Gouvernance et publication

La gouvernance consiste à garantir l’exactitude des processus, leur approbation et leur accessibilité aux bonnes personnes. ProcessMind vous permet de gérer les flux de travail de publication, les étapes de revue et d’approbation, ainsi que le suivi des statuts, pour garder votre paysage de processus sous contrôle.

Cycle de vie et statut des processus

Chaque processus possède un statut qui indique où il en est dans son cycle de vie :

• Brouillon : en cours de préparation, visible uniquement par les personnes chargées de la modification.
• En cours de revue : soumis à une revue ou à une approbation.
• Approuvé : la revue est terminée ; publiez le processus pour le rendre visible aux personnes disposant d’un siège de lecture.
• Retiré : n’est plus actif.
• Archivé : conservé à titre de référence.

Le catalogue affiche le statut de chaque processus. Vous voyez ainsi rapidement lesquels sont à jour, en cours de revue ou obsolètes.

Demander et approuver une revue

La revue et l’approbation permettent de contrôler ce qui est accessible aux personnes disposant d’un siège de lecture :

1. Ouvrez le menu du processus (⋯) dans le catalogue ou sur la page du modèle, puis choisissez Demander une revue. Le processus passe au statut En cours de revue et son propriétaire reçoit une notification.
2. La personne chargée de la revue ouvre le même menu et choisit Approuver la revue. La boîte de dialogue Approuver la revue indique le processus concerné.
3. Vous pouvez donner un nom de version à l’approbation et cocher Publier après approbation si le processus doit être publié immédiatement.
4. Cliquez sur Approuver : le statut passe à Approuvé et, si la case est cochée, une version publiée est créée dans la même étape.

Les personnes chargées de la revue retrouvent les processus qui leur sont attribués grâce au filtre À examiner du catalogue. Avant d’approuver, elles doivent vérifier le modèle, la documentation et la matrice RACI.

Publier un processus

La publication détermine ce que les personnes disposant d’un siège de lecture voient dans le portail des processus :

1. Terminez la modélisation et la documentation du processus, puis faites-le examiner si votre organisation l’exige.
2. Ouvrez le menu du processus et choisissez Publier (ou Publier la version dans une entrée de l’historique des versions).
3. Confirmez dans la boîte de dialogue : la publication crée un instantané de la version actuelle du modèle et le rend visible aux personnes disposant d’un siège de lecture.
4. Pour retirer le processus de la publication, choisissez Dépublier. La version publiée est supprimée et le processus n’est plus visible par les personnes qui le consultent ; le modèle lui-même reste inchangé.

Lorsqu’une version est publiée, la barre de version de la page du modèle propose Afficher la version publiée pour vérifier exactement ce que voient les personnes qui consultent le processus, et Revenir à la modification pour retourner au modèle de travail.

Maintenir un paysage de processus à jour

• Examinez régulièrement les processus publiés et mettez-les à jour ou archivez-les lorsqu’ils évoluent.
• Consultez le badge de qualité pour repérer les modèles à corriger avant leur publication.

Sujets associés

• Portail des processus
• Qualité du modèle
• Gestion des versions : créez, publiez et restaurez des instantanés de modèles.