Role a RACI

Jasně určené odpovědnosti jsou základem dobře spravované procesní krajiny. ProcessMind vám umožňuje vytvořit centrální knihovnu rolí, generovat role pomocí AI a přiřazovat odpovědnosti RACI, aby každá aktivita měla určeného vlastníka.

Knihovna rolí

Knihovna rolí je jednotným zdrojem informací o rolích v celé organizaci:

• Definujte role, například Vlastník procesu, Manažer procesu nebo Vedoucí kvality.
• Používejte stejné role napříč procesy, aby jejich názvy zůstaly jednotné.
• Role můžete podle změn v organizaci upravit, přejmenovat nebo vyřadit.

Přidávání a úprava rolí

1. Na levém panelu otevřete stránku Role.
2. Klikněte na Přidat roli nebo otevřete existující roli a upravte ji.
3. Vyplňte údaje o roli:
   • Název a Zkr., například „Vlastník procesu“ a „VP“.
   • Úroveň, úroveň architektury, do které role patří.
   • Popis, co role dělá, jednou nebo dvěma větami.
   • Odpovědnosti (Markdown), podrobnější popis toho, za co role odpovídá.
   • Štítky, vlastní označení. Zadejte štítek a stisknutím Enter ho přidejte.
   • Přiřazené osoby, lidé, kteří tuto roli zastávají.
   • Aktivní, roli můžete vypnout, místo abyste ji smazali.
4. Klikněte na Uložit.

V nabídce role (⋯) najdete možnosti Upravit, Klonovat, Smazat a Aktivovat nebo Deaktivovat. Možnost Klonovat zkopíruje roli a přidá k jejímu názvu „(kopie)“. Ušetří vám to čas, když dvě skupiny používají podobné definice rolí.

Na stránce Role můžete přepínat mezi možnostmi Zobrazení karet a Zobrazení seznamu. Zobrazení karet nabízí stručný přehled každé role, zatímco zobrazení seznamu ukazuje knihovnu v kompaktní tabulce, ve které snadno projdete více rolí najednou. Kliknutím na štítek role vyfiltrujete knihovnu podle tohoto štítku. Pro přesnější výsledky použijte možnosti Filtrovat štítky a Filtrovat uživatele. Zapnutím možnosti Zobrazit deaktivované zahrnete i role, které jste vypnuli.

Vytváření rolí pomocí AI

1. Na stránce Role klikněte na AI nebo otevřete průvodce nastavením rolí a v nabídce stránky vyberte Nastavit role. Poté zvolte Vygenerovat role pomocí AI. Průvodce nabízí také možnosti Přidat role ručně a Hromadně importovat role.
2. Vyberte oddělení, která mají být v rolích zastoupena, například technické oddělení, finance nebo právní oddělení.
3. Do pole Další informace doplňte pokyny. Pomocí možnosti Použít soubory jako kontext můžete při generování využít vlastní dokumenty.
4. Klikněte na Vygenerovat a zkontrolujte návrhy.
5. Klikněte na tlačítko Importovat, které uvádí počet přidávaných rolí, nebo zvolte Změnit, upravte zadání a spusťte generování znovu.

Tímto způsobem rychle vytvoříte úplný a jednotný seznam rolí pro nový proces, aniž byste museli každou položku zadávat ručně.

Import a export rolí

V nabídce stránky Roles (⋯) můžete knihovnu rolí importovat do ProcessMind i exportovat z něj:

• Importovat role (JSON/CSV) přidá role ze souboru. Před potvrzením si můžete prohlédnout náhled vytvořených a upravených rolí.
• Exportovat role (JSON) a Exportovat role (CSV) stáhne celou knihovnu pro vytváření přehledů nebo úpravy offline.
• Odebrat všechny role po potvrzení smaže všechny role v organizaci. Pokud je možná budete chtít obnovit, nejdřív je exportujte.

Přiřazení odpovědností podle RACI

RACI rozlišuje čtyři úrovně zapojení do každé aktivity:

• Responsible (R): vykonává práci.
• Accountable (A): odpovídá za výsledek a schvaluje ho.
• Consulted (C): poskytuje podklady před zahájením práce.
• Informed (I): dostává informace o průběhu.

V modelu a editoru dokumentace přiřaďte ke každé aktivitě roli a úroveň RACI. Matice RACI pak poskytne úplný přehled o tom, kdo za jednotlivé aktivity v procesu odpovídá, kdo je schvaluje, kdo poskytuje podklady a kdo dostává informace.

Práce s maticí RACI

Otevřete panel Dokumentace procesu a výběrem možnosti Matice RACI otevřete editor:

• Přiřaďte odpovědnost v buňce kliknutím na ni a výběrem možnosti Odpovědná, Odpovědná osoba, Konzultováno nebo Informován. Přiřazení zrušíte pomocí možnosti Zrušit přiřazení.
• Přidejte sloupec role z nabídky matice nebo kliknutím na × v záhlaví sloupce vyberte možnost Odebrat roli z matice.
• Změňte pořadí rolí: v nabídce matice vyberte možnost Změnit pořadí rolí, přetáhněte sloupce rolí a klikněte na Změny rozložení dokončeny.
• Přepněte rozložení mezi možnostmi Role (role ve sloupcích) a RACI (písmena R/A/C/I ve sloupcích). Pro zobrazení přes celou obrazovku vyberte Otevřít zvětšenou matici RACI.
• Seřaďte řádky podle pořadí procesů nebo názvu prvku.
• Použít jako lanes: upravte model tak, aby se každá role změnila na lane, a zachovejte synchronizaci modelu s přiřazeními v matici RACI.
• Exportovat RACI a Importovat RACI slouží k exportu matice z ProcessMind a jejímu importu zpět. Možnost Odebrat nepoužívané role odstraní role, které se v matici už nevyskytují.

Matici můžete zobrazit s rolemi ve sloupcích nebo s úrovněmi RACI ve sloupcích:

Kontrola historie rolí

Všechny změny v knihovně rolí se zaznamenávají:

• U položky historie zvolte Obnovit do tohoto bodu a vraťte knihovnu rolí do tehdejšího stavu. Obnovení potvrďte tlačítkem Obnovit. Obnovení se týká všech rolí, nejen té, kterou jste otevřeli. Před potvrzením proto zkontrolujte seznam.

Role a RACI přirozeně zapadají do vaší procesní architektury. Zajistěte, aby každá úroveň měla jasně určeného vlastníka. Tyto údaje se promítají také do dokumentace procesů, kde je matice RACI součástí dokumentace každého procesu.

Související témata

• Procesní architektura
• Dokumentace procesů
• Správa a publikování