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Gouvernance et publication

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La gouvernance consiste à garantir que vos processus sont exacts, approuvés et accessibles aux bonnes personnes. ProcessMind vous fournit des flux de travail de publication, des étapes de revue et d’approbation, ainsi qu’un suivi clair des statuts, afin que votre paysage de processus reste maîtrisé.

Historique de publication des processus et contrôles des statuts dans ProcessMind

Cycle de vie et statuts des processus

Chaque processus possède un statut qui indique où il se trouve dans son cycle de vie :

  • Brouillon : en cours de préparation, visible uniquement par les éditeurs.
  • En cours d’examen : soumis pour revue ou approbation.
  • Approuvé : a passé la revue ; publiez-le pour le rendre visible aux utilisateurs disposant d’une licence de lecture.
  • Retiré : n’est plus actif.
  • Archivé : conservé à titre de référence.

Le catalogue affiche le statut de chaque processus. Vous voyez ainsi immédiatement ce qui est à jour, ce qui est en cours d’examen et ce qui est obsolète.

Demander et approuver une revue

La revue et l’approbation permettent de contrôler ce qui est mis à la disposition des utilisateurs disposant d’une licence de lecture :

  1. Ouvrez le menu du processus (⋯) dans le catalogue ou sur la page du modèle, puis choisissez Demander une revue. Le processus passe à l’état En cours d’examen et le propriétaire en est informé.
  2. Le réviseur ouvre le même menu et choisit Approuver la revue. La boîte de dialogue Approuver la revue indique quel processus est approuvé.
  3. Vous pouvez attribuer un nom de version à l’approbation et cocher Publier après approbation si le processus doit être mis en ligne immédiatement.
  4. Cliquez sur Approuver : le statut devient Approuvé et, si la case est cochée, une version publiée est créée au cours de la même étape.

Les réviseurs trouvent les éléments qui leur sont attribués grâce au filtre À examiner du catalogue, qui répertorie les processus en attente. Avant d’approuver, ils doivent vérifier le modèle, la Documentation et la matrice RACI.

Publier un processus

La publication détermine ce que les utilisateurs disposant d’une licence de lecture voient dans le Process Portal :

  1. Terminez la modélisation et la documentation de votre processus, puis faites-le examiner si votre organisation l’exige.
  2. Ouvrez le menu du processus et choisissez Publier, ou Publier la version sur une entrée de l’historique des versions.
  3. Confirmez dans la boîte de dialogue : la publication crée un instantané de la version actuelle du modèle et le rend visible aux utilisateurs disposant d’une licence de lecture.
  4. Pour remettre un processus hors ligne, choisissez Dépublier. La version publiée est supprimée et les utilisateurs disposant d’une licence de lecture ne voient plus le processus ; le modèle lui-même reste inchangé.

Lorsqu’une version publiée existe, la barre des versions de la page du modèle propose Afficher la version publiée pour vérifier exactement ce que voient les utilisateurs, ainsi que Revenir à la modification pour revenir au modèle de travail.

Préserver la qualité du paysage de processus

  • Examinez régulièrement les processus publiés et mettez-les à jour ou archivez-les lorsqu’ils évoluent.
  • Utilisez le badge de qualité pour repérer les modèles qui nécessitent une attention avant leur publication.

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