moeten gelden, zoals Engineering, Finance of Legal.
3. Geef extra aanwijzingen bij Aanvullende informatie en gebruik Bestanden als context gebruiken om je eigen documenten als basis voor het resultaat te gebruiken.
4. Klik op Genereren en beoordeel de suggesties.
5. Klik op de knop Importeren, waarop staat hoeveel rollen worden toegevoegd, of kies Wijzigen om de invoer aan te passen en opnieuw te genereren.

Zo krijg je snel een volledige, consistente rollenlijst voor een nieuw proces, zonder elke rol handmatig in te voeren.

Rollen importeren en exporteren

Via het menu (⋯) op de pagina Rollen verplaats je de rollenbibliotheek van en naar ProcessMind:

• Rollen importeren (JSON/CSV) voegt rollen toe vanuit een bestand. Voordat je bevestigt, zie je een voorbeeld van wat wordt aangemaakt en bijgewerkt.
• Rollen exporteren (JSON) en Rollen exporteren (CSV) downloaden de volledige bibliotheek voor rapportages of offline bewerking.
• Alle rollen wissen verwijdert na bevestiging elke rol in de organisatie. Exporteer de rollen eerst als je ze later misschien wilt terugzetten.

RACI-verantwoordelijkheden toewijzen

RACI definieert vier niveaus van betrokkenheid voor elke activiteit:

• Verantwoordelijk (R): voert het werk uit.
• Eindverantwoordelijk (A): is eigenaar van het resultaat en keurt het goed.
• Geraadpleegd (C): levert input voordat het werk wordt uitgevoerd.
• Geïnformeerd (I): blijft op de hoogte van de voortgang.

Wijs in het model en de documentatie-editor aan elke activiteit een rol en een RACI-niveau toe. De RACI-matrix geeft vervolgens een volledig overzicht van wie voor elke activiteit in het proces verantwoordelijk, eindverantwoordelijk, geraadpleegd en geïnformeerd is.

Werken met de RACI-matrix

Open het deelvenster Documentatie van een proces en kies RACI-matrix om de editor te openen:

• Een cel toewijzen door erop te klikken en Verantwoordelijk, Eindverantwoordelijk, Geraadpleegd of Geïnformeerd te kiezen. Gebruik Toewijzing wissen om één toewijzing te verwijderen.
• Een rol toevoegen als kolom via het matrixmenu, of klik op de × in een kolomkop om Rol uit matrix verwijderen.
• Rollen herschikken: kies Rollen herschikken in het matrixmenu, versleep de rolkolommen en klik daarna op Herschikken voltooid.
• Wissel de indeling tussen Rollen (rollen als kolommen) en RACI (de letters R/A/C/I als kolommen), en gebruik Vergrote RACI openen voor een schermvullende weergave.
• Sorteer de rijen op procesvolgorde of elementnaam.
• Als lanes toepassen: pas het model zo aan dat elke rol een lane wordt, terwijl het model en de RACI-toewijzingen synchroon blijven.
• RACI exporteren en RACI importeren verplaatsen de matrix van en naar ProcessMind. Met Ongebruikte rollen verwijderen ruim je rollen op die niet meer in de matrix voorkomen.

De matrix kan worden weergegeven met rollen als kolommen of met RACI-niveaus als kolommen:

Rollenhistorie bekijken

Elke wijziging in de rollenbibliotheek wordt vastgelegd:

• Gebruik Hier herstellen bij een geschiedenisitem om de rollenbibliotheek naar dat moment terug te zetten. Bevestig met Herstellen. Herstellen geldt voor alle rollen, niet alleen voor de rol die je hebt geopend. Controleer de lijst daarom voordat je herstelt.

Rollen en RACI passen goed binnen je procesarchitectuur: zorg dat elk niveau een duidelijke eigenaar heeft. Ze sluiten ook rechtstreeks aan op procesdocumentatie, waarin de RACI-matrix onderdeel wordt van elk procesdocument.

Gerelateerde onderwerpen

• Process Architecture
• Process Documentation
• Governance & Publishing